Dichiarazione. di eticità globale

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1 Dichiarazione di eticità globale

2 Indice Messaggio dell Amministratore Uso della Dichiarazione di eticità... 3 Struttura della Dichiarazione di eticità Politica di Walmart e legislazione locale Convinzioni aziendali... 4 Introduzione... 5 Chi riguarda la Dichiarazione di eticità Responsabilità dei dipendenti Responsabilità aggiuntive della dirigenza Misure disciplinari a seguito di violazione Segnalazione di problemi e presa di posizione.. 7 Pareri sull etica Cosa succede quando viene segnalato un problema etico... 7 Non ritorsione Come segnalare un problema Criteri per la segnalazione immediata... 9 Esoneri D&R Leader sul posto di lavoro, ma con integrità Divieto di far uso di alcol e droghe sul posto di lavoro Prevenzione della discriminazione e delle molestie Comportamenti inappropriati Retribuzione e orario Conflitto di interessi Investimenti finanziari Doni e intrattenimenti...14 Rapporti personali tra dipendenti...15 Risorse di Walmart D&R Leader nel mercato, ma con integrità Correttezza nelle trattative e nei confronti della concorrenza...20 Disonestà intenzionale...20 Integrità finanziaria e irregolarità contabili Insider Trading Prassi commerciali restrittive D&R Leader nelle comunità, ma con integrità Anticorruzione Antiriciclaggio Autorizzazione al lavoro...25 Protezione ambientale, salute e sicurezza sul posto di lavoro Sicurezza dei prodotti e degli alimenti...26 Protezione dei dati personali e aziendali...26 Attività politiche e governative Commercio internazionale...27 Dichiarazioni ai media...27 D&R Numeri Helpline per l etica globale Dichiarazione di esclusione di responsabilità finale Indice...37 Impieghi esterni Ex dipendenti Rapporti personali con i fornitori

3 Un messaggio dai nostri leader La nostra cultura particolare si basa sul principio di far risparmiare denaro alle persone in modo che possano vivere meglio e il suo fondamento è l impegno ad agire con integrità. Nonostante i cambiamenti che affronta per soddisfare le esigenze dei clienti, Walmart rimarrà sempre fedele ai valori, convinzioni e comportamenti che l hanno guidata negli ultimi cinquant anni. Indipendentemente dalla posizione occupata da ciascuno di noi nell azienda globale, questa Dichiarazione di eticità è la guida che esemplifica il concetto di integrità per un dipendente di Walmart. È una risorsa a cui possiamo attingere quotidianamente per prendere decisioni oneste, eque e obiettive, in conformità alle leggi e alle nostre politiche. Questa Dichiarazione di eticità si applica tanto a me quando al consiglio direttivo e a tutti i dipendenti a qualunque livello dell organizzazione. Il comportamento etico e la volontà di sostenere gli standard più elevati ci permettono di guadagnarci e mantenere la fiducia dei nostri clienti, la nostra fiducia reciproca e quella delle comunità locali. Crediamo in costi e prezzi bassi ogni giorno, ma solo se ottenuti tramite la nostra integrità quotidiana. Vi ringrazio per il vostro impegno nei confronti di questa Dichiarazione di eticità. Ha un significato che va oltre il prendere decisioni etiche, dimostra quanto tenete a Walmart, alla reputazione dell azienda e ai clienti. Doug McMillon Presidente e CEO Wal-Mart Stores, Inc. Noi di Asda ci impegniamo per fare la cosa giusta, sempre. È proprio questo che rende Asda un posto speciale dove fare i propri acquisti e dove lavorare. L integrità è al centro del nostro modo di operare. La nostra Dichiarazione di eticità è la linea direttrice della cultura di Asda e della nostra missione di essere la catena di punti vendita più affidabile in Gran Bretagna. Delinea chiaramente ciò che ci aspettiamo dai nostri colleghi. Vi chiedo di leggerla e di attenervi sempre ad essa. So che il termine Dichiarazione di eticità è piuttosto formale, ma si tratta di un documento importante perché è al cuore dei nostri valori aziendali. Ovviamente mira a far sì che il nostro sia un posto di lavoro onesto, equo e legale, ma è anche cruciale nel garantire che tutti noi capiamo quale sia il giusto modo di comportarci ogni giorno. Descrive le situazioni che possono presentarsi nel nostro lavoro e il modo in cui bisogna gestire tutti i dubbi che possono sorgere sulla giusta cosa da fare. Andy Clarke Presidente e CEO Asda Stores Ltd Ricordate che una guida non può trattare ogni singola situazione. È importante che siate autonomi nelle situazioni di tutti i giorni, che adottiate il buon senso e che chiediate aiuto qualora aveste bisogno di chiarimenti su come applicare questa Dichiarazione di eticità al vostro ruolo. Sono orgoglioso del fatto che tutti noi lavoriamo per un azienda che ha a cuore fare la cosa giusta e del ruolo che svolgete affinché ciò accada tutti i giorni. 2

