Release 5.20 Manuale Operativo INTRODUZIONE Gestione archivi delle Società Nel presente manuale sono descritte le procedure per effettuare la creazione delle società.
2 Manuale Operativo Indice degli argomenti 1 CREAZIONE SOCIETÀ... 3 1.1 Creazione di una nuova società... 6 1.1.1 Cartella Anagrafica... 7 1.1.2 Cartella Sede Operativa... 8 1.1.3 Cartella Varie... 8 1.1.4 Cartella Altri dati... 9 1.1.5 Cartella Pers. Fisica... 10 1.1.6 Cartella Tipologia... 10 1.1.7 Cartella Esercizi... 11 1.1.8 Cartella Rappresentante Legale... 11 1.1.9 Cartella Note... 11 1.1.10 Cartella Punti Vendita... 11 1.1.11 Richiesta numero caratteri piano dei conti e struttura contabile... 12 1.1.12 Richiesta numero esercizi... 13 1.2 Altre funzioni di creazione società... 14 1.2.1 Duplica Società... 14 1.2.2 Creazione Società Da Database esistente... 16 2 GESTIONE DELLE SOCIETÀ... 17 2.1 Variazione Società... 17 2.2 Stampa Lista Società... 18 2.2.1 Annullo Società... 19 2.2.2 Sospensione Società... 20 3 MENÙ MULTISOCIETÀ... 23 3.1 Funzioni MultiSocietarie... 23 3.1.1 Creazione/modifica di un gruppo... 25 3.1.2 Descrizione delle funzioni disponibili e Tipi società... 26 3.1.3 Stampe e Funzioni... 26 3.1.3.1 Apertura Nuovo Esercizio... 27 3.1.3.2 Apertura Iva Annuale... 27 3.1.3.3 Bilancio d Apertura Provvisorio ( Riporto saldi provvisorio in semplificata)... 28 3.1.3.4 Calcolo Iva fine mese... 28 3.1.3.5 Stampe... 29 3.1.4 Cartella Utilità... 33 3.1.4.1 Aggiornamento Struttura degli Archivi... 34 3.1.5 Generazione automatica stampe PDF in Multisocietà... 36 3.2 Riorganizzazione Multipla... 40 3.3 Verifica partita iva clienti/fornitori... 44 4 OPERAZIONI SUI DATABASE... 47 4.1 Riorganizza Database (Access)... 47 4.2 Eliminazione Esercizi Pregressi... 48 4.3 Esportazione - Importazione database SQL... 49 4.3.1 Esportazione Database Sql... 49 4.3.2 Importazione Sql... 51
INTRODUZIONE: Gestione archivi delle Società - 3 1 Creazione Società Il primo passo per l utilizzo della procedura è la creazione della società, che può avvenire secondo diverse modalità: Creazione Azienda Creazione Studio Da Database Esistente Duplica società Le prime due opzioni consentono la creazione di una società nuova, mentre le ultime due permettono rispettivamente la creazione di una società da un archivio già esistente e la duplica di una società già attiva. Selezionando Creazione Azienda o Creazione Studio, è possibile procedere alla creazione di un nuovo archivio aziendale. La differenza tra le due funzioni consiste nella possibilità di associare o meno alla società creata la gestione degli archivi comuni (TIPOLOGIE 1 ). Dato che questa gestione è utilizzata di solito dagli studi di commercialisti (che devono gestire la contabilità di più aziende) la differenza tra le due funzioni sarà: Tipo di creazione CREAZIONE AZIENDA CREAZIONE STUDIO Risultato Viene creato un archivio con tabelle e piano conti proprie (non collegabile alle tipologie). Permette la creazione di un azienda che utilizza le vendite e magazzino Viene creato un archivio con tabelle e piano conti di Tipologia (ovvero collegato ad un archivio comune esterno). Permette la creazione di un azienda che non si collega al modulo Vendite ma che gestisce le tipologie (archivi comuni). Scelto il tipo di creazione da eseguire, l utente ha a disposizione 3 ulteriori possibilità di scelta, che gli permetteranno di decidere se i dati di base (quali tabelle e anagrafiche) dovranno essere caricati ex novo o dovranno essere ripresi (ovviamente con successiva possibilità di modifica) da una società già esistente (ad esempio, la DEMO fornita di standard con la procedura). Le ulteriori possibilità di scelta sono: CREAZIONE SOCIETÀ NUOVA : con questa opzione la creazione parte direttamente da zero, ovvero viene generato un archivio nel quale tutte le tabelle, le anagrafiche, il piano dei conti e le strutture contabili possono essere inserite ex novo. CREAZIONE SOCIETÀ STANDARD (scelta consigliata) : con questa opzione la creazione crea un archivio con le Tabelle e il Piano dei Conti (più le relative strutture) copiate dalla società DEMO fornita con il pacchetto. L utente ha così la possibilità di personalizzare ed implementare i dati, partendo da una struttura già precompilata. CREAZIONE SOCIETÀ DA ALTRA : questa opzione è utilizzabile quando si vuole copiare tutte le tabelle, tutti gli archivi anagrafici e le strutture da una delle altre società già presenti. Si pensi alla creazione di un nuovo archivio da una società esistente, o all esigenza di creare una società di prova ecc 1 Con il termine Tipologie si intendono gli archivi comuni, ovvero la possibilità di creare delle anagrafiche che vengono lette da più aziende: si tratta in sostanza di anagrafiche condivise che agevolano la modifica e l inserimento dei dati (che andrà fatto una volta sola e sarà valido per tutte le società collegate ).
