MODALITA E TECNICHE DELLA COMUNICAZIONE I rapporti scritti

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1 1 MODALITA E TECNICHE DELLA COMUNICAZIONE I rapporti scritti

2 INDICE 2 1. L IPERINFORMAZIONE 2. IL PANORAMA DELLA COMUNICAZIONE IN CUI SI MUOVE L UOMO NEGLI ANNI LA MODALITA DI COMUNCAZIONE 3.1 LE MODALITA VIVE 3.2 LE MODALITA ANIMATE 3.3 LE MODALITA MORTE

3 INDICE 3 4. I RAPPORTI SCRITTI 4.1 TIPI DI RAPPORTI SCRITTI 4.2 OBIETTIVI GENERALI DI UN RAPPORTO SCRITTO 4.3 OBIETTIVI SPECIFICI DI UN RAPPORTO SCRITTO 4.4 COME INTERESSARE I LETTORI 4.5 REGOLE GENERALI 4.6 COME DARE UN ASPETTO ATTRAENTE ALLA PAGINA 4.7 COSA GUARDA IL LETTORE (la prima impressione) 4.8 LA METODOLOGIA PER LA REALIZZAZIONE DI UN RAPPORTO SCRITTO 4.9 SU CHE COSA CONCENTRARSI? 4.10 COME RENDERE MENO SPAVENTOSA LA LETTERA DI UN RAPPORTO 4.11 LE LETTERE 4.12 PREPARARE UNA LETTERA COMMERCIALE - le fasi 4.13 LO STILE 4.14 L IMPAGINAZIONE E LA PRESENTAZIONE 4.15 CONCLUSIONE

4 1. L IPERINFORMAZIONE 4 Sono state prodotte PIU INFORMAZIONI NEGLI ULTIMI 30 ANNI che nei 5000 precedenti Al mondo si stampano 1000 libri al giorno Il totale delle INFORMAZIONI STAMPATE raddoppia ogni 8 anni Il totale delle INFORMAZIONI STAMPATE e NON, raddoppia ogni 5 anni (fra non molto raddoppierà ogni 4 anni) (Peter Large in The Micro Revolution Revisited, 1984)

5 2. IL PANORAMA DELLA COMUNICAZIONE IN CUI SI MUOVE L UOMO DEGLI ANNI 90 5 MESSAGGI SCRITTI TELEFONO TELEFONO CELLULARE RELAZIONI UMANE FAX INTERFACCE ELETTRONICHE Bancomat Videotel Elettrodomestici ecc. TRASMISSIONI VIA SATELLITE TECNOLOGIE AUDIO-VIDEO TELEVISIONE RADIO COMPUTER

6 3. LA MODALITA DELLA COMUNICAZIONE 6 LE MODALITA VIVE LE MODALITA ANIMATE LE MODALITA MORTE

7 3. LA MODALITA DELLA COMUNICAZIONE LE MODALITA VIVE FARE UN DISCORSO

8 3. LA MODALITA DELLA COMUNICAZIONE LE MODALITA VIVE PRESENTARE UN PRODOTTO O SE STESSI

9 3. LA MODALITA DELLA COMUNICAZIONE LE MODALITA VIVE TENERE UNA CONFERENZA

10 3. LA MODALITA DELLA COMUNICAZIONE LE MODALITA ANIMATE UN FILMATO VIDEO UN FILM UNA PRESENTAZIONE INFORMATIZZATA

11 3. LA MODALITA DELLA COMUNICAZIONE LE MODALITA MORTE UN RAPPORTO SCRITTO UN DEPLIANT UN CATALOGO

12 TIPI DI RAPPORTI SCRITTI Rapporti Brevissimi (Lettere) Rapporti Brevi (Max 10 pagine) Rapporti Ampi (Oltre 10 e fino a 100 o più pagine)

13 OBIETTIVI GENERALI DI UN RAPPORTO SCRITTO Catturare l attenzione del lettore Presentare noi stessi (Farci conoscere) Presentare le nostre idee o i nostri prodotti Stimolare un feedback

14 OBIETTIVI SPECIFICI DI UN RAPPORTO SCRITTO Incoraggiare le persone a leggerlo Renderlo facile da seguire e capire Presentare una grafica attraente Renderlo chiaro ed inequivocabile circa gli OBIETTIVI di comunicazione Renderlo chiaro ed inequivocabile circa l IMPRESSIONE che deve dare al lettore Stimolare nel lettore un FEEDBACK possibilmente positivo

