Corso di Excel. Corso excel avanzato tot.doc. Introduzione

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1 Corso di Excel Introduzione Questo manuale si pone l'obiettivo di semplificare l'apprendimento all'uso del prodotto Excel2000 e rappresenta il supporto didattico usato durante lo svolgimento del corso. Il suo scopo è quello di approfondire alcuni aspetti di Excel, non si pone però obiettivi di esaustività in merito agli argomenti trattati. Per qualsiasi approfondimento, si rimanda l'utente alla consultazione del manuale ufficiale. Cos'è Excel Microsoft Excel è una delle applicazioni più diffuse per la gestione dei fogli di calcolo. E dunque un programma capace di gestire testi e dati in forma tabellare, di eseguire calcoli, di creare grafici e mappe. Come avviare excel 2000 Esistono diversi modi per avviare Excel. Si può, ad esempio, utilizzare il pulsante di Avvio: fare clic su Avvio; scegliere Programmi; selezionare Microsoft Excel; Excel si aprirà presentando un nuovo documento. In alternativa si può utilizzare la possibilità di Office2000 di aprire direttamente un documento: fare clic su Avvio; scegliere Nuovo documento; nella finestra di dialogo che compare selezionare Cartella di lavoro vuota. In modo equivalente si può aprire un nuovo documento con il pulsante Nuovo documento Office o con il pulsante Microsoft Excel posti sulla barra degli strumenti di Office. Oppure, direttamente dal desktop, con un clic con il pulsante di destra del mouse: 1

2 Le cartelle di lavoro Excel Quando si avvia una sessione di lavoro in Excel, viene automaticamente aperta una cartella di lavoro. Una cartella di lavoro non è altro che un insieme di fogli. In genere la cartella di lavoro predefinita è costituita da 16 fogli di lavoro, anche se il numero dei fogli di un nuovo documento può essere modificato. I nomi dei fogli compaiono sulle schede nella parte inferiore della finestra. La scheda del foglio su cui si è posizionati riporta sempre il nome del foglio stesso in grassetto. E possibile passare da un foglio ad un altro tramite le frecce di scorrimento delle schede oppure facendo clic con il mouse sulla scheda che corrisponde al foglio sul quale si desidera lavorare. Il foglio di lavoro Il foglio di lavoro di Excel è costituito da una griglia formata da righe e colonne. Ognuna delle 256 colonne è contraddistinta da una lettera che va dalla A alla IV (dopo la colonna Z viene la colonna AA, dopo la AZ la BA e così sino alla colonna IV). Le righe sono invece contraddistinte da un numero che va da 1 a L'intersezione di una riga con una colonna forma una cella. Le celle costituiscono l'elemento base per la costruzione di ogni foglio di lavoro. Ciascuna cella occupa una posizione nel foglio che viene chiamata riferimento. Ad esempio, la prima cella in alto a destra, quella evidenziata all apertura di Excel, ha riferimento A1. L'ambiente Excel 2

3 Quando viene avviato il programma Excel sullo schermo appare la seguente immagine: All'interno di questa schermata iniziale possiamo distinguere principalmente i seguenti elementi: la barra dei menu: un elenco dei comandi disponibili. I nomi dei menu che appaiono dipendono dal tipo di finestra attiva; la barra di stato: una barra posta nella parte inferiore della finestra di Excel che mostra spiegazioni sintetiche relative al comando in esecuzione; le barre strumenti: un aiuto grafico, organizzato in icone (illustrazioni o simboli che rappresentano idee e procedimenti), che consente di eseguire velocemente operazioni di formattazione, allineamento, ecc.. L'utilizzo, in dettaglio, di questi "strumenti grafici" verrà considerato più avanti; la barra della formula: una barra situata sotto le barre degli strumenti, usata per l'immissione dei valori e delle formule nel foglio. La barra della formula All'apertura del foglio di calcolo, la prima cella del foglio è automaticamente resa attiva: viene evidenziata da una bordatura più spessa e le sue coordinate sono riportate nell'area di riferimento mentre il contenuto della cella viene visualizzato nella barra della formula. Spostandosi su un altra cella l'area di riferimento della barra della formula dichiarerà le coordinate della nuova posizione. Per inserire i dati all'interno del foglio di lavoro, è sufficiente rendere attiva la cella nella quale si vuole scrivere. I dati che verranno inseriti saranno visibili nella barra della formula. Nella barra della formula sono evidenti altri due elementi: la casella di annullamento: che consente di annullare l'immissione di dati nella barra della formula purché questa non sia stata già confermata (corrisponde al tasto ESC); la casella di spunta: che conferma l'immissione dei dati all'interno della cella (corrisponde al tasto INVIO). La barra dei menu All interno della finestra di Excel, nella parte superiore, viene presentata la barra dei menu. I menu descrivono, in termini generali, il tipo di azione svolta dai comandi elencati in quel particolare menu (ad esempio il menu File conterrà comandi che effettueranno operazioni sugli archivi, il menu Formato conterrà comandi che attiveranno formattazioni sulla porzione di foglio evidenziata e così via). I comandi appaiono, una volta attivati, disposti in elenco verticale ed in una disposizione grafica detta "a tendina". 3

4 Per scegliere un comando con il mouse: fare clic con il pulsante di sinistra del mouse sul nome del menu per visualizzarne il contenuto; fare clic con il pulsante di sinistra del mouse sul comando desiderato. Per selezionare un comando con la tastiera: premere il tasto ALT per attivare la barra dei menu e contemporaneamente selezionare il menu che si intende utilizzare digitando la lettera sottolineata del menu, oppure utilizzare i tasti direzionali freccia a destra o a sinistra per evidenziare il nome del menu; una volta aperto il menu in questione, si seleziona il comando desiderato digitandone la lettera sottolineata, oppure spostandosi all'interno dei comandi del menu con le frecce direzionali verso l'alto o verso il basso; premere il tasto INVIO. Scegliendo un comando seguito da puntini di sospensione, Excel visualizzerà una finestra di dialogo all'interno della quale sarà possibile immettere ulteriori informazioni o selezionare opzioni necessarie all'esecuzione del comando. In tutte le finestre di dialogo sono evidenti i pulsanti: OK, che conferma il comando (corrisponde al tasto INVIO). Annulla, che consente di annullare il comando (corrisponde al tasto ESC). Menu di scelta rapida In alternativa alla scelta dei comandi dalla barra dei menu, Excel mette a disposizione dei menu riassuntivi dei principali comandi relativi alle celle, ai grafici, agli oggetti. Per disporre del menu di scelta rapida, effettuare all'interno del foglio di lavoro un clic con il pulsante destro del mouse. 4

