Regolamento del Comitato Scientifico Borse (CSB) AIRC e FIRC

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1 Regolamento del Comitato Scientifico Borse (CSB) AIRC e FIRC INTRODUZIONE L attività globale di peer review a carico del Comitato Tecnico Scientifico (CTS) AIRC (Investigator grants, Borse di studio per l Italia e per l estero AIRC e FIRC), molto cresciuta nel tempo, è diventata difficile da gestire per i soli membri del CTS. Pertanto la Direzione Scientifica AIRC ha proposto al Consiglio Direttivo (CD) AIRC di creare per le Borse di studio un apposito Comitato di valutazione all interno del CTS, il Comitato Scientifico Borse (CSB). Il CD AIRC nella riunione del 14 aprile 2011 ha approvato la costituzione del CSB e ha nominato i membri proposti dalla Direzione Scientifica. Il Consiglio di Amministrazione FIRC è stato a sua volta informato nella riunione del 19 aprile 2011 e ha approvato che le richieste di Borse di studio FIRC, come le AIRC, vengano valutate dal CSB. Le informazioni riguardanti i diritti e doveri dei membri del CSB sono contenute in questo documento. I membri CSB dovranno firmare di averlo ricevuto e letto. COMPOSIZIONE E NOMINA Il CSB è nominato dal Consiglio Direttivo AIRC, che in accordo con la Direzione Scientifica ne stabilisce nel tempo il numero dei membri, ed è presieduto dal Direttore Scientifico. Il CSB ha il compito di valutare le domande di attribuzione di Borse di studio di AIRC e di FIRC. Poiché il ruolo richiesto non è limitato alla specifica expertise, un membro del CSB deve essere uno scienziato con una visione ampia della ricerca oncologica. I membri del CSB sono nominati come singola persona e non come rappresentanti di una particolare specializzazione, istituzione o interessi di gruppo. Il loro stretto dovere è di agire solo nell interesse di AIRC e di FIRC. L incarico dura tre anni, salvo che non sia necessario un ricambio di expertise, ed è eventualmente rinnovabile per un altro mandato di durata variabile. Prima di accettare l incarico gli scienziati invitati a far parte del CSB devono confermare che è a loro ben chiaro sia il compito, sia la durata dell incarico e soprattutto l obbligo di presenza a eventuali riunioni del CSB. 1

2 EQUILIBRIO DELLE EXPERTISE La multidisciplinarietà del CSB è indispensabile per assicurare che nel processo di valutazione siano presenti le competenze scientifiche che coprono le varie aree di ricerca oncologica. L assegnazione delle applications per Borse di studio avviene secondo il massimo di competenza scientifica per i membri del CSB. Il CSB deve avere nel tempo regolari e opportuni ricambi nella sua composizione, tenendo tuttavia in conto la possibile necessità di dover rinnovare le expertise indispensabili al lavoro del CSB effettuando ricambi anche al di fuori delle scadenze previste. DIRITTI E RESPONSABILITÀ Il CBS deve aderire alle policies di AIRC e seguire il processo di valutazione da essa indicato che non è statico, ma si evolve nel tempo seguendo l evoluzione della ricerca. In generale: 1. i membri del CSB devono essere imparziali nel rappresentare l interesse di AIRC e di FIRC, evitando comportamenti che possano pregiudicare l immagine dell Associazione e della Fondazione stesse; 2. i membri del CSB devono assicurare che la valutazione delle applications e lo sviluppo di adeguate policies di peer review vengano attuate con obbiettività ed imparzialità; 3. le decisioni prese dal CSB devono essere rispettate da tutti i membri. Per le applications che accettano di valutare, i membri del CSB devono rilasciare una dichiarazione che esclude ogni tipo di conflitto di interesse (vedi allegato Conflitto di interesse ); 4. i membri del CSB non devono rispondere a domande di qualsiasi tipo da parte di non appartenenti al CSB: tutte le relative domande vanno indirizzate esclusivamente allo staff del Peer Review Office; 5. è importante che il CSB e lo staff del Peer Review Office redigano verbali e rapporti in un linguaggio chiaramente comprensibile; 6. quando si pone un problema che esige rapide risposte, il Direttore Scientifico e lo staff del Peer Review Office redigono un verbale in cui è descritta la situazione di emergenza e le procedure speciali adottate per risolvere il problema. In questi casi il CSB deve essere informato delle decisioni prese il più presto possibile. 2

