i Musei Lombardi Le professionalità operanti nel settore dei Servizi culturali

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1 Istituto regionale lombardo di formazione per l amministrazione pubblica Le professionalità operanti nel settore dei Servizi culturali i Musei Lombardi A cura di S.r.l. Milano, Ottobre 21

2 Ricerca realizzata nell ambito del Progetto di Assistenza tecnica al Parco Progetti Nuove professionalità. Imprenditoria e occupazione per i servizi culturali: progettisti per lo sviluppo di sistemi culturali integrati Committente: Regione Lombardia, Direzione Generale Culture, Identità e Autonomie della Lombardia Struttura responsabile del progetto: Osservatorio Culturale e Reti Informative Ninfa Cannada Bartoli, Paola Ferioli, in collaborazione con l Unità Organizzativa Musei e Patrimonio archeologico, architettonico, artistico e storico. Attuatore: I.Re.F. Assistenza tecnica: Tecnostruttura delle Regioni per il Fondo Sociale Europeo In copertina: Palazzo Bagatti Valsecchi, Milano

3 Istituto regionale lombardo di formazione per l amministrazione pubblica Le professionalità operanti nel settore dei Servizi culturali i Musei Lombardi A cura di S.r.l. Milano, Ottobre 21

4 Prefazione Le Biblioteche e i Musei (22 Biblioteche di cui 1.2 di pubblica lettura e 45 tra Musei e Raccolte), che rappresentano le strutture culturali più rilevanti e diffuse della Lombardia, devono essere sempre più in grado di rispondere alle necessità e ai problemi di una utenza ampia e diversificata per età, grado di scolarizzazione e provenienza sociale, svolgendo un ruolo decisivo nell'ambito della promozione educativa e culturale, della formazione permanente e, in particolare per i Musei, anche del turismo culturale. Entrambi questi sistemi, capillarmente organizzati nei territori lombardi, possono e debbono contribuire al mantenimento delle specificità e delle identità territoriali, diventando strumenti di coesione comunitaria e, nello stesso tempo, fattore di sviluppo economico e sociale. La Regione Lombardia, in coerenza con il proprio ruolo di indirizzo e coordinamento nella valorizzazione, promozione e organizzazione dei servizi culturali sul proprio territorio, in raccordo con le autonomie locali e funzionali, sta operando per la messa a punto di standard di qualità funzionali alla crescita del sistema complessivo dell offerta culturale. La qualificazione degli operatori rappresenta un fattore di successo per il perseguimento di tali obiettivi: per questo, anche allo scopo di porre le basi per l emanazione di atti di indirizzo sui profili professionali degli operatori dei servizi culturali così come previsto dalla Legge Regionale 1/2 («Riordino del sistema delle autonomie in Lombardia. Attuazione del D.Lgs. 31 marzo 1998, n Conferimento di funzioni e compiti amministrativi dallo Stato alle regioni ed agli enti locali, in attuazione del capo I della legge 15 marzo 1997, n.59), la Direzione Generale Culture, Identità e Autonomie, in collaborazione con IREF (Istituto regionale lombardo di formazione per l amministrazione pubblica), nell'ambito di un finanziamento del Fondo Sociale Europeo, ha promosso la ricerca documentata nel presente volume che si è articolata a partire dalle seguenti domande: Quali sono oggi i processi di lavoro all interno di una Biblioteca o di un Museo? Quali competenze devono possedere, conseguentemente, i diversi professionisti che operano all interno di tali servizi? Quali innovazioni sono richieste per fornire risposte sempre più efficaci alle richieste dei cittadini/utenti? Assumendo come quadro di riferimento i documenti programmatici e le linee guida elaborate a livello regionale, nazionale ed internazionale, questa ricerca è caratterizzata dal coinvolgimento attivo di un esteso e qualificato gruppo di operatori museali e bibliotecari della Lombardia che, a partire dall analisi dei processi di lavoro, ha sistematicamente ricostruito il quadro delle competenze (in termini di valori, conoscenze, abilità, metodologie, comportamenti organizzativi) richieste per svolgere secondo standard di qualità ed efficienza le diverse funzioni esercitate dagli operatori di Biblioteche e Musei. L intero sistema delle Autonomie, il privato no-profit responsabili della gestione Musei e Biblioteche, l Università nonché l intero sistema dell alta Formazione professionale, cui compete la costruzione di percorsi formativi e di aggiornamento, potranno utilizzare i risultati della ricerca come riferimento concreto per: la selezione/valutazione di nuove risorse professionali da inserire nei servizi culturali;

5 l'impostazione di percorsi di aggiornamento e riqualificazione degli operatori presenti nei servizi bibliotecari e museali; l'elaborazione di percorsi di formazione rivolti a giovani da inserire nei servizi stessi. I risultati, riportati in questa pubblicazione, rappresentano perciò uno strumento di lavoro, un riferimento comune sia per misurare la qualità di questi servizi, anche nella logica di una efficiente rete di inter-relazioni, sia per valutare ed eventualmente riorientare gli attuali percorsi formativi in ambito universitario e di alta professionalità. Desidero esprimere il mio particolare apprezzamento ai Direttori di Musei e Biblioteche, ai Conservatori delle Raccolte, ai responsabili degli Enti Locali che hanno partecipato attivamente ai gruppi di lavoro, riversando nella ricerca la loro esperienza e competenza professionale, contribuendo con entusiasmo ad una impegnativa ricostruzione analitica dei processi e delle competenze, comprensiva di faticose revisioni, che hanno portato, con la collaborazione operativa della Società specializzata SATEF di Milano (Sviluppo e Analisi di Sistemi e Tecnologie Formative), ad un prodotto di qualità partecipato e condiviso. Con questa pubblicazione la Regione avvia un più ampio processo di confronto finalizzato alla formulazione di atti di indirizzo coerenti e funzionali allo sviluppo del sistema dei servizi culturali in Lombardia. L Assessorato alle Culture, Identità e Autonomie della Lombardia intende, in questo modo, qualificare ulteriormente il proprio ruolo di indirizzo programmatico, fornendo altresì un reale supporto sul piano tecnico e metodologico al sistema delle Autonomie, ed alla sua capacità di essere autentico fattore di crescita culturale e di sviluppo civile delle Comunità che rappresenta. E mio preciso intendimento d intesa con il Presidente della Regione e con il Governo Lombardo realizzare un compiuto e concreto raccordo tra l attività legislativa e di programmazione che è propria della Regione ed il mondo dell alta formazione universitaria e post-universitaria per la costruzione di un offerta formativa sempre più attenta all eccellenza delle professionalità che questi servizi culturali richiedono. Ettore A. Albertoni, Assessore alle Culture, Identità e Autonomie della Lombardia

