DIPARTIMENTO / STRUTTURA DIREZIONE SANITARIA DOCUMENTO 00 - PO DS 07 RINTRACCIABILITÁ DEGLI ALIMENTI E GESTIONE DI PRODOTTI ALIMENTARI POTENZIALMENTE PERICOLOSI INDICE DI REVISIONE 0 SCOPO Copia conforme all originale Descrivere le modalità operative che ogni operatore coinvolto nei processi di approvvigionamento, ricevimento, conservazione, trasformazione e distribuzione di alimenti, deve attuare per assicurare la rintracciabilità dei prodotti alimentari, nel rispetto dei requisiti stabiliti dal Regolamento CE n.178/2002, al fine di tutelare la salute del consumatore. Descrivere inoltre le modalità operative per la gestione dei prodotti alimentari potenzialmente pericolosi e le relative responsabilità. CAMPO DI APPLICAZIONE Si applica a tutti i prodotti alimentari acquistati presso fornitori selezionati dalla struttura Provveditorato e riportati nell Elenco prodotti alimentari, allegato al provvedimento deliberativo di aggiudicazione della fornitura di generi alimentari. ATTIVITÁ Rintracciabilità degli alimenti Approvvigionamento La struttura Provveditorato deve provvedere alla selezione dei fornitori, sulla base dei requisiti dei prodotti alimentari definiti nel relativo Capitolato tecnico generi alimentari. A seguito dell aggiudicazione della fornitura la struttura Provveditorato deve redigere e tenere aggiornati: l Elenco fornitori, completo dei seguenti dati: - nome e ragione sociale, indirizzo e sede legale del fornitore - numero di telefono - numero di fax - indirizzo e-mail; l Elenco prodotti alimentari, con indicazione delle seguenti informazioni: - descrizione del prodotto - fornitore - marchio di produzione e bollo CEE (per prodotti di origine animale). Ricevimento Il personale addetto al ricevimento degli alimenti deve: - verificare che tutti i prodotti in ingresso siano conformi alla legislazione alimentare vigente come disposto dalla procedura Controllo dei prodotti alimentari in fase di ricevimento - verificare la correttezza e completezza della documentazione accompagnatoria consegnata dal fornitore, prevista dal Capitolato tecnico generi alimentari, con particolare riferimento al documento di trasporto (identificazione del fornitore, data di consegna, descrizione del prodotto, quantità consegnata, numero di lotto e/o data di scadenza o termine minimo di DIREZIONE SANITARIA 00 PO DS 07 rev. 0 - Pagina 1 di 9
conservazione) e ai certificati di accompagnamento delle carni - registrare l esito dei controlli sulla modulistica di cui alla procedura Controllo dei prodotti alimentari in fase di ricevimento - trasmettere i documenti di trasporto ed eventuali certificazioni al personale addetto alla gestione amministrativa del magazzino, segnalando eventuali difformità quali-quantitative rilevate tra la merce consegnata e la documentazione. Il personale addetto alla gestione amministrativa del magazzino deve provvedere all archiviazione della documentazione suddetta e all inserimento dei dati, relativi ai prodotti accettati, nel sistema informatico (descrizione del prodotto, fornitore, data di ricevimento, quantità ricevuta, lotto). Nel caso in cui non sia possibile inserire tali dati nel sistema informatico deve essere attivata la registrazione sul modulo cartaceo Scheda di carico prodotti alimentari a magazzino. Conservazione Durante lo stoccaggio degli alimenti il personale addetto al servizio di ristorazione deve aver cura di proteggere i prodotti e gli involucri, al fine di evitare la perdita dell identificazione degli alimenti (etichette, bolli a placca e simili). È assolutamente vietato cancellare, nascondere o modificare le indicazioni riportate sulle etichette dei prodotti alimentari. Produzione di semilavorati Tale fase si limita al sezionamento di carni e salumi che vengono lavorati e confezionati sottovuoto. Il personale addetto al servizio di ristorazione deve garantire l identificazione dei semilavorati mediante apposizione sulle confezioni di etichette che rechino le seguenti indicazioni: - Presidio ove è stato confezionato il prodotto - descrizione del prodotto - data di lavorazione e confezionamento - data di scadenza - temperatura di conservazione (definita dal produttore) - peso. Il personale provvede alla registrazione giornaliera delle attività di produzione dei semilavorati effettuata sulle Scheda di lavorazione semilavorati, riportando i seguenti dati: - descrizione del prodotto (salumi: prosciutto cotto, bresaola, ecc.; carni bovine di tagli vari, carni suine, avicunicole, ecc.) - n del lotto/dei lotti avviati alla lavorazione - quantità avviate alla lavorazione - quantità