5 I comandi presentati nel menu di scelta rapida variano in relazione all'oggetto selezionato. Come muoversi all'interno del foglio Lo scorrimento verticale consente di spostare un foglio all'interno della finestra verso l'alto o verso il basso per presentare altre sezioni del foglio stesso. Infatti, quando un foglio è più lungo della finestra, occorre farlo scorrere in senso verticale per vedere ciò che supera i lati della finestra. Analogamente, lo scorrimento orizzontale corrisponde allo spostamento del foglio verso destra o verso sinistra nella finestra. Entrambi gli scorrimenti possono essere effettuati con la tastiera o con il mouse. Come muoversi con la tastiera Ci si può spostare all interno del foglio: con i tasti di direzione; con i tasti PagSu o PagGiù (spostamenti di una schermata alla volta); con il tasto CTRL+ HOME (spostamento rapido in testa al documento); con il tasto CTRL+ FINE (spostamento rapido in fondo alla zona scritta del documento). Come muoversi con il mouse Ci si può spostare all interno del foglio anche con il mouse: facendo clic sulla freccia della barra di scorrimento, effettuando lo spostamento di una riga (o colonna) alla volta. sull'area ombreggiata della barra di scorrimento (spostamento di una finestra alla volta); con la rotellina del mouse sui mouse di tipo Intellimouse. Modalità di selezione Con Excel è necessario selezionare le celle sulle quali dovranno agire i comandi prescelti. Excel consente, con l'aiuto del mouse, di selezionare un intervallo di celle, intere righe o colonne od anche l'intero foglio. Ciascuna selezione può essere estesa in ogni direzione. Come selezionare una riga o una colonna Qualora si renda necessario inserire, cancellare, modificare l aspetto o muovere una intera riga o colonna di dati, è possibile selezionarle interamente posizionando il puntatore sopra la relativa intestazione e premendo il pulsante sinistro del mouse. Come selezionare l'intero foglio 5

6 Per selezionare l'intero foglio di lavoro posizionare il puntatore del mouse nel riquadro che appare vicino all'angolo superiore sinistro della finestra dove si intersecano le intestazioni delle righe con quelle delle colonne e premere il pulsante sinistro del mouse. Come estendere la selezione E' possibile selezionare un intervallo di celle che non rientri nelle categorie sopraindicate (vale a dire riga o colonna o foglio intero) attivando la modalità di estensione della selezione, che deve essere eseguita nel modo seguente: posizionare il puntatore sulla prima cella della selezione da effettuare; fare clic con il pulsante di sinistra del mouse e, tenendolo sempre premuto, trascinare il mouse sino ad evidenziare tutta la porzione di foglio desiderata. Se l'operazione sarà eseguita correttamente, la zona selezionata apparirà in negativo. Se l'intervallo di celle da selezionare risulta particolarmente esteso può essere utile attivare la seguente procedura: posizionare il puntatore sulla prima cella della selezione da effettuare; posizionare il puntatore sull'ultima cella della selezione da effettuare e fare clic tenendo premuto contemporaneamente il tasto SHIFT. Effettuare una selezione non continua Per selezionare delle celle non contigue è sufficiente: selezionare la prima cella posizionandovi il puntatore e facendo clic con il pulsante del mouse; selezionare le celle successive con la stessa modalità tenendo premuto contemporaneamente il tasto CTRL. Inserire dati in un foglio Spesso l inserimento dei dati in un foglio di Excel non richiede altro che lo spostamento nella cella desiderata e la digitazione dei dati. In ogni caso è utile comprendere il funzionamento di due tasti: il tasto BACKSPACE serve per cancellare gli errori di battitura. Questo tasto cancella il carattere immediatamente a sinistra di dove è posizionato il cursore all'interno della barra della formula; il tasto INVIO lo si digita quando si vuole confermare l'inserimento di dati in una cella. Dopo la digitazione della prima cella si potrà passare a digitare nelle celle successive sia spostandosi con il puntatore e facendo clic con il mouse sia utilizzando i tasti di direzione: freccia a destra o a sinistra e freccia in alto o in basso. Digitare dati in una cella 6

7 Excel accetta due tipi di dati in una cella: i valori e le formule. Per immettere un valore numerico od un testo occorre selezionare la cella e digitare l informazione desiderata. Essa apparirà nella barra della formula e nella cella attiva. La barretta verticale lampeggiante che appare nella barra della formula si chiama cursore ed è il punto di inserimento dei dati. Effettuata un immissione, bisogna confermarla per poterla registrare nella cella in modo permanente. Il modo più semplice consiste nel premere il tasto INVIO. In alternativa si può fare clic sulla casella di spunta nella barra della formula. Per annullare invece l inserimento bisogna premere il tasto ESC oppure fare clic sulla casella di annullamento della barra della formula. All interno delle celle di Excel si possono inserire testi, che risulteranno allineati a sinistra, numeri, che verranno allineati a destra e date nella forma giorno/mese/anno. Correggere i dati La fase preliminare alla revisione dei dati è la selezione della cella che li contiene. Per sostituire in toto il contenuto di una cella è necessario rendere attiva la cella in questione e digitare direttamente il nuovo contenuto. Per correggere parte del contenuto di una cella è necessario: rendere attiva la cella in questione; digitare il nuovo contenuto. fare un doppio clic nella cella stessa oppure fare clic all interno della barra della formula oppure premere il tasto F2; posizionare il cursore dopo il carattere da correggere ed attivare il tasto BACKSPACE, od utilizzare il tasto CANC se il cursore è posizionato davanti al carattere da cancellare; Per aggiungere dell'ulteriore contenuto in una cella, inserendolo tra quello già digitato: rendere attiva la cella in questione con un doppio clic; automaticamente apparirà attivo il puntatore del mouse in modalità di inserimento; posizionare il cursore alla fine del testo inserito ed aggiungere il nuovo testo. Si ricordi che Excel inserisce il testo alla sinistra della posizione occupata dal cursore. Per cancellare il contenuto di una cella è necessario: rendere attiva la cella in questione; cancellare utilizzando il pulsante CANC. Come annullare un'operazione Spesso succede di voler ritornare sui propri passi appena portato a termine un comando o subito dopo aver digitato o cancellato dei dati. Se a volte un comando non produce il risultato che era nelle aspettative o se, sbagliando, si eliminano dei dati, non resta che attivare immediatamente il comando di annullamento per vedere ripristinato il proprio lavoro: attivare il comando Modifica; selezionare il comando Annulla. Oppure selezionando direttamente il pulsante Annulla sulla barra degli strumenti. Ci si ricordi, comunque, che non tutti i comandi possono essere annullati (per esempio non si può annullare un salvataggio) e che tramite questo comando si può decidere se annullare l'ultima operazione effettuata o l ultimo blocco di operazioni effettuate: fare clic sulla freccia che guarda in giù del pulsante Annulla e scegliere dalla lista l ultimo o gli ultimi comandi da annullare. Se l operazione di annulla si è effettuata per errore e si desidera ripristinare l'operazione annullata, fare clic su Ripristina. Come salvare un file 7