4 Uso della Dichiarazione di eticità La Dichiarazione di eticità di Walmart presenta i comportamenti che permettono di creare un luogo di lavoro onesto, equo e obiettivo, agendo in conformità alle leggi e alle nostre politiche. Costituisce un aiuto per riconoscere situazioni che si presentano nello svolgimento dell'attività lavorativa e che possono costituire una violazione dell'etica aziendale. Verrà inoltre descritto come procedere in caso di dubbi su cosa considerare come una condotta etica. Struttura della Dichiarazione di eticità Nella prima pagina, Doug McMillon, il nostro Presidente e CEO, sottolinea quanto sia importante seguire la Dichiarazione di eticità per tutti noi e segnalare tutto ciò che pensiamo possa costituire una violazione di questo codice etico. Nella pagina seguente sono espresse le convinzioni aziendali. Si tratta delle convinzioni fondamentali di Walmart per ogni comportamento, incluso l'agire con integrità. La sezione Introduzione spiega che è responsabilità di tutti uniformarsi alla Dichiarazione di eticità e segnalare ciò che si ritiene possa costituire una violazione di una politica aziendale o della legge. La sezione Segnalazione di problemi e presa di posizione spiega come richiedere un parere prima di agire e come segnalare ciò che si ritiene possa costituire una violazione dell'etica, oltre che come effettuare una segnalazione in tutta riservatezza, senza fornire il proprio nome. Questa guida presenta una panoramica di molte delle politiche di Walmart, ma non tutte. Sono incluse anche alcune domande frequenti per spiegare meglio le politiche aziendali. Vi sono inoltre alcuni esempi di come vengono applicate in tutti i Paesi questa Dichiarazione di eticità e altre politiche di Walmart. Policy di Walmart e legislazione locale Walmart pubblica diverse politiche globali, concepite in modo da fungere da guida per i dipendenti, identiche per tutte le sedi. La Dichiarazione di eticità è un esempio di politica globale. I singoli uffici commerciali di Walmart sono inoltre tenuti ad elaborare una serie completa di politiche che vengono utilizzate come guida dai dipendenti del Paese di appartenenza. Dato che queste politiche possono variare da una business unit o mercato all'altro, non sono collegate a questa Dichiarazione di eticità. Spetta a ciascuno di noi conoscere tutte le politiche che si applicano ai propri settori di attività. In caso di incertezza sulle politiche del proprio settore è possibile rivolgersi al proprio responsabile, all'ufficio legale o a Global Ethics. Walmart opera in molti Paesi del mondo. I suoi dipendenti sono cittadini di molti Paesi. Pertanto la sua attività è soggetta a diverse leggi, usanze e culture e deve rispettare tutte le leggi e le normative applicabili, oltre che questa Dichiarazione di eticità. In alcuni casi le leggi di due o più Paesi possono essere in conflitto oppure qualche legge locale può essere in conflitto con la Dichiarazione di eticità. In caso di conflitti, è possibile contattare Global Ethics per assistenza in merito all'applicazione della Dichiarazione di eticità nel Paese di appartenenza. Contattateci in forma anonima e riservata walmartethics.com WM-ETHIC I numeri di telefono specifici di tutti i Paesi sono riportati sul retro del presente documento. 3

5 Convinzioni aziendali Sin dalla sua fondazione da parte di Sam Walton, l'azienda è sempre stata un'organizzazione basata su valori solidi e guidata da principi etici. Le convinzioni aziendali sono i valori che guidano le nostre decisioni e la nostra leadership. Rispetto della persona Ogni dipendente è prezioso per l'azienda, siamo noi i fautori del nostro lavoro e comunichiamo ascoltando le idee e condividendole. Servizio ai clienti I nostri obiettivi sono servire i clienti, sostenerci a vicenda e dare qualcosa alle comunità locali. Ricerca dell'eccellenza Integrità di azione Lavoriamo in squadra e forgiamo esempi positivi facendo innovazione e migliorando ogni giorno. Agiamo con il massimo livello di integrità, comportandoci in modo onesto, equo e obiettivo, operando in conformità a tutte le leggi e alle nostre politiche. Visione aziendale La visione di Global Ethics è favorire la padronanza della cultura etica di Walmart in tutti gli interessati, a livello globale. Prendiamo le decisioni giuste? Quando ci si trova a dover prendere una decisione, è necessario porsi le seguenti domande: È coerente con le convinzioni aziendali? Mi farebbe piacere se gli altri lo sapessero? Se la risposta a entrambe le domande è no, occorre valutare se la possibile azione è conforme alla Dichiarazione di eticità. Se non lo è, si deve trovare un'alternativa. Se non si è certi di una decisione, è possibile parlarne con il proprio responsabile o contattare Global Ethics. 4

6 Introduzione L'integrità personale e morale è uno dei nostri principi di base e deve partire da ciascuno di noi. Sam Walton, Fondatore Chi riguarda la Dichiarazione di eticità? Dipendenti e dirigenti La Dichiarazione di eticità si applica a tutti i dipendenti a qualunque livello dell'organizzazione in tutto il mondo e ai membri del consiglio direttivo di Wal-Mart Stores, Inc. Vale inoltre per tutti i dipendenti e i dirigenti delle società controllate da Walmart. Terzi Walmart si aspetta che tutti i fornitori, consulenti, legali, società di pubbliche relazioni, contraenti e altri fornitori di servizi agiscano in maniera etica e coerente con la Dichiarazione di eticità. I terzi devono adottare misure ragionevoli per diffondere al loro interno questa Dichiarazione di eticità, avere una reputazione di integrità e agire in modo responsabile, coerentemente con i nostri standard. Responsabilità dei dipendenti Leggere attentamente le convinzioni aziendali e utilizzarle ogni giorno nello svolgimento del lavoro. Imparare le politiche pertinenti alle proprie mansioni. Nessuno pretende che vengano studiate tutte a memoria, ma è bene avere una conoscenza di base dei problemi su cui verte ogni politica. Chiedere aiuto al proprio responsabile, a Global Ethics o ad altre risorse di Walmart in caso di dubbi sull'applicazione della Dichiarazione di eticità o altre politiche. Fare immediatamente presenti i problemi, propri o di altri, che possono insorgere in merito a richieste o azioni che potrebbero costituire una violazione di questa Dichiarazione di eticità o di una politica di Walmart. Esporre i problemi di etica a un responsabile o contattare Global Ethics. Se si segnala un problema di etica a un responsabile e questo non viene risolto, è possibile rivolgersi a un altro responsabile o contattare Global Ethics. I diversi modi per segnalare i problemi vengono descritti in maggior dettaglio nel prosieguo di questa guida. Collaborare alle indagini svolte da Walmart e riferire tutte le informazioni in modo veritiero. Ogni dipendente di Walmart ha le seguenti responsabilità: Rispettare sempre la legge. Chi vede un dipendente violare la legge o riceve una richiesta di fare qualcosa che presumibilmente viola la legge, è tenuto a parlarne subito con il proprio responsabile o a rivolgersi a Global Ethics. 5

