Spett.le Società, Con la presente si trasmette formale lettera di ordine relativa alla fornitura nel seguito indicata:

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1 Prt. n. Cagliari, > Spett.le Lextel SpA Via Giacm Perni, Rma (RM) segreteria@lextel.it PEC: LEXTEL@LEGALMAIL.IT ORDINE D ACQUISTO N. 220/2013 Oggett: IRESUD-GIUSTIZIA-2 - Art. 125, cmma 11, ultim perid D. Lgs. 163/06 Acquisizine in ecnmia mediante cttim fiduciari in affidament dirett alla Lextel Spa di servizi in ASP per PdA e Redattre Atti per la durata cmplessiva di 12 mesi Riferimenti: Determinazine n. 68 del e Vs preventiv del Spett.le Scietà, Cn la presente si trasmette frmale lettera di rdine relativa alla frnitura nel seguit indicata: Oggett della frnitura Si richiedn i seguenti servizi: 1. Frnitura servizi applicativi in mdalità ASP 2. Persnalizzazine layut 3. Frmazine: attività di addestrament per l utilizz del sistema in tutte le sue funzinalità. 4. Attività di supprt e cntact center: help desk telefnic per il supprt all utenza finale e a Sardegna IT I dettagli dei servizi di frnitura richiesti sn riprtati nei paragrafi seguenti. Specifiche dei servizi richiesti Il servizi richiest cnsidera l ergazine in mdalità ASP di servizi/funzinalità applicative rese su piattafrma infrmatica integrata e accessibili il mdalità client tramite nrmale brwser web e su cllegament di rete Internet. I servizi applicativi e le funzinalità richieste sn identificate in: - Cnsultazine Registri di Cancelleria - Invi telematic degli atti - Firma digitale - PDA e Redattre Atti integrat - Accessibilità in mdalità web - Eventuali strumenti e funzinalità accessrie Cnsultazine Registri di Cancelleria Il servizi dvrà garantire - nell ambit del PCT (Prcess Civile Telematic), csì cme reglamentat dal D.M. 44/2011 e dalle richiamate specifiche tecniche di cui al decret del 18 lugli la cnsultazine delle infrmazini relative ai prcedimenti civili press un uffici giudiziari. Tale cnsultazine, che riguarda sia i dati che descrivn l iter del prcediment (dati dei registri di cancelleria) sia il cntenut dcumentale del fascicl prcessuale, deve essere sggetta ai vincli di access definiti dalla nrmativa vigente. SardegnaIT S.r.l. c.s.u. Sede legale e perativa Via dei Girnalisti 6, Cagliari tel: fax: inf@sardegnait.it - segreteria@pec.sardegnait.it C.F., P.IVA e iscr. CCIAA Cagliari REA CA Capitale Sciale i.v. 1/8

2 Invi telematic degli atti Il sistema deve prevedere che gli atti pssan essere trasmessi telematicamente agli Uffici Giudiziari Italiani, secnd le mdalità per il depsit per via telematica di atti inerenti un prcediment giudiziari di cui al D.M. n. 44 del 21 febbrai 2011, ed in particlare le specifiche individuate dal minister su Firma digitale La Firma Digitale è il risultat di una prcedura infrmatica (validazine) che garantisce l autenticità e l integrità di messaggi e dcumenti scambiati e archiviati cn mezzi infrmatici, al pari di quant svlt dalla firma autgrafa per i dcumenti tradizinali. La differenza tra firma autgrafa e firma digitale è che la prima è legata alla caratteristica fisica della persna che appne la firma, vale a dire la grafia, mentre la secnda al pssess di un strument infrmatic e di un PIN di abilitazine da parte del firmatari. La firma digitale cnsente al sttscrittre di rendere manifesta l autenticità del dcument infrmatic e al destinatari di verificarne la prvenienza e l integrità. I sui requisiti asslti sn: - autenticità: cn un dcument firmat digitalmente si può essere certi dell identità del sttscrittre - integrità: sicurezza che il dcument infrmatic nn è stat mdificat dp la sua sttscrizine - nn ripudi: il dcument infrmatic sttscritt cn firma digitale ha piena validità legale e nn può essere ripudiat dal sttscrittre. Il servizi dvrà garantire che, in tale ambit del PCT, la firma digitale assicuri la legittimità degli atti e delle perazini effettuate