6 Componenti il gruppo di lavoro Musei 1. Ermanno A. Arslan Sovrintendente Castello Sforzesco; civiche raccolte archeologiche e numismatiche - Milano 2. Ugo Bazzotti del Museo civico di Palazzo Te - Mantova 3. Paolo Biscottini Museo diocesano di arte sacra - Milano 4. Ninfa Cannada Bartoli Dirigente Osservatorio culturale e reti informative D. G. Culture, Identità e Autonomie della Lombardia 5. Lanfredo Castelletti Musei civici di Como 6. G. Luigi Daccò Membro del Consiglio Direttirov ICOM; Musei civici Lecco 7.Paola Marina De Marchi Direttrice Musei Civici Varese 8. Maria Grazia Diani Funzionaria Musei e Patrimonio A.A.A.S. DG Culture,Identità e Autonomie della Lombardia 9. Paola Ferioli Funzionaria Osservatorio culturale e reti informative D. G. Culture, Identità e Autonomie della Lombardia 1. Franco Feroldi Dirigente Settore Cultura Provincia di Cremona 11. Pietro Gasperini Dirigente Musei e Patrimonio A.A.A.S. DG Culture,Identità e Autonomie della Lombardia 12. Mauro Gelfi Museo storico della città - Bergamo 13. Silvia Mascheroni Esperta delle tematiche della didattica museale 14. Teresa Medici Funzionaria Musei e Patrimonio A.A.A.S. DG Culture,Identità e Autonomie della Lombardia 15. Loredana Miragoli Funzionaria Musei e Patrimonio A.A.A.S. DG Culture,Identità e Autonomie della Lombardia 16. Carlo Scarioni Funzionario Musei e Patrimonio A.A.A.S. DG Culture,Identità e Autonomie della Lombardia 17. Giorgio Teruzzi Museo Civico di Storia Naturale Milano 18. Serena Tronca Funzionaria Musei e Patrimonio A.A.A.S. DG Culture,Identità e Autonomie della Lombardia Donata Vicini Direttrice Musei Civici Pavia 2. Annalisa Zanni Direttrice Museo Poldi Pezzoli Milano Hanno partecipato al sottogruppo tecnico: Ugo Bazzotti, Paolo Biscottini, Paola Marina De Marchi, Maria Grazia Diani, Paola Ferioli, Silvia Mascheroni, Teresa Medici, Loredana,Miragoli, Carlo Scarioni, Serena Tronca, Annalisa Zanni Consulenza metodologica : Angela Peduzzi SATEF Coordinamento organizzativo: Marina Cassoni IREF

7 Indice Presentazione 2 Introduzione Impianto metodologico della ricerca 4 I concetti essenziali 4 Il metodo di ricerca delle competenze 4 Il processo di analisi del lavoro 5 Figure professionali e profili di competenze 6 Le ipotesi di ricerca 7 Le domande di ricerca 7 Capitolo I L analisi organizzativa delle strutture 8 La catena del valore 8 Capitolo II Le mappe delle attività di una struttura 11 Mappa delle attività di un Museo: i processi portanti 12 Mappa delle attività di un Museo: i processi abilitati vi e di supporto 15 Il manuale dei processi e delle attività 16 Capitolo III L analisi dei risultati e la codifica delle attività 42 Processo A analisi dell identità del Museo e progetto istituzionale 43 Processo B Programmazione generale 44 Processo C Progetto scientifico 45 Processo D Ricerca 46 Processo E Inventariazione, catalogazione 5 Processo F Acquisizione 52 Processo G Verifica attività di ricerca, catalogazione, acquisizione 54 Processo H Analisi dei rischi 55 Processo L Piani di conservazione 57 Processo M Conservazione 6 Processo N Valutazione della conservazione 63 Processo P Analisi dei bisogni 64 Processo Q Progettazione offerta 66 Processo R Promozione 7 Processo S Esposizione 72 Processo T Educazione 73 Processo U Gestione altri Servizi 74 Processo V Valutazione della comunicazione 75 Processo X Reperimento e gestione risorse finanziarie 77

8 Processo J Gestione risorse umane 78 Processo Y Garantire sicurezza 79 Processo K Gestione sistema informativo 82 Processo W Gestione amministrativa e contabile 83 Processo - Attuazione delle procedure legali 85 Capitolo IV La classificazione degli elementi di competenza 86 La mappa delle competenze 86 Il documento ICOM del 12/5/2 88 Mappa sintetica degli elementi di competenza rilevati dalla ricerca sui Musei 89 Capitolo V I profili professionali 91 Tabella di incrocio figure processi 93 Le competenze delle principali figure professionali 95 Il del museo 95 Il 97 Il Responsabile dei servizi educativi 99 Il Responsabile della sicurezza 1 Il Custode 11 Tabella di rilevazione elementi di competenza: 12 Tabella di rilevazione elementi di competenza: 19 Tabella di rilevazione elementi di competenza: Responsabile Servizi educativi 115 Tabella di rilevazione elementi di competenza: Responsabile sicurezza 118 Tabella di rilevazione elementi di competenza: Custode 12 Capitolo VI L indice di frequenza Responsabile servizi educativi 139 Responsabile sicurezza 147 Custode 155 Capitolo VII Orientamento per lo sviluppo 157 Le criticità rilevate 157 Alcune proposte di miglioramento 158 Utilizzo del materiale di ricerca 158 Per monitorare l efficacia della formazione 158 Per orientare gli enti locali e gli altri enti gestori 159