7 Responsabilità aggiuntive della dirigenza I dirigenti sono tenuti a creare un ambiente che favorisca la conformità alla Dichiarazione di eticità aziendale. La supervisione di prassi aziendali responsabili è tanto importante quanto la supervisione delle prestazioni. Per mantenere elevati standard etici i dirigenti devono: Contattare Global Ethics se vengono a conoscenza di un problema etico citato nella sezione Criteri per la segnalazione immediata, a pagina 9 o per assistenza nella gestione di una questione o problema di etica. Tenere riunioni periodiche con i subalterni per riesaminare insieme le convinzioni aziendali e la Dichiarazione di eticità. In caso di conflitto tra il codice etico e gli obiettivi aziendali, ha sempre la precedenza il codice etico. Essere di esempio e incoraggiare i subalterni ad agire con integrità in tutte le trattative per evitare anche l'apparenza di una violazione degli standard etici. Se si pone un problema di etica con un subalterno, accertarsi che le altre persone operanti nella propria area non stiano commettendo lo stesso errore. Favorire una comunicazione aperta incoraggiando i dipendenti del proprio reparto o divisione a porre domande riguardanti la Dichiarazione di eticità. Non coprire o ignorare mai un problema di condotta non conforme all'etica, ma affrontarlo tempestivamente, richiedendo assistenza se necessario. Dimostrare apprezzamento nei confronti di dipendenti che segnalano problemi. Non ricorrere mai a ritorsioni nei confronti di persone che hanno segnalato un problema di etica, hanno collaborato alle indagini o hanno partecipato a procedimenti riguardanti una presunta violazione di normative, leggi o regolamenti governativi o una presunta frode ai danni degli azionisti. Una volta segnalato un problema di etica, non interferire con le indagini. Incoraggiare l'autosegnalazione di violazioni della condotta professionale. Se un/una dipendente segnala volontariamente di essere stato/a coinvolto/a in una violazione dell'etica, si terrà conto dell'autosegnalazione al momento di stabilire la misura disciplinare da adottare. Misure disciplinari a seguito di violazione Verranno prese adeguate misure disciplinari, incluso il licenziamento, nei confronti dei dipendenti che violano la Dichiarazione di eticità o le leggi, normative e politiche applicabili. 6

8 Segnalazione di problemi e presa di posizione Non compromettete la vostra reputazione. È un bene prezioso. Non compromettete la vostra integrità... conservate il vostro buon nome. Sam Walton, Fondatore Tutti noi dobbiamo impegnarci costantemente per mantenere un ambiente di lavoro che incoraggi le persone a esternare i problemi riguardanti possibili violazioni della Dichiarazione di eticità. Spesso si sente parlare di aziende in cui i dipendenti erano a conoscenza dei problemi ma non hanno avuto il coraggio di esporsi. Nessuno deve avvertire questa sensazione a Walmart. Siete pregati di segnalare immediatamente possibili problemi etici, in modo da poterli risolvere prima che producano conseguenze più gravi. Walmart proibisce la ritorsione contro i dipendenti che segnalano problemi. Pareri sull'etica Durante il normale svolgimento dell'attività lavorativa è possibile trovarsi in situazioni di incertezza e non sapere se il proprio comportamento potrebbe violare la Dichiarazione di eticità. In caso di dubbi sull'etica, prima di agire, è possibile rivolgersi a Global Ethics per avere un parere verbale o scritto. Le richieste di pareri possono essere presentate a Global Ethics selezionando l'opzione Request for Guidance (Richiesta di assistenza) sul sito Cosa succede quando viene segnalato un problema etico? Walmart prende in seria considerazione tutti i problemi segnalati e svolge indagini riservate sulle presunte accuse per accertare se vi sia effettivamente stata violazione di qualche legge o politica, o della Dichiarazione di eticità. Walmart ha tutto l interesse a proteggere l integrità di ogni indagine e interviene quindi proteggendo le persone che hanno effettuato le segnalazioni e i testimoni da molestie, intimidazioni e ritorsioni, impedendo la distruzione delle prove, garantendo che le testimonianze siano veritiere, identificando le cause scatenanti e agendo su di esse. Global Ethics adotterà tutte le cautele possibili per mantenere riservata l identità delle persone che segnalano violazioni e proteggere i dati delle indagini, e potrà inoltre imporre che i testimoni mantengano il massimo riserbo su una data indagine e sul loro ruolo in essa. In questi casi è necessario mantenere la riservatezza e non parlare con altri della segnalazione effettuata o della procedura di indagine in corso.global Ethics in generale non divulga i particolari delle indagini, ma le persone coinvolte saranno informate del loro andamento. 7

9 Non ritorsione I dipendenti che esternano problemi giocano un ruolo importante nel mantenere un ambiente di lavoro sano, rispettoso e produttivo, oltre che nel proteggere gli interessati. Questi dipendenti aiutano l'azienda a risolvere i problemi tempestivamente, prima che insorgano conseguenze più gravi. È importante per ciascuno di noi creare un ambiente di lavoro in cui tutti possano esternare eventuali problemi di etica senza temere ritorsioni. Non saranno tollerate ritorsioni nei confronti di dipendenti che segnalano problemi o mettono in questione comportamenti presumibilmente scorretti. Le segnalazioni devono essere effettuate in buona fede, ovvero il desiderio di fornire informazioni precise e sincere dev'essere autentico, non importa se viene poi accertato che si è trattato di un errore. Walmart si riserva il diritto di adottare misure disciplinari nei confronti delle persone che avanzano consapevolmente false accuse o agiscono in modo scorretto. Tuttavia, se un/una dipendente segnala volontariamente di essere stato/a coinvolto/a in una violazione dell'etica, si terrà conto dell'autosegnalazione al momento di stabilire la misura disciplinare da adottare. Walmart non licenzia, retrocede di grado o discrimina altrimenti i dipendenti che effettuano segnalazioni. È inoltre importante che i colleghi non isolino i dipendenti che hanno sollevato problemi, ai quali è sempre dovuto rispetto. Qualunque variazione di trattamento nei confronti di un dipendente che ha segnalato un problema verrà considerata come una forma di ritorsione. Walmart ha stabilito procedure per la gestione degli episodi di ritorsione. I dipendenti che ritengono di avere subito una ritorsione dopo aver segnalato un problema di etica devono segnalare la questione al proprio responsabile o a Global Ethics. Come segnalare un problema Walmart offre varie risorse per segnalare un problema o potenziale problema. In base alla natura del problema, a volte può essere più semplice parlarne direttamente con la persona interessata, fornendole un'opportunità per chiarire la questione. Se non ci si sente a proprio agio nel parlarne con il diretto interessato, è possibile servirsi di una delle risorse elencate di seguito. L'autosegnalazione è apprezzata e verrà tenuta in considerazione al momento di stabilire la misura disciplinare da adottare. Utilizzare la procedura di comunicazione Open Door La procedura di comunicazione Open Door costituisce il modo più diretto per esternare un problema a un responsabile. Se si ritiene che il proprio responsabile diretto sia coinvolto, è possibile parlare del problema con il primo responsabile di livello superiore non coinvolto, utilizzare la linea di assistenza Open Door ( ) o usufruire di una delle altre risorse descritte di seguito. Contattare Global Ethics Walmart ha implementato la linea di assistenza Global Ethics, disponibile ai dipendenti 24 ore al giorno, 7 giorni su 7, in diverse lingue. La linea di assistenza è gestita da un'organizzazione non affiliata a Walmart e, per quanto possibile (in conformità alle normative locali), i chiamanti possono restare anonimi. In ogni caso, la privacy dei dipendenti sarà rispettata il più possibile, ai sensi della legge vigente. L'operatore trasmetterà le informazioni a Global Ethics e fornirà al dipendente un numero di pratica e una data per la richiamata, se lo desidera. I casi rispondenti ai criteri per la segnalazione immediata descritti a pagina 9 devono essere segnalati tramite questi canali. Le informazioni per i contatti specifiche per i vari Paesi sono riportate sul retro del presente documento. Informazioni per contattare Global Ethics Telefono U.S.A., Porto Rico e Canada: WM-ETHIC [ ] I numeri di telefono specifici di tutti i Paesi sono riportati sul retro del presente documento. Mail Wal-Mart Stores, Inc. Att.: Global Ethics 702 SW 8th Street Bentonville, AR Internet walmartethics.com 8