dall avvcat - più in generale - dagli attri cinvlti. PDA e Redattre Atti integrat Il PDA è un sistema infrmativ in grad di frnire ai sggetti abilitati esterni i servizi di cnsultazine e di trasmissine telematica degli atti, attravers l intercnnessine cn gli Uffici Giudiziari appartenenti al Dmini Giustizia. Il sistema deve rispettare specifici vincli di sicurezza, affidabilità ed peratività megli individuati dai Requisiti Tecnici previsti dall art. 30 delle Regle Tecnic - Operative di cui al Decret 17 lugli Regle tecnicperative per l'us di strumenti infrmatici e telematici nel prcess civile, in sstituzine del decret del Ministr della giustizia 14 ttbre Il sistema Redattre Atti invece è riassumibile cme un sftware in grad di supprtare i sggetti abilitati nella preparazine degli atti e nella realizzazine dell appsit pacchett ( busta ) necessari per la trasmissine telematica all'uffici di cmpetenza. Sebbene i due sftware pssan essere separati, è richiesta una integrazine frte tra gli stessi che deve essere tenuta all intern di una piattafrma unica suite di utilizz. La sluzine integrata deve infatti: - Limitare l impatt e il change management dvuta all intrduzine di una piattafrma infrmatica - Permettere una gestine centralizzata a livell applicativ, diminuend la pssibilità di bug ed eventuali difficltà di interfacciament tra i due sistemi - Diminuire il caric di lavr degli avvcati, avend essi un unic punt di access per tutte le funzinalità e, quindi, limitare eventuali errri di prcess Accessibilità in mdalità web La sluzine sftware è richiesta cn access web; questa, rispett alla più classica sluzine stand-alne, deve: - permettere agli avvcati di disprre delle funzinalità dell applicativ su diversi dispsitivi, sian essi persnal cmputer, palmari, smart-phne, tablet etc. - cnsentire una manutenzine centralizzata del sistema e limitare la difficltà di prpagazine di nuve versini patch applicative - evitare prblematiche di distribuzine dei prdtti, manualistica, ecc. 2/8

3 - evitare limitare eventuali prblematiche di installazine, cmpatibilità, interazine cn il sistema perativ del pc dell avvcat, ecc. - permettere una verifica più sicura delle utenze attivate e del lr access - cnsentire un cntrll centralizzat del sistema, permettend quindi una più efficace analisi statistica dell utilizz e penetrazine dell utilizz del sistema Eventuali strumenti e funzinalità accessrie Per strumenti accessri si intendn tutti quegli strumenti che semplifican il lavr dell avvcat e ne aumentan la prduttività. Nell specific, RAS ha manifestat l esigenza di dtarsi di un sistema che: - dispnga di un client di PEC integrat nell applicativ, in quant l indirizz PEC elett dall Avvcat è il veicl per la cmunicazine ufficiale degli atti, prcedimenti, avvisi, etc. - preveda una agenda integrata per acquisire autmaticamente da Plisweb le udienze e le scadenze relative, permettend di anntare autnmamente gli appuntamenti, le udienze, le attività e le scadenze e cllegandle anche al fascicl di riferiment - preveda pssibilità di impieg per servizi di pagament telematic, che cnsentan agli avvcati di pagare nline le spese di giustizia relative a: - Cntribut Unificat per l'iscrizine a rul dei prcedimenti giurisdizinali - Diritti di Cancelleria e Segreteria Giudiziaria (marca da bll da 8 eur) - Diritti di cpia degli atti ttenend in temp reale la ricevuta telematica di pagament (RT) e permettend di verificare l esit dei pagamenti eseguiti nnché di stampare scaricare la ricevuta telematica in frmat elettrnic. Frnitura servizi applicativi in ASP I servizi suddetti sn riferibili alle specificità del sistema infrmativ QUADRA, secnd la frmula cmmerciale PRO prdtt dalla ditta Lextel S.p.A. L ergazine dei servizi è richiesta alle seguenti cndizini e mdalità di frnitura: - frnitura dei servizi in mdalità ASP, per la durata di 12 mesi successivi alla messa in esercizi e piena