di semilavorato prodotta. Produzione di pasti Le operazioni di scarico dei prodotti dal magazzino alla cucina avvengono mediante sistema informatico: il personale addetto alla gestione amministrativa del magazzino deve tenere aggiornato il programma indicando le quantità avviate alla fase di produzione dei pasti. Nel caso in cui non sia possibile inserire tali dati nel sistema informatico deve essere attivata la registrazione sul modulo cartaceo Scheda di scarico prodotti alimentari da magazzino. Le tipologie degli ingredienti utilizzati giornalmente per la produzione dei pasti previsti dal Menù sono definite dalla procedura Ricettario per la ristorazione ospedaliera. Distribuzione La tipologia e le quantità di pasti consegnati ad ogni singola struttura di degenza sono documentate nei moduli Foglio di lavoro giornaliero diete comuni e Foglio di lavoro DIREZIONE SANITARIA 00 PO DS 07 rev. 0 - Pagina 2 di 9
giornaliero diete speciali delle singole cucine, elaborati sulla base delle richieste formulate dalla strutture di degenza, nel rispetto della procedura Gestione dei pasti nelle strutture di degenza. La tipologia e il numero complessivo di pasti distribuiti presso ciascuna mensa ospedaliera sono giornalmente registrati sul modulo Foglio di lavoro settimanale mensa. Rintracciabilità degli alimenti Rintracciabilità a monte APPROVVIGIONAMENTO Elenco fornitori Elenco prodotti alimentari RICEVIMENTO Documento di trasporto Etichettatura delle materie prime CONSERVAZIONE Software gestione magazzino (carico prodotti) Etichettatura delle materie prime Rintracciabilità interna PRODUZIONE DI SEMILAVORATI Scheda di lavorazione semilavorati * NOTA 1 Etichetta PRODUZIONE DI PASTI Software gestione magazzino (scarico prodotti) Menù Rintracciabilità a valle DISTRIBUZIONE PASTI Moduli di richiesta pasti da parte dei reparti* NOTA 1 Fogli di lavoro delle cucine * NOTA 1 * NOTA 1: I documenti di registrazioneche danno evidenza della rintracciabilità degli alimenti vanno conservati per 6 mesi, salvo indicazioni diverse per documenti specifici. DIREZIONE SANITARIA 00 PO DS 07 rev. 0 - Pagina 3 di 9
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Gestione di prodotti alimentari potenzialmente pericolosi Qualora un operatore, coinvolto nei processi di approvvigionamento, ricevimento, conservazione, trasformazione e distribuzione di alimenti, riceva una comunicazione relativa ad un prodotto alimentare potenzialmente pericoloso per la salute del consumatore o ritenga tale un alimento presente in Azienda, deve informare il Responsabile dell Autocontrollo, individuato (ai sensi della normativa vigente) nella persona del Direttore Generale o suo delegato. Il Responsabile dell Autocontrollo deve: 1. valutare l attendibilità della comunicazione ricevuta, con particolare riferimento alla fonte dell informazione: Autorità di controllo, Laboratori d analisi, fornitori, operatore dell Azienda 2. raccogliere le seguenti informazioni sul prodotto: informazioni principali: - fornitore - tipologia di prodotto - data di ricevimento e/o produzione e/o distribuzione informazioni secondarie: - n.lotto o scadenza o termine minimo di conservazione (tmc) - descrizione dettagliata del prodotto - quantità - modalità di produzione 3. verificare se il prodotto sia stato distribuito all interno dell Azienda 4. se il prodotto non è stato distribuito il Responsabile dell Autocontrollo deve: disporre la segregazione del prodotto presso i magazzini alimentari dei vari Presidi, contattando il Responsabile di cucina, il quale identifica con apposito cartello il prodotto non conforme, al fine di evitarne l utilizzo anche involontario da parte degli operatori individuare il trattamento più opportuno cui sottoporre il prodotto non conforme (es. restituzione al fornitore, eliminazione) registrare la non conformità rilevata sul modulo Non conformità dando evidenza del trattamento intrapreso 5. se il prodotto è stato distribuito, il Responsabile dell Autocontrollo deve: disporre il ritiro del prodotto da tutti i punti ove è stato distribuito, mediante attivazione del seguente flusso informativo: Direzione Sanitaria Direzione Medica di Presidio Infermiere coordinatore di reparto disporre la segregazione del prodotto da parte dell infermiere coordinatore di reparto, la sua identificazione mediante apposito cartello (prodotto non conforme) ed il suo invio alla cucina DIREZIONE SANITARIA 00 PO DS 07 rev. 0 - Pagina 5 di 9
