GUIDA PER LA RENDICONTAZIONE DEI PROGETTI 2011 LEGGE REGIONALE N. 26/2002 ISTRUZIONI PER LA CONSEGNA DELLA RENDICONTAZIONE DEL PROGETTI 2011

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1 GUIDA PER LA RENDICONTAZIONE DEI PROGETTI 2011 LEGGE REGIONALE N. 26/2002 ISTRUZIONI PER LA CONSEGNA DELLA RENDICONTAZIONE DEL PROGETTI 2011 ATTENZIONE: ricordiamo che è necessario presentare la copia di TUTTE le pezze giustificative inserenti al progetto rispettando il più possibile il bilancio preventivo di spesa! (leggere attentamente questa guida!!!) Per le attività svolte nel contesto del progetto per il quale avete fatto richiesta di un contributo alla Regione Piemonte in riferimento alla Legge Regionale 26/2002, vi ricordiamo che è necessario consegnare la rendicontazione economica e la relazione entro il 30 dicembre 2011 sia per i progetti ANNUALI che per i progetti ESTIVI. DOCUMENTAZIONE RICHIESTA - da consegnare all Ufficio Diocesano di Pastorale Giovanile, secondo i tempi indicati, in formato cartaceo in DUPLICE COPIA o lettera di presentazione della rendicontazione su carta intestata dell ente che ha presentato il progetto (vedi modello n. 1) o relazione dell attività svolta (vedi modello n. 2) o bilancio consuntivo o rendicontazione economica (file excel) stampata o fotocopia leggibile ed intera di ciascuna pezza giustificativa - da consegnare via mail CONTESTUALMENTE AL CARTACEO o rendicontazione economica (file excel) compilata in ogni sua parte COME PREPARARE LA DOCUMENTAZIONE LEGGERE CON ATTENZIONE!!!!! 1. lettera di presentazione la lettera di presentazione deve essere stampata su carta intestata della parrocchia e deve essere timbrata e firmata dal Parroco e dal responsabile del progetto 2. relazione dell attività svolta la relazione narrativa consiste in una pagina tutta dedicata alla spiegazione di come è andato il progetto realizzato con il contributo della Regione. Non deve essere una copia della presentazione del progetto, ma una breve descrizione che possa essere

2 considerata una sorta di resoconto verifica. Il modello allegato può essere di esempio, non sono necessarie immagini o fotografie. 3. bilancio consuntivo Esempio. ho un bilancio consuntivo di di entrate (attraverso le quote di partecipazione o altri finanziamenti ) e di uscite. Attraverso la LR 26/02 prenderò Cosa devo fare: per le entrate è sufficiente una dichiarazione. Per le uscite: devo presentare di pezze giustificative valide (vedi vademecum pezze giustificative sul sito e di queste segnalare quali la Commissione Regionale deve utilizzare per la rendicontazione alla Regione Piemonte (nell esempio devo segnalare n. pezze pari a 3000 ) Il bilancio consuntivo viene generato automaticamente dal file excel di rendicontazione. Le pezze giustificative devono essere consegnate in copia (gli originali devono rimanere presso l ufficio della parrocchia a disposizione per eventuali controlli, per 10 anni), e devono avere le seguenti caratteristiche: le date devono essere comprese fra il 1 gennaio 2011 e il 31 dicembre 2011 e comunque in periodi riconducibili al progetto per quanto riguarda le utenze non è da considerarsi la data della bolletta ma il periodo di riferimento scritto sulla bolletta stessa devono rappresentare spese inerenti al periodo di svolgimento del progetto (es. se il vostro progetto inizia a marzo e termina a giugno i giustificativi di acquisto materiali possono essere antecedenti a marzo ma non successivi a giugno, le utenze di luce devono essere comprese fra marzo e giugno come periodo di riferimento, anche se fatturate successivamente!) la loro somma genera il BILANCIO CONSUNTIVO di spesa: se il bilancio consuntivo è molto inferiore al preventivo, verrà finanziato in percentuale; se le pezze giustificative valide e utilizzabili sono inferiori al contributo assegnato non verrà erogato il contributo completo devono essere pezze giustificative fiscalmente valide (consultare con attenzione il vademecum pezze giustificative che trovate in versione aggiornata sul sito devono essere spese ammissibili rispetto ai contenuti del vostro progetto 4. rendicontazione economica (file excel) Vi rammentiamo che il file verrà spedito ESCLUSIVAMENTE all indirizzo presente sul progetto. Vi preghiamo di porre molta attenzione nella compilazione del file in quanto propedeutico all erogazione del contributo. il file per la rendicontazione è composto da 4 fogli di lavoro. leggete con attenzione come agire sui diversi fogli: - foglio di lavoro denominato elenco progetti o dall elenco dovete identificare il vostro progetto e scrivere SI nella prima colonna. La riga del vostro progetto diverrà VERDE e quest operazione permetterà agli altri fogli di lavoro di INTERAGIRE automaticamente col titolo e col codice del vostro progetto (evitandovi di inserire nome, parrocchia e titolo progetto in ogni foglio di lavoro) - foglio di lavoro denominato giustificativi dettaglio

