MODULO 3 ELABORAZIONE TESTI (WORD)

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1 MODULO 3 ELABORAZIONE TESTI (WORD)

2 SEZIONE 1 CONCETTI GENERALI

3 Aprire un programma di elaborazione testi Premere Start, poi Tutti i programmi (o Programmi) e in seguito Microsoft Word. Se la finestra di Word all apertura non occupa tutto lo schermo, ingrandirla premendo sul tasto a forma di quadrato in alto a destra (Ingrandisci) Aprire uno o più documenti All apertura di Word, nella parte destra del monitor compare il Riquadro Attività (attivabile anche da Visualizza) dove si troveranno molte opzioni. Una di queste è Apri documento. Qui troveremo i 4 file di word aperti recentemente (Apri documento), e Altri documenti, che aprirà la cartella documenti per aprire i file word che ci interessano.

4 Creare un nuovo documento Per creare un nuovo documento occorre cliccare prima su File e poi su Nuovo. Se invece vogliamo scegliere un modello specifico bisognerà cliccare su Modelli generali, dove sono presenti molti modelli di documenti di vario tipo. Nel riquadro attività si trovano altre scelte: - Documento vuoto: apre una pagina vuota - Pagina Web vuota: apre una pagina vuota in formato htm (quindi apribile solo con un browser) - Messaggio di posta elettronica vuoto: apre una vuota. - Nuovo da documento esistente. Cerca un file Word già esistente. - nuovo da modello (vedere slide successiva)

5 La voce Nuovo da modello contiene altre voci: - Creazione guidata calendario. Consente di creare dei calendari personalizzati. - Modelli generali. Apre la finestra Modelli che contiene altre sotto schede. Si tratta di modelli di documenti per iniziare a lavorare. I Modelli sono documenti preparati che rimangono invariati anche se salviamo il file modificato. Sono utili per pubblicazioni standard come curriculum, relazioni - Modelli su siti web - Modelli dal sito Microsoft.com

6 Salvare un documento all interno di un unità di disco Digitando un testo, esso viene memorizzato nella memoria RAM del nostro computer, vale a dire quella memoria che si cancella allo spegnimento del PC. Per salvare in un unità disco, definitivamente, cliccare su File e poi su Salva con nome. Per default si aprirà la cartella Documenti ma è possibile scegliere un altra cartella (nella sezione Salva in) dove salvare il file oppure crearne una nuova, premendo sul tasto dedicato a questa funzione.

7 Salvare un documento con un altro nome Premere su File e poi su Salva con nome. Nel riquadro Nome File immettere il nome col quale si desidera salvare il file e poi premere su Salva.

8 Salvare un documento con un altro formato Nella finestra che si apre dopo aver premuto Salva con nome, compare, in basso, il riquadro Tipo file. Cliccando sulla freccetta a fianco comparirà una lista di formati di salvataggio o di precedenti versioni di Word. Ecco una serie di formati: -.doc; il formato che mantiene tutte le formattazioni di Word -.rtf; usato come interscambio tra i diversi programmi di videoscrittura -.txt; contiene solo testo, senza le formattazioni -.dot; è il formato dei Modelli -.htm; è il formato delle pagine web

9 Spostarsi tra documenti attivi Se si aprono più documenti insieme, essi compariranno nella barra delle applicazioni e per riaprire il file è sufficiente cliccarci sopra. La finestra attiva è quella con la barra del titolo colorata. Per spostarsi da un documento all altro, in alternativa, possiamo premere il tasto Alt e poi Tab e scegliere tra le icone che rappresentano i documenti aperti Usare la guida in linea L uso della guida in linea non differisce da quanto spiegato nel modulo 2. Premere sul pulsante? Inserito in un riquadro giallo in alto, apparirà una finestra dove si digiterà la domanda.

10 Chiudere un documento Per chiudere un documento è sufficiente premere sulla X in alto a destra. Non vanno confuse la X che chiude il documento, in nero e quella più grande, in alto che chiude l intero programma. Può avvenire che si apra una finestra dove ci viene chiesto se salvare le modifiche apportate al documento. Ciò significa che, dall ultimo salvataggio il file è stato modificato e il programma vuol sapere se aggiornarlo con le nuove modifiche.

11 Cambiare la visualizzazione di una pagina Dal menu Visualizza abbiamo quattro possibilità diverse di visualizzare il documento: - Normale. La più comune, usata per scrivere documenti - Layout web. Ci permette di vedere il documento come se fosse salvato sul web - Layout di stampa. Visualizzazione del documento così come verrà stampato. -Struttura. Consigliabile per documenti particolarmente estesi, divide il testo in capitoli, paragrafi e sottoparagrafi.

