Il project management in microbiologia Ettore Turra Area Sistemi di Gestione APSS Trento ettore.turra@apss.tn.it
Argomenti Processi, progetti e project management Project management in microbiologia Caso applicativo (APSS) Il progetto estensione sorveglianza HAI Considerazioni finali
PROCESSI, PROGETTI E PROJECT MANAGEMENT 3
Diversi tipi di organizzazione per l esecuzione dei processi Caratteristiche dei processi Scala Esecuzione frequente unica unica Durata breve termine breve-medio lungo termine Dimensione esigua medio-vasta vasta Organizzazioni coinvolte poche alcune molte Forma organizzazione Organizzazione permanente Progetto Programma Approccio gestionale Process management Project management Program management Fonte: Roland Gareis, 2005 4
Progetto come organizzazione temporanea Fase pre progetto Fase post progetto Prossimo Stato Progetto Stato Attuale 5
Gestire il cambiamento attraverso i progetti Fonte: R.Gareis, M.Heumann - International Journal of Project Management 26 (2008) 771 772 La gestione per progetti è funzionale al cambiamento delle organizzazioni In particolare, assicura la comunicazione e l apprendimento organizzativo In modo da mitigare i rischi e superare le resistenze al cambiamento 6
Genesi di un progetto inizio Idea investimento Proposta Progettuale Valutazione costi/ benefici Decisione di Progetto no fine si Proposta di Investimento Assegnazione di Progetto Decisione di investimento sì fine fine 7
Un progetto nel ciclo di vita di un investimento Controllo II Inizio del Progetto: Progetto assegnato Controllo I Controllo III Controllo IV Termine dell utilizzo Progetto per inizializzare l investimento Utilizzo dei risultati dell investimento Disinvest -imento Fine del Progetto: Progetto approvato Ciclo di vita dell investimento (Realizzazione costi/benefici) t Inizio del ciclo di vita dell investimento : Decisione di investimento presa Fine del ciclo di vita : Disinvestimento effettuato 8
PROJECT MANAGEMENT IN MICROBIOLOGIA Caso Applicativo 9
Progetto Estensione Sorveglianza HAI: contesto e fatti Contesto Scopo: migliorare la sorveglianza, prevenzione e terapia delle HAI Sulla base di un sistema di laboratorio unico attivo nei sette ospedali provinciali Secondo le indicazioni e le esperienze del CIPASS aziendale (Comitato Controllo Infezioni Associate ai Processi Assistenziali) Fatti Inizio progetto: luglio 2008 Durata: 14 mesi Organizzazioni coinvolte: Dipartimento di laboratorio, direzioni mediche di presidio (7), tutte le UU.OO ospedaliere di ricovero e cura Project Manager: Paolo Lanzafame (Dipartimento di Laboratorio) 10
Progetto Estensione Sorveglianza HAI: fasi pre e post progetto Fase pre-progetto Fase post-progetto Stadardizzazione di tutti i laboratori di APSS su un unico sistema software integrato (LIS) Procedure CIPASS e CIO per le precauzioni in corso d infezioni varie PROGETTO CIPASS Sorveglianza HAI Utilizzo dei risultati del progetto nelle strategie di prevenzione e cura delle infezioni Estensione ad RSA e a ospedali convenzionati Estensione ad ADI 11
Progetto Estensione Sorveglianza HAI: obiettivi Attivare uno strumento di sorveglianza in grado di integrare i dati di laboratorio con quelli provenienti da fonti di informazioni cliniche e di supporto Costituire un servizio centralizzato, per tutte le strutture APSS, di sorveglianza di laboratorio delle infezioni correlate a pratiche assistenziali Identificare precocemente gli eventi di allarme Eseguire raccolte di informazioni specifiche e mirate per valutare gli ambiti in cui applicare le misure preventive/correttive e per poi valutarne l efficacia 12
Progetto Estensione Sorveglianza HAI: risultati operativi Riduzione dei tassi globali di incidenza delle infezioni correlate all assistenza Riduzione dei tassi di antibioticoresistenza Riduzione dei tempi di applicazione delle precauzioni volte a controllo e contenimento delle infezioni con riduzione degli outbreaks e/o eventi epidemici 13
Progetto Estensione Sorveglianza HAI: risultati di efficienza Nel primo anno di utilizzo del sistema (2010 vs 2009) è stata registrata una riduzione del tasso di infezione di - 2,3 infezioni/1000 giorni di degenza X giornate di degenza totali = 420.000 ca = - 970 infezioni/anno corrispondente a un risparmio di 1.455 K Euro* * Ipotesi di costo medio per infezione ospedaliera = 1500 euro ca. 14
Progetto Estensione Sorveglianza HAI: struttura delle attività (WBS) PROGETTO CIPASS SORVEGLIANZA HAI 1.0 PROJECT MANAGEMENT 2.0 SOFTWARE 3.0 ATTIVAZIONE SORVEGLIANZA 1.1 Avvio del progetto 2.1 Acquisizione Soluzione Software 3.1 Informazione e Formazione CIO e Reparti 1.2 Pianificazione progetto completata 2.2 Installazione Fase 1 3.2 Attivazione Pilota 1.3 Controllo di progetto 1.4 Coordinamento continuo 1.5 Chiusura di progetto 1.6 Presentazione finale di progetto 2.3 Installazione Fase 2 2.4 Parametrizzazione 2.5 Test 2.6 Software collaudato 15 3.3 Monitoraggio e Valutazione 3.4 Estensione Sorveglianza 3.5 Sorveglianza a regime
Progetto Estensione Sorveglianza HAI: descrizione attività (WP) 16
Progetto Estensione Sorveglianza HAI: organizzazione Team Cavalese Team Rovereto - Tione Team Team di Progetto di Progetto PM Team Trento - Cles e Borgo Comitato Comitato Guida Guida Direzione Aziendale 17
Progetto Estensione Sorveglianza HAI: ambienti rilevanti Direzione Dipartimento Laboratorio Componenti CIPASS Servizio Sistemi Informativi Responsabili UU.OO. PROGETTO CIPASS Sorveglianza HAI Fornitore Software Direzioni Mediche + CIO (per ospedale) 18
Progetto Estensione Sorveglianza HAI: conclusioni La complessità del progetto non è tanto dovuta a fattori tecnologici ma umani: aspettative di un numero elevato di parti interessate assunzione di responsabilità nella gestione delle infezioni Ruolo del Project Manager nella gestione del cambiamento Progetto posto sotto le conduzione di esperti del contenuto (clinico) piuttosto che esperti del contenitore (sistema informativo) 19
PROJECT MANAGEMENT IN MICROBIOLOGIA Considerazioni finali 20
Project Management raccomandazioni per l uso Importanza della dimensione sociale del project management: Non solo pianificazione dei tempi, attività, costi, ma soprattutto gestione dell organizzazione, delle comunicazioni, del contesto sociale del progetto Applicare gli strumenti ad un livello corretto, quello minimo necessario per assicurare la prevedibilità e dei risultati e la comunicazione all interno e all esterno del progetto I vantaggi dall uso di strumenti standard di Project Management sono: riduzione dell impegno necessario per la pianificazione visione complessiva del progetto considerazione esplicita dei collegamenti tra obiettivi, attività, risultati I potenziali svantaggi sono: rischio di applicazione di strumenti non adattati al contesto specifico possibile appiattimento dei contenuti e delle attività progettuali 21
Domande 22
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