ACI Manuale di Conservazione Automobile Club di Prato

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1 ACI Manuale di Cnservazine Autmbile Club di Prat

2 Versine 1.0 Smmari 1.Intrduzine Riferimenti nrmativi Definizini Ruli e attribuzini Il Respnsabile della Cnservazine (RC) Descrizine del servizi Avviament dei servizi di CEN Definizine delle classi dcumentali Descrizine dei passi perativi del Prcess di CEN Plitiche di sicurezza Premessa Riferiment temprale e marca temprale Gestine delle cpie di sicurezza Prcedure di disaster recvery Manutenzine del sftware applicativ Verifiche peridiche Prcedura di esibizine Descrizine utenti del sistema Trattament dei dati persnali Livelli di servizi Cnsiderazini finali

3 1.Intrduzine Il presente manuale descrive il sistema di Cnservazine Elettrnica a nrma (d ra in avanti indicat per semplicità cme CEN) per la cnservazine dei dcumenti infrmatici dell Autmbile Club. Tale dcument ha l scp di: - definire ruli, attri e relative attività perative del prcess di cnservazine; - descrivere il prcess di CEN ivi cmprese le fasi di appsizine della Firma Digitale e della Marca Temprale; - descrivere le prcedure di verifica dei dcumenti, di esibizine, di gestine delle cpie di sicurezza e degli aspetti cncernenti la tutela della privacy. Il dcument accglie le indicazini frnite da DigitPA e in particlare la Deliberazine CNIPA n.11/2004 del 19 febbrai 2004 e le successive Nte Esplicative delle Regle Tecniche per la riprduzine e cnservazine dei dcumenti su supprt ttic 2.Riferimenti nrmativi Deliberazine CNIPA n 11/2004 del 19 febbrai 2004 REGOLE TECNICHE PER LA RIPRODUZIONE E CONSERVAZIONE DI DOCUMENTI SU SUPPORTO OTTICO IDONEO A GARANTIRE LA CONFORMITA DEI DOCUMENTI AGLI ORIGINALI articl 6, cmmi 1 e 2, del Test unic delle dispsizini legislative e reglamentari in materia di dcumentazine amministrativa, di cui al decret del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n e successive Nte esplicative delle Regle Tecniche per la riprduzine e cnservazine dei dcumenti su supprt ttic, indicata nel seguit cme Delibera CNIPA. Decret del Presidente del Cnsigli dei Ministri 30 marz 2009 Regle tecniche in materia di generazine, appsizine e verifica delle firme digitali e validazine temprale dei dcumenti infrmatici., indicate nel seguit cme Regle tecniche. Decret legislativ 82/2005 csì cme integrat dal Decret legislativ 235/2010 Nuv Cdice dell Amministrazine Digitale, indicat nel seguit cme CAD. 3

4 3.Definizini Archivi di gestine E l archivi dei dcumenti generat prgressivamente durante l ann. Cntiene i dcumenti aziendali di più anni e li rende dispnibili per le cnsultazini. Gestisce qualsiasi tip di dcument aziendale. Cstituisce il punt di ingress delle fasi di cnservazine a nrma descritte in quest manuale Esibizine Operazine che cnsente di visualizzare un dcument cnservat e di ttenerne cpia; Riversament Prcess che trasferisce un più dcumenti cnservati da un supprt di memrizzazine a un altr, nn alterand la lr rappresentazine infrmatica. Per tale prcess nn sn previste particlari mdalità. Riferiment temprale Infrmazine, cntenente la data e l'ra, che viene assciata ad un più dcumenti infrmatici. Validazine temprale e Marca temprale La validazine temprale è il risultat di una prcedura infrmatica cn cui si attribuisce, a un più dcumenti infrmatici, un riferiment temprale ppnibile ai terzi. La marca temprale è una evidenza infrmatica che cnsente la validazine temprale. (Art. 1 - D.P.C.M 13/01/2004) Dat persnale Qualunque infrmazine relativa a persna fisica, persna giuridica, ente d assciazine, identificati identificabili, anche mediante riferiment a qualsiasi altra infrmazine, ivi cmpres un numer di identificazine persnale. (Art. 1, cmma 2, lett. b) del D.lgs. 196/03) 4

