Le nuove modalità per migliorare la gestione del capitale circolante in Italia e in Europa: strutture di cash pooling e strumenti SEPA

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1 Le nuove modalità per migliorare la gestione del capitale circolante in Italia e in Europa: strutture di cash pooling e strumenti SEPA

2 Disclaimer This document has been prepared by BNP PARIBAS for informational purposes only. Although the information in this document has been obtained from sources which BNP PARIBAS believes to be reliable, we do not represent or warrant its accuracy, and such information may be incomplete or condensed. This document does not constitute a prospectus or solicitation. All estimates and opinions included in this document constitute our judgement as of the date of the document and may be subject to change without notice. Changes to assumptions may have a material impact on any recommendations made herein. This document may not be reproduced (in whole or in part) to any other person without the prior written permission of BNP PARIBAS.

3 Introduzione Le aziende stanno attribuendo una crescente attenzione ai processi di pagamento e di incasso per ottimizzare il proprio capitale circolante. Grazie all introduzione dei nuovi strumenti SEPA, alla normativa europea favorevole e alla creazione di un mercato unico europeo dei pagamenti, le aziende multinazionali si stanno orientando sempre più verso la centralizzazione dei pagamenti tramite l implementazione di payment factory, in un ottica di migliorare l efficienza e la standardizzazione dei processi interni, riducendo considerevolmente i costi ed i rischi operativi connessi a queste attività. BNP Paribas e stata tra le prime banche europee ad offrire soluzioni integrate con l implementazione di payment factory e a fornire sistemi e canali di electronic banking altamente flessibili e in grado di soddisfare le esigenze più sofisticate. 3

4 Sommario Aggiornamento su SEPA e impatti della End-Date La migrazione a SEPA Efficientamento nella gestione degli incassi 4

5 Sepa Direct Debit Caratteristiche Principali SDD Core SDD B2B IBAN è obbligatorio (BIC obbligatorio al momento sul mandato e su SDD verso l estero) 2 tipi di addebiti One-Off (addebito Una Tantum) e Recurrent (addebito ricorrente) D-5 (Primo Addebito) D-2 (Ricorrente) D-1 Il mandato è gestito dal creditore Il mandato scade se non vi sono addebiti per 36 mesi Diritto al rimborso 8 settimane per transazioni autorizzate 13 mesi per transazioni non autorizzate Diritto al rimborso 13 mesi per transazioni non autorizzate B2B, B2C B2B Ogni nuovo mandato deve essere confermato dal debitore 5

6 Sepa Direct Debit Core Ciclo di incasso D CD D - 14 CD D - 5WD / D - 2WD D D + 2WD D + 5WD D + 8W D + 13M Azione iniziata da: Creditore Revocation (Richiamo) Invio informazioni alla banca del debitore Cancellation (Richiesta di Cancellazione) Scadenza = Accredito = Settlement Termine ultimo Termine ultimo per Reversal ricezione Insoluto tecnico Reversal (Riaccredito su iniziativa del creditore) Termine ultimo richiesta di rimborso Termine ultimo richiesta di rimborso per transazioni non autorizzate Banca del Creditore Reject (Insoluto Tecnico) CSM Reject (Insoluto Tecnico) Banca del Debitore Reject (Insoluto Tecnico) Returns (Insoluto) Debitore Refusal (Rifiuto all addebito) Refund (Rimborso) Rimborso per transazione non autorizzata WD = Giorni Lavorativi (calendario target) CD = giorni di calendario W = settimana M = mese 6

7 Sepa Direct Debit B2B Ciclo di incasso D CD D - 14 CD D - 1 WD D D + 2WD D + 13M Azione iniziata da: Creditor Revocation (Richiamo) Cancellation (Richiesta di Cancellazione) Scadenza = Accredito = Settlement Termine ultimo per reversal e return Reversal (Riaccredito su iniziativa del crediore) Termine ultimo richiesta di rimborso per transazioni non autorizzate Creditor Bank Reject (Insoluto Tecnico) CSM Reject (Insoluto Tecnico) Debtor Bank Rejects (Insoluto Tecnico) Returns (Insoluto) Debtor Refusal (Rifiuto all addebito) Refund (Rimborso per transazione non autorizzata) WD = Giorni Lavorativi (calendario target) CD = giorni di calendario W = settimana M = mese 7

