GUIDA AL BILANCIO Sommario Premessa...2 Elementi fondamentali...2 Parametri azienda...3 Schema di Riclassificazione...4 Piano dei Conti...7 Periodi...9 Gestione Chiusura Bilanci...13 Società con contabilità esterna...13 Generazione Fascicolo...14 RICLASSIFICAZIONE...14 Associazione conto-schema...14 Problemi di squadratura...18 NOTA INTEGRATIVA...22 Gestione Documenti...28 FASCICOLO...29 XBRL...29 Guida Bilancio.doc Pagina 1 di 30
Premessa La presente Guida è rivolta a tutti gli utenti che si apprestano ad adempiere all obbligo del deposito di Bilancio delle Società di Capitali in CCIAA e pertanto, trascorso un anno dall ultimo utilizzo hanno bisogno di rivedere i passi principali del programma. La linea Bilancio è in grado, e ci tengo a sottolinearlo, di fornire ulteriori strumenti utili al consulente, che possono essere utilizzati nel corso dell esercizio, ma che riguardano un utilizzo avanzato della procedura. Alcuni argomenti sono stati quindi tralasciati volutamente in quanto la Guida deve essere snella e di veloce consultazione. Spero di riuscire nell intento e di aggiornare il documento via via negli anni. Elementi fondamentali Per una Gestione semplice del modulo bilancio ebridge è necessario che siano presenti e/o compilati correttamente i seguenti elementi: - Parametri aziendali - Schema di riclassificazione - Piano dei conti - Periodo/i di elaborazione Vediamoli nel dettaglio partendo dalla creazione Azienda: Per creare una nuova azienda oggetto di elaborazione è necessario cliccare sul Menù Immissione Azienda e scegliere con F5 un anagrafica già presente in Anagrafica Unica, oppure inserire manualmente, nel relativo campo, la Partita Iva/Codice Fiscale della Società ed il programma effettuerà l inserimento della nuova anagrafica Guida Bilancio.doc Pagina 2 di 30
Ricordo che nell Anagrafica Unica esistono dei dati importanti per la compilazione del Fascicolo di Bilancio e se correttamente inseriti possono essere ripresi in automatico in particolare: - Il numero iscrizione Registro Imprese - Il numero di Iscrizione alla CCIAA /REA - Il valore del capitale sociale Parametri azienda Dall Anagrafica Unica si passa al completamento dei Parametri societari Guida Bilancio.doc Pagina 3 di 30
E consigliabile controllare e inserire tutti i dati correttamente (in realtà obbligatori sono la natura giuridica, il codice dello schema e la scelta se esiste un Intermediario per il deposito o meno) in tal modo la chiusura della pratica fascicolo sarà più veloce e la formazione del file Xbrl sarà corretto. Schema di Riclassificazione La scelta dello schema è fondamentale. Ricordo che gli schemi gestiti sono riferiti a Società di tipo Imprese con Principi contabili italiani. D.L. 127/91 Guida Bilancio.doc Pagina 4 di 30
La scelta si limita alle seguenti: - per le società di tipo Spa e Srl e con Pdc di tipo 9999 o 9995 schema numero 2 - per le società di tipo Spa e Srl e con Pdc Blindato 10000 schema numero 5 - Per le cooperative o Consorzi schema numero 4 - Per le società estere residenti schema numero 6 in lingua Inglese Nella sezione Altri dati è obbligatorio decidere se il Deposito viene effettuato dall Intermediario (Professionista o Agenzia) oppure direttamente da un Legale Rappresentante Societario Guida Bilancio.doc Pagina 5 di 30
Se la scelta è sull utilizzo dell intermediario è necessario selezionarlo dall apposita tabella Guida Bilancio.doc Pagina 6 di 30
Se risulta vuota è necessario l inserimento dei dati dell intermediario dall apposito menù: archivi/tabelle di base /Dati intermediario Piano dei Conti Al salvataggio, se l azienda non è presente nella Linea Contabilità Ordinaria (normalmente denominata ditta esterna), viene proposto il Form per la scelta del Piano dei Conti. Di default la scelta ricade sul piano Blindato (tipo A) ma si possono comunque scegliere anche altri piani dei conti (Tipo B) compatibilmente con lo schema, come detto in precedenza. Guida Bilancio.doc Pagina 7 di 30
Nella sezione Quote Capitale Sociale è possibile inserire il capitale scomposto tra numero di quote e valore unitario. (tale modalità non viene più utilizzata da quando non si presenta più l elenco soci con la pratica di bilancio) oppure direttamente il valore dell intero capitale sociale nel campo Valore La tabella di cui sopra verrà riportata in Nota Integrativa come tabella con codice 2000, pertanto la sua valorizzazione è importante. Guida Bilancio.doc Pagina 8 di 30