3 o in questo foglio dovete inserire tutte le pezze giustificative necessarie alla creazione del bilancio consuntivo di spesa o per ogni pezza dovete inserire: - data documento: la data deve essere compresa fra l inizio e la fine del periodo di realizzazione del vostro progetto - tipo documento: scegliere dal menù a tendina il tipo di pezza. Le pezze NON presenti nel menù NON sono ammissibili. - numero documento: indicare il numero identificativo del documento - fornitore: indicare la persona, l ente o la ditta che vi ha rilasciato il documento - oggetto: specificare a cosa corrisponde la spesa, il prodotto acquistato o il servizio resovi - importo documento: importo uguale a quello del documento. La somma della colonna importo documento genera il bilancio consuntivo - QUOTA PROGETTO: inserire quanto di ogni pezza giustificativa è da ricondurre al progetto. L importo può essere uguale o inferiore a quello della pezza in questione; se la pezza non è da considerare (perché viene utilizzata per giustificare altri finanziamenti e viene inserita solo per il bilancio consuntivo) scrivere 0,00 (zero) come importo quota progetto. - nella colonna voce di spesa x sintetico giustificativi scegliere dal menù a tendina fra 3.1.a) se si tratta di lavori relativi a manutenzione ordinaria 3.1.b) se si tratta di arredi e dotazioni strumentali 3.1.c) se si tratta di spese di formazione 3.1.d) se si tratta di spese educative 3.1.e) se si tratta di spese di gestione voce 3.1.a) lavori relativi a manutenzione ordinaria 3.1.b) arredi e dotazioni strumentali contenuti piccole riparazioni, lavoretti di manutenzione ordinaria (vedi circolare 27/4/1984 n 57/SG/URB) e parziale spesa per adeguamento locali alla normativa per l'eliminazione delle barriere architettoniche materiale non di consumo, cancelleria, sedie, tavoli, strumenti necessari 3.1.c) spese di formazione docenze, libri, corsi di formazione per animatori, sussidi 3.1.d) spese educative 3.1.e) spese di gestione laboratori (musica, sport, teatro, pittura ), personale collegato alla realizzazione del progetto utenze (in rapporto ai giorni reali di consumo) luce, acqua, gas, telefono, assicurazione, affitti, noleggi bus, biglietti treno, pasti, materiali di consumo NOTERETE CHE NELLA COLONNA PROGETTO COMPARIRA IL NOME DELLA DIOCESI E IL NUMERO DI RIFERIMENTO DEL VOSTRO PROGETTO - foglio di lavoro denominato bilancio consuntivo

4 o trovate la somma delle pezze relative allo stesso ambito. Tale foglio vi serve solo per controllo in quanto le somme vengono riportate in automatico. In una colonna si genera il bilancio consuntivo (somma di tutte le pezze inserite) che deve essere molto simile al preventivo presentato nel vostro progetto e nell altra il sintetico quote progetto (somma delle quote progetto) che deve corrispondere all importo del contributo assegnato. Sarebbe opportuno avere pezze giustificative per ogni voce di spesa, privilegiando l acquisto materiali, la formazione e le spese educative rispetto ad utenze di luce e gas. - foglio di lavoro denominato giustificativi legenda o trovate le indicazioni specifiche per ogni voce di spesa Terminato il lavoro salvate il file SOSTITUENDO il numero 000 con il numero del vostro progetto (individuabile dal foglio di lavoro elenco progetti ) PER FACILITARE IL LAVORO IN TUTTE LE FASI (nella stesura della rendicontazione da parte della Parrocchia, nella raccolta dati da parte delle Segreterie Diocesane, nella creazione dell articolato documento complessivo da consegnare agli uffici competenti della Regione Piemonte) E BENE LEGGERE CON ATTENZIONE LA CIRCOLARE 27/04/1984 n, 57/SG/URB RELATIVA ALLA DEFINIZIONE DI MANUTENZIONE ORDINARIA (ciò che non è contemplato qui NON è manutenzione ordinaria!) E IL VADEMECUM PEZZE GIUSTIFICATIVE. E BENE IN OLTRE RISPETTARE LE DATE DI CONSEGNA E LE INDICAZIONI PER LA COMPILAZIONE DEL FILE.

