La rappresentazione della conoscenza nella costruzione di strumenti collaborativi aziendali. Fabio Vitali e Paola Mandelli Università di Bologna

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1 La rappresentazione della conoscenza nella costruzione di strumenti collaborativi aziendali Fabio Vitali e Paola Mandelli Università di Bologna

2 ovvero Il Web 3.0 alle prese con l'azienda: verso un nuovo numero di versione per Enterprise 2.0 Fabio Vitali e Paola Mandelli Università di Bologna

3 La gestione della conoscenza DATO Numeri date nomi Produttori INFORMAZIONE Testi, documenti, multimedia Consumatori Esperienza Stimolo CONOSCENZA Concetti relazioni Comprensione soggettivo COMPETENZA Capacità d'azione Creazione Ricerca Scoperta Raccolta Presentazione Organizzazione Conversazione Racconto Integrazione Contemplazione Valutazione Interpretazione oggettivo Globale Locale Personale Contesto Shedroff, 1999

4 Le tecnologie a supporto della gestione della conoscenza D I C C Dato Numeri, date, nomi Sistemi Informativi Aziendali, ERP, etc. Informazione Documenti, immagini, video, applicazioni CMS, DMS, multimedia, custom applications, etc. Conoscenza Concetti e relazioni Semantic repositories, motori di inferenza Competenza Capacità autonoma d'azione Esseri umani :-) Livello tecnologico attuale

5 Le sette regole della conoscenza di Snowden D I C C 1. La conoscenza può solo essere fornita spontaneamente, mai costretta 2. Sappiamo solo le cose che sappiamo quando ne abbiamo bisogno 3. Di fronte ad un bisogno vero nessuno trattiene per sé la conoscenza. 4. La conoscenza è sempre frammentata 5. La tolleranza verso gli errori sostiene l'apprendimento meglio dei successi 6. Il modo in cui conosciamo le cose non è il modo in cui raccontiamo di conoscerle 7. Sappiamo sempre di più di quello che diciamo, e diciamo sempre di più di quello che scriviamo

6 Le tecnologie web in azienda Internet, intranet, extranet Connettività, sicurezza, servizi Supply chain management (e-marketplace) Flessibilità, visibilità, confidenzialità Importanza degli standard di settore La conoscenza aziendale Condivisione, concretizzazione, combinazione, interiorizzazione Portali aziendali, software sociali, repository condivisi Web 2.0 Enterprise 2.0

7 Il web 2.0 Tecnologie e modelli culturali per arricchire l'esperienza web da parte di tutti. Il Web della partecipazione Intelligenza collettiva User-Generated Content Software sociali Mashup La rete come piattaforma Software as a Service, Rich Internet Applications, Highly Interactive Applications API aperte e combinabili Applicazioni Blog, wiki, instant messaging, siti di condivisione di video o immagini, reti sociali, folksonomie, servizi in hosting,

8 Enterprise 2.0 Utilizzo di tecnologie e filosofie web 2.0 per lo sviluppo e la creazione di conoscenza nell'azienda. La teoria SLATES di McAfee: Search: cercare contenuti e utenti senza vincoli Links: raggruppare e organizzare liberamente utenti e contenuti Authoring: creare contenuti nuovi per tutti (blog e wiki) Tags: etichettare (per sé e per gli altri) contenuti e utenti Extensions: fare raccomandazioni basandosi su profili e preferenze Signals: aggiornare regolarmente basandosi su novità, preferenze e profili. Altre indicazioni Socialità: permettere ai contenuti di essere condivisi in maniera trasparente, aperta, diversificata Libertà: di connessione, di accesso, di organizzazione Emergenza: non legare i contenuti all'uso previsto, ma permettere l'emergenza di nuvoe forme di sfruttamento

9 Due esperienze di Knowledge Management in Università Una soluzione di KM per i dirigenti di UniBo Progettare una soluzione di KM adatta alle comunità Ottenere un modello di KM replicabile Supportare la definizione dell organizzazione necessaria per mantenere a regime il modello di KM Una soluzione di KM a supporto dei Responsabili Unici di Procedimento (RUP) di UniBo per aiutarli a Garantire la qualità di ogni fase del procedimento ed una corretta ed adeguata informazione e conoscenza. Garantire il raggiungimento del risultato in accordo alle esigenze prefissate nel rispetto dei tempi previsti

