INTEGRITÀ IN AZIONE - CONFORMITÀ NEL SETTORE SANITARIO

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1 PASSIONE PER L'INTEGRITÀ INTEGRITÀ IN AZIONE - CONFORMITÀ NEL SETTORE SANITARIO

2 LA CONFORMITÀ NEL SETTORE SANITARIO È RESPONSABILITÀ DI TUTTI DePuy Synthes è nota come leader mondiale per soluzioni neurologiche e prodotti ortopedici innovativi in grado di migliorare la vita e per i valori e i principi che seguiamo al fine di sviluppare questi prodotti e renderli disponibili per soddisfare le esigenze dei pazienti. Si tratta di una reputazione che abbiamo guadagnato lavorando duro e che ci impegniamo a proteggere e mantenere per il futuro. Lavorando in un settore competitivo e con molte regole, spesso ci troviamo ad affrontare situazioni, necessità e scelte difficili. Come parte del gruppo di aziende Johnson & Johnson, abbiamo a disposizione numerose risorse guida per aiutarci a comprendere le nostre responsabilità, inclusi il Nostro Credo e la condotta professionale Policy on Business Conduct di Johnson & Johnson. Questo Codice deontologico globale è un'altra importante fonte che ci aiuta a comprendere le nostre responsabilità e che ci fornisce una presentazione dei nostri valori e principi comuni. In caso di problemi relativi alla conformità, ognuno di noi che lavora presso DePuy Synthes ha la responsabilità personale di rispondere in un modo che riflette il nostro impegno condiviso verso l'integrità. Siamo tutti responsabili di comprendere e seguire il Nostro Credo su cui si fonda ogni attività di Johnson & Johnson, la condotta professionale Policy on Business Conduct di Johnson & Johnson, questo Codice globale, le nostre politiche e procedure e tutte le leggi e normative applicabili al nostro settore. DePuy Synthes è affidabile e rispettata nel settore e sono orgoglioso della nostra reputazione per la dedizione all'integrità. Ci impegniamo ad agire in conformità a standard professionali ed etici di massimo livello. Grazie alla nostra vision condivisa e alla dedizione a questi valori e principi continuiamo a costruire la nostra eccellente reputazione. Michel Orsinger Worldwide Chairman DePuy Synthes Companies di Johnson & Johnson agosto

3 INTRODUZIONE Seguire i nostri valori e principi I dipendenti, i responsabili di vendita indipendenti e altre consociate di DePuy Synthes dimostrano professionalità, giudizio e impegno al Nostro Credo. Conformemente al Nostro Credo seguiamo i nostri valori e principi di conformità e le politiche e le procedure che li supportano. A tal fine, il nostro Codice globale si basa sia sulle leggi dei Paesi in cui operiamo sia sui codici deontologici del nostro settore. Tutti coloro che interagiscono con i professionisti sanitari o con i clienti che acquistano prodotti del settore sanitario vengono formati per comprendere e attenersi a queste risorse. Il completamento della formazione e la certificazione per la conformità sono requisiti di lavoro obbligatori. Cos'è in gioco? Le leggi applicabili a DePuy Synthes sono di vasta portata e si sovrappongono. Di conseguenza, le singole azioni che non rispettano quanto previsto possono causare problemi con varie leggi e in più giurisdizioni. Le condanne per le violazioni legali possono essere rigide, incluse multe rilevanti e, in alcuni casi, la prigione. Inoltre, sono previste sanzioni che potrebbero danneggiare l'intera organizzazione escludendo i nostri prodotti dal rimborso di alcuni governi e dalla vendita in altri paesi. Nel rispetto di molte di queste leggi, tutte le parti coinvolte in attività illegali possono essere considerate responsabili. Ciò significa che i nostri clienti, insieme alla nostra azienda, ai nostri dipendenti e ai professionisti a contratto che lavorano per la nostra società potrebbero essere perseguiti per eventuali violazioni. Rispettando le leggi che regolano la conformità nel settore sanitario proteggiamo i clienti, l'azienda e noi stessi. Come utilizzare il Codice globale In questo contesto, i termini "cliente" e "professionista sanitario" comprendono gli individui, le istituzioni e altri enti che prescrivono, raccomandano o acquisiscono prodotti e servizi medici o influenzano le raccomandazioni, le prescrizioni o l'acquisizione di tali prodotti e servizi. Esempi includono medici, infermieri e responsabili dei materiali nonché istituzioni e organizzazioni quali ospedali, organizzazioni di acquisto di gruppo e organizzazioni di assistenza gestita. Si definisce interazione con un cliente qualsiasi forma di interazione, dalla breve discussione relativa ai prodotti tra un rappresentante di vendita e un medico a un contratto per stabilire i prezzi con un'organizzazione di assistenza gestita, fino a un accordo con un istituto sui termini di un contributo di ricerca. Tutte le interazioni con i clienti, indipendentemente se siano brevi o dal livello di informalità, devono essere conformi alle leggi esistenti, agli standard del settore, a questo Codice globale e alle nostre politiche e procedure. Il nostro Codice globale è suddiviso in cinque categorie contenenti principi base che dovranno essere seguiti da tutti presso DePuy Synthes per guidare le nostre azioni in tutte le nostre attività nel mondo: I nostri rapporti con clienti, funzionari del governo e altre persone che influenzano l'acquisto dei nostri prodotti e servizi I nostri rapporti con fornitori, venditori e altri appaltatori I nostri rapporti con gli enti normativi La nostra condotta professionale generale e le pratiche Il nostro programma di conformità nel settore sanitario 3

