1 Generazione dei file per la Piattaforma per la Certificazione dei Crediti L articolo 27 del D.L. 66/2014 introduce significative novità che riguardano sia le modalità di utilizzo che il ruolo della piattaforma per la certificazione dei crediti. Le funzionalità della piattaforma, saranno integrate con nuovi moduli applicativi, per mezzo dei quali sarà possibile monitorare in modo continuativo l andamento dei predetti debiti e dei relativi tempi di pagamento. In particolare, l utilizzo della piattaforma elettronica permetterà di tracciare e rendere trasparente ai soggetti interessati l intero ciclo di vita dei debiti commerciali per i quali sia stata emessa fattura a decorrere dal 1 luglio 2014. In adempienza al comma 4 dell'art. 7-bis del D.L. 35/2013, al fine di trasmettere entro il 15 del mese le fatture per le quali è stato superato il termine di scadenza senza che ne sia disposto il pagamento, la Piattaforma per la Certificazione dei Crediti (d ora innanzi denominata P.C.C) prevede che le suddette scadenze vengano inviate attraverso la produzione del file Modello 003 sempre e solo in seguito alla produzione e all invio del Modello 002 che ne contiene i dati generali. Non è quindi mai possibile inviare un Modello 003 che riferisca alcun documento se questo non è prima stato inviato e trasmesso alla P.C.C. con un relativo Modello 002. Per ovvie ragioni di tipo tecnico Sipal non può in alcun modo sapere se il file inviato sulla P.C.C. sia stato caricato e validato con successo, per cui è estremamente importante porre la maggior attenzione possibile nella generazione dei file, in modo da mantenere una più possibile coerenza cronologica tra l invio di un Modello 002 e l invio del Modello 003, contenente la naturale evoluzione dei documenti in essi transitati. È pertanto consigliabile creare nuovi lotti solo dopo che i precedenti siano stati completamente elaborati, trasmessi ed accettati dalla Piattaforma, in modo tale da mantenere il pieno controllo tra ciò che viene estratto dalla banca Dati e ciò che effettivamente viene trasmesso. Gestione dei lotti e proposta automatica Sipal fornisce la procedura atta alla produzione dei Modelli ministeriali attraverso una funzionalità situata nell applicativo Fatturazione e IVA, al menù Elaborazioni, selezionando la voce D.L. 66/2014 Art. 27 - Comunicazione dati riferiti a fatture alla P.C.C. Per una maggior facilità d uso, la procedura permette di procedere ad una lottizzazione degli invii, consentendo di suddividere i documenti da inviare in lotti diversi e dando la possibilità all utente di scegliere l ufficio per cui estrarre i documenti di competenza. In base alla configurazione scelta (vedi paragrafo sottostante) l utente sarà tenuto o meno a scegliere obbligatoriamente l ufficio La creazione di un lotto tramite il click sul Pulsante di Inserimento della barra attribuisce ad esso una numerazione progressiva ed una data, la quale è puramente indicativa e di conseguenza ininfluente rispetto a ciò che vi è contenuto, e avvia la procedura di Proposta automatica, che lascia all utente la possibilità di scegliere quali fatture estrarre in base al modello che si vuole generare. Le fatture mai estratte nel loro stato di Inviate non saranno estratte nelle fasi successive, così come le fatture estratte in fasi successive in lotti successivi (o nel medesimo lotto) non possono essere cancellate senza che le fasi precedenti non vengano eliminate. In questo modo è impossibile che possano essere trasmesse delle informazioni cronologicamente errate. Per facilitare l utilizzo è stata data la possibilità all utente di estrarre solo le fatture negli stati di un solo modello o di entrambi, in modo da semplificare l emissione dei file correlandola al lotto corrispondente.
