registro 11 ott registro 12 ott 20 registro 13 ott 201 conservazione del registro giornaliero di protocollo - Domande & Risposte 17 settembre 2015

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1 registro 11 ott registro 12 ott 20 registro 13 ott 201 conservazione del registro giornaliero di protocollo - Domande & Risposte 17 settembre 2015

2 RESPONSABILE della CONSERVAZIONE chi è, cosa fa, chi lo può sostituire conservazione del registro giornaliero di protocollo - Domande & Risposte

3 sul Responsabile della Conservazione... in assenza del RC possono essere nominati dei sostituti? con il RC va nominato anche il VICARIO (art. 3 comma 1 lett. b) DPCM 3 dicembre 2013 ) la figura del RC da chi può essere meglio rappresentata (archivista/protocollo/ segreteria/informatica/etc)? il RC che categoria/inquadramento deve avere? le istruzioni di norma in tal senso sono art. 61 comma 2 T.U. 445/2000 Al servizio (ndr- GD) e' preposto un dirigente ovvero un funzionario, comunque in possesso di idonei requisiti professionali o di professionalita' tecnico archivistica acquisita a seguito di processi di formazione definiti secondo le procedure prescritte dalla disciplina vigente. art. 7 comma 3 DPCM 3 dicembre 2013 regole per la conservazione: Nelle pubbliche amministrazioni, il ruolo del responsabile della conservazione è svolto da un dirigente o da un funzionario formalmente designato.

4 sul Responsabile della Conservazione... il RC deve occuparsi del procedimento di scarto? il RC deve occuparsi, e laddove delega, sovrintendere tutto il processo che comprende anche il procedimento dello scarto (art. 9 lett. k) DPCM 3 dicembre 2013 regole per la conservazione) il RGD può essere nominato nominato anche responsabile della conservazione? sì, lo prevede l art. 7 comma 4 DPCM 3 dicembre 2013: Nelle pubbliche amministrazioni, il ruolo di responsabile della conservazione può essere svolto dal responsabile della gestione documentale... RGD, RC, RSI possono essere ruoli ricoperti dalla stessa persona? RGD e RC sicuramente sì (vedi domanda precedente); non sembrano esserci istruzioni ostative rispetto anche al RSI

5 sul Responsabile della Conservazione... il compito del RGD può essere demandato ad un soggetto esterno? NO, lo stabilisce il T.U. 445/2000 all art. 61. il RC di solito è un dirigente. E previsto che le operazioni di firma ed invio del registro siano effettuate da una persona nominata da lui? sì, art. 6 comma 6 DPCM 3 dicembre 2013 prevede Il RC, sotto la propria responsabilità, può delegare lo svolgimento del processo di conservazione o di parte di esso ad uno o più soggetti di specifica competenza ed esperienza in relazione alle attività ad essi delegate. Tale delega è formalizzata, esplicitando chiaramente il contenuto della stessa, ed in particolare le specifiche funzioni e competenze affidate al delegato.

6 RC e RSC il RC è un dirigente/funzionario dell Ente; nella PA il RC non può essere il conservatore il RSC è il responsabile del servizio in seno al conservatore; in caso si utilizzi il sistema di conservazione APSer.Archivio, il RSC è un funzionario.

7 sul Manuale di Gestione conservazione del registro giornaliero di protocollo - Domande & Risposte

8 sul manuale di gestione questo testo da inserire nel manuale riguarda solo la conservazione da parte vostra del Registro giornaliero oppure ci sono le regole generali? il testo fornito da noi è un paragrafo che va integrato nel MdG e che descrive come avviene il processo di trasmissione e versamento del RGP; le regole generali del servizio di conservazione APSer.Archivio sono ampiamente descritte nel manuale della conservazione pubblicato sul sito AgID; il manuale di gestione deve essere inviato alla soprintendenza per parere preventivo? l art. 5 comma 3 dpcm 3 dicembre 2013 stabilisce Le pubbliche amministrazioni realizzano i processi di conservazione all interno della propria struttura organizzativa o affidandoli a conservatori accreditati, pubblici o privati, di cui all art. 44 -bis, comma 1, del Codice, fatte salve le competenze del Ministero dei beni e delle attività culturali e del turismo ai sensi del decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 42, e successive modificazioni è buona prassi inviare il MdG sia alla soprintendenza che all AgiD

