La conservazione dei documenti informatici fiscalmente rilevanti e la fatturazione elettronica. I nuovi obblighi per PA e fornitori

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1 La conservazione dei documenti informatici fiscalmente rilevanti e la fatturazione elettronica. I nuovi obblighi per PA e fornitori Gerardo De Caro 25 marzo 2015

2 Agenda La fattura elettronica dall Unione Europea all ordinamento giuridico italiano la fatturazione elettronica obbligatoria verso le PA Le norme Il processo Il DMEF 17 giugno 2014 e le regole della conservazione dei documenti fiscali Integrazione dei flussi di fatturazione con la piattaforma elettronica per la certificazione dei crediti Gerardo De Caro Modena 25 marzo 2015

3 La fattura art. 21 del DPR 633/72 Gerardo De Caro Modena 25 marzo 2015

4 La fattura cerniera tra gli attori del processo di approvvigionamento FORNITORE magazzino produzione consegna incasso CICLO LOGISTICO fattura CICLO FINANZIARIO ricezione pagamento... CLIENTE Gerardo De Caro Modena 25 marzo 2015

5 Il contesto normativo europeo sulla fatturazione elettronica La fattura elettronica nelle direttive IVA 2001 la Direttiva 2001/115/CE del consiglio del 20 dicembre 2001 modifica la direttiva CEE n.388 del 1977 sulla disciplina dell'iva ed introduce nell Unione Europea la possibilità di trasmettere le fatture per via elettronica, art. 2, par. 2, lettera c Le fatture emesse a norma della lettera a) possono essere trasmesse su carta oppure, previo accordo del destinatario, per via elettronica con il Decreto legislativo n. 52 del 20 febbraio 2004, l Italia recepisce la direttiva mediante modifica degli articoli 21 e 39 del DPR 633/72 il nuovo articolo 21, al comma 1 introduce nell ordinamento italiano il concetto di fattura elettronica - L'emissione della fattura, cartacea o elettronica,...è consentita... - ed, al comma 3 ne definisce le caratteristiche minime La trasmissione per via elettronica della fattura, non contenente macroistruzioni né codice eseguibile, è consentita previo accordo con il destinatario 2006 la direttiva 2006/112/CE sostituisce la direttiva CEE n.388 del Considerato numero 46: L uso della fatturazione elettronica deve consentire alle amministrazioni fiscali di effettuare i loro controlli. Per assicurare il corretto funzionamento del mercato interno, è pertanto opportuno stilare un elenco armonizzato delle indicazioni che devono figurare sulle fatture e stabilire alcune modalità comuni per il ricorso alla fatturazione elettronica e per l archiviazione elettronica delle fatture Art. 218 Ai fini della presente direttiva gli Stati membri accettano come fattura ogni documento o messaggio cartaceo o elettronico che soddisfa le condizioni stabilite dal presente capo 2010 Direttiva 2010/45/UE del Consiglio, del 13 luglio 2010 modifica la direttiva 112/2006

6 Le modifiche apportate dalla Legge n 228/12 al D.P.R. n 633/73 La legge 228/12 ha recepito nella normativa italiana le modifiche che la direttiva 45/2010 ha apportato alla direttiva 112/2006 Principio di equivalenza di trattamento Definizione di fattura elettronica Autonomia nella scelta delle tecnologie per l assicurazione di AIL Accettazione non più obbligo Conservazione delle fatture

7 La legge 228/12 e la fattura elettronica Articolo 1, comma 325, lettera d) Definizione di fattura elettronica Per fattura elettronica si intende la fattura che e' stata emessa e ricevuta in un qualunque formato elettronico; il ricorso alla fattura elettronica e' subordinato all'accettazione da parte del destinatario (introdotta nell art. 21 c. 1 DPR 633/72) contenuto delle fatture introduzione dell obbligo di identificazione fiscale del cessionario o committente (introdotto nell art. 21, c. 2, DPR 633/72) Il soggetto passivo assicura l'autenticità dell'origine, l'integrità del contenuto e la leggibilità della fattura dal momento della sua emissione fino al termine del suo periodo di conservazione; autenticità dell'origine ed integrità del contenuto possono essere garantite mediante sistemi di controllo di gestione che assicurino un collegamento affidabile tra la fattura e la cessione di beni o la prestazione di servizi ad essa riferibile, ovvero mediante l'apposizione della firma elettronica qualificata o digitale dell'emittente o mediante sistemi EDI di trasmissione elettronica dei dati o altre tecnologie in grado di garantire l'autenticità dell'origine e l'integrità dei dati (introdotta nell art. 21, c. 3, DPR 633/72)