3 CONFIDENZIALITÀ E PROTEZIONE DEI DATI Il CSB dovrà attenersi a quanto segue: 1. tutte le informazioni confidenziali o privilegiate acquisite nel corso delle attività del CSB e la corrispondenza inerente alle applications non possono essere divulgate al di fuori del CSB stesso; 2. le applications devono essere mantenute in condizioni di sicurezza e confidenzialità sia durante che al termine del processo di peer review; 3. i candidati non devono essere informati sui nomi dei loro revisori o su qualsiasi altro dettaglio concernente il peer review della propria o di altre applications; 4. i membri del CSB non devono parlare con gli applicants di alcun aspetto riguardante sia la loro application o applications altrui. Ogni eventuale richiesta di informazioni deve essere inoltrata al Peer Review Office che agirà secondo le procedure stabilite; 5. i membri del CSB hanno il diritto di pretendere che i loro commenti siano trattati confidenzialmente sia dallo staff del Peer Review Office che dagli altri membri del CSB; 6. l identità dei referees delle singole applications deve essere mantenuta confidenziale anche nel caso in cui il membro del CSB desiderasse rendere noto il proprio nome all applicant; 7. lo staff del Peer Review Office e il CSB devono operare in modo reciprocamente trasparente, compatibilmente con la indispensabile confidenzialità prevista. PROCESSO DI VALUTAZIONE Le domande dei ricercatori che possiedono i requisiti di eleggibilità indicati nei bandi AIRC/FIRC sono soggetti al processo di valutazione da parte del CSB, che assicura una imparziale e competente valutazione della loro qualità scientifica. Per l assegnazione di una application a un revisore si accerta che non esistano i conflitti di interesse descritti nella policy AIRC. Differenza di Valutazione di Borse di Studio per l Italia e per l estero La valutazione delle Borse di studio per l Italia è completamente affidata al CSB. Le candidature sono assegnate ai membri del CSB secondo competenza e in assenza di ogni possibile conflitto d interesse. Ogni richiesta viene accuratamente valutata da 3 membri che esprimono in maniera indipendente la loro valutazione scritta e uno score, in base al quale viene definita la graduatoria. Le Borse vengono meritocraticamente assegnate seguendo tale graduatoria. A partire dal 2012 anche le applications per Borse per l estero sono valutate dal CSB seguendo lo stesso processo di valutazione delle Borse per l Italia, con un unica differenza: anziché da tre membri del CSB verranno valutate da due membri del 3

4 CSB e da un revisore operante in un centro di ricerca all estero. In caso di bandi per borse di studio in co-finanziamento con altre agenzie, la partecipazione dei membri del CSB alla valutazione delle applications può subire modifiche per tenere conto di esigenze e policies richieste dall ente cofinanziatore. I criteri per la valutazione delle candidature per Borse di studio includono: a. riconoscimento scientifico a livello internazionale del laboratorio e dell Istituto ospitante, e analisi delle risorse istituzionali che devono garantire una formazione completa del borsista; b. curriculum vitae, produttività scientifica e capacità di mentorship del capo del laboratorio ospitante; c. curriculum vitae del proponente; d. qualità del progetto e rilevanza in campo oncologico. COMPITI DEL PEER REVIEW OFFICE La prima funzione del Peer Review Office, il cui staff è costituito da persone di rilevante expertise tecnico scientifica, è il coordinamento del processo di peer review e il supporto ai lavori del CTS e del CSB. Lo staff del Peer Review Office deve: 1. provvedere alla stesura dei vari bandi; 2. assistere e fornire informazioni agli applicants in tutte le fasi di redazione e presentazione della application; 3. reclutare revisori stranieri; 4. dettagliare e informare il CSB circa le procedure da seguire nel processo di valutazione; 5. ricevere le applications e organizzare il processo di valutazione in tutto il suo percorso; 6. attuare le decisioni, i suggerimenti e le raccomandazioni del CSB; 7. porre all attenzione dei membri del CSB eventuali problemi o tematiche che possono influenzare le loro decisioni; 8. identificare tutte le informazioni scientifiche rilevanti e appropriate in relazione al processo di peer review e renderle disponibili ai membri del CSB. Tali informazioni devono essere mantenute confidenziali e non devono essere divulgate al di fuori del CSB. Solo lo staff del Peer Review Office, se fosse necessario, può rilasciare, con serie motivazioni, queste informazioni, previa informazione al CSB ed al Direttore Scientifico; 9. rispettare il ruolo indipendente del CSB; 4