9 Presentazione La ricerca sui profili di competenza degli operatori di musei e biblioteche che viene presentata in questa pubblicazione nasce dall'esigenza di completare il quadro descrittivo delle figure professionali operanti in tali ambiti fornito fino ad ora da una serie di fonti, tra le quali il lavoro di ricognizione svolto lo scorso anno da Crora - Bocconi 1, che ha preso in esame, con un analisi di carattere documentale, leggi statali e regionali, libri, atti di convegni, documenti di singole istituzioni per ricostruire il quadro conoscitivo delle figure analizzate,tra le quali anche quelle presenti negli archivi, allargando la visione anche alla realtà di alcuni paesi esteri. La scarsa disponibilità di documentazione e la disomogeneità delle fonti hanno però fatto sì che la ricognizione svolta costituisse, anche ad opinione dei ricercatori, solo una base di lavoro su cui impostare una successiva fase di analisi che, utilizzando metodologie più empiriche, restituisse una ricostruzione più precisa delle professionalità oggetto d indagine. Per quanto riguarda inoltre l ambito dei musei, la ricerca di cui si dà conto in questo fascicolo ha assunto come base di partenza, oltre a molteplici documenti prodotti in ambito nazionale e internazionale (a partire dai testi dell'icom, il Consiglio internazionale dei Musei), i risultati di un precedente gruppo di lavoro, composto anche da esperti provenienti da altre Regioni, che aveva definito le figure professionali da ritenersi indispensabili per il funzionamento di un museo il direttore, il conservatore, il responsabile della didattica museale e quello della sicurezza e per ciascuna di queste aveva elencato le principali attività che caratterizzano il loro agire professionale - tale lavoro era poi stato validato dal Comitato Musei, un organismo composto dai direttori dei principali musei civici lombardi. Analogamente per l ambito delle biblioteche, la ricerca ha assunto come base di partenza, oltre al Manifesto dell'unesco sulle biblioteche pubbliche, diversi materiali che inquadravano le figure professionali esistenti, elaborati anche dal Servizio Biblioteche della Regione Lombardia. Si trattava dunque di partire dai prodotti di ricerca già realizzati per svolgere un indagine che: o inquadrasse le figure professionali di musei e biblioteche ponendole all interno della catena dei processi di lavoro e delle attività che caratterizzano le rispettive strutture, a partire dai quali è possibile ragionare sui diversi profili di professionalità necessari a garantire l insieme delle attività descritte e sui loro rapporti d interazione; o completasse il quadro delle figure individuate, arricchendo l elenco delle attività svolte con il bagaglio di conoscenze, tecniche e comportamenti professionali che le sostanziano e dalle quali trarre indicazioni/elementi per la costruzione di percorsi formativi e di aggiornamento degli operatori. o fornisse indicazioni sulle linee di sviluppo rispetto alle quali far evolvere i servizi e sulle competenze professionali necessarie a supportare tale sviluppo, fornendo alla Regione elementi per la formulazione dei propri atti d indirizzo. La ricerca è stata avviata con la costituzione di due gruppi di lavoro, uno riferito all ambito museale e uno a quello bibliotecario, composti da testimoni qualificati operanti nelle due 1 CRORA - UNIVERSITA' BOCCONI: Nuove professionalità: progettisti per lo sviluppo di sistemi culturali integrati - Rapporto di ricerca - Parte I 2

10 tipologie di servizi, oltre che da dirigenti e funzionari regionali (i nomi dei componenti sono riportati in apertura di questo volume). I gruppi hanno operato con il supporto di consulenti della società Satef, che hanno proposto ai partecipanti una metodologia di analisi dei processi e delle competenze collaudata in molteplici altri ambiti d intervento, guidando i componenti dei gruppi all utilizzo degli strumenti di analisi e garantendo un impostazione metodologica del lavoro omogenea per i due ambiti di ricerca. I due gruppi di lavoro hanno svolto nell arco di sei mesi, da dicembre 2 a giugno 21, cinque incontri in plenaria, integrati da incontri per sottogruppi, da interviste anche individuali svolte dagli esperti Satef e da un fitto lavoro di revisione, svolto dai partecipanti al di fuori degli incontri di gruppo, del materiale elaborato dai colleghi. Nel corso del lavoro, il gruppo Musei ha raccordato la sua elaborazione a due altri importanti documenti prodotti in quei mesi: l"atto di indirizzo sui criteri tecnico-scientifici e sugli standard di funzionamento e sviluppo dei musei", frutto della collaborazione fra il Ministero per i Beni e le Attività Culturali, le Regioni e alcuni esperti del settore, approvato dalla Conferenza Unificata Stato - Regioni nello scorso mese di aprile e ufficializzato con decreto del Ministro il 1 maggio 21, e il documento sui "Requisiti per la classificazione dei Musei e delle Raccolte della Lombardia", elaborato dall Unità Organizzativa Musei e approvato dal Comitato Musei. Il prodotto dei due gruppi di lavoro è contenuto nei fascicoli che vengono illustrati nel seminario: si tratta di due documenti che rispecchiano la realtà museale e bibliotecaria lombarda così come l hanno ricostruita i partecipanti ai gruppi, che, da testimoni qualificati, hanno cercato di rappresentare un quadro che mettesse insieme le esperienze migliori tra quelle di cui il gruppo era portatore, facendo intravedere le linee di sviluppo dei servizi auspicate come necessarie. I documenti elaborati sono perciò base di partenza per la discussione e il confronto innanzitutto con il mondo degli operatori culturali lombardi, ma anche con i colleghi delle altre regioni, che a loro volta hanno prodotto studi e ricerche su queste tematiche. E viva in tutti noi la consapevolezza che, a partire dal confronto avviato con il seminario, andranno create modalità di aggiornamento permanente dei materiali contenuti nei due fascicoli, che permettano di raccogliere contributi il più allargati possibile da tutti coloro che vedono in questo materiale uno strumento per il miglioramento e la qualificazione della professionalità degli operatori di musei e biblioteche. Ninfa Cannada Bartoli - Paola Ferioli Osservatorio culturale e reti informative Direzione Generale Culture, Identità e Autonomie della Lombardia 3

