Gestione del rischio clinico nelle rete Onco Ematologica Piemontese Assessment sull applicazione della raccomandazione per la prevenzione degli errori in terapia con farmaci antineoplastici nell ambito della Regione Piemonte Sintesi del progetto con il contributo non condizionato di 1
Indice 1 Il progetto regionale: obiettivi e fasi di sviluppo 2 L assessment sulla Raccomandazione 14 3 I prossimi passi 2
Obiettivi del progetto e fasi di sviluppo Uniformare per le UO di Oncologia e di Ematologia della Regione Piemonte, la modalità di condurre un self-assessment rispetto ai requisiti della Raccomandazione N.14 Elaborare i dati di azienda e fornire un report di azienda (inviato separatamente ad ogni azienda partecipante) con le aree prioritarie di intervento identificate Elaborare di dati complessivi delle Aziende Sanitarie e presentare i risultati aggregati alla Regione con le aree prioritarie d intervento emerse con il selfassessment Aziende partecipanti Edizione 1 Edizione 2 Edizione 3 Edizione 4 Edizione 5 Edizione 6 Area Piemonte Sud- Est Piemonte Nord-Est Piemonte Sud- Ovest Torino Ovest Torino Sud-Est Torino Nord Date I incontro 19 novembre 2015 20 novembre 2015 23 novembre 2015 1 dicembre 2015 2 dicembre 2015 4 dicembre 2015 3
Obiettivi del progetto e fasi di sviluppo Assessment area/aziende (plenaria) Raccolta dati sul campo per azienda Restituzione dei risultati Aziendali Restituzione dei risultati Regionali Assessment per area/aziende L avvio del progetto prevede una fase plenaria finalizzata alla presentazione del progetto ed alla attivazione dell assessment. Tale fase coinvolge, suddivise per area regionale di riferimento, le oncologie, le ematologie Preliminare elaborazione dei dati entro dicembre 2015 Raccolta dati sul campo (self assessment svolto dai centri) I partecipanti che hanno presenziato alla fase plenaria conducono in autonomia, secondo uno schema univoco l autovalutazione presso le proprie UUOO* con il supporto on line dello Studio EmmEffe. Completamento dell analisi dei dati Aziendali con restituzione degli esiti del self-assessment e la identificazione delle aree prioritarie di intervento A valle delle attività sul campo condotte in autonomia dai team delle diverse aziende/uo *, sarà elaborata una relazione finale per ogni azienda che sarà trasmessa al referente aziendale del progetto. Analisi dei dati Regionali con restituzione complessiva degli esiti del selfassessment e identificazione delle aree prioritarie di intervento Il progetto si conclude con un report complessivo regionale con le priorità d intervento. I risultati saranno presentati in forma aggregata in una seduta plenaria finale. Il progetto può prevedere fasi successivi per la definizione di piani di riduzione del rischio (workshop) e/o azioni dirette presso le aziende sanitarie). 4
Obiettivi del progetto e fasi di sviluppo I team coinvolti Team di governance Regionale Il progetto prevede l interessamento Regionale di coordinamento del progetto: Sostenibile dr.ssa Angaramo, dr. Penna, dr.ssa Zandonà, con il supporto dei Gruppo Regionale del Rischio Clinico e di Referenti del Rischio Clinico delle Aziende. Per le Aziende partecipano: Team di progetto Medico di Direzione Sanitaria / Risk Manager Referente Qualità / Accreditamento Farmacista dell area onco/ematologica (UMACA) Personale medico ed infermieristico che conosce le modalità operative del Day Hospital e/o del Reparto delle rispettive organizzazioni di Oncologia e di Ematologia. Nota: per ogni Azienda il referente del team di progetto è il Risk Manager della struttura che coordina e raccoglie le check list elaborate dalle UO di Oncologia e/o Ematologia e ne supporto l elaborazione/verifica sul campo. 5