5 4. Ruli e attribuzini Respnsabile del trattament dei dati Respnsabile della Sicurezza Crdinatre della Gestine Dcumentale Respnsabile della cnservazine Prduttre dei dati la persna fisica, la persna giuridica, la pubblica amministrazine e qualsiasi altr ente, assciazine d rganism prepsti dal titlare al trattament di dati persnali sggett al quale cmpete la definizine delle sluzini tecniche ed rganizzative in attuazine delle dispsizini in materia di sicurezza respnsabile della definizine di criteri unifrmi di classificazine ed archiviazine nnché di cmunicazine interna tra le AOO ai sensi di quant dispst dall articl 50 cmma 4 del DPR 445/2000 nei casi di amministrazini che abbian istituit più Aree Organizzative Omgenee sggett respnsabile dell insieme delle attività elencate nel successiv paragraf 5 Persne respnsabili sistemi client che frniscn le infrmazini da cnservare 5

6 5. Il Respnsabile della Cnservazine (RC) Le attività del Respnsabile della Cnservazine si svlgn attravers il rispett di alcuni specifici bblighi, psti a caric dell stess dalla delibera CNIPA, che pssn essere schematicamente riassunti cme segue. Il RC: 1. definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di cnservazine in funzine della tiplgia dei dcumenti (analgici infrmatici) da cnservare, della quale tiene evidenza. Organizza il cntenut dei supprti in md da garantire la crretta cnservazine e sicurezza dei dati, anche al fine di pterli prntamente prdurre, ve necessari; 2. archivia e rende dispnibili relativamente ad gni supprt di memrizzazine utilizzat, le seguenti infrmazini: descrizine del cntenut dell insieme dei dcumenti; estremi identificativi del respnsabile della cnservazine; estremi identificativi delle persne eventualmente delegate dal respnsabile della cnservazine, cn l indicazine dei cmpiti alle stesse assegnati; indicazine delle cpie di sicurezza; 3. mantiene e rende accessibile un archivi del sftware dei prgrammi in gestine nelle eventuali diverse versini 4. verifica la crretta funzinalità del sistema e dei prgrammi in gestine; 5. adtta le misure necessarie per la sicurezza fisica e lgica del sistema prepst al prcess di cnservazine elettrnica a nrma e delle cpie di sicurezza dei supprti di memrizzazine; 6. richiede la presenza di un pubblic ufficiale nei casi in cui sia previst il su intervent; 7. definisce e dcumenta le prcedure di sicurezza da rispettare per l appsizine del riferiment temprale; 8. verifica peridicamente, cn cadenza nn superire a cinque anni, l effettiva leggibilità dei dcumenti cnservati prvvedend, se necessari, al riversament dirett sstitutiv del cntenut dei supprti. La stessa delibera prevede all art. 5, cmma 3, che il prcediment di cnservazine elettrnica a nrma pssa essere affidat, in tutt in parte, ad altri sggetti, pubblici privati, i quali sn tenuti a sservare quant previst nella medesima delibera. Al cmma 2 dell art. 5 è altresì previst che le funzini prprie del Respnsabile della Cnservazine pssan essere affidate, in tutt in parte, ad altre persne che abbian la cmpetenza ed esperienza necessaria per garantire la crretta esecuzine delle perazini in precedenza elencate. L Autmbile Club ha nminat il Respnsabile della Cnservazine, firmatari del presente Manuale, ed ha aderit al servizi di cnservazine elettrnica a nrma ffert da ACI. ACI Infrmatica che gestisce il servizi su incaric di ACI, è respnsabile delle attività di cui al presente capitl, numerate da 2 a 8. Aci Infrmatica espleterà, pertant, le funzini inerenti al prcess di CEN, tra cui i prcessi di appsizine di firme digitali e marche temprali, essend dtata di certificat qualificat emess da una Certificatin Authrity e installat su dispsitiv HSM (Hardware Security Mdule). 6

