www.btoweb.it L unione tra il know-how gestionale e organizzativo maturato in oltre 12 anni di consulenza e l esperienza nell ambito dell informatizzazione dei processi ha consentito a Sinergest lo sviluppo di un applicativo webbased di ultima generazione. Il software BtoWeb è la risposta alla ricerca di uno strumento innovativo che consenta un controllo completo e una gestione flessibile e integrata dei processi aziendali: flessibile, consente la creazione di una soluzione su misura per ogni azienda, configurabile, si adatta in modo semplice e intuitivo alle specificità funzionali di ogni realtà organizzativa, accessibile, fornisce un unico strumento di gestione e controllo, condiviso tra funzioni aziendali, stabilimenti, partners, clienti, fornitori, integrato, ottimizza la comunicazione e i processi, creando un flusso aziendale logico e controllato.
BtoWeb QS permette di perseguire la massima efficienza possibile nella conduzione dei processi aziendali. Efficienza che significa non solo ottimizzare i tempi di analisi e gestione, ma anche standardizzare logiche di controllo e modalità operative, contribuendo allo sviluppo di competenze e organizzazione, alla creazione di una vera e propria rete di valore aziendale. I moduli BtoWeb QS si sviluppano a partire da funzionalità di base della piattaforma e consentono una perfetta integrazione di dati provenienti da altri sistemi gestionali o da altri software aziendali. Caratteristiche e funzionalità: Multilingue (ita/ing/ted) Multistabilimento Gestione utenti/gruppi/diritti di navigazione e di firma Profilo utente altamente configurabile Funzioni di esportazione dati Gestione file allegati (upload) Configurazione flessibile dei registri - elementi, viste, attributi, griglie Anagrafiche di base (operatori, infrastrutture, aziende clienti/fornitori, articoli) Scadenzari (To do list) e servizio di notifiche e-mail configurabile, per la gestione di scadenze, incarichi, disposizioni, attività, eventi Rintracciabilità documenti (albero di navigazione)
Sistemi di Gestione Integrati Evoluzione organizzativa, esigenze normative e legislative: le aziende necessitano di adeguati strumenti di controllo, dall approccio sistemico e integrato, in grado di garantire un controllo completo e una gestione efficace dei processi aziendali. Reclami - il modulo garantisce un adeguata gestione dell intero processo di rilevazione e trattamento del reclamo con possibilità di effettuare analisi statistiche. Il sistema permette la registrazione informatica e la trasmissione di informazioni e documenti così come la programmazione di attività, che attivano l apposito scadenzario e il servizio di notifiche e-mail. Consente di collegarsi direttamente alla registrazione di Non conformità e Azioni correttive. reclami non conformità azioni correttive resi service Non Conformità - il modulo è in grado di tracciare la gestione di tutte le anomalie relative ai sistemi aziendali. Grazie alla sua estrema flessibilità, lo strumento può essere configurato in base alle specificità di ogni sistema, offrendo al contempo il vantaggio di un controllo centralizzato e integrato. Consente di generare automaticamente le Non Conformità a partire dalla registrazione di un Reclamo e collegarsi opportunamente all apertura di Azioni Correttive, Preventive e Piani di Miglioramento. Azioni Correttive - il modulo garantisce un controllo centralizzato e una gestione integrata di azioni correttive, preventive e piani di miglioramento. Il sistema consente l identificazione di fonti e informazioni relative ad anomalie e non conformità e l analisi delle cause effettive o potenziali. Predispone inoltre la pianificazione di attività, tempi di attuazione e verifiche di esecuzione ed efficacia, con comunicazione immediata alle risorse coinvolte nella gestione e conseguente attivazione dello scadenzario e del servizio di notifiche e-mail. Controllo e Gestione Integrata 4
Resi - il modulo permette all azienda di tracciare e ottimizzare l intero processo di gestione dei resi, scaturiti da richieste da parte di clienti o dal trattamento di non conformità. La gestione del reso passa attraverso le fasi di ricezione, valutazione e autorizzazione, fino alla gestione di documenti e disposizioni correlate. L applicativo è integrato ai moduli per la gestione di Segnalazioni e Non Conformità, per consentire la raccolta di richieste da parte dei clienti e il trattamento di Non Conformità rilevate internamente. Vantaggi Ottimizzazione di tempi di analisi e gestione Standardizzazione logiche di controllo e modalità operative Sviluppo di competenze e organizzazione Audit - il modulo è strutturato per la gestione delle fasi di pianificazione, conduzione e registrazione di Audit aziendali, previsti in ambito organizzativo, normativo e legislativo. L applicativo consente la gestione della programmazione di un audit, con il supporto di un servizio di notifica e-mail per Lead Auditor e Auditors. A fronte di ogni pianificazione viene predisposto apposito Rapporto di Audit, che riporta i rilievi della precedente verifica e permette la verbalizzazione di quanto emerso e la classificazione delle anomalie. Per ognuna può essere collegato un Rapporto di Non Conformità o un Azione Correttiva. Service - il modulo gestisce il processo di raccolta e valutazione delle richieste di assistenza sui prodotti. E integrato ai moduli Segnalazioni e Non Conformità per consentire la gestione e la tracciabilità del service anche a fronte di segnalazioni provenienti dal parco clienti o della rilevazione di non conformità interne. 5
