Cooperativa Sociale Aeris MANUALE D USO PER LA RENDICONTAZIONE DELLE ORE SUL GESTIONALE GECOS Dal 2007 la Cooperativa mette a disposizione un nuovo software ( Gestionale IEOOS ) per la gestione delle presenze dei propri lavoratori. Il gestionale è utilizzato per rendicontare le proprie ore di lavoro, ferie, malattia ecc, conoscere la propria situazione di debito e credito ore mensile e per compilare il foglio rimborsi. Per accedere al gestionale e inserire la propria rendicontazione mensile è necessario essere collegati a Internet, aprire Internet Explorer o il proprio browser e digitare nell indirizzo: https://gecos.areasixs.it/aeris/. Se richiesto al momento dell accesso è necessario installare l ultima versione di Media Flash Player. È sufficiente confermare e pazientare pochi istanti. 1. Autenticazione utente Nella maschera di accesso occorre inserire il proprio nome utente (username) costituito dall iniziale del nome seguito da.cognome (es.: maria rossi sarà m.rossi ) e dalla propria password: coopaeris, infine cliccare pulsante login. Al primo accesso sarà necessaria modificare la password di accesso scegliendone una personale. In caso di problemi nell accesso contattare la segreteria della Cooperativa come indicato successivamente. Rev_070913
2. Selezione area gestionale Selezionare rendicontazione per accedere al proprio rendiconto ore (foglio ore). 3. Ricerca Schede Rendiconto Selezionare il mese e l anno di riferimento e cliccare sulla casella cerca le mie schede, quindi sul pulsante CERCA in modo da richiamare il proprio rendiconto che comparirà nel riquadro di destra titolato elementi trovati. Con un doppio click sul proprio nome si accede al rendiconto. 2
4. Scheda Rendiconto Nella scheda rendiconto, nel riquadro assegnazioni in alto a sinistra, è presente la propria assegnazione al progetto (nell es. assistenza educativa vimercate) o le diverse assegnazioni a più progetti. In basso a sinistra si trova il riepilogo delle ore: - Ore previste: sono quelle che occorre rendicontare in virtù del proprio contratto e del proprio quadro orario calcolate sulla base dei giorni lavorativi mensili di calendario. Per i collaboratori a progetto il quadro orario non si applica. Nell esempio Mario Rossi, dipendente, ha 40 ore previste (10 ore settimanali). - Ore lavorate: sono le ore rendicontate sul progetto assegnato - Ore non lavorate: sono le ore rendicontate come ferie, malattia, permessi, ecc Naturalmente non sono calcolate e non compaiono per i collaboratori e i consulenti. - Saldo mensile: è la differenza tra ore previste, ore lavorate e ore non lavorate. Costituisce il debito o credito ore mensile per i dipendenti. Non compare per i collaboratori e i consulenti. - Tot ore reperibilità: sono indicate eventuali ore di reperibilità - Tot rimborso KM: il totale di rimborsi per km percorsi con la propria auto per esigenze di servizio riconosciute dalla cooperativa - Tot spesa autostrada: totale spese eventualmente sostenute per pedaggi autostradali - Tot altri rimborsi: è la somma di tutte le altre spese eventualmente rimborsate dalla cooperativa. Cliccando sulla voce tutte le assegnazioni si ottiene il riepilogo di quanto rendicontato alla data odierna, mentre cliccando sui singoli progetti assegnati si ottengono i parziali rendicontati su ciascuno di essi. Per iniziare a rendicontare è necessario cliccare su un giorno del calendario. Per tornare alla schermata precedente scheda ricerca rendiconti per selezionare un mese diverso occorre cliccare in alto a sinistra su scheda rendiconto e quindi su gestione rendicontazione. 3
5. Scheda Rendiconto rendicontazione giornaliera Da questa schermata si inseriscono sia le ore lavorate sui progetti che quelle di ferie, malattia ecc (ore non lavorate). A) Per rendicontare le ore lavorate: 1. selezionare sulla sinistra l assegnazione (progetto) su cui si è lavorato 2. selezionare clicca qui per aggiungere una riga 3. selezionare il tipo ore, quindi inserire l ora di inizio e l ora di fine dell attività. I minuti sono selezionabili dal menù a tendina. Nello spazio giallo è possibile inserire delle note. I codici tipi ore utilizzabili sono visibili nell immagine sopra riportata Incontri con committenti Equipe Incontri con referenti istituzionali: per esempio assistenti sociali, equipe comunale o scolastica, consiglio di classe, ma anche incontri con famigliari di utenti Riunioni di équipe per coordinamento, progettazione o verifica nell'ambito del progetto. N.B. IL PERSONALE DEL SERVIZIO DI ASSISTENZA EDUCATIVA SCOLASTICA QUANDO UTILIZZA IL CODICE EQUIPE DEVE SELEZIONARE COME PROGETTO SOSTEGNO - COOPERATIVA. Ore Formazione Ore di programmazione, preparazione materiali Ore dirette con utenza Trasferimenti per Ore dedicate alla formazione cui si è partecipato Ore x organizzare attività: stesura relazioni, preparazione feste, programmazioni Attività operativa svolta direttamente con l'utenza Tempo necessario per il trasferimento dal I al II posto di lavoro da segnare 4