7 6. Descrizine del servizi L Autmbile Club intende cnservare i prpri dcumenti digitali cn sistemi cerenti cn la nrmativa in vigre. Il Sistema di cnservazine e l svlgiment dei passi perativi è stat affidat ad Aci Infrmatica, Scietà in huse a inter capitale ACI. Il servizi predispst da Aci Infrmatica è ergat avvalendsi del prpri CED e dei mduli sftware di mercat specializzati nella gestine dcumentale e nella CEN. L archivi dei dcumenti cnservati è tenut n-line e quindi su dischi magnetici direttamente accessibili dal sistema sftware in us. La secnda cpia prescritta dalla nrmativa viene cnservata in supprti a nastr secnd le plitiche di sicurezza dettagliate nel successiv capitl Avviament dei servizi di CEN Nel predisprre le specifiche sluzini di cnservazine di una certa tiplgia di dcumenti, si prcederà cn le seguenti attività: individuazine e definizine delle classi dcumentali da inviare in cnservazine (vedere sezine 6.2) definizine degli attributi specifici (metadati) da abbinare a ciascuna classe dcumentale definizine dei tempi di cnservazine (vver per quant temp deve essere garantita la cnservazine dei dcumenti) definizine dell Area (e, laddve pprtuna una ulterire specificazine, della Direzine/Uffici) respnsabile dei dcumenti; l assciazine area\uffici\classe dcumentale definisce il meccanism di aggregazine dei dcumenti in ltti definizine degli utenti del sistema e lr prfilatura definizine della peridicità di invi dei dcumenti al sistema di cnservazine ssia dell intervall di temp intercrrente fra due prese in caric dei dcumenti da parte del sistema di cnservazine definizine dell intervall di temp intercrrente tra la presa in caric e la chiusura del ltt; la chiusura di un ltt è l attività finale del prcess di cnservazine al termine del quale può essere effettuata l esibizine dei dcumenti; definizine di eventuali criteri di cnsistenza dei ltti da inviare in cnservazine per rispettare nrmative specifiche per certi tipi di dcument (ad esempi: cntrll di cnsecutività dei numeri fattura nel cas della cnservazine di fatture attive) definizine dei supprti di cnservazine 7

8 definizine dei passi da svlgere qualra le firme dei dcumenti da mandare in cnservazine nn risultasser valide definizine di eventuali altre dispsizini relative alla prduzine e all archiviazine dei dcumenti da inviare in cnservazine. 6.2 Definizine delle classi dcumentali Un dei passi spra descritti riguarda la definizine delle csiddette classi dcumentali. Tale cmpit cnsiste nel definire i requisiti relativi a: - quali sn i dcumenti prdtti dall Autmbile Club che si intende inviare in cnservazine - i frmati dei file cntenenti i dcumenti da cnservare; - le mdalità di acquisizine dei suddetti files (ad esempi imprt autmatic sfruttand un file degli indici, piuttst che prcess di cattura autmatica sfruttand infrmazini in psizine fissa presenti nei dcumenti stessi ecc ) - le classi dcumentali, cme di seguit descritte. La classe dcumentale definisce tutte le caratteristiche di un tip di dcument (ad esempi: fattura attiva, ppure Registr di Prtcll ecc..) da sttprre a cnservazine. In particlare ne definisce le infrmazini indispensabili per qualificare e identificare univcamente un dcument di quella tiplgia. Per ciascuna classe dcumentale, l Autmbile Club, nelle persne dei Prduttri di dati e del Respnsabile della Cnservazine, in cllabrazine cn Aci Infrmatica, deve individuare e definire, attravers un specific mdul, che sarà allegat al presente Manuale, sttscritt dai diversi attri, le seguenti infrmazini: nme classe dcumentale anagrafica dei dcumenti ssia area ed uffici prduttri dei dcumenti wrkflw dell specific prcess metadati della classe dcumentale (attributi specifici della tiplgia di dcument; ad esempi per le fatture tipicamente cdice cliente, numer fattura, parametr IVA/NON IVA ecc ) numer medi dei dcumenti infrmatici prdtti per ann numer medi dei dcumenti infrmatici prdtti girnalmente dimensine media dei dcumenti infrmatici peridicità di invi in cnservazine peridicità di chiusura ltt tempi di cnservazine livelli di servizi Alcuni metadati, per certe tiplgie di dcumenti, dvrann bbligatriamente essere previsti piché impsti dalla nrmativa (ad esempi le nrme che reglan la cnservazine dei dcumenti fiscali citan il numer fattura e la data emissine cme infrmazini bbligatrie), altri ptrann pzinalmente essere aggiunti in base alle specifiche esigenze dell Autmbile Club. 8

