Aziende a commessa: come raggiungere prestazioni eccellenti

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1 Esigenze diverse richiedono soluzioni diverse Aziende a commessa: come raggiungere prestazioni eccellenti Prodotti unici / bassi volumi, Personalizzazione sulla base delle specifiche del cliente V

2 Macchine utensili Impianti di estrusione Piegatrici UPS a commessa Forgiatura Linee di imbottigliamento Turbine Acciaierie Trasporti Oil & Gas Calandre Macchinari per il farmaceutico ALTRI.. Arredamento a commessa 2

3 L APPROCCIO DI JMAC PER MIGLIORARE LE VOSTRE PRESTAZIONI Il gruppo JMAC ha contribuito a sviluppare il sistema di produzione Toyota e da allora, grazie ad una profonda conoscenza dei principi e degli strumenti del Lean Thinking, abbiamo continuato a realizzare progetti di consulenza di successo in aziende make-tostock. Tuttavia ci siamo resi conto che i metodi lean "tradizionali" non sono sufficienti in aziende che producono a commessa, spesso legate a prodotti engineer-to-order. Per questo motivo JMAC Europe è tornata in Giappone alla ricerca di nuovi modelli e stimoli. Dopo anni di studi e progetti, siamo ora in grado di trasferire questi nuovi approcci in Europa. Questa brochure presenta alcuni punti chiave di questa linea di offerta specifica. SONO QUESTE LE VOSTRE ESIGENZE? Diventare eccellenti nel mercato globale Essere in grado di raggiungere ogni cliente target con una proposta su misura Essere in grado di offrire prodotti personalizzati gestendo in modo efficiente la varietà generata nel prodotto e nel processo produttivo Essere in grado di assicurare le stesse prestazioni di consegna ovunque nel mondo Lasciare un gap tra voi ed i vostri concorrenti innovando continuamente il prodotto Raggiungere alla chiusura di progetto il margine obiettivo previsto in fase di acquisizione senza extra costi non preventivati Ottenere un consistente contributo al margine aziendale dalle attività di Service Ogni progetto è un caso a sé stante Lavorare sul miglioramento continuo in aziende a commessa presenta alcune peculiarità rispetto ad aziende simili a Toyota e di conseguenza richiede consapevolezza nell utilizzo di approcci come il Lean Thinking o il Six Sigma. A titolo di esempio alcuni problemi tipici sono: L analisi di fattibilità durante la fase di offerta è spesso debole e la produzione deve trovare in fretta soluzioni per garantire le performance promesse La standardizzazione dei prodotti, dei processi e dei metodi di lavoro non è semplice e neanche sempre economicamente conveniente quando ogni progetto è diverso dal precedente L organizzazione a matrice può presentare obiettivi disallineati tra le funzioni ed i team di progetto 3

4 INNOVAZIONE Come progettare prodotti competitivi facili da personalizzare? Nel mondo a commessa, anche quando i prodotti sembrano molto simili, non lo sono. Ogni progetto parte con nuove specifiche del cliente e le soluzioni adottate dalla progettazione possono essere differenti anche a parità di richiesta, specialmente in uffici tecnici numerosi o quando l'ultimo prodotto simile è stato realizzato molti anni prima. Alcuni problemi tipici sono: varietà inutile, perdite di tempo durante la personalizzazione, problemi di produzione, la sindrome della ruota reinventata, ecc. OFFERTA GESTIONE DELLA COMMESSA Come acquisire i contratti "giusti" per la propria Azienda? Le vendite dovrebbero concentrarsi non solo sull acquisire nuovi ordini ma anche sul garantire un mix di progetti pre-definito che possa fornire il giusto margine alle aziende, i giusti clienti, la corretta presenza sul mercato, le giuste opportunità per ampliare il gap di vantaggio rispetto ai propri i competitors. Nelle aziende di successo l attività commerciale inizia ben prima di ricevere la richiesta di offerta con l analisi dei trend di mercato, con azioni di sviluppo del business e con linee d offerta su misura trainate dai reali bisogni del cliente. Come chiudere il 100% delle commesse nel rispetto dei termini contrattuali e dei margini attesi? Per vincere la competizione nel mercato globale, in cui i prezzi competitivi sono una condizione necessaria ma non sufficiente, è importante per le aziende a commessa garantire un eccellente livello di servizio dopo aver acquisito un contratto. I prodotti devono essere consegnati nel rispetto dei termini di consegna contrattuali, senza sorprese durante il test di accettazione del cliente e garantendo il margine netto atteso all acquisizione dell ordine. 4

