Pagina 1 di 5 Alisei Surfing on the advertising edge ALISEI è una soluzione innovativa per semplificare e migliorare la quotidiana esecuzione dei processi operativi della Pubblicità che si svolgono nell ambito di Quotidiani & Periodici e nelle Affissioni Pubbliche, ed offre al management aziendale leve di gestione di assoluto valore. 1.0 Caratteristiche generali E proposta ai Gruppi Editoriali e/o Concessionarie di Pubblicità che con le loro organizzazioni intervengono nel ciclo produttivo dell inserzione pubblicitaria, ed in particolare si rivolge alle seguenti categorie di utenti: Direzioni Commerciali, Agenti, Agenzie, Clienti, Customer Service, Fotolito, Redazioni, Programmazione della Produzione, Grafici Impaginatori, Amministrativi. L ambito di utilizzo di ALISEI è costituito dal ciclo di gestione dell ordine e dei materiali grafici, dalla pianificazione della testata e dal governo di tutti i processi esecutivi di raccordo tra i Clienti, la Concessionaria di Pubblicità ed il Gruppo Editoriale, l obbiettivo è coniugare efficacia ed efficienza. Gestisce contemporaneamente un numero multiplo di Aziende, di Testate per Azienda e di Edizioni per Testata, ed ha tutte le caratteristiche strutturali e funzionali per essere proficuamente utilizzato in ambienti organizzativi complessi. Si propone anche come framework applicativo per la realizzazione di analoghi progetti organizzativi nell ambito di Radio & Televisioni. E stato pensato con una architettura internet computing per consentire a basso costo di integrare nei processi operativi tutti i soggetti, interni ed esterni alla azienda, che sono chiamati a vario titolo a collaborare per raggiungere gli obbiettivi di business assegnati, e ciò indipendentemente dalla loro collocazione societaria od ubicazione geografica e senza vincoli temporali precostituiti. La flessibilità è una sua caratteristica peculiare: I profili di utenza sono facilmente configurabili, la erogazione delle funzionalità può crescere in modo graduale sino ad offrire a tutti gli utenti finali la gestione delegata delle loro specifiche esigenze operative; ciò in modo autonomo e personalizzato ma con il pieno controllo centrale delle operazioni e con l assoluta protezione dei dati riservati. In modo contestuale allo svolgersi delle attività si attivano degli indicatori gestionali - configurati dall utente - con cui è possibile controllare la qualità delle operazioni in corso e quindi i loro risvolti commerciali, tecnici, economici, e valutare l azione dei soggetti coinvolti nel processo. E possibile ad esempio: conoscere le situazioni fuori linea, modificare le soglie del credito concesso al cliente, modificare i profili d utenza per gestire specifiche opportunità/emergenze, orientare l attività delle forze di vendita con comunicazioni, direttive e supporti informativi di varia natura. Analisi più sofisticate sull andamento della gestione si possono ottenere abbinando ad ALISEI un sistema di business intelligence ( integrando per esempio quello già presente in azienda ) da alimentare con l insieme dei dati che risultano dal fluire delle operazioni correnti. La soluzione offerta è il risultato di uno sforzo progettuale che ha costantemente perseguito l obbiettivo di adeguare i servizi offerti alla cultura, alle esigenze, ed alle aspettative degli utenti del settore. Le funzionalità sono pertanto di rapido apprendimento e di grande facilità d uso. Gli utenti infatti hanno immediata evidenza della grande quantità di lavoro routinario da cui vengono sollevati, apprezzano la sofisticata struttura informativa che è resa loro disponibile ed intuiscono in modo chiaro la reale potenzialità degli strumenti a loro disposizione. L azienda può così cogliere nuovi traguardi e nuove opportunità come la possibilità di migliorare sensibilmente la qualità del lavoro e dei risultati raggiunti, e può coinvolgere in modo attivo e coordinato soggetti importanti quali: Agenzie, Agenti, Fotolito, Clienti, spesso troppo distanti. Essi infatti possono ora operare, pur con differenti profili autorizzativi, insieme con le strutture organizzative della azienda condividendone la stessa piattaforma informatica, ed offrire così l opportunità per nuovi e più puntuali livelli di supporto alle scelte decisionali e operative. Le aziende infine possono evitare cicli operativi imposti dalla frammentazione tipica di sistemi informativi legacy come: richieste telefoniche, seguite da fax di conferma e da ritardata registrazione delle transazioni; ma possono anche sperimentare nuove soluzioni multicanale quali: offerta di spazi via SMS o WEB ( portali Last Minute ), sollecitazione ( via e-mail o SMS ) della rete commerciale per la copertura degli spazi residui a disposizione, oppure offrire nuovi prodotti. ALISEI nasce dalla lunga esperienza maturata nella gestione dei processi operativi della Pubblicità in Gruppi Editoriali internazionali ed è pensato in linea con gli indirizzi dati da Ifra Ad Connexion. 