GESTIONALE FINANZIAMENTI GESTIONE OPERATIVA MANUALE D USO Versione 7 novembre 2012
SOMMARIO 1. GENERALE... 4 1.1. Requisiti minimi di sistema... 4 1.2. Accesso al servizio... 4 1.3. Segnalazioni di errore... 4 1.4. Campi obbligatori... 4 1.5. Sessione e Time-out... 5 1.6. Scelta/Cambio Profilo... 5 1.7. Scelta/Cambio beneficiario... 5 1.8. Home page... 5 2. LE ATTIVITÀ DA SVOLGERE... 6 3. L AVVIO DI UN ATTIVITÀ... 7 4. L ATTIVITÀ: DICHIARAZIONE DI SPESA... 8 4.1. Documenti di spesa... 8 4.1.1. Ricerca documenti di spesa se l attore è tipo beneficiario capofila... 10 4.1.2. Modifica/Duplica/Elimina un documento di spesa... 10 4.1.3. Nuovo documento di spesa... 12 4.1.4. Associare un documento al progetto... 14 4.2. Le Voci di spesa... 15 4.2.1. Voci di spesa associate al documento... 15 4.3. Le Quietanze di pagamento... 18 4.3.1. Modifica di una quietanza del documento... 19 4.3.2. Elimina una quietanza... 20 4.4. La Gestione Fornitori del Beneficiario... 21 4.4.1. Ricerca ed elenco dei fornitori... 22 4.4.2. Aggiungi un nuovo fornitore... 23 4.4.3. Modifica i dati di un fornitore... 24 Gestionale Finanziamenti v.7 2012 2
4.4.4. Elimina i dati di un fornitore... 24 4.5. Il Conto Economico... 24 4.6. L Invio della Dichiarazione di spesa... 25 4.6.1. Anteprima della dichiarazione di spesa intermedia... 27 4.6.2. Invio della dichiarazione di spesa intermedia... 28 4.6.3. Chiusura della rendicontazione... 28 5. L ATTIVITÀ: PROPOSTA DI RIMODULAZIONE DEL CONTO ECONOMICO... 29 5.1.1. Ripartizione sulle modalità di agevolazione... 33 5.1.2. Procedure di aggiudicazione... 33 5.1.3. Confermare e inviare la proposta... 33 6. L ATTIVITÀ: GESTIONE FIDEIUSSIONI... 34 7. L ATTIVITÀ: RICHIESTA EROGAZIONE... 36 8. L ATTIVITÀ: VISUALIZZA NOTIFICA... 39 9. L ATTIVITÀ: COMUNICAZIONE DI RINUNCIA... 41 10. L ATTIVITÀ: GESTIONE INDICATORI-AVVIO... 42 11. L ATTIVITÀ: GESTIONE INDICATORI... 44 12. L ATTIVITÀ: GESTIONE CRONOPROGRAMMA-AVVIO... 46 13. L ATTIVITÀ: CRONOPROGRAMMA... 47 14. L ATTIVITÀ: QUADRO PREVISIONALE... 49 14.1.1. Quadro previsionale con voci di spesa... 50 14.1.2. Quadro previsionale senza voci di spesa... 50 14.2. Modifica il quadro previsionale... 51 15. L ATTIVITÀ: COMUNICAZIONE DI FINE PROGETTO... 52 16. L ATTIVITÀ: DICHIARAZIONE DI SPESA INTEGRATIVA... 53 Nota: Utilizzando Acrobat Reader, la ricerca di parole chiave in un documento PDF è possibile mediante con la combinazione di tasti CTRL+F Gestionale Finanziamenti v.7 2012 3
1. Generale 1.1. Requisiti minimi di sistema Sistema Operativo: Il Gestionale Finanziamenti è progettato e realizzato per una corretta fruizione mediante i più diffusi sistemi operativi per PC e Mac. Browser: Il Gestionale Finanziamenti è progettato e realizzato per la migliore visualizzazione e corretta fruizione con la maggior parte delle più recenti versioni dei browser 1 in uso per PC o Mac. Tuttavia la miglior visualizzazione delle interfacce grafiche è prevista adottando browser come Firefox 8+, IE8+, Safari 2 e Google Chrome 3. Risoluzione dello schermo: Si consiglia una risoluzione di almeno 1024x768 pixel. Adottando risoluzioni maggiori il layout delle pagine del Gestionale Finanziamenti si adatterà automaticamente consentendo una più agevole fruizione dei contenuti. Javascript: Per il corretto utilizzo di tutte le funzionalità è necessario abilitare i browser all utilizzo del Javascript. Alcune funzionalità non risulteranno disponibili con Javascript disabilitato. Strumenti: Per il completo utilizzo del Gestionale Finanziamenti è necessario l utilizzo di strumenti software per la visualizzazione di file nei formati PDF e XLS. Di seguito si rimanda a software libero per la visualizzazione dei formati citati: PDF Reader: per la visualizzazione e il download dei documenti in formato PDF. Office Suite: per la visualizzazione dei documenti in formato XLS. 1.2. Accesso al servizio Il portale di accesso al Servizio Gestionale Finanziamenti è Sistema Piemonte (www.sistemapiemonte.it). Il sistema è raggiungibile in uno dei seguenti modi: dalla url http://www.sistemapiemonte.it/finanziamenti/bandi/; dalla pagina dell'elenco dei servizi nell'area tematica di finanziamenti di Sistema Piemonte cliccando sul collegamento Gestionale Finanziamenti; dalla pagina dell'area tematica finanziamenti di Sistema Piemonte cliccando sul collegamento Gestionale Finanziamenti. 1.3. Segnalazioni di errore In fase di salvataggio il sistema controlla la congruenza dei dati inseriti e segnala l eventuale presenza di anomalie. In corrispondenza dei campi in cui è presente l errore viene mostrata un icona di colore rosso. Posizionando o passando il mouse sull icona, viene mostrata la descrizione specifica dell errore. 1.4. Campi obbligatori In ogni sezione tutti i campi obbligatori sono contrassegnati dal simbolo asterisco *. La compilazione dei campi obbligatori è indispensabile per il salvataggio dei dati. 1 È deprecata la versione 6.x di Internet Explorer. 2 Tutte le versioni 3 Tutte le versioni Gestionale Finanziamenti v.7 2012 4
1.5. Sessione e Time-out Dopo un periodo di inattività di 30 minuti, la sessione di lavoro viene disattivata automaticamente. In tal caso, per poter continuare ad operare sarà necessario rieseguire l accesso. Tutti i dati non salvati non saranno recuperabili. 1.6. Scelta/Cambio Profilo L accesso al Gestionale Finanziamenti può essere eseguito solo se si è in possesso di un certificato digitale per il quale è stata richiesta opportuna abilitazione. Mediante le credenziali fornite attraverso il certificato digitale i sistema permette l accesso con il/i profilo/i utilizzabile/i e precedentemente assegnati. Ad accesso eseguito gli eventuali profili disponibili saranno selezionabili in funzione delle operazioni che si intendono eseguire. Ove possibile, la selezione del profilo sarà sempre variabile utilizzando il comando Cambia profilo, collocato in alto a destra nelle diverse schermate. Per ulteriori dettagli contattare il servizio di assistenza. 1.7. Scelta/Cambio beneficiario Se chi effettua l accesso è abilitato a operare per più beneficiari, dovrà effettuare la Scelta del beneficiario per il quale intende operare. Ove possibile, tale scelta sarà sempre modificabile utilizzando il comando Cambia beneficiario, collocato in alto a destra nelle diverse schermate. Se si opera per un solo beneficiario, si accede direttamente alla pagina principale (home page) ove sarà possibile selezionare l azione che si intende compiere. Per ulteriori dettagli contattare il servizio di assistenza. 1.8. Home page Le 3 sezioni principali: Testata del portale Sistema Piemonte. In cui vengono riportati: o i dati dell utente collegato; o il comando per uscire e terminare la sessione operativa; Gestionale Finanziamenti v.7 2012 5