10 Criteri per la segnalazione immediata I dipendenti possono segnalare problemi di condotta che potrebbero costituire una violazione della Dichiarazione di eticità globale tramite i diversi canali elencati nella sezione Segnalazione di problemi e presa di posizione. Alcuni tipi di accuse, tuttavia, devono essere riferiti immediatamente a Global Ethics. Si tratta de seguenti casi: Corruzione Erogare, offrire, promettere, chiedere o ricevere un beneficio improprio o non guadagnato Eventuale violazione della Politica anticorruzione globale o di procedure correlate Anche le sospette violazioni delle leggi anticorruzione dovrebbero essere segnalate, nonché le violazioni delle restrizioni contro la corruzione del Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) statunitense e del Regno Unito. Bribery Act (Legge contro la corruzione) Comportamento scorretto dei funzionari Violazioni della Dichiarazione di eticità globale da parte di funzionari aziendali o segnalazioni dirette al CEO della società Frode o furto di entità superiore a USD nei quali sia coinvolto un dipendente Errori nei registri e nei libri contabili Interferire con verifiche ispettive o controlli interni, falsificare, dichiarare il falso o distruggere documentazione finanziaria, resoconti o dati, ovvero occultare, alterare o manipolare indebitamente documentazione finanziaria, resoconti o dati Attacco di hacker al sistema informatico Comportamento di un dipendente che ottenga, in maniera fraudolenta, accesso non autorizzato ai sistemi informatici aziendali Rischi di reputazione per il brand aziendale globale Minacce alla vita umana, schiavitù o lavoro forzato, tratta di esseri umani o lavoro infantile Condotta criminale grave; ad esempio: Manipolazione di gare d appalto, controllo dei prezzi, ripartizione o allocazione di mercati o clienti o altre forme di collusione contrarie alla concorrenza Insider trading Sanzioni commerciali e violazioni di normative sull esportazione Antiriciclaggio Esoneri I dipendenti possono chiedere di essere esonerati dall'applicazione di questa Dichiarazione di eticità. Tutte le richieste devono essere presentate in forma scritta a Global Ethics e devono contenere fatti e informazioni atti a giustificare l'esonero richiesto. Global Ethics risponderà per iscritto al dipendente. Nei casi previsti dalla legge, per alcuni dirigenti di alto livello o membri del consiglio direttivo, le richieste di esonero verranno sottoposte al vaglio della commissione di controllo o dell'intero consiglio direttivo e gli azionisti saranno informati dell'approvazione degli esoneri. Le richieste di esonero devono essere approvate prima di porre in essere la condotta per cui viene richiesta l'approvazione. 9

11 Non ritorsione Ho riferito un'accusa sei mesi fa. Da quel momento, il mio responsabile ha smesso di invitarmi a diverse riunioni. È ritorsione? & Cambiamenti di trattamento significativi possono configurarsi come ritorsione. Se un responsabile tratta un proprio subalterno in modo diverso dopo che ha riferito un'accusa, potrebbe essere opportuno segnalare il problema alla dirigenza tramite la procedura Open Door o contattando Global Ethics. Una delle mie subalterne ha chiamato la linea di assistenza muovendomi false accuse. Penso che l'abbia fatto per danneggiare la mia carriera. Posso attribuirle una valutazione inferiore dato che è palese l'intenzione di calunniarmi? Dobbiamo ritenere che i dipendenti che segnalano problemi lo facciano in buona fede. Agire contro un subalterno che ha segnalato un problema è considerato ritorsione e può avere come conseguenza l'adozione di misure disciplinari per il diretto responsabile. Walmart non tollera ritorsioni, in quanto impediscono di creare un ambiente aperto alle segnalazioni e favoriscono l'instaurarsi di un clima di timore. È possibile usufruire della protezione contro le ritorsioni solo se la segnalazione viene effettuata tramite la linea di assistenza? La ritorsione è sempre inaccettabile comunque venga effettuata la segnalazione, tramite la dirigenza, la Divisione risorse umane o Global Ethics. Se si è convinti di avere subito ritorsioni, segnalare il problema alla dirigenza tramite la procedura Open Door o contattando Global Ethics. 10