9 6.3 Descrizine dei passi perativi del Prcess di CEN La realizzazine del servizi presenta le caratteristiche sinteticamente descritte di seguit. Premess che i dcumenti da cnservare vengn acquisiti insieme ai relativi attributi, l esecuzine del prcess di cnservazine può essere riassunt nei seguenti passi: Per gni dcument da cnservare : generazine dell imprnta (hash) del dcument; memrizzazine dell imprnta nel file delle imprnte file di chiusura Nell ultima fase della cnservazine, vver al termine della preparazine del ltt di dcumenti: Chiusura del ltt: appsizine della Firma Digitale al file di chiusura appsizine della Marca Temprale assciat al file di chiusura firmat (si veda sezine 7.2 per ulteriri dettagli su quest aspett); memrizzazine del ltt di dcumenti firmat e marcat su supprt cn caratteristiche di alta affidabilità e alta permanenza del dat, per il perid temprale previst dalla nrmativa per quella specifica tiplgia di dcument predispsizine di un appsita interfaccia che permetta di: effettuare ricerche all intern del Repsitry dcumentale sulla base degli indici definiti; visualizzare i risultati della ricerca visualizzare il dcument risultante dalla ricerca effettuata effettuare il dwnlad di un di tutti i dcumenti risultanti dalla ricerca effettuata verificare, in cas di esibizine dei dcumenti, la Marca temprale e la firma digitale del ltt di dcumenti in cui gni dcument è stat inserit. 9

10 7. Plitiche di sicurezza 7.1 Premessa Le Plitiche di Sicurezza sn quelle cncrdate cn il Respnsabile della Sicurezza e la sc. ACI Infrmatica e adttate centralmente nella gestine del sistema di Cnservazine. Lug di cnservazine dei dcumenti I dcumenti sn cnservati in appsiti dispsitivi di strage all intern del CED di Aci Infrmatica sit in Via Fiume delle Perle, 24 Rma. 7.2 Riferiment temprale e marca temprale Il riferiment temprale appst autmaticamente dalla prcedura di firma cntiene la data e l ra di sistema, cn riferiment al Temp Universale Crdinat (cme garantit dal sggett che frma il dcument), rilevate nel mment in cui avviene l perazine di firma. Per gni dcument estratt, il riferiment temprale è un attribut firmat all intern del file sttscritt (*.p7m). L rari degli elabratri impiegati nel servizi di cnservazine di dcumenti infrmatici viene settat, al mment del lgn, cn quell dell AD (Active Directry) a sua vlta sincrnizzat cn un server del CED; quest ultim si sincrnizza, attravers il prtcll NTP, cn l Istitut Elettrtecnic Nazinale Galile Ferraris di Trin (IEN). Ciò permette di ttenere una data/ra allineata alla scala di Temp Universale Crdinat (UTC), determinata ai sensi dell art. 3, cmma 1, della legge 11 agst 1991, n Nel prcess di CEN laddve richiesta l appsizine di un riferiment temprale ppnibile a terzi, viene usata una marca temprale, vver "una evidenza infrmatica che cnsenta la validazine temprale". Nella pratica frnisce la prva della frmazine di un dcument in un cert arc temprale, cmunque, della sua esistenza al mment della generazine della marca temprale stessa. Ess viene rilasciat da un servizi di marcatura temprale gestit da una Certificatin Authrity. Nella marca sn cntenute le seguente infrmazini: - data e ra di creazine della marca; - nme dell'emittente della marca; - imprnta del dcument cui la marca fa riferiment. 10

