Piano di lavoro e qualità

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1 Luglio 2014 Piano di lavoro e qualità Servizi smart della nuova Pubblica Amministrazione per la Citizen-Centricity in Cloud

2 Ringraziamenti Il progetto SPAC3 Servizi smart della nuova Pubblica Amministrazione per la Citizen- Centricity in cloud è cofinanziato dalla Regione Lombardia a valere sul bando POR , Obiettivo Competitività Regionale e Occupazione, Asse 1, Linea di intervento , Azione E Sostegno alla realizzazione di progetti di ricerca industriale e sviluppo sperimentale nel settore delle smart cities and communities. Condizioni d utilizzo del documento Attibution Non-Commercial Share Alike Questo documento può essere copiato, riprodotto o modificato in toto o in parte per qualsiasi scopo escluso scopi commerciali, con il vincolo di indicare chiaramente gli autori del documento. Sei libero di Condividere riprodurre, distribuire, comunicare al pubblico, esporre in pubblico, rappresentare, eseguire e recitare questo materiale con qualsiasi mezzo e formato Modificare remixare, trasformare il materiale e basarti su di esso per le tue opere Alle seguenti condizioni Non Commerciale Non puoi usare il materiale per scopi commerciali. Stessa Licenza Se remixi, trasformi il materiale o ti basi su di esso, devi distribuire i tuoi contributi con la stessa licenza del materiale originario. Avviso di declinazione di responsabilità Le informazioni in questo documento sono fornite così come scritte e non è data nessuna garanzia che siano adottabili o indicate per qualche scopo. L utente, quindi, usa le informazioni a suo rischio esclusivo e responsabilità. Questo documento contiene esclusivamente le opinioni degli autori e la Regione Lombardia non è responsabile per nessun uso che possa venir fatto delle informazioni contenute all interno. Pagina 2 di 18

3 LISTA DEI PARTNER it Reitek (capofila), è un azienda del settore IT, di TLC, sviluppo software e consulenza. Progetta e gestisce servizi di Contact, CRM e Campaign Management. E leader in Italia per centralizzazioni di piattaforme teleselling e per postazioni operatore di Cloud Contact Center. Arké Management Consulting Services srl è una società di consulenza il cui business è lo sviluppo di interventi finalizzati al benessere delle aziende e delle pubbliche amministrazioni e delle persone che in esse operano. Cefriel ICT Institute Politecnico di Milano, è un centro di ricerca di eccellenza il cui obiettivo primario è rafforzare i legami tra università e imprese attraverso un approccio multidisciplinare it Engitel è una digital company che si occupa di web e mobile, realizza progetti Internet/mobile ad alto tasso di tecnologia, ponendo attenzione agli aspetti di Human Computer Interaction. Engitel si occupa di realizzare i moduli di ascolto e integrazione coi Social Network. Filippetti S.p.A. eroga servizi gestiti da IDC in modalità cloud computing e controlla la disponibilità di infrastrutture e applicativi attestati anche su centri di elaborazione collocati presso i clienti in modalità on-premise. Tecnologie e Servizi Professionali S.r.l. opera nella realizzazione di Servizi informativi abilitati da tecnologie ICT attraverso attività di integrazione di sistemi. I settori operativi sono: economia dei servizi, scienza della organizzazione, gestione dei processi, uso delle tecnologie ICT e sicurezza L Università degli Studi di Milano-Bicocca, Dipartimento di Informatica, Sistemistica e Comunicazione (DISCo) sviluppa in modo integrato attività di ricerca e di didattica di eccellenza nel campo delle Tecnologie per la Società dell'informazione. Le attività di ricerca si raggruppano in varie macroaree: 1.Architetture e analisi del software, imaging e visione artificiale, robotica; 2. Basi di dati e intelligenza artificiale 3. Bioinformatica e sistemi complessi; 4. Reti computazionali e scienze della decisione; Pagina 3 di 18

4 Vidiemme consulting è una società di sviluppo software e di servizi informatici. Principali competenze sul digital marketing, nelle declinazioni di web, mobile e proximity marketing e lo sviluppo di progetto web e ICT. Visiant Contant è un'azienda che opera nell'area del Customer Relationship Management offrendo soluzioni di Business Process Outsourcing. Visiant Contact unisce expertise tecnologiche e di processo per offrire servizi chiavi in mano e soluzioni multicanale Pagina 4 di 18

