Conservazione dei documenti informatici

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1 Conservazione dei documenti informatici Allegato n. 4 al Manuale di gestione e conservazione dei documenti 1/25

2 Indice 1 Premesse Responsabile della Conservazione Scopo del presente allegato Riferimenti Moduli TOP MEDIA NED Organizzazione della presente guida pratica Attività preliminari Archivio di gestione Hardware, software e logistica necessari per la realizzazione dell archiviazione sostitutiva Realizzazione dell archivio sostitutivo Definizione dell archivio Definizione delle estrazioni Estrazione dei documenti dall archivio di gestione ed apposizione della firma digitale e del riferimento temporale da parte del Responsabile della conservazione Il riferimento temporale Collaudo Firma digitale del pubblico ufficiale La marca temporale Chiusura dei supporti Trasferimento sui supporti sostitutivi Svuotamento dell archivio intermedio Chiusura dell archivio (e trasferimento su supporto) Anagrafica dei supporti Distruzione dei documenti analogici Manutenzione dell archivio sostitutivo /08/2008 2/25

3 5.1 Collaudo periodico dell archivio sostitutivo Riversamento diretto Riversamento sostitutivo Tipologie documentarie da conservare su supporto informatico Tipi di documento che il Comune di Pesaro conserva su supporto sostitutivo e relative chiavi di ricerca Tipo documento: Registro di Protocollo Tipi documenti: Registri di Protocollo dal 1999_al 2006 e Registro Urbanistica dal 2003 al Tipo documento: Determinazioni Tipi di documento sottoposti ad autentica notarile Quantità e ingombri Denominazione attribuita agli archivi sostitutivi Criteri e frequenza di estrazione Frequenza di marcatura temporale Modalità di riempimento dei supporti Collaudo: criteri da utilizzare durante la generazione dell archivio sostitutivo Controllo e manutenzione dell archivio sostitutivo Caratteristiche del sistema di archiviazione Misure di sicurezza adottate Caratteristiche dei supporti di memorizzazione Pag. 3

4 Capitolo 1 Premesse 1.1 Responsabile della Conservazione Il responsabile della conservazione, i cui compiti sono stabiliti dalla deliberazione del CNIPA 19 febbraio 2004, n. 11, è il Responsabile del Servizio Infocittà, (deliberazione di Giunta n. 17 del 29 gennaio 2008). Con atto in data 6 febbraio 2008 prot. n il Responsabile ha delegato: - per gli aspetti legali attinenti alla normativa, gli aspetti organizzativi attinenti ai documenti da conservare, alla modalità e ai tempi, la Responsabile dello Sportello Informa&servizi Lucia Curina e Simonetta Bastianelli. - per gli aspetti tecnici attinenti a tutte le attività informatiche legate al processo di conservazione, compresa l apertura dell archivio, l apposizione della firma digitale e della marca temporale, il Responsabile del CED, Luciano Schiaroli e Gianfranco Badioli. 1.2 Scopo del presente allegato Questa guida riassume, in tre fasi ed in sequenze di punti operativi, i compiti che sono descritti in più articoli della Deliberazione n 11/2004 Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali emessa dal Centro Nazionale per l Informatica nella Pubblica Amministrazione (di seguito indicata come Delibera CNI- PA). Il presente allegato indica quali siano i punti da eseguirsi con le applicazioni informatiche. La Gestione Elettronica dei Documenti per la conservazione sostitutiva fa riferimento ai moduli del software Top Media NED realizzati da TOP CONSULT srl utilizzati dal Comune di Pesaro. Sono prerequisiti la conoscenza della normativa di legge, delle regole tecniche CNIPA e delle caratteristiche strutturali e funzionali dei moduli di Top Media NED da utilizzare. 1.3 Riferimenti Durante l esposizione viene fatto riferimento alle funzioni del modulo LEX della TOP CONSULT e vengono citati articoli tratti dalla Delibera CNIPA. Per convenzione si utilizzeranno le seguenti rappresentazioni grafiche: quando le operazioni indicate sono eseguite con il modulo LEX. Es: Generare gli archivi utilizzando il menù quando le operazioni indicate sono eseguite con il modulo READER. Es: 11/08/2008 4/25