8 "Salvare" significa archiviare una copia di un documento in un disco in modo tale da poterlo recuperare quando serve. E' una buona idea salvare il documento prima di effettuare una modifica consistente, in modo da poter facilmente recuperare la versione precedente nel caso in cui si commetta un errore. Se si sono effettuate delle operazioni su di un foglio di lavoro e non si è ottenuto il risultato voluto, si può ritornare alla versione precedente chiudendo il documento senza salvare i cambiamenti e riaprendo il file originale. E' bene salvare anche dopo ogni gruppo di modifiche o formattazioni andate a buon fine se il file è molto lungo, dato che il quantitativo da salvare è minimo e l'operazione viene effettuata rapidamente (il salvataggio di parecchie modifiche in un file lungo richiede più tempo!). Attivare il menu File; selezionare la cartella in cui si vuole archiviare il file; selezionare il comando Salva con nome. Apparirà la seguente finestra di dialogo. confermare il comando. I documenti possono essere salvati con nomi lunghi, contenenti una descrizione del documento. Il percorso completo del documento, inclusi la lettera dell'unità, il nome del server, il percorso della cartella, il nome e un'estensione di tre caratteri, può contenere fino a 218 caratteri. Non è possibile includere nei nomi di documenti i seguenti caratteri: la barra (/), la barra rovesciata (\), il segno di maggiore (>), il segno di minore (<), l'asterisco (*), il punto interrogativo (?), le virgolette ("), il simbolo di pipe ( ), i due punti (:) o il punto e virgola (;). Per salvare le modifiche apportate ad un documento già salvato: rendere attiva la cella in questione; attivare il menu File; selezionare il comando Salva. Un metodo rapido per salvare un documento consiste nel fare clic sul pulsante di salvataggio file presente sulla barra degli strumenti: Chiudere un documento Per chiudere un documento Excel: fare clic sul menu File; selezionare il comando Chiudi. Nel caso in cui fossero state apportate delle modifiche, di qualunque genere ed entità, al file attivo il comando File-Chiudi produrrà una finestra di dialogo nella quale viene richiesto se si vogliono salvare i cambiamenti prima della chiusura definitiva del foglio. 8

9 Aprire un nuovo documento Le nuove cartelle di lavoro saranno aperte con il nome Cartel 1, 2, 3 ecc.. Solo al momento della chiusura o del primo salvataggio sarà possibile attribuire il nome di documento desiderato. Per procedere alla creazione di una nuova cartella di lavoro: scegliere il comando File-Nuovo; selezionare Cartella di lavoro nella finestra di dialogo che compare e premere OK per confermare. Un metodo rapido per creare una nuova cartella di lavoro consiste nel fare clic sul pulsante di nuovo file presente sulla barra degli strumenti: Aprire un documento di Excel Oltre ad utilizzare il comando Apri del pulsante Avvio come già indicato in precedenza in questo manuale, si può aprire un file di Excel con il comando File-Apri. Questo comando viene usato per aprire una cartella di lavoro già esistente. Per procedere all apertura di una cartella di lavoro: scegliere il comando File-Apri; scegliere, dalla casella Cerca in la cartella in cui si trova il file da aprire; selezionare il file o scriverne il nome nella casella Nome file. Un metodo rapido per aprire una cartella di lavoro consiste nel fare clic sul pulsante Apri file presente sulla barra degli strumenti: Utilizzo delle finestre di cartella di lavoro Quando si creano o si aprono dei file in Excel, le cartelle di lavoro vengono aperte in una finestra separata, una per ogni cartella aperta. Sulla barra dell'avvio sono presenti i pulsanti che permettono di portare in primo piano la cartella desiderata. Per passare da una cartella all'altra è sufficiente fare un clic sul pulsante corrispondente alla cartella desiderata. E' possibile disporre tutte le cartelle di lavoro aperte sullo schermo: 9

10 attivare il menu Finestra; Confermare con OK. Excel disporrà sullo schermo tutte le cartelle. selezionare il comando Disponi. Nella finestra di dialogo Disponi finestre scegliere la modalità di visualizzazione desiderata. Volendo creare finestre di dimensioni diverse sarà sufficiente lavorare sui bordi orizzontali o verticali con il mouse come già visto nella sezione dedicata all'ambiente Windows. Successivamente, ciascuna finestra potrà essere chiusa utilizzando le consuete modalità (File-Chiudi). Gestione dei fogli all'interno della cartella di lavoro Ogni cartella di lavoro appena aperta presenta 3 fogli di lavoro, denominati Foglio1, Foglio2, Foglio3. È possibile inserire nuovi fogli, con un limite massimo di 255, od eliminare quelli esistenti in modo semplice. Inserire un nuovo foglio Per inserire un nuovo foglio di lavoro si dovrà: selezionare una scheda foglio a sinistra del punto in cui si vuole inserire un nuovo foglio; selezionare il comando Foglio di lavoro dal menu Inserisci. Il comando elimina foglio Per eliminare un foglio da una cartella di lavoro si dovrà: selezionare il foglio da eliminare; fare clic su OK aprire il menu Modifica e selezionare il comando Elimina foglio. Compare un messaggio che avverte che il foglio verrà eliminato in maniera definitiva; Attribuire e cambiare nome ai fogli Se si desidera attribuire o cambiare nome a un foglio all interno di una cartella di lavoro sarà necessario: selezionare il foglio al quale vogliamo attribuire il nome; aprire il menu Formato e selezionare il comando Foglio scegliere Rinomina; digitare il nuovo nome all interno della casella e confermare con OK. In alternativa è possibile compiere la stessa operazione lavorando solo con il mouse: fare doppio clic sulla scheda del foglio da rinominare; 1

