Allegato 4 Manuale di Progetto

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1 Telematica per la gestione integrata delle chiamate di emergenza Progetto Pilota Elemento di rilascio D1.1 Allegato 4 Manuale di Progetto Confidenzialità : Interna Partecipanti : TTS-Italia Autori : O. Landolfi, B. Pani Doc. Rif. N : D11V01S4_150202_TTS_ECALLS Versione : 01 Stadio : 4 Data:

2 Copyright Copyright Gruppo di progetto E-Calls costituito da : TTS Italia [TTS] CEC Concurrent Engineering Consulting [CEC] Centro Ricerche Fiat [CRF] Centro Studi sui Sistemi di Trasporto [CSST] Comune di Milano [CMI] Mizar Movitrack Soft-In TargaSys UNI-UNINFO Università Cattolica [UNC] Questo documento non può essere copiato, riprodotto o modificato in tutto o in parte per qualsiasi proposito senza il consenso scritto dei partecipanti al Gruppo di progetto E-Calls. L utilizzo di tutto o parte del documento all interno di altri documenti deve essere autorizzato dal gruppo e deve essere chiaramente referenziato insieme con le parti applicabili di questa dichiarazione di copyright. Tutti i diritti riservati. Questo documento può cambiare senza preavviso Doc. Rif. N D11V01S4_150202_TTS_ECALLS All. 4 Pagina 2 di 12

3 STORIA DEL DOCUMENTO Versione Data Stadio Contenuti e modifiche Documento per commenti e rilascio Doc. Rif. N D11V01S4_150202_TTS_ECALLS All. 4 Pagina 3 di 12

4 INDICE 1 INTRODUZIONE 5 2 ORGANIZZAZIONE DI PROGETTO Coordinatore di Progetto (Project Manager) Management Board WP Manager 9 3 PROCEDURE OPERATIVE ORGANIZZAZIONE DEL LAVORO NEI WP PREPARAZIONE ED EMISSIONE DEGLI ELEMENTI DI RILASCIO 10 4 STRUMENTI E METODI AMBIENTE DI LAVORO COLLABORATIVO FORMATI PER LA DOCUMENTAZIONE Doc. Rif. N D11V01S4_150202_TTS_ECALLS All. 4 Pagina 4 di 12

5 1 INTRODUZIONE Questo documento descrive i principi di esecuzione delle attività per il progetto E-Calls e definisce i principali strumenti e procedure da applicarsi al progetto. Il documento è strutturato in tre sezioni tecniche, corrispondenti ai capitoli 2, 3 e 4, rispettivamente dedicati a: Organizzazione di progetto, indirizzante i temi organizzativi che costituiscono la base dell accordo di collaborazione tra i partecipanti Procedure operative, per la descrizione dei principi di gestione delle attività tecniche a livello di Work Package e la formalizzazione del processo di preparazione ed emissione degli elementi di rilascio Strumenti e metodi, per l indicazione dell ambiente Software per la collaborazione tra i partecipanti attraverso Internet e per la definizione dei formati specifici da utilizzarsi per i documenti da rilasciare o comunque da condividere tra i partecipanti Doc. Rif. N D11V01S4_150202_TTS_ECALLS All. 4 Pagina 5 di 12