8 RID vs SDD Cosa cambia OGGI DOMANI PRODOTTI RID ordinario RID veloce SDD Core SDD B2B (solo per debitori non consumer) in base ad accordi tra le parti DELEGHE/ MANDATI Deleghe raccolte da Banca del Debitore o dal Creditore Mandati raccolti esclusivamente dal Creditore Possibile recupero della raccolta Mandati da parte della Banca del Debitore a seguito del lancio del servizio SEDA Possibilità di convertire le deleghe RID esistenti in mandati SDD COMMISSIONI INTERBANCARIE Applicate su operazioni domestiche Non ammessa applicazione né su operazioni cross-border (Nov 2012) né su operazioni domestiche (Nov 2017) Ammesse su R-transactions STORNABILITÀ Determinata in base alla opzione di storno registrata sulla delega Per SDD Core: 8 settimane Per SDD B2B: mai TRACCIATI Standard a record fissi CBI Obbligo di utilizzo dello standard XML (CBI o ISO) 8

9 Migrazione SDD Adeguamenti tecnico-organizzativi necessari lato cliente TRACCIATI Recupero informazioni mancanti per la compilazione delle rimesse SDD (per es.: IBAN) Produzione delle rimesse in base ai nuovi formati XML (CBI o ISO) IBAN/ BIC Per la migrazione delle deleghe esistenti, fruizione delle nuove funzionalità AEA per recupero IBAN del conto di addebito Per conti di addebito domestici non necessario indicare il BIC nello standard XML CBI R MANDATI Gestione apposito database Mandati e relativo aggiornamento Gestione migrazione deleghe esistenti in base alle future soluzione interbancarie S I D COLLECTIONS E REJECTS Attenzione alla gestione sequenza d incasso, tema inesistente nel RID (First, Oneoff, Recurrent, Last) Informare i debitori circa i tempi di migrazione e la continuità dei mandati (come previsto dalla legge) Gestione pre-notifiche di addebito con almeno 14 giorni di anticipo rispetto alla data di addebito Gestire un rigoroso follow up delle sottoscrizioni di nuovi mandati (verifica status conto di addebito e conferme da parte del debitore alla propria banca dei nuovi mandati B2B) D D RICONCILIAZIONI Mappare le nuove causali dei rejects Integrare il nuovo timeframe dell incasso nei propri processi interni (gli scambi interbancari futuri saranno i seguenti: D-5/D-2/D-1) 9

10 Bonifico vs SCT Cosa cambia OGGI DOMANI Bonifico domestico ordinario (BON) Bonifico estero EURO verso EEA ordinario SCT PRODOTTI Bonifico estero EURO verso NON EEA Bonifico estero in divisa Bonifico urgente in Euro Servizio invariato Bonifici domestici : necessario indicare solo IBAN beneficiario Servizio invariato IBAN/BIC TRACCIATI Bonifici esteri euro verso EEA: necessario indicare IBAN + BIC beneficiario SCT: necessario indicare IBAN + BIC beneficiario solo per pagamenti fuori dall Italia Possibilità di utilizzare standard XML (XML ISO e CBI XML ISO compliant) e non (es. CBI PC-EF per bonifici domestici) Necessario indicare solo IBAN beneficiario (derivazione BIC da IBAN estero a carico della banca) da febbraio 2016 Obbligo di utilizzo dello standard XML ISO o CBI XML ISO 10

11 Sommario SEPA status / End Date Regulation impacts La migrazione a SEPA Efficientamento nella gestione degli incassi 11

12 Sepa / Impatto della End Date La percentuale di adozione negli ultimi anni I volumi relativi all SCT cominciano ad aumentare sensibilmente Diverse grandi aziende e le pubbliche amministrazioni stanno utilizzando SCT Feb 2008 Apr 2012 Source: ECB I volumi relativi all SDD continuano ad essere bassi Le aziende che presentano grandi volumi di RID si stanno preparando a migrare al SDD prima della End Date Feb 2008 Apr 2012 Source: ECB 12