8 La legge 228/12 e la fattura elettronica Articolo 1, comma 325, lettera f) Le fatture elettroniche sono conservate in modalità elettronica, in conformità alle disposizioni del [ ] DM 17 giugno 2014 [ ] Le fatture create in formato elettronico e quelle cartacee possono essere conservate elettronicamente. Il luogo di conservazione elettronica delle stesse, nonché dei registri e degli altri documenti previsti dal presente decreto e da altre disposizioni, può essere situato in un altro Stato, a condizione che con lo stesso esista uno strumento giuridico che disciplini la reciproca assistenza. Il soggetto passivo stabilito nel territorio dello Stato assicura, per finalità di controllo, l'accesso automatizzato all'archivio e che tutti i documenti ed i dati in esso contenuti, compresi quelli che garantiscono l'autenticità e l'integrità delle fatture di cui all'articolo 21, comma 3, siano stampabili e trasferibili su altro supporto informatico

9 Circolare 18/2014 dell'agenzia delle Entrate Definizione di FE Accettazione in luogo di accordo Introduzione del principio di asimmetria del comportamento tra le due parti interessate nello scambio delle fatture In altri termini, anche al fine di non creare vincoli alla diffusione della fatturazione elettronica, si ritiene che tale processo non debba mantenere un obbligo di simmetria tra emittente e destinatario della fattura. È appena il caso di sottolineare che, ai sensi dell articolo 1, comma 209, della legge n. 244 del 2007, è obbligatorio conservare elettronicamente le fatture elettroniche emesse nei confronti della Pubblica Amministrazione: ciò vale tanto per l emittente quanto per il destinatario della fattura che, implicitamente, è vincolato ad accettare il processo di fatturazione elettronica. (paragrafo 1.5) Responsabilità dei soggetti passivi nella garanzia di A.I.L. Ribadisce che, ai fini fiscali, la data emissione coincide con la data fattura e che, in particolare [ ] in via presuntiva il legislatore ha stabilito che l emissione della fattura non potrà comunque essere successiva [ ] al momento della sua trasmissione per via elettronica o messa a disposizione del cessionario o committente (fattura elettronica)

10 Gli obblighi di fatturazione elettronica verso la PA - Contesto normativo DPR 633/1972 Direttiva UE 112/2006 D. Lgs. 82/2005 (C. a. d.) Normativa di riferimento per la FE vs PA DM 17 GIU 2014 Direttiva CE 55/2014

11 Gli obblighi di fatturazione elettronica verso la PA Normativa specifica Legge 244 del 27 dicembre 2007 (legge finanziaria per il 2008) Articolo 1, commi da 209 a 214 Decreto del Ministro dell'economia e delle Finanze del 7 marzo 2008 Decreto interministeriale numero 55 del 3 aprile 2013 Circolare del Dipartimento delle Finanze numero Art. 25 del Decreto legge numero 66 del 24 aprile 2014 convertito nella Legge numero 89 del 23 giugno 2014

12 F.E. vs PA - obblighi e divieti Dal 31 marzo 2015, tutte le amministrazioni e gli enti pubblici hanno il divieto di accettare e, pertanto, di processare ai fini del pagamento, fatture: analogiche non conformi al formato previsto dall allegato A al DM 55/2013 non inviate attraverso il Sistema di interscambio, nel rispetto delle regole di colloquio di cui all allegato B del medesimo decreto l'emissione, la trasmissione, la conservazione e l'archiviazione delle fatture emesse nei rapporti con le amministrazioni pubbliche [ ] nonché con le amministrazioni autonome [ ] deve essere effettuata esclusivamente in forma elettronica (Art. 1, comma 209 L. 244/2007) [ ] le amministrazioni e gli enti di cui al comma 209 non possono accettare le fatture emesse o trasmesse in forma cartacea ne' possono procedere ad alcun pagamento, nemmeno parziale, sino all'invio in forma elettronica (Art. 1, comma 210 L. 244/2007)