12 Leader sul posto di lavoro, ma con integrità Si può superare quasi tutto, ma non la mancanza di integrità. Lee Scott, Ex Presidente e CEO di Wal-Mart Stores, Inc. Divieto di far uso di alcol e droghe sul posto di lavoro Walmart si impegna a mantenere un ambiente di lavoro sano e sicuro per tutti. Sono vietati il possesso, la richiesta e l'uso Walmart proibisce strettamente l'abuso di droghe e alcol. di sostanze illegali sul posto di lavoro, nonché il presentarsi al lavoro sotto l'influenza di tali sostanze. Tali comportamenti non saranno tollerati. Walmart proibisce strettamente l'abuso di droghe e alcol. Tutti i dipendenti devono garantire che le proprie prestazioni e giudizi non siano compromessi dal consumo di alcol durante l'orario lavorativo. I dipendenti non devono presentarsi al lavoro sotto l'influenza dell'alcol e devono astenersi dal consumare alcolici presso le strutture dell'azienda. In alcuni casi è permesso, ai dipendenti che hanno raggiunto l'età prevista dalla legge, consumare bevande alcoliche in eventi sponsorizzati dall'azienda, qualora ciò sia stato preventivamente approvato dal presidente nazionale o dal vice presidente esecutivo del gruppo per la business unit che sponsorizza l'evento. Walmart terrà in considerazione le abitudini dei Paesi in cui è considerato normale un moderato consumo di alcol durante i pranzi e le cene d'affari. Prevenzione della discriminazione e delle molestie Una delle convinzioni di base sulle quali Sam Walton ha fondato l'azienda è il "rispetto della persona". Ciascuno di noi ha la responsabilità di instaurare una cultura di fiducia e rispetto volta a creare un ambiente di lavoro positivo. Ciò implica trattare gli altri con equità e cortesia in tutte le interazioni che avvengono sul posto di lavoro. Ci impegniamo a mantenere una forza lavoro diversificata e un ambiente di lavoro coinvolgente. Walmart proibisce, nel lavoro, nelle decisioni legate al lavoro e nelle trattative aziendali, le discriminazioni basate su razza, colore della pelle, ascendenza, età, sesso, orientamento sessuale, religione, disabilità, etnia, origine nazionale, stato di servizio militare, stato civile, gravidanza o altro stato protetto dalla legge o da politiche locali. Abbiamo il dovere di fornire un ambiente privo di discriminazioni ai nostri dipendenti, clienti, associati e fornitori. Crediamo in un ambiente di lavoro positivo e rispettoso per tutti i dipendenti. 11

13 È proibita ogni forma di molestia sul posto di lavoro, a prescindere dal fatto che sia gradita o meno. Crediamo nel rispetto reciproco, sia che si interagisca con un collega, fornitore, cliente o chiunque altro collabori con noi. Per molestie si intendono comportamenti che interferiscono in modo irragionevole o inappropriato con le prestazioni di lavoro, mortificano la dignità di una persona o creano un ambiente di lavoro ostile o altrimenti offensivo sulla base di uno stato della persona protetto dalla legge. Atteggiamenti verbali, visivi o fisici di natura sessuale non sono accettabili sul posto di lavoro e possono essere considerati molestie sessuali. Ad esempio: Approcci sessuali, richieste di favori sessuali, linguaggio sessualmente esplicito, barzellette volgari, osservazioni riguardanti il corpo o la sessualità di una persona Mostrare immagini o oggetti sessualmente allusivi, occhiate allusive, comunicazioni allusive o a doppio senso in qualunque forma Contatti inappropriati, sia accettati che indesiderati È inoltre proibita qualunque forma di molestia basata su stati della persona protetti dalla legge, ad esempio: Insulti o il riferimento a stereotipi negativi Prese in giro, scherzi o battute Atti intimidatori, ad esempio bullismo o minacce Qualunque altro comportamento che dimostri ostilità o mancanza di rispetto nei confronti di una persona, nonché maltrattamenti basati su stati protetti dalla legge Sul posto di lavoro sono proibiti comportamenti molesti simili a quelli descritti in precedenza, a prescindere dal fatto che siano accettati o indesiderati e indipendentemente dal fatto che le persone coinvolte siano dello stesso sesso o di sesso diverso, abbiano o meno lo stesso orientamento sessuale, appartengano alla stessa razza o condividano qualsiasi altro stato. Anche in questo caso Walmart proibisce la ritorsione e non licenzia, retrocede di grado o discrimina altrimenti i dipendenti che segnalano problemi di questa natura. Comportamenti inappropriati Crediamo nell'importanza di mantenere un ambiente di lavoro privo di comportamenti inappropriati, quali linguaggio, gesti o condotta osceni, profani, volgari, violenti, discriminatori, vessatori o comunque offensivi. Walmart non tollera questi comportamenti che violano la convinzione aziendale sul rispetto della persona. Sebbene la pubblicazione di informazioni on-line possa essere un ottimo modo per relazionarsi con gli altri, è sempre necessario attenersi al codice etico di Walmart e alle convinzioni aziendali anche quando si utilizza questo mezzo. I comportamenti inappropriati del tipo qui descritto sono strettamente proibiti, anche on-line. Retribuzione e orario Ci uniformiamo completamente a tutte le leggi e i regolamenti applicabili in materia di retribuzioni e orari, compresi ore di straordinari, pause di riposo, pausa pranzo, giorni di riposo, retribuzione degli straordinari, indennità di fine rapporto, salario minimo, retribuzioni e orari dei minori e altre questioni legate alle prassi in materia di retribuzione e orari di lavoro. I dipendenti di Walmart devono: Aderire completamente a tutte le politiche e le procedure aziendali relative a questioni di retribuzione e orario. Rispettare tutte le leggi e i regolamenti vigenti in materia di retribuzioni e orari. Segnalare eventuali violazioni delle leggi o politiche inerenti a retribuzioni e orari mediante la procedura di comunicazione Open Door o contattando Global Ethics. Costituisce una violazione della legge e della politiche di Walmart lavorare senza compenso, anche su richiesta di un superiore (pagato a ore o stipendiato). Nessuno deve lavorare per Walmart senza alcun compenso. 12