4 Manuale Operativo Nelle prossime pagine andiamo a descrivere i passaggi per procedere alla creazione azienda, passaggi che non cambiano in funzione delle scelte operate. E importante evidenziare che gli argomenti sono tratti in linea generale: vengono analizzati tutti i campi richiesti dalla procedura, ma considerando che la procedura stessa si presenta in diverse versioni, la compilazione di detti campi varia a seconda del tipo di prodotto acquistato e del tipo ai archivio che si vuole creare. Così, per esempio, la procedura Privacy stand alone non richiede alcune impostazioni, obbligatorie per la procedura Cespiti stand alone, e via dicendo. Un approfondimento va dedicato alla gestione del modulo VENDITE con la versione STUDIO E possibile installare il modulo Vendite anche presso lo studio commercialista che utilizza una versione STUDIO con contabilità ordinaria, semplificata e professionisti. La gestione delle Vendite, in questo contesto, può essere attivata per le aziende in regime contabile ORDINARIO e SEMPLIFICATO, secondo i seguenti parametri: L azienda deve essere creata con l opzione CREAZIONE AZIENDA Questa opzione disabilita la possibilità di associare alla società in creazione archivi di Studio, quali le Tipologie. Queste società dovranno quindi avere un piano conti proprio Nel caso di una società in contabilità ORDINARIA, la gestione delle Vendite si attiva sia come Vendite che come Magazzino Nel caso di una società in contabilità SEMPLIFICATA, la gestione delle Vendite si attiva come Modulo Vendite (non come Magazzino)
INTRODUZIONE: Gestione archivi delle Società - 5 A p p r o f o n d i m e n t o t e c n i c o Tipo di Creazione: Utilizzando l applicativo database SQL, è necessario selezionare uno dei 2 campi: Creazione da Client Creazione da Server In funzione dei diritti che il client possiede sul server. Infatti, la creazione dell azienda può essere eseguita da qualsiasi client di rete. L operazione di Creazione da Client presenta un duplice vantaggio, in quanto: Può essere effettuata da qualsiasi postazione, anche se non possiede diritti di accesso al server. È possibile selezionare un database (opzione Creazione Società Da Altra) in utilizzo da un altro utente. Di contro questo tipo di opzione risulta particolarmente lenta. Per procedere con la creazione società, dopo aver selezionato il tipo di Operazione (Creazione Società da altra, Standard o Nuova), impostato i campi della cartella Anagrafica (e delle altre cartelle presenti) occorre selezionare l opzione Creazione dal Client: viene effettuata la copia di tutte le tabelle presenti nel database con conseguente aggiornamento della struttura, dei dati, delle query, delle store procedure e degli eventuali trigger presenti nel database con comandi SQL. Al termine del caricamento dei dati anagrafici, premendo il pulsante Conferma viene avviata la copia delle singole tabelle verificando (attraverso progress bar posta in fondo alla maschera) lo stato di avanzamento sia della copia di ogni singola tabella sia della copia dell intero database. È possibile in qualsiasi momento interrompere la copia del database premendo sul pulsante Termina alla cui pressione viene visualizzato il messaggio Conferma l abbandono?. Cliccando sul pulsante Si la creazione del database viene interrotta. L operazione di Creazione da Server prevede invece le seguenti condizioni di base: La postazione client che effettua la creazione di una nuova società deve possedere i diritti di accesso (lettura e scrittura) sulla postazione Server che dovranno essere impostati dall amministratore di sistema La postazione client deve avere accesso al percorso condiviso sul server dove risiedono i file fisici dei databases SQL (con estensione MDF e LDF). Può essere effettuata solo con la scelta di un database non in utilizzo da parte di un altro utente. La creazione dei database sul Server risulta molto più veloce. Selezionano l opzione Creazione sul Server dopo aver abilitato il tipo di Operazione (Creazione Società da altra, Standard e Nuova) e impostato i campi della cartella Anagrafica (e delle altre cartelle) è possibile procedere alla creazione; alla pressione del pulsante Crea è visualizzata una maschera che richiede: Nella prima parte vengono visualizzate le impostazioni del nome e della password dell utente SQL abilitato all amministrazione dei databases (impostazioni immodificabili) Viene richiesto il Percorso condiviso, ovvero il percorso della cartella dove risiedono i file fisici dei database (con estensione MDF e LDF), che deve essere una cartella condivisa nel caso in cui la creazione venga eseguita da un client. Qualora i file di tipo MDF, LDF o il database Comune del gestionale non risiedano tutti nella stessa cartella, possono essere indicati anche percorsi diversi.
6 Manuale Operativo 1.1 Creazione di una nuova società All installazione e all avvio del programma, ci si troverà situati automaticamente sulla società DEMO Azienda S.r.l. o DEMO Studi, inserite a solo scopo dimostrativo e didattico. Per creare nuove società, è necessario procedere con le operazioni di Creazione Azienda o Creazione Studio: le due funzioni sono sostanzialmente identiche, eccetto per la gestione delle tipologie, attivabile solo nel secondo caso. Si accede alla funzione dal Menù Utilità Creazione Società Creazione Azienda/Studio: Scelto il tipo di Operazione da effettuare, si passa all inserimento dei dati nelle diverse cartelle. Al termine dell inserimento dei dati richiesti (che variano in funzione del tipo di società che si sta creando) cliccando sul pulsante CREA si passa agli step successivi. La variazione dei dati delle varie cartelle può essere effettuata successivamente alla creazione della società, utilizzando la funzione Variazione Società presente nel menù Utilità.
INTRODUZIONE: Gestione archivi delle Società - 7 Con Operazione è possibile selezionare una tra le seguenti opzioni di creazione La creazione genera un archivio senza nessun dato di base. La creazione genera una società con le Tabelle, il Piano dei Conti e le strutture già impostate con gli stessi dati presenti nella società DEMO. La creazione genera una società con Tabelle, Piano dei Conti, Strutture e anagrafiche clienti e fornitore con gli stessi dati presenti in una società scelta come origine, indicata nel campo Società Sorgente. Scegliendo questa opzione, si attiva la sezione Non Duplicare dalla quale è possibile scegliere di non importare le anagrafiche elencate, abilitando i relativi flag: Anagrafica Clienti: per non importare nella società in creazione, le anagrafiche clienti; Anagrafica Fornitori: per non importare le anagrafiche fornitori; Anagrafica Agenti: per non importare le anagrafiche agenti; Anagrafica Articoli:per non importare le anagrafiche articoli; Conti di società: il flag (attivo di default) è presente solo se la società di origine utilizza un piano dei conti in tipologia; se attivo, viene associato alla nuova azienda lo stesso piano conti della società sorgente, ma non vengono importati nel nuovo archivio i conti di società presenti nel database di origine (la nuova società avrà così il piano dei conti di tipologia senza avere nessun conto di società). Gestione Privacy (visibile solo se attivo il relativo modulo): per non replicare le tabelle contenenti dati relativi alla gestione della privacy 2. Cliccando su conferma, la funzione di creazione società da altra non considererà le tabelle selezionate. 1.1.1 Cartella Anagrafica Come primo dato viene chiesto il Codice da assegnare alla società in creazione, che può avere lunghezza massima di cinque caratteri alfanumerici. Tale codice sarà utilizzato dal programma per nominare gli archivi della società (Demoana.mdb, Demomsk.mdb, ecc.). Il campo Divisione Indirizzo, se attivato, permette la suddivisione dell indirizzo nei seguenti campi (necessario soprattutto in fase di compilazione della dichiarazioni dei redditi): Tipo Via, Indirizzo (nome della via), N. civico, nome della Frazione. 2 La procedura gestionale è integrabile a programmi specifici per la gestione dei documenti e degli adempimenti previsti dalla normativa in materia di trattamento dei dati personali (Codice Privacy).
8 Manuale Operativo 1.1.2 Cartella Sede Operativa Sono richiesti i dati relativi alle eventuali Sedi Operative della società in inserimento: 1.1.3 Cartella Varie Si dovranno inserire i dati relativi alla Natura giuridica, al Codice/Descrizione dell attività, al Capitale sociale (con relativa parte versata), al numero di Iscrizione al tribunale ed alla Camera di commercio. Fondamentale importanza hanno i campi per la scelta del tipo di: Tipo di contabilità: tra Ordinaria, Semplificata, Professionisti 3 Collegamento Dichiarazioni dei Redditi: per definire la tipologia di modello dichiarativo che si deve compilare per la società. L informazione è utile anche per definire la struttura del fondo imposte nel gestionale, al fine di elaborare correttamente le imposte ed effettuare quindi il passaggio dati al dichiarativo relativo. Gestisci Anagrafica Comune: se attivo, sarà possibile effettuare la ripresa da quadro nella procedura fiscale; Codice SIA: codice alfanumerico, secondo lo standard ABI, utilizzato nella generazione dei file RIBA della Stampa Effetti. La compilazione della cartella non è richiesta per la Creazione Società per Privacy Stand Alone. 3 Nel caso di società operanti in Contabilità Semplificata o Professionisti, nella maschera sopra riportata possono esserci altri campi necessari al tipo di contabilità specifica (descritti nei relativi manuali).