12 Strumenti di zoom Dal menu Visualizza scegliere Zoom. Si aprirà una finestra con varie possibilità di ingrandimento o riduzione. In alternativa, se è presente nella Barra degli strumenti si può agire sulla casella contenente il numero percentuale. Dal menu Visualizza è possibile anche attivare l opzione Schermo Intero, che elimina la cornice di Word.

13 Mostrare e nascondere la barra degli strumenti Dal menu Visualizza, cliccare su Barre degli strumenti e scegliere tra i vari tipi di barre degli strumenti quelle che interessano. In genere è meglio lasciare attive la voce Standard e quella Formattazione. Alcune barre compaiono automaticamente all esecuzione di determinate operazioni, ad esempio la barra Disegno che compare quando si inserisce un contributo grafico. Da Barre degli strumenti, scegliendo Personalizza è possibile variare a piacimento i pulsanti di ogni singola barra, immetterne di nuovi oppure eliminarne altri. Nella scheda Comandi, è possibile variare i pulsanti delle singole barre degli strumenti, cliccando sul pulsante, tenendo premuto e trascinandolo.

14 Mostrare/nascondere i caratteri non stampabili Word utilizza alcuni caratteri che noi non vediamo e che sono utili per l impaginazione del documento: quando si è andati a capo, le interruzioni di testo o di pagine, eccetera. Per visualizzare questi caratteri è sufficiente premere sul tasto Mostra/nascondi È anche possibile modificare le impostazioni per la visualizzazione dei caratteri: dal menu Strumenti scegliere Opzioni e poi Visualizza. Nella sezione Formattazione si possono scegliere Tabulazioni, spazi, Segni paragrafo, ecc.

15 Modificare le opzioni di base del programma Quando Word viene installato, il programma d installazione imposta una serie di parametri di default. Per cambiare queste impostazioni dal menu Strumenti scegliere Opzioni: si aprirà una scheda con più schede. - La scheda Inf. Utente permette di cambiare il nome dell utilizzatore del PC. - La scheda Directory predefinite permette di modificare le cartelle legate a Word. Per cambiare dove vengono salvati automaticamente i file, è sufficiente premere su Documenti e poi su modifica

16 Inserire testo La tastiera del computer ha all incirca la stessa funzione di quella della vecchia macchina da scrivere. Il punto in cui si trova la barra verticale lampeggiante è chiamato Cursore del testo, il testo digitato da quel punto in poi verrà inserito nel documento. Quando si arriva al termine di una riga, il testo va automaticamente a capo, per cui se vogliamo interrompere una riga in una determinata posizione dobbiamo premere il tasto Invio. Sul lato destro della maschera di Word compare la barra di scorrimento che permette di spostarsi da un punto all altro del documento. Durante il trascinamento Word visualizza una piccola casella in cui compare il numero di pagina del documento e l eventuale titolo del paragrafo.

17 SEZIONE 2 OPERAZIONI

18 Inserire caratteri speciali e simboli Dal menu Inserisci scegliere Simbolo e si aprirà una finestra di dialogo, una volta scelto il simbolo premere su Inserisci. La sezione Caratteri speciali è simile, ma elenca anche una serie di combinazioni di tasti coi quali attivare i vari caratteri Selezionare Per selezionare una parte di testo è sufficiente posizionare il puntatore del mouse all inizio del testo e, tenendo premuto il tasto sinistro, trascinare fino alla fine della parte che interessa. Per selezionare una parola, posizionarsi sopra e cliccare due volte velocemente, cliccando tre volte si seleziona l intero paragrafo. Per selezionare una riga di testo, posizionare il puntatore sulla sinistra fino a quando non compare una freccia rivolta verso destra. Tenendo premuto il tasto Ctrl è possibile selezionare anche altre righe. Per selezionare l intero documento dal Menu Modifica scegliere Seleziona tutto

19 Modificare i contenuti In Word un paragrafo inizia con il primo carattere digitato e termina quando si preme il tasto Invio, equivalente dell a capo delle macchine da scrivere. Normalmente il nuovo testo digitato sposta quello successivo. Se invece premiamo Ins il nuovo testo si sovrascriverà. Per sovrascrivere un testo si può anche selezionarlo e digitare il nuovo testo che si andrà a sostituire al precendente Usare i comandi annulla e ripristina Se ci si accorge di aver commesso un errore è possibile tornare indietro premendo il pulsante Annulla. Premendo la freccia a fianco compare un menu a tendina con le ultime operazioni effettuate Il pulsante Ripristina elimina gli effetti del comando Annulla.

