MedManager. AutoInventory. Supervisione permanente delle scorte per case di cura e ospedali

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1 MedManager AutoInventory Supervisione permanente delle scorte per case di cura e ospedali

2 Wiegand Medication Safety al servizio della sanità pubblica L ampia conoscenza e l esperienza pluridecennale fanno della Wiegand un partner competente nell ambito della consulenza, della pianificazione e realizzazione di soluzioni logistiche e mediche innovative basate sull informatica. 45 anni fà la Wiegand creò i piccoli dispenser giornalieri per la facile e sicura distribuzione dei farmaci negli ospedali. Da allora l azienda a carattere familiare è sinonimo di soluzioni moderne, pratiche e flessibili per la sanità pubblica, soprattutto per lo stoccaggio del materiale, la gestione dei farmaci e l approvvigionamento dei pazienti. Oggi la Wiegand sviluppa e produce soluzioni logistiche convincenti per l approvvigionamento di ospedali e case di cura dallo stoccaggio centrale all allestimento d in- fermerie e farmacie fino alla distribuzione individuale dei farmaci al letto del paziente. Il dialogo diretto con i collaboratori degli ospedali, dei centri d assistenza e delle istituzioni di riposo permette di ottimizzare i processi esistenti e di sviluppare nuove soluzioni. 2

3 Logistica ospedaliera per il bene dei pazienti e dei collaboratori Per evitare che i costi aumentino a discapito del paziente, occorre ottimizzare il funzionamento di altri processi come per esempio la gestione del materiale e la logistica. Negli ospedali e nelle case di riposo il tempo e i costi esercitano una grande pressione. In generale il personale d assistenza scarseggia, tuttavia il paziente deve essere assistito professionalmente e i residenti hanno bisogno di cure individuali. È da evitare una riduzione delle cure personali. La gestione del materiale offre un potenziale d ottimizzazione notevole. La fornitura del materiale e il suo inventario richiedono molto tempo, quest ultimo tuttavia può essere diminuito facilmente. Processi di logistica impegnativi I processi per la gestione delle scorte e la distribuzione del materiale dipendono da diversi fattori. Le condizioni locali, le misure di sicurezza, la tecnologia e il personale così come la grandezza e l orientamento dell organizzazione (pronto soccorso, clinica di riabilitazione, casa per anziani o di cura ecc.) sono tutti fattori importanti. Ad ogni modo i farmaci e il materiale di consumo devono essere sempre sufficienti e disponibili in tutti i reparti. Secondo la grandezza e la funzione del reparto ci sono fino a 400 articoli per l assistenza e altrettanti farmaci da gestire. Di solito questa è competenza del personale del reparto. Il personale infermieristico stima che il tempo investito per la fornitura e la gestione del materiale equivale al cinque per cento delle sue ore di lavoro. Oltre a questo bisogna aggiungere il tempo degli impiegati della logistica per la preparazione, il trasporto e la sistemazione del materiale. 3

4 Vantaggi concreti grazie a processi logistici ottimizzati Avere a disposizione il materiale corretto in quantità sufficiente al momento giusto e a portata di mano semplifica il lavoro negli ospedali. Nei reparti degli ospedali deve essere garantita in qualsiasi momento la disponibilità del materiale, come ad esempio: guanti, cannule, siringhe, tamponi, materiale per fleboclisi, ecc. Le scorte insufficienti costringono a ordini urgenti del materiale o a richieste complicate ad altri reparti. Al contrario, le scorte superflue bloccano il capitale e occupano troppo spazio. Con processi logistici efficienti e ben studiati è possibile ridurre le scorte dal 30 al 70 % e la gestione del materiale non è più compito del personale. Vantaggi della soluzione AutoInventory Meno compiti per il personale Niente più ordini urgenti Niente più restituzioni Riduzione delle scorte Meno spazio Immediata riduzione dei costi grazie all ottimizzazione dei processi Il spazio liberato può essere utilizzato per altri scopi Scorte nel reparto con AutoInventory Magazzino / Acquisti 4

