La Fatturazione Elettronica verso la PA Con la presente comunicazione vogliamo condividere le principali novità relative alla Fatturazione Elettronica verso la Pubblica Amministrazione, i possibili scenari operativi per Aziende e Commercialisti e le soluzioni Wolters Kluwer Italia. Sommario Introduzione... 2 I fornitori della PA... 2 Cosa cambierà per i fornitori della PA... 3 I possibili scenari operativi... 3 Le Aziende... 3 I Commercialisti... 3 La risposta Wolters Kluwer... 4 Artel:... 4 Ipsoa:... 4 Osra:... 4 Sintesi normativa... 4 Glossario... 4 Obblighi... 5 Destinatari e decorrenze... 5 Caratteristiche della Fattura Elettronica... 6 Il Sistema di Interscambio (SdI)... 7
Introduzione L obbligo della fatturazione elettronica verso la PA è stato introdotto dall'art. 1, commi da 209 a 214, della legge 24 dicembre 2007, n. 244 (Disposizioni per la formazione del bilancio annuale e pluriennale dello Stato - legge finanziaria 2008), pubblicata nella Gazzetta Ufficiale 28 dicembre 2007, n. 300: [...] Al fine di semplificare il procedimento di fatturazione e registrazione delle operazioni imponibili, a decorrere dalla data di entrata in vigore del regolamento di cui al comma 213 l'emissione, la trasmissione, la conservazione e l'archiviazione delle fatture emesse nei rapporti con le amministrazioni pubbliche di cui all'art.1, comma 2, della legge 31 dicembre 2009, n.196, nonché con le amministrazioni autonome, anche sotto forma di nota, conto, parcella e simili deve essere effettuata esclusivamente in forma elettronica, con l'osservanza del decreto legislativo 20 febbraio 2004, n.52, e del codice dell'amministrazione digitale, di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 [ ] Con la pubblicazione sulla Gazzetta Ufficiale n.118 del 22 maggio 2013 del decreto ministeriale 55 del 3 aprile 2013 sono operative le regole tecniche per la gestione dei processi di fattura elettronica verso le amministrazioni statali. http://www.gazzettaufficiale.it/eli/id/2013/05/22/13g00097/sg Le PA possono aderire su base volontaria alla Fatturazione elettronica a partire dal 6 dicembre 2013, previo accordo con i propri fornitori. L obbligo normativo partirà dal 6 giugno 2014 (cfr. Sintesi Normativa riportata nel seguito del documento) I fornitori della PA I fornitori della PA sono stimati in 2 milioni di Partite IVA, di cui circa 1.800.000 ditte individuali. Nel grafico riportiamo i fornitori suddivisi per numero di addetti. 2
Cosa cambierà per i fornitori della PA La fatturazione elettronica verso la PA comporta le seguenti fasi di lavoro: ATTIVITA DESCRIZIONE Emissione fattura Generazione XML formato PA Formazione fatturazione elettronica. Firma digitale Invio SdI; Tracking & Reporting Invio alla SdI della Fattura con una delle modalità previste (es. ftp, pec, ). Lo SdI invia notifiche di ricezione e invio alla PA. La PA invia al fornitore, tramite lo SdI, le notifiche di accettazione/rifiuto fattura. Conservazione Fattura e Notifiche La fattura e tutte le notifiche ricevute devono essere conservate in modalità sostitutiva. Le Aziende I possibili scenari operativi Alcune aziende che si appoggeranno al loro commercialista in tutto e per tutto, quindi a partire dalla fase di emissione della Fattura Elettronica fino alla Conservazione sostitutiva. Altre emetteranno e trasmetteranno la Fattura Elettronica in autonomia, ma si appoggeranno a terzi per la fase di conservazione sostitutiva(ad esempio il loro commercialista o InfoCert). Le aziende più strutturate potranno decidere di emettere, trasmettere e conservare sostitutivamente in autonomia, individuando internamente il responsabile della conservazione. I Commercialisti Alcuni commercialisti diventeranno in tutto e per tutto i gestori del flusso emissione, trasmissione e conservazione della Fattura Elettronica. Alcuni commercialisti potranno diventare intermediari verso lo SdI e quindi eseguire tutte le fasi successive alla emissione della fattura elettronica Altri gestiranno solo la fase di conservazione sostitutiva per conto dell azienda, scegliendo di affidare a terzi gli adempimenti del Responsabile della Conservazione (es. InfoCert) o assumendo in proprio gli adempimenti del Responsabile della conservazione. 3
La risposta Wolters Kluwer Wolters Kluwer ha già partecipato alla prima fase di sperimentazione dello SdI proposta dall Agenzia delle Entrate attraverso SOGEI ed è presente nell Osservatorio del Politecnico di Milano per la Fatturazione Elettronica. Entro la fine maggio 2014 tutti i prodotti software per l emissione di fatture/parcelle saranno adeguati per gestire anche la fatturazione elettronica (generare e firmare il file XML). Di seguito si forniscono maggiori dettagli riferiti ai singoli brand. Artel: Ipsoa: Osra: Arca Evolution gestirà tutte le fasi (emissione e firma, trasmissione allo SdI, ricezioni notifiche e conservazione) in modo completamente integrato e gestito all interno del gestionale. Arca Professional/Sistema Impresa gestirà la fase di emissione e firma della Fattura Elettronica. Le fasi di trasmissione allo SdI e ricezione delle notifiche dovrà essere eseguita dall Azienda direttamente o tramite terzi (es. Commercialista). Sistema Professionista adeguerà le funzioni di