Excel basi, funzioni, grafici

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1 Lezione frontale Excel basi, funzioni, grafici

2 Cenni storici (1) comparsa foglio elettronico: 1979, Dan Bricklin, studente di Harward. alla base: concetto di tabella obiettivo generale di un foglio elettronico: trattamento di qualsiasi tipo d informazione strutturabile in forma di tabella. primo foglio elettronico in commercio: VISICALC.

3 Cenni storici (2) 1985: prima comparsa di Microsoft Excel pressoché invariato da allora inizialmente concepito per creare ed aggiornare velocemente modelli economici oggi enorme versatilità possibilità di introdurre numeri, testo, formule, grafici e creare delle relazioni tra questi elementi.

4 I fogli elettronici (MS EXCEL: concetti di base) strumenti per organizzare e gestire dati e calcoli dati immessi organizzati in tabelle. Si possono immagazzinare informazioni di vario tipo: risultati numerici (medie, massimi, minimi, somme..) grafici (diagrammi a barre, a torta, tanti altri tipi)

5 I fogli elettronici (MS EXCEL: concetti di base) foglio elettronico costituito da: Colonne Righe Celle: intersezione tra una riga e una colonna un po come la battaglia navale chi di voi non ci ha mai giocato??

6 IL CONCETTO DI COLONNA La posizione di ogni colonna è indicata da una lettera Esempio: colonna D

7 IL CONCETTO DI RIGA La posizione di ogni riga è indicata da un numero Esempio: riga 4

8 CELLA: INCROCIO COLONNA-RIGA La posizione di ogni cella è indicata da un nome, costituito dalla lettera della colonna e dal numero della riga che si intersecano in quella cella Esempio: cella D4

9 Perché questa struttura? (1) Molto potente Più fogli di lavoro possono essere collegati tra loro (interdipendenti) I fogli di lavoro possono essere protetti (si possono creare, ad esempio, form in cui è possibile cambiare i valori ma non intervenire sulle formule) Possibilità di elaborazione statistica piuttosto avanzata (vari tool) (continua)

10 Perché questa struttura? (2) (continua) Possibilità di rappresentare dati e risultati graficamente Possibilità di attribuire ai dati un formato di presentazione (strumenti per intervenire su formato e aspetto, come in Word) Possibilità di inserire macro (scritte in VBA, Visual Basic For Application, un subset di VB, Visual Basic) Possibilità di condividere fogli di lavoro La cella è un contenitore e ha riferimenti (approfondiremo)

11 Excel ha dei limiti? Quali sono? È una domanda che ci si pone quasi subito, quando si comincia ad utilizzare Excel

12 Limiti dei fogli e delle cartelle di lavoro (1) Da specifiche Microsoft (si riportano le più importanti)

13 Limiti dei fogli e delle cartelle di lavoro (2)

14 Limiti di calcolo (1)

15 Limiti di calcolo (2)

16 Limiti dei grafici Altre specifiche (meno importanti per i nostri scopi) su:

17 La cella come contenitore Nel senso di variabile può contenere dati numerici, alfanumerici, testuali (es. per creare form il foglio può essere protetto, in cui i dati possono essere variati e aggiornati automaticamente) può contenere riferimenti ad altre celle, fogli, documenti formule e funzioni riferimenti ipertestuali query internet e risultati di query

18 La cella come contenitore: esempio di form

19 La cella come contenitore: tipi di formule

20 La cella come contenitore: valori

21 Tipi di dati Essenzialmente tre tipi di dati: NUMERICI ALFANUMERICI DATE

22 Tipi di dati NUMERICI costituiti da numeri e cifre si utilizzano per effettuare operazioni di tipo aritmetico e vengono indicati col termine NUMERI o VALORI. rappresentazione e il numero di precisione decimale é vario e dipende dal tipo di notazione utilizzata é possibile usare notazioni di tipo monetario, scientifico etc.

