VERBALE RIESAME DIREZIONE SA8000. VERBALE di RIESAME INTERMEDIO DELLA DIREZIONE n 8 ANALISI DEI REQUISITI DELLA NORMA

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1 VERBALE RIESAME DIREZIONE SA000 Pagina 1 di VERBALE di RIESAME INTERMEDIO DELLA DIREZIONE n DATA SEDE Sede Via C.Battisti 53 PISA PARTECIPANTI FIRME A.U. F.A. RGQE E.V. MKT/Add AMM S.B. RLSA 000 G.B. ANALISI DEI REQUISITI DELLA NORMA Rif.to Norma REQUISITO VALUTAZIONE e STATO DI IMPLEMENTAZIONE SA 000 Risultati di Audit interni e esterni La Verifica Ispettiva Interna del eseguita dal consulente aziendale ha toccato a campione ogni punto della norma SA 000 riferito al SGE aziendale. Nell ambito della verifica sono emerse 4 Osservazioni descritte nel dossier dell audit e di seguito riportate: 1. Da distribuire la brochure informativa in tema di sicurezza e da effettuare la formazione SA 000 ai nuovi assunti) 2. Da effettuare un sopralluogo nella nuova sede della Parafarmacia. 3. Da svolgere il riesame della Direzione 4. Da effettuare l audit al fornitore F. Sono state gestite le osservazioni 1 e 3; rimangono da gestire la 2 e la 4 entro fine 201 La Valutazione dei rischi SA 000 è stata effettuata in data ed è stata aggiornata e riapprovata in data 11/05/201: tale aggiornamento è stato verbalizzato nel verbale di riunione del SPT in data odierna. Per quanto riguarda i requisiti inerenti alla salute e sicurezza sul lavoro, è stato costituto un comitato per la salute e sicurezza composto da datore di lavoro, RSPP, RSL e MC responsabile di svolgere formale e periodiche valutazioni per il rispetto dei requisiti di sicurezza. L esito della riunione effettuata in data ha fatto emergere aspetti relativi alle valutazioni rischi ambientali, piani emergenza delle nuove sedi di Calambrone (parafarmacia), di Via Cesare Battisti e dello Studio Medico di Via Vittorio Veneto; l inserimento della valutazione dello stress lavoro correlato, l attivazione di corsi antincendio e gestione delle emergenze, l Adozione del DPI uomo a terra per la farmacia 5, nonché la necessità di effettuare i corsi base secondi l accordo Stati-Regioni per i nuovi assunti così come il corso RLS per il nuovo nominato. A tal proposito il corso verrà organizzato a breve così come la formazione generale per la sicurezza. L impresa ha inoltre un sistema di gestione per la salute e sicurezza sul lavoro certificato in conformità alla norma OHSAS 1001.

2 VERBALE RIESAME DIREZIONE SA000 Pagina 2 di In data si è svolto l audit di sorveglianza della certificazione OHSAS 1001 che ha dato luogo ad alcune osservazioni riportate nel rapporto di audit. Le osservazioni emerse sono in fase di gestione. In data è stato svolto un audit da parte dell ASL alla F3 di Via Battelli che ha notificato la mancata taratura della bilancia; la nostra Organizzazione risultava comunque in regola in quanto la richiesta all ufficio metrico della CCIAA era stata effettuata già da tempo. In data l azienda ha subito una verifica da parte dei NAS allo studio medico della F3 in Via Vittorio Veneto, in cui fu fatto notare che il cartello divieto di fumo non era ancora stato apposto; la notifica deve ancora pervenire. Risultati di Audit ai fornitori Audit al Fornitore: Attualmente i fornitori totali elencati nell elenco fornitori sono 1 di cui considerati critici (ad alto rischio) per la Responsabilità Sociale sono 11 di cui 7 ci hanno fornito la lettera di impegno ai requisiti della norma SA 000 e la loro disponibilità ad essere sottoposti a verifica, e altri 4 sono stati sollecitati. Nove di questi fornitori sono già stati verificati frontalmente da parte del RGQE negli anni precedenti la riattivazione del Sistema di gestione. Degli 1 totali 41 sono quelli considerati qualificati ai fine della SA 000 Entro fine 2017 era stata programmata una visita al fornitore C. Srl che è stato terminato con la consegna di tutta la documentazione relativa ai corsi effettuati dal personale