13 SEPA in Italia I prossimi passi Regolamento End Date (30/03/2012) End Date per strumenti domestici (1 Feb 2014) 22 mesi Impatti Bonifici Equiparazione pricing (abolizione soglia ): modifiche condizionieri e Trasparenza (Apr 12) Stipendi MEF bonifici SEPA in entrata da Banca d Italia per pagamento stipendi ministeriali ( 12) Avvio migrazione di sistema, anche mediante trasformazione dei BON in SCT ad iniziativa delle singole banche ( 13) Completamento processo di migrazione: dismissione del BON con conseguente impossibilità di eseguire pagamenti domestici non urgenti (Feb 14) Impatti Addebiti diretti (Presumibile) Rilascio soluzione interbancaria propedeutica per migrazione deleghe esistenti (AEA) (Presumibile) Avvio migrazione deleghe esistenti da RID a SDD su iniziativa cliente (Presumibile) Lancio SEDA a livello sistema Completamento processo di migrazione: dismissione del RID (Feb 14) 13

14 La migrazione a SEPA Struttura del piano di migrazione La migrazione a SEPA dovrebbe includere le seguenti fasi e attività Monitoraggio processi esistenti Pianificazione Aggiustamenti Tecnici Test Attività preliminari alla partenza SEPA business case Piano di migrazione Formati XML Test sulla soluzione predisposta Notifica ai debitori SDD only Verifica dei processi interni (procedure, anagrafiche e sistemi IT) Verifica del modello di supporto clienti Ambito del progetto Training Conversione IBAN domestici Gestione Deleghe Riconciliazione Insoluti e informative di conto SDD only SDD only SDD only Piano di roll out Migrazione delle deleghe esistenti Passaggio in produzione 14

15 La migrazione a SEPA Elementi da considerare Monitoraggio processi esistenti Pianificazione Aggiustamenti Tecnici Test Attività preliminari alla partenza SDD only Verifica se il processo di gestione degli incassi è compatibile con il modello di gestione dei mandati a cura del creditore (Creditor Mandate Flow) SDD only Assegnazione di un Project Manager interno responsabile per la migrazione SEPA Predisposizione di un piano di migrazione graduale (paese per paese e per fasi) Considerare le specificità locali Identificazione di una risorsa IT per la predisposizione dei test interni Identificazione di una risorsa interna in tesoreria che possa seguire i test e l interfaccia con l ERP aziendale 15

16 La migrazione a SEPA Elementi da considerare Monitoraggio processi esistenti Pianificazione Aggiustamenti Tecnici Test Attività preliminari alla partenza Elementi critici della migrazione SEPA SDD only SDD only Formati Controllo flussi insoluti Riconciliazi one La conversione del codice IBAN è fondamentale: occorre dunque predisporre un archivio IBAN corretto all interno dell azienda per gli SDD Predisposizione dei propri sistemi al nuovo formato XML Attenzione alla gestione sequenza d incasso, tema inesistente nel RID (First, One-off, Recurrent) E importante avvisare per tempo i debitori dell adozione del nuovo strumento di incasso Occorre predisporre un processo per la gestione delle conferme dei mandati B2B Alcuni processi relativi alla gestione delle controversie cliente fornitore potrebbero essere impattati I sistemi di ERP aziendali devono essere aggiornati per gestire i codici relativi agli insoluti e addebiti tecnici E necessario prendere in considerazione il nuovo processo di incasso degli SDD 16

17 La migrazione a SEPA Errori da evitare Monitoraggio processi esistenti Pianificazione Aggiustamenti Tecnici Test Attività preliminari alla partenza Non sottostimare il tempo necessario per la migrazione a SEPA Non cominciare il progetto di migrazione troppo vicino alla END Date Non sottostimare il tempo necessario per aggiornare i dati nei database aziendali Non adottare il nuovo modello SEPA senza predisporre un periodo graduale di migrazione L approccio per fasi è consigliato 17

