FORNITURA E MANUTENZIONE DEL SISTEMA DI MAIL & COLLABORATION PER I COMUNI DELL UNIONE RENO GALLIERA CIG 6157933710 CUP D49J15000160004 CAPITOLATO D APPALTO 1
Art. 1 Oggetto del Contratto...4 Art. 2 Contesto organizzativo e definizioni...4 Art. 3 Specifiche tecnologiche e funzionali...5 3.1 Architettura del sistema...5 3.2 Integrazione LDAP...5 3.3 Funzionalità del sistema...6 Gestione delle funzionalità base di posta elettronica...6 Gestione dei contatti...7 Gestione dell agenda / calendario...7 Gestione degli impegni (Task)...8 Funzionalità di condivisione documenti e cartelle...8 Funzionalità di instant messaging...8 Funzionalità di gestione e amministrazione...8 3.4 Dimensionamento del sistema...9 3.5 Migrazione caselle esistente...10 Art. 4 Modalità di erogazione del servizio... 10 4.1 Gestione del Sistema...10 4.2 Avvio e migrazione dal sistema esistente...11 4.3 Pianificazione delle attività in fase di avvio...12 4.4 Supporto e assistenza dopo l avvio...12 4.5 Documentazione a manualistica...12 4.6 Collaudo del sistema...13 4.7 Funzionalità aggiuntive e qualificanti del sistema...13 Art. 5 Modalità di valutazione dell offerta... 13 Art. 6 Condizioni generali di fornitura... 13 6.1 Fatturazione e pagamenti...13 2
6.2 Proprietà, diritti e brevetti...13 6.3 Subappalto...14 Art. 7 Trattamento dei dati sensibili... 14 Art. 8 Controversie e foro competente... 14 3
Art. 1 Oggetto del Contratto L oggetto del contratto è l attivazione e la gestione di un sistema di mail e collaboration per i comuni dell Unione Reno Galliera. Il sistema dovrà risiedere presso il fornitore aggiudicatario della presente fornitura (o suo partner tecnologico). L Unione Reno Galliera ha individuato quale piattaforma tecnologica il sistema Zimbra. Sarà considerato titolo preferenziale la piena conformità con l art. 68 del CAD in relazione alle soluzioni open source. Il numero degli enti interessati, la tipologia delle caselle e dei servizi, la dimensione del sistema, la modalità di erogazione del servizio, la migrazione dal sistema esistente sono descritte nel presente capitolato. Il contratto viene aggiudicato a corpo con procedura negoziata a lotto unico. L importo contrattuale a base di gara è pari a 52.000,00 (cinquantaduemila) IVA esclusa euro così determinati: 18.000,00 per la fornitura iniziale (comprensiva di tutte le attività necessarie per l avvio); 6.000,00 per la gestione completa del servizio per l anno 2015 ; 14.000,00 quale canone annuale di maintenance delle licenze, assistenza e manutenzione annuale per anni 2 (2016, 2017). Art. 2 Contesto organizzativo e definizioni L Unione Reno Galliera è costituita da 8 Comuni situati nella pianura Nord di Bologna: Argelato, Bentivoglio, Castello d Argile, Castel Maggiore, Galliera, Pieve di Cento, San Giorgio di Piano, San Pietro in Casale per complessivi 72 mila abitanti: il comune più popoloso è Castel Maggiore con circa 17 mila abitanti, quello meno Bentivoglio con poco più di 5 mila abitanti. L Unione è formalmente costituita dal 9 giugno 2008, mentre in precedenza operava come associazione intercomunale tramite convenzione dal 2002. Le funzioni conferite all Unione sono la Polizia Municipale, la gestione associata del Personale, lo Sportello Unico Attività Produttive, la Protezione Civile, la gestione Pratiche Sismiche, i Sistemi Informatici e Telematici, la Pianificazione Urbanistica, i Servizi alla Persona, la Centrale Unica di Committenza. L Unione fornisce anche servizi informatici all ASP (Azienda Speciale di Servizi alla Persona) Galuppi Ramponi. I comuni e l Unione hanno complessivamente circa 500 dipendenti e altrettante postazioni di lavoro. Ci sono 11 sedi lavorative principali, 2 per l Unione, 2 per il Comune di Argelato, 1 per tutti gli altri comuni. La sede del Servizio Informatico è presso il Comune di Argelato. 4
