La fattura come documento informatico. La fatturazione elettronica in campo civilistico e fiscale. La fatturazione elettronica verso la P.A.

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1 LA FATTURAZIONE Sistema Itinerario ELETTRONICA La fattura come documento informatico La fatturazione elettronica in campo civilistico e fiscale 1 La fatturazione elettronica verso la P.A. Sigla pag

2 L emersione normativa della species Nasce la fattura elettronica: col D. Lgs. 20 febbraio 2004, n. 52 (attuativo direttiva 2001/115/CE) si apporta una serie di modifiche al D.P.R. 26 ottobre 1972, n. 633 (T.U. in materia di I.v.a.), con cui: anzitutto si novella l art. 21, rubricato Fatturazione delle operazioni, specificandovi al comma 1 che Per fattura elettronica si intende la fattura che è stata emessa e ricevuta in qualunque formato elettronico. al successivo comma 3 tra l altro si dispone che La trasmissione per via elettronica della fattura, non contenente macroistruzioni né codice eseguibile, è consentita previo accordo con il destinatario sempre allo stesso comma 3 si prevede anche che L attestazione della data, l autenticità dell origine e l integrità del contenuto della fattura elettronica sono rispettivamente garantite mediante l apposizione su ciascuna fattura o sul lotto di fatture del riferimento temporale e della firma elettronica qualificata dell emittente, o mediante sistemi EDI di trasmissione elettronica dei dati che garantiscano i predetti requisiti di autenticità ed integrità all art. 39, terzo comma, viene aggiunto quanto segue: Le fatture elettroniche trasmesse o ricevute in forma elettronica sono archiviate nella stessa forma. 7-2

3 Le prime norme sulla fatturazione elettronica (D.Lgs. 52/2004) Le fatture elettroniche consegnate o spedite in copia sotto forma cartacea possono essere archiviate in forma elettronica Il luogo di archiviazione delle fatture di cui sopra può essere situato in un altro Stato, a condizione che con lo stesso esista uno strumento giuridico che disciplini la reciproca assistenza Il soggetto passivo, residente o domiciliato nel territorio dello Stato assicura, per finalità di controllo, l accesso automatizzato all archivio e che tutti i documenti ed i dati in esso contenuti, ivi compresi i certificati destinati a garantire l autenticità dell origine e l integrità delle fatture emesse in formato elettronico, di cui all art. 21, comma 3, siano stampabili e trasferibili su altro supporto informatico all art. 52, quarto comma, viene specificato che l ispezione documentale si estende a tutti i libri, registri, documenti e scritture, compresi quelli la cui tenuta e conservazione non sono obbligatorie, che si trovano nei locali in cui l accesso viene eseguito, e che sono comunque accessibili tramite apparecchiature informatiche installate in detti locali 7-3

4 La tenuta meccanografica dei registri contabili (L. 489/1994) Fatturazione elettronica ed obblighi fiscali (D.M. 17/6/14) Alcune premesse per la traslazione analogico-digitale degli adempimenti fiscali relativi e connessi alla fatturazione erano in essere sin dal varo del D.L. 10/06/1994 n 357, conv. in L. 08/08/1994, n 489, modificativo del D.P.R. 600/73 (T.U.I.R.), al cui comma 4-ter dell art. 7 si dispone che A tutti gli effetti di legge, la tenuta di qualsiasi registro contabile con sistemi meccanografici è considerata regolare in difetto di trascrizione su supporti cartacei, nei termini di legge, dei dati relativi all'esercizio per il quale i termini di presentazione delle relative dichiarazioni annuali non siano scaduti da oltre tre mesi, allorquando anche in sede di controlli ed ispezioni gli stessi risultino aggiornati sugli appositi supporti magnetici e vengano stampati contestualmente alla richiesta avanzata dagli organi competenti ed in loro presenza. Questa norma è tornata di grande attualità ed evidenza dopo il richiamo che ne è stato fatto per opera del Decreto Ministeriale (Economia & Finanze) del 17 giugno 2014 (Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto), nella parte in cui (all art. 3, comma 3) si indica quello stesso termine per il compimento delle operazioni di conservazione sostitutiva. Il D.M. in questione si presenta come testo fondamentale in materia di fatturazione elettronica ai fini fiscali, a cui dedica in complesso sei articoli, a cominciare dal richiamo integrale (art. 1) delle definizioni normative recate dal C.A.D. e dai suoi decreti attuativi 7-4

