Associazione Turistica Pro Loco di Monterenzio presso Locomotiva, via Idice 58 - Parco dei Ciliegi - Monterenzio

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Cipriano Mazzoni
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1 Monterenzio, 9 aprile 2015 INVENTARIO CONDIVISO Per concretizzare le ipotesi formulate nel corso dell'ultima riunione in occasione della Rassegna del Volontariato di febbraio, forniamo una ipotesi di realizzazione che ci pare possa rispondere a quanto richiesto. Il punto focale della questione è quello di gestire un inventario "virtuale" comune e condiviso mentre l'inventario fisico, quello reale, rimane un compito della Associazione proprietaria che continuerà a gestire autonomamente il proprio magazzino. Pro Loco sarà in pratica un contenitore depositario delle movimentazioni di intercambio tra le Associazioni, senza nessun compito di gestione fisica effettiva dei singoli magazzini. Per la realizzazione sarà necessario: 1) stabilire una data di partenza, ragionevolmente proponibile per il 1 maggio ) comunicare le giacenze effettive a quella data 3) comunicare gli eventuali prestiti in essere a quella data Occorre tenere presente che Pro Loco stabilirà codifiche alle quali poi farà riferimento per tutta la gestione. Step 1 - Comunicazione delle giacenze iniziali effettive Si tratta di un semplice elenco di beni, che denominiamo per comodità ARTICOLI. I dati contenuti in questo elenco saranno i seguenti: Associazione Articolo Descrizione Unità misura (desunta dal mittente della mail ma Pro Loco attribuirà una codifica interna al magazzino virtuale dell'associazione. Esempio: "01" per Magazzino Pubblica) (Anche in questo caso Pro Loco attribuirà un codice per la gestione che sia uniforme tra le varie associazioni. Esempio: TAV-001 indicherà probabilmente sempre un tavolo ma 01-TAV-001 indicherà un tavolo di proprietà della Pubblica) (il più esauriente possibile) (anche in questo caso Pro Loco attribuirà una codifica normalizzata. Non indicare nulla per indicare una gestione a "Numero" o "Pezzi".) Giacenza (Attenzione: giacenza alla data comprensiva anche del materiale che è attualmente in prestito presso altre Associazioni)

2 NON bisogna comunicare i dati di materiali che non siano di proprietà. Vi chiediamo inoltre di avvisarci cortesemente se riscontrate di avere la disponibilità di materiale di proprietà Pro Loco Facciamo un esempio di comunicazione di un ARTICOLO. Associazione : Pubblica Articolo : Tavolo Descrizione : Tavolo 200 x90 Unità di Misura : Numero Giacenza iniziale : 150,00 (comprensiva di prestiti non ancora resi) Pro Loco transcodificherà l'informazione, per sua comodità come segue : Magazzino : 01 Articolo : 01-TAV-001 Descrizione : Tavolo 200 x 90 Unità Misura : Giacenza Iniz : 150,00 Step 2 - Comunicazione dei prestiti in essere Si tratta di un elenco, che denominiamo MOVIMENTI, che conterrà questi dati : Articolo prestato : (Anche in questo caso Pro Loco attribuirà un codice per la gestione che sia uniforme tra le varie associazioni. Esempio: TAV001 indicherà probabilmente sempre un tavolo) Descrizione movim : (anche se non indicata in questo caso sarà sempre "Prestito") Assoc partenza : Indicazione desunta dal mittente della mail Quantità prestata : (ovviamente il dato del prestito) Assoc destinataria : Indicazione dell'associazione di destinazione Esempio di comunicazione di un MOVIMENTO con mail che proviene dalla Ca' di Brenno: Articolo Mov : Polvere da sparo Descriz Mov : Prestito Assoc partenza : Ca di Brenno Unità di misura : KG Quantità prestata : 500,00 Assoc Dest : Pubblica

3 Per Pro Loco, quella comunicazione equivale ai seguenti dati: Articolo Mov : 02-SPA-001 Descriz Movim : Prestito Magazz partenza : 02 Unità di misura : KG Quantità Prestata : 500,00 Magazz Dest : 01 Per essere maggiormente chiari, il MOVIMENTO comunicato si tradurrà in: scarico dell'articolo 02-SPA-001 per KG 500,00 con causale Prestito carico di un articolo 01-SPA-001 per KG 500,00 Come si può notare un articolo prestato esiste SEMPRE sia nell magazzino della associazione di partenza che in quello della associazione di arrivo. Il prefisso dell'articolo deve sempre rappresentare l'associazione. Questo permette con un semplicissimo report periodico di controllare la situazione rapidamnete. Step 3 - Comunicazione "normale" dei dati (quella che avviene dopo il 1 maggio 2015) Questo tipo di comunicazione è abbastanza analoga a quella precedentemente citata per i movimenti di prestito anche se questa comunicazione comprende anche i resi; sarà indispensabile comunicare: Data prestito/reso Articolo prestato/reso Unità di misura Quantità prestata/resa Associazione di Destinazione (adeguandosi alle codifiche Pro Loco) Pro Loco assumerà che il movimento "parta", come al solito, dalla Associazione mittente della mail, perchè ovviamente la mail è il sistema migliore per tenere traccia delle comunicazioni. Esisterà una casella apposita nella quale indirizzare sia gli elenchi che le indicazioni di prestito e reso: plrisorsecomuni@gmail.com

4 Report inventario iniziale Una volta caricati i dati iniziali relativi a giacenze ed ai prestiti di cui allo Step 1 ed allo Step 2, Pro Loco invierà alla singola associazione un report contenente solo le giacenze iniziali (chiamiamolo inventario iniziale) aggiornato dai valori dei prestiti in corso comunicati. Dal momento del ricevimento di questo report sarà possibile usare le codifiche comuni ed iniziare a riferirsi agli articoli usando i codici che sono quindi validi per tutti i partecipanti al progetto. Sarà quindi possibile comunicare i prestiti/resi di cui allo Step 3 usando i codici stabiliti da Pro Loco. Carichi e scarichi Questi valori, che sono comunicati a fine anno o a richiesta, rappresenteranno ESCLUSIVAMENTE le quantità prestate e/o quelle restituite. Acquisti ed alienazioni potranno essere comunicati via . L'effetto della comunicazione di acquisto consisterà in un AUMENTO della Giacenza se l'articolo esiste già (oppure nella creazione iniziale di una giacenza se non esisteva in precedemza) mentre una alienazione/rottamazione determinerà una DIMINUZIONE della Giacenza. In ogni caso Pro Loco non si assume alcuna responsabilità per divergenze tra i dati in suo possesso e l'eventuale inventario fisico reale, come da accordi e volontà espresse nel corso degli incontri. Giusto per capirci sulle potenzialità del sistema, Pro Loco vi informa che intende gestire le proprie attrezzature con quel sistema. Restiamo in attesa di un vostro cortese cenno di riscontro principalmente per due motivi: 1) contare quante sono le Associazioni che possiedono materiale e che intendono entrare a fare parte di questa gestione 2) definire insieme chi fa cosa e perchè in una brevissima riunione tra le Associazioni interessate. Propongo a questo fine di fissare per fine aprile un incontro tra di loro.

5 Pro Loco è a disposizione per qualsiasi spiegazione o incomprensione del linguaggio. Suggerisco a chi è interessato di mandare una mail di conferma con un "Rispondi a" relativo a questa . Tra una quindicina di giorni vedremo con chi convocare il summit per l'eventuale partenza prevedibile a partire da inizio maggio Cordiali saluti. Per l'associazione Il Presidente

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