Speciale. Dall'innovazione risparmi e risorse per i Comuni. innovazione

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1 Supplemento al Mensile Strategie Amministrative anno X numero 10 > Dicembre Speciale innovazione Dall'innovazione risparmi e risorse per i Comuni

2 Soluzioni e servizi per gli Enti Locali Tecnologia e Territorio spa Via G. Gozzano, Cinisello Balsamo (MI) Tel Fax Tecnologia e Territorio fornisce servizi informativi, operativi e consulenziali. La nostra missione aziendale è - da sempre - l affiancamento degli Enti Locali, ed evolve in risposta ai mutamenti normativi, con particolare riferimento all attuale necessità di recuperare risorse economiche. IMPOSTA MUNICIPALE PROPRIA TRIBUTO COMUNALE SUI RIFIUTI E SUI SERVIZI LOTTA ALL EVASIONE PARTECIPAZIONE ALL ACCERTAMENTO DEI TRIBUTI ERARIALI APPLICAZIONE DEL CAD SOFTWARE GESTIONE ENTRATE Metteteci alla prova! Dottor Walter Blasi

3 > sommario Speciale innovazione 04 Città "intelligenti" dove l'innovazione crea sviluppo - Lauro Sangaletti 06 Un'amministrazione da Oscar - Lauro Sangaletti 08 Monza innova con il territorio - Lauro Sangaletti 10 Innovare per lavorare meglio - Paolo Covassi 12 Semplificazione e risparmio 14 Scuola 2.0: il futuro sulla lavagna - Raffaele De Simone 16 SUAP telematico: è attiva la formazione a distanza sull uso di MUTA (Modello Unico Trasmissione Atti) - Lombardia Informatica 18 Dalla città al sistema urbano - Maria Cristina Farioli 20 Gestioni in forma associata, quali le strade da imboccare Lauro Sangaletti 22 Gestione efficace della fiscalità - Lauro Sangaletti 24 Nuove opportunità per la PA negli interventi in partenariato Sergio Madonini 28 Ottimizzare le risorse umane - Davide Pasquini 30 Regole studiate per semplificare - Sergio Madonini 32 Cloud Computing: innovazione e risparmio - Davide Pasquini 34 Servizi su misura e certi di qualità 38 L innovazione che crea risorse - Paolo Covassi 40 Innovare la mobilità - Simone Dattoli 42 Una foresta urbana a Giussano pulisce l'aria e anima la città Lauro Sangaletti Supplemento a Strategie Amministrative, mensile di notizie e commenti per amministratori e funzionari degli enti locali Anno X numero 10 > Dicembre 2011 A cura di Lo-C.A.L. associazione promossa da Anci Lombardia e Legautonomie Lombardia in collaborazione con Upel Direttore responsabile Ferruccio Pallavera Vicedirettori Angela Fioroni, Giulio Gallera Hanno collaborato a questo numero Paolo Covassi, Raffaele De Simone, Maria Cristina Farioli, Sergio Madonini, Davide Pasquini, Lauro Sangaletti Segreteria di redazione Sergio Madonini Per contattare la redazione tel fax Edizioni on-line Direttore responsabile Ferruccio Pallavera Redazione Sergio Madonini, Lauro Sangaletti, Massimo Simonetta Advertising e progetti speciali Simone Dattoli (responsabile), Raffaele De Simone, Paolo Covassi, Elisabetta Nespoli, Davide Pasquini Pubblicità Concessionaria esclusiva Ancitel Lombardia srl via Cornalia, 19 - Milano tel La rivista si vende solo per abbonamento Abbonamenti annuali Singoli: euro 40,00 Comulativi: (minimo 10 copie): euro 20,00 Modalità di sottoscrizione presso le librerie specializzate, o direttamente presso l editore telefonando al n Editore Ancitel Lombardia srl P.zza Duomo, Milano Progetto Grafico Manuel Bravi, Francesco Camagna Impaginazione Manuel Bravi Stampa D'Auria Printing SpA S. Egidio alla Vibrata (Te) realizzato con carta ecologica Distribuzione La rivista viene inviata in copie agli amministratori, ai segretari e ai dirigenti degli Enti Locali aderenti a Anci, Legautonomie e Upel della Lombardia Registrazione Tribunale civile di Milano n. 114 del 18/02/2002 Chiuso in redazione il 21 Dicembre 2011