11 7.3 Gestine delle cpie di sicurezza La durata del perid di cnservazine delle diverse tiplgie di dcumenti è dettata dalla nrmativa in materia e per il perid indicat è necessari garantire il manteniment dei dcumenti in vista di una pssibile richiesta di esibizine da parte degli rgani di cntrll. A tale scp devn essere previste prcedure di backup che permettan di ripristinare la base infrmativa a frnte di prblemi al sttsistema dischi, ai server utilizzati, all inter CED semplicemente a frnte di prblemi applicativi. Per garantire adeguati livelli di sicurezza il backup del sistema ed in particlare dei dcumenti e dei metadati utili al lr indirizzament dvrà essere eseguit cn frequenza girnaliera e le cpie effettuate dvrann essere mantenute in lug sicur per un perid sufficiente a rispettare i requisiti della nrmativa. 7.4 Prcedure di disaster recvery In cas di event che pregiudichi, in tutt in parte, il repsitry primari dei dati sttpsti a cnservazine (vver il sistema di strage ad alta affidabilità), Aci Infrmatica prvvederà, utilizzand le cpie di sicurezza in su pssess, al crrett ripristin dell inter archivi. Un appsita prcedura preleverà i dati da tutte le cpie di sicurezza generate, ne verificherà l integrità, e prcederà nuvamente al caricament dell archivi su un nuv sistema di CEN su quell preesistente dp averne ripristinat il funzinament. Il verificarsi dell event e l esecuzine della prcedura di ripristin, csì cme gni altr event significativ cncernente la vita del sistema di CEN, verrann tracciati nel Registr degli Eventi (nnché ntificati tempestivamente al Respnsabile della Cnservazine) 7.5 Manutenzine del sftware applicativ Aci Infrmatica si fa caric di mantenere nel temp il sftware applicativ utilizzat per il servizi di CEN, garantendne il cstante e tempestiv aggirnament a frnte di mdifiche nrmative, effettuand una crretta gestine del versining ecc. 11

12 8. Verifiche peridiche La nrmativa prescrive verifiche peridiche atte a garantire che la cnservazine sia una cnservazine a lung termine. In particlare, ecc quant recita l ART. 5, cmma 1, sub. H della delibera CNIPA: Il respnsabile della cnservazine: Girgi Bartlini h) verifica peridicamente, cn cadenza nn superire a cinque anni, l effettiva leggibilità dei dcumenti cnservati prvvedend, se necessari, al riversament dirett sstitutiv del cntenut dei supprti Aci Infrmatica, cn peridicità annuale, esegue una prcedura di cntrll della cnsistenza e integrità dei ltti di dcumenti su un adeguat campine dei ltti sttpsti a Cnservazine. Il Respnsabile della Cnservazine svlgerà il rul di cntrll e di supervisine di tale verifica esigend da Aci Infrmatica che l attestazine dell esit psitiv della verifica stessa venga registrat nel Registr degli Eventi. Inltre Aci infrmatica dvrà verificare peridicamente che, per i frmati dei files utilizzati per la cnservazine, sia dispnibile sul mercat un visualizzatre aggirnat e cnfrme alle specifiche del singl frmat di file. Di seguit sn descritte le azini da intraprendere a secnda dell esit dei suddetti cntrlli: l archivi nn presenta alcun prblema: registrare nel Registr degli Eventi l esit psitiv della verifica; un più supprti si rivelan nn più idnei d bsleti. Adttare le prcedure di disaster recvery descritte nel capitl 7 e registrare le azini cmpiute nel Registr degli Eventi. 12

