Nell ambito del Consorzio

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1 Identificazione automatica Integrarsi lungo la filiera Michele Palumbo, SIMCO Senior Consultant Logistica collaborativa RFID per la distribuzione farmaceutica A un anno dalle prime sperimentazioni in laboratorio e dai primi test sul campo dei quali ci siamo occupati nel numero di maggio del 2008*, illustriamo i rilevanti risultati emersi dal progetto di applicazione di tecnologie RFID al settore della distribuzione farmaceutica, che ha visto come protagonisti il Consorzio DAFNE, l RFID Solution Center, il Gruppo Comifar e Neologistica. *Aldo Cavalcoli (2008), Filiera del farmaco. La sfida dell RFID, Logistica, maggio. Nell ambito del Consorzio DAFNE, la comunità B2B del settore farmaceutico che rappresenta una delle realtà più importanti fra le community B2B in Italia 1, si è svolto un progetto di applicazione di tecnologie RFID al settore della distribuzione farmaceutica. Negli ultimi anni, infatti, il Consorzio si è impegnato anche nella sperimentazione di nuove tecnologie al fine di mettere a disposizione dei propri associati evidenze concrete e pratiche dell utilità di integrarsi lungo la filiera. Gli attori coinvolti nella sperimentazione sono di primissimo livello e fra questi è possibile annoverare: il centro di ricerca RFId Solution Center, creato dal Politecnico di Milano, HP e Intel per favorire la ricerca, lo sviluppo e l applicazione delle tecnologie RFID, avvalendosi della capacità di creazione e gestione dell innovazione della School of Management e del Dipartimento di Elettronica e Informazione del Politecnico di Milano e della leadership tecnologica di HP e Intel; il Gruppo Comifar (con particolare riferimento all unità distributiva di Novate Milanese), che con 31 magazzini, oltre dipendenti e un fatturato di circa 3 miliardi di euro è il leader della distribuzione farmaceutica italiana; Neologistica, operatore logistico che agisce come depositario specializzato nel settore farmaceutico. Ne abbiamo parlato con Stefano Novaresi, direttore Centrale Operations, membro del Management Board del Gruppo Comifar e vice presidente del Consorzio Dafne. 1 Osservatorio B2B del Politecnico di Milano. Parliamo dei risultati di una delle sperimentazioni più all avanguardia nel settore, non solo in ambito nazionale, e sicuramente la prima con risvolti pratici. La sperimentazione svolta nell autunno del 2008 non è il primo progetto di ricerca applicata sulla tecnologia RFID svolta dal Consorzio DAFNE, ma la principale differenza tra quest ultima e i precedenti è legata alla sua estensione. Il test ha infatti valutato la possibilità di impiegare tag RFID (in tecnologia UHF) per l identificazione automatica dei pallet e dei colli (originali e misti), escludendo quindi applicazioni a livello di singola confezione di vendita, proprio per offrire sufficienti garanzie di applicabilità alla realtà operativa. Test a livello di singola confezione non avrebbero potuto dare alcun risultato concretamente applicabile, dati i molteplici vincoli relativi al trattamento delle confezioni dei prodotti farmaceutici, non ultimo l obbligo di applicare alle stesse solo le etichette legalmente autorizzate. All estremo opposto, applicazioni esclusivamente a livello di pallet sarebbero state poco significative in un contesto come quello della distribuzione intermedia del farmaco, dal momento che pallet originali rappresentano un evenienza estremamente rara e limitata peraltro alla sola relazione tra produttore e depositario o a rari casi nel rapporto tra depositario e alcuni grandi depositi di distribuzione intermedia. Quali sono stati gli obiettivi della sperimentazione? In questa sperimentazione si è voluto verificare concretamente la possibilità di realizzare uno stretto collegamento tra due soggetti della filiera farmaceutica cruciali dal punto di vista logistico/distributivo, coerentemente alla missione del Consorzio DAFNE che è quella di promuovere l integrazione fra i diversi attori della stessa. 52