5 WIEGAND AutoInventory una soluzione innovativa AutoInventory è un grande aiuto per il personale, riduce il lavoro di logistica e minimizza le scorte. AutoInventory è un sistema di logistica interna che trasmette automaticamente le richieste dei reparti al sistema centrale per la gestione del materiale (SAP, Navision, Nexus, Opale ecc.). Le bilance elettroniche controllano continuamente le scorte, ciò permette di verificarne i livelli attuali in tempo reale. Basandosi su questi dati, il sistema calcola la quantità degli articoli da ordinare per ogni reparto. La configurazione dinamica del processo di ordinazione permette di prendere in considerazione anche le diverse richieste per i fine settimana e i giorni feriali. Dopo una breve introduzione, l AutoInventory si gestisce per lo più da sé. Può essere usato da qualsiasi ufficio grazie all interfaccia Web. Non sono più necessari i controlli continui delle scorte del materiale e degli ordini dei reparti, il personale è esonerato da questi impegni e può dedicarsi ai suoi compiti principali. AutoInventory si distingue per la sua facile messa in opera e per la possibilità di ampliamento graduale dei magazzini. 5

6 Organizzazione flessibile e allestimento individuale L AutoInventory può essere utilizzato indipendentemente dalla grandezza o dalla forma del materiale perché sfrutta lo spazio al meglio. Secondo la larghezza si possono allestire con le bilance elettroniche fino a dodici posti di stoccaggio su ogni scaffale. Per ogni articolo esiste il contenitore adeguato, sia che si tratti di tamponi, siringhe, fiale oppure di confezioni di farmaci e di materiale per fleboclisi. I posti di stoccaggio sono salvaspazio e sono concepiti per armadi chiusi o per scaffali aperti. La loro realizzazione si adatta ai bisogni del cliente. Gli elementi situati in alto sono muniti di telai estensibili per facilitarne l uso. Scaffali aperti o chiusi. Armadio combi, allestito con AutoInventory e PrepStation. Con telai estensibili in obliquo nella parte alta. 6

7 Beneficiare invece di investire L alta redditività di AutoInventory convince. Qualunque sia il metodo di finanziamento scelto, autofinanziamento, leasing o affitto il sistema è redditizio già dalla prima stazione. Il nuovo finanziamento della sanità pubblica rappresenta una grande sfida per gli ospedali perché tutti gli investimenti devono essere finanziati dalle attività in corso. Nello stesso tempo però la concorrenza e la crescente domanda di qualità esigono delle infrastrutture moderne e al passo con le conoscenze più attuali. Il leasing e l affitto sono le soluzioni ideali per l acquisto di nuove attrezzature e impianti. Ammortizzare in tempo breve Anno Jahr 1 Anno Jahr 5 100'000 75'000 50'000 Vantaggi delle soluzioni leasing e affitto Nessun capitale Le spese di leasing e d affitto sono correlate al successo Bilancio semplice Assistenza e manutenzione incluse nell affitto I costi sono compensati dal minore impiego del personale 25' '000-50'000-75'000 Cash-Flow accumulato Miete kumuliert con leasing/affitto Cash-Flow accumulato Eigenfinanzierung con autofinanziamento kumuliert

8 Swiss Security Cloud Con Swiss Security Cloud l AutoInventory garantisce la massima sicurezza con il minimo dispendio. Swiss Security Cloud garantisce la massima sicurezza e disponibilità dei dati. Il Server si trova in un centro informatico che risponde alle norme della IT-Security Outsourcing della Vigilanza sui Mercati Finanziari FINMA e che è certificato ISO/IEC per la gestione dei sistemi d informazione e sicurezza. Vantaggi della soluzione esterna Elevato standard di sicurezza Breve periodo d introduzione Minima pianificazione del progetto Assistenza e manutenzione a basso costo Attualizzazione continua del sistema Sistema Hot-Standby Infrastruttura AutoInventory CockPit Interfaccia Web Sistema di gestione del materiale (SAP, Navision,...) Bilance Controllore Firewall e connessione sicura via Internet MedManager Host (Server esterno) Stampante di etichette MedManager AutoInventory Sistemi esterni Connessione sicura 8