o il filo d Arianna che illustra il percorso rispetto alla Home page del portale. Menu laterale con i collegamenti disponibili. Il contenuto dipende dal profilo e dall attività in corso. Sezione centrale in cui si visualizzano: o o nell intestazione il cognome e il nome dell utente, il profilo ruolo e il codice fiscale; presentazione del servizio ed elenco delle attività disponibili. ATTENZIONE! Si raccomanda di non utilizzare il pulsante indietro (back) del browser poiché può determinare un incorretta gestione dei dati e quindi una eventuale perdita degli stessi oltre a produrre errori che determinano la perdita della sessione e quindi l uscita dall applicativo. 2. Le Attività da svolgere Con attività da svolgere, si intendono tutte le operazioni che possono o devono essere compiute per la corretta gestione del progetto e delle rendicontazioni di spesa ad esso associabili. Selezionando il link attività da svolgere in home page, il sistema visualizza la pagina che riporta l elenco di tutte le attività che è possibile condurre in funzione del profilo e del progetto selezionato. Va evidenziato che tale elenco varia in funzione del processo operativo. Ovvero non saranno subito visibili tutte quelle attività che necessitano della chiusura/conclusione di attività per esse propedeutiche. Inoltre alle attività in elenco presentate di volta in volta non viene attribuito un ordine di esecuzione. Sarà il beneficiario a scegliere quale attività svolgere tra quelle disponibili. Gestionale Finanziamenti v.7 2012 6
Le diverse attività possono essere ricercate o rese visibili in modo specifico mediante uno o più filtri di ricerca impostabili nella sezione della pagina che precede l elenco. I campi su cui i filtri di ricerca possono agire sono: bando : o più genericamente procedura di attivazione è lista con la quale è possibile selezionare l acronimo del bando di cui si vogliono visualizzare le attività disponibili; progetto : menu a tendina in cui sono elencati tutti i progetti selezionabili; attività : campo di testo in cui è possibile inserire il nome dell attività da ricercare (almeno i primi 3 caratteri). Es. inserendo Dichiarazione sono selezionate tutte le attività come Dichiarazione di spesa. Inoltre, il contenuto di ogni colonna dell elenco delle attività è ordinabile in modo crescente/decrescente cliccando sull intestazione della colonna corrispondente. 3. L Avvio di un attività Per avviare, ovvero compiere, un attività è sufficiente selezionarla dall elenco delle attività da svolgere. Il sistema visualizzerà la pagina relativa all attività prescelta proponendo la compilazione dei relativi opportuni campi. Attenzione: Il sistema consente l utilizzo di una ed una sola attività per un determinato progetto, ad un solo utente per volta. Se si dovesse verificare il tentativo di utilizzare un attività già avviata da un altro utente, il sistema ne darà evidenza con un messaggio. Tutte le possibili attività sono: Dichiarazione di spesa (cap. 4); Proposta di rimodulazione del conto economico (cap. 5). Gestione fideiussioni (cap. 6) Richiesta erogazioni (cap. 7) Visualizzazione notifiche (cap. 0) Comunicazione di rinuncia (cap. 0) Gestione Indicatori-avvio (cap. 0) Gestione Indicatori (cap. 0) Gestione Cronoprogramma-avvio (cap. 0) Cronoprogramma (cap. 13) Quadro previsionale (cap. 0) Comunicazione di fine progetto (cap. 15) Dichiarazione di spesa integrativa (cap. 16) Attenzione: La disponibilità di alcune attività è determinata dalle regole definite a livello di procedura di attivazione. Non tutte le attività potrebbero essere possibili per tutti i bandi o i progetti. Inoltre, come già precedentemente evidenziato, le attività sono disponibili a seconda della fase in cui si trova il progetto, inizialmente potrebbero pertanto essere disponibili solo le attività di Gestione Indicatoriavvio e Gestione Cronoprogramma-avvio, se sono previste dalla procedura d attivazione (es. bando). Gestionale Finanziamenti v.7 2012 7
Quando le attività Gestione Indicatori-avvio e Gestione Cronoprogramma-avvio sono presenti, è necessario salvare i dati previsti, dopo il corretto salvataggio le attività scompaiono dall'elenco e vengono visualizzate le altre attività disponibili. 4. L Attività: Dichiarazione di spesa Mediante questa attività i beneficiari hanno la possibilità di comporre il documento telematico della dichiarazione di spesa corredandolo di tutti i dati necessari ai fini del progetto e della rendicontazione ad esso associata. 4.1. Documenti di spesa Dopo aver scelto l attività dichiarazione di spesa il sistema rimanda alla pagina in cui viene presentato l elenco dei documenti di spesa già caricati (se presenti). Contestualmente, nella parte alta della stessa pagina sono disponibili alcuni filtri di ricerca (che è possibile rendere visibili o nascondere con il link imposta/nascondi filtri di ricerca ) per personalizzare la vista sull elenco dei documenti disponibili. In particolare, sarà possibile effettuare ricerche secondo i seguenti parametri: Capofila/Partner (ove previsto), consente al beneficiario capofila la ricerca di documenti propri o dei relativi partner per il progetto. Documenti di spesa, permette la ricerca dei documenti di spesa gestiti nel progetto oppure di tutti i documenti di spesa (nel caso in cui si abbiano più progetti associati); Numero, per ricercare in funzione del numero del documento di spesa (es. numero di una fattura) Gestionale Finanziamenti v.7 2012 8