2 Come si può osservare nella figura sono cinque le possibili fasi in cui può transitare un documento e che Sipal gestisce. Vengono così suddivise nei modelli ministeriali previsti : Modello 002 1. INVIO l ente comunica di aver ricevuto una fattura ad esso inviata e di averla protocollata. Modello 003 2. RIFIUTO l ente comunica il rifiuto di una fattura ricevuta 3. CONTABILIZZAZIONE L ente comunica lo stato attuale della fattura nell iter di pagamento successivamente al suo invio tramite il modello 002 4. SCADENZA L ente comunica le fatture che hanno superato i termini di scadenza successivamente al suo invio tramite il modello 002 e successivamente o alla comunicazione di contabilizzazione 5. PAGAMENTO L ente comunica il pagamento totale o parziale delle fatture successivamente al suo invio tramite il modello 002 e successivamente o alla comunicazione di contabilizzazione
3 In fase di Proposta Automatica vengono selezionati tutti gli stati ad eccezione dello stato Scadenza. Questo perché si è preferito lasciare all utente la piena coscienza della trasmissione delle scadenze, la quale è tenuta ad essere comunicata entro il 15 del mese tramite il Modello 003, in un lotto indipendente o assieme ad altri dati (la scelta è lasciata all utente). Le fatture scadute sono, come gli altri documenti, tenute a rispettare la cronologia degli eventi, ovvero prima di essere trasmesse come tali è necessario che vengano comunicate anzitutto come inviate (tramite Modello 002) e contabilizzate (tramitel invio un precedente Modello 003, o lo stesso modello in fase di generazione). È comunque possibile spuntare lo stato SCADENZA ogni qualvolta si voglia generare un Modello 003, ma il monitoraggio degli invii entro il 15 del mese potrebbe risultare più difficoltoso. Creazione dei file Una volta che i dati sono proposti in tabella, oltre alla possibile visualizzazione, è possibile intervenire manualmente su alcuni dati dove la proposta automatica non soddisfi le esigenze dell utente (ad esempio le note aggiuntive) oppure dove sia necessaria un informazione in più non reperibile in banca dati, in particolare il campo causale nello stato CONTABILIZZAZIONE, il quale può assumere diversi valori in base al campo Stato del Debito e la cui proposta potrebbe essere oggetto di rettifica. Per maggiori informazioni sul suddetto campo cosigliamo di consultare la guida ufficiale del Ministero dell Economia e delle Finanze scaricabile da questo link alle pagine 10-15.
4 Una volta cliccato sul pulsante OK il lotto viene inserito e viene evidenziata sullo schermo la sezione Elaborazione, da cui è possibile procedere alla generazione dei file. Sulla base dei dati estratti, per ogni lotto è possibile elaborare i dati per il Modello 002 e per il Modello 003. Ove non siano stati proposti dati relativi ad un modello o all altro, l elaborazione di questi sarà disabilitata. Prima di procedere, è necessario che l utente compili il codice fiscale dell utente accreditato sulla piattaforma che corrisponde al codice fiscale della persona a cui sono intestate le credenziali di login sulla Piattaforma. In base alle configurazioni (vedi paragrafo sottostante) il codice dell ufficio PCC è proposto automaticamente. Cliccando sul pulsante elabora nel percorso indicato nel campo relativo ad ogni modello selezionato, il programma genera un file csv denominato: - MODELLO_002_annolotto_numerolotto.csv (per il Modello 002) - MODELLO_003_annolotto_numerolotto.csv (per il Modello 003) I file verranno salvati nel percorso generale di scarico in una cartella dedicata nominata PCC che a sua volta verrà suddivisa in sottocartelle nominate INVIO_codiceufficiopcc in cui trovare i file csv generati. Le cartelle MODELLO_002 e MODELLO_003 sono cartelle di backup dei modelli generati, non sono pertanto interessanti all utente ai fini dell invio. Ove trovate, vengono segnalate eventuali anomalie gravi che precludono l inserimento del documento all interno dei file generati. Prima di procedere all invio è consigliabile correggere gli errori evidenziati sulle fatture (assenza di Partita Iva o Codice Fiscale del creditore, assenza di descrizione ecc ), eliminare il lotto e procedere ad una nuova proposta automatica.
