La nuova era della conservazione digitale

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1 La nuova era della conservazione digitale

2 L informatica sta mutando le modalità di produzione, gestione, archiviazione e conservazione dei documenti sia nella Pubblica Amministrazione che nelle aziende private. Il piano E-Gov ha di fatto spinto alla progressiva dematerializzazione dei documenti nell ottica di un graduale miglioramento dell efficienza e del contenimento dei costi dovuti alla tradizionale gestione analogica. L innovazione è cambiamento, e come tale apporta alcune criticità, ma soprattutto significativi benefici. Per beneficiare totalmente di questa spinta innovativa legata alla gestione e conservazione dei documenti occorre adottare un approccio multidisciplinare che contempli aspetti giuridici, tecnologici, informatici e archivistici. Delibera CNIPA n.11/2004: le origini della dematerializzazione Questa norma, tutt oggi in vigore, definisce la natura di un documento informatico e regolamenta la sua conservazione a norma con lo scopo di garantire integrità, immodificabilità e autenticità. Conservare digitalmente significa quindi sostituire i documenti cartacei, con l'equivalente documento in formato digitale che viene "bloccato nella forma, contenuto e tempo attraverso la firma digitale e la marca temporale. Gli Standard OAIS, UNI SiNCRO e Dublin Core: l evoluzione della conservazione digitale Archivisti e conservatori si sono interrogati con una lunga disamina sui limiti della Delibera CNIPA, che ha portato ad alcune riflessioni. Operativamente ognuno ha interpretato le disposizioni di legge realizzando soluzioni diverse non interoperabili che comportano alcune criticità: per la conservazione nel lungo periodo in caso di evoluzione dei sistemi o di passaggio a sistemi di fornitore diverso Si prospetta un nuovo scenario, nato dal lavoro collaborativo svolto nell ambito dei gruppi di lavoro sulla conservazione digitale, istituiti dall allora DigitPA (ora AgID), che hanno visto operare insieme Amministrazioni e Operatori di mercato per definire: glossario/definizioni formati misure, standard, specifiche tecniche specifiche tecniche del pacchetto di archiviazione metadati Le emanande regole tecniche introducono il concetto di processo di conservazione dei documenti informatici attuato mediante un sistema di conservazione che, con l adozione di norme, standard, procedure e tecnologie, assicura: la conservazione, integrata ai documenti, delle informazioni di contesto (metadati) generate nelle fasi di gestione e di conservazione del documento stesso; la conservazione: - del software di gestione, consultazione e conservazione, - degli strumenti di ricerca, - dei manuali di gestione e dei manuali operativi, utilizzati nei sistemi di gestione dei documenti, - del manuale di conservazione; l individuazione delle responsabilità per tutte le fasi di gestione del sistema. Le emanande regole tecniche, si basano sui seguenti standard: OAIS: ISO Open Archival Information System UNI SInCRO: UNI Supporto all'interoperabilità nella Conservazione e nel Recupero degli Oggetti digitali Dublin Core: ISO The metadata element set 2

3 OAIS È il più importante standard per la conservazione digitale a lungo termine. Si tratta di un modello strettamente logico che non dipende da nessuna implementazione. Descrive un archivio come un'organizzazione all'interno della quale deve arrivare l'informazione creata dal produttore, quali fasi di trattamento sono necessarie per l'archiviazione a lungo termine e come si può accedere alle informazioni per metterle a disposizione di un insieme di utenti. Il modello definisce: un Pacchetto di versamento (SIP = Submission Information Package) che creato da un produttore (Producer) viene integrato (Ingest) nel sistema di conservazione. dopo l'integrazione l'oggetto è trasformato in un Pacchetto d'archiviazione (AIP = Archival Information Package) e depositato nel sistema di conservazione (Archival Storage). la gestione del Pacchetto informativo avviene nel modulo di gestione (Data Management). il Pacchetto di archiviazione viene fornito all'utente (Consumer) come Pacchetto di distribuzione (DIP = Dissemination Information Package) attraverso il modulo di utilizzazione (Access) nel rispetto di tutte le restrizioni giuridiche. la conservazione di lungo periodo sotto forma di una migrazione e di un'emulazione degli oggetti è prevista nel modulo di conservazione (Preservation Planning). la gestione dell'insieme del sistema di conservazione passa dal modulo di amministrazione (Administration). UNI SiNCRO La commissione tecnica SInCRO di UNI (Ente Nazionale Italiano di Unificazione), composta da CNIPA (ora AGID), Beni Culturali e operatori del settore, tra cui Ifin Sistemi, ha individuato uno standard nazionale per la struttura dell insieme dei dati a supporto del processo di conservazione sostitutiva. Lo standard UNI SInCRO individua il file di chiusura o indice di conservazione, previsto dalla deliberazione CNIPA 11/2004. Gli operatori del settore, grazie a questo standard e a questa procedura unificata, saranno favoriti nell interoperabilità tra differenti sistemi di conservazione, garantendo un buon livello di qualità dei loro applicativi. Dublin Core Il Dublin Core Metadata Element Set (DCMES), sviluppato in ambito OCLC (Online Computer Library Center) ha stabilito un vocabolario semantico per descrivere informazioni sulle caratteristiche "core" di un oggetto informativo e categorizzarlo ai fini di una ricerca semplificata da parte dell'utente. Si caratterizza per: semplicità di utilizzo in quanto si rivolge sia a non catalogatori che a specialisti; interoperabilità semantica, stabilendo una comune rete di dati concordati nel loro significato e valore; promozione di uno strumento utile per una infrastruttura a livello anche internazionale; flessibilità, in quanto permette di integrare e sviluppare la struttura dei dati con significati semantici diversi ed appropriati al contesto di applicazione. 3