Stato: impostato di default sullo stato DICHIARABILE permette la ricerca in funzione dello stato in cui si trovano i documenti. Data: per ricercare in funzione della data del documento di spesa (non della data di inserimento) Task 4 (ove previsto), permette una ricerca in funzione del campo task se impostato per i documenti. Se viene selezionato un task l esito della ricerca presenterà solo i documenti di spesa il cui campo task è valorizzato. Tipologia, sono elencati i possibili tipi di documenti di spesa; Fornitore, offre la possibilità di ricercare in funzione del fornitore: Nome Cognome di una persona fisica + codice fiscale Ragione Sociale di una persona giuridica + partita iva A fronte di una ricerca per tutti i documenti, se un documento di spesa è già associato ad altri progetti, nella colonna codice progetto verrà proposta la funzionalità per associare il documento al progetto corrente (vedi maschera sottostante). Nel caso di documenti di spesa comuni ad altri progetti (opzione tutti ), il campo task è sempre solo valorizzato con il valore corrispondente al progetto su cui si sta operando: se un documento di spesa appartiene solo ad un altro progetto è vuoto, indipendentemente dal fatto che possa essere valorizzato o meno sull altro progetto; 4 Questo è un attributo assegnabile arbitrariamente dal beneficiario in fase di inserimento del documento, proprio per consentirne poi un agevole reperimento in fase di ricerca. Per i bandi che prevedono la gestione del campo Task, questo verrà nella tabella dei risultati della ricerca nelle colonna Estremi compare un ulteriore valore del task dei documenti di spesa del progetto. Gestionale Finanziamenti v.7 2012 9
se appartiene sia al progetto sia ad un altro progetto è valorizzato con il valore del campo task corrispondente al progetto su cui si sta operando. 4.1.1. Ricerca documenti di spesa se l attore è tipo beneficiario capofila Se il beneficiario è di tipo capofila, quando è previsto dalla configurazione del bando, può effettuare la ricerca dei propri documenti di spesa oppure dei documenti di spesa dei partner del progetto selezionando l opzione corrispondente. Se si seleziona l opzione partner è possibile selezionare quello per cui si intende operare o tutti per ottenere una vista di tutti i documenti di spesa dei partner. Una volta visualizzati i documenti di spesa gestiti nel progetto, si possono eliminare e modificare solo i documenti di spesa con stato dichiarabile. Nota. Se si sceglie di visualizzare i documenti di spesa comuni ad altri progetti (opzione tutti ), si possono eliminare e modificare solo i documenti di spesa con stato dichiarabile su tutti i progetti collegati, ovvero se c è, per un documento di spesa, anche un solo progetto con stato diverso da dichiarabile allora il documento non è modificabile o eliminabile. Il beneficiario di tipo capofila può ricercare i documenti di spesa dei partner del progetto (quando è previsto dalla configurazione del bando) ma non li può gestire. 4.1.2. Modifica/Duplica/Elimina un documento di spesa Per ciascun documento presente nell elenco dei documenti caricati a sistema, sono previsti i comandi di modifica, duplica ed elimina. Tali comandi sono espressi mediante icone poste sul lato sinistro dell elenco e riportati per ciascun documento. Modifica Duplica Elimina Il comando modifica permette di accedere ai dati relativi al documento selezionato e di apportare le opportune necessarie modifiche ai dati inseriti. Non è in ogni caso possibile modificare la tipologia di documento, ma per tale necessità sarà quindi necessario eliminare e reinserire il documento secondo la corretta tipologia. Nota: non si può modificare un documento di spesa se è in stato diverso da dichiarabile In questo caso la pagina mostra un messaggio di errore. Il comando Duplica permette la duplicazione di tutti dati del documento di spesa per poter aggiungere un nuovo documento a partire da dati analoghi ad un documento già esistente. Per ragioni di unicità dei documenti, fanno eccezione i campi data e numero che dovranno di volta in volta essere inputati. Va evidenziato che il comando duplica permette la copia dei soli dati relativi al documento e non alle voci di spesa associate e quindi ai pagamenti che invece devono essere gestiti per ciascun documento. Attenzione. Non si può duplicare un documento di spesa se è di tipo Nota di credito. In tal caso non viene presentato il comando ( ). Gestionale Finanziamenti v.7 2012 10
Con Elimina è possibile cancellare dalla base dati il documento di spesa e tutte le voci di spesa e i pagamenti ad esso associati. Il sistema prima di eseguire il comando richiede ulteriore conferma, dopodiché non sarà più possibile il ripristino dei dati. Attenzione. Non si può eliminare un documento di spesa se lo stato è diverso da dichiarabile; è associato a uno o più pagamenti; è una fattura ed è riferito a un altro documento di spesa (nota credito). In questi casi non viene presentato il comando ( ). Nota: Se il documento di spesa è associato solo al progetto in oggetto, la cancellazione del documento di spesa è completa; Se il documento di spesa è associato anche ad altri progetti, il documento è disassociato dal progetto in oggetto e sono cancellate le associazioni del documento con le voci di spesa. Gestionale Finanziamenti v.7 2012 11
4.1.3. Nuovo documento di spesa L inserimento di un nuovo documento di spesa può essere considerato come il primo step da compiersi ai fini della rendicontazione. I successivi sono: la ripartizione sulle voci di spesa e la gestione dei pagamenti. Per aggiungere un nuovo documento di spesa dunque: 1. Nella pagina di gestione dei documenti di spesa cliccare su pulsante Nuovo documento; 2. Dopo il caricamento della pagina, selezionare la tipologia di documento di spesa che si intende caricare; 3. Compilare i relativi campi richiesti (quelli contrassegnati da asterisco sono obbligatori); 4. Dopo il salvataggio, è possibile precedere con gli step successivi (Associazione Voci di spesa e Quietanze di pagamento oppure il lavoro può essere interrotto e ripreso in un secondo tempo. È possibile creare diversi tipi di documento e per ciascuno di essi vengono proposti i relativi campi da compilare (se obbligatori vengono contrassegnati con un asterisco) in funzione della tipologia di documento scelto, come illustrato nella tabella: Tipologia documento selezionata Nota spese Atto costituzione fondo Autodichiarazione compenso soci Contributo forfettario in conto esercizio Fattura Fattura fideiussoria Fattura leasing Ricevuta di locazione Quota di ammortamento Spese generali Campi Numero Data Descrizione (max 200 caratteri) Task / Task esistente (ove previsto) Tipo fornitore Fornitore Destinazione trasferta Attività Durata Imponibile Importo Iva Gestionale Finanziamenti v.7 2012 12