9 sul manuale di gestione esiste un fac-simile di MdG e determina? esistono alcuni modelli ma nessuno ufficiale (es. da AgiD); MdG è un documento personale che descrive come l Ente opera in adempimento della norma. Non è buona prassi ricorrere a modelli preconfezionati. Il MdG deve descrivere quanto previsto all art. 5 DPCM 3 dicembre 2015

10 sul servizio di conservazione conservazione del registro giornaliero di protocollo - Domande & Risposte

11 sul Servizio di Conservazione... è obbligatorio l affidamento ad un esterno oppure è possibile gestirlo in autonomia all interno dell Ente? art. 5 comma 3 DPCM 3 dicembre 2013 Le pubbliche amministrazioni realizzano i processi di conservazione all interno della propria struttura organizzativa o affidandoli a conservatori accreditati, pubblici o privati, di cui all art. 44 -bis, comma 1, del Codice, fatte salve le competenze del Ministero dei beni e delle attività culturali e del turismo ai sensi del decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 42, e successive modificazioni. qualunque sia la scelta va assicurato il più elevato livello in termini di qualità e sicurezza; se essa è in casa ciò implica investimenti cospicui e continui sull IT che non sempre possono essere affrontati dalle PA ma che non possono non essere affrontati

12 sul Servizio di Conservazione... il piano di sicurezza dei dati può essere incluso nel disaster recovery? in realtà è il disaster recovery a far parte del piano di sicurezza dei dati e dei documenti informatici della PA; su questo tema è bene far riferimento alla sezione che AgID dedica sul suo sito: infrastrutture-architetture/ continuita-operativa

13 sull impronta... conservazione del registro giornaliero di protocollo - Domande & Risposte

14 sull impronta... per impronta si intende l HASH generato e legato al documeto protocollato? sì e si calcola solo per i documenti informatici trasmessi per via telematica (art. 53 lett. f) T.U. 445/2000) l impronta può essere intesa come applicazione del classico timbro? no, tale raffronto può essere fatto nei confronti della segnatura (effettuata con timbro, etichetta con barcode su documenti analogici, con file xml associato al documento informatico in uscita se trasmesso per via telematica) l impronta è un riassunto del documento associato alla registrazione del protocollo grazie al quale si definisce un legame indissolubile tra documento e registrazione se il documento è cartaceo come ricavo l impronta? non si ricava l impronta da un documento analogico ma solo da un documento informatico;

15 sull impronta... l impronta è la scansione del documento? no, è un riassunto del documento informatico ottenuta da una elaborazione informatica che applica dei calcoli specifici per ottenere sempre lo stesso risultato partendo dallo stesso documento hypersic.protocollo già crea l impronta in fase di registrazione? sì, lo fa per i documenti informatici (indipendente se trasmessi per via telematica o meno) associati alla registrazione

16 sull impronta... documento informatico come lo vediamo noi umani... IMPRONTA DIGITALE dello stesso documento informatico come la vediamo noi umani, una stringa di caratteri per noi insignificante lo stesso documento informatico come lo vede il computer mffk4bampzkx04vridffjys3xnmla2oxwckkhkymytk=... IMPRONTA DIGITALE dello stesso documento informatico come lo vede il computer

17 sull impronta... solo da questo documento informatico... dato in pasto ad un software speciale mffk4bampzkx04vridffjys3xnmla2oxwckkhkymytk= si ottiene questa precisa stringa

18 sull impronta... mffk4bampzkx04vridffjys3xnmla2oxwckkhkymytk= da ogni documento si ottiene una stringa (=impronta informatica) univoca la stessa stringa NON può essere generata da un altro documento dalla stringa NON si può ricostruire il documento che ne ha dato origine FAXcNrpriDTodwAxyxYxuwxpcym2NktV1xOZ/3a1g5Q=

19 sull impronta... mffk4bampzkx04vridffjys3xnmla2oxwckkhkymytk= questa stringa corrisponde a questo documento informatico? ci risponde il tritacarne al quale diamo in pasto il documento... se produce la stessa stringa la risposta è SI, altrimenti è no mffk4bampzkx04vridffjys3xnmla2oxwckkhkymytk=