NB: La differenza di importo tra Capitale sociale e capitale versato è importante in quanto avrà un impatto sulla formazione del file Xbrl (interamente versato i.v. o meno) Periodi Ultimo elemento fondamentale, come detto all inizio, è il periodo di lavoro. Il modulo Bilanco ebridge lavora per periodi e tutto ciò che si effettua (Bilanci, Nota integrativa, fascicolo, simulazione imposte ecc.) viene memorizzato e bloccato all interno della cartella relativo al periodo. Il periodo di lavoro è visualizzato sulla barra di stato in basso al video Inoltre è possibile cambiare periodo di lavoro cliccando sul pulsante Cambia Periodo posto in alto sulla barra degli strumenti Per periodo si intende - intero esercizio contabile: solare (01/01/2011-31/12/2011) caso più frequente o a cavallo d anno - periodi intermedi di esercizio esempio 01/01/2011 30/06/2011 (vengono creati per simulazioni) il periodo di lavoro viene creato in automatico nel momento in cui si procede con la riclassificazione da contabilità Ordinaria Le modalità sono 2, in base alla scelta sottostante: Guida Bilancio.doc Pagina 9 di 30
Se si sceglie da piano dei conti i periodi creati saranno prelevati dall impostazione presente nei parametri azienda della contabilità e cmq sempre di 12 mesi Guida Bilancio.doc Pagina 10 di 30
Se si sceglie da Prima Nota è l utente che sceglie le date di riclassificazione ed anche inferiori ai 12 mesi, ma mai oltre: L archivio dei periodi è presente all interno del menù Archivi/tabelle azienda corrente/periodi. E possibile creare dei periodi manualmente inserendo un codice (alfa numerico di 4 caratteri) Guida Bilancio.doc Pagina 11 di 30
E poi compilando gli altri dati. NB: inserire dei periodi manualmente è necessario quando l azienda non è presente nel modulo contabile. Oppure nonostante l azienda sia presente si vogliono inserire gli importi di Bilancio manualmente, sia come bilancio di verifica che come Bilancio IV CEE. Nel caso in cui ci sono 2 periodi identici è l utente che decide qual è quello ufficiale con la Gestione Chiusura Bilancio all interno del menù Bilancio Guida Bilancio.doc Pagina 12 di 30
Gestione Chiusura Bilanci Nel Menù Bilancio è presente la Gestione Chiusura Bilanci. Tale gestione permette di scegliere i periodi da mettere a confronto e di chiuderli. In tal modo verranno proposti (nelle stampe, nella Nota Integrativa, Fascicolo) sempre insieme e non si possono modificare gli importi di Bilancio se prima non si procede con l apertura. Dall immagine su indicata si nota che per il 2011 sono presenti 2 periodi, ma si è scelto di chiudere, e quindi presumibilmente rendere ufficiale, il periodo 0003 comparato con il 0002. Si è constatato in questi anni che tale casistica è molto frequente fra gli utenti e di conseguenza si può comprende l utilità di tale gestione. Società con contabilità esterna Per gestire tale tipologia è possibile dopo aver selezionato il periodo - immettere il bilancio di verifica manualmente dal menù Bilancio/Bilancio di verifica - immettere gli importi direttamente nello schema dal menù Bilancio/Bilancio IV CEE Guida Bilancio.doc Pagina 13 di 30
Se si inseriscono gli importi nel bilancio di verifica è necessario successivamente effettuare la Riclassificazione dal menù Bilancio/Riclassificazione da Bilancio di Verifica Generazione Fascicolo Per predisporre il Fascicolo di Bilancio da depositare in CCIAA tramite invio telematico è necessario seguire i seguenti passaggi. Ricordiamo che l obiettivo è ottenere una cartella con all interno i file così predisposti: - XBRL (contiene lo Stato patrimoniale e il conto economico secondo la tassonomia in vigore) in Forma Abbreviata o Ordinaria - Nota Integrativa in PDF/A - Eventuale Relazione sulla Gestione in PDF/A - Eventuale Verbale sulla Gestione in PDF/A - Eventuale Relazione del Collegio Sindacale in PDF/A - Eventuale Procura in PDF/A RICLASSIFICAZIONE Se l azienda è presente nel modulo contabile si possono riprendere i saldi dal piano dei conti della contabilità ordinaria. Il principio di riclassificazione ebridge con gli schemi di riclassificazione a Voci, si basa sull abbinamento di ogni conto con lo schema IV CEE in vigore come indicato negli artt 2424 2425 C.c..(Schema Obbligatorio per tutte le Società) Associazione conto-schema L associazione conto schema si effettua all interno del Pdc Ipotizziamo di inserire un conto Nuovo Spese per servizi generali. Dopo aver definito che trattasi di Conto Economico; Analitico e Costo, si entra nella Bilancio per effettuare l aggancio allo schema. Guida Bilancio.doc Pagina 14 di 30