13 9. Prcedura di esibizine L esibizine dei dcumenti cnservati avviene da parte di persnale autrizzat dal Respnsabile della Cnservazine tramite l appsit mdul del sftware in us, utilizzabile via web. Il mdul permette a un utente autrizzat di ricercare ed eventualmente visualizzare i dcumenti sttpsti a Cnservazine e presenti all intern dell archivi. Le funzinalità dell applicazine cinvlte nell ambit della esibizine sn le seguenti: navigazine nell alber delle classi dcumentali per le quali l utente può effettuare le ricerche; selezine della tiplgia di interesse e visualizzazine di una maschera, cstruita dinamicamente in base alle caratteristiche della classe dcumentale, per l inseriment di tutti i parametri in base ai quali effettuare la ricerca. Alla cnferma dell utente l applicazine esegue la ricerca visualizzand la lista di dcumenti che rispndn ai parametri selezinati. Nell esit della ricerca, per ciascun dcument viene mstrat: un link che cnsente la visualizzazine di tutte le infrmazini dispnibili per il dcument, vver i valri dei metadati definiti per la classe dcumentale a cui ess afferisce; un link che recupera il dcument dall archivi. Da ciascun dcument individuat dalla ricerca è pssibile, tramite appsit link, recuperare l inter Ltt di Dcumenti sttpst a Cnservazine in cui quel dcument è inclus, e successivamente verificare la validità della Firma Digitale e della Marca Temprale del ltt medesim. 13

14 10. Descrizine utenti del sistema Gli utenti verrann di vlta in vlta definiti a secnda della specifica sluzine per la classe dcumentale che si decide di sttprre a cnservazine, ma in gni cas essi verrann cnfigurati in base a un più dei seguenti due pssibili prfili: prfil utente Gestre del prcess di cnservazine : chi è titlare della firma digitale vver chi ha i diritti di mdifica dei metadati prfil utente in sla cnsultazine : utente che può effettuare la csiddetta esibizine (si veda capitl 9) 11. Trattament dei dati persnali In Aci Infrmatica è stat predispst, su incaric di ACI, un sistema rganizzativ e nrmativ intern per garantire che tutti i trattamenti di dati persnali si svlgan nel rispett delle dispsizini di legge vigenti. Il cmpless delle misure messe in att incrpran anche le misure minime previste dal Garante per la Prtezine dei Dati Persnali a cui si rimanda per eventuali apprfndimenti. Nell ambit delle plicy di sicurezza aziendale sn state altresì sviluppate sluzini tecniche ed rganizzative per la prtezine dei dati trasmessi e cnservati sulla rete e sui sistemi aziendali, fra cui rientran: prtezine dai virus cn aggirnament cntinu; hardening dei sistemi utilizzati; sftware distributin per l aggirnament autmatic delle patch di sicurezza sui sistemi aziendali; tl e metdlgie di vulnerability assessment e risk analisys; prtezine infrmatica dei punti di access alla rete aziendale; partizinament e prtezine delle reti interne; mnitraggi della rete e dei sistemi per la prevenzine ed il cntrast degli incidenti di sicurezza. 14

15 E evidente che anche il cntenut dei dcumenti presenti negli archivi elettrnici di cui al presente Manuale della Cnservazine rientra nei cnfini previsti dal precedente cmma. Pertant Aci Infrmatica, per tutti i dcumenti cnservati secnd quant descritt in quest manuale, adtterà pprtuni prvvedimenti atti a garantirne i requisiti di privacy durante le fasi di registrazine, elabrazine, cnservazine. 12. Livelli di servizi Per i livelli di servizi che ACI Infrmatica dvrà garantire nell espletament delle attività di cnservazine si rimanda al mdul che sarà predispst per ciascuna classe dcumentale (si veda il par. 6.2 Definizine delle classi dcumentali) e che dvrà indicare le tempistiche da rispettare per l ergazine del servizi (es.: eventuali termini di lavrazine di ciascun fluss dcumentale, di archiviazine, di cnservazine, etc.). 13. Cnsiderazini finali Il presente manuale, in versine 1.0, è firmat digitalmente dal Respnsabile della Cnservazine dell Autmbile Club. Eventuali mdifiche e/ integrazini al presente manuale, da apprtare in cnfrmità alle dispsizini vigenti eventualmente future, dvrann essere riprtate in successivi manuali, cntraddistinti da un numer di versine superire all attuale, firmate dal Respnsabile della Cnservazine pr tempre. 15