4 Tutti i direttori, responsabili e dipendenti di DePuy Synthes, i responsabili di vendita indipendenti e altri appaltatori, indipendentemente dal luogo in cui si trovano, devono rispettare le parole e l'intento di questo Codice globale. Ai supervisori e ai responsabili spetta anche la responsabilità di essere modelli positivi in ogni senso: per gestire, monitorare e controllare in modo diligente la conformità nell'ambito di autorità, per garantire che DePuy Synthes rispetti tutte le autorità legali nelle aree di responsabilità e per mantenere la nostra cultura che promuove i massimi standard di professionalità, etica e conformità. In caso di domande o dubbi in merito a questo Codice globale o per qualsiasi problema di conformità, occorre rivolgersi al supervisore, all'ufficio legale o all'hcc. Di seguito vengono fornite informazioni sulla Hotline Credo. I nostri rapporti con clienti, funzionari del governo e altre persone che influenzano l'acquisto dei nostri prodotti e servizi Diamo molta importanza ai rapporti aziendali e professionali. Tuttavia, queste relazioni non sono più importanti della nostra etica e reputazione. Tutti i nostri rapporti aziendali e professionali devono rispecchiare il nostro impegno verso l'onestà, l'integrità e la conformità legale. Corruzione e pagamenti irregolari Sono severamente vietati tangenti e altri pagamenti e benefici offerti a qualsiasi persona con l'intento di influenzarla a raccomandare, utilizzare o acquistare i nostri prodotti o servizi. Offerta di cortesie aziendali Offriamo solo cortesie aziendali, come ospitalità in un incontro, di modesta entità e che non influenzano decisioni cliniche o aziendali. Sono vietate offerte in contanti o forme equivalenti. Tutte le cortesie aziendali devono essere conformi alle politiche di DePuy Synthes e, se richiesto da una legge, approvate in anticipo dall'hcc e/o dall'ufficio legale. Beneficenza Spesso supportiamo le organizzazioni di beneficenza con donazioni. Le donazioni non possono mai dipendere o essere associate a raccomandazioni, utilizzo o acquisto dei nostri prodotti. Chiunque effettui donazioni di beneficenza deve evitare di versare il contributo in situazioni in cui le offerte possono sembrare influenzare l'acquisto dei prodotti. Inoltre deve rispettare le nostre politiche delle donazioni di beneficenza e, se richiesto dalla politica, le donazioni devono essere approvate in anticipo dall'hcc e/o dall'ufficio legale. I nostri rapporti con fornitori, venditori e altri appaltatori Ci impegniamo a gestire i nostri rapporti con fornitori, venditori e altri appaltatori in conformità alle pratiche aziendali legittime e rispettiamo le nostre responsabilità come buoni clienti. Selezione Selezioniamo i fornitori, i venditori e altri appaltatori in base alle qualifiche, all'esperienza e altri aspetti aziendali legittimi. La selezione non può mai essere compromessa da relazioni personali o accettando cortesie aziendali non appropriate. 4

