TEMPO E RIUNIONI. accorgimenti per conciliarne l efficacia

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1 TEMPO E RIUNIONI accorgimenti per conciliarne l efficacia

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3 La riunione di lavoro= tempo sprecato

4 Il risultato è..

5 Le armi del guerriero Professionista della comunicazione Analitico della pianificazione

6 LA RIUNIONE COME SISTEMA ALTAMENTE COMPLESSO Nella complessità non è efficace né sufficiente il pensiero logico lineare verbale

7 PRIMA CONSEGUENZA In un sistema altamente complesso come quello di una riunione occorre porre eguale attenzione al: contenuto contesto Informazioni (piano cognitivo) Relazioni (piano emozionale)

8 SECONDA CONSEGUENZA Non ci sono regole predefinite ad ognuno il suo!

9 Le tappe del cammino Prepararsi al viaggio: l agenda di riunione. Coinvolgere i compagni: l apertura di riunione Condurre i compagni: la gestione della riunione. Vincere la battaglia: la conclusione della riunione.

10 1. PREPARARSI AL VIAGGIO: la stesura dell Agenda. Strutturare una riunione significa segmentarla in blocchi, dove ogni blocco è rappresentato da un argomento da trattare o da una fase specifica della riunione. Ognuna di queste fasi deve indicare orario di inizio e fine, obiettivo, tipo di conduzione, speaker, materiali utilizzati. C. Sansavini (2006)

11 L Agendadi riunione Titolo Obiettivo Data e Luogo Partecipanti Argomenti Risultati Attesi

12 Non si può conseguire nulla se i partecipanti passano più tempo a prepararsi per una riunione che per parteciparvi.noi crediamo che sia importante coinvolgere tutti nelle riunioni.suddividere le riunioni in consultazioni di 10 minuti dà a tutti l opportunità di interagire.

13 Seconda tappa: APERTURA DELLA RIUNIONE L apertura è un momento magico durante il quale il conduttore costruisce le fondamenta di una riunione di successo.

14 LE DOMANDE (INESPRESSE) DEI PARTECIPANTI

15 Obiettivo: ottenere l impegno dei partecipanti (creare un clima collaborativo).

16 Terza tappa: LA GESTIONE DELLA RIUNIONE

17 I pericoli in agguato Inconcludenza Negatività

18 Inconcludenza La si può gestire solo con una buona ed accorta gestione del tempo sia in fase preparatoria che gestionale di riunione.

19 Negatività Sembra che la riunione, sia per gli spazi ristretti cui viene relegato il gruppo, sia per l inevitabile presenza di capi o colleghi tensiogeni, possa essere vissuta come un arena di sfogo catartico. (C. Sansavini)

20 Le cattive compagnie Le conversazioni laterali Il silenzioso dei partecipanti Il logorroico Il dominante Aggressività tra i partecipanti

21 Quarta tappa: CONCLUSIONE DELLA RIUNIONE Lo scopo fondamentale della chiusura è garantire che le transazioni verbali siano tradotte in azioni concrete. C. Sansavini

22 LA CHIUSURA Definire il piano di azione. Cosa Chi Quando Come

23 .per essere certi che il piano d azione sia realizzato abbiamo due scelte: monitorare o pregare.

24 LA MINUTA DI RIUNIONE Sostenere il monitoraggio del Piano di Azione Aiutare a raggiungere la stessa percezione dei risultati

25 Il dono alla fine del Viaggio Le persone si sentono rispettate: nel loro tempo e nei loro contributi. Le persone si sentono parte di un progetto (tradotto in un programma) che avanza e si sviluppa.

26 SI COSTRUISCE CULTURA AZIENDALE

27 GRAZIE PER L ATTENZIONE!!!! Francesca Fiori Koiné Persone&Organizzazioni francesca@koineconsulting.com Mobile