INTRODUZIONE: Gestione archivi delle Società - 9 1.1.4 Cartella Altri dati Per la gestione dei dati anagrafici relativi ai bilanci nel formato XBRL Nella maschera possono essere impostate le seguenti opzioni: Società con socio unico (flag): per indicare che la società ha un unico socio; Società in liquidazione (flag): per indicare che la società si trova in liquidazione; Data inizio liquidazione: per inserire la data di inizio liquidazione, se è stato abilitato il flag precedente; Società soggetta a direzione e coordinamento (flag): per indicare se la società è sottoposta a direzione e coordinamento; Denominazione società che esercita l attività di direzione e coordinamento: per indicare la denominazione della società che esercita l attività di direzione e coordinamento.
10 Manuale Operativo 1.1.5 Cartella Pers. Fisica La procedura riconosce che la società è costituita da una persona fisica dal codice fiscale (tramite un controllo sul numero caratteri del campo codice fiscale) e abilitata di conseguenza la cartella Persona Fisica: in questa sezione sono stati inseriti i campi: Cognome Nome che non sono obbligatori, per cui sarà cura dell utente indicarli. In questo caso è necessario (per gli utenti che vogliono gestire la Scheda compensi) suddividere la Ragione sociale indicata nella cartella Anagrafica in <Cognome_Nome>, ponendo tra il cognome e il nome una _ (underscore) per indicare al programma come gestire i dati nel 770 Nella ripresa nel programma dichiarativo la procedura si comporta nel seguente modo : Se i campi Cognome e Nome non sono stati compilati >> nel dichiarante viene riportata la ragione sociale della società. Se i campi sono stati compilati >> nel dichiarante vengono riportati nei rispettivi campi predisposti per la persona fisica. 1.1.6 Cartella Tipologia In questo caso, di difetto, associa alla società in creazione la Tipologia Tabelle Kinga99 e consente l associazione anche di una Tipologia Conti (a scelta dell utente). La compilazione della cartella è richiesta solo per la Creazione Studio per generare archivi condivisi. La lista delle Tipologie Conti propone le tipologie presenti, già create precedentemente dalla funzione Creazione Tipologie del menù Tipologie. Con questa attribuzione sarà possibile gestire le tabelle selezionate in comune con più società, ed ogni modifica apportata in una di esse sarà valida per tutte le società che hanno la stessa Tipologia.
INTRODUZIONE: Gestione archivi delle Società - 11 1.1.7 Cartella Esercizi Sono riportati tutti gli esercizi contabili relativi alla società a cui sono associati, in funzione delle operazioni contabili compiute, i diversi stati (Eliminato,Chiuso, Riportato ad Apertura Definitivo, Aperto). Nel caso di caricamento di una nuova società tale maschera è vuota. 1.1.8 Cartella Rappresentante Legale Consente di indicare i dati relativi al rappresentante legale della società per effettuare l invio telematico dei dati. 1.1.9 Cartella Note Consente di registrare, in formato testo libero, delle note informative relative alla società. 1.1.10 Cartella Punti Vendita Abilitando il flag Trasmissione corrispettivi, viene resa visibile la cartella Punti Vendita nella quale devono essere definiti i riferimenti dei punti di vendita attivi (ved. descrizione in Manuali Contabilità).
12 Manuale Operativo 1.1.11 Richiesta numero caratteri piano dei conti e struttura contabile Alla conferma della creazione della società, viene proposta la Struttura Contabile per l indicazione della struttura del Piano dei Conti. Il piano dei conti è strutturato su tre livelli: Mastro (o Gruppo), Conto e Sottoconto. La somma dei caratteri dei tre livelli può essere al massimo 10. Tutte le altre informazioni contenute nelle cartelle della Struttura Contabile, riguardano le causali ed i conti di difetto per gestire tutti gli automatismi contabili della procedura; se la società in creazione è completamente nuova, le informazioni dovranno essere caricate successivamente, ossia dopo aver compilato il Piano dei Conti e le tabelle contabili; se la società in creazione è stata copiata da standard o da altra, allora saranno qui riepilogate le causali ed i conti già collegati. Solo nel caso di creazione di una società NUOVA, è richiesta la dimensione dei livelli; se la società è creata in modo standard o da altra, sono riportate le dimensioni già caricate. Si può, ad esempio, decidere se adottare una codifica per il Piano dei Conti che preveda 6 caratteri in totale, suddivisi in: Carattere per il Gruppo Caratteri per il Conto Caratteri per il Sottoconto Oppure una Codifica che preveda 9 caratteri in totale, suddivisi in: 3 Caratteri per il Gruppo 3 Caratteri per il Conto 3 Caratteri per il Sottoconto Per avere una spiegazione dettagliata di tali campi, fare riferimento al relativo paragrafo del presente manuale. In fondo alla maschera sono presenti i pulsanti: Conferma Esci. La compilazione della cartella non è richiesta per la Creazione Società per Privacy Stand Alone.
INTRODUZIONE: Gestione archivi delle Società - 13 1.1.12 Richiesta numero esercizi La creazione della società prosegue con la richiesta dell esercizio che si sta creando: E possibile creare una società con due esercizi precedenti all esercizio corrente, così da utilizzare questi esercizi pregressi per registrare manualmente i dati di bilancio ad essi relativi (ad esempio per fare raffronti su più anni). Scelto se creare direttamente dal primo esercizio o da esercizi pregressi, la creazione prosegue con la richiesta del periodo di durata dell esercizio in corso: questa operazione serve a predisporre l archivio a ricevere le registrazioni contabili per il periodo corrispondente. Appare quindi la seguente maschera: L apertura di un nuovo esercizio non comporta la chiusura dell esercizio precedente né il riporto dei saldi: infatti è possibile tenere aperti più esercizi contemporaneamente. Dove il Numero Esercizio, che dipenderà dalla scelta appena effettuata, rappresenta il numero progressivo di esercizio che si andrà ad aprire. Si propongono le date di inizio e fine anno, coincidenti con l anno solare; le date possono essere modificate per avere esercizi che iniziano o terminano in date differenti, o per esercizi di durata differente dall anno solare. L esercizio contabile può avere una durata diversa dai dodici mesi classici e può iniziare e terminare in qualunque giorno e mese dell anno. In fondo alla maschera sono presenti i pulsanti: Conferma Esci.
14 Manuale Operativo 1.2 Altre funzioni di creazione società 1.2.1 Duplica Società La funzione Duplica Società permette di duplicare un database tra quelli presenti, in modo da ottenere una copia identica dello stesso archivio. Può essere utilizzata, ad esempio, per creare copia dell archivio dove effettuare prove (es. azienda a scopo didattico) o salvataggi (es. salvare l archivio ad una certa data). Sulla copia si potranno effettuare, con la massima tranquillità, tutte le prove che si ritengono opportune, ed al termine si potrà eliminare l archivio copia senza che l originale sia stato modificato. Si accede alla funzione dal Menù Utilità Creazione società Duplica società: Anche in questo caso avremo le opzioni: Duplicazione dal Client: viene avviata la copia delle singole tabelle Duplicazione sul server viene richiesto il Nome Utente (di difetto kw96admin) e la password dell utente SQL abilitato all amministrazione dei databases. Inoltre, è necessario selezionare il Percorso condiviso del server dove risiedono i file fisici identificativi dei database SQL 4. 4 Dove risiedono i file con estensione MDF e LDF da utilizzare per la copia del database selezionato.