11 digitare il nuovo nome nella casella e confermare con OK. Spostare o copiare un foglio Per spostare, o copiare, un foglio in una posizione diversa all interno della cartella di lavoro: selezionare il foglio da spostare o copiare; scegliere il comando Sposta o copia foglio dal menu Modifica. Per produrre una copia del foglio è sufficiente barrare la casella Crea una copia posizionata in basso della finestra di dialogo. Indicare nell elenco prima di quale foglio dovrà essere spostato il foglio selezionato; confermare il comando con OK. Modifiche del foglio di lavoro Excel consente di copiare facilmente i dati, le formule ed i formati per semplificare i compiti di modifica e sveltire lo sviluppo di un foglio di lavoro. Le celle e gli intervalli possono venire copiati in una diversa sezione del foglio di lavoro, in un altro foglio di lavoro o addirittura in un altra applicazione, senza alterare le celle originali. La procedura tradizionale per la copiatura di celle viene definita come copia e incolla poiché richiede di copiare il contenuto della cella dalla posizione che occupa all interno del foglio ed inserirla in un altra posizione. Con metodo analogo è possibile effettuare anche lo spostamento del contenuto di una cella in una diversa posizione. Cancellare Per cancellare il contenuto di una cella è necessario: rendere attiva la cella o l intervallo da cancellare; attivare il menu Modifica, ovvero effettuare clic con il pulsante destro del mouse; nel primo caso selezionare il comando Cancella Tutto, nel secondo caso Cancella contenuto. Un metodo rapido per la cancellazione del contenuto di una cella consiste nell'utilizzare il tasto CANC. Come copiare in Excel Questo comando sistema una copia della selezione negli Appunti per poterla poi aggiungere in un altro punto del foglio di lavoro o in un altro foglio o addirittura in un altro file, compresi i file creati con altre applicazioni di Windows. E da notare che, nel momento in cui Excel copia il contenuto di una cella, ne copia anche la formattazione. Selezionare la cella (o le celle) da copiare; attivare il menu Modifica; selezionare il comando Copia. Le celle interessate alla copiatura saranno evidenziate da una cornice intermittente. Il testo è ora momentaneamente archiviato in uno spazio apposito chiamato Appunti; 1

12 selezionare la destinazione, ovvero il punto in cui si vuole collocare il contenuto degli Appunti; fare clic su Modifica-Incolla. In alternativa utilizzare la barra degli strumenti: selezionare la cella o l intervallo di celle da copiare; Selezionare la destinazione, ovvero il punto in cui si vuole collocare il contenuto degli Appunti; In alternativa si può utilizzare un metodo detto Drag & Drop: rilasciare il pulsante del mouse e il tasto CTRL. fare un clic sul pulsante Copia, nella barra degli strumenti. fare clic sul pulsante Incolla della barra degli strumenti. selezionare la cella o l intervallo da copiare; posizionare il puntatore del mouse sul bordo della selezione in modo che assuma la forma di una freccia bianca; trascinare la selezione nel punto in cui si vuole copiare, tenendo premuto il tasto CTRL. Alla freccia del mouse si aggiungerà un piccolo + ; Attenzione! Quando si copiano delle celle o degli intervalli Excel sovrascrive eventuali celle contenenti altri dati precedentemente esistenti. Come spostare dati in Excel E possibile spostare una cella o un intervallo di celle ad una nuova posizione del foglio di lavoro o in un altro foglio o addirittura in un altro file, compresi file creati con altre applicazioni Windows. Selezionare la cella o l intervallo di celle da spostare; In alternativa si può utilizzare la barra degli strumenti: attivare il menu Modifica; selezionare il comando Taglia. Il testo è ora momentaneamente archiviato in uno spazio apposito chiamato Appunti; selezionare il punto di destinazione e scegliere il comando Modifica-Incolla per recuperare in un altra posizione il contenuto della cella o delle celle tagliate, ovvero per incollare il contenuto degli Appunti. selezionare le celle o l intervallo di celle da tagliare; fare clic sullo strumento Taglia nella barra degli strumenti. Il testo è ora momentaneamente archiviato in uno spazio apposito chiamato Appunti. posizionarsi nel punto di destinazione; fare clic sul pulsante Incolla della barra degli strumenti. In alternativa si può utilizzare un metodo detto Drag & Drop: selezionare le celle da spostare; rilasciare il pulsante del mouse nel punto in cui si intende incollare la selezione. puntare con il mouse sul bordo della selezione. Il puntatore assumerà la forma di una freccia bianca che punta in alto a sinistra; trascinare la selezione fino al punto di inserimento. Mentre si sta trascinando si potrà notare che un area dal bordo grigio, di dimensione corrispondente alle celle tagliate, segue i movimenti del mouse; 1