5 Verificare la corrispondenza tra il documento e la sua firma digitale le citazioni prelevate dagli articoli di legge sono riportate in corsivo ed evidenziate in grassetto laddove nella stessa citazione vi sia l indicazione della cosa da fare. 1.4 Moduli TOP MEDIA NED I moduli di Top Media NED per la Gestione Elettronica dei Documenti di cui il Responsabile dei Sistemi Informativi deve avere buona conoscenza sono: ADMIN Gestisce ed amministra tutti i moduli applicativi, le tipologie dei documenti, la riservatezza sui documenti, le autorizzazioni concesse per utente, le migrazioni dei documenti fra dispositivi diversi, la riorganizzazione del database, la cancellazione e il ripristino dei documenti. USER E il modulo utilizzabile dagli utenti per creare, archiviare, ricercare, distribuire internamente via posta elettronica o via fax i documenti gestiti dall'archivio elettronico, per predisporre "cartelline" personali o pubbliche in cui i documenti vengono raccolti automaticamente o manualmente. I documenti possono essere: testi, immagini, fogli elettronici, disegni CAD vettoriali, spool di stampa, ecc. LEX Realizza l'archivio sostitutivo della carta, secondo la Delibera CNIPA. E composto da: LEX estrae dall'archivio elettronico di Top Media NED i documenti (convertendoli nei formati PDF o TIFF se richiesto) ed i relativi indici di ricerca, genera le firme digitali, guida l utente nella fase di autenticazione da parte del Pubblico Ufficiale, nella fase di masterizzazione dei supporti sostitutivi e nei necessari collaudi. READER consente la ricerca, la visualizzazione e la verifica della firma digitale dei documenti. Risiede sui supporti sostitutivi. La conoscenza di questi moduli è indispensabile per definire, insieme all Amministratore dell applicazione Top Media NED: i campi di indice, i periodi in cui eseguire le estrazioni, la denominazione dei database, gli accorgimenti da applicare durante tutto l anno per assicurare la buona qualità dei documenti archiviati. Pag. 5

6 1.5 Organizzazione della presente guida pratica La guida è così organizzata: Attività preliminari: è il capitolo che raccoglie le attività operative ed organizzative richieste per la predisposizione e la personalizzazione dell ambiente informatico ecc Realizzazione dell archivio sostitutivo: è il capitolo che raccoglie le attività operative per la creazione dell archivio sostitutivo a norma di legge. Manutenzione dell archivio sostitutivo: è il capitolo che raccoglie le attività da svolgere per garantire la lettura e la conservazione nel tempo degli archivi sostitutivi già prodotti. Individuazione delle tipologie documentarie da conservare su supporto informatico: è il capitolo in cui il Responsabile dell archivio ottico registra le proprie rilevazioni su ogni tipologia di documento da sottoporre a conservazione informatica. 11/08/2008 6/25

7 Capitolo 2 Attività preliminari Il capitolo tratta l insieme delle attività preliminari che il Responsabile deve fare per predisporre: l archivio di gestione gli hardware, i software e la logistica necessari per la realizzazione dell archiviazione sostitutiva 2.1 Archivio di gestione Le attività che il Responsabile deve predisporre sull archivio di gestione, coadiuvato dall Amministratore di TOP MEDIA NED, per ogni tipologia documentaria da conservare su supporto informatico sono: 1) definire le modalità di creazione dell archivio di gestione e le relative deleghe operative. In particolare per ciascuna tipologia verranno definite le modalità di archiviazione e i relativi controlli (numerici e qualitativi). Il capitolo 6 contiene nel dettaglio le procedure di archiviazione e di controllo adottate. 2) individuare i tipi di documento che il Comune di Pesaro intende conservare in modo sostitutivo. Il Comune ha iniziato a sottoporre ad archiviazione sostitutiva solo alcuni tipi di propri documenti di gestione. Vedi i dati relativi alle singole tipologie nel seguente paragrafo ) individuare i tipi di documento che necessitano dell autentica del pubblico ufficiale. Per i documenti analogici originali unici dovrà essere attestata la conformità da parte del pubblico ufficiale, con l apposizione del riferimento temporale e della firma digitale. Vedi i dati raccolti nel paragrafo ) definire le chiavi di ricerca per ogni tipo di documento. Definire le chiavi di ricerca in modo da consentire un facile reperimento dei documenti in sede di esibizione. Vedi i dati raccolti nel paragrafo ) definire le modalità di conversione per ogni tipo di documento che lo richieda. Il formato di conversione prescelto (TIFF o PDF) deve tenere conto della qualità e dell ingombro del risultato. A parità di qualità sono da prediligere i formati meno ingombranti. Vedi i dati raccolti nel paragrafo ) creare/aggiornare l archivio di gestione secondo quanto rilevato ai punti precedenti avvalendosi dell Amministratore di TOP MEDIA NED. 7) stimare la quantità di ogni tipo di documento e l ingombro annuale. Questa attività è indispensabile per dimensionare il sistema di archiviazione sostitutiva ed organizzare l esecuzione del lavoro. In base alle stime, infatti, possono essere dimensionati gli spazi magnetici su cui generare Pag. 7