20 Copiare del testo Dopo aver selezionato il testo, premere su Copia. Dopo essersi posizionati su dove desideriamo copiare il testo, premere il tasto Incolla. I due comandi sono presenti anche nel menu Modifica. Pulsante Copia Pulsante Incolla

21 Premendo su Incolla compare un menu a tendina dal quale è possibile scegliere fra: - Mantieni formattazione originale. Il testo viene copiato mantenendo lo stile di partenza. - Applica formattazione di destinazione. Il testo copiato assumerà lo stile del documento di destinazione - Mantieni solo testo. Il testo viene copiato senza formattazioni (vanno perduti i corsivi, i colori, i grassetti). Utile per copiare da Html. - Applica stile o formattazione. Apre lo specchietto Stile e formattazione per assegnare un nuovo stile o una nuova formattazione al testo copiato.

22 Spostare del testo Dal menu Modifica scegliere Taglia. Posizionare quindi il cursore nel punto dove si vuole spostare il testo e, dal menu Modifica, scegliere Incolla. Le stesse operazioni è possibile farle utilizzando i tasti Taglia e il tasto Incolla Cancellare del testo Selezionare il testo che si desidera cancellare e premere il tasto Canc. Oppure dal menu Modifica scegliere Cancella. Per i singoli caratteri è utile premere il tasto Canc se si trovano alla destra del cursore o Backspace se si trovano alla sua sinistra.

23 Usare il comando di ricerca Il comando di ricerca Trova si attiva dal menu Modifica. Nella finestra che si apre c è un riquadro dove digitare la parola che si desidera cercare. Premendo su Trova successivo verrà individuato il primo dei termini cercati nel testo, premendo di nuovo su quel tasto si trova il successivo e via di seguito. Premendo su Altro si daranno altre indicazioni sulla parola da cercare (minuscole/maiuscole, parole intere, ecc.).

24 Sostituire una parola o frase specifica Dal menu Modifica scegliere Sostituisci. Nel riquadro Trova digitare la parola o la frase da sostituire e nel riquadro Sostituisci la parola che la sostituirà. Premendo su Sostituisci tutto le modifiche si applicheranno a tutto il documento. Premendo su Trova successivo è possibile controllare la sostituzione una ad una.

25 SEZIONE 3 FORMATTAZIONE

26 Cambiare l aspetto del testo Dal menu Formato scegliere Carattere, si aprirà una finestra con molti riquadri: uno dove scegliere il Tipo di carattere e uno dove poter scegliere le Dimensioni. Il riquadro Anteprima permette di vedere in anticipo come sarà il carattere sullo schermo Inserire formattazioni come grassetto, sottolineato e corsivo Nella stessa finestra vista prima, nel riquadro Stile è possibile scegliere tra Grassetto, Corsivo o Sottolineato. Le stesse operazioni si attivano premendo, sulla barra degli strumenti i simboli G, C e S anche combinandoli assieme.

27 Inserire apici e pedici Gli apici sono utili per scrivere gli esponenti delle potenze (ad esempio 3x 2 ) mente i pedici vengono utilizzati per le formule chimiche (per esempio H 2 o). Nella finestra che appare premendo Carattere da Formato, in basso troviamo una serie di Effetti, tra cui i due che sono stati appena spiegati. Basta cliccare sul segno di spunta per attivarli o disattivarli. Altri effetti presenti: Barrato, Barrato doppio, Rilievo, Ombreggiatura, Maiuscoletto.

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29 Applicare la modifica di maiuscole/minuscole Dal menu formato scegliere maiuscole/minuscole si aprirà l omonima finestra come visualizzato nell immagine sottostante:

30 Applicare colori diversi al testo Dopo aver selezionato il testo da colorare dal menu Formato scegliere Carattere. Nella sezione Colore carattere si aprirà la tavolozza dei colori dove scegliere il colore Copiare le caratteristiche di formattazione Per copiare in modo rapido il formato di un paragrafo è sufficiente posizionare il cursore all interno del paragrafo del quale si desidera copiare la formattazione. Premendo sul tasto Copia formato, il cursore si trasformerà in un pennello che basterà passare sul testo o parte di testo nella quale effettuare il cambiamento.

31 Applicare uno stile esistente ad una parola, riga o paragrafo È possibile applicare stili diversi a ogni paragrafo, per enfatizzare una sezione di testo rispetto ad un altra. Per applicare uno dei molti stili disponibili si può utilizzare la finestra Stile: cliccando sulla freccia rivolta verso il basso comparirà un menu a tendina che permette una vasta scelta.

32 Usare la sillabazione automatica La sillabazione separa le parole in sillabe tra un rigo e l altro evitando la presenza di spazi vuoti in caso di testo giustificato. Dal menu Strumenti scegliere Lingua, quindi Sillabazione. Nella finestra che si apre si può scegliere se sillabare automaticamente, se sillabare anche le maiuscole e il margine nel quale far rientrare la sillabazione.