4 Uno sguardo internazionale sulle smart cities più evolute Città "intelligenti" dove l'innovazione crea sviluppo di Lauro Sangaletti Si sente spesso parlare di smart cities, ma che significa? Il concetto, molto in uso negli ultimi anni, ha a che fare con i principi cardine dell innovazione poiché descrive le città intelligenti, cioè quelle in cui la tecnologia è diffusa e interconnessa, dove si da importanza alla sostenibilità dello sviluppo e dove si trova un ambiente confortevole, attrattivo e sicuro. Questo Speciale di Strategie Amministrative dedicato all innovazione vuole proprio indagare questo aspetto: come migliorare le città ed i Comuni per garantire uno sviluppo urbano equilibrato e al passo con le domande emergenti dalla popolazione. Per raggiungere questo obiettivo non è solo necessario puntare sulle tecnologie ma si deve anche incidere sui processi decisionali e organizzativi, aprendo spesso le pratiche pubbliche ai soggetti esterni del privato e del terzo settore. Secondo uno studio pubblicato da Cittalia (Fondazione Anci) gli esempi più significativi di città smart li troviamo al di fuori del nostro Paese. Amsterdam, Seattle, Singapore e Curitiba sono alcuni dei più avanzati centri in questo campo, anche se si fa sempre più strada un ruolo propulsivo da parte delle amministrazioni centrali, che intendono sostenere con nuove risorse e strumenti normativi la realizzazione di città innovative e intelligenti. Dal 2010 la Commissione europea ha adottato una raccomandazione in cui esorta le amministrazioni regionali e locali ad utilizzare al meglio le tecnologiche dell informazione e della comunicazione per migliorare l efficienza energetica e la formazione dei professionisti nei settori dell edilizia, dei trasporti e della logistica. Inoltre, in accordo con il Piano strategico europeo per le tecnologie energetiche, l UE ha previsto di creare una rete di trenta smart cities da selezionare entro il Queste città campioni dell efficienza energetica intraprenderanno un percorso per ridurre al minimo l impatto delle emissioni attraverso la realizzazione di sistemi edilizi e di trasporto intelligenti. Auto elettriche che si ricaricano con l energia prodotta negli edifici, zone low-carbon e messa in rete dell energia prodotta da fonti rinnovabili. Per raggiungere questi obiettivi sarà fondamentale l impiego delle tecnologie e di soluzioni organizzative e gestionali ad hoc, alcune preparate su misura, altre studiate in modo da essere riutilizzate a costo zero anche da altri centri. Il caso italiano Prima di esplorare il territorio del continente vediamo però cosa è emerso in questi anni in Italia. Lo studio di Cittalia mostra quale città apripista di questo nuovo modo di concepire i centri urbani Parma. La città emiliana infatti ha investito molto sulla tecnologia al fine di migliorare i servizi, aprendo anche dei video sportelli: postazioni installate nelle strade dove i cittadini possono collegarsi con un operatore e svolgere a distanza le normali pratiche amministrative. Anche Reggio Emilia non è da meno. Qui infatti si cerca di migliorare il rapporto fra cittadini ed ente pubblico attraverso le tecnologie dell informazione impiegate nel progetto pilota 4 > strategieamministrative