14 Conflitto di interessi Informazioni generali Siamo responsabili nei confronti di tutti gli interessati della presa di decisioni che abbiano a cuore unicamente l'interesse di Walmart e prescindano dagli interessi personali. Può crearsi un conflitto di interessi quando è possibile che il nostro giudizio sia o sembri influenzato dalla possibilità di trarre un beneficio personale. Anche se non è intenzionale, la presenza di un conflitto può essere tanto dannosa per la reputazione di una persona e quella di Walmart quanto un conflitto reale. Dobbiamo sempre stare in guardia da situazioni che possono sfociare in conflitti di interesse e fare tutto ciò che è in nostro potere per evitarle. Si devono informare i propri responsabili di situazioni ritenute fonte di conflitti di interesse o che si pensa possano crearne. I responsabili sono invitati a portare tali questioni all'attenzione di Global Ethics per sapere come procedere. È inoltre possibile contattare Global Ethics per sottoporre eventuali dubbi. I conflitti di interesse possono insorgere in vari modi. Nelle sezioni seguenti sono descritte alcune eventualità. Investimenti finanziari I dipendenti devono accertarsi che le proprie attività finanziarie personali non siano in conflitto con le responsabilità nei confronti dell'azienda. Può crearsi un conflitto di interessi finanziario quando è possibile che il proprio giudizio sia o sembri influenzato dalla possibilità di trarre un guadagno personale. Seguono alcuni esempi di investimenti finanziari che creano conflitti: Interesse finanziario nell'attività di un fornitore di Walmart, in caso di coinvolgimento diretto o indiretto nei rapporti con tale fornitore. Ricevere compensi personali da un fornitore, in caso di coinvolgimento diretto o indiretto nei rapporti con tale fornitore. Utilizzare informazioni aziendali riservate per trarne un guadagno personale. Inoltre, il possesso di azioni di un'azienda concorrente per un valore di mercato superiore a dollari statunitensi (o l'equivalente in divisa locale) deve essere comunicato per iscritto a Global Ethics. Sarà Global Ethics a stabilire se è presente un conflitto o potenziale conflitto e come gestirlo. Impieghi esterni I dipendenti devono evitare gli impieghi o interessi esterni che possano creare conflitti di interessi o dare adito a sospetti in tal senso. Ad esempio, è ritenuto un conflitto di interessi il lavorare per la concorrenza da parte dei dirigenti. I dipendenti a ore devono chiedere ai propri responsabili prima di accettare impieghi presso concorrenti al fine di stabilire se esista un conflitto. I fattori presi in considerazione a questo fine includono il lavorare in una posizione simile o con mansioni analoghe. Allo stesso modo, i dipendenti non sono autorizzati a lavorare per un fornitore se sono in grado di influire (direttamente o indirettamente) sul prodotto di tale fornitore o sui suoi rapporti con Walmart. I dipendenti possono accettare incarichi collaterali purché ciò non generi conflitti di interesse con il loro lavoro presso Walmart. Vale a dire che le attività collaterali non devono interferire con il ruolo ricoperto in qualità di dipendente di Walmart, essere di natura simile al ruolo ricoperto in qualità di dipendente, sfruttare risorse di Walmart, riguardare la fornitura di prodotti a Walmart o avere ripercussioni negative su Walmart. Se si teme che un impiego esterno possa essere fonte di conflitto, rivolgersi al proprio responsabile o a Global Ethics. Ex dipendenti Può sussistere un conflitto d'interessi qualora un ex dipendente solleciti Walmart contattando un reparto in cui ha lavorato in precedenza o sul quale aveva influenza quando lavorava per Walmart. Se l'ex dipendente era un funzionario di Walmart, possono sussistere conflitti indipendentemente dal reparto in cui ha lavorato. Quando un ex dipendente accetta un incarico presso o da parte di un fornitore, Walmart si asterrà dal trattare con tale persona per un periodo di un anno dalla cessazione del rapporto di lavoro se l'incarico assunto dall'ex dipendente ha a che fare con un settore di attività in cui lavorava o sul quale aveva influenza durante il precedente impiego. Walmart si asterrà dal trattare con gli ex funzionari per un periodo di un anno indipendentemente dal reparto in cui hanno lavorato. Global Ethics, in collaborazione con l'alta dirigenza aziendale, potrà stabilire un periodo temporale diverso qualora ciò sia giustificato dalle circostanze. Tutti i conflitti identificati devono essere preventivamente sottoposti a Global Ethics per un parere scritto. 13

15 Rapporti personali con i fornitori I dipendenti non devono intrattenere rapporti sociali o di altra natura con i fornitori se tali rapporti possono suscitare il dubbio che venga esercitata un'influenza a livello aziendale. Crediamo nella necessità di basare i nostri rapporti con i fornitori su prassi commerciali efficienti, eque e legali. La selezione dei fornitori deve avvenire sulla base di criteri oggettivi, fra cui integrità, qualità, prezzo, consegna, rispetto delle tempistiche, idoneità dei prodotti, mantenimento di I fornitori devono essere selezionati sulla base di criteri obiettivi. fonti di approvvigionamento adeguate e prassi e procedure d'acquisto di Walmart. Dobbiamo trattare i nostri fornitori con rispetto, equità e onestà. Non dobbiamo trarre vantaggi indebiti da un fornitore avvalendoci dell'influenza commerciale di Walmart. Oltretutto ci aspettiamo che i nostri fornitori si attengano a tutti i requisiti di legge applicabili nello svolgimento della loro attività commerciale, oltre che ai nostri standard. Se si ritiene che altri possano pensare che si stanno intrattenendo rapporti troppo stretti con un fornitore o che si stia esercitando un'influenza su un fornitore, informare il proprio responsabile o contattare Global Ethics. Non possiamo accettare doni offerti a Walmart dai fornitori per raccolte fondi di organizzazioni di beneficenza o società non a scopo di lucro. Non chiediamo, accettiamo o approviamo mai che i fornitori facciano donazioni da parte di Walmart. I dipendenti non devono inoltre fornire l'elenco dei fornitori aziendali a organizzazioni di beneficenza a fini di raccolta fondi. La nostra politica in materia di doni e intrattenimenti scaturisce dai valori di trasparenza completa e oggettività della nostra azienda, nonché dal principio di mantenere i prezzi bassi ogni giorno (33m, Poiché 100y at 20%transparency) doni e intrattenimenti aumentano i costi operativi, non accettando simili omaggi aiutiamo i nostri fornitori a mantenere bassi i costi dei prodotti, cosa che non possono fare con altri clienti che accettano doni. In quanto azienda globale sappiamo che possono verificarsi situazioni in cui entrano in gioco le consuetudini locali. Global Ethics valuterà tali situazioni caso per caso. Quando si consolida un nuovo rapporto commerciale, occorre assicurarsi che tutte le parti siano a conoscenza della nostra politica riguardante doni e intrattenimenti. In alcuni Paesi in cui offrire doni è una consuetudine o una tradizione, si deve spiegare educatamente il contenuto di questa politica a clienti e fornitori, soprattutto prima delle feste che prevedono scambi di doni, per stabilire quali sono le aspettative. OCCORRE LIMITARSI A DIRE No, grazie. Doni e intrattenimenti L'accettazione di doni e intrattenimenti può essere causa di conflitti o assumere l'apparenza di un conflitto fra interessi personali e responsabilità professionali. La cultura di Walmart impedisce ai dipendenti di accettare doni o intrattenimenti da fornitori, potenziali fornitori, agenti governativi o terzi che lasciano supporre di avere interesse a cercare di influenzare le decisioni o le transazioni aziendali. I dipendenti devono inoltre evitare di accettare doni o omaggi da clienti per il lavoro svolto all'interno di strutture di Walmart, fatto salvo quanto richiesto da politiche locali o nazionali. 14