10 I risultati tecnici Le soluzioni individuate per i Dirigenti sono: Portale profilato per ruolo Dirigente Portale della formazione Community & Collaboration Rubrica avanzata Manager dashboard Le soluzioni individuate per i RUP sono: Portale profilato per ruolo "RUP" Supporto alla dematerializzazione processi Rubrica avanzata (competenze / aree di interesse) Comunità allargata (gruppi di esperti) Formazione (Learning/Knowledge base/lesson Learned) Programmi di peer-review o mentoring

11 Risultati e criticità dell'esperienza UniBo Nessuno strumento innovativo progettato ad hoc, solo un uso sistematico e supportato dalla direzione di strumenti semplici (repository, portali tradizionali, Ciò nonostante è verificabile un notevole miglioramento delle interazioni tra dirigenti, verificabile nella aumentata connettività tra pari Notevole diminuzione delle interazioni attraverso la direzione centrale Notevole aumento delle collaborazioni spontanee tra aree dell'amministrazione La capacità di generare nuovi contenuti e collaborazioni però è ostacolata dalla capacità dei sistemi di ricercare i contenuti e gli utenti più appropriati alle esigenze.

12 Il problema del filtro nel Web 2.0 User-generated content implica la creazione di notevoli quantità di informazioni non tutte rilevanti, non tutte coerenti, non tutte immediatamente applicabili. Le folksonomie permettono di arricchire di annotazioni (tag) i contenuti secondo una concettualizzazione anch'essa spontanea, e visualizzati attraverso le tag cloud Le folksonomie però funzionano solo su basi statistiche, e nelle comunità ristrette non ci sono abbastanza contributi per una analisi statistica affidabile

13 Il web 3.0 Un termine ancora più vago di Web 2.0. Comprende sicuramente la capacità di introdurre tecnologie semantiche nell'interazione e nei servizi. La semantica degli agenti (persone, organizzazioni) Identificazione della rete: connessioni dirette e indirette Arricchimento con ruoli, funzioni, competenze FOAF, SIOC come modelli astratti (ontologie) delle reti La semantica dei documenti (libri, articoli, web) Identificazione della rete: versioni, varianti, link Arricchimento con faccette: scopi, attori, audience Dublin Core e FRBR come modelli astratti delle reti La semantica dei concetti (fatti, idee, relazioni) Identificazione della rete: gerarchie, sinonimie, similarità, relazioni Arricchimento con paradigmi, contesti, comunità SKOS e DITA come modelli astratti delle reti

14 Applicare il Web 3.0 L'adozione di tecnologie web 2.0 non basta Le informazioni si accumulano I documenti invecchiano Senza un'organizzazione e una strutturazione si creano depositi morti di oggetti inutili Un po' di organizzazione dei contenuti è indispensabile Un meccanismo di tag descrittivi ai contenuti Un meccanismo di organizzazione e standardizzazione dei tag utilizzabili Thesauri semplici di relazioni Un modello evolutivo dei documenti, in grado di seguire attraverso le versioni del testo l'evolversi dei processi Un uso corretto dei tag di descrizione fornisce grandi e inattesi vantaggi.

15 Conclusioni Cory Doctorow, in un articolo dell 11 marzo scorso, scrive: The fact is that the most dreadful violators of corporate policy - the ones getting that critical file to a supplier using Gmail because the corporate mail won't allow the attachment, the ones using IM to contact a vacationing colleague to find out how to handle a sticky situation, the incorrigible Twitterer who wants to sign up all his colleagues as followers through the work day - are also the most enthusiastic users of technology, the ones most apt to come up with the next out-of-left-field efficiency for the firm. Sono queste persone quelle che introducono le tecnologie più vitali in azienda. Lasciarle cercare al di fuori dei limiti aziendali è il principio più sano e lungimirante di gestione della conoscenza che un'azienda possa avere.