13 Attenzione! Se si copia o si taglia del testo e poi si "cattura" (un altro copia o taglia) un altro ritaglio di testo senza aver ancora incollato il precedente, compare automaticamente una barra degli strumenti chiamata Appunti. La barra Appunti mostra tutti gli oggetti, fino ad un massimo di 12, che sono stati copiati o tagliati durante la sessione di lavoro. E' possibile incollare tutti gli elementi presenti negli Appunti utilizzando il pulsante Incolla tutto della barra degli strumenti. Se, invece, si desidera incollare uno specifico elemento, è necessario identificarlo. Infatti i diversi ritagli (celle singole o intervalli di celle) contenuti negli Appunti vengono rappresentati dalla stessa icona. Posizionando il mouse sopra l'icona di uno qualsiasi degli elementi apparirà un'etichetta gialla contenente i primi caratteri delle celle copiate o tagliate. Con un clic sull'oggetto desiderato si effettuerà l'operazione di incolla nel foglio. Se si cerca di copiare un tredicesimo elemento verrà visualizzato il seguente messaggio: Confermando verrà eliminato il primo elemento (il più vecchio) e l'ultimo copiato verrà inserito in fondo agli Appunti. E' comunque possibile svuotare completamente il contenuto degli Appunti con il pulsante Cancella Appunti. Inoltre la barra degli Appunti può essere chiusa utilizzando il pulsante in alto a destra presente accanto al titolo della barra. Se la barra viene chiusa per errore è possibile visualizzarla di nuovo: attivare il menu Visualizza; selezionare il comando Barre degli strumenti. Verranno mostrate tutte le barre disponibili. Dall'elenco scegliere Appunti. 1

14 La barra degli Appunti può essere posizionata ovunque all'interno della finestra di Excel: agganciare la barra su uno qualsiasi dei suoi bordi con il pulsante di sinistra del mouse; trascinare il puntatore del mouse dove si prevede di posizionare la barra degli strumenti; rilasciare il pulsante del mouse. A seconda della posizione scelta la barra assumerà un aspetto diverso. Informazioni più dettagliate per la creazione, gestione e personalizzazione delle barre degli strumenti costituiscono argomento del corso avanzato. Copiare in celle adiacenti Excel offre la possibilità di ricopiare verso il basso, verso l alto, verso destra o verso sinistra il contenuto di una cella o di una zona di celle. Selezionare un intervallo che comprenda la cella da copiare e quelle da riempire; attivare il comando Riempimento dal menu Modifica; sulla parte destra del menu apparirà l opzione in basso, a destra, in alto, o a sinistra. In alternativa si può utilizzare esclusivamente il mouse: selezionare le celle da copiare; posizionare il puntatore del mouse sul quadratino nero in basso a destra della selezione; trascinare il mouse che assumerà la forma di un + nella direzione delle celle da riempire; rilasciando il pulsante del mouse il testo verrà ricopiato all interno delle celle della selezione che prima erano vuote. Come inserire intere righe o colonne Per inserire un intera riga o colonna (e di conseguenza spostare le altre righe in basso o le colonne a destra): selezionare la riga o la colonna che apparirà dopo le righe o colonne inserite; scegliere il comando Inserisci-Righe (Colonne). In alternativa si può utilizzare il pulsante destro del mouse: con il pulsante destro del mouse selezionare la riga (o la colonna) che risulterà essere quella successiva all inserimento; scegliere il comando Inserisci. 1

15 Inserire celle o intervalli E possibile in Excel inserire anche delle singole celle, e non intere righe o colonne. E chiaro che in tal caso bisognerà decidere come spostare le celle del foglio per far posto alle nuove celle da inserire. Selezionare la cella che dovrebbe apparire dopo quella inserita; scegliere il comando Inserisci-Celle; nella finestra di dialogo che compare fare clic su una delle opzioni proposte e confermare con OK. Oppure: selezionare le celle; fare clic con il pulsante destro del mouse e scegliere il comando Inserisci dal menu breve; nella finestra di dialogo che compare fare clic su una delle opzioni proposte e confermare con OK. Come eliminare zone del foglio Il comando Modifica-Elimina permette di eliminare celle, righe o colonne (comprensive del loro contenuto) dal foglio di lavoro. Il comando Elimina lavora in modo differente dal comando Cancella che invece distrugge solo il contenuto, lasciando però le celle vuote nella struttura del foglio di lavoro. scegliere l'opzione di spostamento verso sinistra o verso l'alto del contenuto delle celle adiacenti; confermare il comando. Formattazione di un foglio di lavoro 1

16 Excel permette di esercitare un grande controllo sull aspetto del contenuto delle celle e le modifiche di questo tipo vengono chiamate operazioni di formattazione. Larghezza colonne Quando una colonna non è abbastanza larga per visualizzarne il contenuto, ad esempio se si vedono una serie di ###### invece dei dati inseriti, è necessario modificare la larghezza della colonna. Posizionarsi in una qualsiasi cella della colonna da allargare; scegliere il comando Formato-Colonna-Larghezza; nella finestra di dialogo che compare scrivere l ampiezza desiderata: Nella casella Larghezza colonna è possibile immettere un numero da 0 a 255; esso rappresenta il numero di caratteri che possono essere visualizzati in una cella utilizzando il tipo di carattere standard. Con il comando Formato-Colonna-Adatta si imposta la colonna alla larghezza minima necessaria per visualizzare tutte le celle evidenziate. Il comando Formato-Colonna-Nascondi nasconde le colonne selezionate. Il comando Formato-Colonna-Scopri scopre le colonne nascoste all interno della selezione. Il comando Formato-Colonna-Larghezza standard permette di riportare le colonne selezionate alla larghezza standard oppure di impostare una nuova larghezza standard per tutte le colonne che non sono state precedentemente modificate. Una procedura più immediata è quella che prevede l'esclusivo utilizzo del mouse. Posizionarsi in una qualsiasi cella della colonna da allargare; agganciare con il mouse il limite destro della colonna e trascinarlo verso destra o verso sinistra sino ad ottenere la dimensione desiderata. La misura relativa alla larghezza della colonna (espressa in caratteri) verrà visualizzata sopra la colonna che si sta modificando. porre il cursore del mouse sul limite destro dell'intestazione della colonna. Il cursore cambia aspetto ed assume la foggia di una freccia a due direzioni; Una diversa procedura permette di adattare automaticamente la larghezza della colonna a tutto ciò che vi è contenuto adeguandola automaticamente al testo più lungo. Evidenziare la cella o l'intera colonna destinata alla modifica; effettuare un doppio clic in rapida sequenza con il pulsante sinistro del mouse. posizionare il cursore del mouse sul limite destro dell'intestazione della colonna: il cursore cambia aspetto ed assume la foggia di una freccia a due direzioni; Altezza righe Selezionando una cella della riga che si intende modificare, oppure la lettera identificativa della riga stessa, e scegliendo il comando Formato-Riga-Altezza, viene visualizzata la seguente finestra di dialogo in cui è possibile scrivere l ampiezza desiderata. I comandi Formato-Riga-Nascondi e Formato-Riga-Scopri funzionano come i comandi corrispondenti che regolano la larghezza delle colonne. Il comando Formato-Riga-Adatta adatta l altezza riga alla dimensione standard dipendente dalla dimensione dei caratteri presenti nella riga. E possibile operare anche solo esclusivamente con il mouse: 1

