RELAZIONE GENERALE DI FRONTEX PER IL 2005

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1 AGENZIA EUROPEA PER LA GESTIONE DELLA COOPERAZIONE OPERATIVA ALLE FRONTIERE ESTERNE DEGLI STATI MEMBRI DELL UNIONE EUROPEA (FRONTEX) F LIBERTAS SECURITAS JUSTITIA RONTEX RELAZIONE GENERALE DI FRONTEX PER IL Introduzione L Agenzia europea per la gestione della cooperazione operativa alle frontiere esterne degli Stati membri dell Unione europea (FRONTEX), istituita con regolamento (CE) n. 2007/2004 del Consiglio, del 26 ottobre , mira a divenire coordinatore affidabile e collaboratore operativo comunitario nel campo della gestione delle frontiere esterne nonché attore chiave nell attuazione della politica comune dell UE per la gestione integrata delle frontiere. Conformemente al mandato della missione, FRONTEX promuove attivamente la cooperazione con altri organi di polizia di frontiera responsabili della sicurezza interna a livello comunitario. FRONTEX opera attraverso attività di intelligence. L Agenzia integra i sistemi nazionali di gestione delle frontiere degli Stati membri, offrendo un particolare valore aggiunto e contribuendo alla libertà e sicurezza dei loro cittadini. Ai sensi dell articolo 20, paragrafo 2, lettera b), del suddetto regolamento del Consiglio, il consiglio di amministrazione adotta, entro il 31 marzo di ogni anno, la relazione generale dell Agenzia relativa all anno precedente e la trasmette entro il 15 giugno al Parlamento europeo, al Consiglio, alla Commissione, al Comitato economico e sociale europeo e alla Corte dei conti. Questa relazione generale illustra le attività intraprese da FRONTEX nel corso del 2005 in conformità del programma di lavoro Include inoltre la descrizione dei compiti svolti per poter avviare i compiti operativi dell Agenzia a partire dalla sua inaugurazione pratica il 3 ottobre La relazione è suddivisa in due sezioni, che descrivono in maggior dettaglio i progressi compiuti da FRONTEX. La prima parte dà informazioni sulla fase di avvio di FRONTEX, corrispondente ai primi tre mesi della sua esistenza, dal punto di vista di amministrazione, risorse e infrastrutture. La seconda parte, invece, descrive le attività effettivamente intraprese a livello operativo. 1. Creazione di FRONTEX 1.1. Consiglio di amministrazione Il consiglio di amministrazione è l organo supremo deputato al governo e al controllo di FRONTEX, che gode dei necessari poteri per formare il bilancio, adottare il regolamento finanziario pertinente, stabilire procedure di lavoro trasparenti per l iter decisionale a capo dell Agenzia e nominare il direttore esecutivo e il suo vice. 1 Regolamento (CE) n. 2007/2004 del Consiglio, del 26 ottobre 2004, che istituisce un Agenzia europea per la gestione della cooperazione operativa alle frontiere esterne degli Stati membri dell Unione europea, GU L 349 del

2 Prima riunione del consiglio di amministrazione (25 maggio 2005) Nel corso della prima riunione il consiglio di amministrazione ha adottato il regolamento interno ed eletto in qualità di presidente il sig. Beuving (NL) e in qualità di vicepresidente il sig. Bendek (HU). Il sig. Ilkka Laitinen (FIN) è stato nominato direttore esecutivo di FRONTEX. Seconda riunione del consiglio di amministrazione (30 giugno 2005) Il consiglio di amministrazione ha adottato una serie di documenti fondamentali concernenti, per esempio, la struttura organizzativa e la politica del personale dell Agenzia, il regolamento finanziario, la tabella dell organico di FRONTEX nonché il programma di lavoro dell Agenzia per il I membri del consiglio di amministrazione hanno altresì adottato il progetto di stato di previsione del bilancio dell Agenzia per il 2005 e due decisioni relative, rispettivamente, alle norme attuative dello statuto dei funzionari del 1 o gennaio 2005 e alle norme relative al distacco di esperti nazionali all Agenzia. Si è deciso di conferire al direttore esecutivo un mandato per raggiungere un accordo sulla sede dell Agenzia con le autorità polacche. Terza riunione del consiglio di amministrazione (23 settembre 2005) Il consiglio di amministrazione ha discusso una serie di importanti temi, tra cui la strategia FRONTEX predisposta dal direttore esecutivo, e ha adottato all unanimità il progetto di stato di previsione del bilancio annuale Quarta riunione del consiglio di amministrazione (16 dicembre 2005) Il sig. Gil Aries Fernández (ES) è stato nominato vicedirettore esecutivo a partire dal 1 o gennaio Il consiglio di amministrazione ha accettato la revisione della struttura organizzativa, delle norme attuative del regolamento finanziario di FRONTEX e delle procedure decisionali in merito ai compiti operativi di FRONTEX Risorse umane Le assunzioni sono una fase fondamentale nel processo di costituzione di una nuova istituzione. FRONTEX ha iniziato a operare ufficialmente alla fine di maggio L assunzione del personale con le migliori qualifiche è uno degli elementi cruciali della strategia FRONTEX. I compiti operativi sono iniziati il 3 ottobre 2005, dopo il reclutamento del personale ausiliario e di esperti nazionali distaccati (END). Alla fine del 2005 l organico di FRONTEX era formato complessivamente da 45 persone. In questa cifra erano compresi un agente temporaneo, 17 agenti ausiliari e 27 esperti nazionali distaccati. Poiché FRONTEX ha appena iniziato le sue attività, il 40% circa del personale è stato impiegato per coprire le esigenze di istituzione dell Agenzia in campo amministrativo e oltre il 60% del personale nella unità operative. 2

