Come è composto il sistema?

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1 Come è composto il sistema? Da terminali elettronici dotati di lettori (RFID, magnetici, multistandard, biometrici), installati in opportuni punti di transito, e nei reparti; Da badges identificativi (RFID, magnetici, multistandard) in dotazione a tutto il personale; Dal collegamento tra i terminali ed il PC di raccolta dati (via rete Ethernet, wireless, network, modem, GSM/GPRS, ecc.); Dal software AutoPro di comunicazione e diagnostica d impianto; Dal software gestionale Present, per l elaborazione delle presenze / assenze, delle ore per centri di costo, dei servizi via web. A chi risulta utile il sistema? Alle Aziende che intendono dotarsi di un sistema elettronico avanzato in grado di assolvere gli adempimenti (fiscali e non) connessi alla rilevazione presenze/assenze, calcolando nel contempo le ore lavorate per centri di costo, con possibilità di alimentare la contabilità industriale. A tutte le Aziende con esigenze di controllo presenze/assenze dipendenti, in sostituzione di precedenti sistemi elettronici / elettromeccanici / cartacei / manuali. Alle Aziende / Pubbliche Amministrazioni / Enti con obbligo di certificazione elettronica delle ore lavorate, per poter erogare i compensi straordinari ai lavoratori dipendenti e controllare le assenze Come funziona il sistema? Tutti i dipendenti (collaboratori, addetti, ecc.) sono dotati di un badge personale identificativo (RFID, magnetico, multistandard) Al momento dell entrata o dell uscita dal lavoro, o ad un cambio di reparto in orario di lavoro, ogni dipendente legge il proprio badge in un terminale. La lettura del badge puo eventualmente essere abbinata all impronta digitale (memorizzata solo nel badge RFID), per verifica dell identità. Tutte le transazioni vengono convogliate sul PC Autopro di raccolta dati, in tempo reale oppure ad orari programmati, e smistate alla procedura Present di gestione presenze/assenze/cdc. Ogni dipendente può visualizzare a terminale lo storico delle proprie marcature recenti. Il software Present calcola le ore di lavoro, divise per reparto e per tipologia (ordinarie, straordinarie, ecc.), segnala le assenze, i ritardi e tutte le anomalie rispetto agli orari / turni programmati, e prepara i prospetti dei vari reparti e centri di costo. Anche i lavoratori esterni / interinali possono essere gestiti. La portineria può anche gestire le presenze dei visitatori occasionali, assegnando loro dei badge temporanei.

2 A fine mese Present permette di stampare i cartellini, il libro presenze, e di generare i files con i totali ore per i programmi di paghe e stipendi. Periodicamente possono essere prodotti report e riepiloghi delle ore lavorate per centri di costo, e generati i files da esportare alla contabilità industriale. Tramite i servizi web, i dipendenti autorizzati possono visualizzare i propri dati di presenze e assenze via Intranet o Internet. I servizi web permettono anche di richiedere permessi di assenza ai capi servizio o responsabili, che possono emettere la relativa autorizzazione per via telematica.

3 Present Software di gestione presenze e assenze Caratteristiche tecniche. Questo modulo software include tutte le funzioni di base della procedura Present. Permette di gestire completamente i dipendenti, i cartellini, i profili orari, le stampe obbligatorie. Non è limitato dal numero di dipendenti gestiti; é sufficiente per una gestione standardizzata delle presenze / assenze in aziende piccole e medie. Include le seguenti funzionalità: Interfaccia con acquisizione dati da software AutoPro Elaborazione dati acquisiti Anagrafica dipendenti Anagrafica profili orari (turni di lavoro) Anagrafica arrotondamenti orari Anagrafica causali lavoro / assenza Profili orari di base ed avanzati Elaborazioni e rielaborazioni per periodi Lista assenti / presenti Giustificativi e correzioni di presenze / assenze Cartellino dipendenti correlato a correzione anomalie Stampe ad uso interno Stampe fiscalmente obbligatorie (cartellini, timbrature, ore) Calendario festività Funzioni di sicurezza (password, backup e restore) N. mesi in linea a scelta dell utente Opera con Windows2000, 2003, 2008, XP, Win7. Lingue disponibili: italiano, inglese, francese, tedesco V. documentazione tecnica per altre informazioni. Present Modulo Causali Digitate Questo modulo permette di trattare le causali digitate al terminale orologio dai dipendenti abilitati. Le causali possono essere utilizzate sia in entrata che in uscita, con possibilità di adeguamento automatico delle ore già eseguite (causalizzazione a posteriori) o da eseguire (causalizzazione anticipata). Rientrano in questa gestione le uscite di servizio per il personale destinato ad assistenza tecnica esterna (per le aziende), o le dichiarazioni di reperibilità / urgenza tipiche dei contratti medici e paramedici (nelle AUSL, istituti ed enti). Le causali digitate collegano normalmente automatismi di calcolo differenti dalle causali standard. Present Modulo Centri di Costo e Storico Prevede la gestione e la suddivisione ore per centri di costo di competenza. I criteri per l'assegnazione delle ore ai centri di costo sono configurabili dall'utente. Le stampe storiche / statistiche consentono di verificare e controllare i dati di consuntivo, prima di un eventuale passaggio alla contabilità industriale e/o ad altre procedure per controllo dei costi di gestione.