33 Inserire ed eliminare i segni di paragrafo Premendo, sulla barra degli strumenti, su Mostra/Nascondi ci appaiono tutti i simboli che non saranno stampati, tra i quali quelli che ci indicano le delimitazioni dei paragrafi vale a dire ogni volta che si è premuto Invio Inserire ed eliminare le interruzioni di riga Interruzione di riga significa, in pratica, interporre una riga vuota sotto al punto dove si trova in quel momento il cursore. Se al termine di un paragrafo, si va a capo, se a metà sposta il testo che segue di una riga. Dal menu Inserisci, scegliere Interruzione e poi Di testo. Per eliminare l interruzione di riga basta posizionarsi sul primo spazio bianco alla fine della riga e premere il tasto Canc

34 Allineare un testo Dal menu Formato scegliere Paragrafo. Nella finestra che si apre dal riquadro Allineamento è possibile scegliere se allineare il testo a sinistra, a destra, centrale oppure giustificato. Gli stessi comandi appaiono nella barra degli strumenti Applicare ai paragrafi un indentazione Indentazione significa far rientrare a destra o a sinistra il paragrafo rispetto agli altri. Dal menu Formato scegliere Paragrafo dove è possibile modificare le misure in centimetri dei rientri. È possibile modificare i rientri agendo sul righello sopra il foglio (v. slide successiva)

35 Rientro di prima riga. Permette di far rientrare la prima riga di ogni paragrafo. Rientro sporgente. Permette di creare paragrafi rientrati Rientro sinistro (cursore rettangolare sotto il triangolo inferiore). Sposta il rientro di tutto il testo selezionato Nel righello la parte bianca rappresenta l area del testo, quella ombreggiata invece i margini della pagina.

36 Allineamento testo: le tabulazioni Le tabulazioni sono posizioni predefinite all interno del documento che aiutano ad allineare il testo. Stabilire dei punti di tabulazione serve quindi ad allineare e disporre in modo più preciso il testo nella pagina, senza utilizzare spazi bianchi ripetuti (che non garantiscono la conservazione dell allineamento stabilito in caso di cambio di carattere o di versione di Word). Il tasto Tab permette di passare da una colonna all altra. Dal menu Formato, scegliere Tabulazioni. Nel riquadro Posizione tabulazioni inseriremo il primo valore di tabulazione (in centimetri) e premeremo Imposta.

37 In alternativa si deve premere sul pulsante Tabulazioni della finestra Paragrafo (vedi figura slide precedente). Nella finestra che appare (figura a lato) è possibile specificare la misura delle tabulazioni, la distanza fra una e l altra e l allineamento del testo. Una volta impostate tutte le misure di tabulazione, premere il tasto Ok per confermare. Per impostare la tabulazione di un testo occorre posizionare il cursore davanti al testo da tabulare, quindi premere il testo Tab per allineare il testo alla tabulazione impostata.

38 È possibile inserire e modificare le tabulazioni anche dal tasto di tabulazione posto a sinistra del righello orizzontale. A ciascun clic successivo viene modificato il tipo di tabulazione inserita (vedi figure a fondo slide): 1. allineata a sinistra; 2. centrata; 3. allineata a destra; 4. decimale; 5. a barre. Una volta scelto il tipo di tabulazione, per inserirla bisogna fare clic sul righello nel punto in cui deve essere posizionata. A questo punto la tabulazione è inserita ed è possibile vederne l applicazione sul righello. Per togliere un indicazione di tabulazione dal righello è sufficiente selezionarla col mouse e trascinarla fuori dal righello

39 Spaziatura paragrafi La Spaziatura dei paragrafi permette di impostare lo spazio di separazione fra i diversi paragrafi all interno di un testo, senza utilizzare ripetutamente il tasto Invio (cioè l inserimento di righe vuote). É possibile impostare l opzione Spaziatura dalla finestra Paragrafo del menù Formato, modificando i valori (espressi in punti) nelle caselle Prima (spazio da lasciare sopra ogni paragrafo del testo) e Dopo (spazio da lasciare dopo).

40 Applicare ai paragrafi un interlinea L interlinea indica la distanza che intercorre tra un rigo e l altro. Dopo aver selezionato il paragrafo dove si vuole applicare la modifica, scegliere Formato e poi Paragrafo. Nel riquadro Interlinea premendo sulla freccia compare un menu a tendina dove poter scegliere tra Singola, 1,5 righe, Minima, Esatta, Multipla. Nel riquadro Anteprima è possibile osservare le modifiche che si otterranno. Nel riquadro Valore è possibile impostare un valore di interlinea preferito, scelto dall utente.