4 DocPA 4: la soluzione di conservazione digitale compliant agli standard Ifin Sistemi azienda che da 30 anni opera con successo nel campo della gestione documentale, dal 2004 ha basato il proprio core business sulla conservazione digitale. Ifin Sistemi, sceglie di adeguare la propria suite di conservazione digitale agli standard OAIS, UNI SiNCRO e Dublin Core, con la nuova versione DocPA 4. L obiettivo è quello di proporre ai propri clienti un preciso allineamento agli standard delle emanande regola tecniche dell Agenzia per l Italia Digitale, per garantire l accessibilità e intellegibilità dei dati digitali nel tempo. Questo importante aggiornamento è stato reso possibile grazie ad una community di specialisti informatici, archivisti, consulenti in materia normativa, che operano all interno di Ifin Sistemi e che supportano il Cliente nella corretta formazione, archiviazione e conservazione del documento digitale. Dall analisi di progetto, all individuazione e formazione del Responsabile della Conservazione, all installazione e personalizzazione del software, fino alla redazione della contrattualistica necessaria per l avvio del progetto di conservazione, Ifin Sistemi assiste il cliente passo dopo passo. DocPA 4 è la soluzione di conservazione legale sviluppata in ottemperanza alle emanande regole tecniche e pensata per rispondere alle esigenze dell utente. Un software dinamico, capace di adattarsi velocemente al continuo cambiamento normativo e al contempo uno strumento di supporto al lavoro dell utente. Autenticazione L accesso alle funzionalità offerte da DocPA 4 è regolato da un sottosistema di autenticazione e autorizzazione che permette di suddividere l utenza in gruppi ai quali è possibile assegnare permessi di esecuzione di specifiche operazioni. Ogni utente potrà accedere ad uno o più Soggetti Produttori e avere visibilità su uno o più descrizioni archivistiche. Validazione pre-conservazione Sui documenti versati al sistema di conservazione è possibile avviare un attività di validazione della documentazione stessa rispetto alle regole ed agli standard previsti dalle classi documentali di appartenenza. I risultati della convalida sono allegati al documento oggetto della convalida per essere eventualmente portati in conservazione insieme al documento. Il processo di convalida include: la verifica dell integrità del documento memorizzato sul supporto rispetto all impronta associata allo stesso; la verifica che il formato del contenuto binario sia coerente con quanto dichiarato nei suoi metadati; la verifica delle eventuali firme digitali apposte su di esso, comprensiva di convalida del certificato rispetto ad uno store locale ed alle liste di revoca on-line; l eventuale verifica della presenza in archivio sostitutivo di un documento identico (i.e.: stessa impronta e/o metadati). Il risultato della convalida è riepilogato da un esito che può essere positivo o negativo. I documenti per i quali l esito della convalida è risultato positivo possono quindi essere inseriti in un pacchetto di archiviazione. Scarto dei documenti I documenti che non sono risultati validi in seguito al processo di convalida o che hanno superato il tempo massimo di conservazione previsto per la classe documentale di appartenenza possono essere eliminati dal sistema di conservazione. Gli estremi dell operazione, ovvero i riferimenti dell utente esecutore, del documento e del momento di esecuzione, sono opportunamente registrati in un apposito file e mantenuti per un periodo di tempo configurabile. Costruzione dei pacchetti di archiviazione I pacchetti di archiviazione vengono costituiti lottizzando i documenti. La lottizzazione di un documento consiste nell assegnazione del documento ad un pacchetto di archiviazione non ancora chiuso. In ogni momento può esistere uno solo pacchetto di archiviazione aperto per classe documentale (i.e.: Definizione Archivistica). L operazione di lottizzazione attua le politiche di lottizzazione specificate dalla classe documentale del documento ed in particolare quelle inerenti alla numerosità ed alla dimensione massima totale dei documenti contenuti da un pacchetto. Quando, ad esempio, un documento supera la dimensione massima totale prevista per il pacchetto in quel momento aperto, tale lotto viene chiuso ed il documento assegnato ad un nuovo pacchetto aperto. 4