4 Present Modulo Statistiche Questo modulo permette il calcolo mirato e configurabile delle ore in combinazione con numerosi parametri di scelta e/o selezione dipendenti. Statistiche di medio o lungo periodo sono ottenibili su tutti i mesi in linea. Present Modulo Importazione dati anagrafici Questo modulo permette di importare i dati anagrafici da un gestionale esterno, in formato ASCII, risparmiando un oneroso lavoro di imputazione manuale. Viene fornita una specifica dettagliata dei tracciati necessari, che devono essere predisposti per l importazione. Risulta particolarmente utile in fase di primo avviamento, oppure in occasione di una migrazione dati da altre procedure preesistenti o esterne. IMPORTANTE: i dati da convertire devono essere inviati con sufficiente anticipo rispetto alla prima installazione. Present Modulo File Paghe Permette la preparazione di un file ASCII di tracciato parzialmente variabile da passare ad eventuali procedure di gestione PAGHE. Utilizzato da aziende ed enti che necessitano del passaggio automatico dei dati di fine mese in luogo dell'imputazione manuale dei dati per le paghe. Present Modulo Enti Permette il calcolo e l'aggiornamento di totali mensili calcolati secondo procedure e formule personalizzabili. Esegue alcuni riepiloghi periodici contenenti i dovuti, le eccedenze, gli straordinari, il pagato, i residui, ecc. Il calcolo e la gestione si riferisce sempre a tutti i mesi (o anni) in linea. Utilizzato tipicamente da enti pubblici e P.A. per mantenere in linea dati storici relativi a monti ore calcolati come combinazione di causali semplici, aggiornati in automatico. Calcolo e controllo superamento dei tetti per malattie, infortuni e causali INPS e relativa gestione certificati.

5 Software Present Specifiche e mappe video Il software PRESENT, progettato e realizzato da ArTech per la gestione delle presenze / assenze e un potente strumento che aiuta a razionalizzare ed ottimizzare la gestione delle risorse umane nell ambiente di lavoro. Articolato in vari moduli, si adatta in maniera flessibile alle esigenze dell azienda/ente che lo utilizza. I risultati elaborati, le statistiche, le stampe fiscali, i dati per passaggio alle paghe, sono tutti disponibili in tempo reale sulla stazione di lavoro dell ufficio personale, e su altri PC connessi in rete. L impostazione coerente con le convenzioni di Windows e stata studiata e realizzata per facilitare al massimo sia l apprendimento iniziale che un rapido utilizzo quotidiano. Principali obiettivi del software PRESENT : Rilevare entrate e uscite dei dipendenti ed ottenere la situazione dei presenti e degli assenti. Controllo di tutte le marcature, con rilevamento di eventuali anomalie, ovvero difformità tra comportamento reale dei singoli dipendenti e quello teoricamente previsto (profili orari). Calcolo automatico delle ore lavorate (ordinarie, straordinarie, notturne, diurne, feriali e festive) evitando l'oneroso lavoro manuale di fine mese degli addetti all'ufficio personale; Gestione delle assenze e possibilità di inserimento di giustificativi relativi a periodi anche lunghi (ferie, permessi ecc.), per uno o più dipendenti con unica operazione; Elaborazione di prospetti stampati a norma di legge (tabulati INAIL, cartellini orari, libri presenze, ecc.) pronti per la vidimazione; Predisposizione a fine mese di un archivio riepilogativo con i dati orari utilizzabili dai più diffusi programmi di paghe, con un forte risparmio di tempo nell'elaborazione degli stipendi, e per gli operatori dedicati al calcolo delle retribuzioni; Semplicità operativa per il personale addetto. Principali caratteristiche tecniche del software PRESENT: Strutture e simbologie integrate in ambiente Windows, altamente intuitive Raccolta dati dai terminali integrata completamente con sistema AutoPro Gestione anagrafiche dipendenti, profili orari, arrotondamenti, e tabelle collegate (causali, parametri, ecc.); Gestione calendari e festività; Elaborazione transazioni raccolte e calcoli orari con automatismi sofisticati: cambi turno automatici, causalizzazioni automatiche, gestione parametrica ore a cavallo mezzanotte, turni ciclici, arrotondamenti assoluti e relativi, gestione dipendenti privilegiati, maggiorazioni da turni, R.O.L., compensazioni automatiche tra ritardi e straordinari, metodi configurabili di calcolo delle ore, possibilità di ricalcolo ore, ecc. Calcolo e liste assenti / presenti; Gestione flessibilità oraria, doppi e tripli turni. Funzioni di conversione causali e compensazioni su lungo periodo. Profili orari parametrici e personalizzabili. Elaborazione transazioni con decisioni di default statisticamente più probabili in tutti i casi anomali. Aggiornamento di tutti i dati in tempo reale (nessuna procedura di tipo batch). Disponibilità di tutte le stampe fiscalmente obbligatorie: cartellini, ore calcolate (pres. e ass.), libro presenze, timbrature giornaliere, ecc. Tutti i dati accessibili in linea per periodi di più anni, con unico limite imposto dalla capacità del disco fisso.