5 FLESSIBILITÀ Come gestire carichi di lavoro altamente variabili? Lavorare a commessa significa esser in grado di reagire a periodi di picco con sovraccarichi di produzione, con l ufficio tecnico che lavora 24 ore su 24, 7 giorni su 7 e con cash flow di commessa non sempre positivi. E essenziale essere in grado di migliorare la flessibilità sia internamente che esternamente (es. ad esempio lavorando sulle partnership, sul parco fornitori, sulla polivalenza interna e sulla flessibilità ai carichi). SERVICE Come trasformare il service da centro di costo a centro di profitto? Il punto chiave è fornire lo stesso livello di servizio ovunque nel mondo senza dover inviare in loco costose task force per risolvere problemi imprevisti. Lavorare sulle cause di inefficienza è un passo necessario per trasformare il servizio da centro di costo a centro di profitto. Le aziende eccellenti che operano a commessa hanno fino al 30% dei loro ricavi provenienti da attività di service come vendita di parti di ricambio, programmi di manutenzione preventiva, supporto di consulenza nell utilizzo efficiente del prodotto, teleassistenza, etc. Come affrontiamo queste sfide Flessibilità Innovazione Offerta Gestione della commessa Service JMAC Europe è in grado di introdurre best practice in ogni fase del processo aiutando la vostra azienda a migliorare le proprie prestazioni. Siamo in grado di lavorare in modo indipendente su ogni fase o possiamo definire insieme un percorso per migliorare l intero processo. Di solito, la produzione è un ottimo punto di partenza per identificare tutti i problemi che possono essere presenti nelle altre fasi. 5

6 IL NOSTRO APPROCCIO Abbiamo sviluppato un metodo chiamato Progettazione Dinastica (in giapponese Minamoto Sekkei ). Questo metodo, basato su sei passi, consente alle aziende a commessa, con prodotti personalizzati su richiesta del cliente, di lanciare sul mercato una famiglia di prodotti che verranno successivamente adattati alla ricezione dei vari ordini. L obiettivo è: Ridurre il Lead time di adattamento alle specifiche di futuri clienti Prevenire la sindrome della ruota reinventata. Cioè evitare di perdere traccia degli adattamenti realizzati per commesse precedenti arrivando così a inventare nuove soluzioni per le stesse richieste. Zero errori di adattamento del prodotto di base alla nuove esigenze. Esempi del supporto JMAC MIGLIORARE LA FASE DI INNOVAZIONE Il concetto di base Risultati tipici -30% di ore richieste per la personalizzazione -40% dell indice della varietà (indicatore che misura la standardizzazione tra un progetto e l altro) -50% del costo della non qualità relativo a errori di personalizzazione Maggiore velocità nell apprendimento all interno della funzione ricerca e sviluppo Cosa dicono i nostri clienti di questo approccio Coaching al project / product manager Facilitazione delle riunioni Introduzione di standard personalizzati per i processi, i documenti e le analisi Supporto durante le riunioni di project review e design review Preparazione di una linea guida su come applicare l approccio seguito sul progetto pilota ad altri prodotti "Seguendo i passi, del metodo abbiamo evitato un molti errori. "Ha cambiato il nostro modo di ideare i nostri prodotti. "Continuo a chiedermi, come facevamo prima. "Seguendo questa linea guida anche un ingegnere appena laureato è riuscito a personalizzare il prodotto sulle specifiche del cliente senza errori. 6