15 COME INTERESSARE I LETTORI (1) Conoscere il lettore (Background) Background socio-culturale e professionale del lettore : Livello d istruzione Professione Grado d autorità Conoscenza dell argomento Interesse per l argomento Necessità professionali o personali Carattere dell organizzazione in cui opera (es.: Conservatrice o Progressista)

16 COME INTERESSARE I LETTORI (2) Conoscere il lettore (Obiettivi del lettore) Obiettivi del lettore : Chi mi scrive? Perché mi scrive? Qual é l essenza della proposta? Mi serve/non mi serve questo intervento? Quanto mi costerà? Quali benefici ne trarrò? E in quanto tempo ammortizzerò il mio investimento? Che cosa devo fare per rispondere e/o aderire?

17 COME INTERESSARE I LETTORI (3) La catena dell approvazione Tipi di informazione che interessano ai vari lettori potenziali : Quale sarà il percorso interno all azienda della lettera perché venga approvata la nostra proposta? Cioè, da chi sarà letta la lettera all interno dell organizzazione? Quale sarà la figura professionale che meglio potrà rappresentare il nostro SPONSOR INTERNO all azienda per l approvazione della nostra proposta? Quindi, quale struttura dovrà avere la nostra lettera di proposta per avere delle concrete possibilità di essere accettata?

18 COME INTERESSARE I LETTORI (4) - Es. A/1 Come impostare la struttura del rapporto in relazione al problema dello Sponsor Interno La parte principale di un rapporto dovrebbe essere scritta ad uso dei lettori che hanno maggior peso sull accettazione delle nostre proposte Dovremo veicolare delle informazioni AD HOC per ogni ruolo interessato

19 COME INTERESSARE I LETTORI (4) - Es. A/2 ESEMPIO: i contenuti di informazione, in relazione al ruolo professionale svolto e al peso che tale ruolo può avere sull approvazione della nostra proposta potrebbero essere i seguenti: ALL AMMINISTRATORE DELEGATO Riduzione dei costi a lungo termine Spesa a breve termine Facilità di produzione di informazioni ulteriori per la direzione AL DIRETTORE DEL PERSONALE Implicazioni sul numero dei dipendenti Addestramento o Formazione del Personale Implicazioni sui rapporti fra il Personale AL DIRETTORE VENDITE Problemi connessi al passaggio al nuovo sistema Facilitazioni operative Implicazioni per i venditori AL DIRETTORE AMMINISTRATIVO Capacità del sistema Tempo di realizzazione Costi

20 COME INTERESSARE I LETTORI (5) La Struttura del Rapporto (alcuni suggerimenti) Dividere l informazione in parti che seguano una SEQUENZA LOGICA: IL PROBLEMA LE CAUSE LE SOLUZIONI POSSIBILI LA SOLUZIONE MIGLIORE Scegliere lo STILE: SARETE CAPITI MEGLIO SE VI CONFORMERETE ALLO STILE DEL LETTORE (es.: Avvocati, Ingegneri, ecc.)

21 REGOLE GENERALI K.I.S.S. KEEP IT SUPER SIMPLE

22 REGOLE GENERALI LE SEI REGOLE GENERALI NELLA STESURA DEI RAPPORTI SCRITTI 1. Frasi brevi (circa 20 parole) e semplici 2. Paragrafi brevi (3/4 frasi) 3. Evitare parole o citazioni non note 4. Non usare il SI passivante 5. Usare espressioni dirette e convincenti 6. Rompere le regole grammaticali se ciò può creare un maggiore impatto emotivo o un tono più colloquiale

23 REGOLE GENERALI REGOLE BASE 1. Mantenere il messaggio il più breve possibile 2. Definire chiaramente le idee perché aiuta ad economizzare le parole 3. Eliminare i vocaboli non necessari (per esempio, siamo stati grandemente colpiti ) 4. Nella parte principale del rapporto includere solo le informazioni che interessano i lettori più importanti

24 COME DARE UN ASPETTO ATTRAENTE ALLA PAGINA LE ILLUSTRAZIONI: foto - diagrammi e grafici - icone E L E M E N T I LA GRAFICA Cambiamento di caratteri (BOLD - CORSIVO - OUTLINE) Sottolineature Paragrafi brevi Elencazione di punti, in luogo di un unico paragrafo lungo Numerazione delle sezioni I MATERIALI Una buona carta Una copertina ordinata e attraente Una rilegatura forte che permetta un apertura di piatto