INTRODUZIONE: Gestione archivi delle Società - 15 Cliccando sul pulsante Avanzate la maschera si espande per visualizzare i Percorsi file di ORIGINE (database Comune del gestionale, files di tipo MDF ed LDF), dove abitualmente viene indicato il percorso presente nel campo Percorso condiviso: Se i files risiedano in un altra cartella, l utente può modificare i Percorsi file di ORIGINE nel campo relativo. Premendo il pulsante Standard si ritorna alla maschera precedente e non vengono più visualizzati i Percorsi file di ORIGINE. Premendo sul pulsante Conferma è possibile procedere con l elaborazione. Selezionando il database da duplicare ed impostato il Nuovo Nome e la Nuova descrizione del database da creare, e il tipo di duplicazione, si può procedere cliccando sul pulsante Conferma; l utente può verificare (attraverso progress bar posta in fondo alla maschera) lo stato di avanzamento sia della copia di ogni singola tabella sia della copia dell intero database. E possibile in qualsiasi momento interrompere la copia del database premendo sul pulsante Termina alla cui pressione è visualizzato il messaggio di richiesta di Conferma Abbandono
16 Manuale Operativo 1.2.2 Creazione Società Da Database esistente Questa funzione è utilizzata per collegare un archivio di una società già esistente (ma non direttamente creata), in modo tale che i dati siano disponibili e consultabili come se fossero stati creati dalla procedura in uso: si pensi, ad esempio, allo studio del commercialista che si fa spedire gli archivi dai propri clienti utilizzatori della procedura, verificando in tempo reale le informazioni caricate. E possibile scegliere il database da integrare alla lista di quelli preesistenti selezionandolo da qualunque punto del disco fisso (o alternativamente da qualunque pc in rete) indipendentemente dalla directory di installazione (o dalla cartella in cui sono posizionati gli Archivi). Si accede alla funzione dal Menù Utilità Creazione società Da database esistente: E presente il flag Importa Database Collegati: abilitando questo flag la procedura importa anche le eventuali tipologie collegate (esempio la kinga99 per le tabelle). Nella maschera è possibile selezionare il database da collegare tra quelli presenti in Sql Server premendo sul relativo campo di selezione. Una volta selezionato il database dalla lista a tendina, viene abilitato il pulsante Conferma alla cui pressione compare il messaggio che certifica il corretto collegamento del database alla tabella LSTSOC del database COMUNE. Nel caso in cui il database selezionato sia già stato collegato ed è quindi presente nella tabella LSTSOC del database COMUNE viene segnalato il messaggio che il Database è già esistente.
INTRODUZIONE: Gestione archivi delle Società - 17 2 GESTIONE DELLE SOCIETÀ Oltre alla funzione di Creazione Società (descritta nella sezione relativa alla creazione degli archivi) in questo menù sono presenti una serie di funzione per mantenere gli archivi delle aziende gestite. 2.1 Variazione Società La funzione richiama in variazione la maschera dell anagrafica della società: qui è possibile visualizzare i dati precedentemente inseriti, con la possibilità di modificare parte di essi. Si accede dal Menù Utilità Variazione Società, La maschera è la stessa della Creazione Società. In questa sezione, è possibile modificare i dati contenuti nelle cartelle Dati Anagrafici, Sede Op., Varie (eccetto il campo Tipo Contabilità ), Persona Fisica, Note. Nella cartella Esercizi permette di verificare lo stato (APERTO - ESEGUITA APERTURA DEFINITIVA CHIUSO ) degli esercizi in linea per singola società, indicando le date di Inizio e fine esercizio. Le cartelle Esercizi e Tipologia sono richiamabili solo in visualizzazione.
18 Manuale Operativo 2.2 Stampa Lista Società Consente di ottenere la stampa delle informazioni relative alle società in archivio, con i dati inseriti nelle cartelle presenti nella funzione Creazione/Variazione Società. Si accede alla funzione dal Menù Utilità Stampa Lista Società: I campi Da Società - A Società permettono di selezionare un determinato intervallo di società da visualizzare in stampa. Il numero e la completezza dei dati riportati nelle stampe è definibile dai flag presenti in Tipo di Stampa e Tipo di Ordinamento. In particolare: con Solo Anagrafica si riportano i soli dati contenuti nella cartella anagrafica con Stampa Completa si riportano i dati contenuti in tutte le cartelle Per Codice/Alfabetico si riferiscono all ordine da seguire nella stampa di più società. Con Conferma si procede alla stampa, che non presenta un anteprima ma viene indirizzata direttamente ala stampante.
INTRODUZIONE: Gestione archivi delle Società - 19 2.2.1 Annullo Società Funzione che permette di annullare una società, cancellandone il relativo database. Per operare l eliminazione è necessario entrare nel programma e posizionarsi nella società che si vuole eliminare. Si accede alla funzione dal Menù Utilità Annullo Società: Viene visualizzata la maschera contente i dati anagrafici e tutte le specifiche della società. Premendo sul pulsante ELIMINA si procedere alla cancellazione: è visualizzato un messaggio di controllo che chiede conferma dell operazione. Cliccando su SI viene avviata l eliminazione della società 5, al termine della quale viene visualizzata la maschera per selezionare un nuovo database su cui operare: 5 Vengono eliminati sia i file xxxxxana e xxxxxmsk e i relativi file fisici con estensione Mdf e Ldf
20 Manuale Operativo 2.2.2 Sospensione Società La funzione consente di sospendere società non più utilizzate, conservandone il database nella cartella delle società ma inibendone la selezione: in questo modo, le liste con gli elenchi delle società (es. Cambia società, Cambia società/data, Creazione società da altra, gli elenchi società da selezionare per il passaggio dati alle procedure DR etc.) conterranno le sole società attive. La funzione è accessibile solo dall utente ADMIN. I casi più frequenti per il quale risulta utile sospendere le società sono i seguenti: Società relative a clienti non più attivi Società con importi in lire create in seguito alla conversione in euro Società dimostrative fornite di standard Si accede alla funzione dal menù Utilità Sospensione società La maschera propone l elenco delle società attive.
INTRODUZIONE: Gestione archivi delle Società - 21 Per sospendere le società occorre: 1. Applicare un flag in corrispondenza della colonna Sel. a fianco la società da sospendere 2. Premere Conferma sospensione. Viene inviato un messaggio per confermare o meno l operazione: cliccare su Sì. E possibile effettuare la sospensione di società che attualmente non sono in uso ; se risultano società utilizzate viene inviato il seguente messaggio A questo punto, nelle liste che elencano le società verranno omesse le società sospese: L utente ADMIN invece potrà vedere sempre tutte le società.
22 Manuale Operativo E possibile anche ri-attivare una società sospesa; per fare ciò: 3. Premere Mostra società Sospese. 4. Viene visualizzato l elenco delle società sospese 5. Applicare un flag in corrispondenza della colonna Sel. a fianco la società da ri-attivare 6. Premere Conferma Ripristino. Nella testata della maschera viene indicato lo stato delle società visualizzate cioè attive o sospese Con il pulsante Mostra società Attive si ritorna all elenco delle società attive.