5 Accettazione di cortesie aziendali Accettiamo solo cortesie aziendali da fornitori, venditori e altri appaltatori di modesta entità, che non siano in contanti o forme equivalenti e che non influenzino materialmente le decisioni aziendali. Non richiediamo mai cortesie aziendali. Se le politiche non affrontano il tema delle cortesie aziendali, tutte le cortesie aziendali devono essere approvate in anticipo dal supervisore. I nostri rapporti con gli enti normativi Aspiriamo a diventare leader per una buona cittadinanza d'impresa. Riconosciamo e accettiamo la responsabilità di autogovernarci e monitorare la nostra conformità alle leggi e alle norme. Ci impegniamo per ottenere un ambiente di lavoro in cui la conformità alle leggi e le pratiche aziendali appropriate sono profondamente radicate nella nostra cultura. I nostri enti normativi Collaboriamo in buona fede con tutte le amministrazioni pubbliche. Coloro che incontrano i funzionari di governo devono essere cortesi e devono contattare immediatamente i supervisori per assistenza. La gestione di DePuy Synthes discute i problemi rilevanti con le amministrazioni pubbliche e fornisce loro le informazioni a cui hanno accesso. Chiunque venga contattato dai funzionari dell'amministrazioni pubblica può decidere se parlare o meno con loro, senza il timore di essere puniti. Se si viene contattati dai funzionari di governo, è possibile rivolgersi al proprio supervisore, all'hcc o all'ufficio legale per assistenza e informazioni. Funzionari e dipendenti del governo, parti politiche e candidati Non offriamo o effettuiamo pagamenti (o forniamo qualsiasi altra forma di valore) a funzionari di governo, dipendenti del governo, parti politiche o candidati per funzioni politiche allo scopo di ottenere o mantenere contatti di lavoro con loro. Non ordiniamo, autorizziamo o assistiamo altre persone nella violazione di questa politica. Non possiamo effettuare donazioni a funzionari di governo, dipendenti del governo, parti politiche o candidati per funzioni politiche per conto di DePuy Synthes. Se le politiche non affrontano il tema dei pagamenti effettuati per conto di DePuy Synthes o che potrebbero sembrare eseguiti per conto di DePuy Synthes, i pagamenti di questo tipo devono essere approvati in anticipo dal supervisore e da Johnson & Johnson Government Affairs. La nostra condotta professionale generale e le pratiche La nostra reputazione si basa su buon senso, standard elevati e integrità personale. Tutti devono eseguire le attività quotidiane in modo etico e responsabile. Condotta professionale Johnson & Johnson Tutti i dipendenti, responsabili di vendita e altre consociate di DePuy Synthes devono rispettare la condotta professionale Policy on Business Conduct di Johnson & Johnson. La condotta professionale è disponibile nei siti Web interni dell'azienda. Questo codice integra la condotta professionale fornendo indicazioni più dettagliate in merito a tipi specifici di interazioni e rapporti. Conformità alla legge Ognuno di noi ha la responsabilità di conoscere e rispettare tutte le leggi, normative, politiche e costumi locali applicabili ai nostri lavori. Le attività che violano la legge o le nostre politiche non rientrano nei nostri compiti, danneggiano l'azienda e sono severamente vietate. 5

6 Qualità Ci impegniamo a fornire a pazienti, clienti e comunità medica prodotti, strumenti e tecnologie sicuri. Tutti devono produrre lavoro di qualità e a tutte le consociate è richiesto di segnalare al supervisore o al reparto qualità eventuali problemi relativi alla qualità. Domande e dubbi possono essere rivolti anche al nostro ufficio dedicato alla conformità nel settore sanitario o all'ufficio legale. Questioni cliniche e normative Rispettiamo tutti i requisiti legali e normativi applicabili a ricerca clinica, sviluppo dei prodotti, buone pratiche di produzione e controlli di progettazione, etichettatura, vendita, promozione, fornitura di informazioni e pubblicità su prodotti e servizi e tutti gli standard legali simili. Tutte le consociate di DePuy Synthes possono rivolgere domande o segnalare eventuali problemi relativi a questi requisiti al supervisore o ai reparti normativi o della ricerca clinica. Domande e dubbi possono essere rivolti anche al nostro ufficio dedicato alla conformità nel settore sanitario o all'ufficio legale. Integrità finanziaria Forniamo informazioni complete, corrette, accurate, tempestive e comprensibili in tutti i report finanziari e documenti in conformità a politiche, leggi e standard applicabili nella regione in cui sono stati generati. È vietato qualsiasi tentativo di influenzare o ingannare i revisori in merito a rendiconti, processi o controlli in ambito finanziario. Privacy e protezione dei dati DePuy Synthes si impegna a mantenere la fiducia di dipendenti, clienti, appaltatori e pazienti con cui lavoriamo. I dati vengono raccolti e conservati solo se necessari per eseguire la nostra attività, con il consenso della persona come richiesto e in conformità alla legge applicabile. Politiche e procedure Riconosciamo che altri standard, oltre a questo Codice globale, quali il Nostro Credo, la condotta professionale e le nostre politiche e procedure, regolano la conformità. Tutte le persone rimangono legate a questi standard, se applicabili. In caso di conflitto tra questo Codice globale e altre politiche e procedure o tra le politiche applicabili ai professionisti sanitari di paesi diversi, occorre consultare l'hcc o l'ufficio legale per istruzioni. Il nostro programma di conformità nel settore sanitario Il nostro programma di conformità nel settore sanitario ha l'obiettivo di dimostrare nel modo più chiaro possibile il nostro impegno assoluto nei confronti degli standard più elevati di etica e conformità. Questo impegno è parte integrante del nostro successo ed è radicato in tutte le nostre attività. Gestione del programma La conformità nel settore sanitario è una responsabilità fondamentale per tutti noi che lavoriamo presso DePuy Synthes. L'ufficio dedicato alla conformità nel settore sanitario è gestito dal Vice Presidente di Health Care Compliance, responsabile di sviluppo, implementazione, gestione e coordinazione del nostro programma globale. Ogni società o unità aziendale coinvolta è supportata da un responsabile dedicato della conformità nel settore sanitario. I leader esperti di DePuy Synthes forniscono leadership, supervisione e direzione per il programma di conformità DePuy Synthes partecipando attivamente alle commissioni HCC di DePuy Synthes. 6

