DEMATERIALIZZAZIONE E CONSERVAZIONE DIGITALE DEI DOCUMENTI

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1 Ordine dei Dottori Commercialisti ed Esperti Contabili di Lanciano 2 febbraio 2012 DEMATERIALIZZAZIONE E CONSERVAZIONE DIGITALE DEI DOCUMENTI Documento della Commissione del Consiglio Nazionale DCEC Normativa ed adempimenti tecnologici studi professionali 1

2 Consigliere delegato: CLAUDIO BODINI COMPONENTI Salvatore DE BENEDICTIS - Presidente Nicola CAVALLINI - Segretario Robert BRAGA Roberto GARZULLI Giuseppe GRILLO Alberto MAUGERI Luciano RAI Fabio SCALA Daniele TUMIETTO Vittorio ZEMELLA Osservatore : Umberto ZANINI Esperto: Avvocato Dario Reccia IRDCEC: Lorenzo Magrassi 2

3 Struttura dell intervento Definizioni Contesto normativo Cosa è possibile conservare digitalmente Concetti base. Marcatura temporale e firma digitale. Impronta La procedura di conservazione secondo la normativa fiscale La tenuta e formazione dei libri, scritture e documenti secondo il Codice Civile. La efficacia probatoria L approccio pratico alla conservazione 3

4 Chiariamo le definizioni DEMATERIALIZZARE (o digitalizzare) vuol dire trasformare un documento da analogico in digitale; è quello che facciamo quotidianamente quando effettuiamo la scansione di un documento per allegarlo ad una o per conservalo sul computer CONSERVARE DIGITALMENTE vuol dire organizzare un archivio gestibile da un sistema informatico; l organizzazione dell archivio può essere affidata alla struttura delle cartelle e dei file, oppure ad un programma di gestione di document management,, il quale crea un database, consente la immissione di campi chiave su cui effettuare la ricerca (metadati) e consente la ricerca per stringhe o valori. CONSERVARE SOSTITUTIVAMENTE vuol dire conservare i documenti informatici (o comunque digitalizzati) attribuendo loro la equivalenza giuridica dei documenti analogici. 4

5 Conservazione sostitutiva Contesto normativo AMMINISTRATIVO Codice dell Amministrazione Digitale C.A.D. (DPR 445/2000) e dal Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa (D.Lgs.vo 82/2005) In particolare, il comma 5 dell articolo 21 del C.A.D. ha previsto che: Gli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto sono assolti secondo le modalità definite con uno o più decreti del Ministro dell'economia e delle finanze, sentito il Ministro delegato per l'innovazione e le tecnologie.. FISCALE DMEF 23/1/2004 (documenti, libri e scritture) D.Lgs.vo 52/2004 (fattura elettronica) CIVILISTICO Articolo 2215/bis c.c. 5

6 Conservazione sostitutiva Contesto normativo La normativa civilistica, oltre ad essere di recentissima formazione, risulta molto sintetica, e mutua dagli altri due filoni normativi i le definizioni e, ove applicabile, la prassi. Le specifiche tecniche cui fa riferimento la normativa è emanata da uno specifico Ente a ciò preposto AIPA CNIPA DigitPa AIPA CNIPA DigitPa febbraio 1993 gennaio 2003 dicembre

7 Conservazione sostitutiva Contesto normativo L articolo 1 del DPR 445/2000, Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa,, il documento amministrativo come ogni rappresentazione, comunque formata, del contenuto di atti, anche interni, delle PUBBLICHE AMMINISTRAZIONI o, comunque, utilizzati ai fini DELL'ATTIVITÀ AMMINISTRATIVA. Le relative modalità di trasmissione sono quelle indicate al capo II, sezione III, del presente p testo unico. In senso stretto, l attività amministrativa è quella che lo Stato e gli altri enti pubblici pongono in essere per provvedere alla cura degli interessi affidati loro, seppur nei limiti tracciati dalle norme legislative e regolamentari. 7

8 Conservazione sostitutiva Contesto normativo La intitolazione del Codice dell Amministrazione Digitale,, emanato con il decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, manifesta la chiara intenzione del legislatore di rivolgersi alla PUBBLICA AMMINISTRAZIONE. 8

9 Conservazione sostitutiva Contesto normativo La principale destinataria delle norme in esame è quindi la Pubblica amministrazione e in tale contesto è stato indispensabile dettare regole precise a cui si sarebbero dovuti attenere i pubblici dipendenti,, ai quali veniva affidata la responsabilità di sostituire il tradizionale supporto cartaceo con un supporto digitale. La normativa contiene tuttavia una serie di definizioni e di precetti che esorbitano l ambito l amministrativo pubblico[1] e che riguardano anche i rapporti tra i privati. Attraverso questa lente risulta più semplice esaminare le norme in oggetto nonché declinarle nell ambito dei rapporti tra il Fisco e il contribuente. 1] Il comma 3 dell articolo 2 prevede che Le disposizioni di cui al capo II, agli articoli 40, 43 e 44 dl capo III, nonché al capo IV, si applicano ai privati ai sensi dell'articolo 3 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, e successive modificazioni. 9