in tema di sicurezza a luglio Il prossimo fornitore da verificare deve ancora essere individuato (Studio F.) RIF.TO NORMA SA 000 REQUISITO Politica per la Responsabilità Sociale e procedure ANALISI DEI REQUISITI DELLA NORMA VALUTAZIONE e STATO DI IMPLEMENTAZIONE Il SGE dell Organizzazione in oggetto dispone ed ha confermato anche per l anno 2017 una Politica per la Responsabilità Sociale integrata con gli altri sistemi di gestione adottati, e di procedure appropriate agli scopi ed ai requisiti della norma; la politica non è stata modificata né sono cambiati elementi organizzativi e gestionali, pertanto la documentazione risulta in grado di soddisfare i requisiti della norma e le esigenze aziendali. Nella Politica, vengono definiti anche i seguenti obiettivi in tema di responsabilità Sociale: uniformarsi a tutti i requisiti posti dalla Norma SA 000; conformarsi alle Leggi nazionali, a tutte le altre Leggi applicabili al proprio settore e agli altri requisiti ai quali la Ditta aderisce, nonché ad ottemperare alle disposizioni contenute nei documenti ufficiali internazionali e alle loro interpretazioni (ILO-ONU etc.); non ricorrere né dare sostegno all utilizzo del lavoro infantile e non impiegare giovani lavoratori; non ricorrere né dare sostegno all utilizzo del lavoro forzato o obbligato; garantire ai propri lavoratori un ambiente di lavoro sicuro e salubre e adottare misure efficaci per prevenire potenziali incidenti, infortuni o malattie, valutando anche i rischi di lavoratrici puerpere, in gravidanza o allattamento; rispettare il diritto di tutto il personale di aderire a sindacati di propria scelta, non interferire in alcun modo nella formazione, nel funzionamento o nella gestione delle

3 VERBALE RIESAME DIREZIONE SA000 Pagina 3 di suddette organizzazioni di lavoratori o nel processo di contrattazione collettiva; garantire pari opportunità a tutte le persone che lavorano in questa organizzazione non ammettendo alcuna forma di discriminazione; garantire il non utilizzo né tollerare punizioni corporali, coercizione mentale o fisica, abuso verbale nei confronti dei personale; rispettare le leggi, gli standard di settore applicabili in materia di orario di lavoro e festività; rispettare il diritto dei propri dipendenti ad una retribuzione dignitosa; garantire il costante monitoraggio e miglioramento del proprio Sistema di Gestione per la Responsabilità Sociale definendo nell ambito delle riunioni di Riesame della Direzione - obiettivi specifici di miglioramento e verificandone il raggiungimento per mezzo della redazione del Bilancio Annuale SA 000. E importante considerare che è volontà della nostra Organizzazione che gli stessi principi di responsabilità sociale cui si sottopone siano seguiti da tutti i fornitori coinvolti nella catena di fornitura del prodotto/servizio oggetto della sua attività; eseguire una continua analisi e valutazione delle indicazioni derivanti dalle Parti Interessate e garantire un dialogo aperto e costruttivo per l individuazione di progetti ed obiettivi di reciproca soddisfazione. definire ed aggiornare continuamente la propria politica di responsabilità sociale integrata con gli standard ISO 9001, ISO e OHSAS 1001 ed applicare tutti i requisiti della norma SA000, oltre che tutte le norme nazionali, internazionali attinenti; esaminare periodicamente l efficacia del sistema ed apportare azioni correttive, se necessario, nell ottica di un miglioramento continuativo; assicurare a tutto il personale adeguata formazione sui requisiti della norma, in tema di salute e sicurezza e sul sistema di monitoraggio dell efficacia del sistema, nonché sulle modalità di emissione e gestione di commenti, raccomandazioni, segnalazioni o reclami riguardanti il luogo di lavoro e/o non conformità allo Standard SA000; costituire e mantenere un Social Performance Team (SPT) per applicare tutti gli elementi di SA000 che includa una rappresentanza equilibrata