11 I concetti essenziali INTRODUZIONE L intero impianto metodologico che ispira le presente ricerca si fonda sul concetto di competenza che viene definita come l insieme delle qualità personali (conoscenze, abilità, metodologie, valori e atteggiamenti) richieste ad un operatore per garantire l esercizio di un attività e la produzione del corrispondente risultato, conforme alle specifiche di qualità definite da un contesto organizzativo. Tre diverse tipologie di concetti concorrono quindi a denominare correttamente una competenza: 1. Elementi interni alla persona, (conoscenze, abilità, metodologie, valori, ecc.) che per definizione non sono direttamente misurabili, ma possono essere accertati e misurati solo attraverso i rispettivi indicatori: processi (sequenze di operazioni), comportamenti, risultati. 2. Elementi esterni alla persona, oggettivi, visibili, misurabili: a. l attività e il processo di lavoro che la costituisce (sequenza di operazioni) b. il risultato c. le specifiche di qualità del processo e del risultato d. gli eventuali comportamenti associati al processo di lavoro e al risultato 3. Elementi di sistema: il contesto organizzativo in cui è inserito un operatore, la richiesta da parte del mercato di riferimento (in questo caso: cittadini utenti del servizio) e il contesto amministrativo; tutto ciò concorre a definire dall esterno il concetto di competenza richiesta e quindi a consentire il bilancio tra competenza richiesta e competenza misurata. Il metodo di ricerca delle competenze Sulla base di questi concetti, ridefiniti per una indispensabile omogeneità di linguaggio, il metodo per la rilevazione delle competenze adottato da Satef risulta definito dalle seguenti variabili: 1. La fonte delle informazioni per individuare le competenze non può essere soltanto la normativa (inevitabilmente in ritardo rispetto all evoluzione della domanda degli utenti), ma anche e soprattutto la richiesta del mercato e l analisi del lavoro effettivamente praticato nelle migliori biblioteche per rispondere alle esigenze dei cittadini utenti. 2. L analisi del lavoro comporta una metodologia precisa, articolata in fasi tra loro logicamente collegate e attrezzata di strumenti rigorosi, per garantire il collegamento tra strutture, processi, risultati, competenze. (v. sotto: il processo di analisi del lavoro ) 3. Gli utilizzi possibili dell analisi delle competenze. Una volta rilevate dalla realtà del lavoro e fondate su rigorose analisi del lavoro, le competenze così codificate possono alimentare ulteriori processi di sviluppo (v. Capitolo VII : Orientamenti per lo sviluppo ). Introduzione 4

12 Innanzitutto, la ridefinizione del profilo professionale delle figure operanti nei Musei, in termini di compiti professionali, di processi di lavoro, di attività, di risultati, di competenze necessarie a garantire risultati di qualità. Dalla ridefinizione dei profili, dipendono gli altri possibili utilizzi, esplicitati nei punti che seguono; La formazione: la Mappa delle competenze e i repertori di elementi di competenze risultanti dalla ricerca costituiscono un elenco virtuale di obiettivi formativi; i progettisti di formazione (formazione di base, per abilitare al ruolo, ma anche aggiornamento in servizio e formazione permanente) possono così disporre di una preliminare analisi dei bisogni formativi fondata su una ricerca rigorosa. La selezione del personale: la classificazione degli elementi di competenza (v. sotto: il processo di analisi del lavoro fase 5) consente ai Responsabili del personale degli Enti Locali di definire i livelli di competenza (non solo le conoscenze documentabili dal possesso di titoli di studio) richiesti in ingresso, subordinandone l accertamento a prove oggettive e/o al superamento di corsi ad hoc, concordati con le Agenzie formative e con gli Enti locali competenti. La valutazione del personale in servizio: ogni competenza, associata a elementi oggettivi e misurabili (processi, risultati, comportamenti professionali) può essere misurata con opportuni strumenti e concorrere a definire un punteggio di merito. Il processo di analisi del lavoro Il processo di analisi del lavoro sviluppato dalla ricerca è sintetizzato nella seguente tabella, che accosta alle varie fasi del processo i corrispondenti prodotti (output): Fasi 1. Esplicitazione del rapporto tra struttura di offerta e mercato, cioè tra i Musei e i propri utenti, sulla base del confronto con la normativa, le indicazioni dell ICOM, la documentazione dei gruppi di lavoro nazionali e regionali 2. Analisi organizzativa della struttura, per processi (sia processi portanti che processi di supporto alla produzione dello specifico servizio) Output Mission dei Musei Catena del valore, Mappe dei risultati dei processi portanti e dei processi di supporto 3. Analisi dettagliata di ogni processo e rilevazione delle attività, delle figure professionali e dei relativi risultati (o output) (Attività e risultati costituiscono la definizione stessa della competenza) 4. Per ogni attività: scomposizione dell attività nelle operazioni che la realizzano e rilevazione degli elementi di competenza richiesti per il suo corretto esercizio Manuale dei processi Manuale delle competenze Introduzione 5

13 Fasi 5. Classificazione dei diversi elementi di competenza, risultanti dall analisi delle operazioni, in tipologie di elementi, tra loro omogenei in base a criteri dichiarati, funzionali alla formazione e alla valutazione (es. Conoscenze disciplinari generali, conoscenze specifiche del settore, metodologie trasversali, tecniche operative specialistiche) 6. Compilazione del Repertorio (Mappa) delle competenze. 7. Incrocio del Manuale delle competenze con le figure professionali per la definizione delle competenze professionali di ognuna e dei relativi elementi di competenza 8. Elaborazione di orientamenti per lo sviluppo dell offerta al territorio da parte dei Musei Output Architettura della Mappa degli elementi di competenza Mappa degli elementi di competenza Le competenze delle figure professionali: direttore, conservatore, responsabile dei servizi educativi, responsabile della sicurezza, custode Orientamenti per lo sviluppo Figure professionali e profili di competenze La complessità e la ricchezza del mondo dei Musei fanno sì che in ogni Museo, a seconda della sua specificità, della sua dimensione e del suo status, siano presenti figure professionali con competenze diverse. La ricerca attraverso l analisi dei processi e delle attività ha attribuito ad ogni figura professionale le competenze che le sono proprie o almeno che sono proprie di chi esercita il ruolo corrispondente. È stato così possibile ricostruire una serie di figure professionali, facendo per ognuna delle considerazioni sul suo ruolo, sull importanza della sua presenza, sul tipo di rapporto di lavoro che sembra essere più idoneo. (vedi pagg 97/98: Tabella di incrocio processi e figure professionali) Introduzione 6