7 IL NOSTRO APPROCCIO Abbiamo sviluppato un approccio chiamato Gestione delle vendite complesse. Esso si concentra su: Gestione delle informazioni provenienti dal mercato Identificazione dei possibili affari Gestione dei suspect: (clienti potenziali che non conoscono ancora l azienda) Gestione dei prospect : (clienti che hanno chiesto un offerta) : miglioramento dei processi di offerta Gestione del sistema di acquisto del cliente Partendo da una Value Stream Mapping per identificare i "muda (sprechi) uniamo le tecniche Lean con strumenti specifici per le aziende a commessa le cui dinamiche in fase di offerta sono diverse da quelle della vendita a catalogo. Esempi del supporto JMAC Supporto nella definizione di un piano di vendita efficace per raggiungere gli obiettivi strategici Supporto allo sviluppo organizzativo delle funzioni commerciali centrali e locali Definizione di standard personalizzati per i processi, i documenti e le analisi Coaching mirato a proposals (tecnici commerciali), area manager e business developer MIGLIORARE LA FASE DI OFFERTA Gestione delle vendite complesse Suspect management Business development pipeline Il miglioramento della fase di offerta richiede non solo azioni sul processo di preparazione delle offerte, ma anche azioni a monte quali identificazione dei possibili affari e di sviluppo del business Risultati tipici Miglioramento del tasso di successo (% ordini acquisiti/ proposte emesse) rispettando gli obiettivi di margine Maggiore tasso di acquisizione dei clienti target Fase di offerta Aumento del numero di contatti qualificati che entrano nella pipeline Prospect management Sales pipeline Firma del contratto Cosa dicono i nostri clienti di questo approccio "Prima del progetto, ci stavamo muovendo in modo opportunistico, inseguendo contatti che ci capitavano; ora puntiamo prima di sparare. Ci siamo resi conto che l importante non è emettere il maggior numero di offerte possibili ma ricevere gli ordini dai clienti target garantendo un buon margine all azienda. Ora lavoriamo su meno richieste di offerta selezionando quelle strategiche a cui rispondere e aumentando il livello di qualità dell output del processo di offerta. 7

8 IL NOSTRO APPROCCIO Abbiamo standardizzato un metodo nato in Kawasaki Shipbuilding Corporation chiamatio Setsuban Kanri : sistema di gestione a blocchi sincronizzati di processo. Questo metodo, originariamente nato per organizzare la produzione di grandi navi engineer-to-order, è basato su strumenti di gestione visuale e modelli organizzativi che aumentano la capacità dell azienda di anticipare i problemi e reagire pro-attivamente ai rischi di ritardo, di non qualità o di extracosti. L approccio non lavora solo sulla gestione della produzione, ma propone soluzioni specifiche per le fasi di ingegneria, approvvigionamento, collaudo, spedizione e migliora tutti gli altri aspetti associati a prodotti engineer to order. Esempi del supporto JMAC Definizione di strumenti personalizzati di gestione visuale (visual management) Sviluppo organizzativo Coaching e training ai Project Manager Definizione di standard personalizzati per la gestione delle riunioni Supporto e coaching durante progetti pilota MIGLIORARE LA FASE DI GESTIONE COMMESSA Commessa 1 Commessa 2 Commessa 3 Commessa 4 Commessa 5 Treni e stazioni Commerciale Ingegneria Le aziende che lavorano a commessa devono ottimizzare l intero processo produttivo. Il sistema di gestione delle commesse è simile al sistema di programmazione dei treni dove i contratti sono i treni e i reparti le stazioni. La chiave di tutto è la sincronizzazione efficace delle informazioni e del flusso di materiale. + 50% di puntualità di consegna Risultati tipici Zero problemi al Factory Acceptance Test Zero penali pagate Forte calo dei progetti che non raggiungono il margine atteso Lav.Meccaniche Acquisti Montaggio Cosa dicono i nostri clienti di questo approccio Prima di conoscere questo metodo, nella mia azienda, ogni stazione (reparto) aveva un proprio orario e la metà dei nostri treni (commesse) deragliavano. Ora è tutto sotto controllo 8