2 Si è voluto in particolare seguire il suggerimento espresso dell Osservatorio B2b della School of Management del Politecnico di Milano in termini di auspicabile crescita della collaborazione di filiera. Il settore farmaceutico occupa infatti la prima posizione per percentuale di transazioni (è secondo solo all automotive in termini di valore transato), ma l utilizzo di strumenti telematici sarebbe limitato alle mere fasi esecutive (ordine, conferma d ordine, e rari casi di invio telematico di fattura) e non a quelle altre attività qualificabili come maggiormente collaborative. In questo senso, questa sperimentazione sulle tecnologie RFID rappresenta una declinazione tecnologica di un più ampio progetto strategico che il Consorzio DAFNE porta avanti con il nome di Logistica Collaborativa. Quindi l RFID rappresenta la declinazione tecnologica di un progetto di normalizzazione delle informazioni ben più ampio? La considerazione fondamentale alla base di questo test è che alcune informazioni già presenti sui documenti di spedizione o impresse direttamente sulle merci vengono normalmente ricevute dal destinatario: in forma destrutturata e quindi di difficile acquisizione (si pensi ad esempio al lotto e alla data di scadenza stampate direttamente sulla confezione; contestualmente alla ricezione della merce e quindi in tempi non sempre tali da garantire la massima efficacia del processo (si pensi in questo caso al numero di pezzi consegnati per ogni riga d ordine, riportato in bolla). Queste informazioni sono tuttavia già presenti nel sistema informativo del soggetto che organizza la spedizione e se fossero esportate e trasmesse al destinatario della merce, genererebbero un indubbio beneficio per lo stesso. Nell ambito del progetto di logistica collabo- Chi è Stefano Novaresi? Stefano Novaresi, 45 anni, si laurea in Ingegneria delle Tecnologie Industriali ad Indirizzo Economico e Organizzativo presso il Politecnico di Milano. Svolge poi numerosi corsi di aggiornamento post laurea e corsi di specializzazione in Organizzazione Aziendale presso la SDA Bocconi di Milano e in General Management presso l Ashridge Business School di Londra. Lavora nel settore siderurgico nell ambito dell area organizzazione e sistemi informativi, in quello tessile dove è responsabile della logistica e lavorazioni esterne con la direzione di unità produttive all estero (Tunisia). Dal 1991 opera nel settore della distribuzione farmaceutica. Inizialmente con incarichi nell ambito della direzione commerciale/marketing, successivamente nell area logistica, quindi Operations (Acquisti, Logistica, Qualità e Innovazione Tecnologica). Ricopre dal 1998 l incarico di Direttore Centrale Operations e membro del Management Board del Gruppo Comifar, con responsabilità a livello nazionale di Operations, Logistica, Approvvigionamenti, Servizi Generali, Acquisti Tecnici e Innovazione Tecnologica. Dal 1996 al 2002 membro del Consiglio Direttivo di Ailog, Associazione Italiana di Logistica e di Supply Chain Management, di cui è stato Vice-Presidente ( ); dal 2001 al 2004 membro del Comitato Tecnico del GIRP (European Association of Pharmaceutical Full-Line Wholesalers - Brussels); membro del Consiglio Direttivo di ADF (Associazione Distributori Farmaceutici); membro del comitato scientifico della rivista Wireless; Vice Presidente del Consorzio Dafne. rativa del Consorzio DAFNE la trasmissione di documenti in formato elettronico è finalizzata proprio alla condivisione di questi elementi informativi prima del manifestarsi della presenza fisica della merce e della sua ispezione da parte del destinatario. Esemplificando, se un grossista invia un ordine a un azienda farmaceutica, quest ultima esegue i controlli formali sull ordine e genera una disposizione di consegna a favore del primo: la prebolla, che rappresenta sostanzialmente un ordine di preparazione al depositario (l operatore logistico che agisce per conto dell azienda farmaceutica, da cui la comune denominazione di mandante ). Certamente possono esserci delle differenze rispetto a ciò che verrà realmente spedito, ma il contenuto della prebolla non sarà comunque molto diverso (fatte salve eventuali differenze in fase di picking). Dal momento che nel settore è invalsa la prassi della fatturazione differita, a valle delle attività di prelievo viene predisposta la bolla o Documentazione Di Trasporto (DDT), che dovrebbe rappresentare fedelmente il contenuto della spedizione. Ora, se queste fasi del processo vengono disposte lungo un asse temporale e si suppone che al tempo T il produttore riceve l ordine e lo processa, al tempo T+1 potrebbe essere emessa la