8 l archivio sostitutivo intermedio, la ciclicità delle estrazioni e delle masterizzazioni, la quantità di supporti sostitutivi da acquistare, i tempi di svolgimento delle varie attività. Vedi i dati raccolti nel paragrafo ) definire i criteri operativi atti a garantire la qualità dei documenti archiviati L attività va svolta con l Amministratore di TOP MEDIA NED e deve tenere conto di tutte le fonti di provenienza dei documenti: - documenti cartacei acquisiti tramite scanner. Prima di archiviare il documento in TOP MEDIA NED l operatore deve controllare e garantire la buona acquisizione. - documenti provenienti da spool o già in formato elettronico. Poiché questi documenti possono essere convertiti nei formati PDF / TIFF, occorre controllare che la conversione generi un risultato qualitativamente soddisfacente. 9) definire il numero e la denominazione degli archivi sostitutivi da generare. Il numero di archivi sostitutivi da generare annualmente è tipicamente pari ad 1. Tuttavia, considerazioni legate al volume dei documenti da trattare oppure a requisiti di riservatezza, possono indurre il Responsabile a produrre più archivi sostitutivi. I nomi degli archivi devono essere scelti in modo da poterli identificare univocamente anche negli anni a venire. Per esempio: Denominazione corretta Registro di Protocollo anno 2007 Determinazioni Dirigenziali anno 2008 Denominazione errata Protocollo Determinazioni Vedi i dati raccolti nel paragrafo ) definire le modalità di estrazione dei documenti dall archivio di gestione. In particolare: i criteri di estrazione la frequenza di estrazione: una volta al mese, una volta all anno, la frequenza con cui apporre le marche temporali la modalità di riempimento dei supporti: fino ad esaurimento dello spazio disponibile, oppure supporti diversi per ciascun tipo di documento Vedi i dati raccolti nei paragrafi 6.5, 6.6 e ) individuare i criteri di collaudo da utilizzare durante la fase di generazione dell archivio. Vedi i dati raccolti nel paragrafo ) individuare i criteri di collaudo da utilizzare durante la fase di manutenzione dell archivio. Vedi i dati raccolti nel paragrafo /08/2008 8/25

9 2.2 Hardware, software e logistica necessari per la realizzazione dell archiviazione sostitutiva Il Responsabile dell archivio deve: a) definire le caratteristiche ed i requisiti del sistema di archiviazione in funzione della tipologia di documenti (analogici o digitali) da conservare (Delibera CNIPA art. 5 comma 1 sub a); tali caratteristiche sono determinabili dalle misurazioni effettuate in precedenza. Vedi i dati raccolti nel paragrafo b) adottare le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema preposto al processo di conservazione digitale e delle copie di sicurezza dei supporti di memorizzazione (Delibera CNIPA art. 5 comma 1 sub e). Vedi i dati raccolti nel paragrafo Per ogni archivio sostitutivo definito precedentemente il Responsabile: 1) può delegare, in tutto o in parte, lo svolgimento delle proprie attività ad una o più persone che, per competenza ed esperienza garantiscano la corretta esecuzione delle operazioni ad esse delegate. (Delibera CNIPA art. 5 comma 2). 2) deve procurare, per sé e per gli operatori, i dispositivi di firma contenenti le chiavi di sottoscrizione destinate alla generazione e verifica delle firme (Regole Tecniche DPR n. 513/97 Art. 4 Comma 4 Sub a). A tale scopo si rivolge ad una delle Autorità di Certificazione certificate dal CNIPA 3) deve pianificare a quale Autorità di Certificazione certificata dal CNIPA rivolgersi per effettuare la marcatura temporale. In funzione dell autorità prescelta, normalmente la stessa che a- vrà fornito i dispositivi di firma ed i certificati di cui al punto precedente, potrà acquistare preventivamente lotti di marche temporali da utilizzare durante le operazioni di creazione dell archivio sostitutivo. 4) deve procurare i supporti di memorizzazione quali ad esempio dischi ottici, magneto-ottici, DVD. Il numero di supporti ottici da procurare deve essere almeno pari al doppio del volume dell archivio sostitutivo (infatti, per ogni supporto originale dovrà essere prodotta almeno UNA copia di sicurezza). Vedi le caratteristiche dei supporti di memorizzazione nel paragrafo Pag. 9