9 IL NOSTRO APPROCCIO Abbiamo sviluppato un approccio chiamato Service Performance Boost Program". Partendo da una diagnosi basata sull identificazione del gap con le best practices e dall analisi delle aspettative del cliente, sviluppiamo un programma efficace e sostenibile di miglioramento. Le migliori aziende usano le attività di Service non solo come un centro di profitto ma anche come una risorsa preziosa per: Incrementare la Customer Retention Identificare nuove opportunità Ottenere informazioni sul mercato Identificare spazi di miglioramento dei loro prodotti e processi utilizzando i feedback provenienti dal campo. Esempi del supporto JMAC Analisi dei gap Sviluppo di sondaggi per la valutazione della soddisfazione dei clienti Definizione di standard personalizzati per i processi, i documenti e le analisi Coaching dei service managers Supporto per la creazione di un cruscotto di indicatori per il service MIGLIORARE LA FASE DI SERVICE Miglioramento delle attività di service PROGRAMMI DI MANUTENZIONE PREVENTIVA PARTI DI RICAMBIO SUPPORTO TECNICO 24/24 INSTALLAZIONE GESTIONE DEI CONTRATTI DI SERVICE SERVICE REVAMPING Risultati tipici SQUADRE DI TECNICI DI SERVICE Riduzione dei extra-costi collegati alle riparazioni in garanzia Attivazione più rapida delle squadre di intervento manutentivo + 50% dei ricavi legati ai servizi post vendita Aumento dell indice di soddisfazione del cliente Maggior numero di interventi che vanno a buon fine alla prima chiamata Migliori capacità diagnostiche Maggior numero di interventi gestiti con le stesse risorse SERVIZI DI ASSISTENZA/ ANALISI DATI DA REMOTO FORMAZIONE Cosa dicono i nostri clienti di questo approccio Prima dei progetti di miglioramento, i clienti si lamentavano sempre del nostro livello di servizio. Ora il nostro call center riceve spesso telefonate da parte di persone che lodano l efficienza delle nostre squadre di servizio. 9

10 CHI SIAMO Fondata in Italia nel 1988 dall'ing. Akira Koudate, JMAC Europe fa parte del Gruppo JMAC (Japan Management Association of Consultants). La sede di JMAC Europe è in Italia. Operiamo direttamente o attraverso partner in Francia, Spagna, Belgio, Ungheria, Grecia e Turchia, mentre la Svezia, la Norvegia e la Finlandia sono servite direttamente dalla nostra consociata JMAC Scandinavia. La base del successo dei nostri progetti è costituita da più di 2000 clienti serviti da una rete di professionisti in 30 anni di attività, un centro di competenze con migliaia di casi aziendali formalizzati e catalogati, decine di metodi e tecniche sviluppate, alcune delle quali entrate a far parte a pieno titolo della cultura manageriale mondiale (Just in Time, Kanban, SMED, Visible Planning). Nel 2006, abbiamo creato un gruppo di lavoro per approfondire le esigenze delle aziende a commessa e abbiamo sviluppato, per primi in Italia, una serie di soluzioni ad-hoc. Contatti JMA Consultants Europe S.p.A. Via Fieno, Milano Telefono: Fax: Sito web: info@jmaceurope.com Japan Institute for Information Technology Japan Society for Technical Communication Japan Management Association Systems Corporation Japan Management Association Research Institute Il nostro gruppo JIPM - Solutions Japan Management Association Il nostro stile Azioni basate sull analisi dei dati Approccio concreto Personalizzazione dell intervento Risultati duraturi attraverso lo sviluppo delle capacità di miglioramento continuo del personale dei nostri clienti Sviluppo continuo di best practice Lavoro congiunto con il cliente Realizzazione del cambiamento (Change Management) Esperienza Japan Management Association Management Centre Japan Institute of Plant Maintenance Team work Japan Management Association Consultants Inc. Australia LEAN Tailandia Cina India Corea America Successo 10