L Unione Reno Galliera ha intrapreso un percorso di omogeneizzazione tecnologica e organizzativa i cui elementi centrali sono: - unica server farm in cui sono consolidate tutte le banche dati degli Enti basata sulla tecnologia Citrix Xenapp e virtualizzata in ambiente Citrix XenServer; - gestione organizzativa unitaria sia per le attività tecniche di supporto che per i rapporti contrattuali con i fornitori dell area ICT; Con l esecuzione delle attività previste nel presente capitolato si intende confermare l assetto fortemente centralizzato e anzi rafforzarlo per rendere il più efficiente possibile le attività sistemistiche di supporto. Tutte le sedi sono collegate tramite la Rete Regionale a banda larga Lepida (fibra ottica a 100 Mb/s). Attualmente i comuni dell Unione utilizzano un sistema di posta elettronica basato su server Linux, con Cyrus, sendmail, Open-groupware per la gestione degli utenti, e-groupware come sistema di consultazione web per gli utenti. Il client standard utilizzato è Mozilla Thunderbird. L archivio complessivo per tutti gli utenti ammonta attualmente a circa 1,2 TB di cui 400 GB di posta online e 800 GB archivio di secondo livello memorizzato su file system condiviso. Gli utenti hanno una quota di 1 GB e un limite di invio e ricezione dei messaggi di 10 MB. Art. 3 Specifiche tecnologiche e funzionali 3.1 Architettura del sistema Il sistema proposto dovrà essere pienamente integrato nelle tecnologie esistenti nel contesto di un architettura fortemente centralizzata. Le imprese offerenti dovranno indicare le caratteristiche generali del sistema proposto e i requisiti di sistema necessari per il funzionamento. Il sistema, dovendo gestire i servizi di diversi enti, dovrà essere orientato verso una gestione multi-ente (multi- dominio di posta). 3.2 Integrazione LDAP L accesso all applicativo da parte degli utenti interni avviene tramite le stesse credenziali utilizzate per l accesso alla rete interna. Tutti gli utenti interni sono definiti in un unica directory LDAP coincidente con un dominio Active Directory basato su Windows Server 2012. L applicativo dovrà garantire l autenticazione tramite protocollo LDAP. Fermo restando che i livelli di abilitazione differenziati dei singoli utenti, saranno definiti 5
all interno del software oggetto del presente capitolato, si evidenzia che la presente integrazione non deve prevedere una duplicazione delle credenziali, bensì un accesso in tempo reale alla Directory centrale; di conseguenza, qualora l utente modifichi la password sulla Directory centrale, tale modifica dovrà riflettersi sul lato applicativo senza la necessità di riallineamenti forzati. Sarà considerata titolo preferenziale e di conseguenza valutata positivamente, una integrazione più forte tramite Single Sign On per evitare agli utenti di digitare le credenziali di accesso. Resta inteso che, in caso di Single Sign On, il sistema dovrà fornire la possibilità di collegarsi con un utente diverso da quello con cui è stato fatto login alla postazione di lavoro. 3.3 Funzionalità del sistema Gestione delle funzionalità base di posta elettronica. Si richiedono le seguenti caratteristiche. - gestione posta elettronica con interfaccia Ajax (questa sarà la modalità predefinita di accesso al sistema); - gestione posta elettronica con interfaccia client desktop (da installare per specifici utenti, uso residuale); - per un numero limitato di utenti (avanzati): gestione posta elettronica da mobile tramite client di posta del dispositivo; gestione posta elettronica con app dedicata mobile (Android, IOS) quando disponibile; - funzionalità IMAP / POP per integrazione con client di posta tradizionali, in particolare compatibilità con Thunderbird; - gestione di caselle di posta elettronica personali (es. nome.cognome@comune ) e d ufficio (es. tributi@comune ); la casella d ufficio è una vera e propria casella con un suo spazio, di solito accessibile a più utenti personali; - Integrazione LDAP / Active Diretcory; l integrazione deve riguardare le caselle personali (es. nome.cognome@comune ), mentre per le caselle d ufficio è preferibile che la l utenza sia gestita direttamente nel sistema di posta elettronica; - Gestione di liste di distribuzione e alias (ossia indirizzi fittizi di posta elettronica che puntano ad altra casella); 6