10 Capitolo 3 Realizzazione dell archivio sostitutivo L archivio sostitutivo è realizzato attraverso il prodotto LEX alle cui funzionalità ed alla cui documentazione in linea rinviamo per ogni dettaglio. I passi da seguire sono: 1) definizione dell archivio sostitutivo 2) definizione delle estrazioni dall archivio di gestione 3) estrazione dei documenti dall archivio di gestione ed apposizione della firma digitale e del riferimento temporale da parte del Responsabile della conservazione 4) esecuzione del collaudo e di eventuali interventi correttivi sull archivio sostitutivo intermedio 5) richiesta di intervento del Pubblico Ufficiale (solo nel caso di documenti che lo richiedano) 6) marcatura temporale (con la frequenza determinata dalle disposizioni di legge in funzione della tipologia di documenti conservati) 7) chiusura dei supporti 8) trasferimento dei documenti sui supporti di memorizzazione 9) svuotamento dell archivio intermedio 10) chiusura dell archivio (database) 11) trasferimento dell archivio (database) sul supporto di memorizzazione Lo schema rappresenta il processo di realizzazione dell archivio sostitutivo 11/08/ /25

11 . Definizione dell archivio Definizione delle estrazioni Archivio sostitutivo intermedio (n supporti) Estrazione Collaudo Autentica del P.U. Marca temporale Chiusura supporti Trasferimento doc. Documenti conservati NO Svuotamento Finito? SI Trasf. dei documenti sui supporti ottici (ogni supporto è prodotto almeno in duplice copia) Chiusura archivio Trasferimento db Chiavi di ricerca, marche temporali, READER FINE Archivio sostitutivo (ogni supporto è prodotto almeno in duplice copia) Pag. 11

12 3.1 Definizione dell archivio Definire l archivio utilizzando il pulsante Nuovo archivio Ricavare le informazioni per la compilazione dei campi dal paragrafo Il Responsabile deve fornire le proprie generalità attraverso il dispositivo di firma personale. In questa fase il certificato di firma del Responsabile viene verificato per controllare che sia valido e conforme ai requisiti di legge. 3.2 Definizione delle estrazioni La definizione delle estrazioni avviene utilizzando la scheda Definizione esportazione. Ricavare le informazioni per la compilazione dei campi dal paragrafo 6.1, 6.2, Estrazione dei documenti dall archivio di gestione ed apposizione della firma digitale e del riferimento temporale da parte del Responsabile della conservazione L estrazione dei documenti si esegue utilizzando la funzione Esegui. Eseguire le estrazioni con la frequenza indicata al paragrafo 6.5. E compito dell operatore verificare il corretto funzionamento dell operazione consultando l apposito file di log. Poiché durante l estrazione i documenti devono essere firmati, la persona che esegue l operazione deve utilizzare il proprio dispositivo di firma. All avvio di ogni estrazione viene verificato che il certificato dell operatore che esegue l estrazione sia valido e conforme ai requisiti di legge Il riferimento temporale Il riferimento temporale viene apposto automaticamente dalla procedura di estrazione e contiene la data e l ora di sistema rilevate nel momento in cui è avvenuta l operazione di firma. Per ogni documento estratto, il riferimento temporale è un attributo firmato all interno del file sottoscritto (*.P7M). 11/08/ /25

13 3.4 Collaudo Il responsabile dell archivio (o l operatore), prima della chiusura del supporto di memorizzazione, è tenuto ad effettuare un operazione di collaudo finalizzata a riscontrare la correttezza degli adempimenti eseguiti, quindi la conformità tra quanto presente sul supporto e quanto oggetto di acquisizione. Il collaudo si avvia utilizzando la funzione Collauda. Viene eseguito READER. Collaudare l archivio con i criteri stabiliti al paragrafo 6.8. Il collaudo deve rispondere positivamente alle richieste di visualizzazione, stampa e verifica dell integrità dei documenti. La corretta visualizzazione può essere verificata attraverso la funzione Visualizza il documento e la successiva stampa attraverso il visualizzatore. La verifica dell integrità del documento può essere controllata con la funzione Verifica Se durante il collaudo si riscontrano errori operare come di seguito indicato: Errore La rappresentazione digitale del documento non corrisponde all originale (mancanza di pagine, acquisizione troppo chiara o troppo scura, errore di conversione, ) Questa tipologia di errore dovrebbe presentarsi raramente, poiché la qualità del documento archiviato deve essere assicurata a monte dai criteri operativi atti a garantire la qualità dei documenti archiviati definiti in precedenza. Rimedio Ottenere la nuova rappresentazione digitale del documento e utilizzare la funzione Correzione - Sostituisci file attivando l opzione firma il file DEVE essere corretto anche il documento archiviato nel database di gestione TOP MEDIA NED. 3.5 Firma digitale del pubblico ufficiale Solo nel caso in cui, all interno dell archivio sostitutivo, siano contenuti documenti analogici originali unici, il processo di conservazione prevede l apposizione del riferimento temporale e della firma digitale di un pubblico ufficiale che attesti la conformità di quanto memorizzato al documento di origine. L autentica da parte del pubblico ufficiale avviene tramite la funzione. Il pubblico ufficiale (dotato del proprio dispositivo di firma) potrà sottoscrivere un documento alla volta oppure, dopo aver fatto tutte le verifiche che ritiene opportune, potrà agire su serie di documenti. Pag. 13