10 Cosa è possibile conservare digitalmente La risposta è praticamente Il Il presente decreto non non si si applica alle alle scritture e ai ai documenti rilevanti TUTTO ai ai fini fini delle disposizioni tributarie nel nel settore doganale, delle accise e Libri e registri, fatture, delle documenti imposte di di consumo di di competenza dell'agenzia delle dogane. Eccezione Scritture e documenti relativi settore doganale,delle accise e delle imposte di consumo di competenza dell'agenzia delle dogane (articolo 2, comma 2, DMEF 23/1/2004) 10

11 Cosa è possibile conservare digitalmente La conservazione sostitutiva richiede la presenza di un documento informatico, che può esserlo in maniera Nativa fattura elettronica, libri, registri e scritture tenuti con strumenti informatici Derivata previa digitalizzazione (per es.scansione) di un documento analogico 11

12 La procedura di conservazione secondo la normativa fiscale 1 Documento iniziale 2 Attività finalizzata alla generazione del documento informatico 3 Attività di indicizzazione 4 Conclusione del processo di conservazione Documento analogico Scansione o attività equivalente Documento informatico (articolo 3, comma 1 Decreto) Predisposizione del database per consentire le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni Conservazione con le modalità previste dal Decreto 12

13 Cosa è possibile conservare digitalmente Il processo di conservazione sostitutiva si chiude con l apposizione l della firma digitale e della marca temporale da parte del RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE, ai documenti informatici o ad una loro impronta. I suoi compiti sono essenzialmente: organizzare il processo di conservazione garantire la sicurezza del processo stesso e la leggibilità dei dati nel tempo Non è richiesto alcun titolo o formazione. Il Dottore Commercialista può (IO DIREI: DEVE) quindi avere ragione e titolo per svolgere la funzione di responsabile della conservazione. 13

14 La procedura di conservazione secondo la normativa fiscale Il processo di conservazione di un documento analogico richiede la sua preventiva trasformazione in documento informatico. Ciò avviene mediante la memorizzazione su qualsiasi supporto di cui sia garantita la leggibilità nel tempo, purché sia assicurato l'ordine cronologico non vi sia soluzione di continuità per ciascun periodo d'imposta; devono essere consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita Iva, alla data o associazioni logiche di questi ultimi. La trasformazione di un documento analogico in documento informatico richiede la firma digitale di un pubblico ufficiale quando ci troviamo in presenza di un documento ORIGINALE UNICO 14

15 La procedura di conservazione secondo la normativa fiscale La definzione di ORIGINALE UNICO è ricavata indirettamente dalla definizione del DOCUMENTO ORIGINALE NON UNICO: e' quel documento analogico al cui contenuto e' "possibile risalire attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche in possesso di terzi" (articolo 1, comma 1, lettera c), del decreto). In sostanza, si puo' dire che un documento e' originale non unico quando, indifferentemente: - deve essere emesso per legge in duplice esemplare e la relativa annotazione e conservazione sono obbligatorie per almeno un soggetto;. deve essere annotato e conservato per legge da almeno un soggetto in libri o registri obbligatori; - il suo contenuto e' riprodotto in altri documenti, ovvero il suo contenuto riproduce quello di altri documenti che devono essere conservati obbligatoriamente, anche presso terzi. 15

16 La procedura di conservazione secondo la normativa fiscale Sono documenti originali NON UNICI, a titolo esemplificativo, i libri di cui all'articolo 2214 codice civile, quali il libro giornale e il libro degli inventari. Infatti, il contenuto del libro giornale può essere integralmente ricostruito sulla base delle schede di mastro, la cui tenuta e' obbligatoria ai sensi dell'articolo 14, comma 1, lettera c) del D.P.R. n. 600 del A loro volta, le schede di mastro possono essere integralmente ricostruite dal libro giornale. Possono essere considerati originali NON UNICI, inoltre, le fatture, le ricevute fiscali e gli scontrini fiscali. Infatti, il contenuto di tali documenti può essere integralmente ricostruito sulla base dei libri e registri in cui debbono essere annotati e la cui tenuta e' obbligatoria per legge. 16