6 Liste parametriche e dettagliate delle anomalie con indicazione di tutti gli elementi necessari ad eventuali correzioni. Cartolina a video per veloce visualizzazione / correzione della situazione completa di ogni dipendente (presenze ed assenze), integrata con altre funzioni (es. anomalie) Tutte le stampe parametriche selezionabili dall'operatore, con memorizzazione opzionale dei parametri impostati per le volte successive. Possibilità di interrogazioni e ricerche con varie chiavi; Statistiche presenze / assenze su sottoinsiemi selezionabili di dipendenti, e su periodi variabili liberamente nell ambito degli storici in linea; Programmazione di assenze a lungo termine con unica operazione. Preparazione files periodici per export dati ai programmi di paghe e stipendi, trasferibili su host o su altri PC; Versioni in varie basi dati, da ACCESS ad ORACLE, architettura CLIENT/SERVER e WEB

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9 Present : servizi WEB I servizi WEB della procedura Present permettono ad utenti registrati di accedere via Intranet o Internet ad un server web che li mette in collegamento ai dati di Present. Ciascun utente (dopo essersi registrato la prima volta) ha la possibilità di cambiare la propria password (che ha inizialmente un valore di default), ed ha l accesso limitato ai propri dati personali. I servizi WEB costituiscono funzioni aggiuntive (ed opzionali) rispetto alla procedura Present in versione client-server. I servizi WEB di Present sono sinteticamente descritti di seguito. Giustificativi individuali E possibile per gli utenti inserire una o più richieste di giustificativi limitatamente ad alcune causali predefinite dall ufficio del personale (es. richiesta ferie, permessi, ecc.). Il responsabile dell ufficio personale può autorizzare, anche solo in parte, le richieste dei suoi utenti sottoposti. L autorizzazione va eseguita tramite un account client-server di Present. Una volta che l autorizzazione è stata concessa (o respinta, o parzialmente concessa), l utente può vederne l esito in un apposito riepilogo. Successivamente i giustificativi autorizzati sono trasferiti sul cartellino, e divengono definitivi. Cartellini individuali Ogni utente ha la possibilità di visualizzare il proprio cartellino, sia per il mese corrente che per tutti gli altri mesi disponibili in linea. Vengono visualizzate le timbrature, ore e causali di presenza / assenza, eventuali anomalie. L aggiornamento dei dati sul cartellino è in tempo reale, ed i calcoli sono aggiornati all ultima elaborazione completata da parte dell ufficio del personale. Più avanti sono riportate alcune schermate di esempio per gli utenti WEB.

10 Marcature mancanti Ogni utente ha la possibilità di richiedere l inserimento di una o più marcature mancanti, giustificando la richiesta con una motivazione (dimenticanza, o altra causa da specificare). L ufficio personale valuta le richieste pervenute, o può decidere se accettarle o respingerle. In caso di accettazione, le marcature mancanti vengono automaticamente inserite nel cartellino, e le ore possono essere ricalcolate correttamente. Capi reparto gestione completa cartellini Ogni utente caporeparto ha la possibilità di visualizzare o apportare modifiche ai cartellini dei propri sottoposti. Puo inserire e modificare i dati, caricare giustificativi ed altre causali facenti parte di una lista predefinita. La lista dei sottoposti e legata alle credenziali di accesso del caporeparto in modo configurabile.

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