INTRODUZIONE: Gestione archivi delle Società - 23 3 MENÙ MULTISOCIETÀ Questo Menù raggruppa diverse funzionalità, che permettono di una stessa funzione contemporaneamente su archivi diversi, così da evitare all utente di compiere le stesse operazioni ripetitivamente per ogni società gestita: 3.1 Funzioni MultiSocietarie La gestione MultiSocietaria è un automatismo che garantisce un notevole risparmio di tempo, in quanto l operatore, dopo avere avviato la procedura, può dedicarsi ad altre attività limitandosi a controllare, al termine, l esito dell elaborazione (che viene dettagliato in appositi files di log). Sono disponibili tutte le funzioni più rappresentative, che non richiedano l impostazione di parametri particolari da parte dell operatore: una volta selezionata la funzione desiderata, viene presentata la relativa maschera di filtro per la selezione delle opzioni di stampa, ed alla conferma la stessa operazione viene eseguita in sequenza per le società selezionate (evitando all utente di attivarla ripetitivamente nelle diverse società). Si accede alla funzione dal Menù Multi Società Funzioni multisocietarie: Le funzioni possono essere eseguite da qualsiasi società: ai fini delle diverse operazioni eseguibili, sarà considerata la sola data di elaborazione, nella quale si è posizionati. Pertanto, è fondamentale posizionarsi in una data di elaborazione congruente con le operazioni che saranno effettuate per le diverse società.
24 Manuale Operativo La maschera della funzione è strutturata in due sezioni: una relativa alla scelta delle società (o del tipo di contabilità) e una dedicata alle operazioni da eseguire. Scelta Società Nella parte alta della maschera sono visualizzati i dati necessari per selezionare le società sulle quali si vuole operare. Le funzioni multisocietarie possono essere eseguite su archivi con la stessa tipologia di contabilità e compatibili in base alla data di lavoro della società da cui è avviata l elaborazione: l esercizio in uso deve, in sostanza, essere presente in ogni società scelta 6. Di difetto sono visualizzate le società con Contabilità Ordinaria. Sono disponibili i campi: Tipo Contabilità: per selezionare le società sulle quali operare in base al tipo di contabilità: Nella lista della tipologia di contabilità è stata inserita la voce T = Tutti con la quale è possibile estrarre tutte le società presenti in archivio indipendentemente dal tipo di contabilità. In questa particolare modalità è possibile attivare solo le procedure che sono presenti nella cartella Utilità in quanto si tratta di funzioni che non effettuano elaborazioni sui dati. La cartella Stampe e Funzioni viene disabilitata; sarà possibile ripristinarla premendo il Pulisci. Eseguita la scelta, si presenta in griglia l elenco delle società rispondenti la tipologia indicata. Gruppo: in alternativa all estrazione per tipo di contabilità, è possibile definire dei gruppi di società, personalizzabili liberamente dall utente. Le società che fanno parte dello stesso gruppo dovranno essere necessariamente omogenee (per esempio, devono avere la stessa periodicità di liquidazione Iva) al fine di poter eseguire tutte le funzioni disponibili. Ovviamente, la procedura esegue una serie di controlli al momento dell esecuzione di ogni funzione, e qualora riscontrasse delle incongruenze evidenzia le società anomale rispetto alle altre. Attenzione! Per un corretto utilizzo dei gruppi, gli stessi devono essere richiamati solo dalla stessa società da cui sono stati creati. I dati relativi al gruppo, sono, infatti, contenuti nel database della società, in elaborazione al momento della creazione del gruppo: quindi, se si richiama il gruppo posizionandosi in elaborazione in un altra azienda, non lo si visualizzerà nell elenco dei gruppi Una volta estratte le società da elaborare sulla base delle scelte operate, è possibile selezionare ulteriormente le singole società, applicando un flag,nella colonna Sel.. Premendo il tasto Sel.Tutti sono automaticamente selezionate tutte le società. 6 Se qualche società presenta data incongruente, un messaggio avverte che non verrà compresa nell elaborazione
INTRODUZIONE: Gestione archivi delle Società - 25 Funzioni eseguibili in modalità multi Nella parte bassa della maschera sono presenti le funzioni effettuabili contemporaneamente sulle società selezionate. E possibile scegliere una funzione specifica (una funzione alla volta: alla selezione di una funzione, si disattiva quella precedentemente selezionata), che sarà eseguita su tutte le società selezionate. 3.1.1 Creazione/modifica di un gruppo Per creare o modificare un gruppo, basta premere sul pulsante Def. Gruppi (posto a fianco al campo): si accede alla seguente maschera d inserimento/modifica: Per creare un nuovo gruppo inserire il codice nel campo Gruppo (codice identificativo qualsiasi, a discrezione dell utente): quindi battere <Invio> ed inserire la descrizione nel campo successivo. Scegliere quindi il Tipo contabilità: da ora, sarà possibile operare nella griglia sottostante, indicando le società da associare al gruppo, scegliendo tra due modalità operative diverse: Scegliendo singolarmente le società da associare, indicandone il Codice manualmente o richiamandole dalla lista ( doppio click del mouse o tasto F5 ) Premendo sul tasto Tutte le società e riportando automaticamente in griglia tutte le società per il tipo di contabilità impostata Per salvare le impostazioni inserite o variate del gruppo, premere il pulsante Conferma oppure: Salva e Applica : oltre a salvare, chiude la maschera tornando a quella principale ed impostando, automaticamente, il gruppo in elaborazione. Ricordiamo che il gruppo viene salvato all interno del database della società in cui è stata effettuata la creazione e quindi non verrà visualizzato da altre società.
26 Manuale Operativo 3.1.2 Descrizione delle funzioni disponibili e Tipi società In base al tipo di contabilità sono rese disponibili differenti funzioni, che sono suddivise in due cartelle, in base alla tipologia d elaborazione. 3.1.3 Stampe e Funzioni Presente un elenco differente per i diversi tipi di contabilità: Contabilità Ordinaria Contabilità Semplificata Contabilità Professionisti Semplificata Contabilità Professionisti Ordinaria Restrizioni società con attività separate: se la società gestisce le attività separate non sarà possibile eseguire le seguenti funzioni: Calcolo Iva fine mese - Stampa Liquidazioni Iva - Stampa Registri Nuova Modalità. In caso di errata selezione di società di questa tipologia, è visualizzato un messaggio di avviso.
INTRODUZIONE: Gestione archivi delle Società - 27 3.1.3.1 Apertura Nuovo Esercizio All esecuzione della funzione di Apertura Nuovo Esercizio, la procedura definirà la data d inizio e di fine esercizio, riferendosi alla prima società selezionata: lo stesso esercizio sarà creato anche per le altre società selezionate, fermo restando che le date d inizio e di fine del nuovo esercizio siano le stesse anche per le altre società 7. Se i dati risultano congruenti, per tali società sarà visualizzata la seguente maschera di creazione esercizio, dove l utente potrà confermare, o meno, i dati proposti: Alla conferma, sarà avviata la creazione, automatica, dell esercizio, per le società selezionate 8. 3.1.3.2 Apertura Iva Annuale La funzione è eseguita sulle società selezionate assumendo come data di riferimento la data d elaborazione della prima società selezionata. Questa funzione non richiede (come di norma) alcuna conferma da parte dell Utente. 7 Se le date del nuovo esercizio non coincidessero col nuovo delle altre società selezionate, sarà inviato un messaggio di avviso che impedirà di procedere. 8 La società in elaborazione rimane visualizzata solo nella parte alta della maschera: è eseguito un particolare cambio di società, molto rapido, senza caricamento né del menù, né della Toolbar, che rimane quello della società d avvio. Al termine dell elaborazione è ripristinata la società da cui è stata eseguita la funzione.