disporre la segregazione del prodotto presente in cucina e del prodotto pervenuto dai reparti, la sua identificazione mediante apposito cartello (prodotto non conforme) individuare il trattamento più opportuno cui sottoporre il prodotto non conforme (es. restituzione al fornitore, eliminazione) in accordo con l Autorità competente informare: - l Autorità competente, se il prodotto è stato distribuito per il consumo (all Autorità competente devono essere trasmesse immediatamente le informazioni di cui al punto 2 lettera a e, in un termine di tempo compatibile con le circostanze, concordato con l autorità stessa, quelle di cui al punto 2 lettera b) - il fornitore, attraverso la struttura Provveditorato, se il prodotto in questione proviene dall esterno (materia prima) - i consumatori, se il prodotto in questione ha raggiunto il consumatore finale. L informazione all Autorità competente ed al fornitore deve essere più rapida possibile; a tal fine la comunicazione può essere telefonica ma deve comunque sempre essere seguita da comunicazione scritta, via fax o e-mail. Le modalità di informazione ai consumatori sono concordate dal Responsabile dell Autocontrollo con la Direzione Strategica e, qualora opportuno, con l Autorità competente. 6. provvedere alla raccolta ed archiviazione per cinque anni salvo diverse indicazioni fiscali, sanitarie, ecc - di tutti i documenti relativi al prodotto ritenuto potenzialmente pericoloso ed al suo ritiro (ddt, certificati, rapporti di prova, comunicazioni interneall Azienda, comunicazioni ai fornitori, ai consumatori, all Autorità competente, ecc.). DIREZIONE SANITARIA 00 PO DS 07 rev. 0 - Pagina 6 di 9
Gestione dei prodotti potenzialmente pericolosi COMUNICAZIONE: Presenza di prodotti potenzialmente pericolosi per la salute del consumatore NO L informazione è attendibile? STOP SI Raccolta informazioni sul prodotto: principali: fornitore tipologia di prodotto data di ricevimento/ produzione/distribuzione secondarie: n.lotto o scadenza o tmc descrizione dettagliata del prodotto quantità modalità di produzione Il prodotto stato distribuito all 段 nterno dell 但 zienda o al consumatore finale? NO Segregazione del prodotto SI Ritiro del prodotto dai punti di distribuzione Segregazione del prodotto Trattamento del prodotto non conforme Informazione fornitori (se il prodotto in questione proviene da un fornitore esterno) Informazione interna all Azienda Informazione Autorità competente (se il prodotto è stato distribuito per il consumo) Informazione consumatori (se il prodotto ha raggiunto il consumatore) Raccolta ed archiviazione dei documenti relativi al prodotto non conforme ed al suo ritiro DIREZIONE SANITARIA 00 PO DS 07 rev. 0 - Pagina 7 di 9
RESPONSABILITÁ Il Responsabile dell Autocontrollo (individuato nella persona del Direttore Generale o suo delegato) ha la responsabilità di: - valutare l attendibilità di comunicazioni relative a prodotti alimentari potenzialmente pericolosi - raccogliere le informazioni previste dalla presente procedura relative al prodotto ritenuto potenzialmente pericoloso - verificare l eventuale distribuzione del prodotto ritenuto potenzialmente pericoloso - disporre il ritiro e la successiva segregazione di prodotti ritenuti potenzialmente pericolosi che siano stati distribuiti all interno dell Azienda e individuare il trattamento più opportuno del prodotto, in accordo con l Autorità competente - disporre la segregazione di prodotti ritenuti potenzialmente pericolosi presenti in Azienda ma non distribuiti per il consumo e individuare il trattamento più opportuno - informare il fornitore, attraverso la struttura Provveditorato, nel caso in cui si rilevi la presenza di un prodotto ritenuto potenzialmente pericoloso proveniente dall esterno - informare l Autorità competente qualora un prodotto ritenuto potenzialmente pericoloso sia stato distribuito per il consumo - informare il consumatore nel caso in cui un prodotto ritenuto potenzialmente pericoloso sia giunto al consumatore finale, secondo modalità concordate con la Direzione Strategica e, qualora opportuno, con l Autorità competente - raccogliere ed archiviare i documenti relativi a prodotti ritenuti potenzialmente pericolosi ed al loro ritiro. Il Direttore della struttura Provveditorato ha la responsabilità di: - provvedere alla selezione dei fornitori, sulla base dei requisiti dei prodotti alimentari definiti nel relativo Capitolato tecnico generi alimentari - redigere e tenere aggiornati gli elenchi dei fornitori e dei rispettivi alimenti forniti - cooperare con il Responsabile dell Autocontrollo nella gestione delle comunicazioni al fornitore relative a prodotti potenzialmente pericolosi da esso forniti. Il Direttore Sanitario ha la