25 COSA GUARDA IL LETTORE (la prima impressione) La lettera di presentazione La copertina L impostazione della pagina Lo styling complessivo LA PRIMA IMPRESSIONE DEVE GIOCARE A NOSTRO FAVORE

26 LA METODOLOGIA PER LA REALIZZAZIONE DI UN RAPPORTO SCRITTO IDEA DI PROGETTO Brainstorming per definire che cosa, come, quando e a chi comunicare Sintesi degli scopi di comunicazione. Definire gli OBIETTIVI Scelta della struttura del rapporto: suddivisione in capitoli, paragrafi, ecc. Compendio Introduzione Appendici Scelta dei materiali 1^bozza Feedback sul gruppo di controllo Verifica / correzioni e proposte bozza definitiva REALIZZAZIONE

27 SU CHE COSA CONCENTRARSI? Quando si prepara un documento che sarà sottoposto al giudizio di un gruppo di controllo, possiamo usare il seguente metodo. 1^ STESURA Mettere nero su bianco le idee Non concentrarsi sui dettagli o sui termini adatti La cosa importante è che tutti gli elementi di comunicazione siano presenti LE COPIE SUCCESSIVE Quando abbiamo verificato che le informazioni necessarie ci sono utte dovremo CONCENTRARCI, nell ordine, su: IL CONTENUTO LO STILE L IMPAGINAZIONE LA PRESETNTAZIONE

28 COME RENDERE MENO SPAVENTOSA LA LETTURA DI UN RAPPORTO Se il rapporto è voluminoso possiamo aiutare il lettore a superare il disagio psicologico della lettura attraverso la divisione del rapporto in: 1. Parti indispensabili da leggere 2. Parti di supporto Ciò si potrà realizzare attraverso fogli di diverso colore o una divisione del rapporto in due volumi

29 LE LETTERE ANALISI DEL COMPORTAMENTO DEL LETTORE Quando ci arriva una lettera noi: Cerchiamo sulla busta il nome, l indirizzo o il luogo, o, se la lettera è già aperta, l intestazione e il nome di chi l ha scritta Cerchiamo il titolo Leggiamo la frase d apertura Andiamo avanti a leggere, per interromperci in qualsiasi momento prima della fine

30 30 IDEAZIONE PREPARARE UNA LETTERA COMMERCIALE - le fasi INFORMAZIONI GENERALI FONDAMENTALI Nome mittente Indirizzo mittente Riferimenti a corrispondenza precedente OGGETTO 3/4 parole al max per focalizzare l attenzione sull argomento della lettera FRASE INTRODUTTIVA Vivace, deve risvegliare l attenzione INTRODUZIONE (se la lettera è lunga) Che spieghi la struttura della lettera: INGOLOSIRE SOTTOTITOLI Per spezzettare l informazione e ravvivare l interesse del lettore RIASSUNTO FINALE Riassunto dei punti fondamentali PARAGRAFO CONCLUSIVO (per tutti i tipi di lettere) Che cosa succederà dopo?

31 LO STILE LO STILE FORMALE Campi in cui è richiesta o preferibile la forma tradizionale LO STILE COLLOQIALE Più facile da capire e più diretto IL TONO COMPLESSIVO Dipende dalla situazione. Può suonare Autorevole o Amichevole o Superficiale. Ad es.: Non credo che Lei abbia motivi di preoccupazione LA CONCLUSIONE DELLA LETTERA DEVE ESSERE UNA PORTA APERTA SUL FUTURO Stimoliamo il feedback del lettore Facciamo delle proposte per continuare il rapporto Non facciamo mai promesse che non si possano poi mantenere Attenzione alle affermazioni direttamente o indirettamente diffamatorie (es. parlando di concorrenti

32 L IMPAGINAZIONE E LA PRESENTAZIONE La prima impressione è importantissima specialmente se il lettore non ci conosce Per creare un impressione positiva la nostra lettera dovrebbe essere: Scritta a macchina con carta buona ( Conqueror vs riciclata) Divisa in paragrafi brevi Con spaziatura uniforme Ben centrata con ampi margini Senza errori!!!

33 CONCLUSIONE UNA LETTERA NELLA SUA GLOBALITA RAPPRESENTA LA NOSTRA IMMAGINE PROFESSIONALE