14 Le ipotesi di ricerca Mano a mano che procedevano le prime interviste-campione, veniva prendendo forma una serie di ipotesi di ricerca, che hanno guidato le successive rilevazioni. Dalla prima tornata di interviste è emersa una serie di problematicità che ha guidato il lavoro nei successivi passi di ricerca (vedi pag. 141) I Report intermedi che hanno scandito il processo di ricerca, esplicitavano il nuovo orientamento, mano a mano che le interviste fornivano elementi a supporto. Sono così stati individuati i processi le attività le competenze che risultano strategiche per lo sviluppo qualitativo dell offerta culturale al territorio e che sono stati analizzati in dettaglio nel corso della ricerca. Le domande di ricerca Si riportano qui le domande che hanno guidato il percorso di ricerca dell ultima fase alle quali il presente Rapporto è impegnato a formulare elementi di risposta. Quali profili professionali emergono dalla ricerca e quale collocazione hanno o devono avere all interno dei Musei? Quali spostamenti si registrano rispetto al profilo tradizionale del e quale nuovo specifico professionale è possibile formalizzare, come base comune fondante la sua professionalità (a prescindere dalle dimensioni della struttura in cui opera e dall inquadramento contrattuale conseguito)? Quali lo specifico professionale degli altri profili? Quali indicazioni di sviluppo dell offerta agli utenti da parte dei Musei, sia dal punto di vista della tipologia di servizi che del miglioramento della qualità (e quindi quali nuove competenze per gestirla)? Quali aspetti critici nell attuale organizzazione dell offerta? Quali indicazioni per i titolari della gestione dei Musei (Ente Locale, Fondazione,..) e quale funzione di supporto potrebbe assumere la Regione? Introduzione 7

15 La catena del valore CAPITOLO I L ANALISI ORGANIZZATIVA DELLE STRUTTURE Nella Ricerca Satef, che adotta il Metodo Forma 1, il punto di partenza dell Analisi delle competenze è costituito dall Analisi organizzativa del contesto professionale in cui operano i soggetti delle competenze da analizzare: in questo caso i Musei. Tra i possibili metodi di analisi organizzativa, è stato privilegiato il metodo che analizza le strutture organizzative a partire dai processi e dai risultati; i gruppi di lavoro hanno quindi dedicato una prima fase a sviluppare una lettura per processi del proprio servizio. Questa fase ha permesso di ricostruire, esplicitandola, la Catena del valore di un Museo: la catena del valore, strumento mutuato dall analisi delle organizzazioni, indica i processi che permettono al Museo di realizzare la sua Mission (processi portanti) e i processi che supportano e garantiscono l attuazione di quelli portanti (processi di supporto) La metafora della catena allude al collegamento logico e funzionale (non necessariamente temporale) dei processi che concorrono a produrre un comune risultato. Ad es. (pag. 1) nella funzione comunicazione il processo di analisi dei bisogni dell utenza precede logicamente il processo di progettazione dell offerta che a sua volta è collegato in catena con i successivi processi di esposizione, educazione ecc. E così via, sino all ultimo processo, definito di verifica e valutazione della comunicazione che chiude il cerchio virtuale della catena e fornisce ad un tempo elementi per riaprire, rinnovandolo, il primo processo di analisi dei bisogni, in un percorso a spirale che si rinnova continuamente nel tempo. Punto di partenza è stata la definizione della Mission del Museo, ripresa dalla documentazione dell ICOM. Sono state descritti le due diverse tipologie di processi: la catena dei processi portanti che presiedono alla produzione dei risultati per gli utenti i processi abilitativi e di supporto che sono finalizzati a garantire l efficienza della struttura e, quindi, a supportare la catena dei processi portanti; non sono collegati in catena, ma sono globalmente finalizzati all efficienza della catena principale. Appartengono a questa tipologia i processi gestionali: gestione della logistica, del sistema informativo interno, delle risorse umane, della sicurezza, ecc.. 1 cf. Metodo Forma, per l analisi del lavoro, l analisi del fabbisogno formativo, la progettazione e la valutazione dei processi formativi, codificato e depositato presso il Ministero del Lavoro. Capitolo I L analisi organizzativa delle strutture 8

16 Definizione di Museo: Istituzione permanente, senza scopo di lucro, al servizio della società e del suo sviluppo, aperta al pubblico, che fa ricerca sulle testimonianze materiali dell uomo e del suo ambiente, le raccoglie, le conserva, le comunica e soprattutto le espone a fini di studio, educazione e ricreativi (Statuto dei Consiglio internazionale dei Musei) Mission del Museo fare ricerca sulle testimonianze materiali dell uomo e del suo ambiente, raccoglierle conservarle comunicarle soprattutto esporle a fini di studio, educazione e ricreativi al servizio della società e del suo sviluppo Capitolo I L analisi organizzativa delle strutture 9

17 Catena dei processi di un Museo collezione A analisi identità museo e progetto istituzionale B programmazione generale funzioni funzioni Analisi dei rischi Analisi bisogni utenti Q Progetto scientifico Piani di conservazione (sicurezza, manutenzione, restauro) Progettazione offerta utenti D F E Ricerca Ricerca nell ambito di competenza Conservazione Comunicazione Acquisizione H L M N P C Processi portanti R Promozione collezione / altri servizi T Educazione U - Altri servizi Catalogazione Conservazione S - Esposizione G Verifica e valutazione Verifica e valutazione V Verifica e valutazione Z X J Y K H W Relazioni strutturate con altre risorse culturali del territorio Reperimento e gestione risorse finanziarie Gestione personale Gestione della sicurezza Gestione del sistema informativo Gestione dell edificio Gestione amministrativa e contabile Attuazione delle procedure legali Sistema di Qualità abilitativi e di supporto Capitolo I L analisi organizzativa delle strutture 1

18 CAPITOLO II LE MAPPE DELLE ATTIVITA DI UNA STRUTTURA La seconda fase del lavoro di analisi, realizzato dai Gruppi di esperti, è consistita nel sottoporre ad analisi dettagliata ognuno dei processi individuati nella prima fase e aggregati nella catena del valore (i processi portanti e i processi abilitativi e di supporto). Ogni processo è stato codificato con un codice alfabetico (es. P Analisi dell identità del Museo e progetto istituzionale; B Programmazione generale delle funzioni, ecc.) ed è stato scomposto nelle macro attività che lo compongono. Ogni attività assume quindi un codice alfanumerico (A.1, A.2, ecc.) e come tale viene riportato su una Mappa sintetica. Sono state quindi prodotte due Mappe: la Mappa dei processi portanti, che riporta le attività realizzate all interno di ogni processo per garantire l offerta di servizi agli utenti (Processi A V) La Mappa dei processi abilitativi e di supporto, che riporta, per ogni processo, le attività necessarie a garantire il funzionamento della struttura (Processi K Q) Le Mappe sono costituite da tabelle ad una sola entrata : i processi vanno a intestare le colonne della tabella e, all interno di ogni colonna, vengono riportate le attività. Nelle pagine che seguono vengono presentate le Mappe che rappresentano e codificano l intera attività di un Museo tipo: la rilevazione di tutte le attività realizzate dai musei che hanno partecipato alla ricerca, ne fa un modello virtuale, cioè non una fotografia fedele di questo o quel museo ma un punto di riferimento comune, uno standard di qualità, appunto, destinato a facilitare il confronto, la comunicazione tra responsabili che operano sullo stesso territorio e a suggerire comuni direzioni di sviluppo. Capitolo II Le Mappe delle attività di una struttura 11