5 Sommario Il progetto SPAC3 in breve... 5 Ente finanziatore... 6 Obiettivi... 6 Risultati principali attesi... 7 L impatto attesto Il piano di lavoro... 9 Introduzione... 9 Fasi/attività/responsabilità... 9 Lista di risultati Tempistiche delle attività di SPAC Il codice etico adottato dai partner di SPAC Linee guida generali e codice interno di comportamento Cose Da fare / da evitare Analisi delle performance e qualità di progetto Le procedure di controllo e la tabella di indicatori per attività Il controllo di qualità sui documenti I meccanismi di early warning La comunicazione e la privacy File management - condivisione dei documenti tramite piattaforma cloud Le comunicazioni Il portale e i contenuti Privacy Il brand di progetto Logo Template da usare per i documenti e le presentazioni Pagina 5 di 18

6 Il progetto SPAC3 in breve Ente finanziatore La Regione Lombardia ha approvato con DGR n del 20/03/2014 approvazione graduatoria dei progetti ammessi e non ammessi a contributo la proposta progettuale SPAC3-Servizi Smart della nuova Pubblica Amministrazione per la citizens-centricity in cloud. Il progetto è stato finanziato a valere sul bando POR , Obiettivo Competitività Regionale e Occupazione, Asse 1, Linea di intervento , Azione E Sostegno alla realizzazione di progetti di ricerca industriale e sviluppo sperimentale nel settore delle smart cities and communities, avviso n del 29/03/2013. Inizio attività: 01/01/2014 Fine attività: 30/09/2015 Durata totale: 21 mesi Obiettivi Il progetto SPAC3 ha tre obiettivi principali Ottimizzare i processi delle Pubbliche Amministrazioni: sviluppare una piattaforma cloud prototipale per l accesso e la fornitura di servizi della pubblica amministrazione al cittadino negli ambiti di scuola-educazione, sport-tempo libero, welfare-inclusione; Migliorare l adattabilità dei servizi e l accettazione dei cittadini: semplificare l accesso ai servizi per i cittadini grazie allo sviluppo di innovative interfacce multimodali, un innovativo motore semantico in grado di interpretare le richieste e di indirizzarne la soddisfazione, e un servizio di Agenda cloud in grado di orchestrare e gestire le richieste non soddisfabili in tempo reale tutelando la privacy del cittadino; Fornire le prospettive di adozione su larga scala: valutare l impatto sull ecosistema di business nella filiera della fornitura di servizi, fornendo un quadro di ampliamento alle P.A. sul mercato dei provider, costituito inizialmente dai partner di progetto. Il target è creare delle società miste pubblico-private che forniranno servizi on-demand ad alto valore aggiunto e a basso costo per l utente finale. Gli ambiti di intervento del progetto sono i seguenti: SCUOLA / EDUCAZIONE SPORT / TEMPO LIBERO WELFARE / INCLUSIONE fasce deboli 5 pubbliche amministrazioni testeranno il prototipo SPAC3 in un ottica di smart territory, ovvero: Pagina 6 di 18

7 Il Comune di Milano Il Comune di Bergamo Il Comune di Alzano Lombardo (BG) Il Comune di Chiuduno (BG) Il Comune di Gorle (BG) Il Comune di Treviolo (BG) Risultati principali attesi Il progetto SPAC3 si prefigge di ottenere i seguenti risultati: Una piattaforma cloud capace di gestire i processi della PA in maniera più efficace e più efficiente, quindi di migliorare la qualità del servizio al cittadino. Si comporrà principalmente di: - Un infrastruttura federata cloud dei servizi. - Un infrastruttura cloud per l interfaccia utente. - L Agenda Cloud. Un set di scenari e servizi. I servizi apparterranno agli ambiti di maggiore interesse per i cittadini, ovvero: scuola, sport, gestione spazi comuni e inclusione di fasce deboli. Questi ambiti sono stati individuati come prioritari da parte delle pubbliche amministrazioni coinvolte. Si porrà maggiore attenzione a: - Il front-end semplice da usare - Il modulo di riconoscimento naturale del linguaggio. - Ottimizzare l user experience. - Implementare metodologie per lo user profiling and engagement. Una serie di linee-guida per rendere operative le soluzioni sviluppate da parte delle PA, che sia compatibile con il modello europeo di erogazione di servizio nel quale le regole sono definite e governate da soggetti pubblici e la gestione è affidata a privati. Verrà posta particolare attenzione a tematiche di: - Attenzione al riuso della soluzione. - Condivisione del codice Open Source con la comunità degli sviluppatori. - Disseminazione e comunicazione dei risultati. Pagina 7 di 18