di rappresentante(i) dei lavoratori SA000 e management; selezionare e valutare i propri fornitori sulla base della loro capacità a soddisfare i requisiti della norma SA Lavoro infantile Lavoro forzato questi obiettivi sono stati verificati nell ambito del Bilancio SA 000, della valutazione dei rischi per la SA 000, nell ambito del presente riesame e dei monitoraggi effettuati. L Organizzazione ha mantenuto le procedure obbligatorie previste dalla norma SA 000 in particolare POI 5.01 e POI 6.01, introducendo anche la PGE 03 relativa al funzionamento del SPT, e la PGE 04 sul coinvolgimento delle parti interessate. L Organizzazione ha aggiornato e mantenuto le procedure obbligatorie previste dalla norma SA 000 in particolare POI 5.01 e 6.01 Tali procedure sono state comunicate a tutto il personale dipendente durante la formazione frontale e inviate tramite mail. Tali procedure sono state comunicate a tutto il personale dipendente e inserite sul sito aziendale per la conoscenza a tutti gli stakeholders. La politica e gli altri documenti Etica SA 000 sono disponibili sul sito internet aziendale alla voce certificazioni. Non è presente lavoro forzato

4 VERBALE RIESAME DIREZIONE SA000 Pagina 4 di ANALISI DEI REQUISITI DELLA NORMA RIF.TO NORMA REQUISITO VALUTAZIONE e STATO DI IMPLEMENTAZIONE Salute sicurezza e L Organizzazione ha valutato tutti i rischi presenti nel proprio sito per tutti i dipendenti nessuno escluso, e garantendo a tutto il personale un ambiente di lavoro sicuro e salubre e laddove vi siano rischi ha messo in atto tutte le misure necessarie a ridurre/eliminare tali rischi sia attraverso la formazione sia con la disponibilità di DPI, procedure e istruzioni operative L Organizzazione ha confermato un rappresentante della Direzione per la Responsabilità Sociale (vedi organigramma e nominato Senior Manger), un RLSA 000 nel nome di G.B. e un responsabile RSPP per la Sicurezza nella persona di M.B. e medico competente R.B. Coloro che presenziano la riunione periodica, nel quale viene effettuata la formale e periodica valutazione dei rischi come richiesto dalla norma SA 000 formano il cosiddetto Comitato per la Salute e Sicurezza; tale valutazione viene svolto almeno una volta l anno e i dipendenti (direttamente o tramite i preposti) vengono informati delle considerazioni emerse. La registrazione di tale valutazione consiste nel verbale della riunione stessa. 3.6 Periodicamente (vedi programma della formazione) il personale viene aggiornato e formato in materia di salute e sicurezza e anche sulle tematiche di SA 000 (si vedano i verbali di formazione) L ultima formazione svolta in materia di sicurezza riguarda l aggiornamento per preposti per F.B e C.M svolto in data e S.B nelle date e Corso anticorruzione della durata di 1 ora nelle date e 24 aprile 201. Prosegue la formazione al personale in tema di SA 000; le ultime sessioni formative si sono svolte il 15/06/2016, il 27/06/2016, il , il e il In data 25/07/2017 si è tenuta la riunione periodica tra RSPP, RLS, MC E Direzione; l RLS ad oggi è cambiato; è stato eletto Simone Sbrana ma non ha ancora svolto la formazione che avverrà a breve. Ciò comporterà anche un cambiamento dell organico del Comitato per la Salute e Sicurezza L ultimo aggiornamento del DVR risale a Aprile 201 in cui sono state aggiornate le valutazioni rischio degli studi medici, della parafarmacia e della sede amministrativa e la relazione relativa allo stress lavoro correlato. Inoltre sono state prese in carico alcune delle osservazioni rilasciate dal valutatore della OHSAS La procedura in cui viene descritta la metodologia applicata per la valutazione dei rischi è la PGS Pianificazione del sistema OHSAS 1001 integrata con quanto richiesto dal presente punto della norma SA 000. L Organizzazione garantisce a tutto il personale libero accesso ai servizi, non sono presenti dormitori e tutto il personale ha il diritto di allontanarsi in caso di imminente e grave pericolo senza aspettare alcuna autorizzazione

