Sistemi informativi a supporto della gestione associata dei Comuni

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1 CONVENZIONE PER LA GESTIONE ASSOCIATA DELLE FUNZIONI DI ORGANIZZAZIONE GENERALE DELL AMMINISTRAZIONE, GESTIONE FINANZIARIA E CONTABILE E CONTROLLO TRA I COMUNI DI ARQUA POL., FRASSINELLE POL., COSTA DI ROVIGO, PINCARA, VILLAMARZANA e VILLANOVA DEL GHEBBO PIANO FINANZIARIO ALLEGATO 2 Atto C.C. n. 44 del

2 Sistemi informativi a supporto della gestione associata dei Comuni Premessa I Comuni di Arqua' Polesine,Costa di Rovigo, Frassinelle,Villamarzana, Villanova del Ghebbo e Pincara necessitano di organizzare secondo le direttive della normativa vigente una gestione associata di numerosi servizi e funzioni di competenza. Supporto fondamentale a tale attività è l'adeguamento degli attuali sistemi informativi in un'ottica di condivisione. Il presente documento riporta in maniera sintetica un quadro degli interventi previsti fornendo una stima dei costi per le singole fasi operative. Situazione attuale Sulla base dell'analisi condotta presso ciascun Ente è stato predisposto un quadro di riepilogo dello stato dell'arte dei relativi sistemi informativi, presentato in tabella 1. Arqua' Costa Frassinelle Pincara Villamarzana V.d.Ghebbo Suite applicativa principale Halley (Applicazione WEB) Kibernetes (Applicazione Client/Server) Halley (Applicazione Web) Halley (Applicazione Web) Halley (Applicazione WEB) SicraWeb-Maggioli (Applicazione Web) Altri applicativi (Edilizia) R.V. GPE (Applicazione Client/Server) R.V. GPE (Applicazione Client/Server) Altri Applicativi (albo pretorio) Gaspari Altri applicativi (protocollo) Lapis (Applicazione Web) Altri applicativi (gestione polizia locale) Procedure Informatizzate Atti Amm. Atti Amm. Atti Amm. Atti Amm. Patrimonio Costo indicativo manutenzione suite applicativa (valore annuo comprensivo di IVA) (comprensivi di quota di investimento) Server Centrale Postazione Operatore / Postazioni obsolete o parzialmente obsolete si (consigliabile sostituzione) Si si si si si 8/0 12/(2-5) 6/(2-3) 11/(2-5) 10/(0-2) 12/(0-3) Operatori informatico / Scansione documenti Collegamento a larga banda si/no si/no si/no si/no si/no si/si Adsl assimmetrico (6Mbps/640Kbps) WLL/Iperlan simmetrico (2Mbps) Mini Adsl (640Kbps/128Kbps Wifi assimmetrico (2Mbps/512Kbps) Tecnologia Telefonia Centralino Analogico Centralino VOIP Centralino Analogico Centralino con funzioni VOIP (apparati analogici) WIFI (in attivazione) Centralino VOIP Wifi assimmetrico (2Mbps/512Lbps) Centralino VOIP Tabella 1 - Riepilogo sintetico stato Comuni La raccolta evidenzia una situazione globalmente buona; la maggior parte delle procedure risulta informatizzata e gestita a livello centrale all interno della suite in uso all amministrazione, il parco hardware utilizzato è mediamente aggiornato anche se esistono delle situazioni che necessitano di un adeguamento. In generale manca in molte realtà una gestione digitale completa del documento informatico (scannerizzazione di tutti i documenti cartacei in ingresso al protocollo, aggancio automatico ai servizi PEC del protocollo), tale funzione è da considerarsi fondamentale in un ottica di una gestione associata dei servizi che presuppone la disponibilità e l accesso ai documenti da sedi diverse e lo svolgimento dell iter amministrativo di deliberazione e determinazione in maniera decentrata. Non ultimo il trattamento, per quanto possibile nativo, del documento digitale semplifica le attività di pubblicizzazione degli atti (albo pretorio e pubblicazione informativa su web) oltre ad essere propedeutico all attivazione delle funzioni di conservazione sostitutiva.