8 L impatto atteso Il potenziale di innovazione del progetto SPAC3 verrà misurato in termini di impatto diretto sul territorio sia dal punto di vista occupazionale che dal punto di vista della sostenibilità a medio e lungo termine e grado di accettazione da parte dei cittadini. Di seguito la lista di indicatori. Indicatori di impatto sull occupazione Posti di lavoro creati per uomini Posti di lavoro creati per donne Posti di lavoro creati nella ricerca Brevetti derivanti dalla ricerca Ricercatrici donne coinvolte Giovani imprenditori (18-35) coinvolti Soggetti in condizione di svantaggio coinvolti Indicatori di sostenibilità socio-tecnologica Performance della piattaforma SPAC3 Servizi per PA integrati nella piattaforma APP per web-mobile di accesso multicanale Sfruttamento Open Data Open Linked Data pubblicati Cittadini coinvolti nei test del servizio Eventi dimostrativi organizzati Pagina 8 di 18

9 1. Il piano di lavoro Introduzione Il piano di lavoro del progetto di ricerca e sviluppo SPAC3, di durata complessiva di 21 mesi [01/01/ /09/2015], è stato suddiviso sei macro-fasi afferenti alle tre aree principali: ricerca [R], sviluppo [S], gestione [G]. Il piano di lavoro è caratterizzato da due differenti cicli di test così da valutare la risposta dei cittadini e permettere delle azioni di refining sulla piattaforma. L organizzazione è la seguente Macro-Fase Analisi [A] si andranno a definire i requisiti, le specifiche e l architettura di riferimento della piattaforma, partendo da un analisi approfondita dei sistemi e delle soluzioni esistenti. [01/01/ /11/2014] Macro-Fase Progettazione Esecutiva [P] si andranno a definire e sviluppare in forma prototipale tutte le soluzioni, le infrastrutture ed i servizi che costituiscono le componenti innovative della piattaforma SPAC3. [01/09/ /07/2015] Macro-Fase Test [T] è focalizzata alla realizzazione della piattaforma, tramite l integrazione delle soluzioni sviluppate durante la fase precedente, e alla sua verticalizzazione sul pilot e prevede la messa in opera e la valutazione del pilot. [01/12/ /09/2015] Fasi/attività/responsabilità Il progetto SPAC3 prevede fasi ed attività, così come descritto in tabella. FASE / ATTIVITA AREA MACRO FASE 1 ANALISI E SPECIFICHE SPAC3 R A attività analisi dei domini scuola-sport-welfare R A attività definizione delle APP di interesse per SPACE R A attività specifiche NLP R A attività analisi dell'agenda Cloud R A attività ricerca su interfacce multimodali R A attività definizione di usabilità per SPAC3 R A attività definizione architettura cloud per SPAC3 R A Pagina 9 di 18

10 FASE / ATTIVITA AREA MACRO attività analisi e modellazione semantica e ontologie dei servizi R A attività analisi e modellazione del matchmaking semantico dei servizi R A attività scouting di HW e social networking R A attività analisi e modellazione approccio al cittadino R A attività definizione strumenti di controllo performance R A attività analisi della risposta utente al ciclo 1 R A attività ottimizzazione della piattaforma e specifiche finali R A FASE 2 DESIGN E SVILUPPO DELLA PIATTAFORMA e delle APP S P attività customizzazione infrastruttura cloud S P attività controlli di sicurezza e privacy dati S P attività sviluppo delle interfacce S P attività sviluppo dei servizi S P attività sviluppo del network di sicurezza e privacy S P attività sviluppo del primo set di APP S P attività refining sulla piattaforma S P attività sviluppo secondo set di APP S P FASE 3 INTEGRAZIONE E TEST PILOTA S T attività messa in opera di SPAC3 release 1 S P attività test pilota ciclo-1 S T attività test pilota ciclo-2 S T FASE 4 SICUREZZA, PRIVACY E VALUTAZIONE PERFORMANCES R A Pagina 10 di 18