5 VERBALE RIESAME DIREZIONE SA000 Pagina 5 di RIF.TO NORMA REQUISITO ANALISI DEI REQUISITI DELLA NORMA VALUTAZIONE e STATO DI IMPLEMENTAZIONE Libertà di associazione e diritto alla contrattazione collettiva Discriminazione Sono presenti 4 RSA (vedi elenco dipendenti ) Il personale della FCP fa riferimento al contratto collettivo nazionale dei farmacisti e per gli studi medici al contratto relativo a quello del commercio.. L Ultimo incontro con sindacati si è svolto in data riguardante il premio aziendale e i risultati di bilancio 2017 ed altre varie eventuale. Accordi sindacali nuovi non ce ne sono stati. L Azienda usufruisce di personale a maggioranza femminile dato il tipo di lavoro; l ultimo aggiornamento di Maggio 201 riporta dati pari a 66 dipendenti totali di cui 12 uomini e 54 donne. La direzione non facilità atteggiamenti minacciosi offensivi o coercitivi, né sottopone eventuali nuove dipendenti a test di gravidanza. 6.1 Pratiche disciplinari Nell anno 2017 fino ad oggi non si sono avuti provvedimenti disciplinari nè richiami scritti che hanno dato luogo a provvedimenti disciplinari. L organizzazione è sempre disponibile ad ascoltare le richieste/problematiche dei lavoratori cercando di incontrare, per quanto possibile, le loro esigenze; inoltre dallo strumento delle segnalazioni non sono emerse mai criticità Orario lavoro di Il lavoro straordinario viene remunerato secondo quanto previsto dal CCNL di riferimento Politica Retribuzione Sistema Gestione di Premesso che non esiste una legislazione uniforme in materia di salario minimo all'interno dell'unione Europea. L Italia, come altri paesi, non ha un salario minimo imposto per legge, ma delegano alla contrattazione fra le parti sociali tale decisione. In varie Costituzioni, fra le quali in quella italiana, è sancito il diritto ad una equa retribuzione proporzionata alla quantità e qualità del lavoro svolto e si fa riferimento ai CCNL (aggiornamento del ) dei farmacisti sia per la retribuzione salariale, straordinari che per le indennità previste per i turni festivi e notturni Politica integrata di Aprile 2017 in lingua italiana, esposta in vista in azienda e disponibile sul sito; la lingua italiana è compresa da tutto il personale dell azienda. La politica comprende l impegno di adeguarsi a tutti i requisiti dello standard SA 000 e a rispettare tutte le norme nazionali e internazionali relative ai requisiti dello standard stesso L Organizzazione ha adottato procedure e politiche per l applicazione dello standard, esse sono state distribuite e rese disponibili alle parti interessate secondo le modalità riportate nel Bilancio SA 000 alla sezione identificazione delle parti interessate e delle loro aspettative e comunicazione L Organizzazione dimostra la conformità allo standard SA 000 attraverso l effettuazione di monitoraggi: audit interni semestrali ed una valutazione dei

6 VERBALE RIESAME DIREZIONE SA000 Pagina 6 di rischi sulla SA 000, nonché monitoraggi ai fornitori. L Organizzazione effettua un riesame della Direzione con cadenza semestrale, dove valuta l andamento e lo stato di implementazione del sistema di gestione attraverso l analisi degli indicatori di performance e del piano di miglioramento. Per l analisi dei risultati di performance si veda il Bilancio SA 000. Gli obiettivi proposti per il 2017 sono stati tutti raggiunti e sono stati proposti quelli per il 201 che verranno monitorati a fine anno. Il monitoraggio dei fornitori non ha raggiunto l obiettivo previsto per cui ci si adopererà per provvedere entro fine 201. E previsto l audit allo studio F. che elabora le buste paga dell azienda Rappresentanti dell'azienda SM F.A RLS S.S RSGQE E.V RL SA 000 G. B SPT costituito con nomina allegato 9.2 del Comitato salute e sicurezza costituito da: datore lavoro, RSPP, RLS, RL SA000 e MC (da aggiornare con la nuova nomina).