Cliccando con F4/F5 sul campo Codice della voce si apre il Form per la scelta della voce IV CEE di riferimento. Nel nostro caso verrà scelto B7a corrispondente al parametro identificativo 078. In realtà si poteva operare anche in modo diverso e cioè in fase di immissione del conto esiste un pulsante Copia da (F7) Guida Bilancio.doc Pagina 15 di 30
Come si può notare l utente può copiare tutti i riferimenti di un conto già esistente simile, sia dal modello blindato che all interno del pdc dell azienda stessa. In questo modo il programma eredita anche la voce IV CEE dal conto scelto per la copia Per essere sicuri che tutti i conti siamo stati associati allo Schema, oltre alla stampa del piano dei conti, esiste un lavoro di servizio che può aiutare l utente: associazione voce /schema presente nel menù di Archivi /azienda corrente /Associazione voci e conti Guida Bilancio.doc Pagina 16 di 30
Dall immagine si notano i conti non associati con icona gialla e basterebbe, anche con l aiuto del trascinamento trascinamento, posizionarli all interno dello schema. I campi Voce IV CEE e Controvoce IV CEE hanno il seguente significato: esempio il conto Banca selezionato, indicato con tipo A Conto Attivo, avrà una voce dello schema CIV1 (Attivo Circolante- Disponibilità Liquide) equivalente all elemento 003 e come controvoce la voce del passivo D4 (Debiti v/banche) equivalente all elemento 026. Quindi se il conto ha un saldo attivo l importo arriverà in CIV1 altrimenti in D4. Dopo aver effettuato e controllato l esattezza delle associazioni a tutti conti movimentati, basta entrare nel menù Bilancio/ riclassificazione da Contabilità Ordinaria. Guida Bilancio.doc Pagina 17 di 30
In tale fase, vengono comunque effettuati dei controlli sui conti e in particolare sulla presenza delle voci. Eventualmente l utente può correggere l anomalia, quelle identificate con l icona X rossa devono essere corrette per poter continuare Problemi di squadratura Se alla fine della riclassificazione si hanno dei messaggi di squadrature fare le seguenti verifiche: - Controllare che i conti di chiusura siano con saldo a zero. In particolare i conti di chiusura sono i primi 4 presenti nella sezione Fine Anno nei parametri azienda della contabilità Guida Bilancio.doc Pagina 18 di 30
- Controllare la presenza, nel bilancio di verifica di esercizio, del conto Imposte Anticipate. Per impostare correttamente tale conto di seguito è previsto apposito paragrafo IMPOSTE ANTICIPATE Uno dei motivi di squadratura in fase di riclassificazione, utilizzando lo schema 2 Nuovo Dir Soc 2004, è la presenza delle imposte anticipate nel bilancio di verifica (per il piano dei conti blindato e lo schema 5 il problema non si presenta). Il conto imposte anticipate, normalmente è impostato dagli utenti in questo modo: Guida Bilancio.doc Pagina 19 di 30
Ossia è un costo, agganciato al piano dei conti blindato 43.10.4 che a sua volta è un costo e punta al rigo del USC RF44. Contabilmente la scrittura per registrare le imposte anticipate è: Crediti per imp. Anticip. CII4ter------a ---------Imposte Anticipate E22c Pertanto il saldo è in Avere e l esposizione nello schema IV CEE dev essere insieme alle imposte correnti e differite ma in diminuzione. Così facendo in fase di riclassificazione si avrà una squadratura. Per eliminare la squadratura è necessario creare un altra voce in Archivi/tabelle di base/voci (impostata come ricavi) Guida Bilancio.doc Pagina 20 di 30
Agganciare tale nuova voce allo schema in archivi/tabelle di base/schema IV CEE numero 2 Fare attenzione ad utilizzare l operazione somma. Infine legare la voce nuova al conto 58.5.7 come controvoce Guida Bilancio.doc Pagina 21 di 30