13 F.E. vs PA il processo Art. 1, commi 211 e 212 L. 244/2007 La trasmissione delle fatture elettroniche avviene attraverso il Sistema di interscambio istituito dal Ministero dell'economia e delle finanze e da questo gestito anche avvalendosi delle proprie strutture societarie. Con decreto del Ministro dell'economia e delle finanze da emanare entro il 31 marzo 2008 e' individuato il gestore del Sistema di interscambio e ne sono definite competenze e attribuzioni, ivi comprese quelle relative: a) al presidio del processo di ricezione e successivo inoltro delle fatture elettroniche alle amministrazioni destinatarie; b) alla gestione dei dati in forma aggregata e dei flussi informativi anche ai fini della loro integrazione nei sistemi di monitoraggio della finanza pubblica.

14 REGOLE TECNICHE - formato della fattura F.E. vs PA il processo - regole tecniche di colloquio con il sistema di interscambio - regole di identificazione degli uffici destinatari delle fatture LINEE GUIDA - linee guida per le amministrazioni DISCIPLINA UTILIZZO INTERMEDIARI - disciplina dell utilizzo degli intermediari per lo svolgimento delle attività necessarie all assolvimento degli obblighi di cui ai commi da 209 a 213 MISURE DI SUPPORTO PERCORSO ATTUATIVO Decreto interministeriale 55/2013 le regole

15 F.E. vs PA il processo Fatture Fatture Notifiche - Ricevute Fatture Notifiche Fatture Intermediari Notifiche - Ricevute Notifiche Flusso informativo di integrazione con i sistemi di controllo della spesa e la PCC

16 F.E. vs PA comunicare con Sdi Posta Elettronica Certificata [30 MB] FTP [150 MB] RICEVENTE TRASMITTENTE SPCoop [5 MB] Web Services SDICoop [5 MB] Interfaccia web [5 MB] predisposizione e accreditamento presso il SdI di uno o più canali di trasmissione. predisposizione e accreditamento presso il SdI di uno o più canali di trasmissione preventiva iscrizione all indice delle PA.

17 Gli oggetti del Sistema di interscambio Il Sistema di Interscambio distingue tre tipi di file: File FatturaPA: file XML firmato digitalmente che può contenere: una fattura singola (un solo corpo fattura) un lotto di fatture (più corpi fattura con la stessa intestazione) File archivio: file in formato zip contenente uno o più file FatturaPA ognuno firmato digitalmente. Il sistema elabora l archivio controllando e inoltrando al destinatario i singoli file FatturaPA contenuti al suo interno. File messaggio: file XML contenente i messaggi di ricevuta o le notifica.

18 fatturapa Un tracciato xml che implementa il concetto di lotto di fatture Nel caso di più fatture elettroniche trasmesse in unico lotto allo stesso destinatario da parte dello stesso cedente o prestatore, le indicazioni comuni alle diverse fatture possono essere inserite una sola volta, purché per ogni fattura sia accessibile la totalità delle informazioni (art. 21, comma 3, DPR 633/72) TESTATA ( indicazioni comuni alle diverse fatture ) Dati relativi alla trasmissione Id Trasmittente Progressivo Invio Formato Trasmissione Codice Destinatario Contatti Trasmittente Dati del cedente / prestatore Dati anagrafici Dati della sede Dati di iscrizione nel registro delle imprese Contatti Riferimento amministrazione Dati del cessionario / committente Dati anagrafici Dati della sede

19 il formato della fattura elettronica verso la PA CORPO (informazioni specifiche della singola fattura) Dati Generali Dati Generali Documento Dati Ordine Acquisto Dati Contratto Dati Convenzione Dati Ricezione Dati Fatture Collegate Dati SAL Dati DDT Dati Trasporto Fattura Principale Dati BeniServizi Dettaglio Linee Dati Riepilogo Dati Veicoli Data Totale Percorso Dati Pagamento Condizioni Pagamento Dettaglio Pagamento Allegati Nome Attachment Algoritmo Compressione Formato Attachment Descrizione Attachment Attachment

20 Intermediari L'Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA), istituito dall'art. 57-bis del decreto legislativo 7 marzo 2005, n CAD, costituisce l'archivio ufficiale contenente i riferimenti organizzativi, telematici e toponomastici delle pubbliche amministrazioni e dei gestori di pubblici servizi. L'Agenzia per l'italia Digitale, ai sensi dell'articolo 57 bis comma 2 del Decreto legislativo 7 marzo 2005 n. 82 (Codice dell'amministrazione digitale- CAD), garantisce la gestione e la disponibilità dei contenuti del sistema.