7 VERBALE RIESAME DIREZIONE SA000 Pagina 7 di Identificazione e valutazione dei rischi La valutazione dei rischi in tema di SA 000 è stata condotta in data dal SPT e in conclusione la mappa dei rischi ha portato ai seguenti risultati: Come è possibile vedere il rischio è collocato maggiormente nelle aree di basso e medio rischio ad esempio nel caso del sistema di gestione, per la difficoltà di controllare il comportamento di responsabilità sociale dei fornitori. Il rischio correlato al requisito normativo della Salute e Sicurezza si colloca invece nell area dio rischio alto a seguito dell evento rapina accaduto alla farmacia n.1 in fase di fine turno. Le azioni che si possono attuare per fronteggiare i rischi emersi dalla valutazione sono: -Al fine del rischio rapina, la nostra Organizzazione ha sensibilizzato il personale sull osservanza della procedura già prevista e ha dotato il personale sottoposto a tali orari di un dispositivo uomo a terra (per le farmacie 1 e per la parafarmacia) e di un contratto con la guardia giurata per la farmacia n.5. -Continuare ad effettuare formazione continua in tema di salute e sicurezza per fronteggiare il rischio medio, nonché mantenere attivo e aggiornato il sistema di gestione OHSAS Continuare ad effettuare Audit ai fornitori In particolare saranno soggetti ai seguenti tipi di verifica: salute e sicurezza sul luogo di lavoro prendendo in considerazione sia gli aspetti documentali che l applicazione del D.Lgs. 1/0; qualità prendendo in considerazione l organizzazione del lavoro e l efficacia gestionale dei fornitori, la presenza o meno di certificazioni. responsabilità sociale prendendo in considerazione l orientamento alla responsabilità sociale utilizzando una check list conforme alla SA000:2014.

8 VERBALE RIESAME DIREZIONE SA000 Pagina di AC AP Il SPT ha partecipato all aggiornamento del documento di valutazione dei rischi ed al presente riesame. Si veda il verbale della riunione del Si veda il punto 3.6 del presente riesame. POI 6.01 Ad oggi non sono mai emersi reclami in tema di Responsabilità Sociale. Audit non annunciati si sono svolti nel 2017 e nel 201 da parte dell ASL presso tutte le farmacie e il nostro staff ha collaborato con gli ispettori nel fornire le informazioni richieste. La comunicazione con le parti interessate è definita nella procedura PGE 4. L ultima comunicazione alle parti interessate sull esito dell ultima visita di sorveglianza risale al 24 Maggio 2017 Non sono emerse segnalazioni (AC-AP) Formazione Si veda il punto 3.6 del presente riesame e il programma della formazione addestramento Gestione dei fornitori Si veda elenco fornitori per la SA 000; questo punto risulta tenuto sotto controllo anche se non totalmente; l Organizzazione ha continuato a sollecitare i propri fornitori nella restituzione delle lettere di impegno. Alla data attuale su un totale di 1 fornitori sono tornati compilati e firmati 27 questionari con la relativa sottoscrizione all impegno di rispetto dei requisiti SA 000. Da un analisi sui siti delle aziende è stata rilevata la presenza di un codice etico o di una sezione dedicata alla responsabilità sociale da parte di altre 14 aziende. Si possono considerare qualificati un totale di 41 fornitori. Un ulteriore sollecito è stato fatto in data odierna Non è previsto lavoro a domicilio