Fattura Smart - Attivazione Azienda da B.Point

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1 HELP DESK Nota Salvatempo 0092 MODULO WEBDESK Fattura Smart - Attivazione Azienda da B.Point Quando serve Per attivare una Azienda su Fattura Smart da B.Point In questo documento: 1. Premessa 2. Attivazione Azienda in webdesk 3. Attivazione Servizio Fattura Smart 4. Attivazione Operatore e primo accesso Fattura Smart 5. Casi Particolari: Attivazione con errore "indicare cognome/nome" 6. Casi Particolari: Anagrafiche Clienti con errori 7. Casi Particolari: Interruzione del servizio 8. Casi Particolari: Abilitazione delega SDI 9. Dove trovo tutte le Note Salvatempo? Descrizioni, valori, conti utilizzati all interno del documento sono esclusivamente a titolo esemplificativo; è cura dell utente valutarne il corretto riferimento. 1. Premessa Fattura Smart è una applicazione integrata in webdesk. È necessario, quindi, l'attivazione del modulo webdesk e la configurazione in B.Point. Se la configurazione è corretta attraverso il bottone, posizionato sul desktop attivo nella sezione, è possibile accedere a webdesk attraverso B.Point. Alcune funzionalità di webdesk, tipo l'attivazione dell'anagrafica o l'attivazione di Fattura Smart, sono possibili solo accedendo dall'applicativo B.Point. Wolters Kluwer Italia Tutti i diritti sono riservati La verifica della corrispondenza tra risultato ottenuto e quello desiderato è a cura dell operatore UR Pag. 1/14

2 2. Attivazione Azienda in webdesk Nota Salvatempo 0092 Fattura SMART - Attivazione Azienda da B.Point Nel caso l'anagrafica sia già stata attivata in webdesk si può passare direttamente all'attivazione del servizio di Fattura Smart dettagliato nel paragrafo successivo. Per verificare se l'anagrafica è già presente su webdesk e quali servizi sono associati accedere attraverso il bottone a Dall'elenco proposto è possibile verificare la presenza o meno dell'azienda interessata in webdesk. Per attivare una nuova azienda utilizzare il bottone, sarà visualizzata una finestra con l'elenco delle aziende presenti su B.Point e non ancora attivate su webdesk: Nell'elenco sono evidenziate con l'icona le aziende (società e ditte individuali) e con l'icona i titolari persone fisiche delle ditte individuali. Wolters Kluwer Italia Tutti i diritti sono riservati UR Pag. 2/14

3 Nella finestra delle anagrafiche è presente il bottone utile quando l'elenco delle anagrafiche è molto numeroso. È possibile: effettuare una ricerca e/o ordinare l'elenco per i campi <Codice>, <Denominazione> e <Codice Fiscale>. Selezionare l'azienda che si vuole attivare e cliccare sul bottone. Se viene selezionata una ditta individuale la procedura evidenzierà un messaggio per richiedere il trasferimento a webdesk anche dell'anagrafica persona fisica associata: È necessario rispondere alla presente domanda, altrimenti alcuni servizi di webdesk e Fattura Smart non possono operare correttamente. Se si risponde è possibile successivamente selezionare per il trasferimento solo l'anagrafica della persona fisica. Solo rispondendo alla successiva richiesta sarà abilitata l'azienda selezionata su webdesk. Se l'attivazione va a buon fine viene visualizzata la scherma di attivazione dei servizi di webdesk, dove sarà possibile personalizzare i servizi a disposizione per l'azienda appena trasferita, con possibilità di variazione degli stessi anche successivamente. In questo documento ci occuperemo esclusivamente dell'attivazione del Servizio Fattura Smart, dettagliato nel successivo paragrafo. Wolters Kluwer Italia Tutti i diritti sono riservati UR Pag. 3/14

4 Se l'attivazione non va a buon fine attraverso una finestra di esito ne viene illustrato il motivo. I casi più diffusi sono che è già presente una azienda con lo stesso Codice Fiscale, oppure il Codice Fiscale e/o la Partita IVA non sono conformi, come riportato nelle immagini successive. 3. Attivazione Servizio Fattura Smart L'attivazione del servizio Fattura Smart può avvenire contestualmente all'attivazione dell'anagrafica su webdesk oppure successivamente accedendo sempre dal bottone Nella sezione selezionare e poi cliccare sul bottone in alto a destra; selezionare alla presente finestra: Wolters Kluwer Italia Tutti i diritti sono riservati UR Pag. 4/14

5 e poi cliccare sul bottone, sarà visualizzata la seguente finestra: cliccare sul bottone per acquisire i dati anagrafici presenti su B.Point. In questa fase sarà possibile integrare i dati mancanti facoltativi o obbligatori (questi ultimi evidenziati attraverso il pallino rosso ). Le informazioni da inserire/verificare sono divise in diverse schede: Le informazioni inserite in questa fase saranno memorizzate su B.Point. Dati Generali Wolters Kluwer Italia Tutti i diritti sono riservati UR Pag. 5/14