19 Mappa delle attività del Museo: Processi portanti A. B. Funzione di ricerca e studio Analisi identità museo e progetto istituzionale Programmazione generale C. Progetto scientifico D. Ricerca e studio E. Documentazione - inventariazione catalogazione F. Acquisizione G. Verifica attività di ricerca / catalogazione / acquisizione A.1 Analizzare l identità del Museo e la sua Mission B.1 Analizzare / studiare le raccolte per definire le priorità C.1 Definire finalità progetto D.1 Effettuare studi su ambito di competenza del museo, museologia, museografia E.1 Inventariare e catalogare secondo la normativa vigente F.1 Ricercare sul territorio e recuperare beni G.1 Monitorare e valutare la realizzazione del progetto scientifico A.2 Partecipare con l amministrazione a definire o aggiornare lo statuto B.2 Definire in accordo con Amministrazione la preventivazione a lungo termine C.2 Definire progetto scientifico e metodologia per articolazione dello stesso e le potenziali linee di sviluppo D.2 Effettuare studio e aggiornamento su storia, metodologia della conservazione e del restauro E.2 Gestire / aggiornare la biblioteca del Museo F.2 Recuperare beni in deposito delle sovrintendenze G.2 Monitorare, verificare e valutare l operato dei consulenti esterni A.3 Proporre alla amministrazione una bozza di regolamento in applicazione dello statuto A.4 Partecipare con Amministrazione alla elaborazione del progetto culturale B.3 Definire in accordo con Amministrazione la programmazione annuale e il budget B4 Stendere report annuale di valutazione B5 Verifica controllo dei risultati C.3 Effettuare analisi delle necessità di budget e delle risorse umane C.4 Definire un sistema di verifica del progetto C.5 Definire le politiche di acquisizione D.3 Effettuare aggiornamento su materiali, tecniche e relativi metodi indagine D.4 Acquisire dati su valore di mercato dei beni D6 Coordinare attività di ricerca in collaborazione con altri Enti / Istituzioni E.3 Formalizzare e riordinare archivi (Musei storici e archeologici) E.4 Raccogliere la documentazione (disegni, calchi, ecc.) F.3 Recuperare beni tramite donazioni F.4 Recuperare beni tramite scambi nazionali e internazionali E.5 Schedare documenti F.5 Partecipare ad Aste G.3 Monitorare, verificare e valutare la produzione scientifica G.4 Valutare schede di catalogazione A5 Partecipare alla progettazione di sistemi di musei secondo le esigenze del territorio D7 Coordinare attività di ricerca gestita da esterni (es. Università) E.6 Registrare e catalogare le fasi di restauro F.6 Analizzare le proposte di acquisto D.8 Effettuare studio/ricerca su possibili nuove fonti (scavi, ecc.) D.9 Studiare documentazione e materiali su educazione al patrimonio E.7 Registrare materiale fotografico e negativi F.7 Effettuare diagnosi sul bene per certificarne l'autenticità e per identificarne le parti originali, di rifacimento e di restauro D.1 Fornire consulenza e/o assistenza a studenti, studiosi, ricercatori F.8 Stipulare il contratto di acquisizione D.11 Pubblicare i risultati delle ricerche D.12 Partecipare a seminari a fini di divulgazione Capitolo II Le Mappe delle attività di una struttura 12

20 Mappa delle attività del Museo: Processi portanti Funzione di conservazione H. L. M. Analisi dei rischi Piani di conservazione Conservazione N. Verifica e valutazione conservazione Funzione comunicazione P. Q. Analisi dei bisogni Progettazione offerta H.1 Classificare oggetti in base alle necessità di conservazione individuandone i rischi potenziali L.1 Elaborare piano di controllo e di manutenzione sulle collezioni M.1 Realizzare interventi di restauro N.1 Verifica dello stato di salute di materiali o nuclei significativi (espositore; sala, ecc.) P.1 Effettuare indagine sugli utenti attuali e potenziali Q.1 Progettare l esposizione permanente H.2 Effettuare analisi rischi ambientali (insetti, muffe, ) L.2 Elaborare piano di protezione delle nuove acquisizioni M.2 Gestire laboratori tecnici (di preparazione, di analisi, di manutenzione e emergenze ) N.2 Valutazione restauri P.2 Effettuare indagine sulla popolazione del quartiere / territorio Q.2 Progettare esposizioni temporanee H.3 Effettuare analisi potenziali rischi strutturali della parte monumentale H.4 Effettuare analisi potenziali rischi di origine antropica L.3 Elaborare piano di controllo strutturale e manutenzione edificio per la pianificazione conservativa, tramite strumenti di stima del rischio e valutazione economica M.3 Prevedere convenzioni con laboratori esterni per la preparazione di materiali specifici (scienze naturali), per la diagnostica M.4 Gestire la conservazione dei materiali nei depositi P.3 Leggere il bisogno a partire da esperienze di successo P.4 Effettuare studio / rilevazione della risposta delle scuole alle iniziative didattiche Q.3 Progettare eventi Q.4 Progettare strumenti comunicativi H5 Controllo periodico degli impianti L.4 Progettare sistema integrato (antiintrusione, antiavvicinamento, regolazione microclima) M.5 Attuare primo intervento su oggetti da restaurare P.5 Garantire collegamento sistematico con scuole per rilevazione richieste Q.5 Progettare attività editoriale L.5 Definire piano di restauro M.6 Intervenire in risposta a segnali del sistema di sicurezza integrato L.6 Stendere progetto di restauro M.7 Effettuare controlli periodici secondo pianificazione P.6 Aggiornarsi su normativa, programmi e regolamenti scolastici Q.6 Progettare attività educative in collaborazione con scuola e altre strutture del territorio Q.7 Progettare attività didattiche inerenti le iniziative espositive permanenti e temporanee L7 Pianificare interventi d emergenza M.8 Garantire controllo / custodia durante le visite Q.8 Progettare servizi aggiuntivi L.8 Definire procedure di prestito M.9 Garantire la conservazione durante la movimentazione Capitolo I L analisi organizzativa delle strutture 13