5 Chiusura di un pacchetto di archiviazione La chiusura di un pacchetto di archiviazione può avvenire nell ambito dell operazione di lottizzazione di un documento oppure può essere richiesta indipendentemente da questa per attuare i vincoli di periodicità della conservazione imposti dalla classe documentale di appartenenza. La chiusura di un pacchetto di archiviazione implica la generazione di un documento di chiusura come specificato dallo standard UNI (SInCRO), contenente sia le informazioni descrittive, che quelle inerenti al processo di conservazione dei documenti cui il pacchetto di archiviazione si riferisce. Pacchetto di Archiviazione (AIP) Il pacchetto di archiviazione, consiste nell apposizione della firma digitale del responsabile della conservazione all indice di conservazione (evidenza) generato in fase di chiusura del pacchetto di archiviazione. Opzionalmente, la firma digitale può essere seguita dall apposizione di una marca temporale fornita da uno dei Time-Stamp Provider supportati (Actalis, Cedacri, Infocert, Namirial, Postecom e Telecom). Con ogni documento sarà conservato il file di controllo associato e verrà generata una nuova cartella numerata progressivamente per ogni pacchetto di archiviazione. Verifica dell integrità La funzionalità di verifica, permette di verificare l integrità del documento dal momento della sua conservazione, confrontando l impronta attuale con quella contenuta nell Indice di Conservazione. Tale funzionalità risulta utile nell assolvimento dei requisiti di verifica periodica della leggibilità dei documenti, come enunciati dalla normativa vigente. Opzionalmente, questa funzione può includere la verifica dell integrità e della firma digitale apposta al relativo lndice di Conservazione. In qualsiasi momento a seguito di una ricerca, è possibile effettuare una verifica sul singolo file o insieme di file. Esibizione secondo lo standard OAIS Il sistema gestisce un archivio dei software eseguibili utili a visualizzare i documenti conservati. Tramite un apposita operazione è possibile scaricare il pacchetto di distribuzione, associarne una descrizione ed un impronta. I software dell archivio possono quindi essere associati ad una Definizione Archivistica in modo che, al momento della generazione del pacchetti di distribuzione dei documenti da esibire, vengano inclusi anche i software necessari alla loro visualizzazione. Inoltre, nei pacchetti di distribuzione è possibile inserire tutta la catena di documentazione necessaria a rispondere alle esigenze dello standard OAIS. DocPA 4: l interoperabilità del sistema di conservazione digitale DocPA 4 è il sistema di conservazione digitale che può dialogare con qualsiasi gestionale o documentale in maniera semplice e non invasiva, grazie all integrazione via File System e/o via Web Services. Per realtà aziendali più semplici, DocPA 4 può utilizzare il File System (NFS e/o NTFS) come modalità di versamento dei documenti da altri applicativi. Con DocPA 4 è possibile impostare regole differenti di conservazione a seconda della cartella nella quale sono depositati i documenti da conservare. Per strutture aziendali tecnologicamente più avanzate, DocPA 4 mette a disposizione un insieme di Web Services che permettono di interfacciare il sistema di conservazione attraverso operazioni di ricerca e/o versamento di documenti. DocPA 4, è in grado di dialogare con l applicativo Business Gateway Suite che permette l integrazione con i sistemi fatturanti per l elaborazione della fattura elettronica vero la pubblica amministrazione secondo il DM 3 aprile 2013, n. 55. Business Gateway Suite infatti possiede tutti i servizi web utili all invio e monitoraggio della fattura al Sistema d Interscambio. Per un approfondimento Nessuna parte di questo documento può essere riprodotta o trasmessa, in tutto o in parte, senza autorizzazione scritta di Ifin Sistemi S.r.l., a persone fisiche o giuridiche che non siano l azienda indicata in intestazione. I contenuti del documento non possono altresì essere copiati, donati o venduti a terze parti senza autorizzazione scritta di Ifin Sistemi S.r.l, né i suoi contenuti possono essere rivelati a persone fisiche o giuridiche che non siano indicati in intestazione senza autorizzazione scritta di Ifin Sistemi S.r.l. No part of this document may be reproduced or transmitted in any form or by any means, electronic or mechanical, for any purpose, without the express written permission of Ifin Sistemi S.r.l., to persons, physical or legal that are not part of the company indicated in the document heading. The information contained in this document can neither be copied, given or sold to third parties without the express written permission of Ifin Sistemi S.r.l., nor can this document be revealed to persons, physical or legal or that are not part of the company indicated in the document heading without the express written permission of Ifin Sistemi s.r.l. 5