responsabilità di informare le Direzioni Mediche circa il ritiro di prodotti potenzialmente pericolosi distribuiti per il consumo al fine di consentirne il ritiro dai reparti di degenza. Il Direttore Medico di Presidio ha la responsabilità di informare gli infermieri coordinatori circa il ritiro di prodotti potenzialmente pericolosi distribuiti per il consumo al fine di consentirne il ritiro dai reparti di degenza. L infermiere coordinatore ha la responsabilità di: - provvedere al ritiro di prodotti ritenuti potenzialmente pericolosi che siano stati distribuiti alle strutture di degenza, identificarli e inviarli alla cucina del Presidio di appartenenza - raccogliere ed archiviare i documenti di registrazione di richiesta pasti. Il Responsabile di cucina ha la responsabilità di: - segregare ed identificare il prodotto ritenuto potenzialmente pericoloso e provvedere al suo trattamento secondo le indicazioni fornite dal Responsabile dell Autocontrollo - raccogliere ed archiviare i documenti di registrazione relativi alla lavorazione dei semilavorati ed alla produzione dei pasti. DIREZIONE SANITARIA 00 PO DS 07 rev. 0 - Pagina 8 di 9
Il personale addetto alla gestione amministrativa dei magazzini di generi alimentari ha la responsabilità di: - provvedere all archiviazione della documentazione accompagnatoria dei prodotti in ricevimento - inserire nel sistema informatico i dati relativi ai prodotti alimentari accettati - inserire nel sistema informatico i dati relativi ai prodotti alimentari avviati alla produzione di pasti. Gli operatori addetti al ricevimento degli alimenti hanno la responsabilità di: - verificare la conformità dei prodotti in fase di ricevimento e verificare la correttezza e completezza della documentazione accompagnatoria, secondo quanto previsto dalla procedura Controllo dei prodotti alimentari in fase di ricevimento - registrare l esito dei controlli e trasmettere la documentazione accompagnatoria al personale addetto alla gestione amministrativa del magazzino, segnalando eventuali difformità rilevate a carico delle merci/dei documenti. Gli operatori addetti al servizio di ristorazione hanno la responsabilità di: - proteggere i prodotti alimentari e gli involucri al fine di evitare la perdita dell identificazione degli stessi - garantire l identificazione dei semilavorati mediante apposizione di etichette - registrare giornalmente le attività di produzione dei semilavorati sulle apposite schede di lavorazione - registrare giornalmente le attività di produzione delle diete comuni e delle diete speciali sugli appositi fogli di lavoro - attenersi a quanto prescritto dal Ricettario per la ristorazione ospedaliera durante la preparazione dei pasti. RIFERIMENTI 00-PO DS 02 Gestione dei pasti nelle strutture di degenza 00-PO DS 06 Controllo dei prodotti alimentari in fase di ricevimento 00-IO DS 03 Ricettario per la ristorazione ospedaliera Capitolato tecnico generi alimentari Documento di trasporto Elenco fornitori Elenco prodotti alimentari 00 - Mod DS18 Non conformità 00 - Mod DS 53 Schede di lavorazione semilavorati 00 - Mod DS 54 Scheda di carico prodotti alimentari a magazzino 00 - Mod DS 55 Scheda di scarico prodotti alimentari da magazzino 00 - Mod DS 56 Foglio di lavoro giornaliero diete comuni 00 - Mod DS 57 Foglio di lavoro giornaliero diete speciali 00 - Mod DS 58 Foglio di lavoro settimanale mensa Modulo Menù invernale DIREZIONE SANITARIA 00 PO DS 07 rev. 0 - Pagina 9 di 9
Modulo Menù estivo DEFINIZIONI Alimento o prodotto alimentare: qualsiasi sostanza o prodotto trasformato, parzialmente trasformato o non trasformato, destinato ad essere ingerito, o di cui si prevede ragionevolmente che possa essere ingerito, da esseri umani. Alimento potenzialmente pericoloso: alimento che può provocare effetti nocivi sulla salute del consumatore; in particolare: alimento che non risponde a requisiti normativi comunitari o nazionali. Pericolo: agente biologico, chimico o fisico contenuto in un alimento o mangime, o condizione in cui un alimento o mangime si trova, in grado di provocare un effetto nocivo sulla salute. Rintracciabilità: la possibilità di ricostruire e seguire il percorso di un alimento, di un mangime, di un animale destinato alla produzione alimentare o di una sostanza destinata o atta ad entrare a far parte di un alimento o di un mangime attraverso tutte le fasi della produzione, della trasformazione e della distribuzione. REVISIONE DATA DESCRIZIONE E/O MODIFICA REDAZIONE VERIFICA APPROVAZIONE 0 01.03.07 Emissione RS AQ RS DIREZIONE SANITARIA 00 PO DS 07 rev. 0 - Pagina 10 di 9