20 documento in uscita...trasmesso in cartaceo in base alla definizione del DPCM 13 novembre 2014, il documento redatto ad esempio con word è un originale informatico, privo però dell efficacia probatoria se rimane in tale formato (perchè modificabile) e non viene firmato digitalmente; ai fini della registrazione di protocollo però va tenuto in considerazione l art. 53 comma 5 T.U. 445/2000 sono oggetto di registrazione obbligatoria i documenti ricevuti e spediti... quindi vanno allegati nella forma in cui vengono ricevuti e spediti se la trasmissione del documento deve avvenire per le vie tradizionali (es. raccomandata a/r) ai fini della registrazione di protocollo purtroppo l originale è l analogico stampato con firma olografa del quale NON E POSSIBILE CALCOLARE L IMPRONTA; l impronta ottenuta da una sua scansione è diversa da quella calcolata dalla versione informatica (pdf firmata digitalmente da cui si produce la stampa) ecco perchè NON è necessario allegare il documento analogico dematerializzato che si invia se questo non viene trasmesso per via telematica; viceversa, se è un documento informatico trasmesso per via telematica, diviene obbligatorio in applicazione del DPCM 3 dicembre 2013.

21 sul registro giornaliero di protocollo... conservazione del registro giornaliero di protocollo - Domande & Risposte

22 dal 12/10 cosa si TRASMETTE al sistema di conservazione? un solo documento: il registro giornaliero di protocollo generato OGNI GIORNO dal sistema di protocollo informatico in uso all Ente NON si trasmette l archivio del protocollo NON si trasmettono gli allegati al protocollo Per tutti i documenti informatici: l avvio in conservazione deve essere compiuto in funzione dei disposti della norma (come nel caso del RGP), del PIANO di CONSERVAZIONE (vedi documenti_indirizzo/piano_conservazione_- _massimario_scarto_comuni.pdf) e delle regole adottate dal proprio MdG i documenti allegati al protocollo vanno conservati in funzione della loro natura originale (analogica o informatica) e della loro tipologia (in questo senso fa riferimento il piano di conservazione)

23 cos è il RGP? le informazioni previste all art. 53 T.U. 445/2000 non comprende allegati ma solo l impronta del documento principale, SE TRASMESSO per via telematica

24 quando va versato il RGP? entro il giorno lavorativo successivo alla registrazione (art. 7 comma 5 DPCM 3 dicembre 2013) Il registro giornaliero di protocollo è trasmesso entro la giornata lavorativa successiva al sistema di conservazione, garantendone l immodificabilità del contenuto

25 modifiche, annullamenti... quando annullo un protocollo che problema può determinare l impronta su altro protocollo con stesso documento? nessuno se si fanno delle modifiche, nel protocollo dopo 2/3 giorni, cosa succede nel registro conservato? è possibile rigenerarlo e aggregarlo al PdV non ancora chiuso

26 classificazione, fascicolazione... è obbligatorio classificare e fascicolare? il sistema di registrazione prevede che ai documenti protocollati deve essere assegnata anche la classe e la fascicolazione? le registrazioni devono riportare la classificazione? l obbligo in tal senso deriva da norme ben più mature delle nuove regole tecniche; ai fini del mero REGISTRO GIORNALIERO di protocollo NON SONO DATI NECESSARI (basta controllare l art. 53 T.U. 445/2000) diviene pratica importante, quasi fondamentale, in virtù della gestione digitale dei procedimenti amministrativi (il prossimo importante adempimento a partire dall estate 2016 in funzione del DPCM 13 novembre 2014 e DPCM 3 dicembre 2013)

27 protocolli interni vanno eliminati? SI questo già dal 2004 e in applicazione delle vecchie regole e del T.U. 445/2000 è obbligatorio tenere un registro UNICO di protocollo per ogni AOO è possibile tenere registri particolari ma non protocolli di settore...

28 anagrafe corrispondenti nel mio Comune l elenco dei corrispondenti presenta una marea di duplicati. Secondo Lei è necessaria una bonifica, unificando le voci presenti in numero maggiore di uno, per iniziare a lavorare con la conservazione giornaliera del registro di protocollo? NO, non è necessario per questo adempimento. Ciò non toglie che curare la propria banca dati affinchè non sussistano tali duplicazioni comporta poi vantaggi in situazioni in cui è necessario fare ricerche e/o aggregazioni di informazioni.

