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2 1 INDICE 1 INDICE 2 2 INTRODUZIONE I MAGGIORI BENEFICI TECNOLOGIE SUPPORTATE PREREQUISITI 4 3 GESTIONE E CONTROLLO RISPARMIO 5 4 TRACCIARE LE STAMPE ASSEGNARE UNA QUOTA GESTIONE DELLE STAMPE REPORT CONTROLLO DEI DEVICE IMPIEGO FLESSIBILE DEI SERVER GESTIONE DEL MOBILE PRINTING 15 5 PERCHÉ PAPERCUT CROSS PLATFORM UNA SOLUZIONE EQUA INTERNAZIONALE DI FACILE UTILIZZO MODERNA PERSONALIZZABILE LIVE DEMO 23 2 di 24

3 2 INTRODUZIONE PaperCutMF è una semplice ma completa soluzione software che permette di avere il controllo e la gestione delle multifunzioni e delle stampanti. Adatta ad organizzazioni di ogni dimensione indipendentemente dall ambiente, piattaforma, marca e modello delle multifunzioni e/o stampanti installate. Maggiori dettagli: Report BLI Solutions: 2.1 I MAGGIORI BENEFICI Facile gestione dei device e degli utenti grazie alla interfaccia web ottimizzata Controllo dei costi relativi alle stampe, alle copie, alle scansioni ed ai fax, attraverso la gestione dei report (cross charge, addebiti) per utenti, dipartimenti, centri di costo, progetti Possibilità di implementare e personalizzare strategie di gestione come filtri, restrizioni e ridirezione lavori di stampa Accesso sicuro via autenticazione tramite login LDAP, pin o badge Rafforza l uso responsabile attraverso l implementazione di regole, limiti e notifiche Find-Me che garantisce la protezione dei documenti riservati ed il rilascio stampa ovunque Cross Platform, supporta tutti i maggiori sistemi operativi (Linux, Microsoft, Novell e Mac sul print server e sui client) e produttori di stampanti e multifunzioni 3 di 24

4 2.2 TECNOLOGIE SUPPORTATE PaperCutMF supporta di base: Windows, Mac, Linux, Unix e Novell su tutti server coinvolti compreso il primario (unicità di PaperCutMF) VM-ready progettato cioè per funzionare in ambienti virtualizzati Database esterni per sfruttare l infrastruttura esistente Supporto 64bit nativo Multiple clustering technologies costruito per lavorare in ridondanza Vendor neutral Web print driverless ambiente basato su browser di stampa 2.3 PREREQUISITI 4 di 24

5 3 GESTIONE E CONTROLLO 3.1 RISPARMIO Risparmiare carta (e denaro) promuovendo l uso responsabile. Quanta carta utilizza l azienda? Sembra una domanda facile a cui rispondere, ma molte organizzazioni non hanno idea della quantità di carta che utilizzano. E se invece lo sanno, conoscono il dettaglio? PaperCut può dare informazioni riguardanti non solo il volume complessivo delle stampe, ma anche il volume di stampe per device, per utente, per gruppo/dipartimento, per centro di costo, per progetto/account e molto altro ancora. Il tutto a portata di pochi click. Quanto si può risparmiare? Ci sono molti modi per implementare PaperCut, così il risparmio dipenderà da quali regole/profili/feature/policy si deciderà di implementare. La tabella seguente dà un'indicazione del risparmio di carta che tipicamente si ottiene implementando ciascuna strategia Strategia Far sapere agli utenti che le loro stampe sono tracciate Spesso questo è sufficiente a scoraggiare la stampa di alcuni documenti. Esempio saranno evitate o limitate le stampe private Filtri, restrizioni e routing Implementare regole di stampa: non stampare documenti da 100 pagine, ma solo la pagina di interesse. Forzare il fronte retro. Allertare gli utenti quando stampano a colori. Direzionare grossi volume di stampa a stampanti economicamente efficienti per certi tipi di lavoro. Quote di stampa/addebito Impostare limiti opportuni per le stampe, strategia molto diffusa in ambiente educazionale Risparmio di carta 10% 10-30% 30-50% 5 di 24

6 4 TRACCIARE LE STAMPE Esistono registri dettagliati per tracciare chi, che cosa, dove e quando stampa. Il principale obiettivo di PaperCut è tracciare tutte le stampe. Conserva dettagliati registri di stampa per tutte le attività di stampa utente. Questi registri aiutano a capire le attività di stampa a determinati livelli di interesse, come ad esempio le stampe per utente, gruppo, dipartimento, centro di costo, progetto o account condiviso. 6 di 24