41 Applicare una spaziatura al di sopra e al di sotto dei paragrafi Dal menu Formato, scegliere Paragrafo e nella sezione Spaziatura sui menu a tendina Prima e Dopo è possibile variare i parametri che si desidera.

42 Applicare ed eliminare punti e numeri a un elenco di un solo livello Dal menu Formato scegliere Elenchi puntati e numerati. Si aprirà una finestra con tre sottotitoli: Punti elenco, Numeri o lettere e Struttura. Viene mostrata un anteprima di massima dell aspetto che assumerà il paragrafo. È possibile creare un elenco puntato e numerato anche cliccando sui pulsanti nella barra degli strumenti. Per trasformare un paragrafo in elenco puntato o numerato occorre prima selezionarlo. Il pulsante Personalizza permette di inserire come punti elenco delle immagini scelte da noi.

43 Modificare lo stile dei punti e dei numeri in un elenco Nella sezione Punti Elenco, premendo su Personalizza, oltre a poter inserire un immagine è possibile anche scegliere i tipi di punti da inserire tra Carattere, Simbolo e appunto Immagine Aggiungere ad un paragrafo i bordi e lo sfondo Word consente di inserire bordi e sfondi per abbellire i documenti. È sufficiente premere Formato, Bordi e sfondo e dall omonima finestra. Nella scheda Bordi è possibile scegliere tra i tipi di bordo, il tipo di linea da adottare (Stile) e il colore, tutti gestibili dai menu a tendina.

44 Nella scheda Bordo Pagina potremo scegliere un bordo che includerà l intera pagina in quel momento attiva. In Applica a è possibile scegliere se applicare le modifiche alla prima pagina o all intero documento. Nella scheda Sfondo si può scegliere uno sfondo per il documento, un colore oppure uno stile. Si può applicare a un paragrafo o all intero testo.

45 3.3.3 Applicare uno stile carattere al testo selezionato Per applicare uno degli stili disponibili si può utilizzare la finestra Stile nella barra di formattazione. Comparirà un menu a tendina con i vari tipi di carattere esistenti. La formattazione di un singolo paragrafo può essere applicata ad altre parti del documento usando il tasto Copia formato, rappresentato da un icona con un grande pennello.

46 Modificare l orientamento del documento Dal menu File, scegliendo Imposta pagina si aprirà una finestra con varie schede: - Margini. Dove è possibile scegliere l orientamento della pagina. - Carta. Dove è possibile scegliere tra i vari formati di carta in commercio. - Layout. Permette di personalizzare gli spazi e la posizione delle intestazioni e dei piè di pagina, d inserire numeri di riga.

47 Modificare i margini Dal menu File, scegliere Imposta pagina. Nella sezione Margini si trovano sei caselle: Superiore, Inferiore, Sinistro, Destro, Rilegatura e Posizione rilegatura. Agendo sulle freccette a lato delle caselle potremo modificare le impostazioni per ciascuno di essi aumentando le distanze in centimetri Inserire e cancellare un interruzione di pagina Interruzione di pagina significa che la parte rimanente della pagina rimane vuota per far iniziare un capitolo nuovo all inizio della pagina successiva. Scegliere Inserisci e poi Interruzione e in seguito Di pagina. Per eliminare l interruzione è sufficiente posizionare il cursore in fondo all interruzione e premere Backspace.

48 Inserire e modificare intestazioni e piè di pagina. Dal menu Visualizza scegliere Intestazioni e piè pagina. Comparirà una barra e saranno visualizzate due aree, una in alto e una in basso dove inserire i testi Inserire campi di intestazioni e piè di pagina. Nella barra che compare premendo su Visualizza, Intestazioni e piè pagina, è possibile scegliere, premendo sulla freccetta a lato di questa barra: Autore, Data di creazione, Pagina, Nome file e percorso informazioni che verranno inserite nel punto prescelto.

49 Inserire la numerazione automatica delle pagine Dal menu Inserisci, scegliere Numeri di pagina. Si apre una finestra dove è possibile scegliere la Posizione e l Allineamento. È possibile scegliere anche se porre o meno il Numero sulla prima pagina e su Formato è possibile variare lo stile (numeri arabi, romani, lettere) e scegliere il numero di partenza della pagina.

50 Creare una tabella Dal menu Tabella scegliere Inserisci e poi Tabella. Oppure premere sul pulsante nella barra degli strumenti. Per prima cosa si dovrà decidere quante colonne e quante righe avrà la tabella. Poi si potrà decidere per una larghezza di colonne diversa da quella predefinita. In alternativa si può cliccare sul pulsante omonimo nella barra degli strumenti standard.

