Logistica collaborativa: RFID per la distribuzione farmaceutica SIMCO SRL Via Durando Milano tel fax

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1 MIGLIORARE L EFFICIENZA NELLA DISTRIBUZIONE ATTRAVERSO LA COLLABORAZIONE DI FILIERA Lo scorso 14 Ottobre 2009 si è tunto a Milano il convegno dal titolo : Migliorare l efficienza nella distribuzione farmaceutica: la dematerializzazione dei documenti e la collaborazione di filiera. Abbiamo approfondito il tema della logistica collaborativa con Stefano Novaresi, direttore Centrale Operations e membro del Management Board del Gruppo Comifar-Phoenix. Logistica collaborativa RFID per la distribuzione farmaceutica Nell ambito del Consorzio DAFNE, la comunità B2B del settore farmaceutico, una delle più importanti in Italia, si è svolto un progetto di applicazione di tecnologie RFID al settore della distribuzione farmaceutica. Negli ultimi anni, infatti, il Consorzio si è impegnato anche nella sperimentazione di nuove tecnologie al fine di mettere a disposizione dei propri associati evidenze concrete e pratiche dell utilità di integrarsi lungo la filiera. Gli attori coinvolti nella sperimentazione sono di primissimo livello e fra questi è possibile annoverare: il centro di ricerca RFId Solution Center, creato dal Politecnico di Milano, HP e Intel per favorire la ricerca, lo sviluppo e l applicazione delle tecnologie RFID, avvalendosi della capacità di creazione e gestione dell innovazione della School of Management e del Dipartimento di Elettronica e Informazione del Politecnico di Milano e della leadership tecnologica di HP e Intel; il Gruppo Comifar (con particolare riferimento all unità distributiva di Novate Milanese), che con 31 magazzini, oltre dipendenti e un fatturato di circa 3 miliardi di euro è il leader della distribuzione farmaceutica italiana; Neologistica, operatore del deposito e distribuzione merci con una specializzazione nella gestione della logistica distributiva del settore farmaceutico. GLI OBIETTIVI La sperimentazione svolta non è il primo progetto di ricerca applicata sulla tecnologia RFID svolta dal Consorzio DAFNE, ma la principale differenza tra quest ultima ed i precedenti è legata alla sua estensione. Il test ha infatti valutato la possibilità di impiegare tag RFID (in tecnologia UHF) per l identificazione automatica dei pallet e dei colli (originali e misti), escludendo quindi applicazioni a livello di singola confezione di vendita, proprio per offrire sufficienti garanzie di applicabilità alla realtà operativa. Logistica collaborativa: RFID per la distribuzione farmaceutica

2 In questa sperimentazione si è voluto verificare concretamente la possibilità di realizzare uno stretto collegamento tra due soggetti della filiera farmaceutica cruciali dal punto di vista logistico/distributivo, coerentemente alla missione del Consorzio DAFNE che è quella di promuovere l integrazione fra i diversi attori della stessa. Si è voluto in particolare seguire il suggerimento espresso dell Osservatorio B2b della School of Management del Politecnico di Milano in termini di auspicabile crescita della collaborazione di filiera. Il settore farmaceutico occupa infatti la prima posizione per percentuale di transazioni (è secondo solo all automotive in termini di valore transato), ma l utilizzo di strumenti telematici sarebbe limitato alle mere fasi esecutive (ordine, conferma d ordine, e rari casi di invio telematico di fattura) e non a quelle altre attività qualificabili come maggiormente collaborative. In questo senso, questa sperimentazione sulle tecnologie RFID rappresenta una declinazione tecnologica di un più ampio progetto strategico che il Consorzio DAFNE porta avanti con il nome di Logistica Collaborativa. LA LOGISTICA COLLABORATIVA La considerazione fondamentale alla base di questo test è che alcune informazioni già presenti sui documenti di spedizione o impresse direttamente sulle merci vengono normalmente ricevute dal destinatario: in forma destrutturata e quindi di difficile acquisizione (si pensi ad esempio al lotto e alla data di scadenza stampate direttamente sulla confezione; contestualmente alla ricezione della merce e quindi in tempi non sempre tali da garantire la massima efficacia del processo (si pensi in questo caso al numero di pezzi, consegnati per ogni riga d ordine, riportato in bolla). Queste informazioni sono tuttavia già presenti nel sistema informativo del soggetto che organizza la spedizione e se fossero esportate e trasmesse al destinatario della merce, genererebbero un indubbio beneficio per lo stesso. Nell ambito del progetto di logistica collaborativa del Consorzio DAFNE la trasmissione di documenti in formato elettronico è finalizzata proprio alla condivisione di questi elementi informativi prima del manifestarsi della presenza fisica della merce e della sua ispezione da parte del destinatario. Ora, il fatto di avere a disposizione alcuni giorni prima un informazione che diventa via via più precisa (dal momento che chiaramente il livello di accuratezza delle informazioni contenute nella prebolla non è quello del DDT, che a sua volta non è quello della merce fisica), genera un beneficio informativo di notevole valenza per il grossista.

