IL SOFTWARE PER LA SICUREZZA E L AMBIENTE STRUMENTO Gestione dei rifiuti Gestione dei rifiuti La finalità dello strumento Rifiuti di Risolvo è una rapida registrazione delle operazioni di carico e scarico, da stampare su modello conforme al DM 148/1998; affinché questo avvenga in modo controllato, è necessaria la corretta gestione delle Anagrafiche (stabilimenti, utenti, CER, Fornitori) e sono disponibili varie utilità per agevolare il rispetto dei requisiti previsti dal legislatore e/o definiti dall utente stesso. Di seguito un esempio di Registro stampato
Le principali utilità a supporto dello strumento sono: controllo giacenze (su ogni operazione e come riepilogo per registro); elaborazione statistiche esportata su file.xls; mail di notifica settimanale per la verifica del rispetto dei requisiti di gestione; verifica di coerenza tra carichi e scarichi per consentire la stampa definitiva del registro; archiviazione automatica delle stampe definitive del registro; definizione di profili con diversi livelli di accesso (gestione anagrafiche, registrazione operazioni, stampe registro); riporto automatico delle giacenze da un registro vecchio ad uno nuovo (se entrambi su Risolvo). Il Manuale di Risolvo, con link diretti nelle sezioni più critiche, agevola i passaggi informatici. In allegato si descrivono con maggiore dettaglio gli aggiornamenti on line negli ultimi due mesi: procedura automatica per la creazione di un nuovo registro; aggiornamento della mail di notifica settimanale; maggiori controlli sulle frasi H; maggiori informazioni visualizzate sul riepilogo giacenze CER; modifiche al file.xls di estrazione delle statistiche, alla luce delle modifiche di cui sopra.
Procedura automatica per la creazione di un nuovo registro La procedura si applica se è già presente, per lo stabilimento in esame, un Registro aperto su Risolvo (che si vuole / deve chiudere, riportando quindi le giacenze residue sul nuovo). Se il nuovo Registro da aprire è il primo Registro di Risolvo (per lo stabilimento in questione) l apertura può invece essere fatta solo manualmente inserendo le giacenze residue dalla precedente gestione con l operazione CG. La nuova procedura garantisce la tracciabilità tra le giacenze ereditate e i carichi originari (non completamente scaricati): in particolare garantisce la tracciabilità della data per evitare di mantenere in carico un rifiuto per più di un anno (operazione vietata e sanzionata). I passi previsti sono i seguenti: 1. aprire manualmente un nuovo registro (lasciandolo inattivo) per consentire con congruo anticipo la stampa e vidimazione del frontespizio e dei fogli intestati; 2. quando effettivamente sono terminate le operazioni sul vecchio registro, stamparle in modo definitivo, rendere inattivo il vecchio registro e rendere attivo il nuovo (mantenendolo vuoto); si ricorda che il vecchio registro va chiuso anche nella gestione cartacea riportando sul Frontespizio il numero dell ultima registrazione; 3. richiedere la generazione automatica dei riporti: la procedura informatica genera una nuova operazione (RP = carico riporto) per ogni carico del registro origine che non sia stato completamente scaricato, mantenendo un link tra le informazioni delle due operazioni. I carichi RP non possono essere generati manualmente, ma solo attraverso una procedura che attualmente può essere avviata solo da server; è quindi necessario comunicare a Necsi gli estremi dei due registri (origine e destinazione) e la data con la quale le operazioni RP devono essere generate. Ogni RP viene generato come se fosse stato stampato in modo definitivo, quindi non sarà mai stampato sul registro dall utente; agli RP sono inoltre assegnati numeri negativi per evitare di influenzare la numerazione delle operazioni nuove, che partiranno come sempre dal numero indicato nel Frontespizio. La procedura si conclude con successo solo se sono verificate tutte le seguenti ipotesi: 1. i due registri sono intestati al medesimo stabilimento della medesima ragione sociale; 2. il registro origine è inattivo e il registro destinazione è aperto; 3. tutte le operazioni del registro origine sono stampate in modo definitivo; 4. il registro destinazione è vuoto; altrimenti non si genera alcun RP. Quando sarà registrato uno scarico riferito ad un RP, nel Registro sarà stampato il riferimento al carico originario: per garantire la tracciabilità e l identificazione dei registri, Risolvo ha assegnato ad ogni registro un ID composto da due lettere, che viene stampato sui fogli intestati per la vidimazione e viene combinato al progressivo delle registrazioni quando le stesse sono citate. rif. a carico di registro diverso rif. a carico dello stesso registro L informazione sui carichi di riferimento viene visualizzata anche nel dettaglio di uno scarico (informazione precedentemente solo stampata).