Risultati Attività Fasi Obiettivi del progetto e fasi di sviluppo Le fasi del progetto Project Management 1 Pianificazione e lancio del progetto 2 Avvio dell assessment d aula 3 Completamento dell assessment 4 Analisi dei dati e report aziendale 5 Elaborazione dei dati regionali e presentazione 1.1 Mappatura centri e definizione team 1.2 Definizione composizione delle aule 1.3 Piano degli incontri e lancio del progetto 2.1 Preparazione dei materiali 2.2. Assessment in plenaria 3.1 Assessment di UO sul campo 3.2 Supporto on line al completamento del self-assessment 4.1 Analisi dei dati di UO/azienda 4.2 Elaborazione del report aziendale 4.3 Invio del report aziendale con gli esiti del self assessment 5.1 Elaborazione dati complessivi 5.2 Stesura relazione complessiva 5.3 Presentazione dei risultati complessivi Piano degli incontri e team di lavoro e invito alle aziende File di self assessment prima compilazione File di self assessment finali Presentazione Standard / modello di analisi dati e Report Azienda Report Regionale e presentazione dei risultati 6
Obiettivi del progetto e fasi di sviluppo Fasi del progetto Attività Chi Output previsto 1 Pianificazione e lancio del progetto Mappatura dei centri Definizione degli incontri e relativa organizzazione operativa Team di governance Studio EmmEffe Piano degli incontri e team di lavoro e invito alle aziende 2 Avvio dell assessment d aula Esecuzione dell assessment in plenaria (aula) Team di progetto (Tutor Team di governance) Prima compilazione del file di assessment 2015 3 Completamento dell assessment Verifica sul campo e conferma/ aggiornamento dell assessment Team di progetto (con il supporto on line del Risk Manager dello Studio EmmEffe) File di assessment completato/verificato sul campo 4 Analisi dei dati di Azienda ed elaborazione Elaborazione dei report di azienda (esiti delle UUOO aggregati) preliminari e definitivi (pre e post verifica sul campo) Referente di Azienda/Risk Manager Studio EmmEffe Report di Azienda 2015 (dopo l assessment in aula) Report di Azienda 2016 (dopo verifica sul campo) 5 Elaborazione dei dati regionali e presentazione Elaborazione dei dati aggregati delle aziende partecipanti Presentazione in plenaria dei risultati Studio EmmEffe / Team di governance Report Regionale 7
Obiettivi del progetto e fasi di sviluppo FASI / Attività 2015 2016 S O N D G F M A M G L A 1 2 Pianificazione e lancio del progetto Avvio dell assessment in d aula 3,5 4 Completamento dell assessment Analisi dei dati e report aziendale 5 Elaborazione dei dati regionali e presentazione 0 Project Management 8
Indice 1 Il progetto regionale: obiettivi e fasi di sviluppo 2 L assessment sulla Raccomandazione 14 3 I prossimi passi 9
Approccio metodologico e punti di attenzione Il metodo è basato su una autovalutazione effettuata singolarmente con l ausilio di check-list e di una scala di valori associati a specifici livelli di applicazione (livelli di compliance) Livello di compliance Nessuna applicazione Self assessment tools Esito del self assessment Radar chart del livello di compliance 10
Approccio metodologico e punti di attenzione Lo strumento per l esecuzione dell assessment è una check-list che riporta: La Check-list con i requisiti schematizzati della Raccomandazione 14, i campi nei quali esprimere campi dedicati per esprimere il livello di compliance, note sull attuale stato dell arte, azioni di miglioramento e relativa pianificazione 11
Approccio metodologico e punti di attenzione Considerazioni sulla compilazione Attribuzione dei punteggi 12