5 Estratto della Circolare 27/04/1984 n, 57/SG/URB Tipo di intervento. MANUTENZIONE ORDINARIA Elenco analitico delle opere ammesse riferite ai principali elementi costitutivi degli edifici Opere ammesse: A.FINITURE ESTERNE (intonaci, rivestimenti, Riparazione, rinnovamento e sostituzione parziale tinteggiatura, infissi, elementi architettonici e decorativi, delle finiture degli edifici ( ); tra queste: pulitura delle pavimentazioni, manto di copertura). facciate; riparazione e sostituzione parziale di infissi e ringhiere; ripristino parziale della tinteggiatura, di intonaci e di rivestimenti; riparazione e sostituzione grondaie, pluviali, comignoli; riparazione, coibentazione e sostituzione parziale del manto di copertura. Riparazione e sostituzione parziale dell orditura B.ELEMENTI STRUTTURALI (fondazioni, strutture secondaria del tetto, con mantenimento dei caratteri portanti verticali e orizzontali, scale e rampe, tetto) originali. C.MURATURE PERIMETRALI, TAMPONAMENTI E APERTURE ESTERNI. D.TRAMEZZI E PARTURE INTERNE. Riparazione e sostituzione delle finiture purchè ( ) E.FINITURE INTERNE (tinteggiatura, intonaci e siano mantenuti i caratteri originali. rivestimenti, controsoffitti, pavimenti, infissi, elementi architettonici e decorativi) Riparazione, sostituzione e parziale adeguamento di F.IMPIANTI E APPARECCHI IGIENICO SANITARI. impianti ed apparecchi igienico-sanitari. Riparazione, sostituzione e parziale adeguamento G.IMPIANTI TECNOLOGICI E RELATIVE degli impianti e delle relative reti, nonché installazione di STRUTTURE E VOLUMI TECNICI (impianti elettrici, di impianti telefonici e televisivi, purchè tali interventi non riscaldamento e condizionamento, del gas, idrici, di scarico, comportino alterazione dei locali, apertura nelle facciate, di sollevamento, antincendio; reti e impianti di trattamento, modificazione o realizzazione di volumi tecnici. allontanamento e depurazione di rifiuti liquidi, solidi e ( ) aeriformi).

6 MODELLO N. 1 Lettera di presentazione della rendicontazione su carta intestata dell ente che ha presentato il progetto CARTA INTESTATA Parrocchia di Via Tel Spett.le Ufficio Diocesano di Pastorale Giovanile Alla cortese attenzione di.. OGGETTO: Rendicontazione Progetto 2011 in riferimento alla L.R. 11 novembre 2002/ n 26 Allego alla presente la documentazione di rendicontazione del progetto denominato. presentato ai sensi della L.R.. 11 novembre 2002/ n 26 riconoscimento e valorizzazione della funzione educativa, formativa, aggregatrice e sociale svolta dalle Parrocchie, dagli istituti cattolici e dagli enti di culto riconosciuti dallo Stato attraverso le attività di oratorio, in occasione del contributo ordinario della Regione per i progetti del Dichiaro che non sono stati erogati altri contributi pubblici o privati per le medesime voci di spesa. Distinti saluti. Firma Data

7 MODELLO N. 2 Relazione dell attività svolta CARTA INTESTATA Parrocchia di Via Tel OGGETTO: Relazione del progetto denominato. Al progetto hanno partecipato. ragazzi ed.. educatori. Grazie ai contributi ricevuti è stato possibile realizzare... oppure coinvolgere. ragazzi in attività nel periodo dell anno oppure in un cammino di formazione, attraverso incontri.. che hanno avuto come tema. E come obiettivi. Nella nostre realtà, che si presenta come., il progetto è stata un occasione per. È stata anche l occasione per collaborare con, migliorare i rapporti con., accogliere Complessivamente siamo soddisfatti perché.