7 4.1 ASSEGNARE UNA QUOTA Assegna limiti adeguati alle stampe utente. Le quote stampa sono utilizzate per controllare e fissare limiti agli utenti per un utilizzo responsabile allocando una quota/budget (Molto utilizzato in ambiente educational). Le quote possono essere facilmente assegnate su base giornaliera, settimanale, mensile o per date predefinite come l inizio o la fine dei semestri. 7 di 24

8 4.2 GESTIONE DELLE STAMPE La gestione delle stampe è qualcosa di più della semplice sostituzione del toner. Si può essere proattivi grazie all utilizzo di PaperCut per il monitoraggio delle stampe, per incoraggiare l uso responsabile dell attività di stampa e scoprire come meglio gestire il proprio parco macchine. Di seguito le principali funzionalità di PaperCut per la gestione delle stampe: Gestione delle politiche di stampa (http://www.papercut.com/tour/advancedscripting/). Implementare le best-practice per: o ricordare via pop-up agli utenti di stampare fronte retro o indirizzare grossi volumi di stampa a device in grado di gestire alti volumi o scoraggiare la stampa di o scoraggiare la stampa di pagine web Alert. Assicurarsi che gli amministratori siano aggiornati su ogni attività riguardante le stampe grazie ad alert automatici via mail o sms o errore di una stampante (es. un blocco che l utente non è stato in grado di cancellare) o Un livello basso di toner o Qualsiasi altro errore/condizione riguardante il processo di stampa Regole avanzate per l imputazione dei costi o Definizione dei costi per stampante o Modelli di imputazione dei costi completamente differenziati per formati, colore o scala di grigi o modalità fronte/retro o Associare informazioni grazie ai filtri per un controllo preciso su costi e utilizzo o Decidere degli sconti per incoraggiare l uso di stampe in bianco/nero e fronte/retro o Individuazione del colore a livello di pagina. Agli utenti vengono addebitate al prezzo di stampa a colore solo le pagine che effettivamente sono a colore Filtri/restrizioni sui lavori di stampa. Alcuni esempi: o Conversione automatica delle stampe degli studenti a formato duplex o bianco/nero o Rilevazione e cancellazione automatica di lavori duplicati o Impedire che grossi volumi di stampa vengano inviati a stampanti inadeguate o Bloccare la stampa di lavori con determinati nomi e tipologia. o Individuare formati per la stampa sbagliati. o Restrizione degli accessi per gruppi di dominio, costo massimo, modalità di colore, formato e altro ancora. 8 di 24

9 Load Balancing È una funzionalità fornita da PaperCut. Per maggiori dettagli: e altro ancora o Reporting e analisi: o Web Printing: o Tracciamento delle spese di stampa via dipartimento, area di lavoro, centro di costo, cliente. 9 di 24

10 4.3 REPORT I report di PaperCut sono di tre tipologie e tutti a portata di mano One-click: accesso ai dati più importanti in realtime, direttamente via browser, ovunque sulla rete - Accesso a oltre 50 report con un solo click - Gestisce report ovunque sulla rete con un web browser standard (accesso profilabile) - Visualizza l esempio del report prima di avviarlo - Le opzioni includono report in PDF, HTML e CSV (utilizzabile con Excel) - Fornisce dozzine di report pre-configurati in base agli utenti, le stampanti, shared account, gruppi e logs - Si può creare un intestazione personalizzata per i report con i propri dati e logo - Una lista dei one click report ed esempi di screenshot sul sito Report ad-hoc: creare report con dati personalizzati specificando range, filtri e selezioni per dati disponibili. Si ottengono prospettive diverse sull utilizzo della stampa - Crea un dataset per i report - Gestisce report su range di dati assegnati o filtri - Esporta i dati da liste o tabelle Schedulare/inviare report: creare report che saranno regolarmente generati e inviate via mail ai componenti dell organizzazione o schedularli per salvarli su disco. Invia report periodicamente ai manager, senza necessità di compilarli in anteprima - Genera report in automatico - I report possono essere inviati periodicamente alla casella di posta o salvati su share di rete Grafici - Grafici avanzati a complemento dei report - I grafici sono interattivi e riflettono i dati in real-time 10 di 24