14 Per ogni documento sottoscritto dal pubblico ufficiale viene registrato il riferimento temporale di quando l operazione è effettuata (cioè la data e ora di sistema rilevate nel momento in cui il pubblico ufficiale appone la propria firma digitale). 3.6 La marca temporale La marcatura temporale attribuisce ai documenti una data ed un ora certi ed opponibili ai terzi. L operazione di marcatura deve essere effettuata con la cadenza prevista dalle specifiche disposizioni di legge ed in funzione della tipologia di documenti conservati. Nel caso in cui si stiano conservando documenti rilevanti ai fini fiscali quali le fatture, allora la marca temporale dovrà essere apposta con cadenza non superiore ai 15 giorni dalla data di registrazione nei libri contabili, in tutti gli altri casi la marca temporale deve essere apposta almeno una volta all anno. La marcatura temporale (operazione che per essere eseguita richiede il collegamento ad Internet) avviene sottoponendo all autorità di certificazione prescelta il/i file contenenti le impronte dei documenti conservati. Tali file si trovano nella subdirectory \TIMESTAMP di ogni archivio. 3.7 Chiusura dei supporti La chiusura dei supporti di memorizzazione deve avvenire successivamente all operazione di collaudo e all operazione di autenticazione da parte del pubblico ufficiale nei casi in cui questa sia richiesta. Contestualmente all operazione di chiusura all operatore vengono richiesti gli estremi di identificazione del supporto principale e di almeno un altro supporto di memorizzazione, che ne costituisce la copia di sicurezza, da conservarsi in luogo diverso. Gli estremi di identificazione forniti devono consentire di individuare con chiarezza sia i supporti che la collocazione fisica delle varie copie dell archivio. La chiusura dei supporti si ottiene utilizzando la funzione Anagrafica supporti. Per ogni supporto da chiudere, fornire gli estremi di identificazione del supporto originale e di sicurezza e la data di collaudo attraverso la funzione Anagrafica supporti. Vedi le informazioni riportate al paragrafo /08/ /25

15 3.8 Trasferimento sui supporti sostitutivi Le indicazioni per trasferire l archivio sui supporti sostitutivi si ottengono utilizzando la funzione Istruzioni per la masterizzazione Tale funzione indica all operatore come: trasferire l archivio intermedio sui supporti sostitutivi serigrafare (etichettare) i supporti sostitutivi Il Responsabile deve controllare il buon esito dell operazione di trasferimento sia per l archivio originale che per quello di sicurezza. 3.9 Svuotamento dell archivio intermedio Questa funzione consente al Responsabile di recuperare lo spazio magnetico utilizzato durante le fasi precedenti. Per svuotare l archivio intermedio utilizzare la funzione Anagrafica supporti (opzione Svuota ). Al termine dello svuotamento, se vi sono altri documenti da estrarre, riprendere il procedimento a partire dal paragrafo 3.3 Estrazione dei documenti dall archivio di gestione Chiusura dell archivio (e trasferimento su supporto) Quando tutte le estrazioni sono state effettuate e collaudate e quando anche l ultima marcatura temporale è stata effettuata, procedere alla chiusura dell archivio. Questa operazione porta il database contenente gli indici di ricerca nell area temporanea da cui verrà prelevato dall ultima operazione di trasferimento sui supporti sostitutivi Per effettuare l operazione di chiusura dell archivio usare la funzione Chiudi archivio. Le istruzioni su come trasferire l archivio sono disponibili usando la funzione Istruzioni per la masterizzazione Pag. 15

16 3.11 Anagrafica dei supporti Il responsabile della conservazione archivia e rende disponibili, con l impiego di procedure elaborative, relativamente ad ogni supporto di memorizzazione utilizzato, le seguenti informazioni: 1. descrizione del contenuto dell insieme dei documenti; 2. estremi identificativi del responsabile della conservazione; 3. estremi identificativi delle persone eventualmente delegate dal responsabile della conservazione, con l indicazione dei compiti alle stesse assegnati; 4. indicazione delle copie di sicurezza (Delibera CNIPA art. 5 comma 1 sub b) L anagrafica dei supporti utilizzati per ogni archivio può essere consultata tramite la funzione Informazioni sull archivio. L anagrafica dei supporti utilizzati per ogni archivio può essere consultata tramite il menù? Informazioni sull archivio. 11/08/ /25