17 La procedura di conservazione secondo la normativa fiscale Si devono, altresì considerare documenti originali unici i libri sociali elencati all'articolo 2421 c.c., nella misura in cui, tuttavia, il relativo contenuto non possa essere ricavato "attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche in possesso di terzi". Ne consegue che i documenti il cui contenuto risulti, ad esempio, depositato presso i repertori e gli archivi notarili (ad esempio, i verbali delle assemblee straordinarie), ovvero presso il Registro delle imprese (ad esempio, il verbale della delibera assembleare di approvazione del bilancio), non possono essere considerati documenti originali unici. Se la tenuta dei libri avviene a norma dell articolo 2215-bis c.c., ossia con strumenti informatici, non è necessario l intervento del pubblico ufficiale. 17

18 La procedura di conservazione secondo la normativa fiscale Casi particolari. Vi sono alcuni documenti che, in funzione delle loro caratteristiche, possono essere ritenuti originali unici o non unici: sono le schede carburanti e le note spese dei dipendenti, in relazione ai quali l Agenzia delle Entrate ha espresso un orientamento che riteniamo condivisibile[1], affermando che: le schede carburanti sono sostanzialmente un documento originale unico, in quanto le annotazioni che sono ivi previste non trovano corrispondenza in altri documenti in possesso di terzi. Tuttavia, se nella contabilità generale dell impresa le registrazioni contabili vengono integrate con tutte le annotazioni della scheda, la stessa assume il connotato di originale non unico e può essere conservata digitalmente senza l intervento del pubblico Ufficiale ; [1] Risoluzione 161/E del 9 luglio 2007, tra l altro opinione coerente con altre espresse in precedenza. 18

19 La procedura di conservazione secondo la normativa fiscale Casi particolari - segue. per le note spese del personale, la valutazione della natura unica o non unica della nota spese dipendenti dovrà essere effettuata caso per caso, tenendo conto delle modalità con cui viene effettuato il rimborso delle spese e della tipologia di documento in concreto utilizzata dall impresa. Ad ogni modo, se si utilizza una modalità analitica di rimborso spese ai dipendenti ed insieme alla nota spese sono conservati i documenti giustificativi della stessa, la nota può rientrare nel novero dei documenti analogici originali non unici, qualora sia possibile ricostruirne il contenuto attraverso la combinazione dei predetti documenti giustificativi e dei dati risultanti dalla contabilità 19

20 La procedura di conservazione secondo la normativa fiscale Caratteristiche Il processo di conservazione di un documento informatico (art.( 3, co. 2, del Decreto): avviene mediante le modalità di memorizzazione previste al comma 1, lettera d) del Decreto e e secondo il procedimento indicato nell'art. n 3 della deliberazione dell'aipa n. 42 del 2001 (ora delb.cnipa 11/2004) Ossia, i documenti sono memorizzati su qualsiasi supporto di cui i sia garantita la leggibilità nel tempo, purché sia assicurato l'ordine cronologico e non vi sia soluzione di continuità per ciascun periodo d'imposta; inoltre, devono essere consentite le funzioni di ricerca rca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita Iva, alla data o associazioni logiche di questi ultimi. 20

21 La procedura di conservazione secondo la normativa fiscale Caratteristiche Il processo di conservazione di un documento informatico (art.( 3, co. 2, del Decreto):.. e termina con la sottoscrizione elettronica e l'apposizione della d marca temporale,.. sull'insieme dei predetti documenti ovvero su un'evidenza informatica contenente l'impronta o le impronte dei d documenti o di insiemi di essi da parte del responsabile della conservazione di cui all'art. 5 della deliberazione dell'aipa n. 42 del (Ora CNIPA 11/2004). Il compito del responsabile della conservazione, secondo la predetta etta deliberazione, èquello di attestare il corretto svolgimento del processo di conservazione. 21

22 La procedura di conservazione secondo la normativa fiscale Caratteristiche Il processo di conservazione è effettuato con cadenza almeno quindicinale per le fatture e almeno annuale per i restanti documenti. La riproduzione dei documenti informatici, su supporto idoneo, avviene secondo le modalità di cui all'art. 1, lettere o) e p) della deliberazione dell'aipa n. 42 del (ora CNIPA 11/2004) NOTA BENE - La fattura elettronica è cosa ben diversa da un documento generato in formato stampabile (per esempio PDF). -la procedura di fatturazione elettronica richiede un accordo con cliente che deve accettare il ricevimento della fattura elettronica; ciò in quanto le fatture elettroniche devono essere conservate sostitutivamente, sia per l emittente che per il destinatario; - con la tenuta di diversi sezionali è possibile limitare la fatturazione elettronica solo ai clienti che ne hanno accettato la ricezione. 22