Importo Iva a costo Totale documento Rendicontabile Numero Data Descrizione (max 200 caratteri) Task / Task esistente (ove previsto) Cedolino Cedolino Co.Co.Pro Spesa forfettaria Nota credito Tipo fornitore Fornitore Ore lavorate Costo orario Imponibile (+ritenuta acconto) Totale documento Rendicontabile Numero Data Descrizione (max 200 caratteri) Task / Task esistente (ove previsto) Tipo fornitore Fornitore Imponibile (+ritenuta acconto) Totale documento Rendicontabile Data Totale documento Numero Data Descrizione (max 200 caratteri) Task / Task esistente (ove previsto) Tipo fornitore Fornitore Imponibile Importo Iva Importo Iva a costo Totale documento Rendicontabile Dati di riferimento alla fattura a cui è associata Tabella 1 Note Per quanto concerne i fornitori, è possibile gestirli mediante la funzionalità Gestione fornitori raggiungibile dal menu di sinistra oppure è possibile definire un nuovo fornitore contestualmente alla determinazione di un documento di spesa mediante il comando Nuovo fornitore. In tal caso sarà proposta un opportuna dialog box che consente di attribuire i dati relativi al nuovo fornitore. Il fornitore così aggiunto sarà poi gestibile (modifica /eliminazione) mediante la già citata funzionalità di Gestione fornitori. Gestionale Finanziamenti v.7 2012 13
Campi comuni Numero Può essere alfanumerico e rappresenta il codice/numero attribuito/attribuibile al documento. Data È la data di emissione del documento (e non di inserimento a sistema). Descrizione È una descrizione breve del documento. Può essere di massimo 200 caratteri alfanumerici. Task/Task esistente Ove previsto è un valore attribuibile al documento per agevolarne la ricerca in un secondo momento. È possibile assegnare arbitrariamente un valore o selezionarlo da un elenco di valori già caricati da altri operatori (per lo stesso progetto). Fornitori - Codice fiscale o Partita Iva Il campo Fornitore viene valorizzato dopo la scelta della tipologia fornitore e in base alla tipologia selezionata contiene: Persona fisica cognome e nome - codice fiscale; Persona Giuridica denominazione - partita iva. Nota: se la tipologia del documento di spesa è cedolino, "autodichiarazione compenso soci" oppure nota spese, l unico tipo di fornitore disponibile è Persona Fisica ed inoltre nell elenco presenterà solo i fornitori a cui è stata attribuita una qualifica. Per gli altri tipi di documento di spesa saranno disponibili solo i fornitori senza qualifica. Imponibile È il valore imponibile del documento di spesa, ovvero il valore sul quale si applica un'aliquota per calcolare l'imposta. Importo iva È l importo relativo all iva applicata all imponibile. Importo iva a costo È la quota parte di iva attribuibile come costo sul progetto. Totale documento La somma di imponibile più l'imposta dà il totale del documento. Il campo è determinato automaticamente e definito mediante l imponibile Rendicontabile È l importo rendicontabile del documento per il progetto corrente. L'importo rendicontabile non può essere superiore alla somma tra l'imponibile e l'iva a costo. Nota: anche per i documenti di spesa di tipo cedolino non è possibile inserire a sistema un importo rendicontabile maggiore della somma tra l'imponibile e l'iva a costo. 4.1.4. Associare un documento al progetto Quando il beneficiario ha in carico la gestione della rendicontazione di più progetti, impostando i filtri per una ricerca sui documenti di spesa e scegliendo tutti i progetti, nell elenco dei risultati, accanto al numero del progetto dei documenti definiti per progetti diversi da quello per il quale si sta già operando, comparirà il comando associa (con icona verde). Con tale comando è possibile associare un documento al progetto su cui si opera per poter attribuire in rendicontazione la relativa quota parte (es. una fattura unica può essere attribuita a più progetti per le relative quote). Gestionale Finanziamenti v.7 2012 14
Attenzione. Si può associare un documento di spesa solo se È nello stato dichiarabile; È nello stato in validazione (solo per progetti in cui sono rendicontabili documenti non totalmente quietanzati). Ove non è possibile non viene presentato il comando associa (icona verde). 4.2. Le Voci di spesa Ai fini della rendicontazione di un documento di spesa, è necessario associare ad esso le relative voci di spesa previste dal piano economico. Per compire tale azione, dopo aver salvato il documento, sarà possibile accedere alla sezione Voci di spesa (di seguito e in alcune sezioni dell applicativo denominate VdS) mediante il link sulla barra di seguito rappresentata: 4.2.1. Voci di spesa associate al documento Se sono presenti voci di spesa associate al documento, l elenco compare all attivazione della gestione delle VdS. In questa sezione vengono presentati: a. I dati di riepilogo: o Rendicontabile (A) o Totale rendicontato (B) o Residuo rendicontabile (A-B) b. Elenco delle voci di spesa già associate (se presenti, altrimenti indicazione che non ci sono VdS associate) o Descrizione/denominazione delle voci di spesa associate al documento; o Ammesso, ovvero la quota totale ammessa per il progetto per la VdS; Gestionale Finanziamenti v.7 2012 15
o o o o Residuo ammesso, ovvero quanto rispetto all Ammesso è ancora rendicontabile a livello di progetto; Costo orario, se previsto per la VdS; Ore lavorate, se previste per la VdS; Rendicontato, ovvero l importo rendicontato per la singola VdS. Nota: se per il documento non è ancora stato specificato un importo rendicontabile, oppure se per gli importi delle associazioni si è già coperto completamente l importo rendicontabile, il residuo è ovviamente uguale a zero; questo implica che non è possibile aggiungere una nuova associazione a VdS per il documento nel progetto. In questo caso compare un messaggio di errore. Da questa sezione è possibile: associare una nuova una nuova VdS al documento di spesa (pulsante inserisci); modificare un associazione del documento di spesa alla VdS ( ); eliminare un associazione tra il documento di spesa e la VdS ( ). Associa una nuova voce di spesa al documento Per associare una nuova voce di spesa al documento di spesa cliccare sul pulsante inserisci. Compare la finestra Voci di spesa inserimento, su cui vengono presentati i campi richiesti ai fini del nuovo inserimento: Macro VdS Micro VdS Ammesso Quota parte Residuo ammesso Se il documento di spesa selezionato è di tipo cedolino o "autodichiarazione compenso soci" compare nella schermata l indicazione del costo orario e il campo ore lavorate. Inserire l importo dell associazione fra il documento di spesa corrente e la voce di spesa (nel caso del cedolino e dell'autodichiarazione compenso soci, inserendo le ore lavorate l importo è calcolato in automatico dal sistema oppure se è inserito l importo sono calcolate in automatico le ore lavorate). Al termine si visualizza l elenco voci di spesa associate aggiornato con la nuova voce di spesa inserita. Gestionale Finanziamenti v.7 2012 16