21 Mappa delle attività del Museo: Processi portanti R. Promozione R.1 Curare la promozione su attività del Museo tramite media, sito e lettere di informazione S. Esposizione S.1 Allestire l esposizione delle collezioni permanenti Funzione comunicazione T. Educazione T.1 Gestire progetti e attività educative in collaborazione con scuole e altri Enti U. Gestione altri servizi V. Verifica e valutazione della comunicazione U.1 Realizzare eventi V.1 Rilevare gradimento del pubblico R.2 Garantire coordinamento comunicativo con altri soggetti del territorio S.2 Allestire le mostre temporanee T.2 Curare la documentazione delle esperienze realizzate U.2 Realizzare incontri culturali V.2 Rilevare ed elaborare dati di ingresso al Museo per valutare target e gradimento R.3 Promuovere attività educativa nelle scuole, agenzie formative, enti e associazioni T.3 Redigere testi e preparare materiali didattici U.3 Gestire l accoglienza V.3 Realizzare incontri periodici interni di valutazione sull andamento del Museo e su programmi proposti da operatori e sulla congruità metodologica di iniziative R.4 Effettuare campagne pubblicitarie T4 Accogliere e guidare il pubblico alla mostra / esposizione U.4 Gestire il punto informatico V.4 Mettere a punto strumenti per la valutazione delle esperienze educative sul patrimonio culturale R.5 Comunicare politiche di acquisizione U.5Gestire sala di consultazione con video e materiale a stampa V.5 Valutare operato educativo e comunicare risultati di valutazione U.6 Gestire punto ristoro U.7 Gestire il "museum shop" Capitolo I L analisi organizzativa delle strutture 14

22 Mappa delle attività del Museo: Processi abilitativi e di supporto Z. X. J. Y. K. W. Relazioni strutturate con risorse territoriali Reperimento e gestione risorse finanziarie Gestione risorse umane Gestione sicurezza Gestione sistema informativo Gestione amministrativa e contabile Attuazione procedure legali Z.1 Promuovere realizzare progetti integrati con Istituzioni pubbliche e private X.1Vendere biglietti, pubblicazioni, merchandising J.1 Selezionare o partecipare alla selezione del personale Y.1 Definire piani di emergenza K.1 Gestire e aggiornare sistema informativo informatizzato W.1Redigere bilanci preventivi e consuntivi.1 Realizzare ricerche e analisi di contratti di assicurazione per i beni (legale) X.2 Reperire fondi per la gestione J.2 Definire turni e orari Y.2 Attuare Legge / piano della sicurezza K.2 Registrare ingressi di visitatori e prenotazioni di visite W.2 Fornire report giornalieri e statistiche su: incassi, ingressi, permessi, presenze, comunicazioni.2 Tutelare diritti d autore e di riproduzione X.3 Reperire fondi finalizzati a progetti specifici J.3 Selezione personale a contratto Y.3 Mettere a norma impianti e assicurarne il controllo K.3 Definire il sistema di protocollo interno (sistema di archiviazione) W.3 Fornire dati alla società di consulenza per la gestione di paghe e contributi.3 Stipulare convenzioni per depositi di materiali X.4 Reperire contributi e /o beni attraverso Associazione Amici Museo J.4 Effettuare controllo sui risultati di lavoro (con premio produzione) Y.4 Garantire controllo periodico strutturale edificio K.4 Registrare materiale di corrispondenza W.4 Gestire contabilità (prelievi, versamenti, pagamenti,..) X.5 Ricevere donazioni da privati J.5 Analizzare fabbisogno formativo del personale Y.5 Garantire / verificare sicurezza nei cantieri W.5 Gestire rapporti con le Banche, Società, Enti pubblici, fornitori X.6 Sensibilizzare le conoscenze personali, intervenendo a cene, ricevimenti,.. J.6 Formare personale tramite corsi mirati e affiancamento Y.6 Garantire/ verificare sicurezza nei depositi W.6 Gestire fatture X.7 Ospitare iniziative di privati: concerti, conferenze, ecc. finalizzati a ricevere contributi J.7Partecipare a seminari a fini di aggiornamento Y.7 Verificare sicurezza dell ambiente di lavoro W.7 Gestire liquidazioni I.V.A. e altri adempimenti J.8 Coordinare volontari Y. 8 Garantire sicurezza delle collezioni W.8 Redigere PEG e consegnare all ente proprietario Capitolo I L analisi organizzativa delle strutture 15

23 Il manuale dei processi e delle attività Per ognuna delle attività dei processi portanti e dei principali processi di supporto, la ricerca ha rilevato le figure professionali coinvolte e i risultati attesi (output) Questo materiale è servito come base di partenza per la descrizione in dettaglio delle attività identificate come critiche dal gruppo di ricerca, per la rilevazione delle competenze associate ad ogni attività e per l identificazione delle competenze delle diverse figure professionali. (Materiale presentato nei prossimi capitoli) Capitolo II Le Mappe delle attività di una struttura 16

24 A Analisi dell identità del Museo e progetto istituzionale Scheda di analisi del processo A Attività Figure professionali Output A.1 Analizzare l identità del Museo e la sua Mission A.2 Partecipare con Amministrazione a definire o aggiornare lo statuto del Museo A.3 Proporre all Amministrazione bozza di Regolamento di applicazione dello statuto A.4 Partecipare con Amministrazione all elaborazione del progetto culturale A.5 Partecipare alla progettazione di sistemi di musei secondo le esigenze del territorio Consulente legale Responsabile servizi educativi Consulente legale Responsabile servizi educativi Documento relativo a: Natura e storia delle collezioni Vocazione culturale Sapere specifico Finalità Proposta di statuto Proposta di Regolamento Progetto culturale Progetto di sistemi museali (per area tematica o per area geografica) NB: L intero processo coinvolge in prima persona il del Museo (o il responsabile). Meglio se nel realizzare le attività indicate vengono coinvolte altre figure professionali (es: conservatore, Responsabile servizi educativi, Consulente legale) Capitolo II Le Mappe delle attività di una struttura 17