5 Classroom 2.0 che offrirà a studenti, famiglie e aziende locali una piattaforma digitale di scambio di informazioni per migliorare la gestione delle attività di classe e collegare al meglio il mondo della scuola a quello dell impresa. Spostandoci a sud, invece, si scopre che Salerno ha progettato un percorso sperimentale di sensori per rendere il Teatro Verdi accessibile ai non vedenti, attraverso l interazione dei bastoni intelligenti con i sensori installati nella pavimentazione. Nella nostra città turistica d eccellenza, Venezia, la tecnologia mobile aiuterà i turisti a scoprire angoli nascosti della città, grazie a un applicazione che consente di ricevere una scheda informativa dei monumenti fotografati. La rassegna di Cittalia si conclude con l esempio di Bolzano, dove un accordo tra diversi partner ha consentito la realizzazione di un sistema di tele-monitoraggio e tele-assistenza per anziani, basato sullo scambio di dati in tempo reale attraverso una rete di sensori. Vediamo ora alcuni casi stranieri d eccellenza. Amsterdam In Olanda è possibile vedere come saranno le smart cities del futuro, dato che Amsterdam ha dato il via ad un progetto molto complesso per riuscire a creare innovazione e, contemporaneamente, ridurre i costi della bolletta energetica. Per rendere più verde e competitiva la città saranno messi a disposizione oltre trecento punti di ricarica per auto elettriche nelle strade cittadine, inoltre il miglioramento delle infrastrutture private messo in atto consentirà di produrre e mettere in vendita energia da mini turbine eoliche e pannelli solari. Infine si connetteranno energeticamente tra loro oltre 60 mila abitazioni per così monitorare in tempo reale il consumo energetico degli edifici privati attraverso una rete di contatori domestici che saranno installati dall operatore energetico locale nei prossimi cinque anni. Al fine di ridurre del 40% le emissioni entro il 2025 la municipalità di Amsterdam coinvolgerà direttamente i cittadini. Titolari di bar e negozi saranno infatti coinvolti nella realizzazione della «Climate street», vale a dire una strada cittadina ad impatto ambientale zero che vedrà la luce nella popolare arteria di Utrechtsestraat. Stoccolma La bellissima città svedese ha pensato di migliorare la qualità della vita dei suoi cittadini incidendo sul traffico. Dal 2006 infatti il Comune ha varato un sistema di pedaggio urbano utilizzato da oltre 60mila cittadini ogni giorno. Al fine di monitorare gli accessi e per addebitare i pedaggi, le vie di Stoccolma sono state dotate di 18 punti di controllo collocati ai margini delle strade, sulle vie d'ingresso o di uscita dal centro funzionanti durante le ore di punta dei giorni feriali. Uno studio condotto a tre anni dall entrata in operatività dell iniziativa, e riportato da Cittalia, ha registrato una diminuzione del traffico del 18%, con taglio del 12% delle emissioni. Edimburgo In Scozia le tecnologie hanno svolto un ruolo fondamentale per migliorare la vivibilità urbana e la capacità amministrativa. A Edimburgo infatti hanno pensato di informatizzare i servizi sociali e di assistenza all infanzia, migliorando lo scambio di informazioni interno all ente e il rapporto con i cittadini. Attraverso la banca dati elettronica inoltre il Comune punta a migliorare l incontro fra domanda e offerta di lavoro mentre un innovativo sistema di pagamento sicuro in rete consente di pagare i tributi comunali on line. Seattle Concludiamo questo nostro tour tra le città innovative negli Stati Uniti. È infatti interessante il caso di Seattle, dove l Amministrazione pubblica ha promosso una partnership pubblico privato per risparmiare energia. In questo modo i cittadini della grande città americana sono stati dotati di un sistema per tracciare on-line l uso dell energia e fornire informazioni personalizzate per il risparmio energetico. Accanto a questo intervento, con l aiuto della azienda per la fornitura elettrica locale, sono stati combinati una serie di incentivi per l acquisto di lampade al neon e deduzioni fiscali per il riciclo di vecchi elettrodomestici, mentre è stato stipulato un accordo con l Università di Washington per l installazione di contatori elettrici intelligenti nel campus universitario.