6 2 ORGANIZZAZIONE DI PROGETTO L organizzazione di progetto è definita formalmente negli accordi legali tra i partner per l esecuzione del progetto stesso. Il progetto è coordinato da un partner, identificato dalla Fase 1 in TTS Italia, che opera come unica interfaccia contrattuale verso l ente finanziante, il Ministero dei Trasporti e delle Infrastrutture. Ciascun partecipante, in quanto partecipante al finanziamento del progetto, partecipa alla supervisione del progetto stesso; questo al fine di verificare il raggiungimento degli obiettivi, ed assistere il coordinatore nell adozione delle migliori soluzioni in caso di eventi che possano avere impatti negativi sul progetto stesso. L organo collegiale di supervisione è identificato come Management Board, ed ha compiti essenzialmente consultivi, mentre ogni potere di coordinamento del progetto è demandato a TTS Italia. La responsabilità sui singoli Work Package è demandata ad una delle parti, che provvede a nominare un responsabile, indicato come WP Manager, e ne dà comunicazione al coordinatore di progetto, in maniera da attivare le necessarie linee di comunicazione. Le parti che sono operative su un WP rispondono tecnicamente al WP Manager. Ciascun partecipante risponde dal punto di vista amministrativo al Coordinatore. Le comunicazioni tra le Parti possono essere effettuate via o altro mezzo elettronico, a patto che esista prova formale della ricezione delle comunicazioni stesse. L accettabilità dei mezzi di comunicazione e la selezione dei mezzi da utilizzarsi è concordata all inizio del progetto, e riflessa nel Manuale di Progetto. I metodi applicabili alla esecuzione delle attività, ivi incluso il formato elettronico dei documenti e l utilizzo di specifici modelli, sono definiti dal Coordinatore di progetto e riportati nel Manuale di Progetto Coordinatore di Progetto (Project Manager) Il Coordinamento del Progetto è assegnato a TTS Italia, che provvede a nominare il Coordinatore di Progetto (Project Manager). TTS Italia assume la responsabilità per la rappresentanza del gruppo di progetto verso l ente finanziatore, Ministero dei Trasporti e delle Infrastrutture. Ciascun partecipante assume su di sé la responsabilità tecnica per le attività ad esso assegnate Doc. Rif. N D11V01S4_150202_TTS_ECALLS All. 4 Pagina 6 di 12

7 Il Project Manager copre i seguenti compiti: (a) interfacciamento e corrispondenza con il Ministero e con terze parti, inclusa la gestione delle procedure di attivazione delle fasi di progetto; (b) amministrazione del progetto, coordinamento delle proposte di estensione del progetto e negoziazione di nuovi contratti; (c) organizzare le riunioni del Management Board e gli incontri con il Ministero. (d) supervisione dell avanzamento lavori rispetto alla pianificazione generale e definizione di accordi specifici tra i partecipanti; (e) raccolta dei documenti amministrativi emessi dai partecipanti, inclusivi degli statement of costs, e invio degli stessi al Ministero; (f) approvazione dei rapporti di costo e uso delle risorse, sulla base della valutazione della qualità dei risultati (g) trasmissione al Ministero di tutti i documenti richiesti per il progetto (h) definizione della vista tecnica integrata di progetto e coordinamento delle interfacce tra Work Package (i) stesura ed aggiornamento del Manuale di Progetto (j) controllare la corretta adozione dei metodi e strumenti di progetto (k) pianificazione ed implementazione di azioni correttive in caso di risultati o deliverable non soddisfacenti (l) organizzazione e manutenzione del sistema di gestione degli elementi di rilascio (m) revisione degli elementi di rilascio (n) generazione dei rapporti di avanzamento lavori e aggiornamento della pianificazione di progetto (o) gestione dei pagamenti da parte del Ministero e verso i singoli partner (p) decidere modifiche a Work Package o a attività secondo le esigenze tecniche di progetto Il Project Manager è coadiuvato da risorse adeguate alle esigenze di gestione del progetto, coordinate direttamente o da: un Technical Manager, responsabile per le attività di integrazione, controllo e coordinamento tecnico dei Work Package un Contract Manager, responsabile per gli adempimenti amministrativi di progetto, nei confronti del Ministero e dei singoli partecipanti Doc. Rif. N D11V01S4_150202_TTS_ECALLS All. 4 Pagina 7 di 12