NOTA INTEGRATIVA La composizione della Nota Integrativa, a differenza dello Schema, non ha una struttura obbligatoria e fissa, il Codice civile si limita, nell art. 2427 a indicare solo una serie di punti da completare liberamente con testi e tabelle. Nel successivo art 2435 bis definisce come dev essere rappresentata la Forma Ordinaria e la Forma Abbreviata. (Probabilmente nel futuro ci sarà una Tassonomia obbligatoria anche per la Nota Integrativa.) Gli utenti spesso incontrano difficoltà in tale elaborazione in realtà il programma è molto aperto e flessibile per ogni necessità, basta capire che è dotato di una serie di testi e tabelle standard gestibili e modificabili dall utente e non resta che metterli insieme in base ai punti previsti dal C.c e dalla Forma di esposizione (Ordinaria o Abbreviata). Gestione Testi di Base tramite il menù Archivi/tabelle di base/gestione testi di base, si possono visualizzare i testi, ed eventualmente modificarli e aggiungerli I testi si dividono tra Testi Fissi Nota Integrativa dove sono presenti la premessa e le conclusioni e Testi Nota integrativa dove sono presenti tutti gli altri che saranno abbinati successivamente ai vari punti previsti dal Codice civile (Criteri di valutazione; Immobilizzazioni materiali, Imm, ecc) E possibile anche inserire dei testi personalizzati liberamente, cliccando sul pulsante dx e poi scegliere Nuovo Guida Bilancio.doc Pagina 22 di 30
Tabelle Oltre ai testi, il programma è dotato di una serie di tabelle popolate automaticamente con gli importi provenienti dalla Riclassificazione. (Menù Nota Integrativa/Impostazione Tabelle) Si consiglia di non entrare in tale gestione e non modifcare le impostazioni Gestione Leasing Le tabelle del leasing così come voluto dal punto 22 dell art. 2427 del c.c, vengono predisposte in automatico se si utilizza l apposita Gestione Leasing prevista nel menù Il lavoro che rimane da fare non è altro che mettere insieme i vari elementi: Testi e tabelle e per farlo si possono seguire più modalità di composizione, in base alle esigenze Guida Bilancio.doc Pagina 23 di 30
Le modalità sono le seguenti: - Copiare la Nota Integrativa dell anno precedente. In tal modo verranno copiati i testi e le tabelle dell anno selezionato con gli importi della riclassificazione dell esercizio corrente. Quindi la strutture è la stessa, ma con importi nuovi. Ovvio che se si ha necessità di inserire punti, testi e tabelle che l anno precedente non erano previsti si può sempre fare. - Da modello predefinito. Tale composizione prevede la scelta di un modello, mi spiego meglio. Testi e tabelle sono già stati messi insieme ossia sono stati creati modelli preconfezionati standard completi (sia per l ordinaria che per l abbreviata). Per visualizzarli si può entrare nel menù Gestione modelli. E possibile anche creare dei modelli aggiuntivi personalizzati, partendo dallo standard. - Gestione automatica punti e tabelle. Il programma in automatico metterà insieme la premessa le tabelle e le conclusioni - Copia da altra azienda il programma chiederà da quale azienda copiare e per quale periodo - Immissione manuale. L utente in tal caso inserirà i punti le tabelle e i testi che ritiene opportuno manualmente Facciamo un esempio di Generazione automatica punti e tabelle Dopo aver scelto la modalità il programma chiede la Forma Guida Bilancio.doc Pagina 24 di 30
N.B.: alla Forma della Nota Integrativa sono legati i Punti e di conseguenza tutto il resto (testi e tabelle). Non bisogna stupirsi se con la Forma abbreviata non vengono fuori i movimenti delle Immobilizzazioni in quanto il punto 2 dell art. 2427 non è previsto per tale forma. I punti possono comunque essere gestiti dal menù Archivi /Tabelle di Base /punti, ma anche in questo caso si consiglia di non modificare le impostazioni predefinite, in quanto successivamente è possibile inserire liberamente tutto ciò che manca. Nel passo successivo, l utente effettua una serie di scelte Guida Bilancio.doc Pagina 25 di 30
E importante la terza opzione. Se l azienda è presente nel modulo dei Beni Strumentali della Linea Contabilità ed è stato effettuato il calcolo automatico degli ammortamenti del periodo, la Nota Integrativa è in grado di attingere tutti i movimenti nel dettaglio. Se non si desidera tale riporto è necessaria la scelta Non riportare tabelle beni strumentali Cliccando su Fine verrà esportata la Nota Integrativa con possibilità di integrarla e concluderla tramite un editor di testo Guida Bilancio.doc Pagina 26 di 30