17 evidenziare la cella o l'intera riga destinata alla modifica; agganciare con il mouse il limite inferiore della riga e trascinarlo verso l'alto o verso il basso sino ad ottenere la dimensione desiderata. La misura relativa all'altezza della riga verrà riportata sopra la riga che si sta modificando. posizionare il cursore del mouse sul limite inferiore dell'intestazione della riga: il cursore cambia aspetto ed assume la foggia di una freccia a due direzioni; Modificare il tipo di carattere Il sistema più rapido per modificare il tipo e la dimensione del carattere delle celle selezionate è quello di utilizzare i pulsanti Tipo di carattere e Dimensione carattere della barra degli strumenti. In alternativa si può: scegliere il comando Formato-celle; attivare la scheda Carattere; All'interno della scheda si distinguono le seguenti opzioni: Tipo: permette di scegliere il tipo di carattere da applicare al testo selezionato. Per tipo di carattere si intende la forma, il "disegno" del carattere stesso. La varietà di tipi di carattere che possono essere presenti in questa casella è strettamente legata al tipo di stampante che si sta utilizzando. Stile: permette di definire lo stile dei caratteri, normale, corsivo, grassetto oppure grassetto corsivo. Dimensione: permette di associare al testo selezionato una dimensione di carattere. La dimensione (espressa in punti tipografici) si riferisce all'altezza del carattere e consente, ad esempio, di stampare i titoli in lettere più grandi rispetto al resto della tabella. Sottolineatura: consente di attribuire al testo selezionato quattro tipi di sottolineatura, singola, doppia, totale, totale doppia. Colore: permette di scegliere il colore da applicare al testo selezionato. Car. standard: la selezione di questa opzione riporta alle impostazioni predefinite. Effetti: permette di assegnare gli attributi di barrato, apice o pedice al testo selezionato. Una comoda casella di esempio permette di controllare il risultato estetico delle scelte appena compiute. Nella parte inferiore della casella di dialogo vengono riportate informazioni relative al tipo di carattere scelto, ossia se si tratta di carattere dello schermo, della stampante o di True Type. Modificare gli allineamenti Il modo più semplice per modificare l allineamento predefinito, che dispone i valori numerici a destra delle celle e quelli di testo a sinistra, è quello di utilizzare i pulsanti posti sulla barra degli strumenti. E sufficiente, quindi, selezionare la cella o l intervallo a cui si desidera cambiare l allineamento e fare clic su uno dei pulsanti. In alternativa, o per effettuare allineamenti non previsti dai pulsanti, è possibile: selezionare la cella o l intervallo a cui si intende modificare l allineamento; selezionare il comando Celle dal menu Formato. Selezionando la scheda Allineamento amento apparirà la seguente finestra di dialogo: 1

18 selezionare l opzione di allineamento opportuna. L opzione Orizzontale serve ad allineare dati rispetto alla larghezza della cella. L opzione Verticale serve ad allineare dati al centro o al bordo superiore o inferiore di una cella. Con l opzione Orientamento il contenuto della zona evidenziata può essere ruotato secondo l angolazione preferita. L opzione Testo a capo serve a visualizzare più righe di testo in una cella. Riduci e adatta permette di modificare automaticamente il carattere in modo tale da adattarsi alla larghezza della colonna. Unione celle combina due o più celle adiacenti per creare una cella singola. La cella risultante contiene solo i dati in alto a sinistra della selezione che vengono centrati all interno della cella. Il riferimento di una cella per una cella unita è quello della cella in alto a sinistra. Modificare il bordo di celle ed intervalli Per aggiungere un bordo: selezionare le celle; Dalla casella Stile selezionare lo stile di linea, quindi scegliere uno dei bordi elencati tra i predefiniti oppure nel gruppo di opzioni Personalizzato selezionare il bordo che si desidera aggiungere. scegliere Celle dal menu Formato, quindi scegliere la scheda Bordo. Esiste anche un altro modo, più semplice, per modificare i bordi utilizzando il pulsante Bordi della barra degli strumenti. Si seleziona l intervallo da bordare e si sceglie il bordo desiderato. 1

19 Aggiungere un colore di riempimento E possibile aggiungere, modificare, rimuovere un colore od un effetto di riempimento delle celle selezionando le celle cui si desidera applicare l'ombreggiatura. Dal menu Formato scegliere Celle, quindi scegliere la scheda Motivo. Fare clic sulla freccia posta accanto alla casella Motivo, quindi selezionare lo stile del motivo e il colore desiderati. Per aggiungere un colore di sfondo al motivo, selezionarlo dalla casella Ombreggiatura cella. Se non si seleziona un colore per il motivo, questo sarà nero. COPIA FORMATO Il comando COPIA INCOLLA copia un intervallo di celle, cioè il contenuto delle celle. Ogni cella contiene: il testo digitato e anche la formattazione. La formattazione memorizzata in ogni cella può essere copiata, separatamente dal testo. Utilizzando il comando COPIA INCOLLA sono copiati sia il testo scritto sulla cella, sia la sua formattazione. ESEMPIO. Selezionare la tabella precedente e fare un clic sul pulsante COPIA. Rendere attiva la cella A6 e premere INVIO. Il risultato è mostrato nella figura È stato copiato il testo della tabella e anche la formattazione della tabella. FIG La formattazione di una cella comprende molti comandi insieme, quando si vogliono avere più celle con la stessa formattazione si devono ripetere esattamente gli stessi comandi. Il comando COPIA FORMATO, rappresentato nella figura 15.60, serve per copiare da un intervallo di celle solo la formattazione, non il testo scritto. Questo evita di ricordare e ripetere tutte le operazioni fatte e permette di risparmiare tempo. FIG Per copiare la formattazione in un unico intervallo di celle si devono fare le operazioni seguenti: 1