Gestione Fornitori Qualifica, valutazione e monitoraggio dei propri fornitori: non solo un esigenza normativa e legislativa, ma un elemento strategico che richiede un adeguata gestione e controllo, capace di impattare sulla qualità dei prodotti e servizi forniti. Qualifica Fornitori - il modulo gestisce l iter di selezione di un fornitore (qualifica) e permette la definizione e configurazione di criteri di qualifica previsti a livello normativo. Il sistema prevede la possibilità di archiviare la documentazione, nonché prevedere delle disposizioni correlate. L applicativo gestisce le attività assegnate nel processo di qualifica. Grazie agli appositi scadenzari, supportati da servizio di notifica, le funzioni competenti vengono informate in tempo reale sulle avvenute qualifiche e possono accedere ad un albo fornitori sempre aggiornato. Monitoraggio Fornitori - il modulo permette di configurare metodi di monitoraggio attraverso la combinazione di indicatori automatici, con possibilità di definirne il peso nell ambito del metodo. Per ogni metodo definisce dei valori obiettivo, delle classi di merito e una frequenza di calcolo. Il sistema elabora una classificazione dei fornitori sulla base dei risultati ottenuti attraverso dei report periodici di monitoraggio e consente così di tenerne sotto controllo l andamento, mantenendo traccia dello storico delle valutazioni e dei relativi risultati. Albo fornitori qualifica monitoraggio Controllo efficace, modalità operative comuni e condivise Vantaggi Controllo efficace del processo di qualifica e monitoraggio dei fornitori Applicazione di un meccanismo Vendor Rating semplice e configurabile Visione globale sull andamento delle forniture Modalità operative comuni e condivise 6
Gestione Infrastrutture Le infrastrutture aziendali (impianti, linee, macchinari, mezzi di movimentazione, trasporto e sollevamento) richiedono controlli e attività di manutenzione periodica, per motivi di sicurezza così per ottimizzare le prestazioni operative degli stessi. Manutenzioni - il modulo consente una gestione anagrafica avanzata delle infrastrutture (entità), inclusa la configurazione di eventuali sottoelementi, con apertura di schede tecniche dettagliate, possibilità di effettuare l upload di file (certificati, manuali di uso e manutenzione, immagini, dichiarazioni di conformità) e di controllare le relative scadenze (revisioni, bolli, assicurazioni..) tramite il supporto di un sistema di notifiche e-mail. Il sistema prevede la definizione di piani di manutenzione ordinaria di medio-lungo termine su entità o singoli elementi. Permette inoltre la gestione di ticket (richieste di intervento). L applicativo mantiene un registro storico degli interventi effettuati e permette la generazione di analisi statistiche. Vantaggi Controllo centralizzato Gestione semplice e rapida della manutenzione ordinaria e straordinaria Adozione di meccanismi operativi condivisi a livello aziendale Raccolta e la risoluzione di necessità congiunturali Analisi strutturata di costi, causali ed esiti degli interventi Infrastrutture manutenzione ordinaria richieste di intervento gestione documenti controllo scadenze analisi costi Gestione efficace ed efficiente 7
Gestione Risorse Umane L area di gestione inerente le Risorse Umane comprende al suo interno attività complesse ed eterogenee, che richiedono una gestione integrata e sinergica per poter condurre a un adeguato controllo e un pieno sviluppo del capitale umano aziendale. Personale - il modulo garantisce una gestione completa, flessibile e integrata di tutti i processi relativi al personale. Per ogni risorsa consente la creazione di un profilo organizzativo, che include dati anagrafici, informazioni contrattuali, ruoli, mansioni e competenze, e controlla le scadenze relative, attraverso un servizio di notifica e-mail. Gestisce inoltre un profilo sicurezza, con assegnazione di competenze e qualifiche specifiche, rischi, visite, DPI e dotazioni da lavoro. La predisposizione dei due profili genera necessità formative, input per attività di formazione e affiancamento, che vanno ad aggiornare automaticamente il profilo formativo della risorsa. Il modulo consente inoltre l assegnazione e la gestione di un piano di sorveglianza sanitaria ad ogni operatore, in base alla mansione. Adempimenti Normativi Organizzazione Formazione Controllo Integrato anagrafiche formazione e addestramento dispositivi protezione individuale visite mediche statistiche scadenze DPI - integrato a Btoweb Personale, il modulo consente la necessaria gestione degli aspetti legati al profilo sicurezza del lavoratore. Alla definizione di una specifica mansione sicurezza, l applicativo prevede l assegnazione automatica di Dispositivi di Protezione