28 Manuale Operativo 3.1.3.3 Bilancio d Apertura Provvisorio ( Riporto saldi provvisorio in semplificata) La funzione è eseguita sulle società selezionate assumendo come data di riferimento per l esercizio, la data d elaborazione della prima società selezionata; l utente dovrà, quindi, confermare, o meno, i dati proposti: Se le società selezionate sono in semplificata e utilizzano lo stato patrimoniale, la funzione prenderà il nome di Riporto Saldi Provvisori. 3.1.3.4 Calcolo Iva fine mese Per determinare il calcolo Iva fine mese è utilizzata la funzione Calcolo Iva fine mese per più periodi anche se, di fatto, è eseguita per il solo mese, o trimestre, di competenza. E individuato il periodo successivo da calcolare per la prima società elaborata e, quindi, visualizzata la maschera del calcolo Iva su più periodi: l utente potrà solo confermare le date proposte od uscire dalla funzione, poiché, non è possibile modificare i campi Data 9. 9 Nel caso in cui il periodo identificato non fosse valido per le altre società selezionate, nel file di log sarà indicato un messaggio con l esito
INTRODUZIONE: Gestione archivi delle Società - 29 3.1.3.5 Stampe Sono disponibili diverse stampe in multisocietà: da considerare che le stampe di seguito esaminate, se eseguite in multisocietà, sono inviate direttamente alla stampante senza essere visualizzate in anteprima (così da non dover costringere l utente a confermare la stampa ad ogni anteprima per ogni società selezionata). Da considerare, in linea generale, che sarà automaticamente disabilitata (per le stampe che lo prevedono) l eventuale selezione di un intervallo di codici Clienti o Fornitori, in quanto, ogni società avrà codifiche diverse degli stessi, e che per queste stampe non saranno considerate (e salvate) le esperienze. Stampa Bilancio e Bilancio di Verifica Le maschere di filtro non presentano differenze (tranne ch eper il bilancio di Verifica Clienti e Fornitori, che disabilita la selezione di un intervallo codici). Stampa Liquidazioni Iva E possibile stampare la liquidazione Iva delle società selezionate per un intervallo di periodi, così da produrre le stampe delle liquidazioni precedentemente calcolate con la funzione di calcolo Iva Multisocietaria. La maschera viene impostata in base alle liquidazioni presenti sulla prima società selezionata: non presenta differenze dalla funzione singola.
30 Manuale Operativo Stampa Mastrini e Partitari Diversamente dalla funzione eseguibile singolarmente, le scelte Stampa note e Ordinato per data valuta sono disabilitate (poiché, essendo una stampa, che richiede l orientamento di stampa in orizzontale, l utente dovrebbe intervenire manualmente per cambiarlo, quindi, non risulta possibile eseguire direttamente la stampa, senza il successivo intervento dell utente, perdendo il fine dell operazione di multisocietà).
INTRODUZIONE: Gestione archivi delle Società - 31 Stampa Registri Nuova Modalità E possibile stampare contemporaneamente il Giornale Bollato e i Registri Iva delle società selezionate: l unica differenza della funzione standard consiste nel fatto che è possibile selezionare singolarmente o il bollato 10 o i registri 11. Sia nella stampa del bollato, sia in quella dei registri sono automaticamente considerati, oper ogni società, i periodi successivi all ultima stampa effettuata in ognuna. Sono sempre considerati come parametri, cui le società si devono riferire, quelli della prima società selezionata, qualora i parametri non possano essere applicati su una delle società nel file log saranno evidenziati i motivi: 10 Nella stampa del giornale bollato non è possibile impostare la pagina di ripristino, poiché, risulta essere un dato significativo per la singola società. 11 Nella stampa dei registri Iva non è possibile stampare i singoli protocolli perchè selezionando l opzione di stampa registri vengono, automaticamente, selezionati tutti
32 Manuale Operativo Stampa Bilancio Verifica e Contabile Professionisti (Profess. in Ordinaria) E possibile stampare il Bilancio di Verifica Professionisti e il Bilancio Contabile Professionisti per le società selezionate, senza alcuna restrizione rispetto alla modalità standard: Stampa Situazione Economico Reddituale (Profess. in Semplificata) E possibile stampare la Situazione Economico Reddituale per le società selezionate, senza alcuna restrizione rispetto alla modalità standard:
INTRODUZIONE: Gestione archivi delle Società - 33 3.1.4 Cartella Utilità Sono disponibili tre funzioni normalmente utilizzate a seguito dell installazione di una nuova versione del programma, presenti per tutti i tipi di contabilità: Le funzionalità, nel seguito trattate, presentano le stesse caratteristiche delle funzioni eseguite singolarmente; pertanto, in queste sede ci limiteremo ad analizzare le peculiarità legate all esecuzione della funzione in multisocietà, mentre per le specifiche e la descrizione relativa la singola procedura si rimanda alla lettura del manuale di competenza. Un aspetto valido per tutte le funzioni descritte è il seguente: per verificare il buon esito dell operazione, è possibile consultare il file di log premendo il pulsante Log File : Qualora la funzione non fosse stata eseguita, sarà indicato il motivo nel file il codice della società Le società selezionate per le multifunzioni devono attenersi a delle impostazioni comuni per essere definite congruenti: la prima società selezionata determinerà tali impostazioni cui le altre si devono riferire.
34 Manuale Operativo 3.1.4.1 Aggiornamento Struttura degli Archivi Per utilizzare le funzioni multisocietarie della sezione Stampe e Funzioni è necessario che tutti gli archivi delle singole società siano aggiornati alla stessa versione. Al fine di velocizzare le operazioni di allineamento degli archivi, è stata realizzata una apposita funzione che permette di selezionare l elenco delle società su cui avviare la conversione e verificare subito se le società sono state convertite correttamente. Attivando sul flag sul campo Aggiornamento Struttura degli Archivi viene avviato un controllo: le società per le quali la struttura degli archivi risulti differente rispetto a quella della società in utilizzo (la quale si suppone già allineata, quindi aggiornata) vengono evidenziate di colore rosso in griglia. Nota Tecnica: Facendo il doppio click del mouse nella riga relativa alla società non aggiornata è possibile verificare quali sono gli aggiornamenti che devono essere effettuati. Viene visualizzata una nuova finestra che contiene l elenco dei componenti che effettuano l aggiornamento, la versione della società selezionata e la versione della società in utilizzo (riferimento); le righe che hanno delle differenze sono segnalate con colore rosso. La selezione delle società da aggiornare può essere effettuata tramite: Sel: attivando il flag sul campo, in corrispondenza della singola società Sel. Tutti : per selezionare tutte le società estratte Premendo sul pulsante Conferma viene visualizzato un ulteriore richiesta di conferma in quanto, per questa funzione, è necessario che nessun altro utente stia accedendo agli archivi delle società selezionate per la conversione (se le società sono in uso la conversione della società non verrà effettuata segnalando l anomalia nell apposito log).