2.0 La struttura di ALISEI ALISEI è costituito da cinque moduli applicativi che insieme coprono i seguenti processi operativi:
Pagina 2 di 5 la Pianificazione, il Portale Ordini, il Portale Artwork, la Impaginazione, e l Intelligence. Il loro utilizzo può contribuire in modo significativo ad ordinare attività spesso frammentate che producono informazioni incoerenti e come tali difficili da consolidare. Utilizzati insieme esprimono il massimo delle loro potenzialità sia sul piano organizzativo che nel ritorno economico. Il Portale Ordini è l elemento di ingresso nel sistema e come tale può anche funzionare in modo autonomo rispetto agli altri moduli. Nel caso dovrà essere collegato - mediante interfacce da realizzare allo scopo - alle procedure già esistenti in azienda. Questa impostazione progettuale tuttavia è da consigliare quando, per ragioni aziendali, risulti opportuno procedere per gradi. L Architettura applicativa si basa su un Modulo di Supervisione & Workflow che ha come compito principale quello di controllare e gestire il processo di lavorazione dei files editoriali, quali: redazionali, pubblicità, copertine, che fluiscono nell ambito della rete indirizzandoli verso tutte le risorse ( applicazioni editoriali ) deputate ad eseguire on-line i vari sottoprocessi produttivi. La soluzione è progettata in modo aperto, è accessibile con i normali strumenti di sviluppo, ed offre all utente la possibilità di integrarla facilmente con ulteriori funzionalità per soddisfare nuove esigenze di una organizzazione aziendale che nel tempo necessariamente cambia. 2.1 Pianificazione Il Modulo di Pianificazione consente di strutturare un piano editoriale per ogni testata utilizzando uno schema di riferimento - impianto standard - in cui per ciascuna edizione nel periodo di riferimento viene rappresentata la foliazione totale e la sua suddivisione in sezioni ( numero e posizione di pagine di: politica, cronaca, finanza, cultura, sport, spettacoli, attualità, etc ). Viene così creata una libreria di pagine virtuali, ciascuna composta da spazi redazionali e da spazi con contenuti pubblicitari, e definite l insieme di regole con cui la specifica edizione eredita queste pagine e le modalità con cui esse saranno completate con le inserzioni di pertinenza. La gestione informatica del piano editoriale è pensata con modalità che riflettono i normali meccanismi operativi richiesti dalle dinamiche redazionali, quindi la possibilità di modificare lo schema di riferimento in base a circostanze pianificabili a medio periodo o da situazioni contingenti ed impreviste che richiedono flessibilità ma anche un grande coordinamento organizzativo. Analoga flessibilità è offerta per gestire scelte editoriali di differenziazione del business, in particolare nei quotidiani quando nella medesima edizione vengono richieste pagine regionali/locali, si tratti di sezioni aggiunte, o di più complesse modifiche nel corpo del quotidiano tipo: pagine locali tanto nella parte redazionale che pubblicitaria, pagine nazionali nella parte redazionale e locali nella pubblicitaria, oppure locali nella parte redazionale e nazionali in quella pubblicitaria. Le operazioni sono rese semplici ed essenziali. Posizionare ad esempio un oggetto ad uno degli angoli della pagina significa semplicemente trascinare con il mouse l oggetto verso l angolo scelto, mentre fare posizionamenti di precisione sul reticolo significa utilizzare una rappresentazione della pagina suddivisa in moduli, disposti in una matrice di righe e colonne, ed usufruire, durante il trascinamento di tutte le indicazioni sulle coordinate di destinazione proposte dal sistema. Il risultato finale di questo processo di pianificazione è la costruzione del Timone, ossia dello schema grafico su cui posizionare e rappresentare visivamente gli oggetti della pubblicazione: redazionali ed artwork nei differenti stati di sviluppo del processo operativo. Nella soluzione proposta esso è l elemento di raccordo e di indirizzo della attività commerciale e produttiva, e si caratterizza per la completezza del supporto offerto alle differenti letture che le strutture aziendali coinvolte fanno del flusso operativo. E infatti è pensato come il mezzo con cui: Gestire ed indirizzare l azione commerciale sui clienti mediante la raccolta ed i consolidamento di tutte le informazioni operative, economiche e statistiche utili, Guidare la ricezione ed il processo di validazione automatica degli artwork, il quale è posto sotto costante controllo operativo mediante il sistema di workflow, Programmare e distribuire i compiti redazionali creando in modo automatico i Mastri per gli ambienti Xpress ( Xpress-Copydesk ) ed InDesign ( InDesign- InCopy ), Gestire il workflow della produzione editoriale sia in relazione al progressivo completamento della struttura grafica delle pagine che allo sviluppo dei contenuti redazionali, Raccogliere e consolidare, ed inoltre comunicare, i parametri produttivi con i comandi ed i materiali al successivo processo di stampa. In ALISEI in sostanza il Timone non è solo il destinatario di informazioni produttive da consolidare ma ha una parte attiva sostanziale nel governo dei processi con cui si sviluppano la testate, in particolare di quelli redazionali che più di altri richiedono flessibilità, tempestività e precisione. 2.2 Portale Ordini Il Modulo del Portale Ordini consente di acquisire dinamicamente gli ordini e di posizionarli sul Timone con una progressione di stati ( dal provvisorio al definitivo ) che seguono le fasi processuali definite. Le peculiarità della tecnologia utilizzata e la metodologia adottata per gestire le tipologie di
Pagina 3 di 5 inserzioni ammesse consentono di introdurre in azienda concrete semplificazioni organizzative. Alla immissione dell ordine gli oggetti pubblicitari sono distinti e classificati nonché posizionati on-line sul timone, posto che già all origine siano disponibili tutti gli elementi informativi che li qualificano, e forti del fatto che il sistema per come è stato concepito - stimola colui che emette l ordine a farlo nel suo stesso interesse in modo compiuto. L operatore viene immediatamente portato a ragionare in termini di: Posizione fisse ( manchette, piedini in pagine fisse, intere di pubblicità in pagine fisse), Posizioni variabili ( con la foliazione: paginone centrale, ultima pagina ), Posizioni fisse relative ( in pagine precedenti una sezione, rubrica o editoriale, in una sezione variabile con il piano editoriale ), Colore ( Colore, bianco e nero ); Formato ( Intere, grandi formati, formati minori ). Ove un ordine venga da canali alternativi e/o arrivi dal portale con una formulazione incompleta, per cui non sia possibile disporre un posizionamento diretto sul timone, il sistema offre un sottoinsieme di funzioni di gestione parallelo al precedente - assegnate ad esempio al Customer Service con cui in tempi successivi si completa l ordine e lo si inserisce nel processo produttivo. Il sistema mantiene costante il controllo delle condizioni di foliazione massima permessa, e gestisce le condizioni in cui una situazione crescente di inserzioni variabili porti ad eccedere i livelli indicati. Nel caso si fa carico ( Modulo di Pianificazione ) di gestire con l accordo della Redazione l apertura di nuove pagine e l aumento di foliazione e comunica la decisione a tutte le strutture coinvolte. Operativamente all inizio di questo processo si da corso alla Apertura della Edizione con cui per primo si assegnano gli spazi prenotati con ordini che derivano da contratti già acquisiti, poi con ordini a fronte di compensazione di ritardi, quindi con ordini a compensazione di altri eventi. Completata questa fase è possibile ricevere e gestire gli ordini correnti e quindi le opzioni di pubblicazione, ed è in questo momento che viene richiesto a colui che immette la transazione di formulare le relative specifiche di pubblicazione, le quali sono espresse in termini di: posizione prescelta ( destra o sinistra sulla battuta; destra o sinistra, alto o basso o centro sulla pagina; con qualsivoglia tipo di combinazione di posizionamento ), di compatibilità ( coesistenza della inserzione sulla stessa pagina o su pagine affiancate con altre della stessa categoria, e