emissione fatture / parcelle in modo da produrre e firmare le Fatture Elettroniche. E inoltre prevista la trasmissione allo SdI, la ricezione delle notifiche e l integrazione con ARKmanager per la conservazione sostitutiva. B.Point adeguerà le funzioni di emissione fatture / parcelle (compresa la Fatturazione conto terzi ) in modo da produrre e firmare le Fatture Elettroniche. E inoltre prevista la trasmissione allo SdI, la ricezione delle notifiche e l integrazione con ARKmanager per la conservazione sostitutiva. Wolters Kluwer sta inoltre valutando la realizzazione di soluzioni software per consentire al commercialista di offrire ai propri clienti, indipendentemente dal software gestionale utilizzato dall azienda, il servizio di intermediario verso lo SdI. Glossario Sintesi normativa Oggetto AgID CAD FE IPA PA SdI Descrizione Agenzia per l Italia Digitale; è sottoposta alla vigilanza della Presidenza del consiglio dei ministri e preposta alla realizzazione dell Agenda digitale italiana Codice dell Amministrazione Digitale Fattura Elettronica Indice della Pubblica Amministrazione, gestito dell Agenzia per l Italia digitale (http://www.indicepa.gov.it) Pubblica Amministrazione Sistema di Interscambio, rappresenta l infrastruttura istituita dal Ministero dell Economia e delle Finanze attraverso la quale avviene la trasmissione delle fatture elettroniche verso l Amministrazione (art.1, comma 211, legge 24 dicembre 2007 n. 244). 4
Obblighi Tutte le PA destinatarie non potranno né accettare le fatture emesse o trasmesse in forma cartacea né procedere al pagamento, neppure parziale, sino all'invio del documento in forma elettronica. I fornitori delle amministrazioni pubbliche dovranno pertanto gestire il proprio ciclo di fatturazione verso la PA esclusivamente in modalità elettronica, non solo nelle fasi di emissione e trasmissione, ma anche in quella di conservazione. Le fatture emesse in formato elettronico, infatti, dovranno essere conservate in modo sostitutivo. Destinatari e decorrenze Tra i primi destinatari dell'obbligo, e quindi tenuti a ricevere Fatture Elettroniche a partire dal 6 giugno 2014, vi sono i ministeri e le agenzie fiscali, gli enti nazionali di previdenza e assistenza sociale tra cui non solo Inpdap, Inail e Inps, ma anche le casse dei professionisti, quali Cassa forense, Inarcassa, Cassa del notariato, dei dottori commercialisti e dei ragionieri e periti commerciali. A partire dal 6 giugno 2015, l'obbligo sarà esteso alle restanti PA, ad eccezione delle PA locali, dei soggetti non residenti in Italia, del servizio di trasmissione delle DR, del servizio di pagamento delle entrate di versamento unificato. Ogni destinatario sarà univocamente identificabile dal suo codice IPA. L'IPA (Indice delle Pubbliche Amministrazioni) costituisce l'archivio ufficiale dei riferimenti degli Enti Pubblici. Ogni ufficio (Unità Organizzativa) della PA deve essere identificato univocamente per poter ricevere la Fattura Elettronica. Per reperire l identificativo sarà sufficiente consultare il sito preposto http://www.indicepa.gov.it/documentale/index.php ed effettuare la ricerca sfruttando vari criteri. 5
Di seguito un riepilogo delle decorrenze: Caratteristiche della Fattura Elettronica La FE dovrà essere prodotta in formato XML. Esempio: 6
Il nome del file avrà una struttura ben precisa e definita La fattura dovrà essere firmata con firma digitale o firma elettronica qualificata (CAdES-BES o XAdES-BES) La fattura si potrà definire trasmessa e ricevuta da parte della PA solo a fronte del rilascio della ricevuta di consegna da parte dello SdI Il Sistema di Interscambio (SdI) La trasmissione delle fatture in formato xml, che sarà possibile anche per il tramite di intermediari, avverrà esclusivamente attraverso il Sistema Di Interscambio (SdI), gestito dall'agenzia delle Entrate che ha individuato in Sogei il soggetto tecnologico deputato alla sua realizzazione. Le principali modalità di trasmissione saranno attraverso PEC, Web Services, FTP. Nella fattura trasmessa attraverso lo SdI dovranno comparire le indicazioni sul soggetto trasmittente, con identificativo fiscale, progressivo di invio e numero di trasmissione, nonché sull'amministrazione destinataria, identificata con un codice (IPA) Tra lo SdI, il soggetto trasmittente e la PA avverranno una serie di controlli ed un flusso di notifiche degli esiti degli stessi. Tutto il processo potrà essere ulteriormente complicato alla presenza di eventuali intermediari i fornitori delle PA e lo SdI. Alcuni esempi dei controlli effettuati dallo SdI Verifica nomenclatura ed univocità del file Dimensione file Integrità del documento Autenticità del certificato di firma ID fiscale del soggetto trasmittente A seconda dell esito dei controlli dallo SdI partiranno verso il trasmittente: Ricevuta di consegna Notifica di scarto A fronte dell esito dei controlli effettuati dalla PA partiranno verso lo SdI: Notifiche di accettazione Notifiche di rifiuto Nota Bene: La Fattura Elettronica, insieme alle ricevute e notifiche di trasmissioni inviati e ricevuti dallo SdI, devono essere archiviati e conservati in modo sostitutivo. 7
Di seguito il flusso schematizzato rappresentativo dello SdI e degli attori coinvolti: 8