5 10. fare attenzione a non introdurre parzialità e/o errori nelle varie procedure; 11. comunicare a chi di dovere che ogni informazione o materiale pervenuto ad AIRC e a FIRC è confidenziale e descrivere le procedure definite da AIRC per garantire tale confidenzialità; 12. assicurare la registrazione dei lavori e un adeguata verbalizzazione di ogni riunione. In particolare: a. lo staff del Peer Review Office deve preparare al più presto possibile i verbali delle riunioni CSB. Dopo la stesura i verbali vengono sottoposti al Direttore Scientifico; b. fatte le eventuali correzioni i verbali vengono inviati ai membri del CSB, per commenti, eventuali correzioni e infine per l approvazione formale via ; i verbali sono strettamente confidenziali, ma le decisioni finali sulle richieste approvate devono essere rese pubbliche da AIRC e da FIRC. Si allega il documento: Conflitto d interesse Last updated: December

6 AIRC conflict of interest, confidentiality and non-disclosure rules Conflicts of interest (C.o.I.) To ensure complete fairness and impartiality of the review process, AIRC has established a set of rules concerning the CoI. Conflicts of interest arise when a reviewer (external reviewer or member of an AIRC Review Committee, e.g. CTS and CSB) has an interest in an application that is likely to bias his/her evaluation of it. The following circumstances represent conflicts of interest: 1. the reviewer is (or has been in the past five years) an employee or a member of a Board (e.g. Scientific Advisory Board) of the applicant s Institution; 2. the reviewer is a close relative of the applicant (parent, sibling, son/daughter, spouse, domestic partner); 3. the reviewer is a current collaborator, or has collaborated, with the applicant in the past five years. Collaborators include scientific mentors and former students; 4. the reviewer has published with the applicant in the past five years. This condition may not apply in case of publications stemming from studies of large consortia and/or listing exceptionally large number of authors. To determine if co-authorship in one such publication represents a CoI reviewers should enquire with the staff of the AIRC Peer Review Office; 5. the reviewer has a longstanding scientific or personal difference with the applicant. This list is not exclusive: there may be other circumstances in which a reviewer s decision could be influenced. In these cases the reviewer should inform the staff of the AIRC Peer Review office of the conflict. Reviewers in conflict with an applicant (and, in case of fellowship applications, with the candidate s head of the lab of origin and the head of the hosting lab) for any of the reasons listed above are excluded from the review of that application. In addition, during study section meetings, reviewers cannot participate in the discussion of the applications with which they have a CoI, and they are required to leave the room. The staff of the AIRC peer review office will try to avoid any CoI when assigning applications to reviewers; however, it is the reviewer s personal responsibility to disclose any CoI with applications that he/she has been assigned either by or through the application Acceptance/Refusal process in the AIRC online platform used for the peer review. The rules on conflict of interest may also extend to personnel involved in the research, listed in an application, who play a major role in the proposed research activity of an application. Reviewers should contact the staff of the AIRC Peer Review Office if this is the case. Confidentiality and non-disclosure rules When accepting to evaluate an application, reviewers automatically agree that they will maintain the confidentiality of applications and associated materials they have received, and that following review meetings they will not disclose any information related to the evaluation and discussion of the proposals with anyone who has not been officially designated to participate in the review process. 6