11 11 di 24

12 4.4 CONTROLLO DEI DEVICE PaperCut traccia le attività di stampa per stampanti o MFP. La tracciatura anche di copie, fax e scansioni è possibile utilizzando software embedded di PaperCut versione MF che permettono anche di utilizzare la funzionalità di pull-printing (Find-Me) e di rilascio sicuro via autenticazione (via pin, via badge,.). PaperCut permette la gestione di e/o terminali hardware esterni (ad esempio copicode, cpad, money loader,.) per l utilizzo della funzionalità Find-me anche su macchine non compatitili o su printer. 12 di 24

13 4.5 IMPIEGO FLESSIBILE DEI SERVER Non importa quale sia la dimensione, il numero di siti e di utenti. PaperCut può essere configurato su un singolo sito, su siti molteplici o in Private Cloud. Singolo sito: la via più semplice per gestire PaperCut è quella di installarlo direttamente su un print server. Per qualsiasi piccola organizzazione, scuola o azienda, l implementazione sarà molto semplice. semplice setup in pochi minuti adatto alla maggior parte dei clienti fa leva sull infrastruttura esistente In un organizzazione con molti uffici, utenti ed una forte sensibilità sulla high availability, si può implementare in aggiunta all infrastruttura esistente un ulteriore site-server o un infrastruttura multi-server, multi-site. 13 di 24

14 Multi-site, Multi-server: PaperCut supporta l architettura di un organizzazione indipendentemente dalla dimensione, dal numero di siti o dal numero di utenti, gestisce quindi: numerosi print server database server distribuiti site server localizzati collegati via WAN clustering Private Cloud: La gestione in private cloud isola alcune applicazioni e dati da altri, riducendo i rischi per la sicurezza. 14 di 24

15 4.6 GESTIONE DEL MOBILE PRINTING Gestire le stampe da device mobile, BYOD (bring your own device). Pianificare e facilitare le soluzioni di printing utilizzando l infrastruttura esistente è più semplice grazie alle feature di PaperCut per il mobile e BYOD Con la mancanza di standardizzazione a livello di mercato dei device mobili, nessuna soluzione di per sé è in grado di fornire la gestione delle attività di stampa e il controllo dell intera gamma di device disponibili. Ci sono quindi una molteplicità di soluzioni pensate per supportare le diverse piattaforme. PaperCut offre feature quali Web Print, ios printing, Google Cloud Print e to Print per fornire una gestione delle stampe BYOD flessibile e che minimizza la richiesta di modifica ed integrazione nelle infrastrutture network del cliente. 15 di 24

16 5 PERCHÉ PAPERCUT 5.1 CROSS PLATFORM Una unicità di PaperCut è che può essere installato su un server primario Linux, Mac o Novell e non solo su Windows. PaperCut fa parte delle ultime generazioni di applicazioni che supportano tutte le piattaforme allo stesso modo. PaperCut è convinta infatti che non siano le applicazioni a dettare la scelta del sistema operativo. PaperCut supporta tutte le combinazioni di print server e workstation funzionanti con Windows, Linux, Mac e Novell OES già in uso o che si sta pianificando di adottare nel prossimo futuro. Tutte le piattaforme sono gestite allo stesso modo. Le release sono sincronizzate e hanno tutte la stessa gamma di feature. Mac e Linux e Novell sono versioni native, non porte di seconda classe di un applicazione Windows. Sviluppare software cross-platform a questo livello è un importante scelta di investimento che PaperCut ha fatto. Infrastruttura di dominio: PaperCut non solo funziona su tutti i sistemi operativi lato server e client, ma è anche neutrale a livello di ambiente network. PaperCut supporta le seguenti directory: Windows Active Directory, LDAP, edirectory, Apple Open Directory, Standard POSIX (PAM, NIS/Yellow Pages), Samba, Workgroup-only environment) Amministrazione cross-platform: l amministrazione e la user interface sono web based, svincolate dalla tecnologia server esistente. Tutti i computer che hanno un browser web possono interagire con PaperCut 16 di 24

17 Client tool cross-platform gli utenti visualizzano la stessa finestra pop-up non importa da quale computer accedano. Non solo cross-platform ma anche realmente multi-platform 17 di 24