3 Distribuzione del personale 39% 61% Amministrazione Unità operative In una seconda fase FRONTEX ha cominciato ad assumere agenti contrattuali. Per i 12 posti di agenti contrattuali disponibili l Agenzia ha ricevuto oltre 300 candidature. Nel periodo compreso tra ottobre e dicembre sono state lanciate alcune iniziative per avviare la creazione di metodi, norme e strumenti necessari per la gestione delle risorse umane per FRONTEX. Tra queste, l elaborazione di norme e procedure interne per dare esecuzione allo statuto dei funzionari e alle politiche in materia di risorse umane. Nel 2005, al fine di disciplinare le attività nell area amministrativa, il consiglio di amministrazione ha adottato le seguenti disposizioni: 1) decisione del consiglio di amministrazione recante norme sul distacco di esperti nazionali presso l Agenzia (norme per END); 2) decisione del consiglio di amministrazione in merito all adozione di norme attuative per lo statuto dei funzionari (attraverso un collegamento con le decisioni della Commissione europea relative al personale) Logistica, infrastrutture, tecnologie dell informazione e della comunicazione Nell ottobre 2005 il ministero polacco degli Interni e dell amministrazione ha donato all Agenzia un area di 800 m 2 da adibire a locali per ufficio nonché arredi e apparecchiature informatiche e di comunicazione. Alla fine dell anno la sede provvisoria occupava una superficie netta utilizzabile di m 2 all interno dell edificio Blue Point a Varsavia. Al 31 dicembre 2005 FRONTEX disponeva di 55 PC, una fotocopiatrice multifunzione, 15 stampanti e un fax. La guardia di confine polacca ha offerto a FRONTEX supporto pratico nell organizzazione della sicurezza fisica e dei trasporti. Dalla metà di ottobre 2005 è operativa una rete informatica di base conforme a elevati standard di sicurezza. La rete è protetta da dispositivi molto avanzati, in grado di svolgere contemporaneamente tre funzioni diverse: firewall, antivirus per la protezione hardware e sistema di protezione antintrusione. Questa soluzione permette inoltre un monitoraggio in tempo reale di tutto il traffico in entrata e in uscita. 3

4 1.4. Finanze e approvvigionamenti Nel 2005 FRONTEX non era autonoma dal punto di vista finanziario. La responsabilità dell attuazione del bilancio 2005 ricadeva sulla Commissione e il personale agiva in qualità di ordinatore. Nell ambito del bilancio 2005 sono state sostenute solo spese di carattere amministrativo. Il bilancio amministrativo ammontava a 2,133 Mio EUR; di questi, è stato impegnato un importo di 1,255 Mio EUR, mentre 0,690 Mio EUR sono stati utilizzati per effettuare pagamenti. I due principali settori di spesa sono stati i pagamenti al personale e le riunioni del consiglio di amministrazione. L attività nel settore finanziario si è concentrata, da un lato, sulla preparazione dell autonomia finanziaria, con l acquisto di un sistema di contabilità generale e la definizione delle norme e delle procedure indispensabili, e dall altro lato sulla predisposizione dei fascicoli finanziari e di appalto. Il personale di FRONTEX ha lavorato regolarmente presso i locali della Commissione al fine di favorire l elaborazione di questi fascicoli. Nel febbraio 2006 il consiglio di amministrazione ha deciso di effettuare un riporto di 0,586 Mio EUR dal 2005 al 2006 in relazione a dieci progetti operativi che avrebbero dovuto essere lanciati nel 2006, ma per i quali i preparativi erano già in fase avanzata nel Norme interne di controllo e supervisione Le norme interne di controllo e supervisione di FRONTEX sono state adottate dal consiglio di amministrazione il 16 dicembre 2005, facendo affidamento sulle norme della Commissione. Tali norme definiscono le regole di gestione che tutti i servizi devono rispettare nell amministrazione delle proprie risorse. Esse sono intese a garantire un livello coerente di controllo interno in seno all intera Agenzia. Tali norme sono imperniate su cinque elementi fondamentali di controllo: 1) ambiente di controllo 2) prestazione e gestione del rischio 3) informazione e comunicazione 4) attività di controllo 5) supervisione (verifica e valutazione). È stata data priorità alle norme relative all ambiente di controllo e, in particolare, alle attività di controllo (vale a dire, principalmente, la definizione di norme alla luce delle strutture di controllo finanziarie), la cui attuazione è stata avviata già all inizio del mese di novembre La sfida maggiore consisteva nell introdurre gli strumenti necessari per conformarsi agli standard relativi all informazione e alla comunicazione. Le norme sulla gestione del rischio e sulla prestazione nonché quelle relative alla verifica e alla valutazione saranno introdotte nel