INTRODUZIONE: Gestione archivi delle Società - 35 La procedura di conversione effettua l apertura della società e il relativo aggiornamento autonomamente: alla fine della conversione è necessario consultare il file di log per verificare se sono state riscontrate anomalie. Esempio 1 (tutte le società sono state convertite correttamente) Esempio 1 (riscontrate anomalie) Nota Tecnica: prima di effettuare altre conversioni è necessario stampare o salvare il file di log in quanto con la nuova conversione viene sovrascritto.
36 Manuale Operativo 3.1.5 Generazione automatica stampe PDF in Multisocietà Per effettuare la generazione dei fascicoli pdf è sufficiente utilizzare un apposito tasto funzione (quindi senza alcuna modifica alle modalità operative tipiche di questa funzione) che sarà visibile una volta installato il programma PDFCREATOR : le operazioni descritte sono quindi legate alla precedente installazione di PDFCreator. Si accede alla funzione dal Menù Multisocietà Funzioni Multi societarie: Il campo flag Salva Report in Pdf è visibile solo dopo aver installato sul pc in uso il programma PDF CREATOR Per effettuare la generazione automatica dei file PDF relativi alle stampe selezionate, è sufficiente selezionare le stampe desiderate ed applicare una spunta in corrispondenza del campo Stampa Report in PDF: apparirà un campo Sel. Percorso nel quale indicare il percorso nel quale si vuole salvare i documenti generati.
INTRODUZIONE: Gestione archivi delle Società - 37 Cliccando quindi su Conferma le stampe selezionate saranno dirottare verso l apposito driver di stampa che produrrà dei files pdf, i quali saranno salvati nel percorso indicato. In particolare, per distinguere adeguatamente i singoli file prodotti, il sistema creerà delle cartelle e delle sottocartelle con la seguente struttura Società_1 Società_2 Società_3 Anno File_stampa.pdf Per ogni società viene creata una cartella, all interno della quale viene creata una sottocartella con l anno sui si riferiscono le stampe: all interno di questa cartella, vengono generati i file di stampa veri e propri in pdf. Nota: rilanciando una stampa per la quale è già stato generato il file pdf, verrà utilizzato sempre lo stesso nome e percorso: ne consegue che verrà soprascritto l eventuale file già presente. In particolare, per la stampa della Liquidazione Iva, la funzione genera tanti reports quanti sono i mesi richiesti: in alternativa, è possibile generare un unico file PDF selezionando l opzione All in One I file generati variano in funzione dell attivazione o meno di tale campo: All in One: senza attivare il flag viene creato il file con il nome della stampa Brogliqiva2002.pdf All in One: attivando il flag viene creato il file con il nome della stampa All_print.pdf
38 Manuale Operativo Esempio pratico Selezioniamo le prime 2 società per la stampa dei mastrini e abilitiamo il flag Salva report in pdf: Viene richiesto il percorso nel quale verranno salvati i files: è possibile selezionare una unità o una cartella esistente o creare al momento una nuova cartella
INTRODUZIONE: Gestione archivi delle Società - 39 Dopo avere definito la destinazione si procede normalmente con il tasto Conferma Il risultato dell operazione sarà il seguente : Nella cartella verranno create delle sottocartelle con il nome delle società elaborate All interno della cartella della società viene creata una cartella con il numero dell anno elaborato All interno troviamo il file pdf generato che in questo caso è stato generato con il nome fisico del report che è stato utilizzato preceduto dal numero di esercizio. Cliccando sul file, appare l anteprima di stampa:
40 Manuale Operativo 3.2 Riorganizzazione Multipla La funzione Riorganizzazione Multipla consente di eseguire automaticamente e/o simultaneamente una serie di operazioni di verifica, riorganizzazione e salvataggio dati per tutte le società gestite (o a quelle esclusivamente indicate dall apposita selezione). Si accede alla funzione dal Menù Utilità Riorganizzazione Multipla: La selezione delle società per le quali effettuare simultaneamente le operazioni sotto indicate, avviene cliccando con il tasto sinistro del mouse in corrispondenza del flag nella colonna Sel. In questo modo, la Riorganizzazione multipla può effettuare le seguenti operazioni (a scelta dell utente) su tutte le società selezionate: 1. Salvataggio Archivi (solo archivi Access) 2. Verifica Archivi 3. Riorganizzazione (solo archivi Access) Nella griglia viene visualizzata la lista di tutte le società presenti al fine di poter selezionare, mediante l apposito flag posto in corrispondenza della colonna Sel., i database sul quale eseguire le utilità indicate, e/o la riorganizzazione del database specifico, e/o il salvataggio. Il pulsante Sel. Tutte permetterà la selezione automatica di tutte le Società elencate; alla pressione di questo tasto lo stesso assume la descrizione Desel. Tutte per la deselezione multipla. Attenzione! Le operazioni devono essere effettuate quando tutti gli utenti sono fuori dal programma; un eventuale funzione di riorganizzazione mentre il database è in uso ne compromette l integrità. Inoltre, i salvataggi così effettuati devono essere poi copiati su appositi supporti esterni al Pc (Zip o Cd Rom). Infatti, per preservarsi da perdite di dati, i salvataggi devono essere sempre riportati su supporti magnetici esterni al computer, che potrebbe comunque danneggiarsi (rottura harddisk, cluster rovinato, ecc ). Pertanto, è buona norma impostare salvataggi periodici e frequenti, e verificarne regolarmente il funzionamento e il corretto ripristino.
INTRODUZIONE: Gestione archivi delle Società - 41 Sulle società selezionate, è possibile procedere effettuando una serie di operazioni sugli archivi che possiamo raggruppare in 3 categorie: 1. OPERAZIONI DI SALVATAGGIO ARCHIVI: abilitando uno dei flag in questa area, viene effettuato il salvataggio dei file di archivio. Ovviamente, l operazione viene effettuata solamente su archivi in formato Access, in quanto il salvataggio degli archivi in formato SQL deve essere effettuato utilizzando le apposite funzione dell Enterprise Manager (grazie alle quali è possibile anche schedulare gli orari e la periodicità dei backup). 2. OPERAZIONI DI VERIFICA: è possibile effettuare le operazioni di Verifica Integrità Contabilità e Verifica Integrità Magazzino contemporaneamente su tutti gli archivi selezionati/gestiti. 3. OPERAZIONI DI RIORGANIZZAZIONE: questi flag eseguono la riorganizzazione del database access. Infatti, come per il salvataggio, gli archivi in formato SQL possono essere ripristinati utilizzando le apposite utilities dall Enterprise Manager. Impostati i flag necessari, con Conferma si procede al lancio delle operazioni avviate; una volta concluse verrà visualizzato un pulsante Vedi File di Log che espone nel dettaglio i risultati delle utilità attivate, in funzione delle società abilitate: OPERAZIONI DI VERIFICA (per tutti i tipi di databases collegati) L abilitazione dei due flag Verifica Integrità Contabilità / Magazzino consente di effettuare le operazioni di verifica/controllo associate a queste due funzioni; con i pulsanti Dettagli è possibile visualizzare le rispettive maschere, per la selezione/deselezione delle azioni da eseguire per ogni specifica funzione (così, è possibile effettuare una selezione parziale abilitando solamente i flag che sono di interesse per l utente come per la singola funzione): L abilitazione/disabilitazione di voci all interno delle singole funzioni di verifica determinano la disattivazione del campo relativo alla funzione modificata.