51 Inserire dati in una tabella Per inserire i dati nelle tabelle basta cliccare all interno della cella. Per spostarsi da una cella all altra è sufficiente cliccare col mouse oppure premere il tasto Tab. Il tasto Invio aumenta lo spazio interno alla cella Selezionare righe, colonne, celle Per selezionare una colonna o una riga è sufficiente posizionare il cursore all inizio. Quando la freccia del mouse diventa nera cliccando è possibile selezionare l intera colonna o l intera riga. Per selezionare l intera tabella bisognerà premere sull intero quadrato che compare nell angolo in alto a sinistra.

52 Inserire e cancellare righe e colonne Dopo aver reso attiva la tabella, mettendo il cursore all interno, dal menu Tabella scegliere Inserisci. Saranno presentate alcune opzioni tra le quali scegliere. Le stesse opzioni compariranno se si preme su Tabella e poi su Elimina.

53 Modificare la larghezza delle colonne e l altezza delle righe Per modificare la dimensione delle celle basterà posizionare il cursore tra una cella e l altra e poi trascinare per modificare. Per modificare l altezza di una riga o la larghezza di una colonna occorre cliccare su una cella e poi su Tabella. Le misure da modificare saranno nella casella Proprietà tabella.

54 Modificare il bordo delle celle Una volta selezionata la cella o la colonna o la riga cliccare col pulsante destro e nel menu che appare cliccare su Bordi e Sfondo dove è possibile scegliere il colore, lo spessore e il tipo di linea da adottare per la linea dei bordi. Nel menu Applica a si trovano quattro possibilità per selezionare l area alla quale applicare il bordo tra Tabella, Paragrafo, Cella, Testo Applicare sfondi alle celle Nella stessa finestra vista in precedenza, Bordi e Sfondo, una volta scelta la scheda Sfondo è possibile modificare i vari parametri. Nel menu Riempimento si trova la tavolozza di colori tra i quali scegliere mentre nella sezione Motivo è possibile scegliere un secondo colore (Colore) e la percentuale del nuovo colore rispetto al primo scelto (Stile). Nel menu Applica a della scheda Sfondo è possibile selezionare le opzioni Testo, Paragrafo, Cella, Tabella

55 Inserire disegni, immagini e grafici in un documento Dal menu Inserisci scegliere Immagine. Comparirà un nuovo menu con alcune scelte: - Clip Art. Si tratta di una raccolta interna a Office. Nel riquadro Trova è possibile immettere un nome per la nostra ricerca. Con i menu Cerca in e Tipo di documento si restringe la ricerca. - Da file. Si sceglie un file immagine salvato nell hard disk con un comune comando Sfoglia. - Da fotocamera o scanner. Si apre una finestra dove viene chiesta la fonte delle immagini. Occorre aver installato il dispositivo e il relativo programma.

56 - Organigramma. Si tratta di forme organizzate in una struttura gerarchica. Per inserire testo all interno delle forme è sufficiente cliccare al loro interno. Per inserire altre forme o visualizzare altri tipi di organigramma è sufficiente operare sui programmi presenti nella barra Organigramma. - Nuovo disegno. Questa possibilità permette di inserire disegni creati sul momento. - Forme. Selezionando questa opzione dalla barra Disegno compaiono una serie di forme presenti da scegliere e collocare nel punto desiderato. - Word Art. Si tratta di un altra raccolta di Office che permette di presentare del testo con particolari effetti grafici. - Grafico. Scegliendo Grafico comparirà un grafico ed una tabella di dati. Sostituendo i dati nella tabella essi si modificheranno nel grafico.

57 Selezionare un disegno, un grafico, un immagine È sufficiente premere sull immagine o sul contributo grafico. Appena comparirà incorniciato allora vorrà dire che è selezionato Duplicare un disegno, un grafico Selezionare il contributo grafico, premere su Modifica e poi su Copia. Nella destinazione scegliere Modifica e Incolla. In alternativa si possono scegliere queste due voci nel menu del tasto destro del mouse o utilizzando i tasti già visti in precedenza.

58 Spostare un disegno, un immagine, un grafico All interno dello stesso documento è sufficiente cliccare sul contributo grafico e trascinarlo dove si desiderare tenendo premuto il tasto del mouse. Il puntatore assumerà la forma di quattro frecce disposte a croce. Per spostare da un documento all altro, è sufficiente premere Taglia e poi Incolla sia nel menu Modifica, che nel menu del tasto destro del mouse, sia utilizzando i consueti tasti nella barra degli strumenti.