6 Attivita' Il campo <Tipo Attività svolta> anche se non evidenziato con il l'help sul successivo <Attivita Ministeriale>. Banca è necessario per abilitare La banca indicata in questa sezione sarà riportata come predefinita in Fattura Smart, dove successivamente sarà possibile inserire altre banche e variare l'impostazione di predefinita. In questa maschera è possibile richiamare la banca tra quelle eventualmente già caricate in B.Point attraverso il bottone, oppure caricare i dati direttamente attraverso il bottone. Dati Fatturazione In questa maschera utile soprattutto per i Professionisti si possono indicare la cassa di Previdenza, con la relativa percentuale e l'eventuale assoggettamento a ritenuta di acconto. Wolters Kluwer Italia Tutti i diritti sono riservati UR Pag. 6/14

7 Costituzione Al termine della compilazione cliccare su. In caso di dati mancanti o incompleti la procedura evidenzierà delle finestre come quella sotto riportata: In caso di dati completi sarò richiesta la successiva conferma: Verrà richiesto se si intende trasferire in Fattura Smart anche le anagrafiche dei clienti dell'azienda selezionata. In caso affermativo la procedura travaserà le anagrafiche dei clienti movimentati negli ultimi due esercizi su B.Point. È consigliato effettuare tale travaso. La procedura verificherà la correttezza delle anagrafiche ed eventualmente evidenzierà le anagrafiche non travasate e il motivo. In caso di anomalie nel travaso delle anagrafiche la procedura porta a termine l'invio dei dati a webdesk, escluse le anagrafiche con anomalie, segnalando la situazione. Fare rifermento al paragrafo 6. Casi Particolari: Anagrafiche Clienti con errori per maggiori indicazioni. Se non vengono rilevate anomalie verrà evidenziato un messaggio e sarà attivata successivamente un'altra finestra: Wolters Kluwer Italia Tutti i diritti sono riservati UR Pag. 7/14

8 Nella prima sezione è necessario abbinare all'azienda un operatore, scegliendo tra un operatore già esistente oppure creandone uno in questo momento. Si ricorda che una Azienda in webdesk può avere più operatori con abbinati servizi diversi ma al servizio di Fattura Smart può essere attivato un solo operatore. In caso di creazione contestuale di un nuovo operatore è necessario indicare oltre ai dati Cognome e Nome, l'indirizzo dell'operatore e la login a lui riservata che utilizzerà per accedere a webdesk. Si consiglia di impostare la login in modo che sia facilmente riconducibile al cliente che si sta attivando. Wolters Kluwer Italia Tutti i diritti sono riservati UR Pag. 8/14

9 La mail associata all'operatore non deve essere in uso per nessun altro operatore abilitato a Fattura Smart, come eventualmente evidenziato in fase di conferma. Nella sezione Altri Dati è necessario indicare come si intende gestire le fatture elettroniche tra la generazione e l'invio al commercialista (che si occuperà di inviarle allo SDI) oppure tramite Fattura Smart con l'invio diretto al cliente attraverso lo SDI. Questa seconda opzione avvierà una procedura di concessione della delega da parte dell'azienda a Wolters Kluwer per autorizzarla ad effettuare l'invio allo SDI. La gestione della delega deve essere gestita dall'operatore dell'azienda dopo il primo accesso a Fattura Smart. Tale gestione è illustrata nella Nota Salvatempo NS0093 Fattura Smart - Primo accesso Azienda, che si consiglia di fornire all'all'operatore abilitato. Fino a quando non si conclude il flusso per la concessione delle delega non sarà possibile per l'azienda inviare le fatture allo SDI attraverso Fattura Smart. Al termine cliccare sul bottone il seguente messaggio: e se i dati sono completi e corretti viene visualizzato Cliccando su sarà visualizzata la videata che evidenzierà il temine con successo delle varie fasi, in questo momento sarà anche inviata all'indirizzo di posta elettronica indicata una mail per la successiva fase di attivazione dell'operatore, descritta nel paragrafo successivo. Cliccando su si ritorna alla videata iniziale dell'attivazione del servizio dove sarà evidenziato l'esito di ogni singolo passo e la data e l'ora di conclusione dell'ultima attivazione: Wolters Kluwer Italia Tutti i diritti sono riservati UR Pag. 9/14