3 Infatti, il sistema informativo del grossista elabora periodicamente il fabbisogno di merce e sulla base di queste stime propone ordini di rifornimento ai fornitori, ma non è detto che questi ultimi siano in grado di evadere esattamente le richieste. Ora, in una realtà come quella della distribuzione farmaceutica, dove i cicli di riordino sono settimanali, sapere con largo anticipo (dal momento che tra l emissione del DDT e la consegna intercorrono anche più giorni, viste le caratteristiche morfologiche del nostro Paese) quale merce verrà consegnata o meno è di vitale importanza per mettere in atto meccanismi decisionali e tattiche di riapprovvigionamento alternative (come ad esempio il rifornimento da magazzini periferici della stessa rete distributiva). Pertanto, quello che accade quotidianamente alle farmacie, che ottengono nel giro di pochi secondi l informazione circa il contenuto delle consegne che riceveranno con l evidenza dei prodotti mancanti, potrebbe essere esteso anche a monte della filiera. A sua volta, il destinatario potrebbe mettere a disposizione del mittente informazioni di feedback sui tempi e sulle condizioni dell avvenuta consegna (inoltre questo stesso schema di riferimento potrebbe pensarsi applicato all anello di congiunzione tra gli stabilimenti farmaceutici produttivi e i depositari al fine di aiutare questi ultimi nella gestione ottimizzata dei flussi in ingresso). È parso quindi naturale che il progetto di sperimentazione della tecnologia RFID sui flussi fisici e informativi tra Comifar e Neologistica utilizzasse i protocolli già previsti negli standard di DAFNE e molti dei quali facenti parte del documento bolla. I RISULTATI DELLA SPERIMENTAZIONE La sperimentazione non è stata effettuata creando scenari artificiali, ma le tecnologie RFID sono state letteralmente sovrapposte ai processi operativi già in essere. Più precisamente, Neologistica ha semplicemente applicato all etichetta barcode segnacollo già in essere (studiata e migliorata nel tempo per trovare la soluzione che rappresenti il miglior connubio tra contenuto informativo e praticità) un tag sul cui microchip è stata registrata la stessa informazione già presente nel codice a barre (attraverso un particolare strumento di lettura). Questa informazione è costituita da un elemento radice al quale sono stati collegati i diversi flussi informativi condivisi con Neologistica: il contenuto del collo, il numero di lotto di ciascun prodotto, la relativa scadenza, Una volta taggati i colli, sono stati allestiti i pallet, filmati e caricati sull automezzo per essere trasportati all unità distributiva Comifar di Novate Milanese. Qui il pallet è stato semplicemente trasportato con un traspallet manuale, piuttosto che con un carrello elevatore, attraverso un infrastruttura di lettura costituita da un varco di luce pari a circa 2 m, posizionato in corrispondenza delle baie di carico-scarico merci del magazzino. Il processo tradizionale avrebbe invece richiesto la lettura ottica dei colli, oppure, nei casi peggiori, la loro ventilazione laddove la conformazione del bancale non ne avesse permesso la conta.