59 Modificare le dimensioni si un disegno, di un grafico, di un immagine. Dopo aver selezionato il contributo grafico è sufficiente agire sui quadratini che compaiono al centro dei lati e sugli angoli. Trascinandoli si modificheranno le dimensioni. Premendo col tasto destro del mouse sull immagine comparirà un menu Formato Immagine con una serie di opzioni modificabili tramite cui potremo decidere le misure dell oggetto Cancellare un disegno, un grafico, un immagine. Selezionato il contributo, premere su Modifica e poi su Cancella oppure premere il tasto Canc. Premendo su Modifica e poi Annulla annulleremo questa operazione.

60 Stampa Unione La Stampa Unione è la procedura attraverso la quale Word crea dei documenti personalizzati cioè che hanno una parte uguale per tutti e un altra (di solito costituita da nomi e indirizzi) che cambia a seconda del destinatario. È paragonabile alla gestione e spedizione della corrispondenza tramite computer. Così Word prepara il documento in più copie e, parallelamente, crea una lista di indirizzi; al termine del processo il computer associa ogni lettera ad un indirizzo diverso.

61 Aprire o preparare un documento principale per inserirvi i campi Dal menu Strumenti scegliere Lettere e Indirizzi quindi Creazione guidata Stampa unione. Nel Riquadro attività apparirà la scheda di composizione guidata composta di sei passaggi: 1- nel primo passaggio si sceglie il tipo di documenti tra Lettere, Messaggi di posta elettronica, Buste, Etichette o Elenco. 2- nel secondo passaggio si sceglie il documento da inviare fra Usa il documento corrente (usa il documento in quel momento attivo su Word), Inizia da modello (selezionando un modello tra quelli esistenti), Inizia da un documento esistente (da selezionando con Apri file ).

62 Aprire o preparare una lista di distribuzione 3-Se abbiamo già la lista di distribuzione, ovvero la lista degli indirizzi a cui mandare il documento, possiamo aprirla; se invece non l abbiamo basterà creare una Maschera, cioè una tabella nella quale inserire i dati3- la terza scheda contiene le istruzioni per aprire o costruire la lista di distribuzione. La prima scelta è Usa elenco esistente (indirizzi creati precedentemente con Access o Excel). Premendo Sfoglia comparirà la finestra Seleziona Origine Dati dove poter scegliere un file adatto per contenere gli indirizzi. In alternativa si potrà scegliere tra Seleziona dei contatti da Outlook, oppure Crea un nuovo elenco (o Maschera).

63 Unire una lista di distribuzione a una lettera o a un documento di etichette 4- Nella quarta scheda viene chiesto all utente di scrivere la lettera, nel caso non l avesse già fatto. Nel riquadro Composizione lettera si avranno a disposizione le seguenti opzioni: - Blocco di indirizzi. Qui è possibile scegliere fra le molte forme dell intestazione e quali elementi inserire. - Formula di apertura. Qui si sceglieranno le varie formule di apertura differenti. - Affrancatura elettronica (dove disponibile). - Altro. Dove è possibile modificare l insieme delle corrispondenze dei campi. Se qualche campo compare con la dicitura non disponibile dovremo aprire il menu a tendina e assegnare il campo corrispondente.

64 5- Nella quinta scheda è possibile vedere il risultato delle nostre scelte, in un anteprima. Se soddisfa le esigenze, cliccando su Completa Unione si passerà all ultima scheda. 6- Nell ultima scheda è possibile scegliere solo tra due possibilità: Stampa, che permette di stampare definitivamente le lettere e Modifica singole lettere dove è possibile scegliere di stampare solo una parte di lettere o dei record (le varie voci come indirizzo, nome, eccetera )

65 Modificare l orientamento di un documento:orizzontale o verticale; modificare le dimensioni della pagina; modificare i margini di un documento. Per modificare il formato in cui sarà stampato il documento, dal menu File, scegliere Imposta pagina, la finestra che si apre permette di modificare l orientamento della pagina, il tipo di carta ed il layout. Inoltre nella sezione Margini sarà possibile modificare i valori dei margini della pagina (Superiore, Inferiore, Destro, Sinistro, Rilegatura)

66 Interruzione di pagina Spesso è necessario interrompere il testo per fare in modo che prosegua nella pagina successiva. Per eseguire correttamente questa operazione (senza ricorrere ad una serie di invii ripetuti) occorre inserire una interruzione di pagina, scegliendo la voce Interruzione dal menù Inserisci (figura 1); si apre così una finestra di dialogo (figura 2) in cui va spuntata l opzione Di pagina, dandone quindi conferma mediante un click sul pulsante OK. Per eliminare le Interruzioni di pagina è sufficiente posizionare il cursore in fondo all interruzione e premere Backspace Figura 2. Figura 1.