6 Seriate e i suoi traguardi nella gestione della città Un'amministrazione da Oscar a cura di Lauro Sangaletti Un esempio concreto su come l innovazione può portare sviluppo, miglioramento dei servizi e semplificazione amministrativa l abbiamo trovato a Seriate, in provincia di Bergamo. Qui il Comune che conta circa abitanti ha deciso di rottamare la burocrazia per migliorare le prestazioni e per garantire prossimità ai cittadini, muovendosi con trasparenza, rigore e innovazione. Seriate è da anni attento ai cambiamenti del settore pubblico, nel rispetto della normativa vigente. Diverse sono le attività amministrative offerte per essere sempre più al servizio del cittadino: dallo Sportello unico del cittadino; Sue e Suap (Sportello Unico edilizia, urbanistica e attività produttive) al rinnovato sito internet comunale. Tre azioni concrete per rispondere alle esigenze degli utenti con efficienza. Sportello Unico del Cittadino Esito di un processo di riorganizzazione dei servizi comunali, degli spazi del palazzo comunale e della riqualificazione del personale, lo Sportello Unico del Cittadino è esempio concreto di un progetto che mette al centro l utente, dimezzandone attese e spostamenti in vari uffici. Unico punto polifunzionale e front-office, composto da sette postazioni, permette agli utenti di richiedere diverse informazioni e concludere in tempi rapidi numerosi procedimenti (ad oggi già 103), collegati a sette settori: servizi demografici e cimiteriali; tributi; ambiente; protocollo; polizia locale; servizi sociali; scuola e sport. Lo Sportello Unico del Cittadino è stato attivato il 20 giugno e al 30 settembre si erano presentate già persone. Tra le principali attività dalla nuova struttura si segnalano: - n. atti protocollati informazioni nuovi utenti per raccolta differenziata cessioni fabbricato registrate denunce infortuni registrate 81 - denunce ICI ritirate 64 - denunce TARSU ravvedimenti operosi per ICI 41 - pratiche per servizi sociali carte d identità 1717 di cui 679 elettroniche - certificati atti di stato civile attività servizi cimiteriali 124 S.U.E e S.U.A.P Seriate è anche l unico Comune della provincia di Bergamo ad avere unificato lo sportello S.U.E (Sportello Unico Edilizia) con quello del S.U.A.P (Sportello unico per le attività produttive), dando vita allo Sportello unico edilizia, urbanistica ed attività produttive, accorpando le funzioni individuate dall art. 5 del D.P.R. 380/2001 e di quelle previste dal D.P.R. 160/2010. Il nuovo sportello si pone come unico interlocutore tra i cittadini/imprenditori e la pubblica amministrazione nei procedimenti di carattere edilizio e urbanistico e riguardanti le attività produttive e commerciali. Seriate Online Il comune bergamasco è anche online: il sito internet è stato infatti recentemente rinnovato nella sua veste grafica e arricchito nei contenuti per essere di più facile lettura e per offrire maggiori informazioni e servizi al cittadino. Un bilancio da Oscar Che Seriate punti a efficienza e trasparenza è riconosciuto anche dalla menzione ottenuta durante la premiazione dell Oscar di Bilancio della Pubblica Amministrazione Seriate è stato individuato tra i tre migliori Comuni italiani non capoluogo essendosi distinto per la chiarezza e la trasparenza nell informazione del bilancio consolidato 2010, dalla rigorosa gestione finanziaria. La salute finanziaria del Comune è difatti da serie A. Dall analisi di rating, articolata su 11 classi di merito, l Amministrazione comunale per il secondo anno di fila è promosso in prima classe per il rendiconto di bilancio, che si è aggiudicato una A sia nel 2009 sia nel Confrontato con Comuni similari lombardi, tra i 15 mila e i 30 mila abitanti, Seriate risulta virtuoso, in particolare per alcuni indicatori quali: la buona riscossione dei crediti per l autonomia finanziaria dell ente; la capacità di finanziare con le entrate correnti la spesa corrente, ovvero le spese per il personale, per i servizi al cittadino e la manutenzione del patrimonio pubblico, quali strade e scuole; l estinzione anticipata dei mutui, azzerando il debito procapite dei cittadini. 6 > strategieamministrative