7 Porre domande e segnalare problemi Rispondere alle domande e ai problemi relativi alla conformità è una priorità assoluta. Tutti vengono incoraggiati a discutere domande e problemi, non appena sorgono, con i supervisori. Indipendentemente dal fatto se ci si rivolge ai supervisori, tutte le consociate devono segnalare eventuali problemi relativi alla potenziale mancata conformità alla legge o alle politiche di conformità di DePuy Synthes direttamente al responsabile locale della conformità nel settore sanitario o all'ufficio legale. Tutte le consociate con sede negli Stati Uniti possono inviare un report anonimo sulla potenziale mancata conformità chiamando la Hotline Credo gratuita o online all'indirizzo A causa delle leggi locali, in alcuni paesi la Hotline Credo: Non è disponibile per i report di venditori, fornitori, clienti e altre persone Può essere utilizzata solo per segnalare problemi relativi a contabilità, contabilità interna, controlli, verifiche, corruzione, attività bancarie e crimini finanziari Ulteriori informazioni su queste limitazioni e numeri di telefono per ogni paese in cui è disponibile la Hotline Credo sono riportati nel sito Web della Hotline Credo. La Hotline Credo è gestita da un fornitore esterno e tutte le domande e problemi devono essere trattati con la massima riservatezza, su richiesta della persona e dove previsto e consentito dalla legge. La mancata segnalazione tempestiva di una possibile non conformità è una grave violazione delle politiche e della fiducia di DePuy Synthes e può essere seguita da un'azione correttiva appropriata. Divieto di ritorsione È severamente vietato punire persone per aver segnalato una possibile non conformità in buona fede o collaborato in un'indagine. È proibita qualsiasi azione di ritorsione, incluse, ma non solo, le azioni intese a scoraggiare le consociate di DePuy Synthes a segnalare una possibile non conformità. Le consociate di DePuy Synthes coinvolte in una ritorsione diretta o indiretta sono soggette ad azioni disciplinari, fino e inclusa la conclusione dell'incarico o del contratto con una società DePuy Synthes. Notificare immediatamente alle risorse umane, all'ufficio legale o a Health Care Compliance se si crede di aver punito la segnalazione di una possibile non conformità o la collaborazione in un'indagine. Valutazioni e disciplina La promozione e la conformità a questo Codice globale e al nostro programma di conformità nel settore sanitario e la partecipazione alle attività correlate al programma di conformità sono obbligatorie e rappresentano elementi significativi nella valutazione delle prestazioni di tutte le nostre consociate. Inoltre, chiunque violi i termini di questo Codice globale o non partecipi alle attività correlate al programma di conformità è soggetto ad azioni correttive e disciplinari, fino e inclusa la conclusione dell'incarico o del contratto con DePuy Synthes. 7

8 Agenti, appaltatori e venditori Ci impegniamo a collaborare con partner commerciali che condividono i nostri standard per condotta professionale ed etica. Tutti gli agenti, appaltatori e venditori di DePuy Synthes devono rispettare questo Codice globale nei loro rapporti con o per conto di DePuy Synthes. COME TROVARE SUPPORTO; COME AGIRE Questo Codice globale ha l'obiettivo di fornire una guida importante e comprensibile sui nostri standard di conformità legale ed etica. Tuttavia, nessun codice è in grado di rispondere a tutte le domande o problemi possibili o di anticipare ogni eventualità. In caso di domande o dubbi in merito a questo Codice globale o per qualsiasi problema di conformità, rivolgersi al supervisore, all'ufficio legale o al nostro ufficio dedicato alla conformità nel settore sanitario. In caso di domande o dubbi in merito a questo Codice globale, alle nostre politiche e procedure o alla conformità alle leggi o alle norme, contattare l'ufficio locale dedicato alla conformità nel settore sanitario o l'ufficio legale. Inoltre è possibile visitare il sito Intranet dell'azienda locale o il sito Web del centro legale ( 8

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