prebolla, allo stesso T+1 potrebbe essere emesso il DDT (qualora la merce venga preparata in giornata) o nel caso peggiore in T+2, mentre in T+4 si potrebbe manifestare la presenza della merce presso il grossista. Il fatto di avere a disposizione alcuni giorni prima un informazione che diventa via via più precisa (dal momento che chiaramente il livello di accuratezza delle informazioni contenute nella prebolla non è quello del DDT, che a sua volta non è quello della merce fisica), genera un beneficio informativo di notevole valenza per il grossista. Infatti, il sistema informativo del grossista elabora periodicamente il fabbisogno di merce e sulla base di queste stime propone ordini di rifornimento ai fornitori, ma non è detto che questi ultimi siano in grado di evadere esattamente le richieste. In una realtà come quella della distribuzione farmaceutica, dove i cicli di riordino sono settimanali, sapere con largo anticipo (dal momento che tra l emissione del DDT e la consegna intercorrono anche più giorni, viste le caratteristiche morfologiche del nostro Paese) quale merce verrà consegnata o meno è di vitale importanza per mettere in atto meccanismi decisionali e tattiche di riapprovvigionamento alternative (come ad esempio il rifornimento da magazzini della stessa rete distributiva). Pertanto, quello che accade quotidianamente alle farmacie, che ottengono nel giro di pochi secondi l informazione circa il contenuto delle consegne che riceveranno con l evidenza dei prodotti mancanti, potrebbe essere esteso an- 53

3 Identificazione automatica Integrarsi lungo la filiera che a monte della filiera. A sua volta, il destinatario mette a disposizione del mittente informazioni di feedback sui tempi e sulle condizioni dell avvenuta consegna (inoltre questo stesso schema di riferimento potrebbe pensarsi applicato all anello di congiunzione tra gli stabilimenti farmaceutici produttivi e i depositari al fine di aiutare questi ultimi nella gestione ottimizzata dei flussi in ingresso). È parso quindi naturale che il progetto di sperimentazione della tecnologia RFID sui flussi fisici e informativi tra Comifar e Neologistica utilizzasse i protocolli già previsti negli standard di DAFNE e molti dei quali facenti parte del documento bolla: numero di pezzi consegnati per articolo: consente al grossista di conoscere con un anticipo di circa 2-3 giorni le quantità che saranno effettivamente ricevute; data del DDT: consente al grossista di conoscere in anticipo la merce in arrivo e quindi di dimensionare al meglio il proprio organico; numero di lotto/data di scadenza: sono informazioni presenti sul DDT, oltre che sulle confezioni di ogni prodotto, ma senza il trasferimento di dati risulterebbe estremamente oneroso per il grossista acquisire tali informazioni; numero di segnacollo/numero di bancale: sono informazioni utili al grossista per identificare in anticipo la disposizione della merce sui bancali (packing list); notifica di ricevimento merci: inviata dal grossista al depositario, contiene le informazioni di data e ora di effettiva consegna delle merci. Questa consente in particolare di anticipare temporalmente le conferme di consegna ricevute dal depositario da parte dei vettori, di verificare la congruenza delle stesse per accertare il rispetto dei tempi di consegna pattuiti (SLA) e infine di schedulare le consegne su una maglia di pianificazione oraria, superando la tradizio- IV Rapporto dell Osservatorio B2b, School of Management del Politecnico di Milano: il settore farmaceutico occupa la prima posizione per percentuale di transazioni, ma l utilizzo di strumenti telematici si riferisce alle mere fasi esecutive (ordine, conferma d ordine e invio telematico di fattura) piuttosto che a quelle qualificabili come maggiormente collaborative. La sincronizzazione dei flussi. nale rappresentazione per data. Nulla vieterebbe inoltre di inserire anche campi di informazione di natura qualitativa quali l adeguatezza del mezzo, la pulizia, le condizioni del carico, la temperatura ove necessario, Che impatto ha generato l applicazione delle tecnologie RFID sui processi del depositario e del grossista? La sperimentazione non è stata effettuata creando scenari artificiali, ma le tecnologie RFID sono state letteralmente sovrapposte ai processi operativi già in essere. Più precisamente, Neologistica ha semplicemente applicato all etichetta barcode segnacollo già in essere (studiata e migliorata nel tempo per trovare la soluzione che rappresenti il miglior connubio tra contenuto informativo e praticità) un tag sul cui microchip è stata registrata la stessa informazione già presente nel codice a barre (attraverso un particolare strumento di lettura). Questa informazione è costituita da un elemento radice al quale sono stati collegati i diversi flussi informativi condivisi con Neologistica: il contenuto 54

