LEX-ARC STUDIO : MIGLIORAMENTI E NUOVE FUNZIONALITA

Transcript

1 LEX-ARC STUDIO : IL SOFTWARE GESTIONALE PER AVVOCATI, STUDI, ENTI E UFFICI LEGALI Un professionista del mondo legale, per gestire efficacemente le sue attività, necessita di rapidità nell accesso alle informazioni, del tempestivo aggiornamento dei dati e di scadenzare i suoi impegni con precisione e di condividere le pratiche con i suoi collaboratori con semplicità e rapidità. Un valido software gestionale come Lex-ARC Studio consente, oltre a risparmiare tempo prezioso velocizzando e semplificando gli adempimenti, di gestire in maniera puntuale ed efficiente l attività in tutte le sue fasi (agenda, apertura della pratica, gestione anagrafiche, produzione documentazione, registrazione delle attività e delle prestazioni, definire scadenze, parcellazione ecc.). LEX-ARC STUDIO : MIGLIORAMENTI E NUOVE FUNZIONALITA I benefici che si ottengono con l uso del software Lex-ARC sono molteplici: Estrema facilità di utilizzo: la sua comprensione è immediata anche per chi non ha dimestichezza con l uso del PC. Bassi costi di formazione per l utilizzo di un software gestionale specifico. Riduzione dei tempi di lavoro. Creazione di un fascicolo digitale con tutte le informazioni del cliente. Facile consultazione delle pratiche in ogni momento. Lex-ARC Studio è la nuova versione dell applicativo, provvista di ulteriori miglioramenti e di nuove funzionalità, che offre: Compatibilità con Sistema Operativo Microsoft XP, 7 (32/64 bit), 8 (32/64 bit) Compatibilità con Browser Internet Explorer 7, 8, 9, 10 Compatibilità con Microsoft Office Suite 2007 / 2010 Compatibilità con Microsoft SQL Server 2005/2008/2012 Server/Express Il modulo preventivo e la fatturazione, aggiornamento che consente di calcolare, visualizzare e stampare le proprie parcelle secondo le innovazioni introdotte dal D.M. 55/2014, dal D.M. n.140/2012 e precedenti La gestione preventivi e nota spese con fasi Il modulo aggiuntivo Polisweb Il modulo aggiuntivo Mobile, per sincronizzazione pratiche su smartphone e tablet La barra illustrativa dell avanzamento del processo di stampa, che permette di controllare facilmente lo stato di produzione del report.

2 LA GESTIONE DELLE PRATICHE Fascicolo: creato automaticamente all avvio del procedimento, permette di raggruppare e di consultare in maniera efficiente tutte le informazioni relative a una determinata pratica. Copertina: riporta i principali dati connessi alla procedura in oggetto, mentre nelle altre pagine compaiono una serie di informazioni complementari, come il budget di spesa deliberato per la pratica, oltre alle udienze programmate per la pratica medesima. Gestione delle anagrafiche: all interno della pratica è possibile abilitare il menu con cui si può definire con precisione tutte le parti in causa. Gestione delle scadenze e delle udienze connesse al procedimento in corso: consente di fissare degli allarmi (sia in corrispondenza del giorno preciso della scadenza, sia di un numero di giorni oppure di settimane prima della scadenza) con la funzione di promemoria, in modo da poter svolgere tutte le attività nei tempi più opportuni. Strumenti di ricerca molto efficienti per le anagrafiche e per le pratiche: è possibile impostare molteplici tipologie di filtri per le selezioni. I risultati delle ricerche possono essere semplicemente visualizzati oppure mandati in stampa: ogni filtro utilizzato può essere salvato, in vista di una sua possibile e rapida riutilizzazione. LA COMPILAZIONE E L INVIO DEI DOCUMENTI Gli utenti di Lex-ARC possono: Compilare automaticamente atti, note d iscrizione a ruolo, precetti, contratti, lettere di sollecito e documenti di qualsiasi tipo, attraverso l integrazione automatica con i dati provenienti dalla pratica stessa. Allegare al fascicolo virtuale file di tutte le tipologie. Consultare con rapidità al momento opportuno i documenti allegati, che vengono salvati nel contesto della stessa pratica; questa funzione viene effettuata automaticamente integrandosi con Microsoft Word. Inviare i documenti tramite mail, inserendo gli indirizzi richiamati dalle anagrafiche oppure aggiungendoli manualmente, così come lo scambio delle pratiche tra studio e cliente.