dispnibilità, di tutti i servizi applicativi QUADRA PRO - parc utenti pari a (+ 5% di tlleranza eventuale) Avvcati che dvrann essere abilitati all access e cmplet utilizz dei servizi e funzinalità applicative alle cndizini di cntratt da stipularsi su affidament della presente frnitura, direttamente reglamentate da Sardegna IT (stazine appaltante a ciò delegata dalla RAS) e il frnitre Lextel S.p.A. - l access del sistema, entr la capienza spra indicata, dvrà essere garantit a: - Avvcati iscritti all Ordine degli Avvcati di Cagliari - Avvcati iscritti all Ordine degli Avvcati di Lanusei - Avvcati iscritti all Ordine degli Avvcati di Nur - Avvcati iscritti all Ordine degli Avvcati di Oristan - Avvcati iscritti all Ordine degli Avvcati di Sassari - Avvcati iscritti all Ordine degli Avvcati di Tempi Pausania - l accessibilità al sistema deve essere resa via web tramite puntament a dmini di terz livell - i servizi devn essere resi cn garanzia di dispnibilità H24/GG365 cn media di cpertura per almen il 90% del perid di frnitura (12 mesi slari), a men di eventuali disservizi nn direttamente dipendenti ed imputabili a Lextel S.p.A. - il dimensinament dell spazi disc pst a dispsizine del singl utente per la registrazine dei dati e dcumenti sui prpri fascicli (cnsiderand anche quelli della sfera csiddetta extragiudiziale) deve essere cnsentit fin ad almen la dimensine di 3,0 GByte/utente - per tutta la durata della frnitura la scietà frnitrice deve assicurare servizi di manutenzine crrettiva ed adeguativa al sistema infrmativ, la piena messa in esercizi e dispnibilità dei servizi agli utenti utilizzatri dvrà essere garantita entr massim 20gg lavrativi dalla data di stipula del cntratt e/ cnferma dell rdine di acquist 3/8

4 - il servizi deve cmprendere preliminari attività di persnalizzazine dei layut grafici, attività di frmazine per i tecnici e peratri della stazine appaltante, e servizi attiv di supprt e cntact center per gli utilizzatri finali (vedasi specifiche di dettagli seguenti) Persnalizzazine layut La grafica di presentazine e access via web deve esser persnalizzata pprtunamente cn adzine di layut, lghi e identità visiva prprie della RAS e cn richiam al prgett di sperimentazine che RAS ha intes prmuvere. Tra le attività preliminari alla attivazine del srevizi, si richiede: - allestiment di una Welcme Page persnale dedicata; - persnalizzazine della Welcme Page cn : appsizine del lg della Regine Autnma della Sardegna; diciture e/ test infrmativ per gli utenti; mdifica del layut cn l utilizz di clri appartenenti all immagine crdinata della Regine Sardegna. - I suddetti lghi, layut grafici, template, diciture e clri di riferiment sarann resi dispnibili da Sardegna IT entr i primi 5 girni dall avvi della frnitura. Frmazine Si richiede la frnitura di servizi di frmazine secnd le seguenti mdalità: - frnitura di n. 2 girnate frmative da effettuarsi entr i primi 20 girni dall affidament dell incaric stipula del cntratt; - la frnitura delle girnate frmative dvrà essere mnicmprensiva di qualunque cst accessri (csti di trasferta, vitt e allggi, materiale etc.); - le girnate frmative dvrann essere svlte press la sede di Sardegna IT (in Cagliari, Via dei Girnalisti 6), e cmunque in appsita sede all intern del territri reginale; - le girnate frmative avrann l scp di: illustrare ai tecnici di Sardegna IT il funzinament di tutta la piattafrma e dei mduli frniti; dtare i tecnici di Sardegna IT degli strumenti necessari (materiale didattic, manualistica etc.) al fine di pter autnmamente frnire un prim livell di supprt agli utenti; - il frnitre dvrà rilasciare i manuali di utilizz del sistema e di tutte le funzinalità rese dispnibili agli utenti finali in frmat digitale editabile Micrsft Wrd. Gestine degli elenchi e abilitazine utenti Sarà cura di ciascun Ordine prfessinale prvinciale reginale prvvedere a redigere e cmunicare appsit elenc