Le Opportunità dell Archiviazione Informatica e della Conservazione Sostitutiva

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1 Le Opportunità dell Archiviazione Informatica e della Conservazione Sostitutiva 22 Settembre 2005 David Bramini, Partner Visionest David.bramini@visionest.com

2 > Agenda Costi dell Archiviazione Cartacea Archiviazione Informatica e Conservazione Sostitutiva Vantaggi dell Archiviazione Informatica Vantaggi della Conservazione Sostitutiva Costi della Fattura su Carta Comparazione costi fatturazione carta - informatica Fase di Analisi Scelta della Soluzione 2

3 > Costi dell Archiviazione Cartacea I costi che le Organizzazioni si trovano a dover affrontare per archiviare e conservare nel tempo le informazioni in formato cartaceo, sono sicuramente ingenti E esperienza comune che tali costi presentano una crescita più che lineare rispetto a quella dei volumi della documentazione prodotta 3

4 > Costi dell Archiviazione Cartacea Il problema di fondo nasce dall innegabile difficoltà di organizzare le informazioni su supporti cartacei in modalità tali che risultino a disposizione degli utenti affinchè si traducano realmente in vantaggio competitivo 4

5 > Costi dell Archiviazione Cartacea D altro lato la conservazione materiale di alcune categorie di documenti è resa obbligatoria dalla legge per periodi di tempo significativi 5

6 > Costi dell Archiviazione Cartacea Può far riflettere il dato che l emissione ed archiviazione delle sole fatture in formato cartaceo crea un incidenza sui costi dei bilanci aziendali che, secondo alcuni studi, può giungere al 6% Oggi è possibile eliminare molti di questi costi sia con attività di archiviazione informatica che con progetti di conservazione sostitutiva 6

7 > Archiviazione Informatica e Conservazione Sostitutiva Definiamo archiviazione informatica quell attività che permette la memorizzazione di documenti e contenuti in formato digitale senza dover seguire obbligatoriamente un determinato procedimento Si tratta quindi di progetti guidati esclusivamente da requisiti di business 7

8 > Archiviazione Informatica e Conservazione Sostitutiva Quando invece, per la particolare tipologia di documenti interessati (es. fatture), oltre ai requisiti di business si devono considerare anche i requisiti legali, se si vuole liberarsi della carta è necessario ricorrere alla conservazione sostitutiva 8

9 > Archiviazione Informatica e Conservazione Sostitutiva Il fine della conservazione sostitutiva è quello di: Conservare con efficacia anche ai fini tributari, le scritture contabili e più in generale i documenti fiscali su supporti informatici con la possibilità di distruggere gli archivi cartacei ovvero di generare e gestire direttamente su supporto informatico le scritture e i documenti contabili e fiscali 9

10 > Archiviazione Informatica e Conservazione Sostitutiva Requisiti di Business Archiviazione Documentale Modulistica interna Documentazione di supporto ai processi aziendali Documentazione progetti... Requisiti di Business e Requisiti Legali Conservazione Sostitutiva Fatture attive Fatture passive Libro Giornale Libro Inventari Altre scritture contabili Fascicolo della corrispondenza... 10

11 > Vantaggi dell Archiviazione Informatica I vantaggi insiti nel portare a compimento un progetto di archiviazione sono molteplici: Maggiore semplicità nelle ricerche Maggiore velocità nel reperimento delle informazioni Riduzione dei tempi di reazione Personale meglio utilizzato Riduzione costi di struttura ed apparati 11

12 > Vantaggi dell Archiviazione Informatica Inoltre, andando verso una gestione automatizzata dei processi documentali, si hanno riflessi positivi su molteplici temi di fondamentale importanza per le moderne Organizzazioni: 12

13 > Vantaggi dell Archiviazione Informatica Qualche titolo: Basilea II I modelli organizzativi previsti dal decreto 231 sulle responsabilità delle persone giuridiche Sarbanes-Oxley (SOX) per le aziende a carattere internazionale 13

14 > Vantaggi dell Archiviazione Informatica L accesso centralizzato ai documenti con procedure di autorizzazione ed autenticazione comporta inoltre una migliore protezione dei dati ed una più facile adesione alle misure previste dalla Privacy 14

15 > Vantaggi dell Archiviazione Informatica Infine, la possibilità di esercitare una gestione automatizzata del Ciclo di Vita del documento, comporta una maggior efficacia nell attuare importanti politiche aziendali quali ad esempio: Classificazione delle Informazioni (Information Classification Policy) atta a stabilire il livello di protezione da associare ad un documento (es: classificato, uso interno, pubblico, ecc.) 15

16 > Vantaggi dell Archiviazione Informatica Conservazione delle Informazioni (Information Retention Policy) atta a determinare, per ogni documento, per quanto tempo deve essere conservato negli archivi aziendali compatibilmente con tutti i requisiti di legge e regolamentari ed i vincoli di efficienza organizzativa 16

17 > Vantaggi della Conservazione Informatica La conservazione sostitutiva offre la possibilità di smaterializzare quei documenti che diversamente sarebbe obbligatorio tenere per molti anni: Riduzione costi carta, stampanti, materiali di consumo, canoni relativi e personale addetto Recupero spazi dedicati agli archivi Riduzione tempi di gestione archivio cartaceo Recupero costi smaltimento carta Personale meglio utilizzato 17