Attenzione: L importo inserito non deve superare l importo residuo rendicontabile per il documento di spesa. In questi casi la schermata mostra un messaggio di errore. Quando è definito il conto economico di un progetto, a ogni voce di spesa è associato un importo ammesso a finanziamento. Se per una voce di spesa sono presenti sotto voci di spesa, è associato un importo ammesso a finanziamento a ogni sotto voce della voce di spesa in oggetto. L importo residuo ammesso su una voce di spesa è la differenza fra l importo ammesso a finanziamento sulla voce di spesa (a livello di conto economico del progetto corrente) e la somma di tutti gli (eventuali) importi già associati alla voce di spesa. a partire dagli altri documenti di spesa relativi al progetto. Se per la voce di spesa non è ancora stato associato alcun importo, il residuo ammesso sarà ovviamente uguale all intero importo ammesso. Nota: Se l importo della nuova associazione più la somma degli importi già associati alla voce di spesa è maggiore o uguale al relativo importo ammesso, è comunque possibile aggiungere la nuova associazione alla voce di spesa nel progetto corrente. Modifica un associazione del documento alla voce di spesa Sull elenco delle VdS, per ciascuna voce di spesa è previsto il comando per accedere alla modifica della singola VdS. Nel caso del cedolino e dell'autodichiarazione compenso soci, inserendo le ore lavorate l importo è calcolato in automatico dal sistema oppure inserendo l importo sono calcolate in automatico le ore lavorate. Compare l elenco voci di spesa associate con la voce di spesa aggiornata con i nuovi dati. Attenzione: l importo inserito non deve superare l importo residuo rendicontabile per il documento di spesa; se alla voce di spesa sono stati già associate delle quietanze il campo importo non può essere modificato inserendo un valore inferiore alla somma dei pagamenti già associati alla voce di spesa per il progetto. Nota Se l importo della nuova associazione più la somma degli importi già associati alla voce di spesa è maggiore o uguale al relativo importo ammesso, è comunque possibile aggiungere la nuova associazione alla voce di spesa nel progetto corrente. Elimina un associazione alla voce di spesa Sull elenco delle VdS, per ciascuna voce di spesa è previsto il comando per eliminare la singola VdS. Attenzione: non si può eliminare un associazione alla voce di spesa se esistono quietanze per la stessa voce di spesa. Gestionale Finanziamenti v.7 2012 17
4.3. Le Quietanze di pagamento Come ultimo step del caricamento a sistema della rendicontazione di un documento di spesa è necessario indicare le quietanze di pagamento per il documento. Il link alla sezione relativa alle quietanze viene attivato a fronte dell inserimento e salvataggio di un documento di spesa. La sezione presenta: indicazione della modalità di pagamento; data effettivo pagamento oppure data valuta; stato di validazione della quietanza: Gestionale Finanziamenti v.7 2012 18
o inserito o validato o dichiarato o non validato o respinto o sospeso o parzialmente validato; importo totale pagamento per il documento di spesa; Per documenti di tipo nota credito non è prevista la gestione dei pagamenti. Se è prevista l associazione obbligatoria tra pagamenti e voci di spesa, e non sono state associate voci di spesa al documento selezionato, prima di procedere con l'inserimento dei pagamenti, viene esposto un messaggio che evidenzia che è necessario procedere prima all associazione delle VdS. Se per il progetto è prevista la ripartizione obbligatoria degli importi pagati sulle VdS, quando si inserisce/modifica una nuova quietanza viene proposto il prospetto delle voci di spesa ed il comando per la ripartizione (ripartisci) delle quote sulle singole voci. In questo caso è possibile compiere automaticamente la ripartizione dell importo pagato sulle voci di spesa associate. La ripartizione proposta può essere variata prima di effettuare il salvataggio del pagamento o accedendo in un secondo tempo in modifica. Sarà sufficiente cliccare sull importo per attivarne la modifica. Per accedere a dati di dettaglio sulla singola quietanza di pagamento è sufficiente cliccare sulla voce relativa alla modalità di pagamento. Nota: è possibile gestire (eliminare e modificare) solo quietanze con stato di validazione inserito e respinto. Se il documento di spesa è di tipo spesa forfettaria la modalità di pagamento è automaticamente impostata, su varie e non è modificabile. Se il documento di spesa è di tipo cedolino e l Importo Totale Documento è maggiore dell importo netto del cedolino è comunque necessario inserire un importo imponibile uguale all Importo Totale Documento; le quietanze a copertura della differenza tra l Importo Totale Documento e il netto del documento possono essere inseriti con modalità di pagamento versamento costi personale (per la quale è richiesto l inserimento della stessa data attribuita al pagamento precedentemente caricato). Voci di spesa: Se è prevista la ripartizione del pagamento sulle voci di spesa, cliccare su ripartisci che distribuisce l importo sulle voci di spesa, i valori proposti si possono modificare. Attenzione: la data inserita non può essere posteriore alla data odierna o anteriore alla data di presentazione della domanda, può invece essere anteriore alla data del documento di spesa. Inoltre l importo delle quietanze non può essere maggiore dell importo totale del documento. Nel caso di quietanza ripartita sulle voci di spesa: la somma delle quietanze di una VdS non può essere maggiore dell importo rendicontato relativo alla VdS in esame; la somma delle quietanze inserite per le VdS non può essere maggiore dell importo totale della quietanza. Nota: la stessa quietanza può essere associata a più documenti di spesa; si inserisce la quietanza sui diversi documenti di spesa, ciascuno per l importo relativo. 4.3.1. Modifica di una quietanza del documento Il comando di modifica per ciascuna quietanza di pagamento è espresso mediante un icona riportata in corrispondenza di ciascuna riga relativa alla quietanza. Attenzione: non è possibile modificare una quietanza se è in stato di validazione diverso da inserito o respinto. Gestionale Finanziamenti v.7 2012 19