23 La procedura di conservazione secondo la normativa fiscale L IMPOSTA DI BOLLO (ARTICOLO 7 ) L imposta di bollo è dovuta sui libri sociali, sul libro giornale e sul libro inventari. L imposta dovuta è di 14,62 per ogni registrazioni (o frazione di esse). Per registrazione deve intendersi ogni singolo accadimento contabile, a prescindere dalle righe di dettaglio. Dunque, se si guarda al libro degli inventari per accadimento contabile deve intendersi la registrazione ione relativa a ciascun cespite - nonché la registrazione della nota integrativa - mentre per il libro giornale il concetto di registrazione va riferito ad ogni singola operazione rilevata in partita doppia, a prescindere dalle le righe di dettaglio interessate. L imposta di bollo sui libri e scritture contabili si assolve mediante con modello F23, con un pagamento in acconto (entro il 31 gennaio dell anno contabile successivo) e a saldo (entro il 31 gennaio del secondo anno contabile successivo). L eventuale eccedenza di versamento in acconto, oltre ad essere rimborsabile, è utilizzabile in compensazione dai versamenti successivi. 23

24 La procedura di conservazione secondo la normativa fiscale L IMPOSTA DI BOLLO L Agenzia delle Entrate[1] ha confermato la tassatività della richiamata procedura: la comunicazione in argomento deve essere effettuata in via preventiva anteriormente al primo avvio della procedura di conservazione.. Sembrerebbe quindi che il contribuente debba sapere in anticipo rispetto al termine previsto dalla legge per la stampa dei libri o, in alternativa, per la effettuazione della conservazione sostitutiva, tiva, se opterà per la seconda delle due procedure. Sotto questo profilo, è auspicabile che la disposizione introdotta dall articolo articolo 7 del Decreto sia interpretata con la necessaria elasticità da parte dell Amministrazione Finanziaria. Difatti, spesso la opzione per la conservazione sostitutiva viene e fatta in epoca successiva al primo termine per la comunicazione (31 gennaio). [1] Risoluzione 161/E del 9 luglio

25 La procedura di conservazione secondo la normativa fiscale LA TRASMISSIONE DELL IMPRONTA (articolo 5) L impronta, è una sequenza di byte ottenuta sottoponendo uno specifico file a una particolare elaborazione normativamente regolata secondo standard internazionali (cosiddetta funzione di hash). L impronta serve a realizzare un file di piccole dimensioni (qualche decina di caratteri) che -ha corrispondenza biunivoca col file dal quale è stato generato - rende impossibile ricavare dall impronta il contenuto del file principale. 25

26 La procedura di conservazione secondo la normativa fiscale LA TRASMISSIONE DELL IMPRONTA Articolo 5 DMEF Provv.25/10/2010 n Art.5 Decreto. Entro il (quarto) mese successivo alla scadenza dei termini stabiliti..per la presentazione delle dichiarazioni relative alle imposte sui redditi, all'imposta regionale sulle attivita' produttive e all'imposta sul valore aggiunto, il soggetto interessato o il responsabile della conservazione, ove designato, al fine di estendere la validita' dei documenti informatici trasmette alle competenti Agenzie fiscali, l'impronta dell'archivio informatico oggetto della conservazione, la relativa sottoscrizione elettronica e la marca temporale. Art. 3 provv.25/10/ La comunicazione all Agenzia delle entrate dell impronta estende la validità dei documenti medesimi fino a che permane a fini tributari l obbligo di conservazione dei documenti stessi 26

27 La procedura di conservazione secondo la normativa fiscale LA TRASMISSIONE DELL IMPRONTA Alla data di emanazione del Decreto (2004) le marche temporali avevano generalmente durata quinquennale[1], il legislatore si era correttamente posto il problema di come offrire al contribuente la possibilità di estendere la validità (fiscale) dei documenti anche oltre la data di scadenza della marca temporale; la procedura con cui realizzare tale possibilità è appunto la trasmissione dell impronta all Amministrazione Finanziaria. Il DPCM 30 marzo 2009, Registrazione delle marche generate,all articolo 49, dispone che Tutte le marche temporali emesse da un sistema di validazione sono conservate in un apposito archivio digitale non modificabile per un periodo non inferiore a venti anni ovvero, su richiesta dell'interessato, per un periodo maggiore, alle condizioni previste dal certificatore. [1] DPCM 13 gennaio 2004, art.50, Registrazione delle marche generate: Tutte le marche temporali emesse sono conservate per un periodo non inferiore a 5 anni. 27