cmplet degli Avvcati iscritti ed aventi diritt ad usufruire dell access alla infrastruttura e ai servizi. E cura del frnitre prvvedere alla gestine dell utente, del relativ prfil, delle credenziali e/ abilitazini di access alla piattafrma, nnché gestire eventuali mdifiche ai dati di prfili e/ le cessazini nuve attivazini nel crs dell inter perid dei 12 mesi cntrattuali di ergazine. Per ciascun utente indicat cme autrizzat ad usufruire del servizi nn devn essere previsti neri alcuni di canne per la fruizine del servizi stess e/ per ergazine di servizi di supprt help desk e cntact center. L utente autrizzat deve fruire dei servizi in quant aderente, per il tramite degli rdini prfessinali prvinciali, al prgett di sperimentazine prmss dalla RAS in accrd cn l Amministrazine giudiziaria reginale. L utente aderisce al servizi alle cndizini tutte stabilite dal cntratt che la stazine appaltante stipulerà cn il sggett affidatari, ma nn sttscrive prpri e singl cntratt specific cn il frnitre limitandsi esclusivamente ad accettare le cndizini di ergazine del servizi cme stabilite dal presente dcument (e cnseguente cntratt che il frnitre stipulerà cn la sla stazine appaltante). Il frnitre garantirà il rispett dei livelli di sicurezza, privacy e riservatezza nella gestine dei dati e delle infrmazini tutte frnite dal singl utente (e necessarie per la creazine del prfil e utilizz della piattafrma) e gestirà i dati e le infrmazini stesse per le sle finalità perative di access al servizi. 4/8

5 Per tutta la durata di ergazine del servizi nn sarà cnsentit al frnitre, se nn in accrd cn la stazine appaltante e previa cndivisine cn RAS, frmulare agli utenti aderenti al servizi prpste e/ fferte cmmerciali svlere su di essi indagini di mercat. Per l inter perid di esecutività del cntratt e di ergazine del servizi tutte le cmunicazini all utente (di tip newsletter, anche di natura persnale e/ massive in genere) devn avvenire in accrd cn RAS e cn testi, cntenuti, grafica e mdalità preliminarmente cndivise cn RAS (e tramite essa cn gli Ordini prfessinali reginali e/ cn l Amministrazine giudiziaria reginale). Attività di supprt e cntact center Sn da cmprendere in frnitura i seguenti servizi fruibili direttamente dall utente utilizzatre finale via richiesta telefnica: - servizi di assistenza telefnica infrmativa agli utenti finali del servizi (Avvcati) attravers appsit cntact center per 12 mesi dalla messa in esercizi, cn l scp di: frnire assistenza infrmativa generica all utenza sull utilizz dei sistemi frniti; supprt sulle prcedure necessarie ad installare, cnfigurare ed utilizzare la firma digitale ed i certificati di autenticazine; supprt per la risluzine di prblemi nell utilizz del sistema, delle utenze e delle credenziali e mdalità di access al servizi acquisire segnalazini di malfunzinamenti e attivare il prcess intern di manutenzine crrettiva / adeguativa; supprt all utenza durante le attività di depsit degli atti e durante la cnsultazine dei dati press gli Uffici Giudiziari; - i servizi dvrann perare cn la seguente finestra di ergazine: dal lunedì al venerdì, re e , esclus festività nazinali. - L iscrizine e l access al sistema da parte degli avvcati aventi diritt, dvrà essere gestita autnmamente cn supprt di Lextel S.p.A. Mdalità di esecuzine della frnitura Crdinament Sardegna IT Le attività preliminari per la persnalizzazine e avvi del servizi sarann supprtate da persnale tecnic della stazine appaltante e crdinate da un referente perativ di Sardegna IT che interagirà cn il frnitre rendend dispnibili le infrmazini utili (lghi, schemi di layut, dati e cntenuti) per la persnalizzazine della pagine web di access al servizi. Il crdinament di Sardegna IT pererà inltre per tutta la fase iniziale di frmazine prevista per il prpri persnale e per la fase di ergazine del servizi; nel crs di esecuzine del cntratt Sardegna IT prvvederà all svlgiment