23 Tipi di dati ALFANUMERICI costituiti da lettere e numeri hanno funzione descrittiva ed esplicativa dei dati contenuti nel foglio di lavoro tipo di dati indicato col termine ETICHETTA o semplicemente TESTO Un etichetta é quindi una qualsiasi sequenza di lettere e numeri che cominci con una lettera o un qualsiasi simbolo DIVERSO da: /, +, -, $ o.. se fosse necessario utilizzare dei numeri non preceduti da lettera in un etichetta, durante la fase di immissione dell etichetta, iniziare la stringa numerica con un carattere speciale L APICE ( ).

24 Tipi di dati DATA/ORA tipo di dato particolare composti da valori numerici e caratteri grafici ( es: 21/12/95, 21 Dicembre 1995, ), possono essere utilizzate in espressioni matematiche. quando vogliamo introdurre in una cella una data, dobbiamo specificare al sistema che il dato che stiamo per introdurre é di tipo DATA esempio: immettendo la data 21/12/95, senza specificare che si tratta di una data, il sistema interpreterà diversamente il dato, a seconda che ci sia o meno l uguale (provare)

25 La cella come contenitore: riferimenti (1) Ipertesti, celle, altri fogli

26 La cella come contenitore: riferimenti (2a) Query relative a pagine Internet: creazione

27 La cella come contenitore: riferimenti (2b) Query relative a pagine Internet: risultato

28 La cella come riferimento La cella ha riferimenti (colonna, riga) Cui possono riferirsi formule, alte celle, celle in altri fogli di lavoro. In questo modo, al cambiare dei dati in una cella, cambiano automaticamente tutti i valori ad essa collegati o da essa dipendenti I riferimenti possono essere Assoluti Relativi

29 I RIFERIMENTI RELATIVI Si adeguano in relazione alle celle di partenza quando si copia o si sposta una formula

30 I RIFERIMENTI ASSOLUTI Non comportano nessun adeguamento durante la copia della formula Rif. assoluto: =$A$1 Rif. misto: =$A4 Rif. misto: =A$7 Copia della formula =A$7 nelle celle adiacenti

31 Le formule (1) Le formule iniziano con l operatore = Possono contenere: 1.Costanti(numeri o stringhe) 2.Riferimenti(indirizzi di celle, es. A1) 3.Funzioni(operazioni predefinite) Vengono aggiornate automaticamente quando le celle cui fanno riferimento vengono modificate

32 Le formule (2) FORMULA: combinazione di valori ed operatori che genera un nuovo valore quale risultato dell operazione il dato prodotto dalla formula viene visualizzato nella cella in cui la funzione risiede non appena l utente ha terminato di inserire la formula in una cella, tale formula viene rimpiazzata dal valore numerico frutto di tale operazione Si possono utilizzare tutti gli operatori conosciuti (che vedremo nell esercitazione)

33 Le funzioni (1) caratterizzate da un nome, un elenco di argomenti (arg1;arg2; ) restituiscono un valore nella cella ospitante Esistono vari tipi di formule. Principali: Aritmetiche Di testo Logiche Ci sono anche formule statistiche, finanziarie, ecc

34 Le funzioni (2) Aritmetiche: utilizzano dati numerici per realizzare operazioni di tipo aritmetico di testo: utilizzano le etichette, ed effettuano operazioni di confronto e concatenazione di stringhe di testo Logiche: sono enunciati che producono come risultato il valore 1 ( vero) se l espressione é corretta ed il valore 0 (falso) se l espressione é errata ricordate le tabelle di verità?...