21 Intermediari

22 L operatore economico Intermediari 1. compila la fattura o le fatture di un lotto secondo le specifiche del formato fatturapa (xml) 2. sottoscrive con firma digitale (cades o xades) il lotto di fatture 3. trasmette il file fattura 4. entro 24 o 48 ore riceverà: a. una notifica di scarto b. una ricevuta di consegna c. una notifica di mancata consegna entro 10 giorni dalla ricezione della notifica di mancata consegna riceverà i. una ricevuta di consegna ii. una attestazione di avvenuta ricezione con impossibilità di recapito 5. entro 15 giorni dal primo tentativo di consegna potrebbe ricevere una notifica di esito committente, tale notifica può assumere due valori alternativi: accettazione o rifiuto

23 Il Sistema di interscambio Intermediari Riceve il file fattura, effettua i controlli formali 1. controlli superati 1.a. inoltra il file fattura alla pa destinataria 1.a.i. se la consegna riesce invia una ricevuta di consegna al trasmittente 1.a.ii. se la consegna fallisce, invia al trasmittente una notifica di mancata consegna e ritenta per i 10 giorni successivi - Se riesce, ritorna al punto 1.a.i.1 - Se non riesce invia al trasmittente una attestazione di avvenuta ricezione con impossibilità di recapito 1.b. attende 15 gg dal primo tentativo di consegna 1.b.i. se riceve notifica d esito, la inoltra al trasmittente della fattura 1.b.ii. se non riceve notifica d esito, invia a trasmittente e destinatario una notifica di decorrenza termini 2. controlli non superati: invia al trasmittente una notifica di scarto

24 L amministrazione pubblica Intermediari 1. riceve il file fattura 2. processa le singole fatture componenti il lotto 2.a. entro 15gg dalla data del primo tentativo di consegna può inviare al Sdi una notifica di esito (accettazione o rifiuto) per ognuna delle fatture componenti il lotto 2.b. Dopo 15gg dalla data del primo tentativo di consegna se non ha inviato notifica d esito, riceve notifica di decorrenza termini NB Una fattura contenuta in un file fattura scartato dal Sdi ovvero esitata negativamente dall amministrazione destinataria, può essere inviata nuovamente al Sdi senza necessità che ne sia emessa un altra. L unica accortezza è quella di modificare il nome del file con la quale viene inviata

25 Notifiche e messaggi ricevuta di consegna messaggio che SdI invia al trasmittente per certificare l avvenuta consegna al destinatario del file FatturaPA notifica di scarto messaggio che SdI invia al trasmittente nel caso in cui il file trasmesso (file FatturaPA o file archivio) non abbia superato i controlli previsti notifica di mancata consegna messaggio che SdI invia al trasmittente per segnalare la temporanea impossibilità di recapitare al destinatario il file FatturaPA attestazione di avvenuta trasmissione della fattura con impossibilità di recapito messaggio che il SdI invia al trasmittente qualora trascorsi 10 giorni dalla data della notifica di mancata consegna, non sia stato possibile recapitare in alcun modo il file FatturaPA al destinatario riceva una fattura contenente il codice di default previsto nel caso in cui l operatore non rintraccia l Amministrazione su ipa

26 Notifiche e messaggi notifica di esito committente messaggio che l Amministrazione può inviare al SdI se intende segnalare l accettazione o il rifiuto della fattura ricevuta; la segnalazione può pervenire al SdI entro il termine di 15 giorni notifica di esito (cedente) messaggio che il SdI invia al trasmittente per inoltrare l'eventuale l esito (accettazione o rifiuto) ricevuto dal destinatario sulla fattura arrivata notifica di decorrenza termini messaggio che il SdI invia sia al trasmittente sia al destinatario, trascorsi 15 giorni dalla data della prima comunicazione (ricevuta di consegna o notifica di mancata consegna) inoltrata al trasmittente senza aver ricevuto notifica di esito committente, per informare della decorrenza del periodo entro il quale il sistema accetta il messaggio notifica esito committente