Aggiornamento della mail di notifica settimanale È stata aggiornata la mail con la quale si notifica il mancato rispetto dei criteri di gestione definiti per ogni CER. Si ricorda che per ricevere le mail settimanali occorre: indicare i destinatari della mail, modificando la sezione Inserimento dati Anagrafica Sedi; definire i criteri di controllo, modificando la sezione Inserimento dati Anagrafica - Cer società Gestione. Si consiglia di mantenere un solo registro attivo per ogni sede. Le notifiche sono riferite ad ogni stabilimento, indipendentemente l uno dall altro. I criteri di gestione definiti per ogni CER sono agevolmente verificabili, essendo visualizzati anche nel riepilogo Giacenze di ogni Registro. La mail è strutturata in 4 sezioni possibili, ma solo quelle che contengono avvisi sono realmente notificate. Le sezioni III e IV sono verificate anche in assenza di criteri di gestione (è sufficiente individuare i destinatari della mail di notifica). Sezione I ESITO DELLA VERIFICA DEI CRITERI DI GESTIONE definiti sui CER ATTIVI, condotta sui SOLI REGISTRI ATTIVI relativamente ai seguenti criteri, se definiti per lo stabilimento in oggetto: 1. capacità di stoccaggio (controllando tutte le operazioni, sia provvisorie che definitive); 2. periodicità carichi (controllando tutte le operazioni, sia provvisorie che definitive); 3. periodicità scarichi (controllo possibile sulle sole registrazioni stampate in modo definitivo!!!) Sezione II ESITO DELLA VERIFICA DEI CRITERI DI GESTIONE definiti sui CER NON ATTIVI, condotta sui SOLI REGISTRI ATTIVI relativamente ai seguenti criteri, se definiti per lo stabilimento in oggetto: 1. capacità di stoccaggio (controllando tutte le operazioni, sia provvisorie che definitive); 3. periodicità scarichi (controllo possibile sulle sole registrazioni stampate in modo definitivo!!!) Sezione III ESITO DELLA VERIFICA SUI REGISTRI NON STAMPATI IN MODO DEFINITIVO. Elenco registri attivi che contengono operazioni provvisorie (non stampate in modo definitivo) registrate da oltre 14 giorni (quindi sicuramente oltre 10 giorni lavorativi) Sezione IV ESITO DELLA VERIFICA DEI FORMULARI PER I QUALI NON RISULTA PERVENUTA LA QUARTA COPIA, CONDOTTA SU TUTTI I REGISTRI (dello stabilimento in oggetto) PER TUTTI GLI SCARICHI (sia quelli provvisori che quelli stampati in modo definitivo) di tutti i CER (attivi e non) Elenco IV copie Formulari mancanti da più di 90 giorni, relative agli scarichi ESTRATTO PROCEDURA Nella sezione Inserimento dati Anagrafica Cer Società, entrando in modifica nell'area "Gestione", compilare i seguenti campi (utilizzati dal sistema per i controlli notificati con MAIL SETTIMANALE): capacità di stoccaggio: se questo parametro è definito, viene generato un avviso se la giacenza (calcolata sui registri attivi dello stabilimento) è maggiore della capacità di stoccaggio indicata; una scorretta gestione dei registri, in particolare dei riporti all apertura di un nuovo registro, potrebbe compromettere l efficacia di questo controllo; periodicità carichi: se questo parametro è definito, viene generato un avviso se si verifica una delle seguenti condizioni: a) il numero di giorni trascorsi tra la data della mail e l'ultimo carico è maggiore del numero di giorni indicato; b) non è presente alcun carico; periodicità scarichi: se questo parametro è definito, viene generato un avviso se la giacenza è diversa da 0, verificando il numero di giorni trascorsi tra la data della mail e il primo carico (non totalmente scaricato) fatto per quel CER [Variante]; questo parametro è impostato di default pari a 330 all apertura di un nuovo CER (per evitare di mantenere in stoccaggio un rifiuto più di un anno). I controlli di cui sopra sono eseguiti solo sui REGISTRI ATTIVI, relativamente ai CER (attivi) per i quali sono compilati i parametri di gestione. Per i CER non attivi si comporta in modo analogo ma non verifica i requisiti sulla periodicità dei carichi (verifica solo i requisiti sulla capacità di stoccaggio e la periodicità degli scarichi). La periodicità degli scarichi può essere verificata solo sulle registrazioni definitive, gli altri controlli sono condotti anche sulle operazioni provvisorie.