5 ATTENZIONE: Non è consigliabile l apertura o modifica in Excel o OpenOffice dei file generati, in quanto una modifica (anche parziale) dei dati comporterebbe una parziale perdita della formattazione dei dati e un conseguente rifiuto del modello da parte della Piattaforma. Il caricamento sulla Piattaforma, una volta eseguito il login, è possibile andando nella sezione Fatture, nel sottomenù Gestione Elaborazioni Massive procedere al caricamento dei file generati in Sipal. Per limitazioni tecniche è possibile inviare un solo file alla volta per ogni utente accreditato e non è possibile procedere ad ulteriori invii, occorre pertanto prestare molta attenzione al caricamento. Cliccando sul pulsante Sfoglia si seleziona il CSV generato in Sipal, nella sottocartella dell ufficio corrispondente, e si procede al caricamento cliccando su Carica il modello selezionato. È possibile monitorare in ogni momento lo stato del caricamento del file nella parte inferiore della pagina, il quale potrebbe anche essere validato o rifiutato in un arco temporale anche piuttosto ampio (da pochi minuti a diverse ore).
6 Se il file caricato viene rifiutato dalla Piattaforma, nessuna delle fatture in esso contenute sono caricate, occorre pertanto scaricare il file di informazioni relative all errore, cliccando sul pulsante avente la seguente icona: Verrà così scaricato un foglio di Excel contenente il dettaglio dell errore, sulla base del quale è possibile procedere alla correzione dell anomalia sulla fattura oppure sul lotto. Una volta rielaborato il tutto e ricreato il nuovo file csv è opportuno inviare nuovamente il file. Invio straordinario primo semestre 2014 In seguito alla comunicazione del 24 Dicembre 2014,è stata abilitata la possibilità di elaborare le fatture ancora da pagare, emesse nel primo semestre del 2014.
7 Per operare correttamente, secondo i dettami dell adempimento, è necessario creare un nuovo lotto, cliccare il pulsante Elabora fatture Precedenti al 1 Luglio 2014 e selezionare le fasi relative al Modello 002 (Invio) e Modello 003(Contabilizzazione e Pagamento).Una volta confermato, procedere normalmente all invio dei due modelli generati, inviando alla Piattaforma per la Certificazione dei Crediti prima il Modello 002 e poi il Modello 003. Una volta acquisiti i dati dalla piattaforma, procedere alla creazione di un nuovo lotto, cliccando il pulsante Elabora fatture Precedenti al 1 Luglio 2014 e selezionando esclusivamente la fase Scadenza. Proseguire quindi alla trasmissione del file elaborato alla Piattaforma per la Certificazione dei Crediti. Eventuali pagamenti successivi a questa trasmissione saranno automaticamente proposti nei lotti futuri. Configurazione generale Al fine di funzionare correttamente, la generazione dei file per la P.C.C. necessita di alcuni parametri in base alla modalità di lavoro scelta dall ente. L ente può trovarsi in due situazioni possibili: 1. L Ente ha ottenuto dal Ministero un solo Codice ufficio P.C.C In questo caso il codice ufficio PCC deve essere inserito come valore del parametro PCC_CODI_UFFICIO nella gestione dei parametri (Applicativo Tabelle, menù Personalizzazioni, sottomenù Gestione Parametri, sezione Server, appicativo FT Fatture). Il codice fiscale dell utente sarà necessario digitarno nella finestra solo la prima volta, dalla successiva sarà riproposto in base a ciò che è stato indicato nel lotto precedente. Sarà comunque possibile estrarre le fatture per ufficio, anche se è sconsigliata dato l alto numero di file che potrebbe venirsi a creare e alla conseguente difficoltà a capire a quale ufficio appartenga tale lotto. 2. L Ente ha ottenuto dal ministero più Codici Ufficio P.C.C. In questo caso è possibile andare a specificare, nella gestione degli uffici (Applicativo Tabelle, menù Generiche, sottomenù Uffici) per ogni ufficio Sipal il Codice Ufficio P.C.C. e il codice fiscale dell utente designato corrispondenti. Tale scelta obbligherà, pertanto, la selezione dell ufficio in fase di creazione del lotto.