4 Il ciclo dell ordine nei sistemi ERP. del collo, il numero di lotto di ciascun prodotto, la relativa scadenza, Una volta taggati i colli, sono stati allestiti i pallet, filmati e caricati sull automezzo per essere trasportati all unità distributiva Comifar di Novate Milanese. Qui il pallet è stato semplicemente trasportato con un traspallet manuale, piuttosto che con un carrello elevatore, attraverso un infrastruttura di lettura costituita da un varco di luce pari a circa 2 m, posizionato in corrispondenza delle baie di carico-scarico merci del magazzino. Il processo tradizionale avrebbe invece richiesto la lettura ottica dei colli, oppure, nei casi peggiori, la loro ventilazione laddove la conformazione del bancale non ne avesse permesso la conta. Data l onerosità delle attività di conta dei colli non è forse sufficiente riservarsi la possibilità di verificare il contenuto dei bancali in un momento successivo alla consegna? La conta dei colli ha in realtà una valenza estremamente importante nel contratto di compravendita, in modo particolare in quei casi in cui si abbia un acquisto di genere (non è possibile scegliere specifiche confezioni), ripetitivo (che non avviene cioè sulla base di un contratto che si sottoscrive ogni volta), che si conclude di fatto con l accettazione della merce, momento che sancisce la formalizzazione al mittente di eventuali vizi palesi ndella fornitura (ivi inclusi difformità nel numero dei colli) e dal quale deriva l obbligo di pagare quanto ricevuto. Quindi, avere una tecnologia che consenta di certificare anche soltanto il numero dei colli rappresenta un significativo passo avanti, dal momento che la conta dei colli è un attività estremamente onerosa in termini di tempo e di risorse consumate nell economia dei processi di ricevimento merci e talvolta con un grado di affidabilità limitato. Segnacollo standard del Depositario integrato con tag RFID. Quali tipologie di prodotti sono stati oggetto della sperimentazione e con quali risultati? Sono stati presi in esame più di colli, contenenti prodotti di una vasta gamma di forme terapeutiche, con la seguente distribuzione fra le diverse tipologie di confezionamento: 70% blister ottenuti dall abbinamento di una superficie plastica e di un foglio di alluminio, pertanto non facilmente permeabili alle onde elettromagnetiche; 12% prodotti liquidi contenuti in flaconi, pertanto notoriamente molto problematici nell interazione con campi elettromagnetici. Per la quota restante: creme contenute in tubetti, quindi con problematiche legate alla forma liquida, al contenuto di grassi, nonché al materiale dell imballo primario (talvolta alluminio); gel con una componente liquida rilevante; spray contenuti in bombolette metalliche; confezioni contenenti aghi (ad esempio confezioni con il principio attivo in una siringa monodose). Contrariamente alle aspettative, sono state ottenute percentuali di lettura pari al 100% in oltre l 80% dei pallet testati nelle 4 giornate di sperimentazione, distribuite su altrettante settimane. Nei rimanenti casi l accuratezza di lettura ha raggiunto valori prossimi al 95% dei colli, con problematiche riferibili a poche e specifiche referenze. In conclusione, il processo di ricevimento delle merci è stato notevolmente fluidificato, essendo riusciti: a leggere la gran parte dei colli al passaggio del varco di accettazione; a utilizzare l elemento informativo radice associato al collo nell ambito del flusso informativo inviato dal depositario derivando da esso le informazioni di contenuto del collo stesso. 55