16 È OPPORTUNO CHIEDERSI... Questa azienda mi offrirebbe questo dono o omaggio se non fossi dipendente di Walmart? lavoro. Pertanto non è consentito fungere direttamente o indirettamente da superiore di familiari o persone con le quali si hanno rapporti personali stretti o rapporti sentimentali, incluse le situazioni in cui si avrebbe la possibilità di influire sulle condizioni di impiego di tale persona o viceversa. Walmart si adopera per eliminare i rapporti personali che interferiscono con le prestazioni lavorative o possono costituire molestie. In caso di problemi derivanti da relazioni personali fra dipendenti è opportuno chiedere consiglio al proprio responsabile o contattare Global Ethics. È sempre importante essere consapevoli di come l'accettazione di un dono o omaggio possa essere percepita dal pubblico e da altri fornitori o dipendenti. Quando si ha a che fare con aziende esterne è opportuno chiedersi: "Questa azienda mi offrirebbe questo dono o omaggio se non fossi dipendente di Walmart?" Se la risposta è "no" o non è scontata non è opportuno accettare. In alcune occasioni restituire un dono potrebbe essere difficile o imbarazzante. In questi rari casi, il dono dev'essere gestito in maniera equa o obiettiva, non traendone un vantaggio personale ma cedendolo, ad esempio, a un'organizzazione di beneficenza. Se si ritiene che un dono ricevuto possa costituire una violazione della politica aziendale, occorre riferirlo subito al proprio responsabile o a Global Ethics. In caso di dubbi su doni e intrattenimenti, chiedere assistenza al proprio responsabile o a Global Ethics. Rapporti personali tra dipendenti A Walmart desideriamo mantenere un ambiente di lavoro in cui i dipendenti possano lavorare con efficienza ed esprimere al meglio le proprie potenzialità. Vogliamo creare un clima di fiducia e rispetto, e favorire la produttività nell'ambiente di lavoro. Si crea un conflitto di interessi quando ci si trova a dover gestire qualcuno con cui si hanno rapporti familiari o sentimentali. Per rapporti familiari si intendono i seguenti rapporti di affinità derivanti da nascita, adozione, matrimonio, convivenza o unione civile: coniuge, figli, genitori, fratelli/ sorelle, nonni o nipoti e chiunque faccia parte al momento del proprio nucleo familiare anche se non legato da parentela in senso stretto. Possono essere incluse anche persone con cui si hanno rapporti personali stretti, come padrini e madrine. Nonostante si agisca correttamente, queste relazioni possono sembrare influenzare il proprio giudizio. Ciò può influire sul morale delle persone e compromettere la produttività nel A Walmart desideriamo mantenere un ambiente di lavoro in cui i dipendenti possano lavorare con efficienza ed esprimere al meglio le proprie potenzialità. Risorse di Walmart Siamo responsabili nei confronti dei nostri azionisti dell'utilizzo delle proprietà e delle risorse di Walmart, che devono essere impiegate esclusivamente per lo svolgimento dell'attività aziendale; non possiamo pertanto consentire che vengano utilizzate per ottenere vantaggi personali di alcun tipo. Ogni dipendente ha la responsabilità di esercitare il controllo sulle proprietà di Walmart e di adottare tutte le misure necessarie per proteggerle da furto, abuso, smarrimento, danno o sabotaggio. Nei casi previsti dalla legge, i dipendenti non devono aspettarsi riservatezza nell'uso degli strumenti di comunicazione di Walmart (ad esempio o casella vocale). Walmart ha il diritto di controllare gli strumenti di comunicazione e lo esercita, monitorandone il contenuto e l'utilizzo. 15

17 Divieto di far uso di alcol e droghe sul posto di lavoro Mi è stato chiesto di sottopormi a un test antidroga prima di accettare una promozione come dirigente. È normale? & Ove consentito dalla legge, i candidati a una posizione di lavoro possono essere sottoposti a uno screening antidroga nell'ambito del processo di assunzione o prima di una promozione come dirigenti. Le persone con risultati positivi dei test per l'abuso di droghe illegali non saranno assunte o promosse, oppure potranno essere licenziate. Walmart potrà inoltre richiedere ai dipendenti di sottoporsi ai test antidroga, secondo quanto consentito dalla legge, in seguito ad alcuni infortuni sul lavoro o se si ha motivo di sospettare che siano sotto l'influenza di droghe. A chi è possibile rivolgersi per problemi di droga o alcol? Presso le strutture di Walmart in alcuni Paesi sono disponibili servizi di assistenza. Contattare il proprio responsabile tramite la procedura Open Door, rivolgersi al responsabile delle risorse umane o al centro antidroga più vicino. Parteciperò a una riunione di gruppo sponsorizzata da Walmart in cui verranno servite bevande alcoliche. È possibile consumare alcolici in queste circostanze? Ottenendo previa approvazione dal presidente nazionale o dall'amministratore delegato dell ufficio commerciale che sponsorizza l'evento, è possibile servire bevande alcoliche in occasione di alcuni eventi sponsorizzati dall'azienda. I dipendenti che hanno raggiunto l'età prevista dalla legge possono consumare bevande alcoliche in queste occasioni. 16