18 > Costi della Fattura su Carta (1/2) Di seguito focalizzandoci sulle fatture vediamo i tipici costi del ciclo di vita delle fatture cartacee attive e passive e, successivamente, una loro comparazione nel passaggio dal cartaceo al digitale: Emissione della fattura Ciclo Attivo HW e SW, carta, data entry, check data entry Ricevimento della fattura Ciclo Passivo Apertura busta e smistamento interno Spedizione della fattura Buste, bolli, preparazione, spedizione Attività Controllo di Ulteriore smistamento fattura, controllo con relativo documento di ordine, data entry Conservazione fattura Archiviazione, ricerca, classificazione, copie, spazio per archiviazione, distruzione Conservazione fattura Archiviazione, ricerca, classificazione, copie, spazio per archiviazione, distruzione 18

19 > Costi della Fattura su Carta (2/2) Ciclo Attivo Ciclo Passivo Incassi Gestione incassi, verifica e riconciliazione, solleciti, data entry Pagamenti Gestione pagamento, verifica e riconciliazione, solleciti, data entry Chiarimenti Discordanze, chiarimenti, invio ulteriori copie fattura Domanda Discordanze, chiarimenti, invio ulteriori copie attestazioni pagamento Contenzioso Errori non risolti, invio nuove fatture, costi legali Contenzioso Errori non risolti, invio nuove ricevute, costi legali Alcuni studi fissano il costo per il trattamento totale del ciclo di vita di una fattura tra i 10 ed i 50 euro 19

20 > Comparazione costi produzione fatture su carta ed informaticamente Su carta Costi di struttura: strumenti di stampa e loro manutenzione, materiale di consumo, software specifico, carta Costi di invio: buste, francobolli, raccomandate Costi di Archiviazione: classificazione a cura del personale, duplicazioni, spazio fisico Costi di ricezione della fattura: verifica del personale, classificazione, smistamento Costi per perdite di tempo (errori, invio ulteriori copie,...) Informatica Eliminazione della carta, ridotto uso degli strumenti di stampa e dei costi connessi con loro possibile downsizing Eliminazione costi di invio Maggiore efficienza nella ricerca e nell archiviazione. Riduzione spazi fisici Eliminazione dei costi di ricezione della fattura Migliore e più veloce rapporto con la controparte va a ridurre i rischi di contenzioso 20

21 > Fase di analisi Da dove cominciare? Il primo step in un progetto di archiviazione o di conservazione è costituito sempre da una fase di analisi Obiettivo di tale fase è quello di partire dallo studio dei requisiti (problem setting), per arrivare alla scelta delle soluzioni (problem solving), stabilendo le priorità e le modalità di intervento in base alle specifiche esigenze di business dell Organizzazione 21

22 > Fase di analisi Tra i principali temi toccati dell analisi figurano: Individuazione dei documenti di interesse (fatture attive, passive, libri civilistici-fiscali, ecc.) Tipologia dei documenti prodotti e ricevuti (digitale, cartacea, altro) Volumi dei documenti e numero degli utenti consultanti con relativo tasso di crescita Tempi e frequenze di accesso... 22

23 > Fase di analisi... Definizione di KPI relative ai processi di business interessati che si desidera monitorare Rispetto di politiche o regolamenti interni (es: Retention Policy ) Individuazione della modalità ottimale per introdurre le procedure operative previste dalla normativa in relazione alla struttura dell Organizzazione (es. mansioni del responsabile della conservazione)... 23

24 > Scelta della soluzione Una analisi ben fatta rende possibile la scelta della soluzione tecnologica più adeguata tra quelle che offre il mercato Oggi infatti l approccio può essere fatto con soluzioni interne all azienda, esterne o miste In ogni caso l archiviazione documentale e la conservazione sostitutiva sono realtà concrete di fatto già adottate con soddisfazione da molte organizzazioni 24

25 > Riservatezza Copyright 2000, 2005 Visionest S.r.l., tutti i diritti sono riservati, all rights reserved Nessuna parte di questo documento può essere riprodotta o trasmessa, in tutto o in parte, senza autorizzazione scritta di Visionest S.r.l., a persone fisiche o giuridiche che non siano l azienda indicata in intestazione. I contenuti del documento non possono altresì essere copiati, donati o venduti a terze parti senza autorizzazione scritta di Visionest S.r.l., né i suoi contenuti possono essere rivelati a persone fisiche o giuridiche che non siano indicati in intestazione senza autorizzazione scritta di Visionest S.r.l.. No part of this document may be reproduced or transmitted in any form or by any means, electronic or mechanical, for any purpose, without the express written permission of Visionest S.r.l., to persons, physical or legal that are not part of the company indicated in the document heading. The information contained in this document can neither be copied, given or sold to third parties without the express written permission of Visionest S.r.l., nor can this document be revealed to persons, physical or legal or that are not part of the company indicated in the document heading without the express written permission of Visionest S.r.l. Visionest S.r.l. Via G.B. Ricci, 6/A Padova, Italy - tel. +39 (049) info@visionest.com 25