- Provisioning degli account, ossia creazione automatica delle caselle di posta elettronica in seguito alla creazione in Active Directory; - Antispam: sistema di filtro automatico con meccanismo configurabile che limita l arrivo di posta indesiderata; possibilità per gli utenti di recuperare i singoli messaggi che vengono inviati al sistema antispam; - Smtp autenticato per l invio di messaggi da client anche mobile con fornitori di connettività di diversa; l autenticazione deve avvenire con le credenziali di accesso al sistema e viaggiare su canale protetto; - Gestione di firme personalizzate in formato txt / html; - Possibilità di gestione di account multipli anche esterni all interno dell interfaccia del sistema di posta elettronica; - Possibilità di delega per ricevimento e invio di posta elettronica (funzione gestibile direttamente dall utente); funzione da utilizzare in particolare per le caselle d ufficio; - Possibilità di gestione di quote personali impostabili su un valore di default, ma personalizzabili per specifici utenti: funzione di notifica di avvicinamento alla quota configurabile; - Possibilità di filtrare gli allegati della posta in arrivo in base all estensione; - Possibilità di inviare e ricevere messaggi con una dimensione massima di 50 MB (eventualmente configurabile). Gestione dei contatti Per la gestione dei contatti si richiedono le seguenti funzionalità. - Gestione dell indirizzario globale con tutti gli indirizzi presenti nel sistema; - per gli utenti avanzati integrazione dei contatti con i dispositivi mobile; - possibilità di gestione di elenco contatti personale per ogni utente; per gli utenti che dispongono di dispositivo mobile l agenda deve essere disponibile (e aggiornabile) da mobile; - possibilità di creare agende di gruppo in cui i singoli operatori possono essere abilitati a creare, modificare, cancellare o solo consultare le entry; - Funzionalità di gestione e amministrazione delle caselle centralizzato da parte degli amministratori. Gestione dell agenda / calendario Per la gestione del calendario si richiedono le seguenti funzionalità. - gestione di appuntamenti individuali e di gruppo; 7
- per gli utenti avanzati integrazione del calendario con i dispositivi mobile; - possibilità di visualizzare il tempo libero e impegnato dei colleghi per fissare riunioni; - integrazione con la posta elettronica; - funzionalità di delega gestibili dall utente; - gestione di risorse aziendali (sale riunioni, automobili, proiettori non riferibili a caselle di posta). Gestione degli impegni (Task) Per la gestione degli impegni si richiedono le seguenti funzionalità. - possibilità di gestione degli impegni - per gli utenti avanzati: integrazione degli impegni con i dispositivi mobile; - condivisione degli impegni con soggetti che fanno parte dell organizzazione Funzionalità di condivisione documenti e cartelle Per la gestione della condivisione file e cartelle si richiedono le seguenti funzionalità. - funzioni di condivisione di file e cartelle tramite l interfaccia web del sistema con assegnazione delle autorizzazioni integrata (lettura, modifica per utenti e gruppi diversi). Funzionalità di instant messaging Il sistema deve comprendere un sistema di instant messaging web senza necessità di installazioni client aggiuntive; l utilizzo del sistema di instant messaging può essere una funzionalità interna del sistema oppure un zimlet: non deve prevedere costi aggiuntivi di licenza o maintenance aggiuntivi rispetto al sistema. Il sistema di messaging deve consentire anche l invio in broadcasting di messaging (eventualmente limitando questa funzione ai soli amministratori di sistema). Funzionalità di gestione e amministrazione - Console di amministrazione destinata agli amministratori del sistema che consenta la gestione degli utenti, le funzioni di restore, la gestione delle quote destinate agli utenti Cessazione utenti: per gli utenti cessati il sistema deve prevedere la possibilità di esportare i dati in formato aperto e consentire la memorizzazione presso l Amministrazione. 8
3.4 Dimensionamento del sistema È previsto l utilizzo di 3 tipologie diverse di caselle in base agli utenti che le utilizzeranno. Il numero complessivo delle caselle è 960. Così suddivise: - Utenti avanzati, destinato a responsabili : 130 (numero massimo) - Utenti standard: destinato alla grande maggioranza dei dipendenti e alle caselle istituzionali di ufficio (es. ufficio tributi@comune...): 750 (numero massimo) - Utenti solo mail: destinato ad utenti occasionali (quali consiglieri comunali con solo funzioni di posta elettronica): 80 Lo spazio disco attualmente occupato è 1,2 TB così suddiviso: 400 GB per l archivio corrente memorizzato nel server di posta elettronica; 800 GB di archivio della posta memorizzato su file server. Si richiede la migrazione totale e contestuale all avvio dell archivio corrente. Per