10 Da questa schermata, sempre richiamabile come illustrato in precedenza, è possibile in qualsiasi momento, anche a causa di una interruzione in fase di attivazione, eseguire di nuovo le singole fasi di acquisizione dei dati da B.Point tramite il bottone, anche a seguito di variazioni dei dati in B.Point che si desiderano aggiornare in Fattura Smart, oppure di associazione degli operatori attraverso il bottone. 4. Attivazione Operatore e primo accesso Fattura Smart Alla conclusione con successo della fase di attivazione del servizio viene inviata, all'indirizzo di posta elettronica abbinata all'operatore, una mail con le indicazioni per l'attivazione della login e la creazione della password di accesso al servizio. Queste fasi vengono eseguite di solito dall'operatore dell'azienda e sono dettagliate nella Nota Salvatempo NS0093 Fattura Smart - Primo accesso Azienda che è consigliato fornire ai propri clienti. 5. Casi Particolari: Attivazione con errore "indicare cognome/nome" Per le ditte individuali se in fase di attivazione azienda, contrariamente a quanto descritto al paragrafo 2. Attivazione Azienda in webdesk, si è risposto alla richiesta di seguito riportata: l'attivazione non andrà a buon fine e sarà evidenziato il seguente messaggio: Wolters Kluwer Italia Tutti i diritti sono riservati UR Pag. 10/14

11 È necessario in questo caso ripetere quanto descritto al paragrafo 2. Attivazione Azienda in webdesk selezionando dall'elenco delle anagrafiche disponibili il titolare della ditta individuale contraddistinto dall'icona. Fino a quando non sarà attivata anche l'anagrafica della persona fisica non sarà possibile concludere l'attivazione del cliente. 6. Casi Particolari: Anagrafiche Clienti con errori È possibile che nella fase di travaso dei clienti dell'azienda la procedura rilevi delle anomalie. L'attivazione dell'azienda avviene lo stesso ma viene evidenziato che il passaggio delle anagrafiche clienti è terminato con errori o con avvertenze, indicando tra parentesi il numero delle anagrafiche interessate. Cliccando sull'icona è possibile ottenere il dettaglio degli errori/avvertenze con l'indicazione delle anagrafiche interessate. Wolters Kluwer Italia Tutti i diritti sono riservati UR Pag. 11/14

12 È possibile correggere le anomalie sulle anagrafiche presenti in B.Point e ripetere da parte dello studio l'attivazione dell'azienda. 7. Casi Particolari: Interruzione del servizio Se durante l'attivazione la finestra viene lasciata inattiva per qualche minuto è possibile che la sessione scada, e che cliccando sulla finestra venga evidenziato il seguente messaggio: In questi casi è sufficiente rilanciare webdesk da B.Point con il solito bottone accedere, richiamare dall'elenco in modifica l'azienda desiderata attraverso l'icona e riprendere l'attività da dove si è interrotta. 8. Casi Particolari: Abilitazione delega SDI Come indicato in precedenza in caso si scelga di abilitare, nella fase di attivazione, l'invio delle fatture elettroniche al cliente attraverso lo SDI direttamente da Fattura Smart, utilizzando l'hub di Wolters Kluwer, l'azienda deve firmare una delega. Tale gestione è a carico dell'azienda e deve essere gestita dall'operatore dell'azienda accedendo a Fattura Smart. Tale gestione è illustrata nella Nota Salvatempo NS0093 Fattura Smart - Primo accesso Azienda, che si consiglia di fornire all'all'operatore abilitato. Fino a quando non si conclude il flusso per la concessione delle delega non sarà possibile per l'azienda inviare le fatture allo SDI attraverso Fattura Smart Wolters Kluwer Italia Tutti i diritti sono riservati UR Pag. 12/14

13 9. Dove trovo tutte le Note Salvatempo? Visibilità nel nuovo Portale di Assistenza Nota Salvatempo 0092 Fattura SMART - Attivazione Azienda da B.Point Le Note Salvatempo sono ora disponibili anche nel Portale di Assistenza ( cliccando su e in Cosa stai cercando? scrivere "nota salvatempo" compresi gli apici appare la lista delle NS disponibili. Visibilità Pubblicazioni in B.Point SP e B.Point SAAS Le Note Salvatempo sono accessibili dal Desktop Attivo di B.PointSP e B.PointSAAS nella sezione LiveUpdate. Appena pubblicate sono visibili sulla pagina principale, dove resteranno almeno 5 giorni, e da qui scaricabili con un semplice click. Visibilità Pubblicazioni in B.Point DS Home page; Prodotti (Manuali) Wolters Kluwer Italia Tutti i diritti sono riservati UR Pag. 13/14

14 Visibilità Pubblicazioni in B.Point DS versione grafica Normativa - Prassi Manuali Archivio storico E' sempre possibile ricercare le Note Salvatempo pubblicate in precedenza, semplicemente cliccando su Scelta di menù per accedere al LiveUpdate Manager, richiamabile anche dal percorso: Percorso ARCHIVI E UTILITA' 85. Utilita' 05. Aggiornamento Moduli 02. Gestore LiveUpDate Per cercare tutte le Note Salvatempo, pubblicate in un determinato periodo di tempo, selezionare nel campo Oggetto la sola voce, indicare le date desiderate e premere sul bottone. Cliccare nel catalogo proposto sulla nota che si vuole aprire. Le Note Salvatempo in B.Point DS/B.Point DS versione grafica sono accessibili dalla scelta Storici Storico prodotti.. Wolters Kluwer Italia Tutti i diritti sono riservati UR Pag. 14/14