20 1. Selezionare la tabella con la formattazione che si intende copiare; 2. Fare un clic sul pulsante COPIA FORMATO; 3. Selezionare l intervallo di celle da formattare. ESEMPIO. Fare un clic su Foglio2 e creare le tabelle visualizzate nella figura FIG Selezionare le celle A1:B3, aprire il menu FORMATO e fare un clic su FORMATTAZIONE AUTOMATICA. Con la barra di scorrimento cercare a colori 2 e fare un clic sul pulsante OK. Il risultato si vede nella figura FIG Selezionare le celle A1:B3 e fare un clic sul pulsante COPIA FORMATO. Il puntatore del mouse assume la forma di un pennello (come l icona del comando). Selezionare le celle A5:B7. Il risultato è riportato nella figura FIG Per copiare la formattazione in più intervalli di celle si devono fare le operazioni seguenti: 1. Selezionare la tabella con la formattazione che si intende copiare; 2. Fare doppio clic sul pulsante COPIA FORMATO; 3. Il pulsante COPIA FORMATO risulta premuto; 4. Selezionare, uno alla volta, tutti gli intervalli di celle che devono essere formattati; 5. Fare un clic sul pulsante COPIA FORMATO per chiudere l operazione. ESEMPIO. Fare un clic su Foglio3 e creare le tabelle visualizzate nella figura

21 FIG Selezionare la tabella uno, aprire il menu FORMATO, fare un clic su FORMATTAZIONE AUTOMATICA, scegliere Elenco 2 e fare un clic su OK. Il risultato è illustrato sulla figura FIG Selezionare la tabella uno e fare doppio clic sul pulsante COPIA FORMATO. Il pulsante risulta premuto, come si vede nella figura FIG Selezionare, una alla volta, le altre tabelle. Ad ogni selezione, le celle evidenziate assumono lo stesso formato della tabella uno. Alla fine fare un clic sul pulsante COPIA FORMATO, per da chiudere l operazione. Il risultato è mostrato nella figura FIG Utilità Aggiungere barre degli strumenti Excel visualizza inizialmente due barre degli strumenti. La prima, detta Standard, contiene i pulsanti che consentono di eseguire in maniera rapida operazioni di frequente utilizzo quali: copia, incolla, somma, apri file, crea grafico, ecc.. La seconda barra sottostante la prima si chiama Barra di formattazione e consente operazioni quali la scelta del tipo di carattere, l'allineamento, ecc.. 2

22 E' possibile personalizzare la finestra di Excel, aggiungendo ulteriori barre degli strumenti per svolgere specifiche attività. Per aggiungere una barra degli strumenti: attivare il menu Visualizza; selezionare il comando Barre degli strumenti; verrà visualizzato un elenco con tutte le barre degli strumenti a disposizione. Quelle contrassegnate con un segno di spunta sono le barre già visualizzate. Per sceglierne un'altra, basta fare un clic sul nome della barra degli strumenti desiderata. Lo stesso elenco compare anche se si fa clic con il pulsante destro del mouse posizionandolo su un delle barre degli strumenti. Spostare barre degli strumenti Le barre degli strumenti possono essere posizionate ovunque all'interno della finestra di Excel, nel seguente modo: agganciare la barra degli strumenti su uno qualsiasi dei suoi bordi con il pulsante di sinistra del mouse; trascinare il puntatore del mouse dove si prevede di posizionare la barra degli strumenti; rilasciare il pulsante del mouse. Secondo la posizione scelta la barra assumerà un aspetto diverso. Personalizzare le barre degli strumenti Con Excel2000 è possibile personalizzare le singole barre degli strumenti, aggiungendo pulsanti per i comandi utilizzati con maggior frequenza, in due modi diversi. fare clic sul pulsante menu a tendina presente sulla parte destra di tutte le barre degli strumenti: fare clic sul pulsante Aggiungi o rimuovi pulsanti; dalla finestra che compare selezionare o deselezionare i pulsanti che si intendono inserire o rimuovere nella barra degli strumenti. Oppure, in alternativa: scegliere il comando Visualizza-Barre degli strumenti-personalizza; dalla scheda Barre degli strumenti fare clic sul pulsante Nuova; nella finestra di dialogo che compare scrivere il nome della barra degli strumenti che si sta per costruire; 2

23 Comparirà, in genere in alto a destra, una piccola barra degli strumenti che dovrà essere 'riempita' con i pulsanti desiderati; spostarsi nella scheda Comandi: scegliere l'icona corrispondente al comando desiderato e trascinarlo nella propria barra degli strumenti; continuare aggiungendo le icone desiderate alla barra degli strumenti. Per eliminare un pulsante da una barra degli strumenti: scegliere il comando Visualizza-Barre degli strumenti-personalizza; selezionare il pulsante da cancellare e trascinarlo all'interno della finestra Personalizza. Eliminare una barra degli strumenti Per eliminare una barra degli strumenti personalizzata: Scegliere il comando Visualizza-Barre degli strumenti-personalizza; selezionare la barra degli strumenti da eliminare e fare clic sul pulsante Elimina. 2

24 Solo le barre degli strumenti personalizzate possono essere eliminate, per le altre, quelle previste automaticamente da Excel, si possono solo eliminare le eventuali modifiche con il pulsante Reimposta. Verifica ortografica Excel ha, come integrazione della sua struttura principale, un programma di controllo ortografico che si basa su di un archivio contenente un dizionario della lingua italiana. E' possibile, in qualsiasi momento, confrontare le parole del proprio documento con quelle appartenenti al dizionario. Excel indicherà le parole che non sono state trovate nel dizionario. Per attivare la verifica ortografica: posizionare il cursore all'inizio del foglio; attivare il menu Strumenti; selezionare il comando Controllo ortografia; apparirà la seguente finestra di dialogo: I pulsanti che si trovano sulla parte destra della finestra servono rispettivamente per: ignora: non inserire la correzione proposta sulla singola parola. Ignora tutto: non inserire la correzione in tutto il documento. Cambia: sostituire la parola con quella selezionata al momento nella casella Suggerimenti. Cambia tutto: sostituire tutte quelle parole presenti nel documento con il suggerimento proposto. 2