29 sulla conservazione delle FatturePA... conservazione del registro giornaliero di protocollo - Domande & Risposte

30 inciso su FatturaPA ma le fatturepa sono già nel protocollo, perchè vengono tutte protocollate, e quindi verranno già conservate con il registro giornaliero. Quelle di quest anno protocollate nel registro giornaliero verranno conservate nuovamente entro i termini del 31 dicembre 2016 con lo stesso sistema? le FatturePA in ciclo passivo vengono obbligatoriamente registrate nel registro di protocollo generale in forza del DL. del 24/4/2014 n. 66 (cd. Decreto Irpef 2014, c.c.m. L. 23 giugno 2014 n. 89), all art 42 comma 1 lett. b) del Decreto si prevede anche l obbligo per tutte le PA (di cui all art 1 comma 2 del D. Lgs 165/2001) di tenere il registro unico delle fatture. le fatturepa sono documenti informatici con efficacia probatoria e sono trasmesse per via telematica: la registrazione di protocollo è completa quindi della sua impronta informatica il RGP NON CONSERVA e NON comprende il documento informatico ma solo la sua impronta informatica avviando in conservazione il RGP si conserva il RGP, cioè l elenco delle registrazioni del giorno comprensivo dell eventuale impronta informatica del documento registrato MA NON IL DOCUMENTO

31 inciso su quando versare in conservazione le FatturaPA fatture elettroniche ciclo attivo (cioè emesse nel 2014): c è tempo fino al 31/12/ fatture elettroniche ciclo passivo (cioè ricevute nel 2015): c è tempo fino al 31/12/ per avviarle in conservazione, come ha stabilito il D.MEF del 17 giugno 2014 art.3 comma 3 l avvio in conservazione deve avvenire entro 3 mesi dal termine di presentazione della dichiarazione dei redditi del periodo di riferimento

32 su come si trasmette il RGP al SC e marche temporali... conservazione del registro giornaliero di protocollo - Domande & Risposte

33 come si impacchetta e si associa la bolla... grazie ad un modulo software destinato a tale funzione nel caso di hypersic tale funzione è svolta da hypersic.archivio da non confondere con la funzione di conservazione presente nella finestra di registrazione di hypersic.protocollo che di fatto istruisce il sistema a calcolare l impronta del documento dematerializzato per chi sceglie di dematerializzare i documenti originali analogici con il fine gestire i procedimenti senza fasi analogiche (è una richiesta della soprintendenza) ricevuta di avvenuto versamento versamento controllo superato archiviazione

34 marca temporale, va apposta da RC e RSC art. 9 DPCM 3 dicembre 2013 regole conservazione impone 2 fasi di lavoro versamento: svolta dal RC che cristallizza il set dei documenti da avviare in conservazione, produce tramite sw di supporto un pacchetto di versamento e la bolla di accompagnamento e firma digitalmente archiviazione: svolta dal RSC che, dopo controllo superato sul PdV, produce tramite sw di supporto il relativo pacchetto di archiviazione e la bolla di accompagnamento, firma digitalmente e appone la marca temporale

35 conservazione top class come si genera e si trasmette il RGP con hypersic conservazione del registro giornaliero di protocollo - Domande & Risposte

36 per chi usa hypersic.protocollo e APSer.Archivio... utilizzando hypersic.protocollo tale adempimento potrà essere automatizzato? SI un secondo dopo la mezzanotte hypersic in autonomia produce il RGP se attivato il servizio di conservazione APSer.Archivio, hypersic trasmette il RGP al sistema di conservazione (adempimento rispettato) in base alle scelte organizzative dell Ente, il pacchetto di versamento viene chiuso dal RC che lo firma digitalmente e marca temporalmente hypersic in autonomia consegna quindi il PdV chiuso dal RC al RSC di APSer.Archivio che lo controlla, e se tutto è a posto, a sua volta genera PdA, lo firma digitalmente, lo marca temporalmente e lo versa definitivamente in conservazione (archiviazione del pacchetto) il RSC di APSer.Archivio consegna quindi la ricevuta di avvenuto versamento al RC

37 vantaggi per chi usa anche hypersic.protocollo adempiere al disposto art. 7 comma 5 dpcm 31 dicembre 2013 in forma AUTOMATIZZATA (ci pensa hypersic) RC può chiudere il PdV a cicli temporali superiori al giornaliero, in base alle scelte effettuate sul MdG si superano difficoltà legate anche al calendario (sabato, domenica ecc.)

38 senza hypersic.protocollo occorre... risolvere la modalità e la tempistica di produzione del RGP con il proprio fornitore del sistema di P.I. organizzarsi per trasmettere ad APSer.Archivio il RGP entro il giorno lavorativo successivo alle registrazioni che esso contiene

39 glossario RC = responsabile della conservazione RSC = responsabile del servizio di conservazione PdV = pacchetto di versamento PdA = pacchetto di archiviazione RGP = registro giornaliero di protocollo MdG = manuale di gestione GD = gestione documentale DPCM = decreto presidente consiglio dei ministri

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