compatibilità con gli inserzionisti già accettati ), di sezione ( sport, attualità, cronaca, etc ) e di formalizzare la volontà del cliente rispetto alla pubblicazione della inserzione, rigori e/o condizioni che viene registrata con l attributo preferenziale o vincolante e che associa alla stessa. L ordine viene portato alla attenzione della struttura commerciale affinché lo valuti, eventualmente proponga alternative al cliente, ed alla fine lo confermi e trasformi l opzione in prenotazione e dia corso alle successive fasi del processo, che possiamo riassumere nel seguente modo: Controllo di disponibilità degli spazi ed eventuali richieste alla pianificazione, Gestione delle prenotazioni non pubblicabili sull edizione richiesta, Conferma del posizionamento sul timone delle prenotazioni relative a posizioni fisse, Posizionamento manuale sul timone delle prenotazioni relative a posizioni variabili, Verifica di disponibilità degli artwork e loro caricamento e posizionamento sul timone, Valutazione etica dei contenuti dell inserzione e autorizzazione alla pubblicazione, Offerte mirate degli spazi a disposizione via SMS o WEB (e-mail o portali Last Minute), Sollecitazioni mirate, via e-mail o SMS, alla rete per la copertura di spazi liberi residui, L eventuale completamento amministrativo dell ordine avviene accedendo on-line agli archivi del sistema enterprise resource planning secondo le regole che saranno convenute al momento della attivazione di ALISEI e ciò per consentire una voluta conformità alle politiche aziendali del caso. Le successive fasi di passaggio alle strutture produttive della chiusura della edizione sono realizzate con un sottoinsieme di funzioni che permettono di eseguire le seguenti operazioni: Gestione del termine accettazione di inserzioni a colori, e quindi di tutte le inserzioni, Posizionamento di inserzioni dell Azienda, e di eventuali inserzioni dell ultima ora, Controllo e conferma dell avventa pubblicazione, ed inoltro dati alla Amministrazione 2.3 Portale Artwork Il Modulo del Portale Artwork, consente di acquisire e validare i materiali grafici e di posizionarli sul Timone con una progressione di stati ( dal provvisorio al definitivo ) che seguono le fasi processuali definite. Interagisce in modo dinamico con il Modulo del Portale Ordini e contribuisce in modo sostanziale alla azione di potenziale semplificazione dei processi operativi aziendali.
Pagina 4 di 5 Già all atto della acquisizione dell ordine è possibile indicare l origine dell Artwork, se di provenienza esterna o se già disponibile al sistema per essere stato processato in precedenza, nel qual caso è possibile ritrovarlo attraverso un ampio mix di parametri e quindi riutilizzarlo. In caso di provenienza esterna, l Artwork può essere già a disposizione del Cliente e quindi potrà inoltrarlo direttamente, in caso contrario dovrà commissionarlo ad una Fotolito. In entrambe le circostanze si registrano la fonte e le condizioni di provenienza e si attivano azioni di controllo e di sollecito con inoltro automatizzato di e-mail in presenza di ritardi rispetto ai programmi. Il Cliente o la Fotolito, abilitati a far uso del sistema, trovano sul portale l elenco degli Artwork che sono impegnati a fornire e per la cui consegna viene suggerito l utilizzo delle funzionalità standard. in questo modo l operazione si svolge e si completa con evidenti vantaggi in termini di riduzione dei tempi, di chiarezza di identificazione e con il collaudo tecnico del materiale effettuato in modo completo ed automatico attraverso le funzioni di supervisione di cui la soluzione dispone. Per la consegna sono offerte anche altre due possibilità con cui operare nel sistema, ma che da un punto di vista organizzativo non sono da incentivare, tuttavia nella evenienza sono disponibili: spedizione fisica: viene spesso adottata dal cliente quando è necessario associare all artwork la prova colore. Il sistema stampa i documenti di accompagnamento e la etichetta bar code per il supporto fisico, e si predispone alla ricezione del materiale. Questo attiva un workflow con l obiettivo di verificare la rispondenza tecnica del materiale ed avviarlo al processo produttivo, invio elettronico: come file allegato ad una e-mail. Nel caso non è certa l indicazione del destinatario, né che il documento contenga le informazioni tecniche dell artwork e la destinazione d uso. Il sistema offre un sottoinsieme di funzioni di gestione parallelo al precedente, assegnate per esempio al customer service, con cui completare il documento ed avviarlo nel processo produttivo. 