11 FASE / ATTIVITA AREA MACRO attività analisi dei paradigma di sicurezza nel cloud R A attività analisi del paradigma di privacy nel cloud R A attività valutazione delle performance globali di sistema R T attività redazione linee guida per la sicurezza e privacy R A FASE 5 COMUNICAZIONE E RACCOLTA FEEDBACK UTENTE S - attività svilluppo del portale di progetto S - attività campagna di comunicazione sul territorio S - attività profilazione utenti e cittadini utenti S A attività raccolta feedback ciclo 1 S T attività valutazione impatto sul cittadino S A attività raccolta feedback ciclo 2 S T attività scouting applicazioni di mercato e accordi PPP S A FASE 6 GESTIONE DEL PROGETTO G - Lista di risultati DELIVERABLE rilascio Breve descrizione Manuale di qualità del progetto 31/05/14 REPORT di riferimento per il project management. I domini di SPAC3 30/06/14 Il portale SPAC3 30/06/14 Manuale di specifiche per SPAC3 31/08/14 REPORT relativo alla descrizione delle richieste e potenzialità dei 3 domini di riferimento in ambito cloud PROTOTIPO DIMOSTRATORE per l erogazione di informazioni e alcuni servizi della piattaforma. REPORT aggregativo delle nuove definizioni di servizi, tecnologie e metodologie sulle quali progettare e sviluppare la piattaforma. Materiale di supporto e 30/09/14 DIMOSTRATORE cartaceo ed elettronico per la comunicazione al pubblico, ovvero presentazioni, Pagina 11 di 18

12 DELIVERABLE rilascio Breve descrizione comunicazione Strumenti di valutazione performances 30/11/14 poster, brochures, video di esempio. REPORT, include la descrizione degli strumenti e procedure per eseguire la misurazione delle performance della piattaforma. L infrastruttura SPAC3 30/11/14 PROTOTIPO della prima versione della piattaforma. Applicativi e servizi per SPAC3 30/11/14 SPAC3 V1 31/01/15 PROTOTIPO del primo set di applicazioni per lo sfruttamento dei servizi PROTOTIPO della prima versione della piattaforma integrata con le app. Le specifiche di sicurezza e privacy 31/01/15 REPORT sulla sicurezza e privacy in SPAC3 Manuale di valutazione approccio al cittadino 31/01/15 REPORT relativo all analisi delle procedure volte avvicinare il cittadino ai nuovi servizi della P.A. digitale. Versione prototipale delle APP 31/07/15 Piattaforma prototipale SPAC3 31/07/15 Analisi della performance e privacy 30/09/15 PROTOTIPO finale della piattaforma per l ultimo ciclo di test, comprensivo del set completo di applicazioni per lo sfruttamento dei servizi sulla piattaforma cloud e rilascio dei dataset in formato linked open data. PROTOTIPO della piattaforma prototipale in stato finale. REPORT sulla valutazione della performance di integrità della piattaforma e dei suoi servizi e per utilizzi futuri di metodologie di sicurezza in piattaforme cloud federate Manuale di esperienze e uso di SPAC3 30/09/15 REPORT relativo alla descrizione dell impatto della piattaforma SPAC3 sul territorio e sui cittadini. Linee guida per lo sfruttamento 30/09/15 REPORT relativo alla formulazione di un piano di industrializzazione della piattaforma prototipale e della condivisione dei diritti di proprietà tra i partner. Pagina 12 di 18