42 Manuale Operativo OPERAZIONI DI SALVATAGGIO (per archivi Access): questa gestione permette di ottenere una copia e/o salvataggio zippato degli archivi che saranno automaticamente generati in una cartella Salvataggi nella directory degli archivi; il salvataggio può essere effettuato in due modalità, Copia o Zip (o entrambi). Nello specifico: Conserva Copia: l abilitazione del questo flag consente la creazione di una copia del database di società, ovvero dei file xxxana e xxxmsk (dove xxx=codice società) nella cartella Salvataggi ; se in questa cartella sono già presenti copie precedenti di questi file, le nuove copie verranno sovrascritte alle precedenti. Selezionando anche le opzioni Conserva Comune e Conserva Tipologie, vengono effettuate le stesse operazioni sul database Comune e sui database delle Tipologie (=archivi comuni, tipicamente caratterizzati dal nome KingAxxx dove xxx=codice Tipologia). Zip Storico: l abilitazione del relativo flag consente la creazione di una copia zippata del database (file xxxana e xxxmsk dove xxx=codice società contrassegnati dalla data corrente Es.: Eurodana_25092002.zip) in una cartella salvataggi. Se nella cartella salvataggi sono presenti i file xxxana e xxxmsk zippati verranno salvati secondo un criterio di storicità: nel caso in cui vengono effettuati più zip nello stesso giorno i file xxxana e xxxmsk zippati verranno sovrascritti a quelli esistenti conservando quelli più recenti nel caso in cui vengono effettuati zip in diversi giorni i file xxxana e xxxmsk verranno salvati e saranno contrassegnati ognuno dalla propria data Le opzioni Zip Comune e Zip Tipologie effettuano le medesime operazioni rispettivamente sul database Comune e sui database delle Tipologie. Per utilizzare il flag Zip Storico deve essere presente sul PC del programma WinZip (PkZip.exe). OPERAZIONI DI RIORGANIZZAZIONE (per archivi Access): Prevede due flag: Riorganizzazione Database (per Archivi Access): l abilitazione del relativo flag consentirà l esecuzione della funzione Riorganizzazione Database su tutti i databases selezionati. L operazione dovrà essere eseguita soltanto in modalità esclusiva, il che significa che nessun altro utente della rete dovrà operare sul database al momento del lancio della relativa funzione. Riorganizzazione Comune (per Archivi Access): l abilitazione del relativo flag consentirà l esecuzione della sola compattazione del Comune e disattiverà tutte le altre funzionalità, previste dalla Riorganizzazione Multipla, che non riguardano il Comune. Avviando la funzione di difetto verrà effettuata la copia con le modalità precedentemente dettagliate e a scelta è possibile abilitare lo Zip. Nota: E necessario verificare, prima dell avvio della compattazione, lo spazio disponibile su disco, e l operazione dovrà essere immediatamente bloccata qualora tale spazio sia inferiore a 5 volte la dimensione del database stesso.
INTRODUZIONE: Gestione archivi delle Società - 43 CREA ZIP SU DESKTOP DELLA SOCIETA CORRENTE (per archivi Access) Un discorso particolare va fatto per il checkbox Crea Zip su Desktop per società corrente che permette la creazione, direttamente sul Desktop, del File.zip della Società in Uso al momento dell esecuzione della funzione. Abilitando il check, la maschera della funzione cambia aspetto, disabilitando tutti gli altri campi e consentendo solo la conferma o l annullo dell operazione. Non sarà possibile selezionare alcuna società dalla griglia in quanto viene automaticamente considerata la sola società in esame. Nota: la funzione è limitata agli utenti di livello 9! La funzione è molto comoda per effettuare velocemente uno zip rispettivamente dei database *ana e *msk della società in esame, e alle eventuali tipologie collegate, al fine (per esempio) di inviarli successivamente al centro assistenza di riferimento: a tal fine, i files.zip vengono appositamente copiati sul desktop per essere facilmente reperibile da qualsiasi utente, che può così mandare i propri archivi al referente tecnico per i dovuti controlli, senza difficoltà. Il File viene copiato sul desktop dell utente, e il nome file sarà dato dal nome archivio + data corrente. Se già presente, prima della generazione il precedente file verrà eliminato. Le Tipologie collegate vengono rilevate controllando la tabella Società, nei campi CatTabelle e CatConti. Selezionato il check Crea Zip su Desktop per società corrente e cliccando su Conferma verrà avviata l operazione di salvataggio: al termine delle operazioni, verrà visualizzato un messaggio per l avvenuto salvataggio. In caso di errore, dovuto all impossibilità di reperire il percorso del Desktop, verrà visualizzato il messaggio CREAZIONE FILE IMPOSSIBILE. OPERAZIONE ANNULLATA.
44 Manuale Operativo 3.3 Verifica partita iva clienti/fornitori La funzione Verifica partita iva clienti/fornitori consente di effettuare una verifica rapida delle partite Iva presenti nell anagrafica dei clienti e fornitori. Si accede dal Menù Multisocietà Verifica partita iva clienti/fornitori Vengono elencate le società presenti in archivio e sono impostati i flag per abilitare il controllo sui clienti e fornitori. Possono essere rilevate tre tipologie di errore per le anagrafiche di nazionalità italiana (IT): [1] = Partita iva errata: La partita iva non corrisponde al controllo formale attivo in fase di inserimento del cliente e fornitore (è il caso in cui l utente ha forzato la partita iva). [2] = Codice fiscale di 11 numeri ma non è indicata la partita iva: è stato indicato il codice fiscale, ma la partita iva è stata omessa. [3] = Partita iva ripetuta: la partita iva è presente anche in altre anagrafiche; anche in questo caso l utente ha forzato la partita iva in fase di inserimento dell anagrafica. E possibile selezionare le singole società oppure con il pulsante Seleziona tutto vengono selezionate tutte le società elencate: quindi per effettuare la verifica premere il pulsante Elabora.
INTRODUZIONE: Gestione archivi delle Società - 45 Al termine dell elaborazione gli eventuali errori vengono elencati nelle rispettive colonne (clienti e fornitori), raggruppati per tipologia di errore, con indicazione del numero di riferimento: Per vedere in dettaglio gli errori sulla singola società è necessario posizionarsi sulla riga corrispondente e premere il pulsante Visualizza errori società : viene aperta una nuova maschera che elenca le anagrafiche non corrette con l indicazione dei tipi di errore, evidenziati con colori diversi: La grigli può essere stampata, premendo Stampa, o può essere esportata in Excel, premendo su Excel, specificando il percorso di salvataggio del file, nominato con la denominazione della società. Dopo la creazione viene indicato il percorso in cui è stato salvato:
46 Manuale Operativo Presenza di partite iva ripetute: in questa ipotesi, vengono elencati i codici delle società che hanno la stessa partita iva. Esempio: Nel caso del fornitore FCAP01, oltre alla partita iva ripetuta, viene segnalato anche che la partita iva è errata; le due tipologie di errore sono riportate su due righe diverse.