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8 Un Barcamp per condividere le esperienze maturate nel Monzese Monza innova con il territorio di Lauro Sangaletti L innovazione passa attraverso la comunicazione. Così la pensano a Monza. Questa tesi ha preso corpo durante il 2011 nel corso del Pierfranco Maffè progetto Monza innovation Lab che, grazie alla collaborazione tra l'assessorato alla Comunicazione del Comune di Monza, l Anci Lombardia e il Master Management della comunicazione sociale, politica e istituzionale dell Università Iulm di Milano, ha voluto costituire un laboratorio di comunicazione, innovazione e partecipazione a servizio del territorio dell intera provincia. Dopo i lavori seminariali che hanno coinvolto diversi operatori della comunicazione dei Comuni monzesi, lo scorso mese è stato organizzato un Barcamp al fine di condividere le esperienze e le idee realizzate nei territori. L idea del Barcamp è nata perché questo strumento è quello che meglio si adatta alla condivisione, essendo una riunione aperta i cui contenuti sono proposti dai partecipanti e dove il desiderio delle persone di condividere e apprendere in un ambiente aperto e libero stimola l emersione di nuove conoscenze. La giornata di lavoro è stata aperta da Eugenio Recalcati, dirigente del settore comunicazione di Monza, che ha spiegato il senso dell incontro e ha invitato tutti i partecipanti a contribuire alla discussione. La parola è quindi passata a Stefano Rolando, direttore scientifico del Maspi-Iulm, che ha evidenziato in modo chiaro dove sta andando oggi il mondo della comunicazione pubblica. Il professore ha quindi affrontato due questioni decisive: il fatto che i politici per tastare il polso dell opinione pubblica sono sempre più sedotti dai sondaggi e il problema relativo al rapporto tra istituzioni e cittadini. In sostanza, per Rolando, al fine di impostare un nuovo processo comunicativo pubblico è necessario che si riscoprano l analisi vera e statistica della realtà e la lealtà nei rapporti. Molto interessanti sono stati i casi presentati dagli operatori comunali, a cominciare dall Agenzia di notizie comunale di Nova Milanese, illustrata da Maria Luigia Lattanzi, che ha messo in luce come si possa ottimizzare il processo comunicativo interno all ente al fine di informare nel migliore dei modi i cittadini. Paola Cinquanta del Comune di Cinisello Balsamo ha invece stupito i presenti con un intervento sulla web tv comunale. Da Monza sono infine giunte le esperienze di social networking, con l illustrazione da parte di Alessia Tronchi del funzionamento della pagina Facebook comunale. Pierfranco Maffè, Assessore alla comunicazione monzese, commentando la giornata ha evidenziato che la sua Amministrazione si è distinta negli anni per essere stata capofila di una serie di iniziative di comunicazione che hanno fatto scuola non solo nella nostra Provincia. Diversi sono stati infatti i progetti innovativi sviluppati nel comune come il servizio sms, i monitor informativi, la sperimentazione della piattaforma bluetooth e l informatore comunale che viene consegnato a tutte le famiglie monzesi. Per Maffè questo dimostra come sia importante per una pubblica amministrazione informare e colloquiare con i cittadini operando con i più moderni sistemi disponibili sul mercato per attuare un vero processo di e-democracy, ovvero una reale trasparenza a beneficio della collettività. Per entrare nello specifico dell esperienza monzese ecco quindi che, accanto alle attività di Monza Innovation Lab, è stata organizzata la mostra Il Comune che comunica : una rassegna dedicata a tutti gli strumenti e ai canali utilizzati dall Amministrazione monzese per comunicare con i cittadini. La mostra si è articolata in più sessioni e ha visto anche il coinvolgimento delle scuole superiori in momenti di approfondimento sulle tematiche relative al mondo della comunicazione pubblica. Alla fine però emerge una domanda: come sarà possibile continuare l innovazione alla luce dei tagli di bilancio che si fanno sempre più pressanti? La risposta di Maffè non si è fatta attendere: i tagli ci inducono a fare degli interventi sempre più oculati prestando particolare attenzione alla scelta degli investimenti con l obiettivo di non abbassare comunque la qualità dei servizi di comunicazione e dell informazione fornita al cittadino. 8 > strategieamministrative

9 Software? Outsourcing? Con Inaz, arrivate sempre dove volete. Inaz vi offre sistemi software per affrontare in modo facile e sicuro l amministrazione e la gestione delle risorse umane. E se volete affidare l intero ciclo di attività amministrative dell area del personale, Inaz vi garantisce soluzioni di terziarizzazione sicure e competitive. Ma, software o outsourcing, una cosa non cambia. Avete al vostro fianco un azienda tutta italiana che guarda al futuro. Da 60 anni, le organizzazioni che fanno crescere le persone, crescono con Inaz. Per arrivare dove volete: Soluzioni per la gestione delle risorse umane.