13 Tempistiche delle attività di SPAC3 Pagina 13 di 18

14 2. Il codice etico adottato dai partner di SPAC3 Linee guida generali e codice interno di comportamento L'adozione di un codice di condotta sta diventando sempre più uno strumento chiave riconosciuto come mezzo per aumentare la trasparenza nei rapporti tra partner di progetto. Il codice di condotta è importante per impostare il rapporto tra i partner ed indicare a terze parti il livello di qualità da attendersi dal progetto SPAC3. Affidabilità dei partner - Offrire visioni realistiche alle richieste degli utenti degli scenari. - Essere professionali, seri, sensibili e impegnati. - Rispondere tempestivamente alle richieste di terze parti. Efficienza del progetto - Contribuire allo sviluppo continuo del valore aggiunto nella rete - Condividere le buone pratiche di progetto tra i partner e verso terze parti. - Fornire informazioni complete e corrette ad altre iniziative simili, con le quali stabilire partnership strategiche. - Mantenere aggiornare lo stato della documentazione del progetto Cose Da fare / da evitare I partner del progetto SPAC3 dovranno perseguire le seguenti metodologie e comportamenti: - Essere partner attivo e pro-attivo del progetto - Leggere la documentazione prodotta dagli altri partner - Fornire un feedback quando richiesto dai partner - Fornire informazioni alle PA interessate I partner del progetto SPAC3 dovranno eliminare le seguenti cattive pratiche, in quanto tale comportamento è inaccettabile in un progetto ad alto impatto sociale e tecnologico (elenco non esaustivo): - Offrire una visione irrealistica agli utenti e persone interessate negli scenari di uso di SPAC3 - Non rispondere a una mail da un collega di progetto - Non fornire le informazioni complete necessarie quando si risponde a una richiesta Pagina 14 di 18

15 - Chiedere ulteriori informazioni ai partner senza specifiche dettagliate - Mancata partecipazione ad un evento senza preavviso - Lavoro indipendente: perseguire i propri obiettivi a scapito del resto dei partner di progetto. 3. Analisi delle performance e qualità di progetto Le procedure di controllo e la tabella di indicatori per attività Gli indicatori per attività sono stati descritti dai partner come strumento di gestione interna, necessario per attivare le procedure di early warning in caso di performances insufficienti del progetto. La tabella di indicatori per attività indica qual è il progresso atteso per ogni attività durante tutto il progetto, con cadenza bimestrale a partire dalla data di inizio progetto, qual è l unità di misura. Inoltre è presente un grado di confidenza che misura l effettivo raggiungimento del valore dell indicatore. La seguente tabella rappresenta lo schema degli indicatori. Codice Nome Indicatore misura responsabilità Progresso periodico Grado di confidenza Attività descrizione Unità di misura, oggetto della misura e metodo Nome partner Valore atteso con cadenza bimestrale Livelli di qualità attesa, misurata in percentuale Gli indicatori si intendono attivi e da aggiornare esclusivamente nell arco temporale di esistenza in corso delle attività stesse e vengono aggiornati su base bimestrale Il controllo di qualità sui documenti Ogni report e/o documento dovrà essere compilato dal responsabile e controllato da almeno un partner e dal CDG. - Per ogni documento / report sarà deciso chi ne controllerà la consistenza e supporterà il responsabile alla stesura. - Ogni documento viene finalizzato 15gg prima della sua scadenza, per permettere una revisione e un controllo finale di qualità da parte del partenariato. I meccanismi di early warning I MEW - metodi di early warning sono stati introdotti per valutare in tempo utile se una o più attività di progetto è a rischio di scarsa efficacia, e per evitare che abbia impatto negativo diretto sul progetto intero. Pagina 15 di 18