5 Fatturazione elettronica ed obblighi fiscali (D.M. 17/06/14) Alle norme del C.A.D. (e collegate regole tecniche), così come all art. 21, comma 3, del D.P.R. 26 ottobre 1972, n. 633, (T.U. I.v.a.) viene ugualmente fatto rinvio per quanto concerne la disciplina de la formazione, l' emissione, la trasmissione, la conservazione, la copia, la duplicazione, la riproduzione, l' esibizione, la validazione temporale e la sottoscrizione dei documenti informatici (art. 2, co. 1) Si stabilisce altresì che i documenti informatici rilevanti ai fini tributari hanno le caratteristiche dell immodificabilità, dell'integrità, dell autenticità e della leggibilità e utilizzano i formati previsti dal C.A.D. e dalle relative norme tecniche, ovvero utilizzano i formati scelti dal responsabile della conservazione (che ne motiva la scelta nel manuale di conservazione) atti a garantire l'integrità, l'accesso e la leggibilità nel tempo (art. 2, co. 2) Altra norma (art. 3) si occupa della conservazione dei documenti informatici ai fini della loro rilevanza fiscale, stabilendo che essa avvenga in modo tale che: siano rispettate le norme del cod.civ., quelle del C.A.D. (e delle relative regole tecniche) e le altre norme tributarie riguardanti la corretta tenuta della contabilità; siano consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione almeno al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita IVA, alla data o associazioni logiche di questi ultimi (laddove tali informazioni siano obbligatoriamente previste e salvo che ulteriori funzioni e chiavi di ricerca ed estrazione siano stabilite in relazione alle diverse tipologie di documento con provvedimento delle competenti agenzie fiscali) 7-5

6 Fatturazione elettronica ed obblighi fiscali (D.M. 17/06/14) Il processo di conservazione dei documenti informatici termini con l apposizione di un riferimento temporale opponibile ai terzi sul pacchetto di archiviazione Il termine finale di effettuazione tempestiva del procedimento di conservazione sostitutiva sia quello sopra indicato L art. 4 del D.M. in esame si occupa della dematerializzazione di documenti e scritture analogiche rilevanti ai fini tributari, disciplinando i seguenti obblighi: La generazione di copie informatiche e copie per immagine su supporto informatico di documenti e scritture analogiche avviene ai sensi del CAD, terminando con l apposizione della firma elettronica qualificata o digitale (o comunque basata su certificati di identità rilasciati dalle agenzie fiscali, mentre la conservazione avviene secondo le modalità previste dallo stesso DM (all art. 3); L attestazione di conformità all originale di copie informatiche e di copie per immagine su supporto informatico di originali unici è autenticata da un notaio o altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato (in base alle norme del CAD) La distruzione di documenti analogici di cui è obbligatoria la conservazione è consentita soltanto dopo il completamento delle procedure previste dalla norma in esame L art. 5 del D.M. in esame si occupa di obblighi di comunicazione e di esibizione di scritture e documenti informatici rilevanti ai fini tributari (in caso di accesso per ispezione) 7-6

7 La finanziaria 2008 (L. 244/2007) e la fatturazione alla P.A. Nell ambito della legge finanziaria del 2008 (L. 24 dicembre 2007 n 244) si varano norme (art. 1, commi ) dedicate alla semplificazione dei procedimenti di fatturazione e registrazione delle operazioni imponibili dei soggetti operanti con le amministrazioni pubbliche (individuate mediante successiva modifica - con il richiamo all art. 1, comma 2, L. 196/2009: trattasi di tutti gli enti assoggettati alle disposizioni in materia di finanza pubblica di cui alla predetta legge, la cui ricognizione è affidata su base annuale all ISTAT mediante apposito provvedimento, pubblicato in G.U. entro il 30/9 di ogni anno), affermando anzitutto che l emissione, la trasmissione, la conservazione e l archiviazione delle fatture, emesse nell ambito dei rapporti con le predette amministrazioni, avvengano esclusivamente in forma elettronica, con l osservanza delle norme del D.Lgs. 52/2004 e del C.A.D. (D.Lgs. 82/2005), e che i pagamenti non possano farsi, nemmeno parzialmente, sino all invio in forma elettronica. Per la trasmissione delle fatture elettroniche alla P.A. viene istituito e gestito dal Ministero dell Economia e Finanze un c.d. sistema di interscambio (v. slides tecniche) L emanazione di tutta una serie di aspetti tecnici di dettaglio, suscettibile di fungere da interruttore di avvio del sistema, viene demandata a successiva decretazione ministeriale (del predetto ministero ed in concerto col Min. per le riforme ed innovazioni nella P.A.) 7-7