28 La procedura di conservazione secondo la normativa fiscale LA TRASMISSIONE DELL IMPRONTA L estensione temporale si applica alle marche emesse a partire dal 4 dicembre 2004, e cioè in data non anteriore a cinque anni (vecchio termine di conservazione delle marche, ndr) dall'entrata in vigore (3 dicembre 2009, ndr) del richiamato DPCM 30 marzo Ne consegue che alla luce delle considerazioni sopra svolte l adempimento è inutile. D altronde, se scopo della A.F. è impedire la contraffazione dei files telematici predisposti, si deve tenere presente che i files firmati e marcati non sono logicamente modificabili. Nel senso che sono fisicamente modificabili, ma la eventuale modifica rende invalido (il documento in sede di controllo. 28

29 La procedura di conservazione secondo la normativa fiscale DMEF 23 gennaio 2004 Esempio timing adempimenti anno d imposta d 2010 Entro Cosa Avvio procedura conservazione Pagamento acconto imposta bollo F23 31/12/2011 Conclusione procedimento conservazione 31/1/2012 Pagamento saldo imposta bollo F23 31/1/2012 Trasmissione telematica impronta 29

30 La tenuta e formazione dei libri, scritture e documenti secondo il Codice Civile. La efficacia probatoria L articolo 2710 del C.C. prevede che I I libri bollati e vidimati nelle forme di legge, quando sono regolarmente tenuti, possono fare prova tra imprenditori per i rapporti inerenti nti all'esercizio dell'impresa. L articolo 2709 c.c. prevede che le scritture contabili possono costituire prova contro l imprenditore l (anche se non bollate e vidimate), ma tuttavia non è consentito scinderne il contenuto. Ante D.L. 357/1994 vigeva l obbligo l della bollatura iniziale dei libri e della vidimazione annuale. Le scritture contabili che rispettavano tali condizioni erano provviste di efficacia probatoria ex art.2710 cc. Essendo stati progressivamente aboliti dapprima l obbligo l di vidimazione annuale, e successivamente (nel 2001) l obbligo l di bollatura iniziale, le scritture hanno perso la efficacia probatoria. oria. 30

31 La tenuta e formazione dei libri, scritture e documenti secondo il Codice Civile. La efficacia probatoria Articolo 2215-bis c.c. Primo comma I libri, i repertori, le scritture e la documentazione la cui tenuta è obbligatoria per disposizione di legge o di regolamento o che sono richiesti dalla natura o dalle dimensioni dell impresa possono essere formati e tenuti con strumenti informatici. - la disposizione è applicabile non solo alle scritture contabili e ai libri sociali, ma a tutti i documenti, come per esempio le fatture di vendita e di acquisto, i documenti di trasporto emessi e ricevuti, ecc.; - la disposizione si applica alle sole scritture contabili, libri sociali ed altra documentazione obbligatoria, nativamente formata in digitale, e non ai suddetti documenti nativamente cartacei e solo successivamente convertiti in digitale al fine di una loro conservazione sostitutiva; 31

32 La tenuta e formazione dei libri, scritture e documenti secondo il Codice Civile. La efficacia probatoria Articolo 2215-bis c.c. Secondo comma Le registrazioni contenute nei documenti di cui al primo comma debbono d essere rese consultabili in ogni momento con i mezzi messi a disposizione dal soggetto tenutario e costituiscono informazione primaria e originale da cui è possibile effettuare, su diversi tipi di supporto, riproduzioni e copie per gli usi consentiti dalla legge. e. - è richiesto che le suddette registrazioni debbano essere rese consultabili in ogni momento, e quindi il sistema di conservazione sostituiva dovrà garantire una accessibilità ai documenti conservati e ai relativi certificati di firma, 7 giorni su 7 - la disposizione di cui all art bis c.c. deve essere assicurata dall imprenditore, o di altro soggetto dal medesimo delegato, e quindi, in caso di servizio di conservazione sostitutiva in full outsourcing, l attività richiesta dal presente articolo potrà essere delegata all operatore esterno, ricordando che il libro inventari, a norma dell art. 2217, terzo comma, dovrà comunque essere sottoscritto dall imprenditore, con la conseguente impossibilità di delega di tale attività da parte dell imprenditore; 32

33 La tenuta e formazione dei libri, scritture e documenti secondo il Codice Civile. La efficacia probatoria Articolo 2215-bis c.c. Terzo comma Gli obblighi di numerazione progressiva e di vidimazione previsti i dalle disposizioni di legge o di regolamento per la tenuta dei libri, repertori e scritture sono assolti, in caso di tenuta con strumenti informatici, ici, mediante apposizione, almeno una volta all anno, anno, della marcatura temporale e della firma digitale dell imprenditore o di altro soggetto dal medesimo delegato. - la locuzione almeno una volta all anno va intesa nel senso che la tempistica con cui deve essere apposta la firma digitale e la marca temporale dovrà avvenire con cadenza almeno annuale, circostanza per la quale risulta ammissibile l adozione di una tempistica più breve (per esempio semestrale, trimestrale o mensile); - il termine ultimo entro cui apporre almeno una volta all anno la firma digitale e la marca temporale è individuato nello stesso termine in cui operano le norme in materia di conservazione sostitutiva, ovvero entro tre mesi dai termini ultimi di presentazione delle relative dichiarazioni annuali; nell ipotesi in cui la tenuta del libro o della scrittura non sia anche prevista dalle leggi tributarie, la scadenza entro cui apporre la firma digitale e la marca temporale sarà quella di un anno dall ultima registrazione (o dalla istituzione) 33