17 Capitolo 4 Distruzione dei documenti analogici Una volta creato l archivio sostitutivo, come indicato nei capitoli precedenti, sarà possibile distruggere il materiale analogico di cui è stata effettuata l archiviazione sostitutiva a condizione che sia stata fornita la necessaria autorizzazione alla distruzione da parte della Soprintendenza Archivistica per le Marche - Ministero per i beni e le attività culturali, in quanto l Archivio comunale è bene culturale demaniale (Decreto Legislativo del 29 gennaio 2004, n 42). Pag. 17

18 Capitolo 5 Manutenzione dell archivio sostitutivo La manutenzione dell archivio sostitutivo si realizza attraverso il prodotto LEX Reader alle cui funzionalità e alla cui documentazione in linea rinviamo per ogni dettaglio. Il responsabile della conservazione: h) verifica periodicamente, con cadenza non superiore a cinque anni, l effettiva leggibilità dei documenti conservati provvedendo, se necessario, al riversamento diretto o sostitutivo del contenuto dei supporti (ART. 5 comma 1 sub h). 5.1 Collaudo periodico dell archivio sostitutivo Il collaudo deve essere eseguito periodicamente con le modalità stabilite al paragrafo 6.9. Prelevare l archivio sostitutivo dal luogo sicuro in cui è conservato Inserire il supporto contenente il database nel lettore e attendere che compaia READER. Controllare l accessibilità di ogni supporto con la funzione Verifica - I documenti del supporto la verifica la facciamo quando scriviamo sul supporto Controllare che i documenti (presi a campione) siano visibili attraverso la funzione Visualizza il documento e la successiva stampa attraverso il visualizzatore. In dipendenza dell esito del collaudo, comportarsi nel seguente modo: l archivio non presenta alcun problema. Riporlo nuovamente in luogo sicuro. uno o più supporti si rivelano non più idonei od obsoleti. Per ciascuno effettuare il riversamento diretto. uno o più supporti contengono delle registrazioni la cui rappresentazione digitale è obsoleta. Per ciascuno effettuare il riversamento sostitutivo. 5.2 Riversamento diretto 1. Il riversamento diretto trasferisce il contenuto di un supporto divenuto inadeguato su di un nuovo supporto. (in pratica partendo dalla copia NON difettosa del supporto eseguitene una copia su un supporto nuovo). 2. Al termine dell operazione di COPIA collaudare il nuovo supporto ottenuto Applicare le istruzioni del paragrafo 5.1 al nuovo supporto. 3. se vi sono altri supporti da riversare, ricominciare dal punto 1 di questo elenco 11/08/ /25

19 5.3 Riversamento sostitutivo Il riversamento sostitutivo è il processo che trasferisce uno o più documenti conservati da un supporto ottico di memorizzazione ad un altro, modificando la loro rappresentazione informatica. Questo tipo di riversamento consente l aggiornamento tecnologico degli archivi quando non sia possibile o conveniente conservare il formato della rappresentazione digitale dei documenti. Esso è particolarmente critico poiché le firme digitali associate ad una versione non sono applicabili alle altre, tuttavia la disponibilità di formati standardizzati e consolidati per la rappresentazione dei documenti è conforme alle attuali disposizioni. Il riversamento sostitutivo sarà effettuato in base alle norme che saranno emanate a livello nazionale. Alla luce di queste considerazioni e dell attuale assenza delle condizioni di reale utilizzo della funzione, il riversamento sostitutivo non viene attualmente descritto. Pag. 19