3 Interventi a supporto della gestione associata Come brevemente descritto in premessa una gestione di tipo associato dei servizi richiede, oltre ad una riorganizzazione procedurale all interno degli enti, una serie di strumenti di supporto volti ad ottenere, fra gli altri, i seguenti obiettivi: Possibilità di gestire l operatività delle procedure amministrative in maniera cooperativa dalle sedi amministrative degli enti; Accesso alle banche dati in maniera remota; Circolarità del documento informatico; Coerenza e uniformità delle banche dati e delle procedure informatiche utilizzate; Semplicità nelle comunicazione fra gli enti; Economie di scala; Semplificazione nelle operazioni di gestione; Aumento della produttività. Sulla base del contesto in essere e dell analisi effettuata il perseguimento di tali obiettivi è subordinato all esecuzione di alcuni interventi strutturali da applicarsi in maniera progressiva. La tabella 2 sintetizza gli interventi previsti, le modalità operative e l individuazione degli obiettivi perseguiti per ognuno di essi; i successivi paragrafi descrivono con maggiore dettaglio le modalità di esecuzione ipotizzate e i costi stimati. Intervento Note e modalità Obiettivi Realizzazione di un infrastruttura di rete fra gli enti convenzionati Omogeneizzazione delle procedure informatiche, operative e delle banche dati Nell ambito di un organizzazione distribuita la presenza di una rete dati stabile e performante è prerequisito fondamentale a supporto di tutte le funzioni operative. Oltre al supporto alla comunicazione dati (accesso a procedure, scambio di documenti e in generale di files) le moderne reti telematiche possono costituire anche supporto alla realizzazione di moderne reti di comunicazione telefonica tramite i protocolli VOIP. La realizzazione è attuabile tramite la creazione di reti virtuali private su connettività a larga banda a canone (VPN, MPLS) o tramite realizzazione di un infrastruttura privata dedicata di proprietà dell ente tipicamente utilizzando tratte radio o tratte in fibra ottica. Si prevede anche l estensione dei servizi VOIP su tutti gli Enti tramite fornitura di un nuovo centralino o integrazione degli esistenti e la fornitura di nuovi apparecchi telefonici. L omogeneizzazione delle procedure informatiche e delle banche dati fornisce la base auspicabile per la razionalizzazione delle procedure operative nell ambito di una gestione associata dei servizi. Pur essendo possibile, in fase di avvio, l operatività basata sulle attuali procedure, l uniformazione delle stesse produce indubbi benefici, garantendo la possibilità di economie di scala sia a livello operativo (personale formato e intercambiabile, gestione cooperativa ecc.) sia nelle attività e nei costi di supporto e gestione dei sistemi. Accesso distribuito al dato e alle procedure; Circolarità del documento; Semplicità di comunicazione. Possibilità di gestire l operatività delle procedure amministrative in maniera cooperativa dalle sedi amministrative degli Enti; Coerenza e uniformità delle banche dati e delle procedure

