DIGITAL WORKPLACE NON SOLO UNA RIVOLUZIONE TECNOLOGICA

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1 DIGITAL WORKPLACE NON SOLO UNA RIVOLUZIONE TECNOLOGICA

2 SOMMARIO 01. Cosa cambia con il nuovo ambiente di lavoro 02. Lavorare per obiettivi 03. Come disegnare una roadmap di successo 04. Le tecnologie su cui investire 05. La soluzione SoftJam

3 01. Cosa cambia con il nuovo ambiente di lavoro

4 DIGITAL WORKPLACE: NON SOLO UNA RIVOLUZIONE TECNOLOGICA Flessibilità, autonomia e responsabilizzazione: sono questi i tre cardini attorno a cui ruota lo smart working, un approccio organizzativo del lavoro che lascia ai dipendenti un ampia libertà nella scelta degli spazi e degli orari di lavoro in cambio di una maggiore responsabilità sugli obiettivi e sui risultati da raggiungere. Un circolo virtuoso che innesca numerosi benefici non solo a vantaggio degli smart worker, ma anche delle aziende per cui lavorano e, da un punto di vista più generale, dell ambiente in cui tutti viviamo. 4 In particolare, per quanto riguarda le organizzazioni, l Osservatorio Smart Working pubblicato a ottobre 2018 (con dati relativi allo stesso anno) dalla School of Management del Politecnico di Milano stima un incremento medio di produttività addirittura pari al 15% per lavoratore. Un accelerazione resa possibile non solo dalle minori distrazioni dei dipendenti in ambienti diversi dai classici uffici, ma anche dal maggiore livello di engagement e senso di appartenenza dimostrati dagli smart worker. Motivazioni direttamente collegate anche al minor tasso di assenteismo, mediamente in calo del 20%. Lo smart working consente, poi, alle aziende di ridurre i costi associati agli spazi fisici (affitto, gestione, manutenzione e utenze): meno 30% a queste voci di spesa grazie a una semplice razionalizzazione delle postazioni di lavoro. Dal punto di vista dello smart worker, i principali benefici innescati dal lavoro agile riguardano, invece, la sua maggiore soddisfazione professionale, legata non solo all autonomia di cui gode, ma anche al suo maggior livello di responsabilizzazione. Decisivo, poi, il miglioramento della qualità della vita, garantito da un migliore equilibrio tra attività lavorativa e vita familiare: lo smart working, infatti, riconosce al dipendente ampia libertà nella scelta dell orario di lavoro, offrendo così la possibilità di conciliare al meglio impegni professionali e personali. Infine, dal punto di vista ambientale, la riduzione degli spostamenti dello smart worker non può che impattare positivamente sui livelli di inquinamento e sul traffico in generale: un recente studio commissionato da Regus e condotto da Development Economics ( Added Value of Flexible Working ) ha calcolato che una diffusione del lavoro flessibile su scala globale potrebbe arrivare addirittura a ridurre di 214 milioni di tonnellate all anno la quantità di anidride carbonica presente nell atmosfera. La stessa quantità di Co2 eliminata da 5,5 miliardi di alberi in 10 anni.

5 D I G I TA L W O R K P L A C E : N O N S O L O U N A R I V O L U Z I O N E T EC N O L O G I C A I BENEFICI DELLO SMART WORKING PER LE AZIENDE Miglioramento della produttività Riduzione dell assenteismo Taglio ai costi degli spazi fisici PER LO SMART WORKER Più gratificazione professionale Migliore work-life balance Più engagement PER L AMBIENTE Riduzione del traffico Riduzione dell inquinamento (in particolare delle emissioni di CO2) 5

6 DIGITAL WORKPLACE: NON SOLO UNA RIVOLUZIONE TECNOLOGICA Lavorare per obiettivi

7 DIGITAL WORKPLACE: NON SOLO UNA RIVOLUZIONE TECNOLOGICA Uno degli aspetti centrali dello smart working è rappresentato dalla flessibilità, una medaglia a due facce che, se da una parte riconosce ampia autonomia al lavoratore, dall altra lo obbliga a una maggiore responsabilizzazione sugli obiettivi da raggiungere. Si tratta di un radicale cambio di mentalità, che non impatta solo il modo di lavorare del dipendente; l impatto è su tutta l azienda e la spinge a un profondo rinnovamento della sua cultura. In effetti, nelle aziende che decidono di implementare modalità di lavoro agile anche il management deve essere disposto ad abbracciare nuove dinamiche operative, più basate su delega e fiducia piuttosto che sulla vecchia logica della presenza e del controllo. Tutto questo richiede ovviamente un adeguamento dei sistemi di valutazione, che devono essere necessariamente in linea con i principi alla base dello smart working e, quindi, più focalizzati sui risultati. Fondamentale è, quindi, l introduzione e l utilizzo di nuovi parametri in grado di valutare la progressione dei progetti e stabilire in modo chiaro e misurabile l efficacia del lavoro smart. Contestualmente è opportuno intervenire su alcune criticità legate soprattutto al tema della protezione dei dati, della privacy e della sicurezza dei lavoratori che operano al di fuori degli uffici tradizionali, continuando a sostenere la collaborazione tra colleghi all interno di team virtuali. Non si rischierà così di perdere la classica sinergia di chi lavora tutti i giorni gomito a gomito. Tutte criticità che ancora una volta sottolineano come il successo di un progetto di smart working non dipenda solo dagli strumenti tecnologici utilizzati, ma soprattutto dalla capacità di far abbracciare all azienda una cultura completamente nuova, diffusa e condivisa a tutti i livelli. 7