5 Identificazione automatica Integrarsi lungo la filiera Il tag viene battezzato durante la sperimentazione da un apposita pistola che legge il barcode in Rf e imprime il tag con lo stesso numero seriale. A regime i tag saranno inseriti direttamente nel segnacollo e scritti dalla stessa stampante che genera i segnacolli. I test sono stati effettuati su bancali reali, costruiti mantenendo inalterate le modalità di pallettizzazione in uso nella la filiera farmaceutica (altezza, peso, numerosità e disposizione dei colli). Si tratta di risultati molto interessanti, dal momento che di RFID si parla ormai da diversi anni con notevoli aspettative che però sembrerebbe aver avuto qualche difficoltà a soddisfare. Per troppe volte gli approcci a questa tecnologia sono stati di tipo assolutista, ovvero, risolvono qualsiasi tipo di problema, oppure non servono a nulla. In realtà, se non si affrontano le sperimentazioni tecnologiche anche con un occhio gestionale, avendo cioè ben chiari i processi che queste tecnologie devono supportare, si rischia di adottare un approccio all utilizzo delle tecnologie fine a se stesso. Pertanto, alla luce di queste considerazioni, il risultato di una sperimentazione tecnologica potrebbe essere soddisfacente anche se relativo solo a una parte del flusso, se fossero possibili importanti miglioramenti nei relativi processi. Nella fattispecie, a fronte di un tempo medio necessario per leggere un pallet di circa 10 secondi sia per gli attraversamenti con transpallet che con muletto, i risultati emersi dalla sperimentazione hanno evidenziato (smentendo alcune leggende ): una percentuale di lettura pari al 100% per i farmaci in compresse; che il fattore più critico per la lettura è rappresentato dalla posizione del tag in corrispondenza di alcuni prodotti liquidi; problemi di lettura delle confezioni che hanno un imballo primario metallico; un elevata densità delle confezioni all interno del collo e quindi del pallet ha generato un effetto schermo nei confronti delle onde elettromagnetiche, come se queste avessero bisogno di un certo spazio per penetrare all interno dell imballo ed eccitare i tag passivi a riflettere la loro risposta; il Consorzio DAFNE DAFNE nasce nei primi anni 90 per iniziativa di alcuni tra i principali produttori farmaceutici con l obiettivo di realizzare una forte collaborazione ed integrazione tra industria e distribuzione intermedia, con il contributo dei depositi, attraverso lo sviluppo di collegamenti telematici con standard internazionali (EDI UN/ EDIFACT) per un linguaggio comune. Ad oggi i consorziati DAFNE sono 78: 52 aziende farmaceutiche, che detengono una quota di mercato pari al 95%, e 26 distributori intermedi, che coprono il 99% del mercato. È possibile usufruire dei servizi di DAFNE pur non essendo consorziati, mediante la stipula di un contratto di utenza. I partner del consorzio con questo tipo di contratto sono oggi 25 depositari (operatori logistici per le industrie farmaceutiche). A questi si devono aggiungere i circa 110 distributori intermedi, non associati, che utilizzano il sistema semplificato (Extranet) per trasmettere telematicamente gli ordini e ricevere i documenti che da questi scaturiscono. Le modalità con cui il consorziato o l utente può scambiare dati in formato elettronico sono essenzialmente due: EDI tradizionale con standard UN/EDIFACT oppure WebEDI (progetto Easy DAF- NE). In entrambi i casi il Service Provider è GXS (Global Exchange Services). Easy DAFNE è stato implementato, cogliendo le opportunità offerte dalla tecnologia Internet, con l obiettivo di promuovere lo scambio di documenti elettronici a quegli operatori che, per motivi diversi, erano restii all utilizzo dell EDI: i costi di attivazione sono decisamente inferiori rispetto a quelli necessari per mettere in piedi una connessione EDI tradizionale. Ad oggi i documenti scambiati sono gli ordini, le conferme d ordine, bolle, prebolle e notifica di ricevimento merci ed è in fase di sviluppo l importante progetto relativo all adozione della fatturazione elettronica in collaborazione con il gruppo bancario Intesa San Paolo. l inesistenza di presunte difficoltà di lettura legate all eccessiva altezza dei pallet, dal momento che sono stati letti senza alcun problema colli su pallet alti anche 1,9 m; l altezza del pallet da terra al momento del passaggio attraverso il varco di lettura rappre- 56