3.0 Impaginazione Il Modulo di Impaginazione consente di consolidare l assetto finale della testata con tutte le eventuali edizioni che le appartengono e di autorizzare il passaggio dei parametri e dei contenuti grafici ai sistemi di produzione editoriale che sono a valle. E quindi uno strumento messo a disposizione dei Grafici Impaginatori per completare e chiudere il ciclo redazionale. 4.0 Intelligence Il Modulo di Intelligence offre la possibilità di aumentare il livello di conoscenza su molte categorie di informazioni gestionali che sono dinamicamente elaborate dal sistema. Si tratta di informazioni di natura economica, commerciale ed operativa che possono essere rese disponibili, con i richiesti livelli di sintesi, agli utenti abilitati in ragione del ruolo e del relativa funzione. Sono previste due tipi distinti di rappresentazione: di tipo statistico e come risultato di una ricerca, organizzabili nell ambito di un reporting direzionale con una attività di progettazione semplice ed immediata che può anche essere effettuata dall utente direttamente. E possibile analizzare l andamento degli affari relativamente a Concessionari, Agenzie, Aree, Agenti, Clienti, Testate, Periodi in qualsivoglia mix o combinazione, sia come analisi continuativa che come ricerca occasionale a fronte di esigenze puntuali. Il sistema di definizione della tipologia di analisi è parametrico così come la costruzione dei prospetti personalizzati è libera e facilitata. In aggiunta è poi ragionevole pensare che ( in particolare ) la Direzione Commerciale sia interessata ad ulteriori informazioni su categorie gestionali che hanno un orizzonte più ampio di quello abbracciato da ALISEI, e che quindi per consolidarle richiedano il contributo di altri sistemi gestionali presenti in azienda, primo fra tutti l enterprise resource planning. Ci si riferisce qui ad analisi più sofisticate quali: redditività dei clienti, redditività dei prodotti/servizi offerti, analisi delle maggiori crescite/riduzioni, performance dei canali di vendita, performance delle singole strutture operative e quant altro utile alla gestione ed ai piani di sviluppo aziendali. Per contribuire alla loro realizzazione è stata così inserita in ALISEI una interfaccia di business intelligence verso un eventuale ( ed esistente ) sistema di DataWarehouse del Cliente in cui con modalità strutturate si possono trasferire i dati che derivano dal processo di gestione della pubblicità, e quindi realizzare in tale ambiente quelle analisi a cui qui ci si riferisce. 5.0 Il Framework Tecnologico Il Modulo ( o framework ) Tecnologico è una infrastruttura software che si colloca tra il DataBase e le altre componenti applicative di Alisei, fornisce all intero sistema servizi di gestione come il DAM e funzionalità specialistiche di supervisione e di workflow che sono alla base del Timone. Attraverso questo modulo vengono poi gestite dinamicamente le relazioni con il Sistema Redazionale, con il Sistema ERP ed indirettamente con il relativo back-end di Business Intelligence. Il Modulo è progettato per prendere in gestione File PostScript, PDF ( ed altri ) - sempre abbinati a file XML contenenti le informazioni per la gestione dei materiali digitali corrispondenti - ed a seconda
Pagina 5 di 5 delle testate di appartenenza assegna loro il flusso di lavorazione previsto. Distribuisce automaticamente i carichi ai sistemi che sulla rete eseguono i vari sottoprocessi produttivi, ottimizza l utilizzo delle loro risorse, e gestisce le comunicazioni operative agli utenti. Al termine di un sottoprocesso produttivo riconsegna un file PDF ( od altro ) ed il relativo file XML, entrambi approvati dalla Produzione, i quali potranno così essere riutilizzati in ambito editoriale e/o in ambito industriale dai rispettivi sistemi come previsto dalla organizzazione aziendale. Allo stesso tempo le informazioni di tipo amministrativo e/o commerciale, che accompagnano tutti gli oggetti di produzione e che sono prevalentemente depositate nei DataBase del Sistema ERP, trovano all interno del Modulo Tecnologico il meccanismo che governa il loro trasferimento tra le due applicazioni e che si assicura che tutte le transazioni che li riguardano vadano a buon fine. «Home Gruppo Sasi