quanto riguarda l archivio storico questo potrà essere migrato anche in una seconda fase e sulla base di specifiche esigenze degli utenti. Il dimensionamento di 1,2 TB è perciò prudenziale ossia è possibile che in base al contesto e alle proposte del fornitore ci sia solo una migrazione parziale dell archivio. Attualmente sono gestiti 10 domini e uno o più alias per questi domini. Verranno forniti gli alias dei domini e degli utenti da migrare. Di seguito è riportata una fotografia della situazione attuale. Dominio Avanzati Standard Solemail Totale aspgaluppiramponi.it 3 18 0 21 comune.argelato.bo.it 10 86 2 98 comune.bentivoglio.bo.it 10 56 2 68 comune.castello-dargile.bo.it 10 54 2 66 comune.castelmaggiore.bo.it 15 105 15 135 comune.galliera.bo.it 10 40 4 54 comune.pievedicento.bo.it 10 70 5 85 comune.san-giorgio-dipiano.bo.it 10 60 5 75 comune.san-pietro-incasale.bo.it 12 110 13 135 renogalliera.it 20 175 15 210 Totale 110 774 63 947 Utenti previsti 130 750 80 960 9
Per quanto riguarda le caselle si suppone una crescita annuale del 10%, per quanto riguarda lo spazio disco si suppone una crescita complessiva in 3 anni di 800 GB (200 GB nel 2015, 250 GB nel 2016, 350 GB nel 2017). Il fornitore nell offerta dovrà tenere in considerazione questo dimensionamento. Saranno valutati positivamente una quantità maggiore di caselle fornite e uno spazio maggiore. Qualora l effettiva occupazione o il numero di caselle sia maggiore verrà riconosciuto un costo proporzionale all importo del costo iniziale del progetto e del canone. 3.5 Migrazione caselle esistente Il fornitore dovrà garantire l attività di migrazione di tutte le caselle esistenti che avverrà un dominio per volta. La migrazione delle caselle dovrà avvenire contestualmente o con un ritardo di massimo di ½ giorni rispetto al cambio del record MX del DNS. Nell offerta tecnica si dovrà indicare come gestire la migrazione, compresa la gestione dei DNS. Per la migrazione di ogni ente può essere accettabile un tempo di blocco di servizi di posta elettronica di un pomeriggio lavorativo e della notte successiva. Attualmente molti utenti dispongono di caselle google per la gestione di calendari. Dovrà essere prevista la migrazione dei calendari google al nuovo sistema. Art. 4 Modalità di erogazione del servizio 4.1 Gestione del Sistema La gestione del sistema da parte del fornitore comporta: - Gestione in Cloud con disponibilità del servizio 24x7; - Assistenza tramite sistema di ticketing; - Gestione dell antivirus e dell antispam; - Gestione del backup da parte del fornitore; - Funzionalità di restore gestibili dall amministrazione. A conclusione del contratto, qualora non vi sia una estensione del servizio il fornitore deve mettere a disposizione tutti i dati dell amministrazione tramite l esportazione in formato aperto. 10
4.2 Avvio e migrazione dal sistema esistente Sono richieste le seguenti attività: - 1 giornata di pianificazione presso la nostra sede - 1 giornata di formazione sistemistica presso la nostra sede - 2 giornata di formazione utente presso la nostra sede Le ulteriori attività necessarie (compresa la migrazione delle caselle e dei domini) potranno essere svolte da remoto. La fornitura si intende a corpo. Il fornitore dovrà svolgere tutte le attività necessarie per il completamento del progetto. 11
4.3 Pianificazione delle attività in fase di avvio Deve essere previsto il seguente piano di lavoro. Il progetto deve concludersi in 4 mesi con questa scansione temporale. Attività M1 M2 M3 M4 Sottoscrizione contratto Pianificazione di dettagli attività Migrazione ente pilota Formazione operatori Informatici Formazione utenti finali Migrazione altri enti Migrazione dei calendari da Google Attivazione zimlet, instant messaging e funzioni avanzate Migrazione archivio storico 4.4 Supporto e assistenza dopo l avvio Il fornitore dovrà fornire supporto ordinario tramite sistema di ticketing in orario di ufficio dal lunedì al venerdì dalle 8.30 alle 17.30. Si richiede un tempo di risposta sui ticket urgenti (ossia che bloccano le funzionalità di invio e ricezione per almeno 1 utente) di massimo due ore lavorative ed un tempo di riposta sui ticket non urgenti di massimo quattro ore lavorative. La fornitura dovrà comprendere due giornate annuali di assistenza da pianificare presso la nostra sede. In caso di blocco totale del sistema si richiede intervento con copertura 24x7 con possibilità di attivazione ticket anche tramite telefono. 4.5 Documentazione a manualistica Il fornitore dovrà rendere disponibile: - manuale utente in lingua italiana - manuale per la gestione del sistema e della console di management 12