18 Prevenzione della discriminazione e delle molestie In sala ristoro un collega si è rivolto a me con un epiteto offensivo legato alla mia nazionalità. Cosa devo fare? Riferire immediatamente l'episodio alla dirigenza tramite la procedura Open Door o contattare Global Ethics. Un responsabile di reparto fa sempre commenti sulla mia bellezza, che mi fanno sentire a disagio. Cosa devo fare? La prima cosa da fare è dirgli di smetterla. Se non ci si sente a proprio agio nel parlarne con il diretto interessato o se il comportamento fastidioso continua, segnalare il problema alla dirigenza tramite la procedura Open Door o contattare Global Ethics. Sulla scrivania ho un calendario con qualche barzelletta sporca o razzista, posso tenerlo? No. Può risultare offensivo per altre persone sul posto di lavoro. Quando si è in dubbio, eliminare l'oggetto dal posto di lavoro. Un dipendente nel corso di una riunione ha utilizzato una parola che per me è suonata offensiva. Cosa devo fare? Dirlo apertamente alla persona, se ci si sente a proprio agio nel farlo. Alcune parole sono offensive per tutti, altre no. È possibile che la persona non sapesse che poteva risultare offensiva per qualcuno. In alternativa è possibile utilizzare la procedura Open Door o contattare Global Ethics. Comportamenti inappropriati C'è un cliente che continua a insultarmi mentre è in coda alla mia cassa. Cosa devo fare? Contattare un dirigente o un addetto alla sicurezza del punto vendita. Retribuzione e orario Il mio responsabile ogni sera mi chiede di radunare i carrelli mentre mi sto avviando alla macchina. È accettabile? No. Occorre dire al responsabile che l'orario di lavoro è terminato e che il lavoro straordinario costituisce una violazione della politica aziendale. L'episodio va inoltre riferito alla dirigenza tramite la procedura Open Door o contattando Global Ethics. Conflitto di interessi Di recente ho investito dollari nel fondo comune della mia banca. Il fondo potrebbe investire una parte del denaro in azioni di concorrenti o fornitori. Questo costituisce una violazione? Se non si ha un controllo diretto sulla strategia di investimento non è una violazione. Mi è stato riferito che non è ammesso possedere azioni di un fornitore. È vero? Potrebbe esserlo. La limitazione consiste nel non avere interessi finanziari diretti nell'azienda di un fornitore sull'attività del quale si ha un'influenza diretta o indiretta per via della posizione lavorativa occupata presso Walmart. Non vi sono invece limitazioni per quanto riguarda gli interessi finanziari in aziende fornitrici sulle quali non si esercita alcuna influenza. 17

19 Lavoro per Walmart da poco e possiedo azioni di uno dei principali concorrenti per oltre dollari (o l'equivalente in divisa locale). Devo venderle? La questione dev'essere portata all'attenzione del proprio responsabile e di Global Ethics. Global Ethics stabilirà se esiste un conflitto di interessi e fornirà istruzioni. Una società contraente con cui collaboro nell'ambito del mio lavoro a Walmart mi ha chiesto se conosco qualcuno da assumere come tecnico. Mio figlio è qualificato e interessato a questo lavoro. Posso proporlo? No. Anche se l'ha chiesto la società contraente, potrebbe sembrare che si voglia far valere la propria posizione presso Walmart per trovare lavoro a un familiare. Si creerebbe un conflitto di interessi che potrebbe compromettere la reputazione di un dipendente che rappresenta Walmart. Abito vicino a un fornitore di Walmart che ha invitato me e la mia famiglia a una festa tra vicini. Sarebbe un conflitto di interessi se ci andassimo? Non è una violazione partecipare alla festa, purché siano stati invitati altri vicini e il motivo dell'invito sia l'abitare nello stesso quartiere, non la posizione di lavoro a Walmart. È utile chiedersi: "Se un altro fornitore o dipendente lo venisse a sapere, potrebbe pensare che sto favorendo come fornitore un vicino o che questo fornitore sta tentando di influenzarmi?" Il nostro team dell'elettronica di consumo parteciperà a un corso di formazione tenuto da un fornitore per informarsi su un nuovo prodotto che il fornitore sta lanciando. Il fornitore ha detto che regalerà delle magliette ai partecipanti. Possiamo accettarle? Dato che le magliette arrivano direttamente dal fornitore e non sono legate al prodotto o alla conoscenza del prodotto, non dovrebbero essere accettate. Mi è stato chiesto di parlare in pubblico durante un evento sponsorizzato da un fornitore, il quale si è offerto di pagare le spese sostenute da tutti gli oratori. È corretto che il fornitore paghi le mie spese? No. Dati i nostri rapporti con il fornitore, dovrebbe essere Walmart a sostenere i costi legati all'evento. Lavoro in amministrazione e ho ricevuto un regalo di compleanno da una persona con cui ho un rapporto di amicizia stretto che, casualmente, lavora presso un fornitore di giocattoli di Walmart. Posso accettare il regalo? Nella posizione lavorativa occupata non esiste la possibilità di influire direttamente o indirettamente sui rapporti con il fornitore, pertanto accettare il regalo dell'amico non costituisce una violazione. 18

20 Nel mio mercato è una consuetudine che i fornitori offrano bevande, come tè, caffè o bibite analcoliche e piccoli spuntini, durante le riunioni di lavoro o le visite presso di loro. Posso accettare questi rinfreschi? È possibile accettare rinfreschi normali come caffè, bibite o piccoli spuntini. Non è invece corretto accettare cibo e bevande che possano essere considerati un pasto. Un fornitore con cui lavoro mi ha offerto due biglietti per la Coppa del mondo a prezzo convenzionato. Posso acquistare i biglietti? & No. Sebbene i biglietti vengano pagati, il prezzo convenzionato non rispecchia il loro valore di mercato. In alcune aree sarebbe possibile rivenderli e trarne un guadagno. Inoltre, assistere a un evento importante come la Coppa del mondo non è un fatto comune e può essere considerato un dono di prestigio. Risorse di Walmart Viaggio spesso per lavoro. Posso usare il computer portatile aziendale per controllare il mio conto in banca mentre sono in viaggio? Sì, purché questo non interferisca con le prestazioni lavorative. Il mio responsabile mi ha detto che devo portare il computer portatile con me in aereo quando viaggio. È proprio necessario? Sì. Quando si viaggia con un computer portatile aziendale è necessario portarlo con sé in aereo. Non dev'essere consegnato come bagaglio da stiva al check-in. Il computer e le informazioni in esso contenute devono essere protetti da furto, perdita, uso scorretto o danneggiamento. 19