4 Adeguamento del parco software e hardware degli Enti Esternalizzazione dei servizi di supporto non caratteristici dell ente Il processo di adozione di una soluzione strutturata e integrata per impatto e complessità presuppone la stesura di un documento specifico di analisi su cui coinvolgere (tramite procedura negoziata) gli attuali fornitori di servizio ed altri attori presenti sul mercato. Le componenti oggetto di fornitura saranno: - Fornitura di una suite applicativa comprensiva di tutti i moduli in uso presso gli Enti; - Fornitura dei servizi d installazione e avvio delle procedure; - Fornitura di servizi di migrazione e bonifica dei dati; - Fornitura dei servizi di formazione del personale; - Fornitura dei servizi di supporto e manutenzione degli applicativi I risultati attesi di tale attività, oltre all uniformazione delle procedure e delle banche dati, sono l ottenimento di economie di scala relative ai servizi di gestione, manutenzione e supporto degli stessi e la semplificazione globale dell infrastruttura finale. E da considerarsi inoltre fondamentale l adozione di una suite applicativa che permetta una gestione Multi-Ente delle banche dati in modo da permettere l accoglimento all interno di un unica infrastruttura (server centralizzato o servizio di datacenter). Si prevede l adeguamento del parco macchine (personal computer e periferiche) presente e la sua integrazione con periferiche specifiche di digitalizzazione dei documenti. All interno della gestione degli enti pubblici esistono funzioni che sono da considerarsi di supporto e potrebbero prestarsi a operazioni di esternalizzazione totale o parziale. Fra queste sono valutabili: - Servizi di supporto informatico (supporto alle periferiche, supporto ai sistemi di base, fornitura di servizi datacenter avanzati); - Altri servizi di tipo strumentale. informatiche utilizzate; Interoperabilità e intercambiabilità del personale che opera all interno dei singoli servizi Economie di scala e razionalizzazione dei costi di manutenzione; Aumento della produttività. Aumento della produttività degli operatori; Riduzione dei guasti e fermo macchina; Circolarità del documento (tramite adozione di periferiche di digitalizzazione e gestione del documento informatico); Possibilità di liberare risorse umane da riassegnare nell ambito delle funzioni fondamentali dell ente; Economie di scala; Disponibilità di competenze non presenti all interno degli enti. Tabella 2 - Piano degli interventi Va notato che i punti trattati si inseriscono all interno di piano più esteso di interventi che potrà essere integrato e completato con ulteriori azioni descritte brevemente nel paragrafo sviluppi.

5 Intervento 1 Realizzazione di un infrastruttura di rete fra gli Enti Come anticipato per la realizzazione di un infrastruttura di rete fra le sedi coinvolte nel progetto sono possibili diverse soluzioni; fra queste si ritiene che quella che garantisce il miglior rapporto costi/benefici sia la realizzazione di una rete privata di proprietà degli Enti tramite tratte radio (hiperlan 5.4 Ghz). La scelta di tale soluzione si basa su una serie di considerazioni: - La fattibilità tecnica in funzione delle distanze fra gli Enti coinvolti; - L impossibilità di accedere a tratte in fibra ottica disponibili (noleggio) o di posarne di nuove in funzione dei costi di realizzazione; - La crescente necessità di banda da parte delle applicazioni, soprattutto in previsione della gestione e digitalizzazione della maggior parte dei documenti gestiti dagli Enti; - La necessità di avere connettività di tipo simmetrico in previsione della centralizzazione delle procedure informatiche; - L elevato costo delle linee di comunicazione a larga banda di tipo simmetrico (HDSL, ecc.); - La possibilità di ammortizzare l investimento iniziale su diversi anni di esercizio; - La possibilità di attivare ulteriori servizi avanzati (videoconferenza, ecc.); - La possibilità di centralizzare le funzioni di navigazione e accesso ad Internet garantendo la condivisione di banda fra i vari Enti e le funzioni di controllo e monitoraggio. La realizzazione fisica della rete dovrà obbligatoriamente seguire un processo di verifica tecnica sul campo tramite prove di visibilità e interferenza, il progetto di massima prevede la stesura di una serie di tratte puntopunto fra i singoli enti e un centro stella geografico identificato allo stato dell arte sul territorio del Comune di Costa di Rovigo. Ulteriori soluzioni tecniche e modifiche della topologia proposta potranno essere valutate in sede di affidamento dell opera sulla base dei progetti presentati dai vari fornitori di servizio. La figura 1 riporta a puro scopo descrittivo le tratte da realizzare. L infrastruttura proposta si completa con la fornitura, presso il centro stella della rete, di un collegamento Internet a larga banda (10 Mbps simmetrici); nell ottica di ottimizzazione dei servizi e della protezione dei dati l infrastruttura potrà essere ulteriormente implementata tramite la fornitura di una tratta opzionale (privata o a canone) verso il Centro servizi territoriali del Polesine situato presso la sede della Provincia di Rovigo con la possibilità di erogare servizi di backup e disaster recovery o alternativamente ospitare l intero servizio informativo degli enti. La rete realizzata costituirà base per la realizzazione (od integrazione) di un sistema di comunicazione VOIP fra gli Enti tramite: - Acquisto di un nuovo centralino VOIP in grado di supportare tutti gli interni del raggruppamento (o in alternativa aggiornamento ed integrazione degli esistenti); - Acquisto di apparati telefonici VOIP (ad integrazione di quelli esistenti); - Adeguamento della rete LAN, dove richiesto (certifica, integrazione dei punti di accesso mancanti); - Fornitura di nuovi apparati di rete (con funzionalità PowerOverEthernet); - Configurazione del nuovo raggruppamento e gestione unitaria della numerazione telefonica. I costi comprendono: - Fornitura e installazione delle tratte radio private; - Fornitura e installazione della componente VOIP e interventi di adeguamento sulla rete dati locale (LAN); - Canoni di assistenza e manutenzione degli apparati radio e di locazione sul traliccio/torre scelta come centro stella; - Canoni per le tratte pubbliche (accesso ad internet, accesso dedicato al Datacenter centrale opzionale). La tabella 3 riporta la stima dei costi elencati.