Per entrambi i manuali si richiede l aggiornamento in seguito al rilascio di nuove versioni. 4.6 Collaudo del sistema A conclusione delle attività verrà predisposto un verbale di collaudo a seguito del quale il fornitore potrà fatturare la fornitura iniziale e il canone per il primo anno. 4.7 Funzionalità aggiuntive e qualificanti del sistema Il fornitore potrà indicare funzionalità aggiuntive che saranno valutate dall amministrazione. Art. 5 Modalità di valutazione dell offerta La valutazione verrà effettuata con il criterio dell offerta economicamente più vantaggiosa ai sensi dell art. 83 del Codice dei Contratti Pubblici. Verranno assegnati 60 punti per la valutazione tecnica e 40 punti per la valutazione economica. Qualora un offerta ottenga nella parte tecnica un punteggio inferiore a 40 punti non verrà ammessa alla valutazione economica. Art. 6 Condizioni generali di fornitura 6.1 Fatturazione e pagamenti A seguito del verbale di collaudo, il fornitore potrà emettere fattura per l importo iniziale (avvio e conduzione per il primo anno). Per gli anni successivi il fornitore potrà emettere fattura anticipatamente entro il 31 gennaio. Tempi di pagamento previsti: 30 giorni dal ricevimento fattura. Dal 31/03/2015 le Pubbliche Amministrazioni locali potranno pagare unicamente fatture elettroniche nel formato previsto dalla normativa. 6.2 Proprietà, diritti e brevetti L impresa aggiudicataria assume ogni responsabilità nel caso di vendita di apparecchiature o sistemi che violino brevetti, marchi o altri diritti e dovrà dichiarare che l Unione Reno Galliera è sollevata da ogni responsabilità nei confronti di terzi, nel caso di utilizzo di licenze o soluzioni tecniche di cui altri abbiano ottenuto la privativa. L appaltatore assume l obbligo di tenere indenne l Ente committente da tutte le rivendicazioni, le responsabilità, le perdite e i danni pretesi da qualsiasi persona, nonché da tutti i costi., le spese e le 13
responsabilità ad essi relativi a seguito di qualsiasi rivendicazione di violazione di diritti d autore o di marchio derivante dalla vendita e gestione d uso di uno o più software oggetto della presente fornitura. 6.3 Subappalto L appalto può essere ceduto, in tutto o in parte, con la preventiva autorizzazione dell'amministrazione che la concederà nel rispetto della normativa vigente. Ai sensi dell art. 118 D.lgs. 163/2006 e succ. modif. le ditte partecipanti dovranno comunicare la parte dell appalto che intendono eventualmente subappaltare a terzi, ferma restando la responsabilità dell offerente. Art. 7 Trattamento dei dati sensibili Ai sensi del Codice in materia di protezione dei dati personali il fornitore assume le funzioni e gli obblighi del Responsabile del Trattamento dei dati personali di cui entra legittimamente in possesso per il buon adempimento dell oggetto contrattuale. I soggetti che a qualunque titolo operano per conto della ditta appaltatrice sono qualificati incaricati del trattamento dei dati personali. Il fornitore si obbliga al trattamento dei dati personali di cui entra legittimamente in possesso per i soli fini dedotti nel contratto e limitatamente al periodo contrattuale, esclusa ogni altra finalità, impegnandosi alla distruzione delle banche dati non più utili per le finalità proprie. Il fornitore si impegna a relazionare annualmente sullo stato del trattamento dei dati personali e sulle misure di sicurezza adottate e si obbliga ad allertare il titolare in caso di situazioni anomale o di emergenze. Art. 8 Controversie e foro competente La definizione di eventuali controversie tra l Impresa appaltatrice e la Stazione appaltante dovrà avvenire secondo le procedure indicate dagli artt. 240 e 241 D.Lgs N. 163 del 12/04/2006 e s.m.i. Nel caso non si raggiungesse l'accordo bonario tra le parti e vengano, conseguentemente, confermate le riserve, la definizione delle controversie è attribuita alla competente Autorità giudiziaria, del Foro di Bologna. Il responsabile del procedimento Documento firmato digitalmente. Dott. Emanuele Tonelli 14