8 La decretazione attuativa Il D.M. 3 aprile 2013 n 55 (vigente dal 6 giugno 2013) reca il regolamento in materia di emissione, trasmissione e ricevimento delle fatture elettroniche alla P.A (c.d. FatturaPA, a cui viene dedicato un apposito sito web: ed è volto altresì ad assicurare la compatibilità delle disposizioni italiane con le determinazioni assunte dall Unione Europea in materia di fatturazione elettronica Alle specifiche del documento fattura elettronica viene dedicato un apposito allegato tecnico A al D.M. in esame, che reca anche gli elementi informativi essenziali che deve contenere la fattura da inviare alle amministrazioni individuate dal D.M. stesso Un altro allegato B reca le regole tecniche relative alle modalità di emissione della fattura elettronica ed alla sua trasmissione e ricevimento mediante il sistema di interscambio Viene identificato il momento di avvenuta trasmissione e ricevimento della fattura elettronica (emissione della ricevuta di consegna v. slides tecniche) Un ulteriore allegato C reca le linee guida per la gestione della gestione della fattura elettronica da parte delle amministrazioni destinatarie della normativa 7-8

9 La decretazione attuativa (segue) A fini identificativi, si prescrive che le amministrazioni interessate seguendo le indicazioni recate da un apposito allegato D al D.M. in esame - procurino ai propri uffici (deputati in via esclusiva alla ricezione delle fatture) un particolare codice ufficio, mediante l iscrizione nel c.d. Indice delle Pubbliche Amministrazioni (I.P.A. - la cui istituzione risale al D.P.C.M. 31/10/2000), consultabile sul sito Il codice I.P.A. dell ufficio destinatario della fattura è elemento essenziale della fattura elettronica Consapevole dell impegno richiesto alle controparti private, il legislatore prevede che vengano approntate misure di supporto per le PMI (e poi, tramite le associazioni di categoria, anche per i professionisti) allo scopo di facilitare l emissione e la trasmissione delle fatture elettroniche emesse alla P.A. (art. 4 e allegato E del D.M. in esame) I termini di entrata in vigore di tutto l apparato normativo in questione sono recati dall art. 6 del D.M. in esame (pubblicato in G.U. il 22 maggio 2013), a 12 e 24 mesi dall entrata in vigore del medesimo (dunque al 6 giugno 2014 e 6 giugno 2015), in funzione di un progressivo allargamento soggettivo della rosa delle amministrazioni destinatarie della fatturazione (dapprima i Ministeri, le Agenzie fiscali e gli Enti nazionali di previdenza e assistenza sociale, e poi tutti gli altri soggetti) 7-9

10 La fatturazione elettronica alla p.a. e gli avvocati Le indicazioni del C.N.F. A titolo anticipativo sulla decorrenza finale dei termini anzidetti è intervenuto di recente il D.L. 24 aprile 2014 n 66, il cui art. 25 (rubricato Anticipazione obbligo fattura elettronica ) ha accorciato il termine di 24 mesi sopra indicato, collocandolo al 31 marzo 2015 Le principali indicazioni alla categoria forense - in tempi recenti - sono state fornite dal C.N.F. mediante la circolare n. 12-C-2014 del 24 giugno 2014 L avvocato è soggetto ricompreso tra gli operatori economici, cioè i fornitori di beni e servizi nei confronti della P.A. (nei termini ripresi e chiariti dalla Circ.Min.Giust. 5 maggio 2014); in quanto titolare di partita Iva che entra in rapporto con la P.A. (cui abbia reso il patrocinio a spese dello Stato) è obbligato ad emettere fattura elettronica Banche, poste, commercialisti sono invece gli intermediari, a cui gli operatori economici possono rivolgersi per la compilazione e trasmissione delle fatture elettroniche alla P.A. mediante il Sistema di Interscambio, e quindi per la conservazione a norma Un apposita sezione del sito è dedicata all assistenza a diverse fasi del processo, inclusa la simulazione, la verifica della correttezza dei contenuti di una fattura, il monitoraggio dello stato delle fatture transitate tramite il SdI, ecc. 7-10

11 Fonti di consultazione web (tra informative e operative) (piccole e medie imprese) 7-11

12 La rivoluzione analogico/digitale nella pratica forense: le fasi vitali del documento fra informatica e diritto Per eventuali contatti, scrivere a: eugenio.remus@gmail.com cliziomerli@gmail.com; clizio@clizio.com (C) Eugenio Remus & Clizio Merli