di peridiche verifiche, al cntrll di reglare esecuzine, alla racclta della dcumentazine, dati peridici e statistiche sull utilizz dei servizi e sul numer di utenti attivati e attivi in un data perid. Il referente perativ di Sardegna IT sarà inltre da tramite, vers il frnitre, per la cmunicazine degli elenchi utenti (secnd quant pervenut dagli Ordini prvinciali) e per tutte le infrmazini e/ esigenze rappresentate dalla RAS. All att della definizine dell rdine ( del cntratt) il frnitre dvrà indicare un prpri referente che cstituirà riferiment per Sardegna IT nella gestine di tutte le attività di prgett, sia tecniche che di natura amministrativa cntabile. 5/8

6 Crnprgramma Le attività richieste in frnitura, e l ergazine del servizi previst, sn pianificate secnd il crngramma seguente: Attività 1 sett. 2 sett. 3 sett. Trimestre 1 Trimestre 2 Trimestre 3 Trimestre 4 Persnalizzazine layut M1 Frmazine M2 Servizi applicativi in ASP Servizi di supprt e cntact center Milestnes Si individuan di seguit le principali milestnes di prgett, a cui sn assciate fasi intermedi di verifica e di avanzament cntabile Id Definizine Data limite M0 Start-up della frnitura Alla stipula della lettera d rdine M1 M2 M3 M4 M5 M6 Cnclusine delle attività di persnalizzazine della welcme page e predispsizine access al sistema Cnclusine attività di frmazine Messa in esercizi e piena dispnibilità dei servizi applicativi agli avvcati Avvi servizi di supprt e cntact center Verifica fase persnalizzazine e attivazine dei servizi e prim accnt quta attività di startup SAL 01 - prim trimestre - Rendicntazine reglare ergazine del servizi, statistiche e fatturazine canne per prim trimestre SAL 02 - secnd trimestre - Rendicntazine reglare ergazine del servizi, statistiche e fatturazine canne per secnd trimestre SAL 03 - terz trimestre - Rendicntazine reglare ergazine del servizi, statistiche e fatturazine canne per terz trimestre SAL 04 - quart trimestre - Rendicntazine reglare ergazine del servizi, statistiche e fatturazine canne per quart trimestre (termine dell ergazine del servizi) entr 20gg dalla stipula entr 20gg dalla stipula entr 20gg dalla stipula entr 20gg dalla stipula entr 15gg da cmpletament fase M1 entr i primi 15gg del mese successiv al trimestre di riferiment entr i primi 15gg del mese successiv al trimestre di riferiment entr i primi 15gg del mese successiv al trimestre di riferiment entr i primi 15gg dal termine dei 12 mesi cntrattuali Verifiche in crs d pera e finali Le attività richieste al frnitre ptrann essere sttpste a verifiche intermedie per valutarne la reglare esecuzine. Sardegna IT si riserva la pssibilità di effettuare tali verifiche di audit per: - Verificare la dispnibilità dei servizi applicativi; - Verificare la dispnibilità e la qualità dei servizi di help desk, nelle fasce rarie identificate; - Verificare le eventuali segnalazini degli utenti utilizzatri del servizi e l effettiv grad di rispndenza funzinale; - Verificare il rispett delle regle di sicurezza e privacy. 6/8

7 In crrispndenza del termine della frnitura, sarà effettuata una verifica sulla cmpletezza e idneità cmplessiva del servizi res, a seguit della quale sarà emess un verbale di accettazine che autrizzerà il frnitre all emissine della fattura finale. Rendicntazine delle attività e pagamenti A dcumentazine e attestazine di reglare esecuzine del servizi, e al fine di permettere una analisi accurata dei servizi e del lr utilizz da parte degli utenti finali, è richiest che il frnitre prduca: 1. Dichiarazine di cmpletament delle attività preliminari di persnalizzazine e attivazine del servizi cn indicazine della data di avvi e rilasci della dcumentazine descrittiva sulle mdalità di fruizine e utilizz dei servizi 2. Cmunicazine peridica, tramite reprt a cadenza mensile, cntenente: Dati aggregati su numer utenti attivi, numer accessi mensili, fascia raria girnaliera di