34 La tenuta e formazione dei libri, scritture e documenti secondo il Codice Civile. La efficacia probatoria Articolo 2215-bis c.c. Quarto comma Qualora per un anno non siano state eseguite registrazioni, la firma f digitale e la marcatura temporale devono essere apposte all atto atto di una nuova registrazione e da tale apposizione decorre il periodo annuale di cui al terzo comma. 34

35 La tenuta e formazione dei libri, scritture e documenti secondo il Codice Civile. La efficacia probatoria Articolo 2215-bis c.c. Quinto comma I libri, i repertori e le scritture tenuti con strumenti informatici, secondo quanto previsto dal presente articolo, hanno l efficacia l probatoria di cui agli articoli 2709 e 2710 del codice civile. In pratica si conferisce alle scritture contabili la piena efficacia probatoria che esse avevano quando erano sottoposte alla preventiva bollatura e alla vidimazione annuale. Efficacia che da parecchi anni è andata persa nella generalità dei casi. Sesto comma Per i libri e per i registri la cui tenuta è obbligatoria per disposizione di legge o di regolamento di natura tributaria, il termine di cui al terzo comma opera secondo le norme in materia di conservazione digitale contenute nelle medesime disposizioni. 35

36 L approccio pratico alla conservazione Primo livello Conservazione libri e scritture fiscali/civilistiche Secondo Livello Conservazione altri libri codice civile Verbali assemblee, cda, etc. Terzo livello Fatture attive e passive analogiche (per quelle digitali è obbligatoria) Quarto livello Tutta la documentazione amministrativa (corrispondenza, contratti, etc.) 36

37 hhhhhhaaa aaa hhhhhhaaa aaa L approccio pratico alla conservazione! Attenzione al diverso contesto normativo civilistico/fiscale! Il codice civile (art.2215-bis) prevede che i documenti (latu sensu) ) sono validamente conservati con la applicazione di firma digitale e marca temporale entro i termini previsti dalla normativa fiscale. Il DMEF 2004, articolo 3, comma 2, invece, prevede che la firma digitale e la marca possano essere applicati solo sull impronta dei files o degli archivi informatici. Quindi, la tenuta e conservazione civilistica è valida ai fini fiscali, salvo la creazione dell impronta e la sua trasmissione, ma il contrario potrebbe non essere vero. 37

38 hhhhhhaaa aaa hhhhhhaaa aaa L approccio pratico alla conservazione! Attenzione al cloud compiting! Attenzione al cloud compiting! Attenzione al cloud compiting! Anche se il fornitore del servizio fosse italiano, lo stesso potrebbe avere subappaltato il servizio cloud a una società estera con sede in un Paese con il quale non esistano rapporti di reciprocità; ; oppure il fornitore del servizio è una società italiana che ha però dislocato i propri server in uno Stato estero. Si richiama l'attenzione sul contenuto dell art. 6 DM 23 gennaio 2004: in caso di verifiche, controlli od ispezioni, il documento informatico deve essere reso LEGGIBILE e DISPONIBILE presso il LUOGO DI CONSERVAZIONE DELLE SCRITTURE. In tale contesto l'art. 5, comma 2, della delibera CNIPA 19 febbraio 2004, n. 11, prevede che "Il responsabile del procedimento di conservazione sostitutiva può delegare, in tutto o in parte, lo svolgimento delle proprie attività ad una o più persone che, per competenza ed esperienza, garantiscano la corretta esecuzione delle operazioni ad esse delegate." egate." [1] La Circolare Ministeriale n.45/e del 19 ottobre 2005 ha descritto la possibilità di conservare le fatture in forma elettronica in un Paese estero, con il quale esistono strumenti giuridici che disciplinano la reciproca assistenza. 38