20 Capitolo 6 Tipologie documentarie da conservare su supporto informatico 6.1 Tipi di documento che il Comune di Pesaro conserva su supporto sostitutivo e relative chiavi di ricerca Tipo documento: Registro di Protocollo I file mensili del registro di Protocollo Generale sono sottoposti alla conservazione a fine anno, come indicato all art. 39 del Manuale di Gestione e Conservazione dei documenti. Tutti i documenti appartenenti a questa tipologia sono in formato PDF (non saranno quindi oggetto di conversione di formato per la conservazione). Nessuno dei documenti appartenenti a questa tipologia deve essere sottoposto ad autentica notarile. Le chiavi di ricerca individuate sono riportate nella tabella seguente: Indici Tipo Lunghezza Estrarre Indice Anno Numerico 4 SI Mese Alfanumerico 14 SI Num. Iniziale Numerico 6 SI Num. Finale Numerico 6 SI Tipi documenti: Registri di Protocollo dal 1999_al 2006 e Registro Urbanistica dal 2003 al 2006 Si conservano, secondo le regole dettate dal CNIPA, i registri di protocollo digitali prodotti dal 1999 al 2006 (Protocollo_1999_2006) e i registri di protocollo del servizio Urbanistica prodotti negli anni dal 2003 al 2006 (Protocollo_urba_2003_2006). Tutti i documenti appartenenti a queste tipologie sono in formato PDF (non saranno quindi oggetto di conversione di formato). Nessuno dei documenti appartenenti a queste tipologie deve essere sottoposto ad autentica notarile. 11/08/ /25

21 Le chiavi di ricerca individuate sono riportate nella tabella seguente: Indici Tipo Lunghezza Estrarre Indice Anno Numerico 4 SI Mese Alfanumerico 14 SI Num. Iniziale Numerico 6 SI Num. Finale Numerico 6 SI Tipo documento: Determinazioni Dal 10 gennaio 2008 tutte le determinazioni dirigenziali sono sottoscritte con firma digitale e prima della loro archiviazione devono essere classificate. Tutti i documenti appartenenti a questa tipologia sono in formato PDF (non saranno quindi oggetto di conversione di formato per la conservazione). Nessuno dei documenti appartenenti a questa tipologia deve essere sottoposto ad autentica notarile. Le chiavi di ricerca individuate sono riportate nella tabella seguente: Indici Tipo Lunghezza Indice ID Numerico 10 Anno Numerico 4 Numero Numerico 10 Data Numerazione Data - Tipo Alfanumerico 3 Oggetto Alfanumerico 600 Proponente Alfanumerico 80 Responsabile Alfanumerico 80 Classifica Alfanumerico 20 Fascicolo Alfanumerico 30 Data esecutività Data - Data pubblicazione Data - Giorni pubblicazione Numerico Tipi di documento sottoposti ad autentica notarile I documenti sopra indicati che si intendono sottoporre a conservazione non sono documenti analogici originali unici. Per questo motivo non sarà necessario l intervento di un Pubblico Ufficiale. Pag. 21

22 6.3 Quantità e ingombri Per i tipi documento da archiviare in modalità sostitutiva sono stati stimati i seguenti volumi: Tabella per il calcolo dell occupazione dei documenti Tipo documento Doc./anno Dimensione media Occupazione documenti (in Nr.) (in Kb) (in Gb) Determinazioni ,86 Protocollo ,12 Tabella per il calcolo dell occupazione delle firme sui documenti Tipo documento Doc./anno N di firme necessarie (per doc.) Dimensione media di una firma in Kb Occupazione firme (in Nr.) (in Nr.) (in Kb) (in Gb) Determinazioni <0,1 Protocollo <0,1 Tabella per il calcolo dell occupazione degli indici Tipo documento Doc./anno Occupazione indici (in Nr.) (in Gb) Determinazioni < 0,03 Protocollo 12 < 0.01 Per l archivio sostitutivo originale serviranno circa: - 1 DVD per le Determinazioni. - 1 DVD per il Protocollo. - 1 DVD per il Protocollo_1999_ DVD per il Protocollo_urba_2003_2006. Altrettanti saranno necessari per l archivio sostitutivo di sicurezza. 11/08/ /25

23 6.4 Denominazione attribuita agli archivi sostitutivi Il Comune ha creato i seguenti archivi sostitutivi: Nome archivio descrizione Determinazioni <Anno> Determinazioni dirigenziali Protocollo <Anno> Registro di Protocollo Generale Protocollo_1999_2006 Registro di protocollo dal 1999 al 2006 Protocollo_urba_2003_2006 Registro Urbanistica dal 2003 al Criteri e frequenza di estrazione I criteri di estrazione sono: Nome archivio Criteri di estrazione Frequenza di estrazione Determinazioni < Anno> Tutti i documenti che portano data di e- MENSILE secutività compresa tra inizio e fine mese (es. tra il 01/01/2008 e il 31/01/2008) Protocollo <Anno> Tutti i documenti dell anno (data di protocollo). ANNUALE Protocollo_1999_2006 Tutti i documenti compresi tra l anno Operazione eseguita in 1999 ed il data Protocollo_urba_2003_2006 Tutti i documenti compresi tra l anno Operazione eseguita in 2003 ed il data Frequenza di marcatura temporale La marcatura temporale è apposta come segue: Nome archivio Determinazioni < Anno> Protocollo <Anno> Protocollo_1999_2006 Protocollo_urba_2003_2006 Frequenza di marcatura Ad ogni estrazione Ad ogni estrazione Una sola volta all inizio della conservazione Una sola volta all inizio della conservazione 6.7 Modalità di riempimento dei supporti La modalità di riempimento dei supporti prevede famiglie di supporti specializzate per tipo documento. Per ogni supporto creato si procede sino a completamento di una mensilità di estrazione. Es. Nome archivio Determinazioni < Anno> Protocollo <Anno> Famiglia di Supporti A A Pag. 23