6 Fornitura e posa delle tratte radio Fornitura ed integrazione dell impianto VOIP e degli apparecchi telefonici, interventi di adeguamento sulla rete dati. Canone annuo per manutenzione e accoglienza degli apparati Canone per la fornitura del collegamento Internet (10Mbps simmetrici) Canone per la fornitura di una connessione dedicata al datacenter provinciale (Opzionale) Tabella 3 - Stima costi Intervento 1 Importo Euro IVA Euro IVA Euro IVA Euro IVA Euro IVA Tipologia Canone annuo Canone annuo Canone annuo Figura 1 Ipotesi topologia collegamenti radio

7 Intervento 2 - Omogeneizzazione delle procedure informatiche e banche dati L intervento prevede l acquisizione delle procedure informatiche e dei servizi necessari all avvio del nuovo sistema informativo integrato. Si procederà alla stesura di un documento analitico e la relativa documentazione amministrativa di supporto per avviare una procedura negoziata per l acquisizione delle seguenti componenti: - Le licenze d uso dei moduli richiesti; - I servizi d installazione e avvio del sistema; - I servizi di migrazione e bonifica e delle banche dati esistenti; - I servizi di formazione del personale; - I servizi di manutenzione e supporto annuale (dal secondo anno). Sono da considerarsi requisiti fondamentali della soluzione adottata: - Procedure con potenzialità Multi-Ente; - Presenza delle licenze d uso per tutti i moduli software in utilizzo presso gli enti; - Elevata integrazione dei moduli e delle banche dati; - Fruibilità della procedura in modalità Web; - Piano dettagliato degli interventi e della formazione. L offerta economica dovrà essere corredata da un progetto dettagliato degli interventi e delle modalità di realizzazione. La tabella 4 riporta sinteticamente i costi stimati per l intervento sulla base delle indagini di mercato condotte, si prevedo ulteriori economie in sede di offerta anche in funzione delle attuali licenze d uso in possesso degli enti. Importo Euro IVA Tipologia Fornitura delle licenze d uso delle procedure Fornitura dei servizi di Euro IVA installazione e avvio Fornitura dei servizi di migrazione Euro IVA e bonifica dei dati Fornitura dei servizi di formazione Euro IVA del personale Canone di Manutenzione Euro IVA Canone Annuo Tabella 4 - Stima costi intervento 2