10 Il programma Di.As.Pro.del Difensore regionale della Lombardia è online Innovare per lavorare meglio di Paolo Covassi Il Difensore regionale della Lombardia ha realizzato un programma per la gestione delle pratiche denominato Di.As.Pro., la cui titolarità spetta al Consiglio Regionale della Lombardia, giusta la registrazione SIAE in data 1 aprile 2011 n , che sta suscitando sempre più interesse, tanto che sono sempre di più le regioni italiane che ne chiedono la cessione in uso ex art. 69 D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82, Codice dell amministrazione digitale. Ma come funziona e per quale motivo suscita tutto questo interesse ce lo spiega il dirigente dell Ufficio, dott. Massimiliano della Torre. Qual è la caratteristica che rende il vostro programma di gestione così interessante? Un aspetto fondamentale per l'uso dello strumento informatico, che ha come caratteristica quella di poter gestire una quantità infinita di informazioni in brevissimo tempo, è data dal fatto che nella gran parte dei casi viene concepito come strumento per creare delle banche dati. Scrivo la mia lettera, ricevo un documento, lo classifico e mi costruisco una banca dati, così posso accedere ad una serie di informazioni in qualsiasi momento. Questo però comporta sempre una moltiplicazione di lavoro. Come se pensassimo allo schedario di una biblioteca classica prendo il documento, lo classifico in tante maniere diverse e lo carico sul computer per poterlo ritrovare. Viceversa l'altro aspetto fondamentale, e che dovrebbe costituire la visione nuova dello strumento informatico, è quella per cui attraverso questo strumento gestisco tutto il processo (work flow). Ed è questo approccio che abbiamo seguito per la realizzazione di Di.As.Pro. (che è infatti la sigla di Digital Administrator Program). Ci spieghi più nel concreto cosa significa. In pratica ogni operatore svolge la parte di lavoro di propria competenza sul proprio pc, al termine di ogni operazione è il sistema che indirizza automaticamente i flussi sul "tavolo" (desktop) di colui (o coloro) che svolge l'operazione successiva. I vantaggi di tale gestione sono l immediatezza della comunicazione interna ed il controllo delle procedure e dei tempi. E' il programma stesso che allerta sia sulle operazioni da compiere che sullo scadere dei termini; inoltre ogni dato inserito nel programma viene automaticamente memorizzato e può essere successivamente utilizzato da tutti coloro che partecipano a quel processo. Questo significa, per esempio, che, se creo per il signor Mario Rossi una scheda anagrafica, in futuro per qualsiasi operazione che lo riguardi sarà sufficiente richiamare le informazioni precedentemente inserite. Magari il signor Mario Rossi si rivolgerà al Difensore regionale una sola volta, ma ci sono molti utenti (per esempio gli inquilini dell'aler) che si rivolgono a noi continuamente. Una volta identificato il referente Aler avrò già tutte le informazioni disponibili. Questo sarebbe il nocciolo dell'informatica utilizzata come gestione di un processo e non come mera archiviazione dei dati. Però nel processo che ha appena descritto il ricorso alle banche dati è continuo. Certamente, siccome ogni dato inserito nel sistema è valorizzato, alla fine gli archivi si formano comunque in maniera automatica. Attraverso un programma di workflow, come il nostro, infatti, il documento che viene realizzato nel programma resta nella memoria ed è reperibile in base a tutte le possibili chiavi di ricerca: utenti o enti coinvolti, data, funzionario che ha seguito la pratica e viene conservato escludendo la necessità di qualsiasi altra forma di archiviazione, anche cartacea, ovviamente rispettando le indicazioni che la norma pone per la conservazione digitale dei documenti. Il programma serve per gestire un processo, l'iter dell'atto all'interno dell'ufficio del Difensore regionale. Questo significa che, quando arriva un'istanza cartacea, essa viene digitalizzata ed inserita nel programma ed è immediatamente disponibile per tutti 10 > strategieamministrative