24 6.8 Collaudo: criteri da utilizzare durante la generazione dell archivio sostitutivo Per il collaudo durante la generazione dell archivio sono stati definiti i seguenti criteri: Il collaudo deve accertare che i documenti siano esibibili (cioè: leggibili e sia possibile ottenerne una copia). Per ciascun supporto verificare il 5% dei documenti a campione. 6.9 Controllo e manutenzione dell archivio sostitutivo Per i collaudi da effettuarsi in sede di manutenzione dell archivio, sono stati definiti i seguenti criteri e scadenze: Una volta all anno viene verificato l archivio sostitutivo (sia quello originale che quello di sicurezza) Il controllo deve accertare che i documenti siano integri. Per ciascun supporto verificare i documenti a campione, come segue Nome archivio Determinazioni < Anno> Protocollo <Anno> Protocollo_1999_2006 Protocollo_urba_2003_2006 Controllo Almeno il 2% dei documenti per ogni supporto Almeno 3 file per ogni supporto Almeno il 2% dei documenti per ogni supporto Almeno il 2% dei documenti per ogni supporto Delle operazioni descritte al punto precedente deve essere compilato un verbale Nel caso di manutenzione o sostituzione degli hardware in uso per la lettura e per la scrittura dei supporti vengono eseguiti gli stessi test dei punti precedenti 6.10 Caratteristiche del sistema di archiviazione Il comune di Pesaro si è dotato dei seguenti strumenti informatici: PC: Intel Pentium IV 400 MHZ da 512 MB RAM Hard Disk: ATA rpm da 80 GB Unità di backup: LIBRERIA AUTOMATIZZATA IBM3582 Masterizzatore: DVD Sistema operativo: Microsoft Windows XP Professional SP2 TOP MEDIA NED: versione o superiori Directory di lavoro \\Srv-arkottica\d$\Topmedianed\disco_lex\DISK3 11/08/ /25

25 6.11 Misure di sicurezza adottate Le misure di sicurezza adottate sono: Il valore di data e ora del sistema, a cui ci appoggiamo per l apposizione del riferimento temporale di ogni documento, è ereditato automaticamente (attraverso il comando del sistema operativo: NET TIME) da quello dei server da cui i dati vengono prelevati. L archivio sostitutivo originale è conservato in armadio ignifugo presso il corridoio del IV piano della Sede Centrale in piazza del Popolo 1, le cui chiavi sono in possesso di Schiaroli Luciano e Badioli Gianfranco L archivio sostitutivo di sicurezza è conservato presso l Archivio Comunale in largo Mamiani, le cui chiavi sono in possesso di Lucia Curina e Simonetta Bastianelli. Il locale presso cui viene prodotto l archivio sostitutivo è separato da altri e ad accesso controllato. Durante le fasi di lavorazione il locale è presidiato dai Sigg. Schiaroli Luciano o Badioli Gianfranco. Per il back-up del sistema si è scelto il prodotto Veritas da utilizzarsi con frequenza giornaliera. I titolari delle smart card hanno avuto istruzioni in merito alla conservazione delle stesse in luoghi sicuri e diversi da quello di conservazione del PIN di attivazione. Per la manutenzione software sono state scelte le seguenti società con i relativi contratti: Nome società Indirizzo N contratto Prodotti in manutenzione TOP CONSULT Via Valeggio 22/E Torino 2002/231 TOP MEDIA NED 6.12 Caratteristiche dei supporti di memorizzazione Per una corretta conservazione le tecnologie da adottare per i dispositivi di registrazione e per i supporti di memorizzazione debbono assicurare elevata qualità della registrazione e permanenza dei dati nel lungo periodo. I supporti di memorizzazione hanno le seguenti caratteristiche: Dimensione Block size 4 GB 2 KB Standard a cui attenersi per l organizzazione dei dati sui cd/dvd di conservazione: ISO/IEC 10149: formato di registrazione ISO 9660: formato del file system dei CD ISO/IEC 13346: formato del file system dei DVD Pag. 25