Individuale, personalizzabili in base all operatore, e genera delle necessità di consegna. A fronte di tali necessità, o di richieste, è possibile predisporre la scheda di consegna DPI. Consente infine la programmazione e registrazione di attività di verifica, con collegamento diretto al modulo per la gestione di Non Conformità. Il sistema conserva inoltre un registro storico delle attività, permettendo analisi statistiche efficaci e costanti. È inoltre possibile attivare un sistema di notifiche e-mail sulle mancate consegne e sulle scadenze. Vantaggi Implementazione personalizzata secondo le esigenze Adempimento di aspetti normativi/ legislativi legati al personale Controllo efficace Procedure comuni e standardizzate Sviluppo coerente e integrato delle attività di gestione delle risorse umane 8
Gestione Scadenze Lo sviluppo di efficaci dinamiche organizzative non può prescindere da un controllo puntuale e avanzato sulle scadenze legate ad attività, processi, risorse, relazioni con clienti e fornitori, adempimenti legislativi e normativi, con cui un azienda deve confrontarsi ogni giorno. Scadenzario - Integrabile a qualsiasi modulo della piattaforma, il modulo rappresenta uno strumento facile e intuitivo per un controllo centralizzato e una gestione rapida e integrata di tutte le scadenze aziendali. Le caratteristiche dell applicativo consentono di demandare al sistema il controllo delle scadenze. Una volta configurato, l applicativo gestisce infatti in maniera autonoma eventi e frequenze, attraverso un servizio di notifica. Vantaggi Controllo automatizzato sulle scadenze Accessibilità e condivisione di dati e modalità operative Informazioni restano patrimonio comune dell azienda Visione globale sulla gestione delle attività Scadenze Unico strumento di gestione Controllo centralizzato e integrato delle scadenze aziendali eventi e frequenze servizio di notifica e-mail registrazione informatica eventi 9
Gestione Documentale La gestione dei documenti, in termini di procedure di rilascio e modifica, archiviazione e distribuzione controllata, è particolarmente importante, soprattutto a seguito dell adozione e implementazione di Sistemi di Gestione nonché al recepimento di specifiche prescrizioni legislative. Btoweb.Doc - L applicativo gestisce la procedura di rilascio dei documenti (ciclo di vita) mediante firma elettronica, con definizione di To do list per utente e consente allo stesso tempo l emissione di liste di distribuzione (interna ed esterna) cartacee. E dotato di funzioni di ricerca avanzata, con definizione di chiavi per la categorizzazione dei documenti. E inoltre possibile effettuare il download massivo di documenti nonché predisporre automaticamente appositi elenchi. L applicativo instaura un controllo avanzato sui documenti, notificando ogni aggiornamento, garantendo la disponibilità immediata e sicura dell ultima versione, provvedendo ad archiviare le revisioni obsolete. Vantaggi Controllo avanzato sul processo di gestione e archiviazione della documentazione Tracciabilità della procedura di rilascio Archivio storico delle versioni precedenti del documento Notifica aggiornamenti e disponibilità immediata e sicura dell ultima versione ciclo di vita liste e procedure di distribuzione archiviazione digitale controllo versione aggiornata 10
Progettazione Il modulo gestisce ogni fase legata al processo di progettazione e sviluppo, sia in termini di pianificazione che di registrazione. L applicativo permette la raccolta degli input e la predisposizione di una cartella di progetto per la definizione di specifiche e requisiti. A seguito della predisposizione di un piano di progetto, per fasi, verifiche, riesami e validazione, il software consente il controllo sugli stati di avanzamento, la registrazione delle attività e la gestione degli output. Oltre a controllare le scadenze attraverso To Do List e un sistema di notifiche e-mail, il software rende possibile l upload di file e documenti. Controllo Qualità Controlli - Il modulo consente la definizione di specifiche di controllo e la predisposizione di relativi piani. Per ogni piano di controllo (ciclo) gestisce caratteristiche, fasi differenziate per responsabilità, frequenze e campionamenti. Alla chiusura del verbale, per ogni fase il sistema aggiorna la relativa scheda di lotto e, se del caso, predispone cartellini identificativi con i dati del controllo e relativo esito. In caso di anomalia, il sistema informatico permette inoltre di collegarsi direttamente all eventuale Non Conformità. Strumenti di misura - Il modulo gestisce l elenco degli strumenti di misura, censiti mediante schede anagrafiche e consente la predisposizione di piani di taratura. Il sistema permette la registrazione di interventi di taratura interni o esterni (effettuati in laboratorio) e l upload della relativa documentazione. Prevede inoltre un servizio di notifiche a supporto dei responsabili, per attivare preventivamente la taratura degli strumenti. Per ogni scheda di taratura, il sistema riepiloga i rapporti di taratura e include la possibilità di stampa di cartellini identificativi per lo strumento. 11
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