6 senta un elemento rilevante per contenere la riflessione delle onde elettromagnetiche causata dal pavimento, tanto che anche utilizzando un muletto al posto del transpallet non solo non sono peggiorate le prestazioni, ma sono addirittura migliorate; i criteri di composizione del pallet e quindi il posizionamento dei tag sui colli può essere un rilevante elemento di interferenza. Potrebbe emergere l obiezione che per configurare i pallet ci sia bisogno di un tecnico specializzato. In effetti, esistono ambiti nei quali i pallet vengono allestiti da dispositivi automatici (ad esempio robot antropomorfi), per i quali l intelligenza che ne definisce le regole di movimentazione non è banale. Queste considerazioni fanno riflettere sul fatto che alcuni processi, oggi magari poco considerati nel settore farmaceutico, possano assumere una maggiore rilevanza alla luce di questa innovazione tecnologica e richiedere quindi una reingegnerizzazione per i benefici che deriverebbero dal renderne automatiche alcune fasi. Seguendo queste considerazioni è quindi opportuno parlare di processi Rfid compliant. Quali sono i possibili benefici in termini di integrazione e rintracciabilità dei farmaci lungo l intera filiera? I risultati della sperimentazione sono un forte stimolo nella direzione di una maggiore integrazione tra gli attori della filiera del farmaco. Se si fa riferimento ad esempio all esperienza del settore automotive, un certo numero di fornitori, dopo un accurato percorso di verifica qualitativa, viene autorizzato a rifornire le linee di produzione just in time. La stessa logica si potrebbe applicare anche al settore farmaceutico, dove per i fornitori qualificati si potrebbe evitare la verifica manuale del contenuto delle spedizioni (free pass) e utilizzare il flusso infor- il progetto Logistica Collaborativa Tra i fattori che possono favorire una crescita della maturità gestionale, che dallo scambio di documenti esecutivi porti a una reale integrazione nella gestione dei processi, le valenze etiche e sociali che connotano il settore farmaceutico sono di continuo stimolo alla ricerca di soluzioni sempre più avanzate in grado di garantire il massimo livello di servizio e la massima qualità intesa anche nell accezione di tutela della sicurezza del cliente finale. Molti sono gli stimoli a lavorare in questa direzione, non ultima la pressione normativa esercitata dalla richiesta di rintracciabilità dei prodotti farmaceutici. È in questo contesto che il Consorzio DAFNE si è impegnato nel progetto logistica collaborativa, fondandolo non solo sulla normalizzazione dei canali trasmissivi e dei flussi informativi, ma anche avendo quale obiettivo più di lungo termine l identificazione degli elementi fisici. La piattaforma evolutiva DAFNE punta quindi a offrire servizi ad alto valore aggiunto in grado di garantire efficacia ed efficienza attraverso uno standard comunicativo che si basa innanzitutto sulla proposta di documenti cartacei ed elettronici comuni in termini di forma e contenuto informativo. Si tratta di supporti documentali che prevedono la conservazione dell attuale patrimonio informativo condiviso dagli attori della filiera, ai quali viene garantita la sostenibilità del progetto nel rispetto dei vincoli tecnologico-informatici di cui dispongono. Si propone cioè di definire alcune informazioni basilari da condividere attraverso documenti standard sia nei formati che nei contenuti per una più agevole gestione. Il secondo aspetto fondamentale nel processo di normalizzazione è rappresentato dall identificazione degli elementi fisici, che si concretizza nella qualificazione degli elementi e del loro contenuto. Se per i prodotti medicinali è disponibile la possibilità di identificare la singola confezione in modo univoco, non è possibile dire altrettanto per le altre referenze (e sono la maggior parte) gestite dalla filiera farmaceutica. Si pensi ai prodotti medicali, omeopatici, ad uso erboristico, ai prodotti nutrizionali (dagli integratori dietetici ai prodotti per l infanzia), sino ai prodotti parafarmaceutici e per l igiene e la bellezza che oggi rappresentano una parte sempre più consistente dell assortimento di farmacia. La proposta del Consorzio DAFNE si concentra peraltro in maniera particolare sulle unità di aggregazione successive alla confezione, il collo e il pallet, e mira a una standardizzazione delle informazioni veicolate e a un arricchimento delle stesse, favorendone anche la cattura automatica attraverso l utilizzo di tecnologie avanzate. L