Compare la pagina Modifica pagamento del documento di spesa e, se è prevista l associazione tra pagamenti e voci di spesa, la sezione voci di spesa associate. La data inserita non può essere posteriore alla data del sistema (odierna) o anteriore alla data di presentazione della domanda, può invece essere anteriore alla data del documento di spesa; L importo dei pagamenti non può essere maggiore dell importo totale del documento. Nel caso di pagamento ripartito sulle voci di spesa: la somma dei pagamenti di una voce di spesa non può essere maggiore dell importo rendicontato relativo alla voce di spesa in esame (colonna rendicontato ); la somma dei pagamenti inseriti per le voci di spesa non può essere maggiore dell importo totale del pagamento. 4.3.2. Elimina una quietanza Il comando di eliminazione per ciascuna quietanza di pagamento è espresso mediante un icona riportata in corrispondenza di ciascuna riga relativa alla quietanza. Attenzione, non si può eliminare un pagamento se è in stato di validazione diverso da inserito o respinto oppure se è associato anche a un documento spesa diverso da quello selezionato. Gestionale Finanziamenti v.7 2012 20
4.4. La Gestione Fornitori del Beneficiario L attività di gestione dei fornitori avviene all esterno del progetto. Ogni beneficiario gestisce l anagrafica dei propri fornitori. I soggetti dell anagrafica fornitori di tipo persona fisica possono avere una qualifica (professore, borsista, tesista, etc.). Ciascuna persona con una qualifica ha un monte ore e un costo aziendale lordo. Rapportando il monte ore al costo aziendale lordo si ottiene il costo orario. Si accede alla funzionalità in oggetto cliccando su Gestione fornitori, dal menù laterale sinistro disponibile nella sezione Dichiarazione di spesa. La pagina Gestione fornitori permette di: avviare una ricerca tra i fornitori caricati a sistema; inserire/modificare/cancellare un fornitore. I fornitori già caricati a sistema vengono visualizzati mediante un elenco in forma tabellare. Gestionale Finanziamenti v.7 2012 21
4.4.1. Ricerca ed elenco dei fornitori Ai fini della ricerca si possono inserire uno o più valori per filtrare i risultati. In particolare: Tipo fornitore, menu a tendina che contiene i valori o o persona fisica persona giuridica. I campi successivi sono visualizzati o meno a seconda del tipo di fornitore selezionato: Tipo fornitore selezionato Campi visualizzati Qualifica Persona fisica Codice fiscale fornitore Cognome fornitore Nome fornitore Codice fiscale fornitore Persona giuridica Denominazione fornitore Partita IVA fornitore Qualifica, menu a tendina che contiene tutte le qualifiche disponibili (associate al tipo fornitore : persona fisica). Una volta scelto il fornitore sono disponibili le funzionalità che consentono di modificare o cancellare un fornitore. Gestionale Finanziamenti v.7 2012 22
4.4.2. Aggiungi un nuovo fornitore L aggiunta di un fornitore, mediante il comando nuovo fornitore, può avvenire nella sezione Gestione fornitori oppure in maniera contestuale all inserimento di un nuovo documento di spesa. In quest ultimo caso, infatti, oltre a poter consultare l elenco dei fornitori associabili al documento è possibile anche gestire l inserimento (e solo l inserimento) di un nuovo fornitore. La registrazione di Nuovo fornitore può essere condotta sia per Persone Fisiche che per Persone Giuridiche. In funzione del tipo di fornitore il sistema mostra campi differenti per la compilazione dei dati, come illustrato nella tabella seguente: Tipologia fornitore selezionata Persona fisica Persona giuridica Codice fiscale fornitore Cognome fornitore Nome fornitore Qualifica fornitore Codice fiscale fornitore Denominazione fornitore Partita IVA fornitore Tabella 2 Campi visualizzati A fronte dell inserimento di un fornitore di tipo Persona fisica è possibile gestirne le qualifiche. La funzionalità di gestione delle qualifiche è resa disponibile mediante il comando posto su ciascuna riga della tabella fornitori. Attenzione: i fornitori con qualifica saranno selezionabili solo per i documenti di spesa di tipo cedolino, "autodichiarazione compenso soci" oppure nota spese ; quelli senza qualifica per gli altri tipi di documento di spesa. A seconda del bando in cui si sta operando vengono visualizzati campi specifici per definire i dati di dettaglio del fornitore. Gestionale Finanziamenti v.7 2012 23
4.4.3. Modifica i dati di un fornitore La modifica dei dati relativi ad un fornitore già caricato a sistema è possibile mediante il comando posto su ciascuna riga dell elenco dei fornitori. Attenzione. Se un fornitore è presente in uno o più documenti di spesa, nel momento in cui si modifica il fornitore nei documenti precedenti alla modifica il fornitore appare con la dicitura invalidato e i dati precedenti; nell elenco dei fornitori disponibili ci sarà il fornitore con i dati aggiornati. 4.4.4. Elimina i dati di un fornitore L eliminazione dei dati di un fornitore già caricato a sistema è possibile mediante il comando posto su ciascuna riga dell elenco dei fornitori Attenzione. Non si può eliminare un fornitore se è usato in uno o più documenti di spesa. In questi casi la pagina mostra un messaggio di errore. 4.5. Il Conto Economico In qualsiasi momento della rendicontazione (dichiarazione di spesa) è possibile visualizzare il conto economico del progetto su cui si sta operando mediante il link posto nel menu di sinistra. Il conto economico esposto in forma tabellare contiene le seguenti informazioni: a. nella riga conto economico, l importo totale, ovvero la somma degli importi delle singole voci del conto e le percentuali calcolate sui totali; b. nelle righe successive il dettaglio delle voci di spesa. Gestionale Finanziamenti v.7 2012 24