35 Le funzioni nidificate Le funzioni (tutte) possono essere inserite una nell altra Possono essere combinate tra loro Si dicono funzioni nidificate (nested) Esempio (in pseudolinguaggio): Dividi (somma di due numeri) per altro numero In questo caso la funzione «dividi» contiene la funzione «somma» il cui risultato fornisce il dividendo da utilizzare

36 Seconda parte HELP, WIZARD, TABELLE PIVOT E GRAFICI

37 Riepilogo Abbiamo visto sia in teoria che nella pratica: Cenni storici Colonne, righe, celle Limiti di Excel: fogli e cartelle di lavoro, calcolo, grafici Cella come contenitore dati, riferimenti tipi di dati: numerici, alfanumerici, data/ora formle e funzioni riferimenti ipertesutali e query internet Cella come riferimento riferimenti assoluti e riferimenti relativi Formule e funzioni Funzioni nidificate

38 Help in linea Mai imparare a memoria! Imparate ad utilizzare l Help! Excel offre una guida alle funzioni, che può essere consultata direttamente dalla barra del menu standard oppure dal bottone di aiuto nella finestra che compare quando si richiede l inserimento di una funzione La guida in linea delle funzioni fornisce: La sintassi della funzione Una breve descrizione della funzione (la funzione matematica calcolata) e qualche esempio di utilizzo È sempre utile controllare cosa fa esattamente una funzione predefinita prima di utilizzarla.

39 Funzioni: help in linea Help in linea per la funzione E che restituisce VERO se tutti gli argomenti hanno valore vero, FALSO altrimenti

40 I wizard (1) sono procedure guidate che facilitano alcune operazioni più complesse quando scegliete di inserire una funzione selezionandone il nome dalla lista predefinita, quello che compare è un wizard

41 I wizard (2) ci sono wizard per tutte le pocedure più complesse ad esempio il wizard per l importazione di dati

42 I wizard (3) un altro esempio è il wizard per la creazione di una tabella pivot Nota: nella versione più recente di Excel l aspetto è leggermente diverso

43 I wizard (4) Un altro esempio è il wizard per l inserimento di un grafico Nota: nella versione più recente di Excel anche in questo caso il wizard appare diverso

44 Tabelle pivot (1) tavola riassuntiva interattiva contenente i dati più significativi presenti in Excel comodo strumento di analisi veloce dei dati immessi paragonabile ad una vista logica dinamica di un database facilmente modificabile di volta in volta la si può manipolare per analizzare sotto vari aspetti i dati

45 Tabelle pivot (2) Si provi ad immaginare di avere i dati riportati nella tabella in figura, e di dover rispondere a domande del tipo: Che quantità del prodotto A è stata spedita a Febbraio? Cosa ha ricevuto il cliente Rossi? Che quantità del prodotto C ha ricevuto Bianchi? Che quantità, in totale, è stata spedita del prodotto C?

46 Tabelle pivot (3) dati di questo tipo hanno carattere multidimensionale possono essere interpretati in vario modo a seconda dell aspetto che si desidera evidenziare. occorre organizzare i dati secondo più dimensioni, utilizzando una tabella pivot. In una tabella pivot si hanno: campi riga, ovvero le intestazioni delle righe campi colonna, cioè le intestazioni delle colonne item ovvero le sottocategorie campi pagina, cioè i criteri (etichette) cui è sottoposta l intera tavola pivot dati contenuti nella tavola

47 Tabelle pivot (4) Per creare una tabella pivot a partire da una lista: si seleziona la lista. si sceglie il comando rapporto tabella pivot e grafico pivot dal menu dati. si seguono le indicazioni del wizard (procedura guidata) che appare. Nell ultima versione di Excel non è presente un vero e proprio wizard, ma lo vedremo meglio nell esercitazione pratica

48 Grafico (rapporto) pivot a partire da una tabella pivot o direttamente da una lista in Excel si può creare un grafico (o rapporto) pivot si tratta di una visualizzazione grafica dei dati, create sempre secondo il concetto di consolidamento dei dati, tipico della tabella pivot anche in questo caso è possibile manipolare il grafico (rapporto) a seconda di quello che si desidera evidenziare

49 Rappresentazione grafica dei dati I dati possono essere visualizzati graficamente per renderli più presentabili o per evidenziare i risultati ottenuti dettaglio importante dell analisi non va trascurata rende leggibili i risultati ottenuti e le informazioni di partenza