8 Intervento 3 Adeguamento parco hardware e software Gli interventi di adeguamento del parco hardware e software sono indirizzati alle seguenti componenti: - Postazione operatore complete (PC, monitor, software applicativo di office automation); - Postazioni complete di digitalizzazione ed etichettatura dei documenti (scanner da tavolo e stampante termica di etichettatura) ; - Adeguamento della componente server centrale e del software di base; Ulteriori esigenze specifiche dei singoli uffici (es. software tecnici di disegno, periferiche di stampa professionali ) potranno essere valutati in seconda istanza così come la revisione ed armonizzazioni fra i vari Enti dei software di uso generale (adeguamento delle versioni degli strumenti di office automation presenti, applicativi di sicurezza e antivirus, ecc.) Sulla base dell analisi sintetica presentata il fabbisogno stimato di macchine per lo svolgimento delle normali attività d ufficio è stimato in 6 unita (nel breve periodo) fino al un massimo di 18 unità da prevedere nel prossimo triennio. Per le postazioni di acquisizione e digitalizzazione dei documenti si stima un fabbisogno iniziale di 6 unità. Per la componente relativa ai sistemi centrali (server e software di base) si fornisce una stima di base secondo le specifiche medie richieste dai moderni sistemi applicativi, va notato che per questa ultima voce sono ipotizzabili delle operazioni di riutilizzo di parte dell hardware attualmente in possesso degli enti o in via opzionale l ipotesi di accesso a servizi datacenter esterni strutturati. La tabella 5 riporta le ipotesi di investimento previste. Importo unitario Fabbisogno Totale (immediato/triennale) Postazioni operatore Euro IVA 6/ IVA complete Postazione completa per Euro IVA IVA scansione e etichettatura Adeguamento sistema infrastruttura centrale (server con eventuale Importo stimabile fra euro e (in caso di adozione di sistemi di ridondanza hardware) fatta salva la possibilità di reimpiegare parte dell attuale parco server o servizi esterni di accoglienza delle applicazioni. ridondanza, sistemi operativi, sofware di virtualizzazione, storage, sistemi di continuità elettrica). Tabella 5 - Stima dei costi Intervento 3

9 Intervento 4 Esternalizzazione dei servizi L intervento ha come obiettivo l analisi delle funzioni di supporto all Ente per le quali possa essere eventualmente valutabile ed economicamente vantaggiosa un attività di esternalizzazione (totale/parziale) tramite fornitura di servizi di supporto. Non sono al momento definibili costi precisi per l attività che dovrà essere condotta con la collaborazione dei responsabili dei singoli servizi individuati. Le linee guida su cui potranno essere attuate eventuali operazioni di esternalizzazioni saranno: - Convenienza economica del servizio erogato rispetto alla gestione classica; - Ottimizzazione del servizio; - Stesura di un piano dettagliato di esternalizzazione che definisca le modalità di erogazione, i contenuti del servizio, le modalità di controllo da parte degli enti. Per eventuali approfondimenti si rimanda ad un successivo documento. Sviluppi e conclusioni Gli interventi proposti nel presente documento sono da considerarsi fondamentali per la corretta impostazione di un sistema informativo a supporto dell erogazione di servizi in gestione associata per la realtà analizzata. Ulteriori interventi sono auspicabili in una visione più estesa dell organizzazione e potranno essere oggetto di una successiva analisi dettagliata, fra questi riteniamo di interesse quelli di seguito elencati: - Realizzazione od integrazione (ove parzialmente presente) di una banca dati del territorio (alfanumerica e geografica) tramite i moderni strumenti SIT. Tale strumento costituisce base fondante per servizi in materia tributaria (accertamento, ricerca evasione, ecc.), di programmazione del territorio (urbanistica ed edilizia), protezione civile e gestione delle emergenze, lavori pubblici. - Realizzazione di un progetto per la dematerializzazione e archiviazione sostitutiva dei documenti. RIEPILOGO SPESE DI INVESTIMENTO E SPESE CORRENTI Fasi di intervento Spese Correnti (Canoni) Intervento 1 (infrastruttura e IVA (58.080) IVA (21.175) collegamento ad Internet) Intervento IVA (93.170) IVA (21.780) Intervento 3 (ipotesi minima) IVA ( ) Intervento 4 Da stimare per le funzioni esternalizzate Da stimare per le funzioni esternalizzate Totali (ipotesi minima) IVA ( ) IVA (42.955)

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