approccio adottato dal Consorzio DAFNE per la realizzazione di questo progetto è di tipo graduale e ambisce, in fase pilota, a comprendere in modo pragmatico quali siano gli impatti e i costi/benefici del modello prima di procedere alla sua implementazione su larga scala. Per agevolare i test sono state organizzate delle minifiliere : ciascuna in rappresentanza di un anello della supply chain farmaceutica. In conclusione, il Consorzio DAFNE con questo progetto di logistica collaborativa propone: una maggiore tracciabilità del ciclo dell ordine/consegna; una concreta possibilità di ridurre gli errori e quindi di migliorare la qualità; una maggiore visibilità del livello di servizio offerto dall intera filiera; uno scambio informativo in tempo reale; sensibili riduzioni di costo derivanti dal re-engineering dei processi; a fronte di: limitati investimenti (grazie alla possibilità di mantenere le soluzioni sviluppate in house); soluzioni tecnologiche semplici, sicure e flessibili; minimizzazione dei costi di trasmissione. mativo inviato dal depositario per le verifiche di rispondenza dello spedito all ordine e quindi per il processo autorizzativo (accounting system) al pagamento delle fatture dei fornitori. Questo processo di integrazione consentirebbe un miglior livello di servizio a tutta la filiera a fronte di scorte distribuite più contenute grazie a flussi più tesi (si pensi al drastico contenimento dei tempi di ingresso delle merci a magazzino - dock to stock) e alla disponibilità di informazioni preventive sulle quantità in arrivo per ogni singolo prodotto, con la possibilità di ordinare tempestivamente eventuali articoli in sottoscorta. 57

7 Identificazione automatica Integrarsi lungo la filiera etichettatura Stefano novaresi, quale membro del Comitato tecnico del GirP, l associazione europea dei distributori intermedi di farmaco, ha promosso già nel 2002 una ricerca sulle caratteristiche di etichettatura e imballaggio dei dieci prodotti farmaceutici più venduti in europa. è stata valutata cioè sui diversi livelli di imballaggio dei prodotti (il pallet, il collo e la confezione) la disponibilità di informazioni. i risultati emersi hanno messo in evidenza l assenza di uno standard condiviso sia in merito alle informazioni riportate su ciascuno dei tre livelli di imballaggio, che sulla modalità di renderle disponibili: sono state documentate varie tecnologie di stampa delle informazioni, dalla stampigliatura al semplice getto d inchiostro, all ocr, all etichettatura con codici a barre. non è quindi possibile per gli attori della filiera addetti alla distribuzione farmaceutica raccogliere in maniera automatica il patrimonio informativo che correda il prodotto, prerequisito indispensabile per agevolarne una sua corretta gestione. in italia, per le sole confezioni di prodotti medicinali sono disponibili due codici a barre, come disciplinato dal Decreto Ministeriale del 2 agosto 2001, uno di tipo 39 che identifica in maniera univoca ciascun prodotto attraverso il codice di autorizzazione ministeriale all immissione in commercio, l altro di tipo interleaved 2/5 relativo al numero progressivo di confezione previsto come per le banconote a fini di anticontraffazione. Passaggio del bancale nel varco di lettura presso il ricevimento merci di Comifar a Novate Milanese. Il PC mostra in tempo reale la lettura dei tag identificati. Il passaggio con transpallet manuale avviene alla normale velocità di processo. A questo proposito, la Notifica di Ricevimento merci gestita all interno del circuito DAFNE rappresenta un ulteriore elemento in questa direzione, puntando al contenimento dei tempi di approvvigionamento o quanto meno della loro variabilità. Nella gran parte dei casi, infatti, la logistica delle aziende farmaceutiche è affidata in outsourcing ai depositari, che a loro volta si avvalgono di trasportatori per assicurare la consegna della merce ai distributori a valle della filiera. I contratti di outsourcing sono basati su service level agreement, la cui misurazione è oggi legata a elementi come la timbratura della bolla, che ad esempio non tiene conto dell orario di consegna (è cosa diversa arrivare presso il distributore di prima mattina, piuttosto che nel tardo pomeriggio). La notifica di ricevimento merci DAFNE presenta invece sia ele- menti quantitativi (orario), che