8 D I G I TA L W O R K P L A C E : N O N S O L O U N A R I V O L U Z I O N E T EC N O L O G I C A Come disegnare una roadmap di successo

9 DIGITAL WORKPLACE: NON SOLO UNA RIVOLUZIONE TECNOLOGICA Non essendo solo un progetto di natura tecnologica, l introduzione dello smart working all interno di un impresa richiede una capacità di visione più ampia nella messa a punto di una roadmap d adozione. I presupposti da considerare riguardano soprattutto la multidisciplinarietà del progetto; difatti, questo è un progetto che coinvolge il dipartimento IT (per quanto riguarda tutta la componente tecnologica di abilitazione), la Direzione delle Risorse Umane (chiamata a definire nuove policy e a promuovere un rinnovamento di mentalità in tutta l azienda) e i responsabili degli immobili (che dovranno riprogettare e razionalizzare gli spazi). Va poi tenuto presente che le funzioni aziendali non sono tutte pronte allo stesso modo ad abbracciare le nuove modalità di lavoro agile e questo spinge necessariamente a un approccio incrementale nella diffusione dello smart working all interno delle organizzazioni, che dovranno quindi procedere con progetti pilota aggiuntivi. Da ultimo, bisogna dare rilievo alla necessità di monitorare costantemente l adozione di questa nuova modalità operativa, prevedendo il ricorso a correttivi successivi. Sulla base di questi presupposti, si potrà procedere alla definizione di una roadmap di successo che non potrà che partire da un attento assessment aziendale. Un analisi che deve classificare le diverse attività lavorative in funzione del loro livello di digitalizzazione, standardizzazione e necessità collaborative e che, in aggiunta, deve verificare il grado di indipendenza delle risorse umane e la tipologia di leadership esercitata dai responsabili. Una volta identificati i dipartimenti e i dipendenti pronti per lo smart working si potrà procedere allo step successivo, avviando i primi progetti pilota da monitorare costantemente per quanto riguarda osservanza delle policy, benefici ottenuti, soddisfazione delle risorse e corrispondenza tra strumenti tecnologici forniti ed effettive esigenze lavorative. Dovessero questi primi use case risultare in un successo, si potrà passare alla fase successiva, estendendo l adozione dello smart working ad altri dipartimenti e procedere, conseguentemente, a una significativa razionalizzazione degli spazi fisici. Infine, sarà utile creare momenti di confronto con tutti i responsabili dei dipartimenti per condividere a livello aziendale esperienze e best practice in grado di promuovere nuovi modelli di leadership e di gestione delle risorse. 9

10 DIGITAL WORKPLACE: NON SOLO UNA RIVOLUZIONE TECNOLOGICA 04. Le tecnologie su cui investire 10 Sul fronte tecnologico gli investimenti delle organizzazioni che decidono di introdurre il lavoro agile nelle proprie modalità operative ricadono tutti negli ambiti dell usabilità, dell accessibilità e della sicurezza, caratteristiche centrali per la creazione di nuovi spazi di lavoro virtuali, coerenti con il principio di flessibilità dello smart working. Pertanto, i lavoratori agili devono essere dotati di dispositivi di accesso mobili con una connettività di ottimo livello per essere certi di riuscire a utilizzare i necessari strumenti di collaborazione, comunicazione e condivisione in tempo reale. Imprescindibile, poi, poter contare sulla perfetta sincronizzazione delle informazioni, ossia sull allineamento immediato dei dati all interno dei diversi sistemi. Gli smart worker devono, inoltre, disporre di un ambiente di produttività personalizzato e univoco, possibilmente in cloud, per accelerare i loro compiti indipendentemente dai device utilizzati. Il tutto senza mai perdere d occhio il tema della sicurezza: avere la certezza della protezione del dato è una condizione necessaria, non sufficiente. Bisogna anche avere la consapevolezza di tutti i possibili accessi multidispositivo e, soprattutto, l identità dell utente dev essere indubitabile.

11 DIGITAL WORKPLACE: NON SOLO UNA RIVOLUZIONE TECNOLOGICA 05. La soluzione SoftJam Le organizzazioni agili sono capaci di garantire nuovi livelli di produttività, offrendo alle risorse umane la possibilità di lavorare ovunque con device e applicazioni mobili sicure. Condizioni che il system integrator SoftJam garantisce non solo attraverso le migliori soluzioni tecnologiche disponibili sul mercato, ma anche tramite una comprovata metodologia, capace di accompagnare efficacemente le aziende nei diversi progetti di smart working - e più in generale di modern workplace - affiancandole dal punto di vista tecnico e organizzativo. Innanzitutto attraverso un approccio di change management completo, il cui primo step è rappresentato dall analisi del contesto aziendale, seguito dal coinvolgimento dei principali ruoli chiave all interno delle organizzazioni. Concluso questo primo stadio, SoftJam accompagna le aziende nell effettivo percorso di migrazione tecnologica, aiutandole a mettere a punto le corrette strategie di engagement e a formare in modo mirato i singoli utenti, per poi concludere il progetto con misurazioni continue sugli effettivi benefici raggiunti, tangibili e intangibili. Alla base della sua offerta tecnologica vi è l implementazione della suite Microsoft Office 365, in grado di garantire ambienti di produttività personalizzati e univoci in funzione delle attività assegnate agli smart worker. Un ambiente in cloud che mette le persone definitivamente al centro e offre loro efficaci strumenti di condivisione e collaborazione in real time: ossia tutto ciò che serve per lavorare in modalità smart. 11

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