50 Presentazione dei dati (1) Dati in forma tabellare (contenuti in un foglio di lavoro): dare sempre un aspetto organizzato alle tabelle in modo da completare la visione analitica del problema Vari modi: comandi di formato presenti nella barra dei bottoni (sotto la barra dei menu) o comandi menu formato; farsi guidare da Excel, utilizzando il wizard di formattazione automatica (menu formato) è possibile scegliere il layout più adatto utilizzare formattazione condizionale (menu formato)

51 Presentazione dei dati (2) tre bottoni che consentono la modifica dell aspetto delle celle: bordi, per impostare il contorno della/delle celle selezionate (stesso effetto menu formato>celle>bordo) colore di riempimento, per impostare lo sfondo della/delle celle selezionate (stesso effetto menu formato>celle>motivo) colore carattere, per impostare il colore del carattere con cui sono rappresentati i dati nella/nelle celle selezionate (stesso effetto menu formato>celle>carattere) comando celle (ma anche le voci riga, colonna e foglio) dal menu formato presenta varie schede

52 Presentazione dei dati (3) wizard di formattazione automatica menu formato>formattazione automatica.

53 Presentazione grafica I dati devono essere presentati anche in modo grafico facilita la lettura modalità: wizard di creazione grafico (menu inserisci) apposito bottone presente nella barra dei bottoni introdurre, ove occorra: il boxplot dei dati una tabella pivot, o un grafico o un rapporto pivot Vi sono alcune considerazioni importanti

54 I grafici Un grafico evidenzia i dati o i risultati ottenuti rendendoli più presentabili e interpretabili Gli utenti tendono a scegliere un grafico in base ai gusti personali non adeguatamente al tipo di dati che intendono presentare la scelta del tipo di grafico dipende invece dall organizzazione dei dati!

55 I grafici: tipi (1) istogrammi (i grafici a barre) utili per rappresentare valori numerici associati ad una o due categorie di dati (anche più di una, ma salvando leggibilità). grafico a torta (il vostro preferito ) utile per rappresentare le porzioni di un intero sarà utile quando i dati sono categorizzati in modo tale da formare, nel complesso, un unità (si pensi alle percentuali)

56 I grafici: tipi (2) grafici a linee particolarmente indicati per rappresentare una o più sequenze di dati temporali infatti, anche se in alcuni casi è possibile utilizzare un grafico a colonne per rappresentare una singola sequenza temporale, un grafico a colonne per più sequenze temporali può risultare confuso Excel richiede che i punti sull asse orizzontale di un grafico a linee siano equamente distanziati (è proprio il caso delle sequenze temporali). Se i punti lungo l asse orizzontale non fossero equamente distanziati, è preferibile utilizzare un grafico a dispersione, utile per esaminare la relazione fra due variabili numeriche

57 I grafici: tipi (2) grafico a dispersione: quando si vuole evidenziare la distribuzione dei dati in un area, rispetto a due assi boxplot è uno strumento grafico di sintesi dei dati non semplice. Legato a interpretazione statistica dei dati si compone di una scatola i cui bordi corrispondono a Q1 e Q3 (quartili) si segna la posizione della mediana vengono aggiunti un baffo superiore e un baffo inferiore. Excel fornisce possibilità di grafici 2D e 3D

58 Conclusioni Excel utile per trattare dati (vario tipo, ovviamente in particolare numerici, alfanumerici, data/ora ) A disposizione vari operatori per creare funzioni personalizzate Molto ricco di funzioni predefinite Condivisione dati tra più fogli, utenti Protezione del foglio (per formule, per creare form) Query Internet Presentazione dei dati (importante sia per tabelle che per grafici scegliere il tipo di grafico adeguato) Help e wizard permettono di orientarsi anche con argomento nuovo o difficile Possibilità macro automatiche e VBA (Visual Basic for Application)