qualitativi relativi alla conformità della consegna e inoltre rappresenta un dato molto più affidabile. Non è difficile a questo punto immaginare quali possano essere gli impatti sulla rintracciabilità dei prodotti farmaceutici legati alla possibilità di importazione automatica a sistema del numero di lotto e della data di scadenza sia sul controllo di queste informazioni per la migliore gestione a magazzino della vita utile dei prodotti, sia per una gestione più efficace e tempestiva delle procedure di ritiro urgente dal mercato. In conclusione, quali sono stati costi e i benefici legati all adozione della tecnologia RFID? A questo proposito, un primo aspetto molto interessante è legato costo della tecnologia. Nel- 58

8 Gli elementi informativi In più occasioni, esponenti dell European Healthcare Iniziative di EAN International (oggi GS1) hanno sottolineato che il primo passo per migliorare il flusso fisico e informativo è quello di realizzare un sistema rapido e accurato di raccolta automatica dei dati riportati sugli elementi fisici. Questo implica innanzitutto una chiara e condivisa definizione degli elementi informativi che si ritiene necessario far fluire lungo la filiera: ad esempio il codice identificativo del prodotto, il lotto, la data di scadenza, sino addirittura all identificazione numerica della singola confezione (qualora siano realmente disponibili soluzioni tecnologiche che lo consentano). Solo soddisfacendo questo prerequisito è possibile passare ad occuparsi della definizione della migliore tecnologia in grado di rappresentarle e veicolarle sugli elementi fisici. La presenza del film plastico originario sul bancale non costituisce alcun ostacolo alla lettura RFID. L utilizzo del carrello elettrico non solo non è stato ostacolo, ma ha addirittura fornito delle prestazioni di lettura migliori. la sperimentazione è stato utilizzato il tag Alien Squiggle ALN-9540, il cui costo è pari a: 30 centesimi al tag per una fornitura fino a pezzi; 15 centesimi, da a 1 milione di tag; 6/7 centesimi al tag oltre il milione di pezzi. Ora, se si considera che il valore di un collo, al costo, è mediamente pari a circa 500 euro (calcolato sui primi 50 fornitori di prodotti farmaceutici) e che il valore medio dei colli inviati da Neologistica nel corso della sperimentazione è stato di circa 900 euro, si comprende bene come l incidenza dei costi variabili connessi a questa tecnologia sia assolutamente trascurabile. Le considerazioni non cambiano anche considerando i costi fissi delle infrastrutture di lettura, hardware e software, che farebbero riferimento a un orizzonte temporale di utilizzo di medio periodo (l obsolescenza sarebbe peraltro dettata più dal progredire della tecnologia che non dall usura delle attrezzature). Per la valutazione dei possibili benefici è stato quindi utilizzato un modello basato sui principi dell activity based costing, per cui ad ogni attività, suddivisa in fasi, è stato associato il costo legato al tempo e alle risorse assorbite, nonché i benefici in termini di abbattimento degli stessi grazie all utilizzo della tecnologia RFID. Le attività prese in esame sono state: ricezione e scarico degli automezzi, apertura della bol- la di entrata merci, conta fisica dei colli, spunta fisica della merce, chiusura della bolla e gestione delle anomalie. I maggiori benefici sono stati registrati nella fase di conta dei colli e ancor più in quella di spunta, grazie all utilizzo del tracciato informativo (di cui si è parlato precedentemente) che ha consentito l importazione a sistema delle quantità attese al fine di facilitare il controllo a livello di articolo tra la quantità contabile (dichiarata in bolla) e la quantità fisicamente ricevuta. Il risultato è stato sostanzialmente la spunta della merce effettuata in tempo reale con una riduzione dei tempi (e dei relativi costi) complessivi di conteggio e accettazione merce superiore al 90%, senza alcun intervento sul packaging o sul processo organizzativo. Ringraziamenti Comifar: Filippo Giannico, Alberto Cucciati, Davide Masciandaro, Marta Giussani, Federico Pasquali. Neologistica: Federico Terraneo, Elena Campadelli, Filippo Ferrari. Politecnico di Milano e RFID solution center: Alessandro Perego, Giovanni Miragliotta, Valerio Vaccaro, Daniele Radici. HP: Stefano Cannata. Consorzio Dafne. 59