9 WIEGAND MedManager per soluzioni innovative globali Con il MedManager, la Wiegand offre la base a soluzioni individuali per la medicazione sicura e la logistica efficiente nell ambito della sanità pubblica. Il MedManager copre tutti i processi di logistica: dall acquisto centrale alla sterilizzazione, dalla farmacia fino alla distribuzione al letto del paziente. Non solo si occupa della semplice gestione dell armadio per farmacie del reparto o per le scorte ma anche del supporto continuo dei processi per l intera logistica fino al paziente. Il Med- Manager può essere ampliato con tutti i sistemi correnti per la gestione del materiale, quali SAP, Navision, Hospis, Opale, ecc. Tutto sta nella combinazione Kanban è un sistema semplice di gestione dell armadio, disponibile nel MedManager, come alternativa o supplemento all AutoInventory. Gli articoli incerti possono essere controllati con il Tracking che permette di attribuirli direttamente al paziente. Con il MedManager si possono combinare a piacere i sistemi Kanban, AutoInventory, Tracking e PrepStation. Cio permette di allestire o completare la struttura del reparto passo per passo tenendo conto delle necessità e delle risorse finanziarie disponibili. Tutte le componenti possono essere usate nel MedManager singolarmente o in combinazione. Con il MedManager, le interfacce per il rispettivo sistema di gestione del materiale devono essere attuate una sola volta. Componenti del MedManager AutoInventory PrepStation Kanban Tracking 9

10 Kanban e Tracking abbinamento perfetto all AutoInventory Per ogni esigenza il MedManager offre i sistemi perfetti, da utilizzare singolarmente o combinati tra loro. Kanban la gestione semplice dell armadio Kanban è la gestione elettronica semplice e a basso costo del materiale con i cartoncini per ogni articolo. La quantità degli articoli da comandare e delle scorte è predefinita sulla base del fabbisogno effettivo. Il personale rimuove il cartoncino corrispondente all articolo e ne scannerizza il codice a barre che trasmette l ordine al magazzino centrale o alla farmacia. Il cartoncino mancante segnala che l ordine è già stato eseguito. La configurazione dinamica delle scorte permette a Kanban di calcolare la quantità esatta da ordinare, basandosi sul consumo e tenendo conto anche dei fine settimana e dei giorni feriali. Tutte le informazioni sulla quantità e sui periodi di rotazione degli articoli registrati sono disponibili in qualsiasi momento. Tracking gestione delle scorte e fatturazione tutto-in-uno Tracking permette non solo di attribuire ma anche di fatturare il materiale direttamente al paziente o al residente. Secondo il tipo di gestione delle scorte, la fatturazione segue immediatamente all ordine. Se il magazzino si trova nel reparto, il materiale è attribuito come prestazione al rispettivo caso. Tracking si presta perfettamente per la gestione di impianti, cateteri, stents, ecc. che sono attribuiti e fatturati direttamente al paziente. 10

11 WIEGAND PrepStation leader per la sicurezza del paziente Gli errori più frequenti nella sanità pubblica accadono durante la medicazione. La PrepStation è un sistema per la preparazione e la distribuzione dei farmaci che impedisce tali errori e ne amministra automaticamente le scorte. Nella frenesia quotidiana dell ospedale può succedere di preparare o somministrare al paziente il farmaco sbagliato o la dose errata. Errori che tuttavia possono avere delle conseguenze molto gravi. Con la PrepStation, i farmaci sono posti nei Dispenser e assegnati direttamente al paziente, dopo essere stati confrontati con le ricette mediche, trasmesse elettronicamente dal sistema informativo dell ospedale (KIS). Durante la preparazione i Dispenser e i farmaci vengono scannerizzati, confrontati con la ricetta e inventariati automaticamente. In tal modo aumenta notevolmente la sicurezza della medicazione. La registrazione automatica dei farmaci assicura che questi vengano in seguito anche fatturati. La consumazione dei narcotici è automaticamente controllata e la gestione integrata delle sostanze stupefacenti allevia il personale. 11

12 Soluzioni convincenti per applicazioni complesse Certified Management System ISO 9001 : 2008 Wiegand AG Schlosserstrasse 5 CH-8180 Bülach Tel.: Fax: wiegand@wiegand.ch Wiegand System GmbH Bühlinger Str. 56 DE Neustadt/Wied Tel.: +49 (0) Fax: +49 (0) kundendienst@wiegandsystem.de br.dl it