11 coloro che devono lavorarla. Una volta assegnata al funzionario incaricato della trattazione in base alla materia, posso inserire note e anche indicazioni sull'urgenza con cui deve essere evasa; quindi il collega prende in carico la pratica e da questo momento iniziano ad essere conteggiati i giorni di evasione della stessa. In questo modo è il sistema stesso ad attivare gli alert automatici per segnalare le scadenze e le priorità. Questo quindi consente anche un maggior controllo dell iter. Il sistema memorizza tutte le operazioni, automatiche o manuali, consente inoltre il rinvio di uno o più passaggi nel caso ci fossero operazioni non corrette o da impostare diversamente. Ogni operatore inoltre ha un proprio profilo diversificato in base alle competenze che consente lo svolgimento delle operazioni previste da ciascun ruolo. Non solo. Il sistema prevede la possibilità di allegare documenti da fonti diverse, con il risultato che una volta caricata una sentenza o una nota questa rimane disponibile; chi dovesse in seguito affrontare dei problemi su quel tema ha la possibilità di trovare le informazioni necessarie, il che agevola e velocizza notevolmente il lavoro. Quindi il sistema è anche un supporto al lavoro quotidiano di evasione delle pratiche? Assolutamente sì, per esempio un altro aspetto fondamentale sono i template. Nel sistema è caricata una serie di modelli di documenti e di comunicazioni standard che consentono di velocizzare ed uniformare le operazioni. La standardizzazione di tutto ciò che è ricorrente e ripetitivo, oltre che velocizzare i processi, consente di evitare errori. Inoltre, tutti i documenti restano all'interno del sistema e l automatismo dei passaggi è tale che a redazione conclusa il Difensore regionale ha disponibili in tempo reale i documenti stessi pronti per la firma e può concludere l'iter della pratica. Quindi è un sistema che vi consente di avere sotto controllo tutto il processo Un altro vantaggio del fatto che gli archivi si formano automaticamente è la reportistica. Si possono avere dei report in tempo reale sull andamento del lavoro e sull evasione delle domande, nonché su tutti i dati che possono essere incrociati (provenienza, oggetto, etc.). Ogni operazione viene registrata e quindi l aggiornamento è continuo ed immediato. In questo modo è possibile pianificare e distribuire in modo ottimale i carichi di lavoro. In questo momento, per esempio, abbiamo in corso un gran numero di commissariamenti per la mancata stesura da parte dei comuni dei piani di zonizzazione acustica: quindi è possibile una valutazione immediata dell attribuzione del lavoro. Possiamo anche vedere in quanti giorni si conclude ogni singola pratica, tenuto conto che a seconda del tipo di intervento richiesto ci sono dei tempi fissati per legge. In ogni caso grazie a Di.As.Pro. abbiamo potuto rilevare una diminuzione dei tempi di evasione delle pratiche (come abbiamo evidenziato sul sito web). Da qualche mese c è un ulteriore novità. Ora questo programma è collegato con il sito web del Difensore regionale, per cui quando si accede al sito, oltre alla consultazione, si possono fare tre cose: compilare il modulo di richiesta di intervento direttamente online con la possibilità di allegare documenti, ovvero scaricare il modulo cartaceo da compilare ed inviare successivamente e verificare lo stato di trattazione della propria pratica. Nel caso si scelga di inviare l istanza on line dal sito questa viene indirizzata automaticamente sul programma di gestione Di.As.Pro., facilitando e velocizzando l acquisizione dei dati perché il flusso in digitale inizia fin da subito. Tutto questo è possibile semplicemente compilando un form online, senza bisogno di iscrizione o altro. Registrandosi al sito, invece, si può accedere alla propria pratica per vederne lo stato di avanzamento, visualizzarne tutti i documenti contenuti (fatti salvi i documenti che riguardano anche altri utenti e che quindi non sono consultabili per motivi di privacy); l utente può inoltre inviare messaggi al funzionario che si occupa della sua pratica e inviare documentazione aggiuntiva. Non solo, queste operazioni possono essere compiute in real time da qualunque postazione internet ed in qualunque momento. Ulteriori sviluppi nell immediato? Stiamo realizzando una pagina dedicata ai centri di raccolta accreditati, per agevolare gli utenti che non hanno capacità informatiche o la disponibilità di connessione internet o che hanno difficoltà a recarsi allo sportello della sede a Milano. Ogni sede distaccata della Regione, una in ogni capoluogo di provincia, ma anche ulteriori enti (URP etc.), potranno accreditarsi presso il Difensore regionale per la raccolta delle istanze on line dei cittadini, i quali avranno la possibilità di recarsi presso tali enti per essere supportati da referenti incaricati per la presentazione delle loro richieste di intervento; questo nuovo servizio consentirà a tutti gli utenti di usufruire dei nostri servizi. strategieamministrative > 11