25 Scheda di analisi del processo B B Programmazione Attività Figure professionali Output B.1 Analizzare / studiare le raccolte per definire le priorità B.2 Definire in accordo con Amministrazione la programmazione pluriennale e il budget Responsabile servizi amministrativi Responsabili servizi educativi Consulenti Priorità di intervento definite Programma triennale: programma di ricerca programma di conservazione programma espositivo / comunicativo programma educativo budget risorse umane interne ed esterne previste B.3 Definire in accordo con Amministrazione la programmazione annuale e il budget Responsabile servizi amministrativi Responsabili servizi educativi Consulenti Programma annuale (PEG): programma di ricerca programma di conservazione programma espositivo / comunicativo programma educativo budget risorse umane interne ed esterne previste B.4 Stendere report annuale di valutazione Report B.5 Verifica controllo dei risultati Consiglio d amministrazione Amministrazione Ente locale Validazione dei risultati raggiunti Capitolo II Le Mappe delle attività di una struttura 18

26 Scheda di analisi del processo C C Progetto scientifico Attività Figure professionali Output C.1 Definire finalità progetto C.2 Definire progetto scientifico e la metodologia per l'articolazione dello stesso e le potenziali linee di sviluppo C.3 Effettuare analisi delle necessità di budget e delle risorse umane C.4 Definire un sistema di verifica del progetto C.5 Definire le politiche di acquisizione Consulenti e figure specifiche a seconda della finalità Finalità specifiche Struttura progetto scientifico: durata risultati attesi risorse (umane ed economiche) Budget e risorse umane definiti Sistema di verifica Politiche di acquisizione definite e pubblicizzate Capitolo II Le Mappe delle attività di una struttura 19

27 Scheda di analisi del processo D D Ricerca Attività figure professionali Output D.1 Effettuare studi su ambito di competenza del museo, museologia, museografia D.2 Effettuare studio e aggiornamento su storia, metodologia della conservazione e del restauro D.3 Effettuare aggiornamento su materiali, tecniche e relativi metodi indagine D.4 Acquisire dati sul valore di mercato dei beni D6 Coordinare attività di ricerca in collaborazione con altri Enti / Istituzioni D7 Coordinare attività di ricerca gestita da esterni (es. Università) D.8 Effettuare studio/ricerca su possibili nuove fonti (scavi, ecc.) D.9 Studiare documentazione e materiali su educazione al patrimonio D.1 Fornire consulenza e/o assistenza a studenti, studiosi, ricercatori Tecnici specialisti a seconda dell oggetto di ricerca Manutentore delle collezioni (figura ancora non molto presente nei Musei) e con ruolo di committenti a esperti esterni e con ruolo di committenti a esperti esterni e Addetto alla schedatura Bibliotecario Archivista Tecnici specialisti a seconda dell oggetto di ricerca Personale amministrativo Come sopra Come sopra e Responsabile dei Servizi educativi Bibliotecario Studio Relazioni/ report : indicazioni per manutenzione Manutenzione conservativa (vedi M.2) Relazioni Divulgazione dei dati acquisiti Relazioni comparative Report di ricerca Report di ricerca Report di ricerca: indicazioni nuove fonti Produzione scientifica (seminari, testi, Cd,..) Relazioni sull educazione al patrimonio Consulenza personalizzata Capitolo II Le Mappe delle attività di una struttura 2

28 D Ricerca Attività figure professionali Output D.11 Pubblicare i risultati delle ricerche D.12 Partecipare a seminari a fini di divulgazione Esperti coinvolti Esperti coinvolti Atti di seminari / convegni Pubblicazioni Cataloghi di mostre Note: Nel gestire attività complesse come le attività di ricerca sono necessarie anche competenze di tipo amministrativo (gestione budget, richieste fondi, rendicontazione, ) che attualmente sono poco presenti nei Musei. Sarebbe importante potenziare il personale amministrativo in modo che collabori strettamente con la componente Tecnico scientifica Capitolo II Le Mappe delle attività di una struttura 21

29 Scheda di analisi del processo E E Inventariazione catalogazione Attività Figure professionali Output E.1 Inventariare e catalogare secondo la normativa vigente E.2 Gestire / aggiornare la biblioteca del Museo E.3 Formalizzare e riordinare archivi (Musei storici e archeologici) Inventario aggiornato Addetto informatico Materiale catalogato Consulenti esterni Archivio informatizzato aggiornato e consultabile Bibliotecario Beni librari del Museo catalogati Biblioteca a disposizione degli studiosi Archivista Archivi aggiornati E.4 Raccogliere la documentazione (disegni, calchi, ecc.) E.5 Schedare documenti E.6 Registrare e catalogare le fasi di restauro E.7 Registrare materiale fotografico e negativi Consulenti esterni Consulenti esterni Personale esecutivo Documentazione organizzata Documenti schedati secondo il protocollo Cataloghi (calchi, grafici, disegni) Archivio storico e archivio corrente aggiornati Capitolo II Le Mappe delle attività di una struttura 22

30 Scheda di analisi del processo F F Acquisizione Attività Figure professionali Output F.1 Ricercare sul territorio e recuperare beni F.2 Recuperare beni in deposito delle sovrintendenze F.3 Recuperare beni tramite donazioni F.4 Recuperare beni tramite scambi nazionali e internazionali F.5 Partecipare ad Aste F.6 Analizzare le proposte di acquisto F.7 Effettuare diagnosi sul bene per certificarne l'autenticità e per identificarne le parti originali, di rifacimento e di restauro F.8 Stipulare il contratto di acquisizione Esperti locali Consulenti Responsabile amministrativo Commissione formata da Centrale e Direttori Musei Commissione formata da Centrale e Direttori Musei Consulenti Direzione di Settore / Consiglio di Amministrazione Bene ritrovato Bene recuperato Donazioni acquisite Bene Rapporti nazionali e internazionali Beni di interesse individuati ed acquisiti Report Report di certificazione Valore del bene attribuito Prezzo stabilito Bene acquisito Capitolo II Le Mappe delle attività di una struttura 23