5 2. Compiti operativi individuati nel programma di lavoro per il 2005 Il programma di lavoro di FRONTEX per il 2005, adottato dal consiglio di amministrazione nella riunione del 30 giugno 2005, ha individuato le principali attività da intraprendere nella seconda metà dell anno. I compiti operativi di FRONTEX sono stati avviati il 3 ottobre 2005, contemporaneamente alle attività amministrative di base, ma con uno slancio maggiore. Indipendentemente dal fatto che, simultaneamente, dovevano essere stabilite le procedure amministrative e finanziarie dell Agenzia, FRONTEX è riuscita a portare a compimento tutte le principali attività previste dal programma di lavoro Di seguito tali attività sono descritte seguendo la stessa struttura proposta nel programma di lavoro Operazioni congiunte FRONTEX ha istituito una rete di punti di contatto nazionali. La maggior parte degli Stati membri ha nominato il proprio punto di contatto nazionale. La prima operazione congiunta sul territorio è stata organizzata dal 16 al 23 dicembre 2005 in Austria, Repubblica ceca, Germania, Italia, Ungheria, Polonia, Slovacchia e Slovenia. Gli Stati membri che hanno creato gli uffici dei punti focali hanno inviato, a fronte di una richiesta di FRONTEX, delle relazioni concernenti il lavoro svolto nel Sono stati avviati contatti con le autorità greche e italiane al fine di condividere le esperienze maturate da questi paesi nella gestione della sicurezza in occasione di importanti eventi sportivi. FRONTEX ha promosso i contatti con la Conferenza per la cooperazione sul controllo delle frontiere sul Mar Baltico Analisi dei rischi Gli esperti di FRONTEX hanno partecipato a una missione tecnica della Commissione europea in Marocco (comprese Ceuta e Melilla). FRONTEX ha redatto un analisi specifica dei rischi sulla situazione dell immigrazione clandestina a Ceuta e Melilla. Un analisi generale dei rischi 2005 sull immigrazione clandestina negli Stati membri dell Unione europea e nei paesi che hanno sottoscritto il trattato di Schengen è stata ultimata entro il termine previsto. Nel novembre 2005 una delegazione dell Agenzia ha visitato Europol allo scopo di avviare una collaborazione tra questa organizzazione e l unità Analisi dei rischi di FRONTEX. FRONTEX ha dato un contributo alla prima relazione dell Europol sulla valutazione della minaccia rappresentata dalla criminalità organizzata (OCTA). FRONTEX ha ospitato presso la sua sede una conferenza di due giornate, cui hanno partecipato rappresentanti degli Stati membri dell Unione europea, dei paesi firmatari del trattato di Schengen e della Commissione europea, con il fine di instaurare una collaborazione nel campo dell analisi dei rischi. 5

6 2.3. Ricerca, sviluppo e formazione Sono state intraprese attività nel settore della formazione delle guardie di confine incentrate sui seguenti argomenti: 1) base comune per la formazione; 2) identificazione di documenti falsi/falsificati; 3) sviluppo di missioni certificate per le accademie partner; 4) giornata di formazione comunitaria Sono state organizzate quattro sessioni dei gruppi di lavoro sulla gestione dei progetti, vertenti sull elaborazione di una base comune per la formazione modulo per la frontiera terrestre, di una base comune per la formazione modulo per la frontiera marittima e di una base comune per la formazione parte generale sotto la guida di FRONTEX. Si sono tenute due conferenze sull attuazione di uno strumento formativo comune, con la partecipazione dei responsabili della formazione avanzata dei nuovi Stati membri. È stato proposto inoltre un laboratorio di traduzione e un corso di formazione per moltiplicatori di esperienze. È stato creato lo strumento di formazione a livello avanzato di FRONTEX. Hanno avuto luogo una conferenza e una serie di workshop sulla giornata europea della formazione Al fine di avviare una collaborazione con il Centro comune di ricerca si sono tenute due riunioni informali a livello di esperti, nell ambito delle quali sono stati individuati i settori e l estensione della futura cooperazione. Gli esperti di FRONTEX hanno partecipato a riunioni e seminari concernenti le tecnologie e la ricerca tecnologica. 6