16 - L early warning si attiva nel momento in cui almeno uno degli indicatori di attività non raggiunge un grado di confidenza minimo durante un monitoraggio - Con cadenza bimestrale, ogni partner monitora il valore dell indicatore di attività e lo compara con il valore atteso - In caso di MEW, viene valutato l eventuale impatto sul progetto, a partire da eventuali ritardi nell inizio di attività dipendenti dal task in oggetto, così come da piano di lavoro - Il CDG valuta, congiuntamente con il responsabile, un azione di recupero dell efficienza dell attività. In caso non sia possibile un recupero, il CDG valuterà l impatto anche sulle altre attività e risultati collegati, così da modificarne l approccio ed evitare un impatto negativo sul progetto. 4. La comunicazione e la privacy File management - condivisione dei documenti tramite piattaforma cloud I file di progetto verranno gestiti tramite la piattaforma cloud messa a disposizione da un partner Tutti i file dovranno essere gestiti tramite il portale di progetto al fine di evitare file allegati nelle mail inviate al consorzio. Attraverso il portale i partner potranno - Scaricare i documenti - Modificare i file usando la modalità revisione per indicare le modifiche apportate. o Caricare i documenti seguendo la nomenclatura: SPAC3_Dx.x_V0.y_partner name_dd-mm-yyyy Le comunicazioni Il progetto SPAC3 utilizza 4 mailing list di distribuzione interna, per gestire i seguenti compiti: - comunicazioni generali di progetto - comunicazioni interne al comitato di gestione - comunicazioni interne al comitato di sviluppo - comunicazioni e richieste di tipo amministrativo provenienti dai partner Sono previsti incontri periodici con le Municipalità affiliate a SPAC3, ad ogni incontro seguirà una mail riassuntiva descrittiva dei punti trattati ed eventuali decisioni prese Pagina 16 di 18

17 Il consorzio auspica la sinergia con altre iniziative nel campo delle smart cities e dei progetti di innovazione sociale. Il consorzio valuterà la presenza e gestione di un gruppo di interesse sulle piattaforme social (LinkedIn, Facebook), allo scopo di attrarre professionisti e cittadini. Il portale e i contenuti Il progetto SPAC3 avrà una finestra pubblica attraverso la quale comunicare il progresso dei risultati e presentare gli scenari di utilizzo dei servizi sviluppati le DEMO di alcune APP per dispositivi mobili. Per assolvere agli obblighi di trasparenza con la Regione e con la comunità, i risultati di progetto saranno resi pubblici tramite il portale stesso. Tutti i risultati da pubblicare sul portale saranno accompagnato da un executive summary Privacy I dati seguenti saranno richiesti ai partner e gestiti in un area privata e non comunicati a terze parti - Dettaglio dell organizzazione partner (sito web e indirizzo sede saranno pubblicati) - Dettagli del primo, secondo e terzo contatto. Questi includono il nome, l indirizzo mail ed eventuali recapiti telefonici. 5. Il brand di progetto Logo Il logo selezionato e i suoi elementi dovranno essere utilizzati in ogni materiale relativo al progetto. Per esempio, un poster potrà includere degli elementi grafici che ricordano i cittadini coinvolti piuttosto che lo skyline della smart city. Il colore blu dominante potrà essere usato come base degli elementi decorativi in materiale di disseminazione. Le specifiche del colore SPAC3 blu sono: Web: #3B4973 ovvero RBG: Template da usare per i documenti e le presentazioni Tutti i documenti dovranno adottare il layout e lo stile di SPAC3, facendo uso dei template disponibili nell area condivisa di documenti. I template disponibili saranno relativi a: - Deliverable, report di progetto - Executive Summary per risultati di progetto, 2 pagine (1 contenuti, 1contatti + disclaimer) Pagina 17 di 18

18 - Presentazioni ufficiali a convegni / fiere / conferenze - Poster - Documenti ufficiali / comunicati stampa - Eventuali grafici, statistiche e news saranno disponibili per ogni scopo che si renda necessario. I template dovranno essere utilizzati per rispettare e mantenere il brand di progetto durante ogni comunicazione. I seguenti template sono disponibili nell area comune di progetto. Nome Formato Cosa cartella Template report DOC Template per documenti ufficiali e per report di progetto, deliverable Descrizione eventi DOC Breve schema da compilare quando si partecipa ad un evento Volantino di progetto PNG Per stampa e distribuzione durante eventi e fiere Schemi di documento Schemi di documento Comunicazione Abstract ufficiale PDF Il sommario di progetto Comunicazione Poster PNG Per stampa ed utilizzo durante eventi e fiere. Eventualmente modificabile nei contenuti. Slides PPT Slide di presentazione, eventualmente modificabili nei contenuti. Statistiche aggiornate JPG, XLS Grafici e statistiche di impatto sul territorio Comunicazione Schemi di documento Comunicazione Pagina 18 di 18