12 Superare il digital divide è un imperativo per la pubblica amministrazione Semplificazione e risparmio L introduzione di Posta Elettronica Certificata, Firma Digitale, dematerializzazione e Conservazione Sostitutiva dei documenti, sta diventando lo strumento concreto per un nuovo modello organizzativo della relazione tra PA, imprese e professionisti. Nuove modalità e procedure operative consentono trasparenza, rapidità ed efficienza, laddove fino a ieri impacci burocratici frustravano anche la miglior disponibilità da parte di uffici e personale pubblico. Le difficoltà da superare per realizzare nuove strutture operative e tecnologiche sono molte e tra queste vi è anche il digital divide che, in tutte le sue varianti, rimane una tra i maggiori fattori che determinano la lentezza dell adeguamento degli uffici pubblici alle nuove esigenze organizzative imposte dai tempi e dalle normative più recenti. Dati per superabili sia la mancanza di strumenti, sia l incompatibilità tra sistemi diversi, il maggior ostacolo resta la competenza nell uso degli strumenti, che è forse il tipo di divario digitale che, maggiormente, compromette o blocca l esito positivo delle politiche di rinnovamento della P.A.. Spesso, infatti, le amministrazioni investono molto in strutture e poco nella formazione del personale. Questo è un errore molto grave in quanto la formazione è uno dei pilastri del processo innovativo. È quindi chiaro che, come per tutti gli strumenti nuovi, deve essere consentito a coloro che dovranno utilizzare queste tecnologie alla base dell innovazione digitale della PA di conoscerli, comprenderne le modalità di utilizzo e le implicazioni, sia operative sia giuridiche. Sotto il profilo normativo, questa tensione verso l amministrazione digitale si è tradotta nell ultimo decennio in un rapido rincorrersi e sovrapporsi di norme e regolamenti: il Codice dell Amministrazione Digitale è già giunto alla sua terza riedizione senza che molte delle norme in esso contenute abbiano mai ricevuto concreta applicazione. Questa complessa normativa, stratificatasi nel tempo ha prodotto una serie di strumenti informatico-giuridici tanto vasta quanto scarsamente nota al grande pubblico e ai cittadini. L utilizzo effettivo di tali strumenti, tuttavia, rimane appannaggio pressoché esclusivo dei commercialisti e di qualche manager d impresa ai fini della trasmissione dei bilanci delle società in camera di commercio e di pochi altri adempimenti di modesto rilievo. Attualmente diverse Amministrazioni stanno operando per rendere operativa l applicazione di questi strumenti e principali punti di riferimento per consulenza e richieste sono DigitPA e Anci stessa. Da rilevare che le entità potenzialmente coinvolte in questo processo innovativo sono decisamente rilevanti e pervasive in tutti i settori economici italiani. Da una analisi di NetConsulting risulta che oltre alle Amministrazioni Centrali e Locali, sono coinvolti oltre 1,8 milioni di professionisti e 2,5 milioni di aziende; questo solo contando le entità il cui obbligo all utilizzo dei nuovi strumenti è definito per legge. È quindi evidente che tutti coloro che operano nell ambito della PA si trovano di fronte ad una rivoluzione culturale. In questo contesto AICA Associazione Italiana per l Informazione e il Calcolo Automatico ha deciso di fornire al settore uno strumento di definizione delle conoscenze necessarie, di verifica delle competenze e di certificazione delle abilità acquisite, sviluppando la Certificazione ECDL Diritto ICT che si articola in 7 moduli. Per ciascun modulo è disponibile un esame che consente al candidato di dimostrare le sue conoscenze attraverso il rilascio di un Certificato al superamento del test. Ogni settore delle Amministrazioni può quindi definire quali competenze, e quindi quali moduli, devono essere padroneggiati dai suoi addetti. Tale Certificazione consente alle Amministrazioni di avere una verifica puntuale dell adeguatezza delle sue strutture e di programmare, ove necessario, sessioni di formazione o di aggiornamento sia su aspetti tecnici sia su aspetti metodologici. Con la Certificazione, Aica ritiene di contribuire alla reale messa in opera di una nuove relazione tra PA, Imprese e Professionisti, che introducendo snellezza burocratica, certezza normativa, riduzione di tempi e costi, si pone alla base di un rilancio del Sistema Paese. INFO 12 > strategieamministrative

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