Sia per ogni voce di spesa del conto economico, sia per il totale che appare nella riga conto economico, la tabella presenta i seguenti valori: spesa ammessa è l importo ammesso a finanziamento; spesa rendicontata è l importo totale al momento rendicontato per il progetto corrente; spesa quietanzata è l importo totale al momento quietanzato (ovvero l importo dei pagamenti associati) per il progetto corrente; quietanza/ammessa è il rapporto fra l importo al momento quietanzato e l importo ammesso a finanziamento; spesa validata è l importo totale al momento validato dall istruttore per il progetto corrente; validata/ammessa è il rapporto fra l importo al momento validato dall istruttore e l importo ammesso a finanziamento per il progetto corrente. Se per una voce di spesa sono presenti sotto voci di spesa, è associato un importo ammesso a finanziamento a ogni sotto voce di spesa della voce in oggetto. 4.6. L Invio della Dichiarazione di spesa L invio della dichiarazione della spesa è l atto di chiusura che avviene periodicamente al termine dell attività di rendicontazione. L ultima dichiarazione, a conclusione del progetto, viene definita come dichiarazione finale, mentre le precedenti sono intese come dichiarazioni intermedie. DICHIARAZIONE DI SPESA INTERMEDIA Con la dichiarazione della spesa intermedia il beneficiario termina la rendicontazione relativa a un determinato periodo di riferimento. La dichiarazione di spesa intermedia consiste nell invio, da parte del beneficiario, a scadenze dettate dal bando o liberamente (se il bando non prevede scadenze) di un modello precompilato dal sistema e stampabile, con il riepilogo delle spese (documenti e pagamenti) inserite dal beneficiario dall'origine del progetto fino alla data dell'operazione non ancora dichiarate e che superano la verifica da parte del sistema. Nota: il sistema, se il bando prevede periodi di rendicontazione, mostra a ogni scadenza un messaggio. Il beneficiario può fare dichiarazioni di spesa in ogni momento, anche fuori dai periodi. Gestionale Finanziamenti v.7 2012 25
DICHIARAZIONE DI SPESA FINALE Con la dichiarazione di spesa finale il beneficiario chiude la rendicontazione (cap. 4.6.3). Con la chiusura della rendicontazione l'attività di dichiarazione di spesa non sarà più disponibile. Al contrario della dichiarazione intermedia, non è previsto l'invio di un modello precompilato, il riepilogo delle spese (documenti e pagamenti) contenute nella dichiarazione di spesa finale sarà contenuto nel modello prodotto nell'attività di "comunicazione di fine progetto" (cap. 15). Prima dell invio è possibile procedere alla verifica della dichiarazione di spesa. Il sistema in maniera automatica processerà i dati e ne verificherà la coerenza in forma esclusivamente propedeutica ad un corretto invio. In una seconda fase, dopo l invio, sarà poi compito dell Istruttore dell autorità competente verificare e validare i dati ricevuti dandone evidenza al beneficiario mediante notifiche che saranno visibili nell elenco attività da svolgere. VERIFICA DELLA DICHIARAZIONE SPESA Per verificare la dichiarazione di spesa, sia essa intermedia che finale è necessario indicare la data termine dei documenti da associare alla dichiarazione. Il sistema propone la data del giorno corrente nel campo documenti rendicontabili fino al, modificabile solo se si sceglie di definire una dichiarazione di spesa intermedia. Note: nella verifica della dichiarazione saranno esaminate tutte le spese dall'origine del progetto fino alla data indicata non ancora dichiarate; l appartenenza della spesa al periodo indicato sarà verificata in funzione della data di emissione del documento di spesa. La pagina contiene l elenco dei documenti: i documenti che hanno superato la verifica (con il campo motivazione vuoto) i documenti che non hanno superato la verifica con la relativa motivazione. Per i bandi che prevedono la gestione del campo Task nella tabella dei risultati della ricerca un ulteriore colonna task che contiene l eventuale valore del task dei documenti di spesa. Attenzione: solo i documenti che superano la verifica saranno inclusi nell invio della dichiarazione di spesa. Se nessun documento supera la verifica, oppure non c'è nessun documento disponibile nel periodo selezionato, allora, se si tratta di una dichiarazione intermedia, non è possibile procedere con la creazione della dichiarazione, mentre se si tratta di una dichiarazione finale è comunque possibile procedere con la chiusura della rendicontazione. I motivi per cui un documento non supera la verifica dipendono dal tipo di bando. Se il bando lo prevede, il sistema segnala se ci sono: documenti di spesa non completamente quietanzati; documenti di spesa con un rendicontabile non completamente associato alle voci di spesa; spese forfettarie che superano la misura forfettaria stabilita; cedolini per i quali il numero totale delle ore lavorate superi il monte ore orario del fornitore. Correzione degli errori Dalla pagina di verifica della dichiarazione è possibile andare a correggere gli eventuali errori selezionando il documento da modificare e cliccando su modifica documento di spesa. Si accede quindi alla sezione relativa ai documenti di spesa dove sarà possibile apportare le necessarie rettifiche. Attenzione: se uno stesso documento contiene più errori, si visualizza solo il primo degli errori trovati per il documento; pertanto dopo avere apportato eventuali correzioni si consiglia di ripetere la verifica. Scelta del rappresentante legale Indicare un rappresentante legale è obbligatorio. Verrà riportato nel modello della dichiarazione di spesa. Gestionale Finanziamenti v.7 2012 26
Se è presente un solo rappresentante legale, compare in automatico nel campo rappresentante legale, mentre se il beneficiario ha più di un rappresentante legale, è necessario selezionarne uno tra quelli proposti. Indicazione del file della relazione tecnica Per alcuni bandi è possibile allegare una relazione tecnica. Se si tratta di una dichiarazione di spesa intermedia il campo è facoltativo, mentre se si tratta di una dichiarazione di spesa finale è obbligatorio. Nota: il file può essere in formato.pdf,.doc oppure.zip e di dimensioni inferiori a 4 Mb. Altri formati o dimensioni superiori non saranno accettate. 4.6.1. Anteprima della dichiarazione di spesa intermedia È possibile visualizzare l anteprima della dichiarazione di spesa prima di procedere all invio. È sufficiente selezionare il tipo dichiarazione intermedia e cliccare sul pulsante anteprima dichiarazione per visualizzare la dichiarazione di spesa in formato.pdf con la dicitura bozza. Attenzione. Le dichiarazioni di spesa dovranno essere inviate anche in formato cartaceo con apposizione della firma da parte del legale rappresentante. Non saranno ammissibili dichiarazioni con dicitura bozza. Gestionale Finanziamenti v.7 2012 27