8 2.1.2 Management Board Ciascuna delle Parti è rappresentata all interno del Management Board da un rappresentante. Le parti provvedono a nominare il proprio rappresentante entro 5 giorni dalla firma del contratto, delegando esplicitamente al(la) nominato(a) ogni decisione ed azione relativa alla esecuzione del progetto. Il Management Board è presieduto dal Project Manager ed ha il compito e la responsabilità di: (a) rappresentare il punto di vista di ciascuna delle parti e consentire la massima collaborazione ed il coinvolgimento delle parti stesse nella gestione del progetto (b) assistere il coordinatore nella conduzione del progetto, in particolare per l identificazione di azioni concordate per il recupero di anomalie nella esecuzione del progetto stesso (c) formalizzare la posizione di ciascuna delle parti a fronte delle occorrenze di progetto (d) validare le decisioni prese dal coordinatore per la migliore esecuzione del progetto (e) esprimere il proprio parere sulle decisioni da prendere. Il Management Board esprime le proprie decisioni secondo il principio del voto maggioritario. Ciascun membro ha un voto. In caso di parità, ha la prevalenza il Project Manager. Le decisioni prese sono vincolanti per tutte le parti ed implicano la responsabilità congiunta delle parti stesse sui risultati derivanti dalla attuazione delle decisioni prese, salvo quanto previsto per la gestione delle dispute all interno dell accordo di progetto. Il coordinatore di progetto può operare per aspetti specifici in modo contrario alla decisione del management Board; in tal caso assume la responsabilità totale sui risultati derivanti dalla mancata attuazione delle decisioni del Management Board. Il Management Board è convocato su richiesta: a) del Coordinatore di Progetto, oppure b) di uno dei WP Manager, oppure c) di almeno tre partecipanti. La richiesta di convocazione viene effettuata al Coordinatore di Progetto dalle parti interessate. Il coordinatore provvede a definire la data ed il luogo di convocazione ed a darne notifica a tutte le parti entro cinque giorni dalla data di richiesta. Qualora uno dei membri sia impossibilitato a partecipare personalmente, può provvedere a delegare la rappresentanza ad altra persona. In caso di mancata delega, il coordinatore assume la rappresentanza del membro assente. L utilizzo del meccanismo di delega non solleva la parte interessata dalle responsabilità sulle decisioni del Management Board. Il coordinatore di progetto ha la responsabilità di stilare le minute di riunione del management board, ed inviarne copia a ciascuna delle parti. Le minute si intendono approvate se nessuna delle parti obietta al contenuto delle stesse entro 5 giorni dalla data di trasmissione delle stesse Doc. Rif. N D11V01S4_150202_TTS_ECALLS All. 4 Pagina 8 di 12

9 2.1.3 WP Manager Il WP Manager nominato dalla parte responsabile di un pacco di lavoro ha compiti di coordinamento e controllo per le attività relative al Work Package di competenza, ed ha in particolare la responsabilità di: a) coordinare e supervisionare le attività svolte per il WP di competenza b) decidere ed attuare tutte le azioni correttive richieste per far fronte ad eventi che possono avere un impatto negativo sul raggiungimento dei risultati del WP c) notificare al coordinatore del progetto lo stato di avanzamento tecnico del WP di competenza d) notificare al coordinatore di progetto lo stato di rischio del WP e gli eventi che possono avere un impatto negativo sul WP e) stilare il rapporto di avanzamento tecnico del WP secondo le esigenze generali del progetto ed in accordo con la pianificazione delle relazioni di avanzamento f) verificare e notificare al Project Manager la congruità delle dichiarazioni di utilizzo di risorse da parte delle entità attive sul WP, rispetto allo stato di avanzamento del WP stesso g) nominare l interfaccia tecnica del WP verso il Technical Manager, così da garantire la migliore integrazione dei risultati dei diversi Work Package Doc. Rif. N D11V01S4_150202_TTS_ECALLS All. 4 Pagina 9 di 12