18 La migrazione a SEPA Durata media dei progeti In base alla propria struttura e esigenze, è importante determinare il momento giusto per iniziare il progetto di migrazione Esempi di durata progetto migrazione SEPA Struttura di tesoreria complessa Flussi significativi di SDD e SCT Presente in molti paesi Necessità di conversione BBAN -> IBAN+BIC Durata media del progetto 9 14 mesi Solo SDD Presente in un solo paese Necessità di conversione BBAN -> IBAN+BIC I mandati non sono gestiti automaticamente Durata media del progetto 6 12 mesi Solo SCT Presente in un solo paese Anagrafiche già contenenti IBAN+BIC Durata media del progetto 3 6 mesi È necessario cominciare per tempo la migrazione SEPA per essere preparati alla END Date Q Q Q END DATE 01/02/

19 Sommario Aggiornamento su SEPA e impatti della End-Date La migrazione a SEPA Efficientamento nella gestione degli incassi 19

20 Cash Management: l attual trend Europeo Sinergie di costo / Creazione Valore Gestione flussi in nome e per conto PAYMENT & COLLECTION FACTORIES Sistemi di netting per la gestione flussi intercompany Razionalizzazione delle relazioni bancarie Standardizzazione delle procedure Informativa consolidata Organizzazione decentralizzata Organizzazione centralizzata 20

21 Il nuovo modello di gestione degli incassi Conti Periferici Conti Pan Europei Conto accentratore di Tesoreria Cash pooling ZBA Conto periferico Local Local EUR in EURO account EUR account Cash pooling ZBA Filiali Locali Tesoreria Centralizzata Conto in EURO Conto in FCY Conti di incasso PanEuropei sono aperti centralmente per la gestione degli incassi SEPA (SCT e SDD) e per i bonifici in ingresso in valuta non EURO. I conti di incasso periferici vengono usati per gli incassi locali NON SEPA Conto Pan Europeo Conto Periferico Cash pooling ZBA Presentazione SDD via Connexis Presentazione forme di incasso ad iniziativa del creditore (RIBA, LCR, etc) Incassi Elettronici in valuta Bonifici Elettronici dai Clienti e Sepa Direct Debit 21

22 La centralizzazione degli incassi è molto complessa La gestione degli incassi è connessa al processo amministrativo di gestione delle vendite La centralizzazione degli incassi richiede una adeguata conoscenza del processo amministrativo delle vendite in ogni paese e può essere impattato da elementi quali la consuetudine a ricevere incassi parziali o importi che riguardano più fatture oppure da contestazioni di ordine commerciale Impatti di tipo legale spesso impediscono forme di centralizzazione degli incassi Problematiche fiscali rendono non implementabili forme di incasso in nome e per conto La normativa relativa ai mandati all incasso non è uniforme a livello europeo Lo strumento "Pan Europeo" di incasso sarà utilizzato obbligatoriamente dal 2014 SEPA Direct Debit (SDD) non è stato ancora largamente adottato dalle società Permangono strumenti di incasso locali molto difformi: RIBAs (IT), Pagares (SP), Commercial Bills (FR) Il debitore spesso preferisce l uso di strumenti cartacei di pagamento per aumentare il proprio DPO 22

23 Cosa può essere implementato oggi Varie soluzioni sono state implementate dai clienti di BNP Paribas Creazione di una società unica per la gestione degli incassi Un unica entità (distribuisce e) fattura ai clienti nei vari paesi Implementazione di un unico sistema di EB per gli incassi locali e SDD I clienti di BNP Paribas stanno usando un unico canale di Electronic Banking europeo per la gestione degli incassi locali Lo strumento SDD verrà usato in misura significativa a partire dal 2014 Implementazione di strutture di factoring in Europa Unico contratto di factoring nei diversi paesi per le diverse entità del gruppo L accordo di factoring può essere invisibile al debitore 23

24 Contacts BNP PARIBAS Matteo Scafuri Coordinatore Large Corporate Sales BNL Tel:

25 Disclaimer This document has been prepared by BNP PARIBAS for informational purposes only. Although the information in this document has been obtained from sources which BNP PARIBAS believes to be reliable, we do not represent or warrant its accuracy, and such information may be incomplete or condensed. This document does not constitute a prospectus or solicitation. All estimates and opinions included in this document constitute our judgement as of the date of the document and may be subject to change without notice. Changes to assumptions may have a material impact on any recommendations made herein. This document may not be reproduced (in whole or in part) to any other person without the prior written permission of BNP PARIBAS.