3 LA CONSULTAZIONE DEL DATABASE I dati dei soggetti (indirizzi, numeri di telefono, fax ) che entrano in contatto con la sfera dello studio/ufficio legale, possono essere registrati oltre che nelle rispettive pratiche anche all interno del database unico di Lex-ARC. Questa funzione si rivela molto utile nel caso di soggetti che possono essere richiamati con una certa continuità (vigili urbani, giudici, avvocati della controparte, società fornitrici ecc.). La banca dati condivisa permette infatti una consultazione rapida, semplice ed efficace delle informazioni caricate. Nel caso di un Ente oppure di un azienda di dimensioni significative, si può attivare un ETL per la sincronizzazione dei dati anagrafici con ERP oppure CRM aziendali. L AGENDA L agenda, il cuore di Lex-ARC, tiene traccia di tutte le attività dello studio legale, quali appuntamenti, scadenze, udienze ecc.: L agenda digitale svolge le medesime funzioni di quella cartacea e contiene ogni tipologia di annotazione riguardo le scadenze e attività da assolvere nel corso della giornata e di qualunque periodo futuro, mantenendo i dati del passato E possibile configurare sia un agenda di studio che una personale per ciascuno degli utenti di Lex-ARC, avvocati, praticanti o personale di segreteria. L agenda ha la possibilità (presente anche nella gestione delle pratiche) di inserire degli allarmi, al fine di una organizzazione razionale del lavoro da svolgere in un determinato periodo. LA STAMPA DEL CEDOLINO L utente di Lex-ARC trae grandi vantaggi dalla stampa del cedolino: esso permette di stampare per le udienze di ogni giorno un documento nel quale vengono riportate le informazioni relative, oltre a quelle principali della pratica, all udienza a cui si riferisce in ordine cronologico per orario di udienza, e selezionabile per autorità o sede giudiziaria.

4 LA PARCELLAZIONE E LA CONTABILITA Il programma permette di emettere una parcella o una fattura rapidamente e con facilità, addebitando automaticamente diritti e onorari nella pratica aperta (in base al Tariffario forense in vigore al momento della prestazione effettuata). In ogni caso gli importi possono essere imputati anche in maniera diretta. Per ogni cliente la parcellazione, così come la rendicontazione, può avvenire con riferimento a una singola pratica o a tutte quelle inerenti lo stesso cliente, con la massima flessibilità operativa. Molto importante nell ambito della parcellazione risulta essere la scelta dei parametri di calcolo, all interno dei dati di fatturazione del cliente: in base a tale scelta Lex-ARC effettua i calcoli e permette di visualizzare i risultati complessivi. Per ogni cliente dello studio legale si può dunque emettere parcelle, redigere estratti conti della sua situazione e, una volta emesse in modo automatico le fatture a fronte di acconti oppure di parcelle, gestire i movimenti incassi. Tariffazione a tempo: funzione che consente l imputazione all interno della pratica di tutti i tempi e i relativi compensi, come ad esempio le consultazioni telefoniche. Cartella Totali: in essa viene riepilogata la situazione contabile relativa a ogni pratica, con indicazione di onorari, diritti (presi dal Tariffario pubblicato in Gazzetta Ufficiale) e dell elenco delle parcelle emesse (di pertinenza della pratica in oggetto). Il software applicativo può essere integrato con i più comuni programmi di contabilità qualora lo studio intenda gestire internamente le funzioni amministrative.

5 Lex-ARC Moduli base e moduli addizionali La release è stata sviluppata in modo da implementare con facilità anche tre nuovi moduli, in linea con l evoluzione tecnologica del mercato e della professione forense, che renderanno il Suo lavoro molto più rapido, facile ed efficiente. Modulo per il collegamento al Polisweb Il modulo per il collegamento al Polisweb Le permette di ricercare facilmente i fascicoli presso le cancellerie online nelle quali sono caricati, scaricando le pratiche di interesse e visualizzandole in locale. La consultazione è automatica per tutta le pratiche dello studio inserite in Lex-ARC. Il modulo Polisweb Le consente di lavorare in tutta sicurezza, e di scaricare in una sola volta tutte le pratiche di interesse dalle cancellerie online nelle quali sono caricate, per poi metterle a disposizione dei collaboratori dello Studio. In questo modo non ci sarà bisogno di far utilizzare al altri la Sua chiavetta di autenticazione se non per la sola operazione di lettura dati e per quella di invio, con un notevole aumento della sicurezza a Suo vantaggio. Grazie all integrazione del software Lex-ARC con il sistema Polisweb può consultare gli atti depositati in cancelleria senza doversi recare appositamente in Tribunale, evitando lunghe e scomode code e risparmiando tempo prezioso che può utilizzare in maniera più proficua.

6 Modulo Mobile Il modulo Mobile di Lex-ARC Studio , dal design intuitivo, pratico e facilissimo da utilizzare, è una nuova funzionalità che Le permette di consultare pratiche e fascicoli anche quando si trova fuori dall ufficio oppure quando visita un suo cliente ed è lontano dal PC. Installando questo modulo aggiuntivo Lei può: sincronizzare l applicativo con il Suo tablet nella rete locale consultare le Sue pratiche che sono state precedentemente sincronizzate quando si trova in Tribunale oppure presso clienti quando si trova fuori ufficio inserire o modificare scadenze, udienze e annotazioni, prendere appunti, acquisire l immagine del verbale, che sarà possibile trasferire al database della versione di Lex-ARC installata su PC in automatico L attuale versione del modulo Mobile è compatibile con sistema operativo Android versione 4 e successive.

7 Modulo Processo Telematico Il modulo Processo Telematico è una funzionalità aggiuntiva del software Lex-ARC Studio che, in linea con gli obiettivi del Ministero della Giustizia, permette di rendere i flussi informativi e la trasmissione dei documenti molto più veloce e performante: questo upgrade Le permetterà, attraverso una procedura automatizzata semplice e funzionale, il deposito per via telematica degli atti inerenti un procedimento giudiziario. Il Modulo Processo Telematico verrà rilasciato nel mese di giugno Archimede S.r.l.- P.IVA Via Manzoni Perugia (PG) Tel Fax ufficiocommerciale@archinet.it