Approccio metodologico e punti di attenzione Considerazioni sulla compilazione Si tratta di un assessment finalizzato ad individuare spunti di miglioramento per incrementare l aderenza alla raccomandazione, pertanto è necessario essere obiettivi ed entrare nell ottica di lavorare per fare emergere gli eventuali disallineamenti L assessment serve all organizzazione per mettere in sicurezza i propri processi Nella fase di analisi dei «gap» che emergeranno dalla valutazione, verrà deciso dal gruppo di lavoro se attivare una azione di miglioramento o meno, sulla base delle priorità emerse e sulla base della capacità/possibilità che l organizzazione ha di attivare un cambiamento relativamente all aspetto evidenziato 13
Approccio metodologico e punti di attenzione Considerazioni sulla compilazione Lo stato attuale 14
Approccio metodologico e punti di attenzione Considerazioni sulla compilazione Durante la valutazione in plenaria (successivamente verificata/completata sul campo), si raccomanda di utilizzare la colonna «stato attuale» per riportare in forma sintetica le motivazioni che hanno portato ad esprimere il punteggio di compliance riportato A distanza di qualche giorno, è facile dimenticare il perché è stato scelto un punteggio di compliance e, qualora tale requisito risultasse non coperto, non risulta facile individuare azioni di miglioramento utili 15
Approccio metodologico e punti di attenzione Considerazioni sulla compilazione Le azioni di miglioramento 16
Approccio metodologico e punti di attenzione Considerazioni sulla compilazione Se durante la valutazione emergono spunti di miglioramento/idee, si raccomanda di riportarle nel campo «azioni di miglioramento» in maniera da non perdere l informazione; riportare inoltre i Servizi che eventualmente potrebbero essere coinvolti (es. SPP o Ingegneria Clinica), in maniera da individuare anche in via preliminare il gruppo di lavoro da attivare per un eventuale intervento Il completamento delle azioni di miglioramento verrà effettuato dalle aziende in autonomia nella fase 3 del progetto (assessment sul campo) 17
Approccio metodologico e punti di attenzione Considerazioni sulla compilazione Si raccomanda di salvare il file excel nel seguente modo: Nome azienda_uo_versione del documentodata della revisione Es. ASL ASTI_DH Onco_v.0 19-11-15 I documenti verranno aggiornati più volte ed è quindi importante lavorare sulle ultime versioni disponibili 18
Indice 1 Il progetto regionale: obiettivi e fasi di sviluppo 2 L assessment sulla Raccomandazione 14 3 I prossimi passi 19
I prossimi passi 1 2 3 4 5 6 Dopo questo incontro I gruppi di lavoro completano e verificano l assessment effettuato in plenaria (attività guidata dal referente del gruppo) Entro l 11 dicembre 2015 Il referente del team di progetto invia l ultima versione delle check-list della propria azienda al referente della Regione alla mail rischio.clinico@regione.piemonte.it. I file inviati rappresentano l esito dell autovalutazione 2015. Le informazioni ed i dati saranno elaborati in modo aggregato per Azienda ed inviati di ritorno alle Aziende stesse da parte della Regione come base di lavoro per il 2016. Nei mesi di gennaio e febbraio 2016 I gruppi di lavoro in autonomia effettuano l assessment sul campo, ovvero verificano sul campo l adeguatezza dei punteggi di compliance espressi in plenaria, con le aree prioritarie di intervento identificate. Entro l 15 marzo 2016 Il referente del team di progetto invia l ultima versione della check-list al referente della Regione (mail rischio.clinico@regione.piemonte.it) ai fini della elaborazione del report di Azienda 2016. Entro il 30 aprile 2016 Le Aziende partecipanti ricevono il proprio report elaborato con gli esiti dell assessment di azienda (Report 2016). Maggio 2016 Presentazione in plenaria dei risultati: Elaborazione dei dati complessivi delle Aziende Sanitarie e presentazione dei i risultati aggregati Regionali con le aree prioritarie d intervento emerse con il self-assessment 2015-2016. 20
MAIL DI RIFERIMENTO rischio.clinico@regione.piemonte.it con il contributo non condizionato di 21