4 Sono stati presi in esame più di colli, contenenti prodotti di una vasta gamma di forme terapeutiche, con la seguente distribuzione fra le diverse tipologie di confezionamento: 70% blister ottenuti dall abbinamento di una superficie plastica e di un foglio di alluminio, pertanto non facilmente permeabili alle onde elettromagnetiche; 12% prodotti liquidi contenuti in flaconi, pertanto notoriamente molto problematici nell interazione con campi elettromagnetici. Per la quota restante: creme contenute in tubetti, quindi con problematiche legate alla forma liquida, al contenuto di grassi, nonché al materiale dell imballo primario (talvolta alluminio); gel con una componente liquida rilevante; spray contenuti in bombolette metalliche; confezioni contenenti aghi (ad esempio confezioni con il principio attivo in una siringa monodose). Contrariamente alle aspettative, sono state ottenute percentuali di lettura pari al 100% in oltre l 80% dei pallet testati nelle 4 giornate di sperimentazione, distribuite su altrettante settimane. Nei rimanenti casi l accuratezza di lettura ha raggiunto valori prossimi al 95% dei colli, con problematiche riferibili a poche e specifiche referenze. In conclusione, il processo di ricevimento delle merci è stato notevolmente fluidificato, essendo riusciti: a leggere la gran parte dei colli al passaggio del varco di accettazione; a utilizzare l elemento informativo radice associato al collo nell ambito del flusso informativo inviato dal depositario derivando da esso le informazioni di contenuto del collo stesso. Per troppe volte gli approcci a questa tecnologia sono stati di tipo assolutista, ovvero, risolvono qualsiasi tipo di problema, oppure non servono a nulla. In realtà, se non si affrontano le sperimentazioni tecnologiche anche con un occhio gestionale, avendo cioè ben chiari i processi che queste tecnologie devono supportare, si rischia di adottare un approccio all utilizzo delle tecnologie fine a se stesso. Pertanto, alla luce di queste considerazioni, il risultato di una sperimentazione tecnologica potrebbe essere soddisfacente anche se relativo solo a una parte del flusso, se fossero possibili importanti miglioramenti nei relativi processi. Nella fattispecie, a fronte di un tempo medio necessario per leggere un pallet di circa 10 secondi sia per gli attraversamenti con transpallet che con muletto, i risultati emersi dalla sperimentazione hanno evidenziato (smentendo alcune leggende ): una percentuale di lettura pari al 100% per i farmaci in compresse; che il fattore più critico per la lettura è rappresentato dalla posizione del tag in corrispondenza di alcuni prodotti liquidi; problemi di lettura delle confezioni che hanno un imballo primario metallico;

5 un elevata densità delle confezioni all interno del collo e quindi del pallet ha generato un effetto schermo nei confronti delle onde elettromagnetiche, come se queste avessero bisogno di un certo spazio per penetrare all interno dell imballo ed eccitare i tag passivi a riflettere la loro risposta; l inesistenza di presunte difficoltà di lettura legate all eccessiva altezza dei pallet, dal momento che sono stati letti senza alcun problema colli su pallet alti anche 1,9 m; l altezza del pallet da terra al momento del passaggio attraverso il varco di lettura rappresenta un elemento rilevante per contenere la riflessione delle onde elettromagnetiche causata dal pavimento, tanto che anche utilizzando un muletto al posto del transpallet non solo non sono peggiorate le prestazioni, ma sono addirittura migliorate; i criteri di composizione del pallet e quindi il posizionamento dei tag sui colli può essere un rilevante elemento di interferenza. Potrebbe emergere l obiezione che per configurare i pallet ci sia bisogno di un ingegnere gestionale. In effetti, esistono ambiti nei quali i pallet vengono allestiti da dispositivi automatici (ad esempio robot antropomorfi), per i quali l intelligenza che ne definisce le regole di movimentazione non è banale. Queste considerazioni fanno riflettere sul fatto che alcuni processi, oggi magari poco considerati nel settore farmaceutico, possano assumere una maggiore rilevanza alla luce di questa innovazione tecnologica e richiedere quindi una reingegnerizzazione per i benefici che deriverebbero dal renderne automatiche alcune fasi. Seguendo queste considerazioni è quindi opportuno parlare di processi Rfid compliant. I BENEFICI ATTESI I risultati della