39 L approccio pratico alla conservazione Libro giornale Alfa Srl.pdf Mastri contabili Alfa Srl.pdf FD + MT FD + MT Fattura 1321.pdf.p7m Libro giornale Alfa Srl.pdf.m7m Fattura 1322.pdf.p7m Mastri contabili Alfa Srl.pdf.m7m 63aa965fa06e61c8527c8c6767c97c9bf4d8a212 db34eb192f3e6e33a263c78d40716ffd50a9873e Registro cespiti Alfa Srl.pdf FD + MT Fattura 1323.pdf.p7m Registro cespiti Alfa Srl.pdf.m7m 82bb9d dbe3cc07c8145e34d860f76e3 Registro Iva vendite Alfa Srl.pdf FD + MT Fattura 1324.pdf.p7m Registro Iva vendite Alfa Srl.pdf.m7m 41eb760eeda993243b6e4cdd930f0dc165ad8d1a Registro Iva acquisti Alfa Srl.pdf FD + MT Fattura 1325.pdf.p7m Registro Iva acquisti Alfa Srl.pdf.m7m 7104fa56ebe216b6da7bafa9a6e807b4d84d08c0 FD=Firma Digitale MT=Marca Temporale 39

40 Conclusione La materia della conservazione sostitutiva non può e non deve essere vista solo come una procedura informatica (come, per esempio, la meccanizzazione dello studio avvenuta negli anni 80). E E qualcosa che ha aspetti interpretativi complessi e conseguenze rilevanti nel caso di errori. I Dottori Commercialisti hanno il dovere, prima che la esigenza, di essere i protagonisti, contribuendo alla affermazione di corrette interpretazioni e alla eventuale modifica delle norme non coerenti. 40

41 Conclusione Il messaggio che deve emergere con chiarezza ha un duplice contenuto: Dobbiamo fare da guida nel mondo digitale Dobbiamo pretendere semplificazione e chiarezza incentivi alla conservazione sostitutiva in termini, per esempio, di inibizione alle presunzioni, agli accertamenti induttivi, dal momento che le scritture contabili conservate sostitutivamente offrono molte più garanzie di quelle tenute in maniera tradizionale 41

42 Conclusione NON LASCIAMOCI SFUGGIRE QUESTA OPPORTUNITA 42

43 GRAZIE! Domande? 43

44 Conservazione sostitutiva Principali definizioni Firma Digitale - Sottoscrizione Elettronica Apposizione su un documento informatico di una (o più) sottoscrizione in formato elettronico idonea ad accertare la identità del firmatario. La firma digitale richiede il possesso di un certificato emesso da appositi enti a ciò preposti. Esistono certificati che, oltre a individuare l identità l del firmatario, ne accertano anche le qualifiche professionali. Per esempio, i Dottori Commercialisti possono ottenere tenere il rilascio una smart card che accerta, oltre all identità,, il ruolo professionale. Riferimento temporale Informazione, apposta mediante procedure di sicurezza definite e documentate, che contiene la data e l ora. l Viene in pratica attestata dal soggetto firmatario del documento. Marca temporale Procedura che consente di associare ad un documento informatico la data e l ora l opponibile a terzi. La marca temporale ha scadenza, che originariamente iamente era 5 anni, adesso è stata normativamente elevata a 20 anni. 44

45 Conservazione sostitutiva Principali definizioni Certezza della firma e della marcatura temporale E possibile verificare la firma digitale e la marca temporale apposte su un documento informatico mediante appositi programmi (per esempio, DIKE di Infocert). Se dopo l applicazione l della firma digitale e della marca temporale i files vengono modificati, l esito l della verifica è negativo. 45

46 Conservazione sostitutiva Principali definizioni Documento analogico Formato da grandezze fisiche che assumono valori continui. Sono i documenti che si materializzano su supporti cartacei (ad esempio, lo scritto, il dattiloscritto, la fotocopia) o su pellicole fotografiche, cinematografiche, microfiches o microfilm,, su lastre o pellicole radiologiche, su cassette e nastri magnetici audio e video. v 46

47 Documento informatico Il documento informatico è la rappresentazione di atti, fatti, o dati giuridicamente rilevanti formati tramite una grandezza fisica che assume valori binari e ottenuti attraverso un processo di elaborazione elettronica. devono essere statici e non modificabili,, ossia devono essere creati in modo tale per cui il contenuto risulti non alterabile durante le fasi di accesso e di conservazione, immutabile nel tempo; a tal fine il documento informatico non deve contenere macroistruzioni[1] o codice eseguibile[2], tali da attivare funzionalità che possano modificare gli atti, i fatti o i dati nello stesso rappresentati; sono emessi,, al fine di garantirne l'attestazione della data, l'autenticità e l'integrità, con l'apposizione del riferimento temporale e della sottoscrizione elettronica; sono memorizzati su qualsiasi supporto di cui sia garantita la leggibilità l nel tempo,, purché sia assicurato l'ordine cronologico e non vi sia soluzione di continuità per ciascun periodo d'imposta; inoltre, devono essere consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione al cognome, al nome, alla denominazione,, al codice fiscale, alla partita Iva, alla data, o le associazioni logiche di questi ultimi. [1] Sono macroistruzioni,, ad esempio, i comandi che permettono l aggiornamento l automatico della data, la quale, per espressa previsione normativa, deve invece restare immutata mutata (circolare 36/E 2006). [2] Sono codici eseguibili,, ad esempio, le istruzioni non sempre visibili all utente, in grado di controllare, in modo non pilotato da chi apre il documento, l aspetto l e il contenuto dello stesso (circolare 36/E 2006). devono poter essere resi leggibili e, a richiesta, disponibili su supporto cartaceo e informatico presso il luogo di conservazione delle scritture, ai fini di verifiche, controlli i o ispezioni, ovvero esibiti anche per via telematica secondo le modalità stabilite con provvedimenti dei direttori delle competenti Agenzie fiscali; 47