67 Modificare il testo nell intestazione, piè di pagina Per documenti di una certa dimensione è consigliabile inserire un intestazione a piè pagina, con dati riguardanti il numero della pagina, il nome del file, la data di creazione (N.B.:questa opzioni saranno visibili solo se è attivata l opzione Visualizza, Layout di stampa). Per farlo occorre scegliere dal menu Visualizza l opzione Intestazioni e piè pagina; comparirà una barra con vari pulsanti che permettono di inserire informazioni riguardo l autore, la data di creazione, il numero della pagina. È possibile anche inserire i numeri delle pagine dal menu Inserisci, cliccare Numeri di pagina, e sceglierne la posizione ed il formato.

68 Controllo di un documento prima della stampa Word individua automaticamente quelli che considera errori ortografici. Bisogna ricordare che il correttore ortografico non considera il contesto della frase e dunque una parola corretta ortograficamente ma errata semanticamente non viene segnalata. Un altro aspetto da considerare al termine della stesura del documento è l aspetto grafico, di formattazione, con i caratteri i grassetti e i corsivi al posto giusto.

69 Strumenti di controllo ortografico Word riconosce automaticamente gli errori ortografici sottolineandoli con una linea ondulata rossa. Non sempre si tratta di errori, a volte è solo una parola non presente nel pur ampio dizionario. Scegliendo Controllo ortografia e grammatica dal menu Strumenti, oppure il tasto F7, apparirà un riquadro nel quale il correttore segnalerà gli errori e le parole ripetute. Scegliendo Cambia la parola suggerita o quella corretta dall utente verrà modificata (scegliendo Cambia tutto verrà modificata la parola in tutto il documento). Scegliendo Ignora, o Ignora tutto, la parola verrà ignorata nel documento. Aggiungi, invece, aggiunge la parola nel dizionario e Suggerisci visualizza un elenco di alternative proposte dal computer.

70 Il pulsante Opzioni fornisce i tipi di parole su cui il correttore interverrà. Il controllo ortografico considera errore anche la ripetizione di due parole identiche consecutive anche se in italiano esistono espressioni come via via che grammaticalmente sono corrette. È sufficiente ignorare la correzione. Infine occorre ricordare che il correttore ortografico funziona anche in altre lingue se i relativi dizionari sono stati installati dal CD di Office. Dal menu Strumenti è sufficiente scegliere Lingua e poi Imposta lingua. Spuntando la casella Rileva lingua automaticamente il programma sceglierà automaticamente quale dizionario utilizzare appena incontra un termie straniero.

71 Aggiungere nuove parole al dizionario interno al programma Posizionando il puntatore del mouse sulla parola errata e cliccando col tasto destro comparirà un menu di scelta rapida con: - In alto alcuni suggerimenti per la correzione - la possibilità di ignorare la parola ritenuta errata (Ignora) - la possibilità di aggiungere la parola al dizionario di Word (Aggiungi) in modo che la parola non venga più segnalata come errore. Selezionando una parola esatta, il menu a comparsa del tasto destro permette di scegliere dei Sinonimi tra i quali scegliere cliccandoci sopra.

72 Visualizzare l anteprima di un documento L Anteprima di stampa permette di vedere come sarà il documento una volta stampato. Si attiva premendo sulla voce presente nel menu File, oppure sul tasto corrispondente. Nella finestra dell Anteprima di stampa il puntatore assume la forma di una lente di ingrandimento e cliccando la visualizzazione aumenterà o diminuirà. Il pulsante Pagine multiple permette di visualizzare più pagine sullo schermo. Premendo su Chiudi (o il tasto Esc) l anteprima verrà chiusa.

73 Scegliere opzioni di stampa Dal menu File, premere Stampa, comparirà una finestra con alcune opzioni: - Il riquadro Pagine da stampare permette di scegliere quante e quali pagine (separate da virgola) si vuole stampare. - il riquadro Copie permette di decidere quante copie del documento i desidera stampare e di Fascicolare, ovvero stamparle già ordinate per numero di pagina. - Nella parte bassa si trovano, a sinistra, due menu a tendina, dove è possibile scegliere se stampare il documento o il riepilogo o gli stili usati. Oppure scegliere se stampare tutto il documento, solo le pagine pari o solo le dispari. - il riquadro Zoom permette di scegliere se stampare una pagina sola per foglio o di più e di adattare il formato ad altri formati di carta - cliccando su Opzioni si potrà scegliere se cambiare l ordine di stampa delle pagine (dalla prima all ultima e viceversa) o se stampare anche le immagini. Il pulsante Stampa si trova anche nella barra degli strumenti standard.

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