10 3 PROCEDURE OPERATIVE 3.1 Organizzazione del lavoro nei WP L organizzazione del lavoro all interno di ciascun WP è responsabilità del WP Manager, che provvede alla assegnazione dei compiti ed alla verifica e controllo dei contributi dei partecipanti attraverso la definizione e l utilizzo della struttura degli elementi di rilascio ( 3.2). Il WP manager raccoglie con periodicità mensile i rapporti di avanzamento lavoro dei partecipanti, contenenti la descrizione delle attività svolte, le missioni eseguite, le spese sostenute e le risorse utilizzate nel periodo. Il WP manager verifica la congruità delle dichiarazioni di spesa con l effettivo avanzamento del lavoro e trasmette al Project Manager i documenti ricevuti insieme con un sommario delle risultanze ed i propri commenti sullo stato di avanzamento tecnico ed economico. Il Project Manager analizza i rapporti e le comunicazioni ricevute per i singoli WP e provvede ad attivare eventuali azioni di allineamento delle attività con il piano di progetto e ad aggiornare il piano di progetto in base alla risultanze. Il WP manager può procedere ad attivare azioni specifiche di correzione dell andamento di progetto, previa comunicazione al Project Manager. 3.2 Preparazione ed emissione degli elementi di rilascio All inizio del lavoro di ciascun WP, il WP Manager provvede a definire i risultati attesi attraverso l emissione dell indice annotato per gli elementi di rilascio pianificati. Tale indice annotato consiste per i documenti nell indice vero e proprio, con la descrizione del contenuto atteso di ciascuna parte, e nel documento di descrizione generale per quanto attiene agli elementi materiali. L indice annotato viene costruito sulla base della specifica delle attività di WP definite nella proposta e nell annesso tecnico del contratto, e viene validato dal Project Manager. Il WP Manager provvede alla allocazione dei compiti ai partecipanti al WP associando a ciascuno di essi la responsabilità su elementi specifici dell indice annotato. Il WP Manager opera come interfaccia formale con gli altri WP per quanto concerne lo scambio di informazioni al di là di quanto previsto a livello di elementi di rilascio o nelle fasi precedenti l emissione formale di nuove versioni degli stessi. Il WP Manager raccoglie i contributi dei partecipanti e provvede ad integrarli nell elemento di rilascio, che viene reso disponibile al Project Manager nei diversi stati di sviluppo e nello stato finale per approvazione e rilascio ufficiale. In fase di rilascio ufficiale, il Management Board viene sollecitato dal Project Manager a fornire commenti e suggerimenti sull elemento. I commenti ricevuti vengono utilizzati dal Project Manager per la decisione sull approvazione del rilascio dell elemento Doc. Rif. N D11V01S4_150202_TTS_ECALLS All. 4Pagina 10 di 12

11 Management Board Emissione commenti Project Manager Verifica rispondenza ad annesso tecnico Valutazione elemento Decisione rilascio Rilascio elemento WP Manager Preparazione indice annotato Verifica contenuti Partecipante al WP Approvazione allocazione compiti Esecuzione compiti Schema di flusso preparazione e rilascio elementi Doc. Rif. N D11V01S4_150202_TTS_ECALLS All. 4Pagina 11 di 12

12 4 STRUMENTI E METODI 4.1 Ambiente di lavoro collaborativo Per l esecuzione del progetto viene utilizzato un ambiente di lavoro collaborativo in grado di: consentire l accesso selettivo ai documenti di progetto attraverso INTERNET permettere il caricamento ed il download dei documenti consentire la strutturazione dei documenti offrire strumenti per le comunicazioni fornire funzionalità adeguate per il controllo di versione dei documenti consentire la gestione della pianificazione ed il controllo di avanzamento in termini di risorse e avanzamento tecnico. Per il progetto viene utilizzato lo strumento BSCW per le funzionalità collaborative di base, e l ambiente Microsoft Project Central per gli aspetti di pianificazione e gestione costi ed avanzamento. 4.2 Formati per la documentazione Il frame generale dei Documenti, dei tools da usare per la loro compilazione, per le presentazioni, per i planning sono quelli determinati all inizio della fase 1 e cioè: Documentazione, presentazioni: Microsoft Office 2000 (preferito), formato RTF alternativo; Immagini Disegni: formati GIF, JPEG Pianificazione:Microsoft Project 2000 (preferito), Microsoft Excel 2000, Comma Separated Value (alternativi); Doc. Rif. N D11V01S4_150202_TTS_ECALLS All. 4Pagina 12 di 12

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