27 Cosa deve fare l amministrazione «Fare da se» Scegliere il canale per la ricezione delle fatture elettroniche dal Sdi Se il canale scelto è un nodo ftp ovvero un servizio in cooperazione applicativa (porta di dominio o web service) è necessario procedere all accreditamento Attivare sull indicepa il servizio di fatturazione elettronica (oppure utilizzare quello centrale, attivato automaticamente da AgId e collegato alla PEC istituzionale ) Oppure rivolgersi ad un intermediario (può essere un altra amministrazione pubblica!) che faccia tutto quello che serve per ricevere le fatture elettroniche per conto dell amministrazione stessa. Qualunque delle due scelte operi, l amministrazione deve mettere i propri fornitori in grado di riconoscere il codice ufficio destinatario della fattura

28 AAA - ATTENZIONE Il punto di ricezione deve essere presidiato perché il momento di consegna della fattura (presso l amministrazione o l intermediario) fa fede ai fini dei termini di pagamento Una volta che la fattura è stata acquisita può essere inserita nel flusso di lavorazione ordinario Assecondando una delle finalità della norma, la fattura dovrebbe essere automaticamente inserita nei sistemi di supporto alla gestione aziendale ma, fino alla realizzazione delle applicazioni necessarie, è possibile una gestione semimanuale della fattura stessa (inefficienze) Il file-fattura recapitato dal Sdi è l oggetto che deve essere conservato quale documento informatico, seguendo pertanto le previsioni del dpcm 3 dicembre 2013 (regole tecniche del Cad art. 71) e del DM 17 giugno 2014

29 Conservazione delle fatture elettroniche Conservazione delle fatture ai sensi dell art. 39, comma 3, del D.P.R. n. 633 del 1972 La conservazione delle fatture elettroniche deve essere conforme al Cad ed alle previsioni specifiche del DMEF 17 giugno 2014 (che ha sostituito il DMEF del 23 gennaio 2004) Nuove regole tecniche in materia di sistema di conservazione (DPCM 3 dicembre 2013)

30 Conservazione delle fatture elettroniche Il soggetto passivo residente o domiciliato nel territorio nazionale: riporta nei modelli di comunicazione AA7 o AA9, nel rispetto dei termini previsti dall art. 35 del D.P.R. n. 633 del 1972, gli estremi identificativi dei luoghi dove sono presenti i server nei quali sono conservati i documenti, anche se all estero assicura l accesso automatizzato all archivio, con ogni mezzo, in qualsiasi momento e dalla sede dove è effettuato il controllo ai sensi dell art. 52 del D.P.R. n. 633 del 1972

31 Obblighi fiscali per i documenti informatici DM 17 giugno 2014 Rinvio integrale al Cad in merito alle definizioni e alle regole tecniche per la gestione del documento informatico in generale immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità del documento informatico ai fini della validità fiscale Il sistema di conservazione deve essere tale da consentire le funzioni di ricerca delle informazioni in relazione a una serie di attributi come cognome e nome, denominazione, codice fiscale, partita IVA, data Libertà «vincolata» di scelta dei formati «conservabili» tra quelli previsti dal CAD oppure scelti dal responsabile della conservazione

32 Caratteristiche principali della conservazione delle fatture elettroniche Il termine per la conservazione delle fatture è equiparato a quello degli altri documenti «fiscalmente rilevanti»: 3 mesi dopo il termine di presentazione delle dichiarazioni annuali di cui al DL 386/94 (redditi e/o IVA) Le fatture elettroniche per le quali è obbligatorio l assolvimento dell imposta di bollo devono riportare specifica annotazione. Il pagamento dell imposta di bollo avviene in unica soluzione a consuntivo, entro 120 giorni dalla chiusura dell esercizio, ed esclusivamente mediante F24 con modalità telematica Il processo di conservazione dei documenti informatici termina con l apposizione di un riferimento temporale opponibile a terzi sul pacchetto di archiviazione

33 Grazie per l'attenzione

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