25 Aggiungi: aggiungere la parola selezionata al dizionario. Suggerisci: visualizzare le voci correlate presenti nel dizionario. Correzione automatica: impostare la correzione come correzione automatica. Excel risolve automaticamente alcuni problemi di digitazione. Questo grazie alla funzione di Correzione automatica: quando viene rilevato un errore, la funzione lo corregge immediatamente. Ecco alcuni degli errori di digitazione più comuni che vengono corretti automaticamente: doppia maiuscola ad inizio di frase: per esempio, si scrive Telefonerò alla signora la correzione automatica trasformerà quanto scritto in Telefonerò alla signora. Utilizzo accidentale del tasto blocca maiuscole: per esempio, telefonerò viene trasformato in TELEFONERÒ. Sostituzione di simboli: sostituisce uno o più caratteri con un simbolo corrispondente. Per esempio, se si scrive (c) la funzione di correzione automatica lo sostituirà con il simbolo di copyright. Utilizzo errato di lettere accentate: se si scrive perchè la funzione lo trasformerà in perché. Se viene applicata la correzione automatica su una parola che non si desidera venga corretta automaticamente, utilizzare la combinazione di tasti Alt+Backspace per riportarla alla sua forma originaria. La funzione di correzione automatica si basa su un elenco predefinito di possibili errori e relative correzioni. Quest'elenco potrà essere personalizzato e integrato dall'utente. Per esempio, si potranno aggiungere all'elenco delle sigle che, come correzione, verranno espanse in un testo completo. Come aggiungere e modificare oggetti grafici Esiste la possibilità di aggiungere nei fogli svariati oggetti di tipo grafico quali: frecce, linee, rettangoli, caselle di testo, che possono essere utili per focalizzare l'attenzione su una parte del grafico, o per poter rendere più chiari determinati concetti. Per aggiungere uno di questi oggetti ci si dovrà avvalere dei pulsanti contenuti nella barra degli strumenti del Disegno. E' necessario quindi selezionare Visualizza-Barre degli strumenti e selezionare la barra Disegno. A questo punto saranno disponibili una serie di pulsanti che consentiranno di aggiungere al grafico uno qualsiasi degli oggetti grafici presenti sulla barra degli strumenti disegno. La tecnica per aggiungere oggetti grafici è sempre la stessa: 2

26 scegliere all'interno della barra degli strumenti l'oggetto da aggiungere; il mouse prenderà una forma di croce sottile con cui è possibile disegnare sul foglio l'oggetto selezionato. Si costruirà così un oggetto che, come la stella di seguito riportata, risulterà circondato da quadratini: il segnale che l'oggetto è evidenziato. Selezionando uno qualsiasi di questi quadratini e trascinando si modificheranno le dimensioni dell'oggetto. Per spostarlo invece occorre selezionare un punto qualsiasi dell'oggetto (esclusi i quadratini) e trascinare con il mouse. Come eliminare un oggetto grafico Selezionare l'oggetto da eliminare; aprire il menu Modifica e scegliere Elimina. Oppure: fare clic sull'oggetto; premere il tasto CANC. Come formattare oggetti grafici Per formattare gli oggetti grafici occorre innanzitutto evidenziarli, per poi utilizzare i pulsanti della barra di strumenti Disegno: A: serve per modificare il colore e gli effetti di riempimento dell'oggetto selezionato; B: serve per modificare il colore del bordo; C: serve per modificare il colore del carattere; D: serve per modificare lo spessore del bordo; E: serve per modificare il tipo di bordo; F: serve per modificare lo stile della freccia; G: serve per modificare l'ombreggiatura H: serve per modificare l'effetto tridimensionale. 2

27 Ecco un esempio di formattazioni di oggetti grafici possibili con Excel: 2

28 Riferimenti assoluti e relativi Esistono due tipi di riferimenti di cella: riferimenti relativi e riferimenti assoluti. Per usare una metafora un riferimento relativo è del tipo: "dalla posizione in cui siete proseguite per 100 metri e poi girate a destra, continuando per 200 metri". Non viene in questo caso specificata la destinazione in termini assoluti, ma solo il tragitto, strettamente dipendente dalla posizione di partenza. Un riferimento assoluto potrebbe invece essere: "andate in via Belenzani n 22". In questo caso viene indicata in termini assoluti la destinazione prescindendo dal punto di partenza. In Excel i riferimenti alle celle si indicano nel seguente modo: Riferimento relativo C5 Riferimento assoluto $C$5 La differenza tra i due tipi di riferimenti diventa evidente quando le formule vengono copiate da una cella all'altra. Ad esempio, nella seguente illustrazione, entrambi i valori nella colonna D sono calcolati sommando i dati in colonna B e C. I risultati delle due formule sono uguali pur utilizzando l'una i riferimenti relativi e l'altra i riferimenti assoluti. Se però le formule vengono ricopiate nella colonna E i risultati che da esse scaturiscono sono differenti: =C10+D10 =$C$12+$D$12 Riferimenti misti Per far riferimento alle celle in modo tale che solo il riferimento di colonna (o quello di riga) sia assoluto si possono utilizzare i riferimenti misti. Ad esempio nel riferimento $C5, solo il riferimento di colonna è assoluto mentre quello di riga è relativo. E' possibile digitare direttamente un qualsiasi tipo di riferimento oppure si può utilizzare il tasto funzionale F4 che cambia rapidamente un riferimento in relativo, assoluto o misto. Il tipo di riferimento da cui si parte determina il modo in cui Excel lo trasforma come indicato di seguito: Riferimento premendo F4 Riferimento C5 diventa $C$5 $C$5 diventa C$5 C$5 diventa $C5 $C5 diventa C5 Per utilizzare il tasto F4: 2

29 posizionarsi all interno della formula sul riferimento che si intente modificare; premere il tasto F4 sino ad ottenere l effetto desiderato. 2