48 Conservazione sostitutiva Principali definizioni Requisiti devono essere statici e non modificabili,, ossia devono essere creati in modo tale per cui il contenuto risulti non alterabile durante le fasi di accesso e di conservazione, immutabile nel tempo; a tal fine il documento informatico non deve contenere macroistruzioni[1] o codice eseguibile[2], tali da attivare funzionalità che possano modificare gli atti, i fatti o i dati nello stesso rappresentati; sono emessi,, al fine di garantirne l'attestazione della data, l'autenticità e l'integrità, con l'apposizione del riferimento temporale e della sottoscrizione elettronica; [1] Sono macroistruzioni,, ad esempio, i comandi che permettono l aggiornamento l automatico della data, la quale, per espressa previsione normativa, deve invece restare immutata (circolare 36/E 2006). [2] Sono codici eseguibili,, ad esempio, le istruzioni non sempre visibili all utente, in grado di controllare, in modo non pilotato da chi apre il documento, l aspetto l e il contenuto dello stesso (circolare 36/E 2006). 48

49 Conservazione sostitutiva Principali definizioni Requisiti - segue devono poter essere resi leggibili e, a richiesta, disponibili su supporto cartaceo e informatico presso il luogo di conservazione delle scritture, ai fini di verifiche, controlli o ispezioni, ovvero esibiti e anche per via telematica secondo le modalità stabilite con provvedimenti dei direttori delle competenti Agenzie fiscali; sono memorizzati su qualsiasi supporto di cui sia garantita la leggibilità nel tempo,, purché sia assicurato l'ordine cronologico e non vi sia soluzione di continuità per ciascun periodo d'imposta; inoltre, devono essere consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita Iva, alla data, o le associazioni i logiche di questi ultimi. 49

50 Conservazione sostitutiva Libro giornale Alfa Srl.pdf Mastri contabili Alfa Srl.pdf FD + MT FD + MT Fattura 1321.pdf.p7m Libro giornale Alfa Srl.pdf.m7m Fattura 1322.pdf.p7m Mastri contabili Alfa Srl.pdf.m7m 63aa965fa06e61c8527c8c6767c97c9bf4d8a212 db34eb192f3e6e33a263c78d40716ffd50a9873e Registro cespiti Alfa Srl.pdf FD + MT Fattura 1323.pdf.p7m Registro cespiti Alfa Srl.pdf.m7m 82bb9d dbe3cc07c8145e34d860f76e3 Registro Iva vendite Alfa Srl.pdf FD + MT Fattura 1324.pdf.p7m Registro Iva vendite Alfa Srl.pdf.m7m 41eb760eeda993243b6e4cdd930f0dc165ad8d1a Registro Iva acquisti Alfa Srl.pdf FD + MT Fattura 1325.pdf.p7m Registro Iva acquisti Alfa Srl.pdf.m7m 7104fa56ebe216b6da7bafa9a6e807b4d84d08c0 FD=Firma Digitale MT=Marca Temporale 50

51 Conservazione sostitutiva l impronta, che è una sequenza di byte ottenuta sottoponendo uno specifico file a una particolare elaborazione normativamente regolata secondo standard internazionali. A cosa serve l impronta? Serve a realizzare un file di piccole dimensioni (qualche decina di caratteri) che soddisfi la condizione di assicurare la corrispondenza biunivoca col file dal quale è stato generato e che possegga nel contempo la caratteristica di rendere impossibile risalire dalla stessa impronta al contenuto del file principale. 51

52 Conservazione sostitutiva Bollato contabilità su carta Conservazione sostitutiva pagine bollato N.ro marche da bollo Bollo n.ro registrazioni N.ro marche da bollo Bollo Differenza , ,62 29, , ,24 58, , ,10 204, , ,82 482, , , , , , ,94 52