4.6.2. Invio della dichiarazione di spesa intermedia Per procedere con l invio della dichiarazione di spesa bisogna innanzitutto selezionare il tipo dichiarazione "intermedia". Cliccando poi su crea dichiarazione il sistema produrrà il documento che sarà necessario stampare, firmare ed inviare con il resto della documentazione. Attenzione: per stampare la documentazione è necessario che il blocco dei pop-up non sia attivo poiché viene presentata la finestra che permette di salvare e/o di visualizzare il modello di dichiarazione di spesa in formato.pdf. Quando si clicca su scarica dichiarazione ricompare la finestra che permette di salvare e/o di visualizzare il modello di dichiarazione di spesa in formato.pdf Note: l invio della dichiarazione di spesa attiva l attività di validazione dell istruttore; è possibile inviare una dichiarazione di spesa senza attendere che la precedente sia stata validata dall istruttore. 4.6.3. Chiusura della rendicontazione Per chiudere la rendicontazione della spesa si procede scegliendo l invio della dichiarazione di spesa finale. Si procede con l operazione di verifica dichiarazione di spesa e poi con chiudi rendicontazione. Insieme ad eventuali altre indicazioni relative alla comunicazione di fine progetto, verrà mostrato il messaggio: "La dichiarazione di spesa è stata conclusa con successo". Per la dichiarazione di spesa finale non è previsto il modello in formato.pdf, gli eventuali documenti inclusi nella dichiarazione di spesa saranno contenuti nel modello comunicazione di fine progetto che può essere visualizzato, salvato e stampato quando si invia la comunicazione di fine progetto. Gestionale Finanziamenti v.7 2012 28
5. L Attività: Proposta di rimodulazione del conto economico L attività, ove previsto, permette al Beneficiario di inoltrare all ente competente una proposta per rimodulare il conto economico che dovrà essere vagliata ed eventualmente approvata dall Istruttore dell ente. Costui ha la possibilità di applicare modifiche o approvare, anche solo parzialmente, la rimodulazione proposta. A seguito della verifica e valutazione da parte dell istruttore (fase istruttoria), il Beneficiario ne riceve notizia mediante notifica che sarà evidenziata nella lista delle attività da svolgere: Notifica rimodulazione del conto economico per il progetto. L interfaccia relativa al conto economico presenta, nella sezione centrale, i dettagli in forma tabellare del conto economico associati al progetto. Gestionale Finanziamenti v.7 2012 29
Nella tabella sono elencate: nella riga conto economico, l importo totale, ovvero la somma degli importi delle singole voci del conto e le percentuali calcolate sui totali; nelle righe successive il dettaglio delle voci di spesa. Se per una voce di spesa sono presenti sotto voci di spesa, è associato un importo ammesso a finanziamento a ogni sotto voce di spesa della voce in oggetto. Sia per ogni voce di spesa del conto economico, sia per il totale che appare nella riga conto economico, la tabella può presentare i seguenti valori (in funzione della fase in cui si trova la rimodulazione): richiesto in domanda rappresenta l importo richiesto a finanziamento dal richiedente durante e alla fine della fase di presentazione della domanda; richiesto ultima proposta oppure richiesto ultima proposta per ribasso d'asta è l eventuale ultimo importo richiesto a finanziamento dal beneficiario/intermediario in fase di gestione operativa, coincide con l importo richiesto in domanda nel caso in cui non siano ancora state inviate proposte di rimodulazione da parte del beneficiario/intermediario in fase di gestione operativa; spesa ammessa in istruttoria rappresenta l eventuale costo ammesso a finanziamento dall istruttore durante e alla fine della fase di istruttoria; ultima spesa ammessa rappresenta l eventuale ultimo costo ammesso a finanziamento dall istruttore in fase di gestione operativa, coincide con l importo spesa ammessa in determina nel caso in cui non siano ancora state effettuate rimodulazioni da parte dell istruttore in gestione operativa; spesa rendicontata rappresenta l importo totale al momento rendicontato per il progetto corrente; spesa quietanzata rappresenta l importo totale al momento quietanzato (ovvero l importo dei pagamenti associati) per il progetto corrente; spesa validata rappresenta l importo totale al momento validato dall istruttore per il progetto corrente; quietanza/ammessa è il rapporto fra l importo al momento quietanzato e l importo ammesso a finanziamento; validata/ammessa è il rapporto fra l importo al momento validato dall istruttore e l importo ammesso a finanziamento per il progetto corrente. Avviando una nuova proposta di rimodulazione, viene visualizzata la colonna Richiesto nuova proposta i cui campi sono editabili. Per comodità di compilazione, vengono precompilati gli importi con i valori presenti nella colonna Ultima spesa ammessa : inserire gli importi che si desidera modificare nella cella corrispondente a una o più voci di spesa. Note È possibile: copiare i dati delle colonne Richiesto in domanda e Spesa ammessa in istruttoria nella colonna Richiesta nuova proposta cliccando su ribalta dati nella colonna corrispondente ai dati che si vogliono ribaltare; applicare una variazione percentuale a tutti gli importi inserendo una percentuale nella prima cella e cliccando su applica percentuale; visualizzare la percentuale di variazione cliccando su calcola percentuale; Indicare se la rimodulazione è per ribasso d'asta. In tal caso il totale della spesa richiesta per ribasso d'asta deve essere minore del totale dell'ultima spesa ammessa. Se si sceglie di inserire percentuale, questa deve essere negativa. Elenco possibili messaggi che avvisano se: a. uno o più importi relativi a una o più voci di spesa inseriti: Gestionale Finanziamenti v.7 2012 30