utilizz, numer pratiche ecc.; Nminativi degli utenti attivati. Tali reprt ( anche crrispndenti dati e infrmazini) dvrann essere inviati per al referente perativ di Sardegna IT, ppure essere resi dispnibili in mdalità n-line (cn tl di mnitraggi, cntrll statistic e di interrgazine) 3. Relazine e dichiarazine, a cadenza trimestrale, attestante la reglare ergazine dei servizi nel crs del trimestre di riferiment, cn eventuale segnalazine e giustificazine di stati che hann cmprtat indispnibilità del servizi stess (qualra sservati nel crs del perid); in sintesi la relazine dvrà: a. riassumere le attività svlte e la reglare ergazine dei servizi resi; b. identificare eventuali criticità incntrate e sluzini adttate / da adttarsi; c. cntabilizzare i canni maturati nel crs del perid 4. Relazine e dichiarazine, alla scadenza del cntratt, cntenente (cme al punt precedente) la rendicntazine del servizi riferita all ultim trimestre e riepilg di sintesi annuale La fatturazine degli imprti a sald finale (relativa ai canni riferiti all ultim trimestre di ergazine del servizi) maturati sarà vinclata dalla certificazine della reglare esecuzine - che sarà attestata a seguit di esit psitiv delle verifiche da parte della stazine appaltante; all att del pagament a sald finale Sardegna IT ptrà trattenere gli imprti dvuti per le eventuali penali misurate e cntestate nel crs di esecuzine del cntratt, e di cui al punt successiv. Penali In cas di ritardat avvi del servizi per cause direttamente imputabili al frnitre, si prevede l applicazine delle seguenti penali: - 1,0% dell ammntare cmplessiv dell intera frnitura per gni girn di ritard sulla messa in esercizi e piena dispnibilità dei servizi rispett ai 20gg lavrativi previsti - 2,5% dell ammntare cmplessiv dei canni, riferiti a tutti i 12 mesi di ergazine del servizi, per gni punt percentuale di scstament dal livell di dispnibilità H24/GG365, assunt cme cpertura media per almen il 90% del perid di frnitura (12 mesi slari) Oneri del frnitre alla scadenza cntrattuale All apprssimarsi della scadenza cntrattuale dei 12 mesi di ergazine del servizi il frnitre resta bbligat a: - cmunicare preventivamente la data di termine, cndividend cn la stazine appaltante (e per il tramite di questa cn RAS), il cntenut infrmativ di pprtuna cmunicazine da inviarsi a ciascun utente attivat e fruitre dei servizi - assicurare dispnibilità di access alla piattafrma per la durata di almen un mese, successiva ai termini della scadenza cntrattuale, per cnsentire agli utenti di usufruire almen della funzinalità di minima di cpia, dwnlad e in generale di recuper, scaric e cancellazine dei prpri dati fin al mment gestiti cn la piattafrma. Imprt cntrattuale: ,00 IVA esclusa. 7/8

8 Mdalità di pagament: Il crrispettiv cmplessiv ed mnicmprensiv spettante all affidatari a frnte della piena e crretta esecuzine del presente acquist è pari a Eur ,00 IVA esclusa. Il crrispettiv sarà fatturat secnd canni trimestrali a seguit dell esit psitiv in merit all ergazine del servizi per il perid di riferiment cme megli specificat nel paragraf Rendicntazine delle attività e pagamenti al quale si rimanda. Le fatture dvrann cntenere la chiara identificazine dell rdine, del CIG della prcedura in ggett - Z380BF3068 e del perid di riferiment e dvrann essere intestate a Sardegna IT S.r.l. c.s.u., C.F./P.I: , sede legale Cagliari, Via dei Girnalisti, Cagliari. Il pagament relativ sarà dispst da Sardegna IT entr 30 girni data ricezine fattura fine mese. Il termine di pagament è sspes nel cas di cntestazine, da parte di Sardegna IT, di qualsiasi irreglarità riscntrata nella esecuzine delle prestazini affidate dalla richiesta di chiarimenti in rdine alla fattura prdtta ed inizia a decrrere nuvamente dal mment dell accertata eliminazine delle inadempienze riscntrate dal riceviment dei chiarimenti richiesti. L Amministratre Delegat (Dtt. Marcell Barne) 8/8