Come si vede dall immagine di cui sopra, sulla parte dx è presente la struttura della Nota Integrativa (Indice documento) con possibilità di modificare, eliminare punti e tabelle inserire testi e tabelle, attingendo dagli appositi archivi. Nella parte centrale è visualizzata la Nota con possibilità di scrivere testi liberamente, cambiare il font, i colori, la dimensione dei caratteri e inserire tabelle proprio come Office Word, indicando il numero delle righe e delle colonne e popolandole manualmente. Una volta ultimata la composizione del documento è necessario Salvarla, con apposito pulsante Salva Nota Integrativa ed eventualmente, a discrezione, creare un modello predefinito (pulsante Salva come Modello) per far sì che la stessa Nota Integrativa sia disponibile per altre aziende. Guida Bilancio.doc Pagina 27 di 30
N.B: La scritta in grassetto in alto Nota Integrativa non può essere cancellata in quanto necessaria al programma per effettuare tutta una serie di azioni fondamentali, così come la struttura delle tabelle. Pertanto tutto il lavoro di precisione e di perfezionismo è rimandato alla formazione del fascicolo prima dell invio, oppure salvando la Nota Integrativa con nome e modificarla esternamente. Riteniamo comunque che tutto ciò che serve per comporre una Nota per il deposito in CCIAA, sia presente, tenendo anche conto che Infocamere consiglia di non appesantire il documento con immagini e metadati in quanto la conversione in PDF/A non li supporta e tenendo anche conto che presto si dovrebbe passare ad una file Xbrl con struttura standardizzata. Per stampare la Nota Integrativa è presente un apposito pulsante Versione Stampabile, ove è possibile salvare la Nota cliccando su File /salva con nome e poi lavorarla con altro editor presente nel PC esempio Office, Open Office ecc.ecc. Gestione Documenti La Gestione documenti presente nel menù Documenti serve per predisporre tutti i documenti del fascicolo. Quindi sono presenti dei modelli di - Verbale - Relazione sulla gestione - Relazione collegio sindacale - Procura - Ecc.ecc.. In tale gestione è possibile comporre i documenti, importarli dall esterno, esportarli all esterno, stamparli, convertirli in PDF/A Inoltre poter elaborare Nota Integrativa Bilancio + Nota Integrativa File Xbrl Libro inventario Rendoconto Finanziario Relazione sulla gestione in excel con indici e grafici La gestione documenti quindi rappresenta un area da utilizzare per parcheggiare i documenti e poterli ritrovare nell anno successivo. Possibilità data sia per chi farà il fascicolo con il modulo Bilancio ebridge e sia per chi non farà il fascicolo con la procedura, anzi in tale caso l utente dopo aver elaborato i documenti li esporterà per concludere il deposito con altri software o altri intermediari. Guida Bilancio.doc Pagina 28 di 30
FASCICOLO Tralasciando tutte le altre informazioni da inserire, semplici e intuitive, nella parte relativa a Bilancio e Nota Integrativa è necessario allegare la Nota e il file Xbrl (a seguire un apposito paragrafo). Le possibilità sono - Cliccare su elabora. Il programma prepara tutto in automatico non resta che visualizzare i file per controllare ed eventualmente ritoccare, e firmare digitalmente. - Attingere i documenti dalla Gestione documenti - Attingere i file dall esterno Stesso discorso vale per la sezione dedicata ai Documenti fascicolo XBRL Xbrl è un file da allegare alla pratica ed è composto con delle specifiche ufficiali e con linguaggio Xml. Consigliamo all utente, prima del deposito, di effettuare delle verifiche sulla corretta validità Esiste quindi un apposito menù Xbrl ove è possibile, dopo aver riclassificato i valori contabili, poter effettuare un Anteprima Guida Bilancio.doc Pagina 29 di 30
Questa funzione permette di controllare se ci sono anomalie (Validazione): ossia se è conforme alle specifiche e se ci sono squadrature. Quando si clicca su Valida e si abilita il pulsante Anomalie vuol dire che c è qualcosa che non và, altrimenti se rimane disabilitato vuol dire che è conforme. Consigliamo comunque all utente di effettuare un ulteriore controllo tramite il servizo on line TEBE di validazione predisposto da Infocamere (solo per maggior sicurezza) Per formare il file entrare nel menù successivo Elaborazione Istanza. Guida Bilancio.doc Pagina 30 di 30