18 5.2 UNA SOLUZIONE EQUA PaperCut è una soluzione con un licensing equo e sostenibile e che inoltre non detta l infrastruttura al cliente ma si adatta a quella esistente. La politica di licensing di PaperCut è ben definita ed è mutata pochissimo nel corso degli anni. È stata pensata dal team di sviluppo (e non dal team marketing) con l obiettivo di garantire che non sia il modello di licensing ad influenzare la scelta tecnologica. Il licensing è basato sul numero di utenti presenti del database/organizzazione ed è quindi proporzionale rispetto al budget IT. Tradizionalmente le applicazioni server based sono state licenziate sulla base dei server, invece il modello di PaperCut porta le organizzazioni a: utilizzare tutti i server necessari centralizzare rispetto a un singolo point of failure scoraggiare best practices quali l istituzione di server/vms di test e di produzione duplicati PaperCut è fornita come una vera licenza enterprise flessibile: Benefici Server illimitati Implementazione del clustering senza costi aggiuntivi Aggiunta di un database esterno in qualsiasi momento senza la perdita dei dati Possibilità di monitorare le stampanti localmente collegate senza costi aggiuntivi Nessun limite al numero di workstations, printer o client Facile trasferimento delle licenze tra server o sistemi operativi 18 di 24

19 5.3 INTERNAZIONALE Tradotta in 19 lingue, supporta le diverse valute e convenzioni. PaperCut è un applicazione internazionale. È stata sviluppata per dare un supporto a livello internazionale, aiutando gli utenti a risparmiare sui costi delle stampe in più di 100 paesi. End user experience: quando ci si autentica all interfaccia web, viene rintracciata in automatico la lingua del paese di appartenenza in base al browser o alle impostazioni desktop dell utente. Si può anche scegliere una lingua differente. Le lingue disponibili sono: cinese (semplificato e tradizionale), croato, ceco, danese, olandese, inglese, finlandese, francese, tedesco, greco, ebreo, ungherese, italiano, giapponese, coreano, lituano, polacco, portoghese (Brasile e Portogallo), russo, serbo, slovacco, sloveno, spagnolo, svedese, turco. L utente accedendo all interfaccia web e ricevendo il pop-up di conferma dei lavori di stampa vedrà PaperCut nella sua lingua nativa 19 di 24

20 5.4 DI FACILE UTILIZZO Le interfacce intuitive rendono PaperCut semplice da amministrare ed utilizzare. Ogni organizzazione è diversa, PaperCut è pensata per adattarsi ad ogni specifica realtà. Offre una gamma di feature per fare il migliore assessment per la propria organizzazione. Dal silent monitoring all autenticazione, alla conferma dei lavori di stampa, all account selection è possibile scegliere il livello di interfaccia utente che meglio si adatta alle proprie necessità. Da questo punto di vista PaperCut è: adattivo vendor neutral accessibile 20 di 24

21 5.5 MODERNA Aggiornato nel design e nell architettura. È importante sapere che il software che si acquista sia vivo. Applicazioni dall aspetto datato danno l impressione di trattenere l infrastruttura in un ambiente che non evolve col trascorrere del tempo. PaperCut, come tutte le migliori applicazioni, è in sviluppo continuo. La storia di PaperCut come software per il tracciamento delle stampe inizia 10 anni fa. Da allora si è evoluto, con un completo re-write nel 2004 per posizionarsi on top a una moderna architettura. Questo ha permesso una rapida aggiunta di feature e di trarre vantaggio da tecnologie come il clustering, dal supporto a numerosi database (permettendo l utilizzo con diversi database esterni), dai web-services, dai servizi watchdog. La release history (http://www.papercut.com/release-history/) è a testimonianza di questo rapido sviluppo. 21 di 24

22 5.6 PERSONALIZZABILE Numerose opzioni per adattarsi ed integrarsi in quasi tutti gli ambienti IT, inclusi quelli con piattaforme differenti, uno o più print server (magari su più siti), differenti layout hardware e network, e molte opzioni sulle politiche di stampa. Nel dettaglio: architettura modulare personalizzazione grafica a livello tool client, interfaccia web utente, release station, admin web interface integrazione con database esterni, software e servizi di terze parti, scripting 22 di 24

23 5.7 LIVE DEMO Vista amministratore: consente un tour autoguidato come system administrator autenticandosi in un interfaccia live di PaperCut con dati di stampa simulati. Username: admin Password: password Vista end user: l esperienza utente cambia a seconda di come si scelga di utilizzare PaperCut. Può variare da una visualizzazione senza variazioni (silent monitoring) ad un avanzata interattività utilizzando software client. Username: student Password: password 23 di 24

24 Documento redatto da Glocal Value Srl

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