Nella mail vengono anche elencati eventuali scarichi per i quali non risulta pervenuta la IV copia del Formulario da oltre 90 giorni (si ricorda che questa informazione può essere agevolmente gestita dal flag riportato per ogni registrazione, nella sezione Strumenti > Registro rifiuti > Registrazioni). Questo controllo è condotto su TUTTI I REGISTRI e TUTTI GLI SCARICHI (sia quelli provvisori che quelli stampati in modo definitivo), su tutti i CER (attivi e non). Sono infine segnalati i Registri attivi non stampati in modo definitivo da oltre 14 giorni. La tabella seguente riepiloga l oggetto delle diverse segnalazioni: CRITERI DI CONTROLLO Scorretta gestione carichi per mancato rispetto del requisito definito sulla CAPACITÀ DI STOCCAGGIO Scorretta gestione carichi per mancato rispetto del requisito definito sulla PERIODICITÀ DEI CARICHI Scorretta gestione scarichi per mancato rispetto del requisito definito sulla PERIODICITÀ DEGLI SCARICHI Attivi CER Registri Operazioni Non attivi Attivi Non attivi Provv. Def. X X X - X X X - X - X X X X X - X - Segnalazione IV copia FIR non pervenuta da oltre 90 giorni X X X X X X Registri attivi non stampati in modo definitivo da oltre 14 giorni X X X X X -
Maggiori controlli sulle frasi H L attribuzione delle frasi H fa parte del processo di classificazione di un CER e richiede pertanto adeguato controllo e tracciabilità. D altro canto la realtà conferma che purtroppo, spesso, la classificazione di un rifiuto cambia (anche a registrazioni eseguite) e deve quindi essere possibile correggere le frasi H associate alle registrazioni. La procedura (così come modificata) prevede quanto segue: nel registro chiunque vede le frasi H associate al CER; normalmente nella sezione Registro rifiuti le frasi H non sono modificabili; solo i tecnici e gli utenti con ruolo Rifiuti Gestione anagrafica possono modificare le frasi H nella sezione Inserimento dati Anagrafica Cer società ; se vengono modificate le frasi H di CER registrati il sistema esegue un controllo e genera un messaggio di questo tipo Per modificare (eventualmente) le frasi H nelle registrazioni l utente deve abilitarsi alla modifica delle frasi H cliccando su Utilità ed help Abilita modifiche frasi H (l abilitazione è consentita solo ai tecnici e agli utenti con ruolo Rifiuti - Gestione anagrafica e termina al chiudersi della sessione informatica); eventuali operazioni stampate in modo definitivo risultano modificate e devono essere aggiornate anche su carta.
Maggiori informazioni visualizzate sul riepilogo giacenze CER Dalla sezione Registro Rifiuti, cliccando su Giacenza (in corrispondenza della riga del registro che ci interessa) sono visualizzate informazioni aggiuntive sulle caratteristiche del rifiuto (frasi H, ADR) e sulla gestione dello stoccaggio. La visualizzazione delle ultime tre colonne può essere nascosta deselezionando il box Parametri deposito del Frontespizio del Registro Analoghe informazioni sono visualizzate filtrando per CER le operazioni inserite all interno di un registro, in fondo alla pagina.
Modificato il file.xls di estrazione delle statistiche Essendo stato introdotto un nuovo tipo di operazione (RP) è stato aggiornato il file.xls in cui sono estratte le registrazioni ed elaborate le statistiche. Si ricorda che le statistiche possono essere estratte cliccando su Statistiche rifiuti in intestazione all elenco dei Registri rifiuti, quindi selezionando Statistiche movimenti. Nel file.xls cliccare infine su Estrai Tutto del foglio Parametri. Per il corretto funzionamento è necessario che siano abilitate le macro di Excel. Nel foglio SALDOeCOSTI : è stato modificato il calcolo della somma dei carichi, per renderlo più fruibile ai fini del MUD; sono stati chiariti i limiti del calcolo della giacenza iniziale e finale. Nella maschera iniziale di impostazione dell estrazione, l opzione TUTTI è stata sostituita con Tutti i registri ATTIVI, per evitare errori non gestibili nel calcolo delle giacenze, che presuppone una corretta gestione dei riporti all apertura di un nuovo registro. Qualora ci fosse la necessità di estrarre tutti i dati è sempre possibile rendere temporaneamente attivo il registro interessato.