sperimentazione sono un forte stimolo nella direzione di una maggiore integrazione tra gli attori della filiera del farmaco. Questo processo di integrazione consentirebbe un miglior livello di servizio a tutta la filiera a fronte di scorte distribuite più contenute grazie a flussi più tesi (si pensi al drastico contenimento dei tempi di ingresso delle merci a magazzino - dock to stock) e alla disponibilità di informazioni preventive sulle quantità in arrivo per ogni singolo prodotto, con la possibilità di ordinare tempestivamente eventuali articoli in sottoscorta. A questo proposito, la notifica del ricevimento merci gestita all interno del circuito DAFNE rappresenta un ulteriore elemento in questa direzione, puntando al contenimento dei tempi di approvvigionamento o quanto meno della loro variabilità. Nella gran parte dei casi, infatti, la logistica delle aziende farmaceutiche è affidata in outsourcing ai depositari, che a loro volta si avvalgono di trasportatori per assicurare la consegna della merce ai distributori a valle della filiera. I contratti di outsourcing sono basati su service level agreement, la cui misurazione è oggi legata a elementi come la timbratura della bolla, che ad esempio non tiene conto dell orario di consegna (è cosa diversa arrivare presso il distributore di prima mattina, piuttosto che nel tardo pomeriggio). La notifica di ricevimento merci DAFNE presenta invece sia elementi quantitativi (orario), che qualitativi relativi alla conformità della consegna e inoltre rappresenta un dato molto più affidabile.

6 Non è difficile a questo punto immaginare quali possano essere gli impatti sulla rintracciabilità dei prodotti farmaceutici legati alla possibilità di importazione automatica a sistema del numero di lotto e della data di scadenza sia sul controllo di queste informazioni per la migliore gestione a magazzino della vita utile dei prodotti, sia per una gestione più efficace e tempestiva delle procedure di richiamo urgente dal mercato. Nella sperimentazione è stato utilizzato il tag Alien Squiggle ALN-9540, il cui costo è pari a: 30 centesimi al tag per una fornitura fino a pezzi; 15 centesimi, da a 1 milione di tag; 6/7 centesimi al tag oltre il milione di pezzi. Ora, se si considera che il valore di un collo, al costo, è mediamente pari a circa 500 euro (calcolato sui primi 50 fornitori di prodotti farmaceutici) e che il valore medio dei colli inviati da Neologistica nel corso della sperimentazione è stato di circa 900 euro, si comprende bene come l incidenza dei costi variabili connessi a questa tecnologia sia assolutamente trascurabile. Le considerazioni non cambiano anche considerando i costi fissi delle infrastrutture di lettura, hardware e software, che farebbero riferimento a un orizzonte temporale di utilizzo di medio periodo (l obsolescenza sarebbe peraltro dettata più dal progredire della tecnologia che non dall usura delle attrezzature). Per la valutazione dei possibili benefici è stato quindi utilizzato un modello basato sui principi dell activity based costing, per cui ad ogni attività, suddivisa in fasi, è stato associato il costo legato al tempo e alle risorse assorbite, nonché i benefici in termini di abbattimento degli stessi grazie all utilizzo della tecnologia RFID. Le attività prese in esame sono state: ricezione e scarico degli automezzi, apertura della bolla di entrata merci, conta fisica dei colli, spunta fisica della merce, chiusura della bolla e gestione delle anomalie. I maggiori benefici sono stati registrati nella fase di conta dei colli e ancor più in quella di spunta, grazie all utilizzo del tracciato informativo (di cui si è parlato precedentemente) che ha consentito, da un lato l importazione a sistema delle quantità attese per articolo, e dall altro di evidenziare le anomalie oggi rilevate attraverso il confronto tra fisico e quanto contabilizzato al momento dell apertura della bolla. Il risultato è stato sostanzialmente la spunta della merce effettuata in tempo reale con una riduzione dei tempi (e dei relativi costi) complessivi di conteggio e accettazione merce superiore al 90%, senza alcun intervento sul packaging o sul processo organizzativo. Ringraziamenti Comifar: Filippo Giannico, Alberto Cucciati, Davide Masciandaro, Marta Giussani, Federico Pasquali. Neologistica: Federico Terraneo, Elena Campadelli, Filippo Ferrari. Politecnico di Milano e RFID solution center: Alessandro Perego, Giovanni Miragliotta