motivi di servizio Visita medico del lavoro solo quando previsto dal contratto con la cooperativa. Il tempo di trasferimento va attribuito al progetto di destinazione. N.B. IL PERSONALE DEL SERVIZIO DI ASSISTENZA EDUCATIVA SCOLASTICA QUANDO UTILIZZA IL CODICE TRASFERIMENTO DEVE SELEZIONARE COME PROGETTO SOSTEGNO - COOPERATIVA. Da utilizzare per rendicontare le visite con il medico del lavoro quando obbligatorio e richiesto pertanto dalla cooperativa. Per eliminare una riga inserita erroneamente occorre cliccare sulla X rossa e confermare. B) Per rendicontare l assenza di un intera giornata: 1. selezionare sulla sinistra ore non lavorate ferie, permessi etc 2. cliccare su giornata lavorativa e selezionare il motivo dell assenza: a. ferie intera giornata: saranno calcolate automaticamente le ore di ferie da utilizzare in quel particolare giorno di calendario sulla base del proprio quadro orario contrattuale b. malattia: saranno calcolate le ore di malattia della giornata sulla base del proprio quadro orario contrattuale c. permessi non retribuiti intera giornata: saranno calcolate automaticamente le ore di permesso non retribuito della giornata sulla base del proprio quadro orario contrattuale d. licenza matrimoniale: saranno calcolate automaticamente le ore della giornata sulla base del proprio quadro orario contrattuale. Per correggere un inserimento erroneo occorre cliccare sul medesimo menù a tendina e selezionare giornata lavorativa. B) Per rendicontare le ore di assenza in un giorno lavorativo (esempio: permessi/ferie concessi, o altra assenza giustificata secondo i codici sotto riportati): 1. selezionare sulla sinistra ore non lavorate ferie, permessi etc 2. selezionare cliccare qui per aggiungere una riga 3. selezionare il tipo ore dal menù a tendina, quindi inserire l ora di inizio e l ora di fine dell attività. I minuti sono selezionabili dal menù a tendina. Nello spazio giallo è possibile inserire delle note. 5
Ferie / Permesso retribuito Permesso non retribuito Ricovero ospedaliero Donazione sangue Permesso studio Permessi sindacali Attività seggio elettorale Lutto famigliare Sciopero Utilizzare per indicare le ore di ferie concordate con il proprio referente di progetto Utilizzare per indicare le ore di assenza giustificate ma non retribuite Utilizzare per indicare eventuale ricovero ospedaliero Utilizzare per indicare i permessi per le donazioni di sangue Utilizzare se si tratta di ore di permesso studio Per indicare le ore di permesso sindacale Per rendicontare le ore di permesso a seguito dell attività di Presidente o Scrutatore di seggio elettorale. Per indicare le ore di permesso a seguito di lutto famigliare come previsto dal CCNL Utilizzare per segnalare le ore di sciopero Per eliminare una riga inserita erroneamente occorre cliccare sulla X rossa e confermare. Per cambiare data e passare al giorno successivo sono possibili due alternative: 1. cliccare sulle frecce < > poste in alto a destra accanto al pulsante calendario 2. cliccare sul pulsante calendario tornando così alla schermata scheda rendiconto (paragrafo 4) e quindi cliccando sul giorno desiderato. Il salvataggio del proprio rendiconto avviene automaticamente cambiando data o tornando al calendario. Cliccando su apri quadro orario i dipendenti possono consultare il proprio quadro orario contrattuale utilizzato per calcolare le ore previste nel mese e le ore di ferie eventualmente utilizzate. Solo dopo aver completato la rendicontazione del mese occorre convalidare il proprio rendiconto. Per convalidare il rendiconto è necessario cliccare sul pulsante STRUMENTI nella schermata scheda rendiconto (paragrafo 4 del presente documento) quindi su CONVALIDA. A questo punto compare nel riquadro riepilogo in basso a sinistra la scritta completato dall operatore in data ). Da questo momento il rendiconto non può più essere variato dall operatore. Il rendiconto delle ore deve essere convalidato entro il 31 di ogni mese. I rendiconti ore del mese di luglio e di dicembre devono essere convalidati entro il giorno 22 dello stesso mese. Tali scadenze sono tassative per poter rispettare i tempi di pagamento concordati. Per uscire dal programma chiudere il browser utilizzato (per esempio in Internet Explorer cliccare sulla X rossa posta nella parte più in alto e a destra della finestra). Per ogni chiarimento in merito alla compilazione del proprio rendiconto ore è possibile contattare la Segreteria, Laura Brambilla o Alfonso Dal Lago, telefono:0396612211. 6